Thực Tiễn Hoạt Động Chứng Thực Tại Uỷ Ban Nhân Dânphường Chánh Mỹ, Thành Phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương.pdf

Sau một thời gian ngắn kiến tập tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ, thànhphố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, được sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của cán bộ Tư pháp – Hộ tịch và những ki

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA NHÀ NƯỚC VÀ PHÁP LUẬT

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA NHÀ NƯỚC VÀ PHÁP LUẬT

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài: “Thực tiễn hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dânphường Chánh Mỹ” là một công trình nghiên cứu độc lập Đây là đề tài mà em đã nổlực nghiên cứu trong suốt quãng thời gian kiến tập tại đơn vị cơ quan Nhà nước – Uỷban nhân dân phường Chánh Mỹ Với số liệu và kết quả nghiên cứu trong bài báo cáonày là hoàn toàn trung thực Mọi sự giúp đỡ giúp cho việc báo cáo này đã được cảm

ơn với các thông tin trích dẫn và sử dụng đều có nguồn gốc rõ ràng Mọi số liệu trongbáo cáo đã được đơn vị thực tập cho phép sử dụng và được công khai Đối với cácnguồn tham khảo, đánh giá, trích luật đều được ghi nguồn và chú thích ở phần danhmục tài liệu tham khảo

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về đề tài này nếu như xảy ra bất cứ vấn đềgì!

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG

1 Danh mục hình ảnh

1 Hình ảnh Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ Phụ lục 1

2 Hình ảnh tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Phụ lục 2

2 Danh mục bảng

1 Bảng thống kê kết quả công tác chứng thực của Ủy ban

nhân dân phường Chánh Mỹ từ năm 2018 đến năm 2022 10

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DỤNG 2

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÁNH MỸ, TP THỦ DẦU MỘT, TỈNH BÌNH DƯƠNG 2

1.1 Lịch sử hình thành phát triển 2

1.2 Cơ cấu tổ chức 3

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÁNH MỸ VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 4

2.1 Cơ sở lý luận và quy định pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã 4

2.1.1 Cơ sở lý luận về chứng thực tại uỷ ban nhân dân cấp xã 4

2.1.1.1 Khái niệm chứng thực 4

2.1.1.2 Vai trò của chứng thực 4

2.1.1.3 Đặc điểm của hoạt động chứng thực 5

2.1.2 Quy định pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã 5

2.1.2.1 Thẩm quyền chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã 5

2.1.2.2 Nội dung chứng thực 6

2.1.2.3 Thủ tục chứng thực 7

2.2 Thực trạng hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân phường Chánh Mỹ 9 2.2.1 Tổng quan về hoạt động chứng thực trên địa bàn phường Chánh Mỹ (giai đoạn 2018 – 2022) 9

2.2.2 Thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ 10

2.2.2.1 Về chứng thực bản sao từ bản chính 10

2.2.2.2 Về chứng thực chữ ký 11

2.2.2.3 Về chứng thực hợp đồng, giao dịch 12

2.3 Các khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ 12

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ CÁC KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÁNH MỸ 16

3.1 Các kiến nghị hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực 16

3.2 Các kiến nghị nhằm thực thi hiệu quả hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ, thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương 18

KẾT LUẬN 21

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong đời sống xã hội hiện nay nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp củacông dân, cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế - xã hội Nhà nước ta đã cấp chocông dân nhiều loại giấy tờ như: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, bằng lái

xe, bằng đại học, chứng chỉ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụngđất… Các loại giấy tờ trên về nguyên tắc chỉ được cấp một lần với một bản duy nhất.Tuy nhiên, người dân luôn có nhu cầu sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đíchhoặc sử dụng một loại giấy tờ vào nhiều mục đích Trong những năm trở lại đây, nhucầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn

Hiện nay theo quy định của pháp luật Việt Nam thì chứng thực là một hoạt động

áp dụng pháp luật nên công tác Chứng thực có cơ sở pháp lý, đặc điểm pháp lý và quytrình pháp lý riêng… đòi hỏi phải có sự nghiên cứu thấu đáo để áp dụng và mang lạihiệu quả cao nhất trong thực tiễn

Sau một thời gian ngắn kiến tập tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ, thànhphố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, được sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của cán bộ

Tư pháp – Hộ tịch và những kiến thức đã được học ở trường tôi nhận thức được tầmquan trọng của việc chứng thực trong thực tiễn hiện nay Tôi đã quyết định chọn đề tài

“Thực tiễn hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ” để làm đề

tài kiến tập của mình Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBNDPhường Chánh Mỹ khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tạiPhường Chánh Mỹ, bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiếnnghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tưpháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay

NỘI DỤNG CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÁNH

MỸ, TP THỦ DẦU MỘT, TỈNH BÌNH DƯƠNG

1.1 Lịch sử hình thành phát triển

Dưới thời Pháp thuộc, địa bàn phường Chánh Mỹ hiện nay thuộc làng ChánhHiệp, tổng Bình Điền, quận Châu Thành, tỉnh Thủ Dầu Một Làng Chánh Hiệp đượchình thành trên cơ sở sáp nhập hai làng có từ thời Nguyễn là Chánh An và ChánhThiện.Năm 1956, chính quyền Việt Nam Cộng hòa chia tỉnh Thủ Dầu Một thành batỉnh Bình Dương, Bình Long và Phước Long Lúc này, Chánh Hiệp là một xã thuộcquận Châu Thành, tỉnh Bình Dương Về phía chính quyền cách mạng, tháng 8 năm

1948, Ủy ban kháng chiến hành chính Nam Bộ quyết định thành lập thị xã Thủ DầuMột trên cơ sở tách hai xã Chánh Hiệp và Phú Cường thuộc quận Châu Thành Từ đó,

xã Chánh Hiệp thuộc thị xã Thủ Dầu Một cho đến năm 1975 Sau năm 1975, một phầndiện tích và dân số của xã Chánh Hiệp được sáp nhập vào phường Phú Cường mớithành lập Đồng thời, phần còn lại của xã Chánh Hiệp được chia thành hai đơn vị hànhchính mới là phường Hiệp Thành và xã Chánh Mỹ thuộc thị xã Thủ Dầu Một Từngày 2 tháng 5 năm 2012, xã Chánh Mỹ thuộc thành phố Thủ Dầu Một mới thành lập.Ngày 29 tháng 12 năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị quyết 136/NQ-CP Theo đó,thành lập phường Chánh Mỹ trên cơ sở toàn bộ 690,37 ha diện tích tự nhiên và 10.715người của xã Chánh Mỹ

Vị trí địa lý

Phường Chánh Mỹ nằm ở phía tây thành phố Thủ Dầu Một, phía đông giáp các

phường Hiệp Thành và phường Phú Cường, phía tây và phía nam giáp Thành phố HồChí Minh qua sông Sài Gòn, phía bắc giáp phường Tương Bình Hiệp Phường Chánh

Mỹ có diện tích 6,89 km2, dân số thống kê đến năm 2022 là 12.163 người, mật độ dân

số đạt 1.766 người/km2

1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND phường Chánh Mỹ

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường

- Phường Chánh Mỹ được chia thành 09 khu phố: Chánh Lộc 1, Chánh Lộc 2,Chánh Lộc 3, Chánh Lộc 4, Chánh Lộc 5, Chánh Lộc 6, Chánh Lộc 7, Mỹ Hảo 1 và

Mỹ Hảo 2 Có những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định những vấn đề vềnhững vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường

Công an

Tư pháp –

Hộ tịch

Văn phòngUBNDNội vụ

Quân sự

CHỦ TỊCH UBND

Văn hóa - TT - ĐTT TBXH - GNVL - TE

- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trong trường hợp cần thiết; phêchuẩn quyết toán ngân sách phường Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự ántrên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÁNH MỸ VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

2.1 Cơ sở lý luận và quy định pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã

2.1.1 Cơ sở lý luận về chứng thực tại uỷ ban nhân dân cấp xã

2.1.1.1 Khái niệm chứng thực

Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác,hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, thông tin cá nhân để bảo vệquyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế,hành chính Hoạt động chứng thực không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng vềmặt hình thức có thật

2.1.1.2 Vai trò của chứng thực

Hoạt động chứng thực của UBND cấp xã cung cấp dịch vụ gián tiếp để các chủthể thực hiện quyền của mình: đó là các hoạt động chứng thực bản sao, chứng thựcchữ ký, chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền Thông qua kết quả của hoạt độngchứng thực thì các chủ thể có thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành chínhtiếp theo để đáp ứng nhu cầu của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sởhữu tài sản Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổchức thực hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…Đồng thời, khuyến khích các cá nhân, tổ chức tham gia các giao dịch, hợp đồng, các

thủ tục hành chính theo đúng quy định của pháp luật qua đó thúc đẩy nền kinh tế - xãhội của địa phương nói riêng của đất nước nói chung ngày càng phát triển và tăngcường hội nhập quốc tế Thực tế cũng cho thấy, việc sử dụng bản sao có chứng thựcmột cách hợp lý đã góp phần giảm rủi ro thất lạc bản chính giấy tờ, văn bản củangười dân, giảm những thủ tục có liên quan đến các loại giấy tờ cần thiết.

2.1.1.3 Đặc điểm của hoạt động chứng thực

Chứng thực của UBND cấp xã là hoạt động chứng thực được thực hiện bởiUBND cấp xã – cơ quan hành chính tại địa phương theo thẩm quyền được pháp luậtquy định Do đó, chứng thực của UBND xã mang đầy đủ đă ̣c điểm của hoạt độngchứng thực nói chung, đó là:

Thứ nhất là hoạt động chứng thực của UBND cấp xã mang tính chất hành

chính Theo đó, UBND cấp xã khi thực hiện chứng thực phải tuân thủ đầy đủ các quyđịnh của pháp luật về trình tự, thủ tục, thẩm quyền như luật định

Thứ hai là hoạt động chứng thưc của UBND cấp xã là hoạt động xác nhận giá

trị pháp lý của văn bản được chứng thực

Một đặc điểm mang tính đặc thù của quản lý nhà nước về chứng thực đối vớiUBND phường nói riêng và các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực nóichung là hoạt động mang tính hành chính – tư pháp Điều đó có nghĩa là qua hoạt độngquản lý hành chính, các chủ thể đã thực hiện chức năng hỗ trợ tư pháp, đảm bảo pháp

lý cho các quan hệ pháp luật của tổ chức và công dân; đảm bảo cung cấp các căn cứ đểcác cơ quan tư pháp giải quyết các vụ việc, vụ án theo trình tự tố tụng Công tác hànhchính tư pháp bao gồm: chứng thực, hộ tịch, quốc tịch và lý lịch tư pháp là những lĩnhvực chuyên môn thuộc thẩm quyền quản lý của ngành Tư pháp

2.1.2 Quy định pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã

2.1.2.1 Thẩm quyền chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã

Pháp luật về chứng thực của UBND xã được điều chỉnh bởi Nghị định số23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Theo Điều 5 Nghị định số

23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã là một trong những chủ thể có thẩm quyền thựchiện chứng thực và có đầy đủ nghĩa vụ, quyền của các chủ thể thực hiện chứng thực.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của

Ủy ban nhân dân xã Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thựcphải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình

- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quanđến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoă ̣c của những người thân thích là vợ hoă ̣cchồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi,…

- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định của pháp luật (người thựchiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy

đủ hoă ̣c hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơkhông đúng cơ quan có thẩm quyền)

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết đểxác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực

- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quyđịnh của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩmquyền, giả mạo hoă ̣c có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội,…

2.1.2.2 Nội dung chứng thực

Chứng thực bản sao từ bản chính: Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có

thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu vàchứng thực bản sao Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân đượccấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khaisinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chínhcấp lần đầu Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao baogồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại; Bản sao là bản

chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy

đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

Chứng thực chữ ký: Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm

quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầuchứng thực Bản chất của việc chứng thực chữ ký là chứng thực hình thức: Cơ quannhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên một giấy tờ, văn bản đúng là chữ kýcủa người đã được đặc định bởi các yếu tố nhân thân nêu trong lời chứng (họ và tên,giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân), cơ quan nhà nước không xácnhận bất kỳ nội dung nào trong giấy tờ, văn bản đó

Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Theo quy định của pháp luật thì UBND cấp

huyện và UBNDcấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký Việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch docông chứng viên thực hiện theo quy định của Luật Công chứng Tuy nhiên, do mạnglưới các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, các Văn phòng Côngchứng) chưa “phủ sóng” được hết các vùng, miền trong cả nước, đặc biệt là các vùngsâu, vùng xa Vì vậy, nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước chưa thể thực hiện được việcchuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng

Do đó, ngoài việc thực hiện trách nhiệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký, UBND cấp huyện và UBND cấp xã tại một số địa phương vẫn thực hiệnchứng thực một số loại hợp đồng, giao dịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực cácloại hợp đồng, giao dịch sau:

- Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản (hợp đồng, giao dịch về bấtđộng sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân) và Luật Nhà ở (hợp đồng,giao dịch về nhà ở tại nông thôn)

năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa,

cơ chế một cửa lên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Hoạt độngchứng thực ở cấp xã được thực hiện theo cơ chế một cửa có vai trò rất quan trọng, việcgiải quyết chứng thực tại UBND xã được thực hiện dựa trên nguyên tắc:

Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật; Công khai, đầy đủ, kịpthời các thủ tục hành chính; Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho

cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ thực hiện không quá một lần trongsuốt quá trình giải quyết hồ sơ tại cơ quan chuyên môn; Bảo đảm sự phối hợp chă ̣t chẽgiữa các cơ quan hành chính nhà nước trong công việc giải quyết công việc của cánhân, tổ chức; Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức được thực hiện theo đúng quyđịnh của pháp luật Cá nhân, tổ chức khi đến chứng thực cần xuất trình các bản chính

và bản photocopy để cán bộ chuyên môn kiểm tra và thực hiện chứng thực Còn đốivới chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân vàcác hồ sơ liên quan, đặc biệt phải ký trước mặt cán bộ Tư pháp, sau đó Cán bộ Tưpháp sẽ thực hiện việc chứng thực và trình ký đóng dấu

Trình tự giải quyết chứng thực của UBND xã theo cơ chế một cửa gồm 4 bước:

- Bước 1: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận yêu cầuchứng thực của công dân kiểm tra hồ sơ đối chiếu với quy định về chủng loại, tínhpháp lý của hồ sơ, giấy tờ, vào sổ và ghi chép tiếp nhận và hẹn trả kết quả với côngdân

- Bước 2: Chuyển hồ sơ: Công chức phụ trách tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ chocông chức Tư pháp thực hiện chứng thực

- Bước 3: Trình duyệt: Công chức Tư pháp trình Chủ tịch/ Phó Chủ tịch xã phụtrách duyệt, ký và đóng dấu

- Bước 4: Trả hồ sơ: Công chức Tư pháp chuyển hồ sơ đã chứng thực cho côngchức phụ trách bộ phận một cửa tiến hành vào sổ, thu phí, lệ phí và trả kết quả chocông dân Quy trình giải quyết chứng thực theo cơ chế một cửa được mô hình hóa qua

sơ đồ sau:

2.2 Thực trạng hoạt động chứng thực tại Uỷ ban nhân dân phường Chánh Mỹ

2.2.1 Tổng quan về hoạt động chứng thực trên địa bàn phường Chánh Mỹ (giai đoạn 2018 – 2022)

Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạtđộng chứng thực ở Phường Chánh Mỹ đã và đang có những thay đổi tích cực.Trên cơ

sở chấp hành các văn bản pháp luật của Trung ương ban hành quy định, hướng dẫn vềcông tác chứng thực, UBND Phường Chánh Mỹ đã xây dựng, từng bước hoàn thiệnthể chế và tiếp tục chỉ đạo, quản lý nhà nước về công tác chứng thực, tổ chức thực hiệnNghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, phổbiến pháp luật về pháp luật chứng thực, văn bản pháp luật khác liên quan chứng thực

đã được quan tâm Để pháp luật về chứng thực được tuyên truyền, phổ biến với nhiềuhình thức phong phú, đa dạng đến được với người dân, UBND phường Chánh Mỹ đãchỉ đạo bộ phận Tư pháp với vai trò tham mưu trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nước vềcông tác chứng thực

Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực ngày càngđược kiện toàn UBND Phường Chánh Mỹ bố trí 02 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch trực tiếpthực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa của UBND phường và trình lãnhđạo ký chứng thực Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sốngkinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân cónhu cầu chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối vớihoạt động chứng thực trên địa bàn phường

Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính mộtcách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề cấp bản sao Trongnăm năm gần đây kể từ Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời thì kết quả cụ thể mà UBNDphường đạt được, được thể hiện qua bảng thống kê như sau:

Chứng thực

Năm 2018(Trườnghợp)

Năm 2019(Trườnghợp)

Năm 2020(Trườnghợp)

Năm 2021(Trườnghợp)

Năm 2022(Trườnghợp)

Bảng 1: Thống kê hồ sơ chứng thực từ năm 2018 đến năm 2022

Nhìn chung trong 05 năm gần đây số lượng hồ sơ chứng thực tăng dần qua cácnăm Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2018 là 02 hồ sơ đến năm 2022 là

07 hồ sơ tăng 05 hồ sơ; đối với chứng thực chữ ký năm 2018 là 220 hồ sơ đến năm

2022 là 258 hồ sơ tăng 38 hồ sơ; đối với chứng thực bản sao từ bản chính năm 2018 là9.640 hồ sơ đến năm 2022 là 12.895 hồ sơ tăng 3.255 hồ sơ

2.2.2 Thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Chánh Mỹ

2.2.2.1 Về chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao

từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ Tại UBND PhườngChánh Mỹ, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung thực, khách quan,chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP

do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại địa phương cũng gặp nhiều khókhăn, lúng túng Hiện nay lời chứng đã được khắc dấu nên việc chứng thực được thựchiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời gian và hình thức Theo quyđịnh thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làmviệc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổilàm việc đó Nhìn chung tại UBND Phường Chánh Mỹ đã thực hiện tốt quy định nàytuy nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hôm sau vì thực chất tại UBNDPhường, Chủ Tịch hoặc phó Chủ Tịch ký giấy tờ thì thường đi công tác, đi họp, đi họcnên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày hôm sau Điều này khôngđảm bảo được quy định của pháp luật Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dânphải mang thẻ cán bộ về vấn đề này tại UBND Phường Chánh Mỹ chưa được thực