BÀI TẬP LỚN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẠT 9,8 ĐIỂM. Khi phòng thiết kế gửi lệnh sản xuất sang cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức vật tư xuất dùng tiến hành tính nhu cầu và lập phiếu yêu cầu xuất vật tư gửi lên phòng kế toán, lệnh sản xuất được thủ kho lưu lại. Kế toán vật tư nhận phiếu, tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa kế hoạch sản xuất với phiếu yêu cầu xuất vật tư, bảng định mức vật tư xuất dùng rồi lập phiếu xuất kho 2 liên, trình ký duyệt kế toán trưởng và giám đốc. Kế toán trưởng và giám đốc sau khi kiểm tra, đối chiếu và xét duyệt chuyển toàn bộ chứng từ cho thủ kho. Thủ kho xuất kho vật tư cho phòng sản xuất theo yêu cầu trên phiếu xuất kho và ghi thẻ kho, rồi lưu lại 1 liên phiếu xuất kho, các chứng từ còn lại chuyển cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ do thủ kho chuyển ghi sổ kế toán chi tiết vật tư, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản. Cuối tháng, kế toán vật tư căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết vật tư để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn và lưu chứng từ theo số hiệu. Nghiệp vụ minh hoạ: Nghiệp vụ 1: Ngày 03/01/N, xuất vật liệu chính để thi công biển quảng cáo công trình Vingroup, chi tiết như sau:
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
BÀI TẬP LỚN
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
SINH VIÊN THỰC HIỆN :
MÃ SINH VIÊN :
GIẢNG VIÊN GIẢNG DẠY :
Trang 2Hà Nội – 2023
ĐỀ BÀI
2.2.1 Chu trình xuất vật tư
Khi phòng thiết kế gửi lệnh sản xuất sang cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào
kế hoạch sản xuất và định mức vật tư xuất dùng tiến hành tính nhu cầu và lập phiếu yêu cầu xuất vật tư gửi lên phòng kế toán, lệnh sản xuất được thủ kho lưu lại Kế toán vật tư nhận phiếu, tiến hành đối chiếu, kiểm tra giữa kế hoạch sản xuất với phiếu yêu cầu xuất vật tư, bảng định mức vật tư xuất dùng rồi lập phiếu xuất kho 2 liên, trình ký duyệt kế toán trưởng và giám đốc Kế toán trưởng và giám đốc sau khi kiểm tra, đối chiếu và xét duyệt chuyển toàn bộ chứng từ cho thủ kho Thủ kho xuất kho vật tư cho phòng sản xuất theo yêu cầu trên phiếu xuất kho và ghi thẻ kho, rồi lưu lại 1 liên phiếu xuất kho, các chứng từ còn lại chuyển cho kế toán vật
tư Kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ do thủ kho chuyển ghi sổ kế toán chi tiết vật
tư, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản Cuối tháng, kế toán vật tư căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết vật tư để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn và lưu chứng từ theo số hiệu
Nghiệp vụ minh hoạ:
Nghiệp vụ 1: Ngày 03/01/N, xuất vật liệu chính để thi công biển quảng cáo công
trình Vingroup, chi tiết như sau:
Trang 34 Ke nhôm Kg 25
(Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Lệnh sản xuất số 001, kế hoạch sản xuất số
001, bảng định mức vật tư, phiếu yêu cầu xuất vật tư số 001)
Nghiệp vụ 2: Ngày 09/01/N, xuất vật liệu chính để thi công sơn tường công trình
Vingroup, chi tiết như sau:
(Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Lệnh sản xuất số 001, kế hoạch sản xuất số
001, bảng định mức vật tư, phiếu yêu cầu xuất vật tư số 002)
Nghiệp vụ 3: Ngày 10/01/N, xuất vật liệu chính để thi công biển quảng cáo, chi
tiết như sau:
(Biết thông tin về nghiệp vụ như sau: Lệnh sản xuất số 001, kế hoạch sản xuất số
001, bảng định mức vật tư, phiếu yêu cầu xuất vật tư số 003)
Yêu cầu 1: Với mỗi chu trình được phân công cho từng bạn sinh viên, cần vẽ đầy
đủ các hoạt động và các yếu tố đầu vào, xử lý, đầu ra, lưu trữ của các hoạt động, và
Trang 4đặt tên cho sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu Trình bày đẹp sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu
Yêu cầu 2: Trình bày rõ ràng các hoạt động, mục tiêu, rủi ro và các thủ tục kiểm
soát cho từng hoạt động xử lý trong chu trình kinh doanh
Yêu cầu 3: Thiết kế và trình bày lưu đồ tài liệu với trường hợp phòng kế toán ứng
dụng phần mềm kế toán, quy trình đầy đủ và trình bày đẹp
Yêu cầu 4: Liệt kê và mã hóa đầy đủ, logic các hệ thống danh mục liên quan đến
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trang 5BÀI LÀM
Yêu cầu 1: Với mỗi chu trình được phân công cho từng bạn sinh viên, cần vẽ đầy
đủ các hoạt động và các yếu tố đầu vào, xử lý, đầu ra, lưu trữ của các hoạt động, và đặt tên cho sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu Trình bày đẹp sơ đồ luân chuyển dữ liệu và lưu đồ tài liệu
Phòng thiết kế Ngoài
Thủ kho Trong 1.0 Tính nhu cầu,
lập phiếu yêu cầu xuất vật tư, lưu lệnh sản xuất
Phiếu yêu cầu xuất vật tư
4.0 Xuất kho vật
tư, ghi thẻ kho, lưu liên 1
Phiếu xuất kho (liên 1)
Kế toán vật tư Trong 2.0 Đối chiếu,
kiểm tra chứng từ, lập phiếu xuất kho (2 liên), trình ký duyệt chứng từ
Phiếu xuất kho (2 liên)
5.0 Ghi sổ kế toán chi tiết vật tư, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản Lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn, lưu
+ Phiếu xuất kho (liên 2)
+ Kế hoạch sản xuất
+ Bảng định mức vật tư xuất dùng
Trang 6chứng từ
Kế toán trưởng và
giám đốc
Trong 3.0 Kiểm tra, đối
chiếu, ký duyệt chứng từ
Phiếu xuất kho (2 liên)
Hình 1 1 Sơ đồ luân chuyển dữ liệu chu trình xuất vật tư
Hình 1 2 Lưu đồ tài liệu chu trình xuất vật tư
Trang 7Yêu cầu 2: Trình bày rõ ràng các hoạt động, mục tiêu, rủi ro và các thủ tục kiểm
soát cho từng hoạt động xử lý trong chu trình sản xuất
Hoạt động trong
chu trình
soát
1.0 Tính nhu cầu
và lập phiếu yêu
cầu xuất vật tư,
lưu lệnh sản xuất
+ Đảm bảo nhu cầu được tính chính xác, cẩn thận
+ Thiết lập nhanh chóng, chi tiết, đầy đủ chứng từ cho bên yêu cầu + Đảm bảo lưu đúng thông tin và đầy đủ của chứng từ
+ Tính sai nhu cầu + Lập sai phiếu yêu cầu xuất vật tư
+ Quên không lưu lệnh sản xuất + Lưu sai lệnh sản xuất
+ Dữ liệu bị mất hoặc bị phá hủy + Dữ liệu bị chỉnh sửa
+ Tính thủ công
và tính lại bằng máy
+ Dùng phần mềm tính toán chuyên dụng để tính
+ Kiểm tra lại sau khi lập phiếu + Dùng phần mềm
kế toán hoặc các phần mềm chuyên dụng để lập phiếu xuất vật tư
+ Thiết lập bộ phận kiểm tra giấy tờ
+ Xây dựng quy trình phục hồi và sao chép dữ liệu + Ban hành các thủ tục kiểm soát nhập dữ liệu và xử
Trang 8lý dữ liệu + Hạn chế khả năng tiếp cận hệ thống dữ liệu, phan quyền truy cập hệ thống theo trách nhiệm của mỗi cá nhân
+ Kiểm soát mọi thay đổi của hệ thống dữ liệu 2.0 Đối chiếu,
kiểm tra chứng từ,
lập phiếu xuất kho
(2 liên), trình ký
duyệt chứng từ
+ Đảm bảo nhận được đầy đủ chứng từ
+ Đối chiếu, kiểm tra chứng từ cẩn thận, minh bạch,
kĩ càng + Thiết lập nhanh chóng, chi tiết, đầy đủ chứng từ cho bên yêu cầu + Đảm bảo chứng
từ được trình kịp thời, đầy đủ
+ Sai sót thông tin trong chứng từ + Không xét duyệt
đủ chứng từ + Trình ký duyệt chậm trễ
+ Lập sai phiếu xuất kho
+ Kiểm tra lại sau khi đối chiếu chứng từ
+ Thiết lập bộ phận nhân viên chất lượng cao kiểm tra lại chứng từ
+ Thiết lập quy trình xét duyệt đầy đủ
+ Kiểm tra lại các chứng từ
+ Dùng phần mềm
kế toán hoặc các phần mềm chuyên
Trang 9dụng để lập phiếu xuất kho
+ Có những biện pháp xử lý đối với những người không đảm bảo thời gian
3.0 Kiểm tra, đối
chiếu, ký duyệt
chứng từ
+ Đảm bảo nhận được đầy đủ chứng từ
+ Đối chiếu, kiểm tra chứng từ cẩn thận, minh bạch,
kĩ càng + Đảm bảo mọi chứng từ được kí duyệt đúng thông tin, đầy đủ, kịp thời
+ Sai sót thông tin trong chứng từ + Ký sai chứng từ + Ký duyệt chậm trễ
+ Kiểm tra lại sau khi đối chiếu chứng từ
+ Thiết lập bộ phận nhân viên chất lượng cao kiểm tra lại chứng từ
+ Thiết lập quy trình xét duyệt đầy đủ
+ Kiểm tra lại các chứng từ sau khi ký
+ Có những biện pháp xử lý đối với những người không đảm bảo thời gian
4.0 Xuất kho vật + Xuất đúng số + Xuất thừa/ thiếu + Rà soát lại hệ
Trang 10tư, ghi thẻ kho,
lưu liên 1
lượng vật tư + Hạn chế sự chậm trễ khi xuất kho vật tư
+ Đảm bảo thẻ kho được ghi chính xác
+ Đảm bảo lưu đúng thông tin và đầy đủ của chứng từ
+ Bảo vệ an toàn tài sản
vật tư + Hàng tồn kho và các vật tư sản xuất
bị mất cắp + Hàng tồn kho và các vật tư sản xuất
bị hư hỏng do hỏa hoạn thiên tai + Quên không ghi thẻ kho
+ Quên không lưu chứng từ
+ Lưu sai chứng từ
+ Dữ liệu bị mất hoặc bị phá hủy + Dữ liệu bị chỉnh sửa
thống kế hoạch sản xuất
+ Xem xét lại và phê duyệt từng quy trình sản xuất cũng như đơn đặt hàng
+ Hạn chế sự tiếp cận với các quy trình sản xuất và đơn đặt hàng + Kiểm soát khả năng tiếp cận với tài sản
+ Phân công theo dõi chi tiết từng loại tài sản từ lúc hình thành đến khi
sử dụng hay điều chuyển
+ Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho, thay đổi tài sản cố định, kể cả nghiệp
vụ thanh lý
Trang 11+ Kiểm kê định kỳ tài sản và ghi nhận
sự điều chỉnh nếu có
+ Hạn chế khả năng truy cập hệ thống dữ liệu + Có biện pháp đảm bảo an toán (bình cứu hỏa, bể bơi cứu hỏa, ) + Mua bảo hiểm tất cả tài sản
+ Thiết lập bộ phận kiểm tra giấy tờ
+ Xây dựng quy trình phục hồi và sao chép dữ liệu + Ban hành các thủ tục kiểm soát nhập dữ liệu và xử
lý dữ liệu + Hạn chế khả năng tiếp cận hệ thống dữ liệu, phan quyền truy
Trang 12cập hệ thống theo trách nhiệm của mỗi cá nhân
+ Kiểm soát mọi thay đổi của hệ thống dữ liệu
5.0 Ghi sổ kế
toán chi tiết vật
tư, sổ nhật ký
chung, sổ cái tài
khoản Lập bảng
tổng hợp nhập
xuất tồn, lưu
chứng từ
+ Đảm bảo sự đầy
đủ, chi tiết, chính xác của các thông tin được ghi trên
sổ, lập bảng
+ Tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm kế toán + Tăng độ chính xác khi ghi sổ, lập bảng
+ Đảm bảo lưu đúng thông tin và đầy đủ của chứng từ
+ Dữ liệu ghi sổ không chính xác + Dữ liệu bị mất hoặc bị phá hủy + Dữ liệu bị chỉnh sửa
+ Quên không lưu chứng từ
+ Lưu sai chứng từ
+ Sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để ghi sổ
+ Ban hành các thủ tục kiểm soát nhập dữ liệu và xử
lý dữ liệu + Hạn chế khả năng tiếp cận hệ thống dữ liệu, phân quyền truy cập hệ thống theo trách nhiệm của mỗi cá nhân
+ Kiểm soát mọi thay đổi của hệ thống dữ liệu + Xây dựng quy trình phục hồi và sao chép dữ liệu
Trang 13+ Thiết lập bộ phận kiểm tra giấy tờ
Yêu cầu 3: Thiết kế và trình bày lưu đồ tài liệu với trường hợp phòng kế toán ứng
dụng phần mềm kế toán, quy trình đầy đủ và trình bày đẹp
Hình 1 3 Lưu đồ tài liệu chu trình xuất vật tư với trường hợp phòng kế toán ứng
dụng phần mềm kế toán
Yêu cầu 4: Liệt kê và mã hóa đầy đủ, logic các hệ thống danh mục liên quan đến
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hệ thống danh mục hàng hóa – vật tư:
Hệ thống danh mục đơn vị tính:
Trang 14Hệ thống danh mục kho hàng:
1 Công ty Kho hàng hóa KHH
Hệ thống danh mục lệnh sản xuất:
1 Công ty 001 Lệnh sản xuất số
001
Hệ thống danh mục kế hoạch sản xuất:
1 Công ty 001 Kế hoạch sản xuất
số 001
Hệ thống danh mục phiếu yêu cầu xuất vật tư:
1 Công ty 001 Phiếu yêu cầu xuất
vật tư số 001
2 Công ty 002 Phiếu yêu cầu xuất
vật tư số 002
3 Công ty 003 Phiếu yêu cầu xuất
vật tư số 003