xây dựng bộ chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng

TÓM TẮT Trong ngành Xây dựng, sự hiệu quả và chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên liên quan có tác động trực tiếp đến thành công của dự án.. Mục tiêu của nghiên cứu là nhận dạng và

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Công trình được hoàn thành tại: Trường Đại Học Bách Khoa – ĐHQG -HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học 1: PGS TS Đỗ Tiến Sỹ

Cán bộ hướng dẫn khoa học 1: TS Nguyễn Thanh Việt

Cán bộ chấm nhận xét 1: PGS TS Phạm Vũ Hồng Sơn

Cán bộ chấm nhận xét 2: TS Lê Thị Thu Hằng

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày 17 tháng 01 năm 2024

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

3 PGS TS Phạm Vũ Hồng Sơn : Cán bộ chấm nhận xét 1

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: NGUYỄN NGỌC ANH MSHV: 2170851

Ngày, tháng, năm sinh: 29/07/1984 Nơi sinh: Tp Hồ Chí Minh Chuyên ngành: Quản lý xây dựng Mã số: 8580302

ĐỔI THÔNG TIN GIỮA CÁC BÊN THAM GIA DỰ ÁN XÂY DỰNG

(BUILDING A SET OF INDICES FOR ASSESSING THE QUALITY OF COMMUNICATION BETWEEN PARTIES IN CONSTRUCTION PROJECTS)

- Xác định các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng

- Phân tích, đánh giá, xếp hạng bộ chỉ số đánh giá mức độ trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng

- Xác định trọng số, đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu chí trong bộ chỉ số và đưa ra quyết định trong việc lựa chọn phương án dựa trên việc xây dựng mô hình quyết định đa tiêu chí AHP

- Áp dụng Case Study để đánh giá hiệu quả mô hình

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 04/09/2023

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 18/12/2023

TS NGUYỄN THANH VIỆT

TP.HCM, ngày 18 tháng 12 năm 2023

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên em xin được gửi lời cám ơn chân thành, sâu sắc nhất đến thầy PGS TS Đỗ Tiến Sỹ và thầy TS Nguyễn Thanh Việt, những người Thầy tận tâm, đầy nhiệt huyết, không ngừng hỗ trợ, định hướng, và truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em trong suốt quá trình thực hiện Luận văn để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất

Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu, phòng Đào tạo sau đại học, quý Thầy Cô của trường Đại học Bách Khoa – Đại học Quốc gia Tp HCM đã giảng dạy, giúp đỡ, tạo nền tảng kiến thức tốt nhất để em tiến hành nghiên cứu

Và em không thể quên gửi lời cảm ơn đến gia đình, những người bạn, đồng nghiệp, và tất cả những người đã luôn tin tưởng, khích lệ và đồng hành cùng em trong quá trình thực hiện nghiên cứu, tạo động lực giúp em vượt qua những khó khăn để hoàn thành được bài luận văn này

Cuối cùng, em xin cảm ơn đến những người đã chia sẻ thông tin, đóng góp ý kiến, và tham gia cuộc khảo sát để em có thể có được những thông tin quý giá cho công trình nghiên cứu này Em xin cảm ơn Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG-HCM đã hỗ trợ nghiên cứu này

Xin chân thành cảm ơn và trân trọng!

Tp HCM, ngày 18 tháng 12 năm 2023 HỌC VIÊN

NGUYỄN NGỌC ANH

TÓM TẮT

Trong ngành Xây dựng, sự hiệu quả và chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên liên quan có tác động trực tiếp đến thành công của dự án Mặc dù có những nghiên cứu đã đề cập đến tầm quan trọng của chất lượng trao đổi thông tin nhưng lại rất ít các nghiên cứu đề cập đến việc xây dựng bộ chỉ số này Điều này đã thôi thúc việc thực hiện nghiên cứu với mục tiêu chính là giải quyết những thách thức trong quản lý thông tin và tối ưu hóa quá trình trao đổi thông tin, vốn thường bị ảnh hưởng bởi sự không nhất quán và thiếu hiệu quả

Mục tiêu của nghiên cứu là nhận dạng và xác định các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia trong dự án xây dựng, phân tích và đánh giá mức độ quan trọng của các chỉ số, xây dựng mô hình đánh giá mức độ hiệu quả của các tiêu chí trong trao đổi thông tin và áp dụng kết quả vào dự án thực tế để đánh giá hiệu quả của nó

Dữ liệu thu thập ban đầu có được từ các bài nghiên cứu về các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin trên thế giới và ý kiến các chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng ở Việt Nam Nghiên cứu ban đầu tìm ra được 14 chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng

Nghiên cứu sau đó xác định được 13 chỉ số và được chia thành hai nhóm gồm Thông tin cơ bản và Hiệu quả truyền thông đa chiều, trong đó chỉ số Sự chính xác và Sự đầy đủ của thông tin được đánh giá cao Các chỉ số này được xác định, phân tích thông qua phương pháp phân tích PCA Đồng thời nghiên cứu cũng áp dụng phương pháp AHP, sự kết hợp của hai phương pháp này cho phép định lượng và phát triển các chỉ số, cung cấp cái nhìn sâu sắc về mức độ ưu tiên trong quản lý thông tin

Nghiên cứu này hướng tới việc cải thiện và chuẩn hóa quá trình trao đổi thông tin trong các dự án xây dựng Bằng cách nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ cùng chất lượng công trình, nghiên cứu góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn cho Chủ đầu tư và các Nhà quản lý dự án

Kết quả của nghiên cứu đã cho thấy một loạt các chỉ số quan trọng, giúp đánh giá chất lượng trao đổi thông tin trong các dự án xây dựng Những chỉ số này không chỉ hữu ích trong việc nhận diện và xử lý các vấn đề thông tin một cách kịp thời và hiệu quả, mà còn hỗ trợ việc quyết định và điều hướng dự án một cách linh hoạt

ABSTRACT

In the construction industry, the effectiveness and quality of information exchange among stakeholders directly impact the success of a project Although previous studies have highlighted the importance of information exchange quality, few have focused on developing a set of indices for this purpose This gap has driven the research with the primary goal of addressing challenges in information management and optimizing the information exchange process, often affected by inconsistency and inefficiency

The objective of this research is to identify and determine the indices for assessing the quality of information exchange among participants in construction projects, analyze and evaluate the importance of these indices, develop a model for assessing the effectiveness of these criteria in information exchange, and apply the findings to real-world projects to assess their effectiveness

Initial data was gathered from global research studies on information exchange quality indices and opinions from experts in the construction field in Vietnam The preliminary research identified 14 indices for assessing the quality of information exchange in construction projects

Subsequently, the research narrowed down to 13 indices, divided into two groups: Basic Information and Effective Multidirectional Communication, with the indices of Information Accuracy and Completeness being highly valued These indices were identified and analyzed using the PCA method Additionally, the research also applied the AHP method; the combination of these two methods allowed for the quantification and development of the indices, providing deep insights into the prioritization in information management

This research aims to improve and standardize the information exchange process in construction projects By enhancing management efficiency, reducing risks, and ensuring project schedule and quality, the research contributes to creating a more effective working environment for Project Owners and Project Managers

The findings of this research revealed a range of important indices that help assess the quality of information exchange in construction projects These indices are not only useful in identifying and addressing information issues timely and effectively but also support flexible decision-making and project navigation.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam kết rằng Luận văn thạc sĩ này là sản phẩm của một công trình nghiên cứu độc lập và cẩn thận, được thực hiện dưới sự hướng dẫn của thầy PGS TS Đỗ Tiến Sỹ và thầy TS Nguyễn Thanh Việt Tôi xác nhận rằng mọi dữ liệu thu thập, kết quả nghiên cứu và thông tin trình bày trong Luận văn này đều được thực hiện với tính trung thực

Tôi cam kết tuân thủ nguyên tắc của nghiên cứu khoa học, bao gồm công bằng, trung thực và tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của người khác Tất cả các tài liệu tham khảo đã được trích dẫn và tham chiếu một cách chính xác, đầy đủ theo hướng dẫn về trích dẫn và tham chiếu

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của Luận văn này Tôi xin cam đoan rằng không có hành vi sao chép, vi phạm quyền tác giả hoặc vi phạm bất kỳ quy tắc nghiên cứu nào trong quá trình thực hiện và viết luận văn này

Tp HCM, ngày 18 tháng 12 năm 2023 HỌC VIÊN

NGUYỄN NGỌC ANH

2.1 Các khái niệm, định nghĩa 5

2.1.1 Khái niệm hiệu quả thực hiện dự án 5

2.1.2 Khái niệm các bên liên quan 5

2.1.3 Khái niệm giao tiếp trong quản lý dự án 6

2.1.4 Các nguyên nhân ảnh hưởng đến quản lý giao tiếp thông tin dự án xây dựng 8

2.1.5 Khái niệm về thông tin 9

2.1.6 Khái niệm về trao đổi thông tin 10

2.1.7 Mạng lưới trao đổi thông tin trong ngành Xây dựng 11

2.1.8 Quy trình trao đổi thông tin của dự án xây dựng 11

2.1.9 Quy định về hình thức trao đổi thông tin trong dự án xây dựng 15

2.1.10 Công nghệ trong trao đổi thông tin 16

2.1.11 Rủi ro và thách thức trong trao đổi thông tin 17

2.2 Các nghiên cứu liên quan 18

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 25

3.1 Giới thiệu chương 25

3.2 Các lý thuyết được sử dụng 28

3.2.1 Phân tích độ tin cậy bằng hệ số Cronbach’s Alpha 28

3.2.2 Phân tích nhân tố chính Principal Component Analysis (PCA) 28

3.2.3 Phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process) 30

3.3 Bảng câu hỏi và thu thập dữ liệu 33

3.3.1 Thu thập dữ liệu 33

3.3.2 Thiết kế bảng câu hỏi 33

3.3.3 Xác định kích thước mẫu 34

3.3.4 Phân phối và thu thập câu hỏi khảo sát 35

3.3.5 Phương thức duyệt bảng trả lời khảo sát 35

3.3.6 Cơ sở lý luận cho việc AHP trong nghiên cứu 35

3.4 Các công cụ hỗ trợ nghiên cứu 36

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 38

4.3.4 Quy mô doanh nghiệp 40

4.4 Kiểm định độ tin cậy thang đo Cronbach’s Alpha 41

4.5 Bảng xếp hạng các yếu tố theo trị trung bình 43

4.6 Phân tích nhân tố chính 45

4.6.1 Mục tiêu 45

4.6.2 Kết quả phân tích nhân tố 45

CHƯƠNG 5: XÂY DỰNG MÔ HÌNH ĐÁNH GIÁ 50

5.3.3 Tổng hợp ý kiến các chuyên gia 57

5.3.4 Tính toán trọng số và kiểm tra tính nhất quán tổng hợp 57

5.3.5 Áp dụng giá trị trọng số để đánh giá mức độ hiệu quả của dự án – Thực hiện Case Study 59

5.4 Đánh giá hiệu quả trao đổi thông tin giữa các đơn vị với các bên liên quan 62 5.5 Chiến lược và đề xuất cải thiện chất lượng trao đổi thông tin 62

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 65

6.1 Kết luận 65

6.2 Một số kiến nghị 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát 71

Phụ lục 2: Bảng câu hỏi đánh giá mối tương quan giữa các nhóm tiêu chí đánh giá hiệu quả trong chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng 75

Phụ lục 3: Bảng AHP đánh giá bởi chuyên gia 79

Phụ lục 4: Kết quả phân tích PCA 93 LÝ LỊCH TRÍCH NGANG 95

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Trao đổi thông tin nội bộ trong các bên liên quan chính được đề xuất bởi Safapour và cộng sự 2019 [8] 2 Hình 2.1: Cấu trúc luồng giao tiếp của tổ chức giữa các bên tham gia [4] 7 Hình 2.2: Giao tiếp theo chiều ngang giữa các bên liên quan chính theo Elnaz Safapour và Sharareh Kermanshachi [6] 8 Hình 2.3: Cấu trúc luồng trao đổi thông tin theo Jakki J Mohr và Ravipreet S Sohi [22] 10 Hình 2.4: Mạng lưới trao đổi thông tin liên lạc giữa các bên liên quan trong dự án xây dựng theo Cheng và cộng sự [25] 11 Hình 3.1: Phương pháp nghiên cứu 27

Bảng 3.1: Bảng giá trị hệ số  và đánh giá thang đo tương ứng 28

Bảng 3.2: Thang đo cơ bản theo Saaty [30] 31

Bảng 3.3: Các bước kiểm tra tính nhất quán 32

Bảng 3.4: Bảng thang đo Likert 5 mức độ 34

Bảng 3.5: Các công cụ hỗ trợ nghiên cứu 36

Bảng 4.1: Kết quả khảo sát số năm kinh nghiệm trong ngành Xây dựng 38

Bảng 4.2: Kết quả khảo sát vai trò của đơn vị đang công tác 39

Bảng 4.3: Kết quả khảo sát vị trí công tác hiện tại 40

Bảng 4.4: Kết quả khảo sát quy mô doanh nghiệp 40

Bảng 4.5: Kết quả phân tích hệ số Cronbach’s Alpha cho nhóm thông tin cơ bản 41

Bảng 4.6: Hệ số tương quan biến tổng nhóm thông tin cơ bản 42

Bảng 4.7: Kết quả phân tích hệ số Cronbach’s Alpha cho nhóm thông tin cơ bản 42

Bảng 4.8: Hệ số tương quan biến tổng nhóm thông tin cơ bản 43

Bảng 4.9: Bảng xếp hạng các chỉ số theo trị trung bình 43

Bảng 4.10: Bảng trị số tải nhân tố (lần 1) 45

Bảng 4.11: Kết quả kiểm định KMO và Barlett’s Test 46

Bảng 4.12: Kết quả kiểm định giá trị Communalities 46

Bảng 4.13:: Bảng tổng phương sai trích 47

Bảng 4.14: Bảng trị số tải nhân tố 47

Bảng 4.15: Bảng kết quả phân tích PCA 48

Bảng 5.1: Bảng chuyển đổi các chỉ số thành các tiêu chí dựa trên sự tham khảo của ý

kiến chuyên gia 51

Bảng 5.2: Thông tin dữ liệu dự án 52

Bảng 5.3: Danh sách các chuyên gia tham gia khảo sát AHP 53

Bảng 5.4: Ma trận so sánh cặp tổng thể TC 55

Bảng 5.5: Ma trận so sánh cặp TC1 55

Bảng 5.6: Ma trận so sánh cặp TC2 55

Bảng 5.7: Trọng số tiêu chí theo đánh giá của các chuyên gia 55

Bảng 5.8: Tổng hợp kết quả kiểm tra chỉ số nhất quán các tiêu chí theo đánh giá các chuyên gia 56

Bảng 5.9: Kết quả tính toán trọng số của các tiêu chí và tiêu chí con 57

Bảng 5.10: Kết quả tính toán chỉ số nhất quán tổng hợp các tiêu chí 59

BẢNG CÁC KÝ TỰ VIẾT TẮT

1 PCA Principal Component Analysis

(Mô hình thông tin xây dựng)

(Môi trường dữ liệu chung) 6 CFA Confirmatory Factor Analysis

(Phân tích nhân tố chính)

CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ

1.1 Giới thiệu chung

Trong những năm gần đây, ngành Xây dựng phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những ngành Công nghiệp hàng đầu ở nhiều nước trên thế giới và Việt Nam Ước tính GDP năm 2022 khu vực công nghiệp và xây dựng tăng 7,78%, đóng góp 38,24% theo Báo cáo Tình hình Kinh tế năm 2022 của Tổng cục Thống kê

Nhiều dự án xây dựng được triển khai trên cả nước, sự thành công của dự án là mục tiêu chính của các bên liên quan gồm Chủ đầu tư, Nhà thầu chính, Nhà thầu phụ … tham gia trong suốt dự án “Sự thành công này được xác định bằng cách sử dụng các tiêu chí về thời gian, chi phí và chất lượng [1] ” Trong đó hiệu quả giao tiếp kém, chất lượng trao đổi thông tin không đảm bảo là một trong những nguyên nhân chính gây ảnh hưởng đến các tiêu chí trên “Đã có bằng chứng về mối liên hệ giữa thông tin liên lạc và hiệu quả thực hiện dự án [2]”, “thông tin sai lệch liên quan đến thông tin được chia sẻ và dữ liệu được xử lý thường xuyên dẫn đến sự gia tăng số lượng công việc làm lại hoặc thậm chí xung đột Những vấn đề này gây ra sự chậm trễ tiến độ và vượt chi phí [3] [4] [5] [6]” “Dự đoán sớm được các vấn đề trong trao đổi thông tin giữa các bên liên quan giúp tiết kiệm được chi phí, thời gian, giải quyết tranh chấp khi xảy ra xung đột, đồng thời cho phép các bên liên quan phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để cải thiện chất lượng trao đổi thông tin và nâng cao hiệu quả thực hiện dự án [6]” Giao tiếp hiệu quả tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện của dự án, đẩy nhanh các bước thực hiện và nhiệm vụ cần thiết để đạt được thành công

“Việc duy trì một quy trình giao tiếp thích hợp và luồng thông tin hiệu quả là một thách thức đáng kể do lượng thông tin khổng lồ, số lượng các vấn đề cần giải quyết, nhiều bên tham gia vào dự án [7] [8] [9] và sự liên quan của nó đến tất cả các giai đoạn trong dự án [10] [11]”

Hiệu quả trong trao đổi thông tin là trọng tâm của việc thực hiện dự án xây dựng Xác định được bộ chỉ số giúp đánh giá chất lượng trao đổi thông tin một cách kịp thời và cảnh báo đến các bên liên quan khi có vấn đề để mau chóng cải thiện và đảm bảo hiệu suất dự án

Hình 1.1: Trao đổi thông tin nội bộ trong các bên liên quan chính được đề xuất bởi Safapour và cộng sự 2019 [8]

1.2 Xác định vấn đề nghiên cứu

Trong ngành Xây dựng, sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan như Chủ Đầu Tư, Nhà thầu và Tư vấn Thiết kế là yếu tố quan trọng, góp phần vào sự thành công của dự án Một khối lượng lớn thông tin cần được chia sẻ, và hàng loạt vấn đề cần được giải quyết Trong bối cảnh này, việc giao tiếp hiệu quả giữa các bên trở thành yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của dự án Không chỉ là việc truyền đạt và nhận thông tin, quá trình giao tiếp cần đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời, dễ hiểu, ngắn gọn và luôn sẵn sàng khi cần thiết Vì vậy, chất lượng thông tin là yếu tố cần thiết để phối hợp hiệu quả, giúp giảm thiểu hiểu lầm và các vấn đề liên quan, từ đó giảm chi phí và thời gian hoàn thành, cũng như cải thiện mối quan hệ giữa các bên

“Chất lượng giao tiếp được xem là thước đo quan trọng nhất, với 73,4% người tham gia đánh giá cao về mức độ quan trọng của nó [4]” Mặc dù đã có nghiên cứu về đo lường chất lượng thông tin trong ngành Xây dựng [4, 6, 12], nhưng vẫn chưa có nghiên cứu nào đánh giá đầy đủ về bộ chỉ số này Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng bộ chỉ số đánh giá chất lượng giao tiếp trở nên cấp thiết Bộ chỉ số này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả của quá trình giao tiếp mà còn cải thiện quản lý dự án, giảm rủi ro và tăng

cường hợp tác Do đó, đề tài "XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG

TRAO ĐỔI THÔNG TIN GIỮA CÁC BÊN THAM GIA TRONG DỰ ÁN XÂY DỰNG" đã được hình thành

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Xác định các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng

Đánh giá, phân tích, xếp hạng bộ chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án

Xác định trọng số, đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu chí trong bộ chỉ số và đưa ra quyết định trong việc lựa chọn phương án dựa trên việc xây dựng mô hình quyết định đa tiêu chí AHP

Áp dụng Case Study để đánh giá hiệu quả mô hình

- Mau chóng nhận diện chỉ số chưa đạt trong quá trình trao đổi thông tin để cảnh báo đến các bên liên quan, đồng thời cải thiện được chất lượng giao tiếp; hiệu quả trao đổi thông tin; sự phối hợp, tương tác giữa các bên tham gia dự án

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN

2.1 Các khái niệm, định nghĩa

2.1.1 Khái niệm hiệu quả thực hiện dự án

“Hiệu quả thực hiện dự án là mức độ đạt được theo các yêu cầu của khách hàng để hoàn thành dự án bao gồm chi phí dự trù, thời gian quy định, chất lượng dự án [2] [13]”

2.1.2 Khái niệm các bên liên quan

“Các bên liên quan là các tổ chức và cá nhân tích cực tham gia vào dự án và lợi ích của họ sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả hoàn thành dự án [14]” Tầm quan trọng của các bên liên quan phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức và mức độ mà tổ chức phụ thuộc vào bên liên quan đó, so với các bên liên quan khác trong việc đáp ứng nhu cầu Do đó, “tại bất kỳ thời điểm nào trong các giai đoạn của dự án, một số bên liên quan sẽ quan trọng hơn những bên liên quan khác [15]”

Các bên liên quan trong dự án xây dựng thông thường gồm: - Chủ đầu tư;

- Nhà thầu xây dựng;

- Tư vấn thiết kế, tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự toán; - Tư vấn giám sát

Bảng 2.1: Một số định nghĩa về các bên liên quan theo Luật Xây dựng năm 2014 [16]

Các bên liên quan Định nghĩa về các bên liên quan Người quyết định

đầu tư

“Là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền phê duyệt dự án và quyết định đầu tư phê duyệt [16]”

Chủ đầu tư “Là cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn, vay vốn hoặc giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng [16]”

Nhà thầu xây dựng “Là tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, năng lực hành nghề xây dựng khi tham gia quan hệ hợp đồng trong hoạt động đầu tư xây dựng[16]”

Tổng thầu xây dựng “Là nhà thầu ký kết hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư để nhận thầu một, hoặc một số loại công việc hoặc toàn bộ công việc của dự án đầu tư xây dựng [16]”

2.1.3 Khái niệm giao tiếp trong quản lý dự án

Giao tiếp là “mối quan hệ và sự hợp tác xuất hiện khi có sự tương tác giữa và trong các nhóm dự án [17]” Giao tiếp còn là quá trình để trao đổi và chia sẻ thông tin của dự án giữa người gửi và người nhận

Giao tiếp thường được phân thành 02 loại cơ bản là giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức Ngoài ra, giao tiếp trong tổ chức có ba hướng gồm hướng lên, hướng xuống và hướng ngang [6] [18]

- “Giao tiếp chính thức là “việc trao đổi các thông điệp liên quan đến công việc chính thức của tổ chức.”

- “Giao tiếp không chính thức là “việc trao đổi các thông điệp không chính thức và không liên quan đến các hoạt động của tổ chức.”

- “Giao tiếp hướng lên, hướng xuống thường đề cập đến giao tiếp từ nhân viên đến lãnh đạo và ngược lại và thường diễn ra trong một đơn vị và/hoặc bộ phận của một tổ chức/các bên liên quan Giao tiếp hướng xuống bao gồm các chính sách, quy tắc và thủ tục chuyển từ quản trị cao nhất xuống cấp thấp hơn Giao tiếp hướng lên bao gồm báo cáo hiệu suất, khiếu nại và thông tin khác từ cấp thấp hơn đến cấp cao hơn.”

- “Giao tiếp theo chiều ngang (Hình 2.2) đề cập đến các đối tác và/hoặc nhà đầu tư/các bên liên quan của một tổ chức Giao tiếp theo chiều ngang về cơ bản là sự phối hợp và diễn ra giữa các phòng ban hoặc bộ phận cùng cấp.”

“Thuật ngữ giao tiếp kém được mô tả là hiện tượng trao đổi thông tin không thành công trong suốt vòng đời của dự án [10] Hiệu quả giao tiếp nội bộ tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền dữ liệu và thông tin giữa các bên tham gia dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án xây dựng [3].” Đồng thời giảm thiểu sự sai lệch thông tin và chi phí vượt mức, sự chậm trễ tiến độ dự án Các chỉ số hiệu quả về giao tiếp gồm:

- “Cấu trúc luồng giao tiếp (Hình 2.1) giữa các đối tác

+ Cấu trúc trung tâm: Đây là một loại quan hệ đối tác chính thức trong đó một đơn vị trung tâm phục vụ tất cả các phần của dự án và tạo ra các luồng giao tiếp

+ Cấu trúc không chính thức: Loại cấu trúc này liên kết với một cấu trúc động ảo và tạo điều kiện cho việc trao đổi và chia sẻ thông tin Trong cấu trúc

không chính thức, tất cả các bên được phân chia theo chiều ngang và thông tin liên lạc được truyền trong tất cả hướng

+ Cấu trúc thứ bậc: Không có thông tin chi tiết về định nghĩa của cấu trúc thứ bậc trong những trích dẫn có sẵn, nhưng thông thường, cấu trúc thứ bậc trong giao tiếp thường liên quan đến một hệ thống trong đó thông tin di chuyển qua các cấp độ khác nhau của tổ chức một cách có tổ chức

+ Cấu trúc hỗn hợp: Bao gồm một trung tâm mà thông qua đó các bên chủ chốt kiểm soát công việc của các quan hệ khác bằng cách sử dụng kênh liên lạc cân thiết

- Quản lý giao tiếp;

- Truyền thông và kênh liên lạc; - Chất lượng thông tin.”

Hình 2.1: Cấu trúc luồng giao tiếp của tổ chức giữa các bên tham gia [4]

Hình 2.2: Giao tiếp theo chiều ngang giữa các bên liên quan chính theo Elnaz Safapour và Sharareh Kermanshachi [6]

2.1.4 Các nguyên nhân ảnh hưởng đến quản lý giao tiếp thông tin dự án xây

3 Thiếu kỹ năng giao tiếp tốt

4 Không có sự hợp tác và đại diện giữa các bên liên quan 5 Không có sự tin tưởng giữa các bên liên quan

6 Khả năng làm việc nhóm kém 7 Quản lý giao tiếp kém

8 Thiếu quy trình giao tiếp và đào tạo

9 Không có sự quan tâm đúng mức các vấn đề đưa ra 10 Thực hiện kế hoạch, mục tiêu truyền thông kém 11 Số lượng các bên liên quan quá nhiều

12 Cơ cấu tổ chức cho mục đích giao tiếp kém

13 Trình độ kỹ năng và học vấn của các bên không tương thích 14 Công trình phức tạp, công tác và thông tin chồng chéo

STT Các nguyên nhân ảnh hưởng đến quản lý giao tiếp thông tin dự án xây dựng [3, 16, 19, 20]

15 Xung đột, căng thẳng cao nơi làm việc

16 Thiếu hỗ trợ cho công nghệ truyền thông tiên tiến 17 Không có kênh giao tiếp phù hợp

18 Sự cố công nghệ thường xuyên

19 Sự đa dạng thông tin liên lạc không được kiểm soát 20 Kỹ năng, kiến thức vận hành công nghệ kém

21 Sử dụng thuật ngữ và phương pháp khác nhau 22 Môi trường giao tiếp không thân thiện, thoải mái 23 Lòng tin, quốc tịch, dân tộc

24 Khoảng cách địa lý, cũng như sự khác biệt về văn hóa 25 Rào chắn ngôn ngữ (đa quốc gia, đa ngôn ngữ)

26 Sự cố môi trường tự nhiên (tiếng ồn, mưa, gió …) 27 Thiếu kinh nghiệm, thiếu tự tin giao tiếp

28 Thiếu đào tạo, hướng dẫn giao tiếp thông tin 20 Rào cản cá nhân (thói quen, đặc trưng vùng miền) 30 Cẩu thả và thiếu nghiêm túc trong giao tiếp.”

2.1.5 Khái niệm về thông tin

“Thông tin là thông điệp truyền thông, và là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả Thông tin phải gắn gọn, rõ ràng và có giá trị để tất cả các bên liên quan có thể hiểu được thông tin được chuyển giao [21]”

Các loại thông tin cho dự án xây dựng bao gồm:

- Thông tin kỹ thuật: Bản vẽ kỹ thuật, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, và các phương pháp thi công, báo cáo khảo sát địa chất, báo cáo khảo sát địa hình và các tài liệu thiết kế khác

- Thông tin quản lý dự án: Thông tin về kế hoạch dự án, ngân sách, tiến độ, nguồn lực và rủi ro

- Thông tin pháp lý và hợp đồng: Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và các nhà thầu, nhà tư vấn, các tài liệu pháp lý liên quan đến quy định, giấy phép xây dựng, các điều khoản và điều kiện pháp lý khác

- Thông tin hồ sơ mời thầu: Các tài liệu mời thầu, đề xuất từ các nhà thầu và các hợp đồng đã ký kết

- Báo cáo tài chính: Bao gồm các thông tin về chi phí thực tế, dự toán và sự chênh lệch giữa ngân sách và chi phí thực tế

- Nội dung cuộc họp và biên bản: Thông tin chi tiết từ các cuộc họp, bao gồm quyết định, thảo luận và các công việc cần triển khai, phối hợp

- Tài liệu an toàn lao động: Bao gồm các kế hoạch và chính sách về an toàn lao động, báo cáo sự cố và các biện pháp phòng ngừa

- Báo cáo và tài liệu kiểm soát chất lượng: Bao gồm các báo cáo kiểm tra, đánh giá chất lượng công trình, vật liệu và các tiêu chuẩn kiểm tra, kiểm soát chất lượng - Thông tin liên lạc và giao tiếp: Bao gồm danh sách liên lạc của các bên liên quan

và các tài liệu liên quan đến việc giao tiếp và phối hợp giữa các bên

2.1.6 Khái niệm về trao đổi thông tin

Hình 2.3: Cấu trúc luồng trao đổi thông tin theo Jakki J Mohr và Ravipreet S Sohi [22]

“Tiêu chuẩn về chia sẻ thông tin là các bên trong mối quan hệ sẽ chủ động cung cấp thông tin hữu ích cho đối tác [22] [23] Nghiên cứu “[22] đã chỉ ra rằng cấu trúc luồng chia sẻ thông tin bao gồm tần suất, tính hai chiều và hình thức giao tiếp (Hình 2.3) là chỉ số then chốt.”

“Trao đổi thông tin kém được sử dụng để mô tả việc cung cấp thông tin dự án không thành công, lựa chọn sai kênh trao đổi, phân phối thông tin không đúng thời điểm [11]”,

có thể gây ra hiểu lầm, chậm trễ, và thiếu thông tin trong các giai đoạn khác nhau của dự án xây dựng

“Sự sai lệch và giữ lại thông tin được định nghĩa là khi ý nghĩa của một thông điệp được chuyển đổi hoặc được sửa đổi một cách cố ý hoặc vô ý bởi người gửi hoặc khi một bên không truyền thông điệp cho bên kia [22] [24]”

Thông tin được trao đổi hai chiều cho phép các bên dễ dàng trong việc phản hồi, làm rõ và xác minh thông tin là đáng tin cậy, đầy đủ

2.1.7 Mạng lưới trao đổi thông tin trong ngành Xây dựng

Hình 2.4: Mạng lưới trao đổi thông tin liên lạc giữa các bên liên quan trong dự án xây dựng theo Cheng và cộng sự [25]

Hình 2.4 minh họa một mạng lưới trao đổi thông tin liên lạc giữa các bên liên quan trong dự án xây dựng Theo Cheng và cộng sự [25] chỉ ra rằng mỗi bên có quyền liên lạc với tất cả các bên liên minh khác

- Vòng tròn chấm gạch định hình ranh giới của liên minh xây dựng - Các mũi tên đôi cho biết rằng giao tiếp là hai chiều

2.1.8 Quy trình trao đổi thông tin của dự án xây dựng

2.1.8.1 Các căn cứ để lập quy trình trao đổi thông tin

Một quy trình trao đổi thông tin hiệu quả có thể giảm thiểu hiện tượng thông tin bị thất lạc, tăng cường sự hiểu biết chung giữa các bên trong dự án xây dựng Các căn cứ để lập quy trình trao đổi thông tin gồm:

- Quy chuẩn và Tiêu chuẩn ngành Xây dựng: Bao gồm các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế liên quan đến ngành Xây dựng, thiết kế và quản lý dự án, nhằm đảm bảo rằng quy trình trao đổi thông tin tuân theo các chuẩn mực ngành

- Quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, các quy định pháp luật về xây dựng được áp dụng cho Dự án

- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Tư vấn thiết kế/ các Nhà thầu xây dựng/ Tổng thầu xây dựng/ Tư vấn Quản lý dự án/ Tư vấn Giám sát công trình

- Ma trận trách nhiệm giữa các Bên tham gia dự án

- Chính sách và quy định nội bộ của các bên liên quan: Các chính sách và quy định nội bộ của chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn thiết kế, và các đơn vị khác liên quan đến cách thức trao đổi thông tin

- Sơ đồ tổ chức nhân sự trong một đơn vị, tổ chức

- Công nghệ thông tin và hệ thống quản lý dự án: Xác định và sử dụng công nghệ thông tin hiện đại như phần mềm quản lý dự án, công cụ giao tiếp trực tuyến và hệ thống lưu trữ dữ liệu để tối ưu hóa quá trình trao đổi thông tin

2.1.8.2 Mục đích của trao đổi thông tin

- Đảm bảo đúng tiến độ đã cam kết, chi phí dự án trong quy định: Việc trao đổi thông tin kịp thời giúp các bên cập nhật được tiến độ công việc, phát hiện sớm các vấn đề có thể gây trì trệ, từ đó có các biện pháp điều chỉnh ngay lập tức, giữ cho dự án theo đúng kế hoạch và ngân sách

- Tăng cường quản lý rủi ro: Việc trao đổi thông tin hiệu quả giúp nhận diện và quản lý rủi ro một cách sớm nhất, giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án

- Cải thiện quyết định: Thông tin chính xác và kịp thời là cơ sở quan trọng cho việc đưa ra quyết định sáng suốt, từ đó tối ưu hóa quản lý dự án và đạt được kết quả tốt nhất

- Tuân thủ pháp luật và đáp ứng tiêu chuẩn ngành: Thông tin đầy đủ và chính xác đảm bảo rằng tất cả các bên thực hiện dự án tuân thủ đúng quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành Việc này đảm bảo rằng dự án không gặp phải vấn đề pháp lý hoặc vi phạm tiêu chuẩn, gây trở ngại cho tiến độ

- Phân bổ nguồn lực của các bên tham gia một cách hiệu quả: Thông tin cập nhật và chính xác giúp các bên liên quan hiểu rõ nhu cầu và tình hình thực tế của dự án, cho phép họ phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả

- Nâng cao hiệu suất dự án: Thông tin đầy đủ và kịp thời giúp mọi bên liên quan nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và chất lượng công việc

- Tránh phát sinh thêm khối lượng công việc hoặc thậm chí xung đột trong công việc: Thông tin rõ ràng và minh bạch giúp giảm thiểu hiểu lầm và xung đột giữa các bên, từ đó hạn chế việc phát sinh thêm công việc không cần thiết

- Tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện dự án: Giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian dành cho việc giải quyết hiểu lầm, lỗi sai, và xử lý các vấn đề phát sinh, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí

- Tăng cường sự hợp tác và gắn kết giữa các bên: Trao đổi thông tin thường xuyên và minh bạch tạo dựng niềm tin và sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên, từ đó tăng cường sự gắn kết và hiệu quả làm việc chung

- Lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin một cách có hệ thống giúp tạo dựng cơ sở

dữ liệu cho việc đánh giá, kiểm toán và tham khảo trong tương lai cho các dự án - Tăng cường quản lý rủi ro: Việc trao đổi thông tin hiệu quả giúp nhận diện và

quản lý rủi ro một cách sớm nhất, giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án

- Nâng cao sự thấu hiểu và kiến thức chung: Giao lưu thông tin giúp chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức, từ đó nâng cao sự hiểu biết và khả năng của từng cá nhân và toàn đội ngũ

- Hỗ trợ đổi mới và cải tiến: Thông tin từ dự án hiện tại có thể được sử dụng để hỗ

trợ việc đổi mới và cải tiến trong các dự án sau này

2.1.8.3 Tài liệu, báo cáo và một số thông tin trao đổi thông thường giữa các bên

liên quan tham gia dự án xây dựng

Bảng 2.3: Danh sách tên tài liệu, báo cáo và một số thông tin trao đổi thông thường giữa các bên liên quan tham gia dự án xây dựng

STT Tên tài liệu/báo cáo/một số thông tin trao đổi

1 Hợp đồng và thỏa thuận ký kết giữa các bên tham gia

2 Kế hoạch dự án: Phạm vi công việc, nhiệm vụ thiết kế, nguồn lực, ngân sách chung của dự án và riêng cho từng hạng mục, tổng mức đầu tư dự án 3 Báo cáo tiến độ: Báo cáo tiến độ tổng thể của dự án, tiến độ định kỳ về tình hình công việc bao gồm cả việc hoàn thành các giai đoạn, mốc thời

gian quan trọng như tiến độ bàn giao mặt bằng thi công, tiến độ về hồ sơ thiết kế và việc thi công của dự án

4

Thông tin pháp lý và quy định cho dự án: Thông tin, nội dung về Nghị

Định, Quy Chuẩn, Tiêu Chuẩn áp dụng cho dự án; thông tin về các nội dung của Công văn hoặc Quyết định của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho dự án; thông tin về chỉ tiêu Quy hoạch được duyệt;

5

Hồ sơ, bản vẽ, thuyết minh thiết kế và các tài liệu kỹ thuật: Hồ sơ thiết

kế giai đoạn thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, hồ sơ đấu thầu, thiết kế bản vẽ thi công của các bộ môn kiến trúc, kết cấu, cơ điện, nội thất, chiếu sáng, mặt dựng …; báo cáo đánh giá tác động môi trường; báo cáo nghiên cứu tiền khả thi; báo cáo nghiên cứu khả thi; báo cáo kết quả khảo sát địa chất, khảo sát địa hình; báo cáo đo vẽ hiện trạng dự án; báo cáo Thẩm tra hồ sơ thiết kế, báo cáo kết quả Thẩm định hồ sơ thiết kế …

6 Báo cáo tài chính và ngân sách: Báo cáo chi tiết về tình hình tài chính, bao gồm chi phí thực tế, dự toán, và sự chênh lệch

7 Biên bản họp và nội dung ghi chú cuộc họp

8 Báo cáo quản lý rủi ro: Bao gồm phân tích, đánh giá và các biện pháp quản lý rủi ro

9

Tài liệu đánh giá chất lượng và kiểm tra: Báo cáo kiểm tra và đánh giá

chất lượng công trình, vật liệu, và khối lượng công việc thực hiện, tình

trạng dự án

10 Báo Cáo An Toàn Lao Động: Tài liệu về các biện pháp an toàn, báo cáo

sự cố, và các biện pháp phòng ngừa

11

Biên Bản Nghiệm Thu Công Trình: Tài liệu xác nhận việc hoàn thành

các giai đoạn công trình và chấp nhận kết quả công việc, cụ thể như biên bản bàn giao/nghiệm thu hồ sơ thiết kế, biên bản bàn giao mốc ranh GPS dự án, biên bản nghiệm thu khối lượng thực tế hố khoan khảo sát địa chất

…

12 Yêu cầu thay đổi/làm rõ và phản hồi: Thông tin về các yêu cầu thay đổi hoặc làm rõ trong quá trình xây dựng và phản hồi tương ứng, cụ thể như:

Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin của Nhà thầu thi công, Tư vấn quản lý

dự án, Tư vấn giám sát …

13

Yêu cầu cung cấp thông tin và phê duyệt mẫu vật tư và các thông tin về hồ sơ thiết kế : cụ thể như Phiếu yêu cầu phê duyệt vật tư thi công,

mẫu vật liệu hoàn thiện công trình, hồ sơ thiết kế

14 Tài liệu trao đổi giữa các bên: Công văn giữa các bên tham gia dự án

16 Báo cáo bảo hành và bảo trì: Tài liệu liên quan đến bảo hành và bảo trì của công trình sau khi hoàn thành

2.1.9 Quy định về hình thức trao đổi thông tin trong dự án xây dựng

Trong dự án xây dựng, hình thức, tần suất trao đổi thông tin giữa các bên liên quan được quy định cụ thể thông qua hợp đồng Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng như thông báo, chấp thuận, đến các quyết định, được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả

- Thông tin văn bản: Các thông báo, quyết định chính thức phải được thực hiện bằng văn bản và gửi đến các bên liên quan qua bưu điện, fax, hoặc email theo địa chỉ các bên đã quy định trong hợp đồng Bất kỳ thay đổi nào về địa chỉ liên lạc cần được thông báo kịp thời để không làm gián đoạn quá trình trao đổi thông tin - Trong các trường hợp cần thiết theo nhu cầu công việc, sử dụng thông tin hoặc yếu tố kỹ thuật để các bên có thể trao đổi thông tin thông qua các hình thức khác như:

+ Họp trực tiếp, họp trực tuyến: Những cuộc họp này diễn ra định kỳ hoặc khi cần giải quyết các vấn đề cụ thể, tạo điều kiện cho việc thảo luận sâu hơn và đưa ra quyết định tập thể

+ Sử dụng hệ thống BIM: Công nghệ Mô hình Thông tin Xây dựng (BIM) cho phép các bên liên quan trao đổi thông tin chi tiết về thiết kế và xây dựng trong môi trường số hóa 3D, hỗ trợ việc lập kế hoạch và phối hợp công việc một cách hiệu quả

+ Lưu trữ tập trung bằng môi trường CDE: Môi trường dữ liệu chung CDE cung cấp nơi lưu trữ tất cả các loại tài liệu và dữ liệu liên quan đến dự án,

đồng thời đảm bảo các bên đều làm việc trên phiên bản mới nhất của tài liệu và mô hình

+ Mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin: Công cụ như WhatsApp hoặc Microsoft Teams có thể được sử dụng cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và không chính thức trong những tình huống cần thiết

Tần suất trao đổi thông tin cũng được xác định thông qua hợp đồng Trong những trường hợp đặc biệt, các bên có thể thỏa thuận riêng để thống nhất thời gian và tần suất trao đổi thông tin phục vụ tối ưu cho nhu cầu công việc

2.1.10 Công nghệ trong trao đổi thông tin

Công nghệ trong trao đổi thông tin trong ngành Xây dựng đề cập đến việc sử dụng các công cụ và hệ thống công nghệ thông tin hiện đại nhằm cải thiện, tối ưu hóa và đơn giản hóa quá trình giao tiếp giữa các bên tham gia dự án Sự kết hợp của những công nghệ không chỉ giúp cải thiện đáng kể hiệu quả trong trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án mà còn đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý dự án xây dựng

- Phần mềm quản lý dự án: Các công cụ như Microsoft Project, Asana, hoặc Trello được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý nguồn lực, và giao tiếp về các mục tiêu và nhiệm vụ của dự án Chúng cung cấp một nền tảng trung tâm để tổ chức thông tin và hỗ trợ quản lý dự án một cách có hệ thống

- Phần mềm quản lý tài liệu: Như Documentum hoặc SharePoint, được sử dụng để quản lý, lưu trữ và theo dõi các tài liệu quan trọng của dự án

- Hệ thống mô hình thông tin xây dựng (BIM): BIM là một công nghệ quan trọng trong ngành Xây dựng, cho phép tạo ra các mô hình kỹ thuật số của công trình BIM hỗ trợ trao đổi thông tin chi tiết về thiết kế, xây dựng, và quản lý tài sản, giúp tất cả các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng và thống nhất về dự án

- Môi trường dữ liệu chung CDE: CDE là một hệ thống lưu trữ tập trung dành cho tất cả thông tin dự án, giúp cải thiện hiệu quả trao đổi và quản lý thông tin CDE hỗ trợ quản lý dữ liệu, kiểm soát phiên bản, hợp tác và quản lý quy trình làm việc trong suốt các giai đoạn của dự án Điều này đảm bảo sự nhất quán và chính xác của thông tin CDE là công cụ quan trọng trong quản lý dự án và BIM, tăng cường sự hợp tác và hiệu quả công việc

- Công nghệ thực tế ảo và thực tế tăng cường (VR/AR): Trong một số trường hợp, VR và AR có thể được sử dụng để trình diễn mô phỏng 3D của dự án, giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về thiết kế và kế hoạch xây dựng

- Công nghệ đám mây và lưu trữ đám mây: Các dịch vụ như Google Drive, Dropbox, hoặc OneDrive cho phép lưu trữ và chia sẻ tài liệu, bản vẽ, và báo cáo một cách dễ dàng và an toàn, giúp các bên truy cập thông tin từ bất kỳ đâu - Công cụ giao tiếp trực tuyến: Email, hệ thống nhắn tin như Slack, WhatsApp,

hoặc Microsoft Teams được sử dụng rộng rãi để giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả Các công cụ này giúp trao đổi thông tin tức thì và lưu trữ dữ liệu giao tiếp để tham khảo sau này

- Công nghệ di động và ứng dụng: Sử dụng smartphone và tablet cùng với các ứng dụng di động giúp cập nhật thông tin, truy cập dữ liệu và giao tiếp mọi lúc mọi nơi, tăng cường khả năng di động và linh hoạt cho các thành viên dự án

2.1.11 Rủi ro và thách thức trong trao đổi thông tin

- Thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ: Một trong những rủi ro lớn nhất là việc truyền đạt thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ, có thể dẫn đến hiểu nhầm, sai sót trong quyết định và gây chậm tiến độ, và thậm chí là thất bại của dự án - Khó khăn trong giao tiếp đa kênh: Việc sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác nhau

(email, họp trực tiếp, hệ thống quản lý dự án, vv.) có thể gây ra khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thông tin, đặc biệt khi không có một hệ thống lưu trữ và tổ chức thông tin tập trung

- Vấn đề bảo mật và quyền riêng tư: Rò rỉ thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng có thể xảy ra do thiếu các biện pháp bảo mật thông tin hiệu quả, gây rủi ro lớn cho dự án và các bên liên quan

- Kháng cự đối với đổi mới công nghệ: Việc áp dụng công nghệ mới trong trao đổi thông tin có thể gặp phải sự kháng cự từ những người quen với cách làm truyền thống, gây trở ngại trong việc triển khai và sử dụng hiệu quả các công cụ mới - Khả năng tương thích và tích hợp dữ liệu: Vấn đề tương thích giữa các hệ thống

công nghệ thông tin khác nhau có thể gây khó khăn trong việc tích hợp và chia sẻ dữ liệu, đặc biệt khi các bên liên quan sử dụng các hệ thống không tương thích với nhau

- Sự chậm trễ trong trao đổi thông tin: Việc truyền đạt thông tin quan trọng bị chậm trễ có thể gây trì hoãn tiến độ, ảnh hưởng đến quyết định và thậm chí làm tăng chi phí dự án

- Các vấn đề văn hóa và ngôn ngữ: Trong các dự án có sự tham gia của các bên từ nhiều quốc gia khác nhau, sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ có thể làm gia tăng khó khăn trong giao tiếp và hiểu nhầm

2.2 Các nghiên cứu liên quan

Trong ngành Xây dựng, sự hiệu quả và thành công của một dự án không chỉ phụ thuộc vào chất lượng công trình mà còn nằm ở khả năng giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bên liên quan Điều này đặc biệt quan trọng trong một môi trường đa ngành nghề, nơi mà sự phối hợp và hiểu biết chung về mục tiêu và tiến độ dự án là yếu tố then chốt Đánh giá chất lượng trao đổi thông tin không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đóng góp vào việc giảm thiểu rủi ro và xung đột Theo những tìm hiểu của tác giả, trong ngành Xây dựng tại Việt Nam, hiện chưa có nhiều nghiên cứu về các chỉ số đánh giá chất lượng thông tin Tuy nhiên, tác giả đã thu thập được một số nghiên cứu liên quan từ quốc tế, cũng như các nghiên cứu về chỉ số này nhưng trong các lĩnh vực khác Bảng 2.4 dưới đây sẽ trình bày các nghiên cứu liên quan, cung cấp cái nhìn sâu sắc về tầm quan trọng của việc trao đổi thông tin chất lượng cao.

Bảng 2.4: Các nghiên cứu liên quan về chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên liên quan

1 Elnaz Safapour, S.M.ASCE;

Sharareh Kermanshachi, Ph.D., M.ASCE; Shirin Kamalirad, S.M.ASCE; and Dan Tran, M.ASCE

2019 Identifying Effective Based Communication Indicators within Primary and Secondary Stakeholders in Construction Projects (Xác định chỉ số giao tiếp hiệu quả của dự án giữa các bên liên quan chính, phụ trong những dự án xây dựng)

Project-Dựa trên các nghiên cứu trước đây, bài báo này đã nêu lại 06 chỉ số đánh giá giao tiếp hiệu quả như tính chính xác, tính đầy đủ, tính kịp thời …và nêu được giá trị của giao tiếp hiệu quả đến thành công của dự án Một phần hạn chế quan trọng của nghiên cứu là chủ yếu dựa vào tài liệu hiện có và có thể không bao gồm tất cả các Chỉ số Truyền thông Hiệu quả cần thiết dành riêng cho thực tiễn xây dựng Hạn chế này nhấn mạnh sự cần thiết phải phát triển các chỉ số chất lượng truyền thông toàn diện và phù hợp để nắm bắt các khía cạnh độc đáo và phức tạp của truyền thông trong các dự án xây dựng, đảm bảo trao đổi thông tin hiệu quả hơn giữa các bên liên quan

2 Nuria Forcada, Carles Serrat, Sonia Rodriguez, and Rafaela Bortolini

2017 Communication Key Performance Indicators for Selecting Construction Project Bidders

Bài báo đưa ra được 04 chỉ số đánh giá chất lượng thông tin và xác định được yếu tố quan trọng nhất trong hiệu quả truyền thông là chất lượng thông tin, tiếp theo là cấu trúc luồng giao tiếp, quản lý truyền thông, phương tiện truyền thông và kênh Bài báo sử dụng phương pháp khảo sát bảng câu hỏi mà chưa sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu

STT Tác giả Năm Tên tài liệu Hạn chế (Những chỉ số hiệu quả trong

giao tiếp cho việc lựa chọn nhà thầu dự án xây dựng) 3 M Reza Hosseini,

Edmundas Kazimeiras

Zavadskas, Bo Xia, Nicholas Chileshe, Anthony Mills

2017 Communications in Hybrid Arrangements: Case of Australian Construction Project Teams

(Giao tiếp trong sự sắp xếp hỗn hợp: Trường hợp của các nhóm dự án xây dựng ở Úc)

Bài báo dựa vào các nghiên cứu trước đây và tìm ra được 12 chỉ số quan trọng để đo lường hiệu quả của chất lượng thông tin liên lạc trong các nhóm dự án xây dựng Dữ liệu thu thập được thông qua phân tích các bảng câu hỏi, và sau đó áp dụng phương pháp Phân tích Nhân tố Xác nhận (CFA) nhằm mục đích khám phá mối quan hệ giữa các chỉ số và hiệu quả làm việc nhóm hỗn hợp Tuy nhiên, bài báo này chỉ tập trung vào phương pháp CFA mà chưa thử nghiệm với các phương pháp đánh giá khác để kiểm tra, thực nghiệm tính hiệu quả của các chỉ số đã được xác định 4 Benoit Aubert, Val

Hooper, Alexander Schnepel (2013)

2013 Revisiting the role of communication quality in ERP project success

(Xem xét lại vai trò của chất lượng giao tiếp trong sự thành công của dự án ERP)

Dựa trên các nghiên cứu thích hợp trong các lĩnh vực khác nhau, nghiên cứu này xác định được 09 chỉ số đánh giá chất lượng truyền thông trong dự án công nghệ thông tin Nghiên cứu cũng cho thấy các nhóm dự án khác nhau có thể có quan điểm rất khác nhau về kết quả thu được

STT Tác giả Năm Tên tài liệu Hạn chế 5 Stephen R Thomas,

Richard L Tucker, William R Kelly

1998 Critical Communications Variables

(Các biến truyền thông quan trọng)

Nghiên cứu xác định được 06 chỉ số chính quan trọng cho việc cải thiện giao tiếp và nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin Tuy nhiên, một hạn chế của nghiên cứu này là không đi sâu vào khám phá mối quan hệ và sự tương tác giữa các chỉ số, ảnh hưởng cụ thể của chúng đến chất lượng trao đổi thông tin

6 Jakki J Mohr, Ravipreet S Sohi (1995)

1995 Communication Flows in Distribution Channels: Impact on Assessments of Communication Quality and Satisfaction

(Luồng giao tiếp trong các kênh phân phối: tác động đến việc đánh giá chất lượng giao tiếp và sự thỏa mãn)

Nghiên cứu xác định được 02 chỉ số quan trọng trong luồng thông tin liên lạc là tính thường xuyên và hai chiều Hạn chế của nghiên cứu là chỉ đánh giá quan điểm của điều phối trong dự án ngành Xây dựng, chưa đánh giá dựa trên quan điểm các đối tượng khác nhau làm việc trong ngành Xây dựng

Dựa trên việc tổng hợp các nghiên cứu liên quan và sau khi tham khảo ý kiến từ các chuyên gia có ít nhất 15 năm kinh nghiệm trong ngành Xây dựng, nghiên cứu này đã phát triển một bộ chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng Các chỉ số này đã được các chuyên gia đồng thuận và thống nhất, và chúng được chi tiết hóa trong bảng dưới đây

Bảng 2.5: Tổng hợp các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng

STT

Các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các Bên tham gia dự án

[12]

6 Sự thuyết phục CS1.6 Liên quan đến khả năng của thông tin và thông điệp được truyền đạt để thuyết phục và tạo sự ủng hộ từ các bên tham gia dự án

[12]

7 Sự thống nhất CS1.7 Đánh giá thông tin trao đổi có thống nhất với thông tin đã được trao đổi trước đó

Đề xuất từ chuyên gia

truyền thông đa chiều

CS2

STT

Các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các Bên tham gia dự án

[12, 22]

4 Khả năng tiếp cận CS2.4 Thông tin dễ dàng truy cập và tiếp cận để đáp ứng yêu cầu về công việc và nhiệm vụ

[12]

5 Cảm giác hiện diện CS2.5 Liên quan đến cảm giác của các bên tham gia vào dự án, rằng họ thực sự đang có mặt, tương tác và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả Việc tạo ra sự hiện diện hiệu quả có thể giúp cải thiện chất lượng trao đổi thông tin trong dự án xây dựng bằng cách tạo cơ hội cho các bên tham gia giao tiếp một cách trực quan và sâu sắc hơn, giúp họ hiểu rõ hơn về tiến độ dự án, các vấn đề cần giải quyết, và các quyết định cần đưa ra Điều này có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự hiểu biết chung và tạo ra môi trường làm việc tích cực và đồng thuận trong dự án xây dựng

[12]

STT

Các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các Bên tham gia dự án

CS2.6 Việc sao lưu, ghi lại thông tin liên lạc trong các nhóm làm việc sẽ giúp tiết kiệm thời gian thông qua việc tạo cơ sở kiến thức để tái sử dụng và hạn chế việc làm lại

[12]

7 Sự hiểu biết chung CS2.7 Đánh giá mức độ hiểu biết chung giữa các bên về mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án

Đề xuất từ chuyên gia

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Giới thiệu chương

Chương 3 của luận văn này chú trọng vào việc trình bày phương pháp nghiên cứu được áp dụng để xây dựng các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia trong các dự án xây dựng Phần sơ đồ phương pháp nghiên cứu Hình 3.1 sau đây sẽ trình bày các bước thực hiện và phương pháp thu thập dữ liệu, cũng như phân tích và xác định các chỉ số đánh giá Điều này không chỉ giúp hiểu rõ hơn về cấu trúc và quy trình nghiên cứu mà còn cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách thức xây dựng và ứng dụng các chỉ số đánh giá này trong thực tế

Quy trình nghiên cứu được thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu → Tập hợp dữ liệu thu thập → Lọc dữ liệu thu thập

Sau khi xác định vấn đề nghiên cứu, quá trình thu thập dữ liệu được thực hiện dựa vào việc tham khảo các tài liệu nghiên cứu liên quan và tham khảo ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng để tìm ra các chỉ số đánh giá chất lượng trao đổi thông tin giữa các bên tham gia dự án xây dựng Dữ liệu thu thập sẽ được tập hợp và lọc lại trước khi tiến hành xây dựng và phát triển bảng câu hỏi khảo sát - Bước 2: Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát → khảo sát chuyên gia về bảng câu hỏi

→ thu thập kết quả bảng khảo sát → (Đạt) → phân phối bảng khảo sát chính thức → Phân tích dữ liệu

Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát, thực hiện khảo sát ban đầu với các chuyên gia nhằm nhận được phản hồi và điều chỉnh cần thiết Khi bảng câu hỏi đã được chuyên gia xác nhận là đạt yêu cầu, quá trình thu thập kết quả khảo sát được thực hiện bằng cách phân phối chính thức và đại trà Sau khi thu thập, dữ liệu được sàng lọc, và tiến hành phân tích gồm thống kê mô tả, kiểm tra độ tin cậy thang đo Cronbach’s Alpha, phân tích trị trung bình, phân tích nhân tố chính PCA - Bước 3: Ứng dụng AHP (đánh giá mức độ quan trọng)

Thiết kế bảng câu hỏi so sánh cặp, lựa chọn và phỏng vấn 05 chuyên gia có kinh nghiệm từ 15 năm trở lên trong ngành Xây dựng để đánh giá mức độ ưu tiên của