Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng Bài tiểu luận giữa kỳ môn quản trị hành chính văn phòng
TÌM HIỂU VỀ CÁC THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Quyết định
1.1 Định nghĩa và tính chất của quyết định:
Quyết định là loại hình văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ, chính sách (quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể (quyết định hành chính cá biệt).
- Tính pháp lý: Văn bản quyết định có tính pháp lý cao, được đưa ra dựa trên các quy định, luật pháp và chính sách của công ty hoặc quốc gia.
- Tính ràng buộc: Văn bản quyết định là một tài liệu có tính ràng buộc, mọi người phải tuân thủ và thực hiện theo nội dung của nó.
- Tính có hiệu lực: Văn bản quyết định có tính chất có hiệu lực, tức là sau khi được ký kết và công bố, nó được coi là hợp lệ và có hiệu lực thi hành.
- Tính cần thiết: Văn bản quyết định được đưa ra nhằm giải quyết các vấn đề cần thiết trong quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức hay cá nhân.
- Tính minh bạch: Một trong những tính chất quan trọng của văn bản quyết định là tính minh bạch, tức là nội dung của nó phải được công khai và thông báo đến các bên liên quan.
- Tính khách quan: Văn bản quyết định cần phải có tính khách quan, không bị chi phối bởi các yếu tố cá nhân hay chủ quan.
- Tính thời vụ: Văn bản quyết định được đưa ra vào một thời điểm nhất định, phù hợp với tình hình và hoàn cảnh thực tế của tổ chức hay cá nhân đó.
1.2 Cấu trúc và thành phần của quyết định:
- Tiêu đề: Nói lên nội dung và tính chất của văn bản.
- Phần mở đầu: Trình bày lí do và cơ sở pháp lý của quyết định.
- Thân văn bản: Phần này bao gồm các điểm quyết định cụ thể, ví dụ như quy định chi tiết về những hành động cần thực hiện, các mục tiêu, sự kiện, quyền lợi, nghĩa vụ đã được xác định.
- Phần kết luận: Tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu hay một số chỉ đạo cho người đọc.
- Phần ký tên, công bố: Chủ tọa cuộc họp, người ký ban hành văn bản (nếu có), và thời gian công bố.
- Việc sắp xếp các phần trong văn bản quyết định sẽ giúp người đọc dễ dàng hiểu được ý nghĩa và nội dung của văn bản, từ đó có thể triển khai hành động thực tế một cách chính xác và hiệu quả
- Ngoài ra, một số văn bản quyết định có thể đi kèm với các tài liệu liên quan như báo cáo, biên bản cuộc họp, giấy phép, chỉ thị để giúp người đọc hiểu rõ hơn về nội dung và tính cấp bách của quyết định.
1.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng quyết định:
Ví dụ 1: Công ty A quyết định mở rộng sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị trường Các phần của văn bản quyết định có thể bao gồm: tiêu đề "Quyết định mở rộng sản xuất", phần mở đầu giải thích lý do và cơ sở pháp lý, phần thân văn bản chỉ định các bộ phận liên quan đến việc mở rộng sản xuất, các mục tiêu, kế hoạch và ngân sách, phần kết luận tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu cho các bộ phận thực hiện.
Ví dụ 2: Trong một cuộc họp, Ban giám đốc quyết định thay đổi chính sách nhân sự của công ty B Văn bản quyết định có thể gồm tiêu đề "Quyết định thay đổi chính sách nhân sự", phần mở đầu giải thích lý do và cơ sở pháp lý, phần thân văn bản chi tiết các chính sách mới về tuyển dụng, thăng tiến, chế độ lương và phúc lợi, phần kết luận tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu cho bộ phận nhân sự.
Ví dụ 3: Một công ty quyết định tạm ngừng sản xuất để điều tra nguyên nhân của vụ tai nạn lao động Văn bản quyết định có thể bao gồm tiêu đề "Quyết định tạm ngừng sản xuất", phần mở đầu giải thích lý do và cơ sở pháp lý, phần thân văn bản chỉ định các bộ phận liên quan đến việc tạm ngừng sản xuất, phân loại các hoạt động cần dừng lại và các biện pháp bảo đảm an toàn, phần kết luận tổng kết lại nội dung quyết định và đưa ra yêu cầu cho các bộ phận thực hiện.
Tờ trình
2.1 Định nghĩa và tính chất của tờ trình:
Tờ trình là hình thức văn bản đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương, phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách
2.1.2 Tính chất: a) Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. b) Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. c) Các kiến nghị phải hợp lý. d) Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn.
Ngoài ra, cần lưu ý về lối diễn đạt và ngôn ngữ sử dụng trong tờ trình Đây là một trong các văn bản hành chính nhà nước, tuy là dạng văn bản nghị luận như tờ trình không mang tính học thuật như các bài văn viết Tờ trình mang tính thực tiễn.
Do vậy, nội dung trình bày trong tờ trình cần hết sức ngắn gọn, diễn đạt rõ ràng, mạch lạc, không phải lan man vào phân tích từng nội dung, phải thực tế và không cần sử dụng quá nhiều các biện pháp tu từ Ngôn ngữ trong tờ trình cũng phải trang trọng, lịch sự, phổ thông - từ ngữ sử dụng dễ hiểu, không đa nghĩa và phải thể hiện rõ tính chất hành chính và tính chuẩn mực của người viết, không mang khuynh hướng cá nhân.
2.2 Cấu trúc và thành phần của tờ trình:
Cũng giống như các văn bản hành chính thông dụng khác, thông thường, tờ trình cũng có kết cấu gồm 3 phần:
- Phần 1: Phần dẫn đề Thực chất, đây giống như mở bài của một văn bản Trong phần này, người viết phải nêu một cách ngắn gọn, khái quát nhất về bối cảnh, tình hình và phân tích tính quan trọng của bối cảnh, tình hình đó làm cơ sở dẫn tới "đề xuất" cần được thực hiện trong phần nội dung chính => Khái quát lại, đây là phần nêu vấn đề.
- Phần 2: Đây là nội dung chính của tờ trình Trong phần này, người viết nếu đề xuất, phương án, phân tích các đề xuất và phương án (nếu cần thiết để tăng tính thuyết phục) Có thế nêu hết nội dung đề xuất trong một văn bản hoặc nếu ý chính và trình bày chi tiết ra một phụ lục kèm theo tờ trình.
- Phần 3: Phần kết thúc: Trong phần này, người viết có thể lựa chọn các phương pháp kết đề như nêu ý nghĩa, giá trị của đề xuất mong cấp trên xem xét; nêu mong muốn, kiến nghị cấp trên hỗ trợ, Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biệt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản để lựa chọn văn phong phù hợp.
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên loại văn bản.
4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.
7 Trích yếu nội dung văn bản.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
2.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng tờ trình:
- Một số ví dụ: Tờ trình xin cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất; tờ trình đề nghị bổ nhiệm; tờ trình đề nghị sửa chữa, xin tu sửa cơ sở vật chất; tờ trình dùng để giới thiệu về nhân sự; tờ trình phê duyệt dự án; tờ trình xin kinh phí công đoàn; tờ trình xin tuyển dụng nhân sự; tờ trình bổ nhiệm cán bộ; tờ trình miễn nhiệm chức danh; tờ trình về việc đề nghị thanh toán, khen thưởng,
- Một số tình huống thực tế:
Sau quá trình tiến hành kiểm tra, rà soát toàn bộ cơ sở vật chất, đồ dùng đồ chơi ở lớp mẫu giáo nhận thấy một số đồ dùng đồ chơi của năm trước bị hư hỏng nhiều, hiện tại không đủ để phục vụ cho trẻ hoạt động trong lớp Tình huống này có thể làm tờ trình xin tu sửa cơ sở vật chất để xin ban giám hiệu nhà trường xây dựng kế hoạch tu sửa cơ sở vật chất và các trang thiết bị đồ dùng, đồ chơi cho lớp mẫu giáo nhằm chuẩn bị bước vào năm học mới được thuận lợi
Do thị trường biến động, nhu cầu của người sử dụng sản phẩm tăng cao mà thiếu nhân lực khâu chế biến, sản xuất sản phẩm và để đảm bảo đáp ứng được số lượng sản phẩm tung ra thị trường, đáp ứng nhu cầu sử dụng của người sử dụng, cũng như nâng cao chất lượng, tăng doanh thu cho công ty Vì thế trường hợp này có thể viết tờ trình xin tuyển dụng nhân sự để xin trưởng phòng Hành chính - Nhân sự xem xét bổ sung nhân lực vào những khâu này.
Báo cáo
3.1 Định nghĩa và tính chất của báo cáo:
Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và để xuất những chủ trương mới cho thích hợp.
- Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin và là căn cứ để mà cơ quan cấp trên họ ra quyết định quản lý Báo cáo là một văn bản thông thường nhưng có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết định của chủ thể quản lý.
Báo cáo sẽ sơ kết và tổng kết các công tác, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành có thể tổng kết vấn đề và có thể đưa ra những quyết định quản lý chính xác
- Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên. Bởi đây là văn bản có tính chất là loại văn bản mô tả sự việc, do đó nội dung báo cáo phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động, những ưu, khuyết điểm Khi đọc được báo cáo thì cơ quan cấp trên họ sẽ xem các báo cáo để nắm bắt được các sự việc, tiến trình của công việc Thông qua báo cáo thì cấp trên có thể nắm bắt đưa ra những lời khuyên giải pháp cho việc thực hiện công việc.
3.2 Cấu trúc và thành phần của báo cáo:
Cấu trúc và thành phần của báo cáo thường gồm các phần sau:
1 Tiêu đề: Ghi rõ tên đề tài và tên tác giả.
2 Mục lục: Danh mục các phần trong báo cáo, có số trang đi kèm.
3 Tóm tắt: Mô tả ngắn gọn nội dung và kết quả của báo cáo.
4 Giới thiệu: Trình bày về vấn đề cần giải quyết hoặc mục tiêu của báo cáo, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đã sử dụng.
- Phân tích nguyên nhân: Bạn đã đánh giá kết quả công việc, ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện thì tất nhiên bạn không thể quên việc giải thích nguyên nhân cho những kết quả đó Bởi Người phát hiện ra nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân tại sao vấn đề này mình làm được còn vấn đề kia thì không cho thấy bạn là người rất có trách nhiệm với công việc Việc phân tích đánh giá nguyên nhân cẩn thận cũng là cách để người khác giúp bạn dễ dàng tìm cách khắc phục để kết quả công việc được tốt hơn
- Thảo luận hướng khắc phục: Bạn làm không tốt hay không làm được đã có nguyên nhân rõ ràng, vì thế bạn hãy nghĩ đến hướng khắc phục những nguyên nhân đó Kể cả những việc đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhưng bạn đã tìm được cách khắc phục cũng nên đưa vào để mọi người cùng tham khảo và đưa ra ý kiến cùng tìm giải pháp tốt nhất để giải quyết nếu gặp lại trong quá trình làm việc tiếp theo
- Đề xuất, kiến nghị: Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công việc đó cần có những gì, cần hỗ trợ những gì để có thể thúc tiến quá trình thực hiện nhanh hơn, kết quả được tốt hơn Việc đưa ra kiến nghị không phải để mang lại lợi ích riêng cho bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn Vì vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét
- Tổng hợp các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và súc tích Xác định các bước tiếp theo và bất kỳ hành động nào cần phải thực hiện.
- Tổng hợp lại các kết quả đã đạt được và đưa ra những nhận xét chính.
0 Tài liệu tham khảo: Liệt kê các tài liệu tham khảo đã sử dụng trong quá trình nghiên cứu.
0 Phụ lục: Các thông tin bổ sung, số liệu, hình ảnh, bảng biểu, nếu có.
3.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng báo cáo: 3.3.1 Ví dụ: a Biểu mẫu báo cáo lên đơn vị cấp trên: b Báo cáo tổng kết công tác năm của một cơ quan, đơn vị:
- Khi cần phải trình bày về tình hình, sự việc và các kết quả làm được của một cá nhân hay tập thể.
- Khi cần phải thông báo một vấn đề gì đó lên cấp cao hơn Nhằm tổng kết, nêu lên những gì đã đạt được, những gì còn chưa làm được trong công việc để cấp trên biết.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Các doanh nghiệp cần đưa ra báo cáo kết quả kinh doanh hàng quý, hàng năm để đánh giá hiệu quả hoạt động của mình và đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai.
- Báo cáo tiến độ dự án: Những dự án lớn cần có báo cáo tiến độ định kỳ để đánh giá và điều chỉnh tiến độ thực hiện, cũng như phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh chóng.
- Báo cáo nghiên cứu thị trường: Các công ty cần đánh giá thị trường và các sản phẩm của mình Báo cáo nghiên cứu thị trường có thể giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và đưa ra các chiến lược bán hàng phù hợp.
- Báo cáo đổi mới sản phẩm: Khi một sản phẩm mới được phát triển, báo cáo về đổi mới sản phẩm có thể giúp các nhà quản lý và quản lý sản phẩm hiểu được tiềm năng của sản phẩm và đưa ra kế hoạch tiếp thị phù hợp.
- Báo cáo tình hình nhân sự: Các doanh nghiệp cần đánh giá tình hình nhân sự của mình, vì vậy báo cáo về tình hình nhân sự có thể giúp các quản lý hiểu rõ về các yếu tố liên quan đến việc tuyển dụng, giữ chân nhân sự và đào tạo.
Thông báo
4.1 Định nghĩa và tính chất của thông báo:
Thông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để biết để thực hiện Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương một chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp Trong trường hợp này thông báo mang tính chất phổ biến chính sách, chủ trương, được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phân phối công tác với các cơ quan có liên quan
4.2 Cấu trúc và thành phần của thông báo:
- Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo, đối tượng tiếp nhận thông báo Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm quyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần mở đầu
- Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp nhận Tùy theo nội dung cần thông báo, người soạn thảo có thể viết phần này thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục (bằng số Ả rập)
- Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có phạm vi 1
4.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng thông báo:
Hợp đồng
5.1 Định nghĩa và tính chất của hợp đồng:
5.1.1 Định nghĩa: Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa cá nhân, tổ chức nhằm làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong một quan hệ nhất định 2 Ở nước ta hiện nay có 3 loại hợp đồng:
- Hợp đồng kinh doanh - thương mại (hay hợp đồng kinh tế);
2 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chính văn phòng, Nhà xuất bản thống kê, 2009,
Hợp đồng dân sự: Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi và chấm dứt các quyền và nghĩa vụ dân sự (Điều 385 BLDS 2015).
Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động (khoản 1 Điều 13 BLLĐ 2019).
5.1.2 Tính chất của hợp đồng:
- Là sự thỏa thuận giữa các bên;
- Làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ;
- Hợp đồng có hiệu lực khi thỏa mãn các điều kiện: sự tự nguyện; nội dung hợp đồng không trái với quy định của pháp luật, không trái đạo đức xã hội; các bên giao kết hợp đồng đảm bảo yêu cầu về năng lực chủ thể; Hình thức hợp đồng đúng với quy định của pháp luật
5.2 Cấu trúc và thành phần của hợp đồng:
5.2.1 Nội dung của hợp đồng:
- Hợp đồng dân sự: Căn cứ theo Điều 398 BLDS 2015, quy định về các nội dung của hợp đồng dân sự bao gồm:
“1 Các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.
2 Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây: a) Đối tượng của hợp đồng; b) Số lượng, chất lượng; c) Giá, phương thức thanh toán; d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
3 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chính văn phòng, Nhà xuất bản thống kê, 2009, tr 246 đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên; e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; g) Phương thức giải quyết tranh chấp.”
- Hợp đồng kinh doanh thương mại: “Về cơ bản nội dung của hợp đồng kinh tế giống như nội dung của hợp đồng dân sự Tuy nhiên, do đặc thù là hàng hóa có số lượng lớn, khối lượng lớn nên tính chất phức tạp hơn, đòi hỏi ngoài các nội dung cơ bản thì cụ thể hóa chi tiết các thỏa thuận thường sẽ do hai bên bàn bạc và đưa vào nội dung của hợp đồng nhiều hơn, đòi hỏi chặt chẽ, chính xác hơn.” 4
- Hợp đồng lao động: Căn cứ theo Điều 21 BLLĐ 2019, hợp đồng lao động có các nội dung:
“1 Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động; b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động; c) Công việc và địa điểm làm việc; d) Thời hạn của hợp đồng lao động; đ) Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; e) Chế độ nâng bậc, nâng lương; g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
4 Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chính văn phòng, Nhà xuất bản thống kê, 2009, i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp; k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
2 Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm.
3 Đối với người lao động làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hỏa hoạn, thời tiết.”
5.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng hợp đồng: a Hợp đồng dân sự: a Hợp đồng kinh tế: b Hợp đồng lao động:
Biên bản
6.1 Định nghĩa và tính chất của biên bản:
6.1.1 Định nghĩa của biên bản:
Biên bản là hình thức văn bản để ghi lại một phần hay đầy đủ diễn biến, kết quả của hội nghị, một cuộc họp hoặc ghi lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự và của người làm chứng liên quan đến vụ việc đó
6.1.2 Tính chất của biên bản:
- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể: Biên bản phải ghi lại các thông tin và sự kiện diễn ra trong cuộc họp một cách chính xác Các câu nói, quyết định, và các thông tin quan trọng khác phải được ghi lại đúng nguyên văn hoặc ý nghĩa chính xác.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan: Biên bản phải được ghi lại một cách khách quan, không có sự tác động từ người ghi hoặc những ý kiến cá nhân Biên bản nên chỉ ghi lại những gì thực sự được nói và thỏa thuận trong cuộc họp.
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm: Một biên bản tốt cần có tính chất cô đọng, tập trung vào những điểm chính và quan trọng nhất của cuộc họp, loại bỏ thông tin không cần thiết hoặc các diễn biến không quan trọng.
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan (nếu có) và ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
6.2 Cấu trúc và thành phần của biên bản:
6.2.1 Cấu trúc của biên bản:
- Tiêu đề: Chứa thông tin về tên sự kiện hoặc cuộc họp, địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện.
- Thông tin về các bên tham gia: Bao gồm tên và chức vụ của các bên tham gia cuộc họp hoặc sự kiện Thông tin này có thể được đưa ra ở phần đầu của biên bản hoặc sau đó tùy thuộc vào quy định của từng cơ quan hay tổ chức.
- Nội dung của cuộc họp: Nội dung này ghi lại các vấn đề được thảo luận và các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp hoặc sự kiện Các thông tin này cần được ghi lại một cách chi tiết và đầy đủ, bao gồm các quan điểm khác nhau của các bên tham gia, các đề xuất và các quyết định đã được đưa ra.
- Phân tích và đánh giá: Phần này đưa ra một cái nhìn tổng quan về các vấn đề đã được thảo luận trong cuộc họp, bao gồm những mặt tích cực và tiêu cực của quá trình thảo luận.
- Đề nghị và yêu cầu: Phần này ghi lại các yêu cầu hoặc đề nghị từ các bên tham gia trong cuộc họp hoặc sự kiện, bao gồm các hoạt động hoặc thay đổi cần thực hiện sau cuộc họp.
- Kết luận và ký tên: Phần này là kết luận của biên bản và chứa thông tin về người viết biên bản và các bên tham gia đã ký tên để xác nhận nội dung của biên bản.
6.2.2 Thành phần của biên bản:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ (Để khẳng định giá trị pháp lý);
- Tên văn bản và trích yếu nội dung (Lập biên bản về việc gì);
- Thời điểm lập biên bản hoặc ghi biên bản trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ, phút, ghi địa điểm nơi sự kiện, hành vi diễn ra (Biên bản ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản);
- Thành phần tham dự, chủ trì, thư ký ghi biên bản (Kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…);
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung cơ bản, cần phải ghi lại đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa );
- Phần kết thúc (ghi thời gian cụ thể và lý do).
- Thủ tục ký xác nhận Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản và chữ ký của chủ tọa hội nghị, cần thiết thì có thể thêm các chữ ký của người tham dự.Đối với biên bản xử phạt cần có chữ ký của người lập biên bản xử phạt và chữ ký của người bị lập biên bản (nếu người bị lập biên bản không ký thì người ghi biên bản phải ghi vào).
6.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng biên bản:
6.3.1 Các ví dụ minh họa mà sử dụng biên bản:
- Biên bản cuộc họp với đối tác: Khi tổ chức cuộc họp với đối tác để thảo luận về một dự án hoặc giao dịch, biên bản có thể được sử dụng để ghi lại nội dung của cuộc họp, bao gồm các đề xuất và thảo luận Biên bản cũng có thể được sử dụng để ghi lại các cam kết được đưa ra từ các bên tham gia, như thời gian hoàn thành dự án và các chi tiết về việc phân chia trách nhiệm.
- Biên bản cuộc họp trong cơ quan công chức: Biên bản thường được sử dụng trong các cuộc họp của cơ quan công chức như văn phòng đại diện, đơn vị hành chính, hội đồng thẩm định hoặc hội đồng xét duyệt Biên bản sẽ được sử dụng để ghi lại nội dung của cuộc họp, bao gồm các quyết định đã được đưa ra và những ý kiến đóng góp của các bên tham gia
Giấy giới thiệu
7.1 Định nghĩa và tính chất của giấy giới thiệu:
Giấy giới thiệu là một loại văn bản hành chính do tổ chức, doanh nghiệp, phát hành nhằm giới thiệu thông tin của một cá nhân (người đại diện của tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, ) cho một tổ chức khác để đại diện hoặc trường hợp khác với mục đích là mang lại quyền lợi tốt nhất cho người được giới thiệu để thực hiện một công việc cụ thể nào đó được ghi tại giấy giới thiệu và hoàn thành tốt công việc đó.
- Tính pháp lý: Người được giới thiệu chỉ được phép thực hiện công việc trong phạm vi nhỏ Bên cạnh đó, người được giới thiệu cũng không thể thay mặt đơn vị, tổ chức giới thiệu để quyết định các vấn đề trong nội dung giới thiệu.
- Tính đối ngoại: Giấy giới thiệu là văn bản mang tính đối ngoại (chào hỏi, trao đổi, tương tác) của tổ chức, đơn vị hoặc công ty
- Tính trung gian: Giấy giới thiệu là một công cụ giúp giới thiệu người này với người kia, tạo ra một mối quan hệ trung gian giữa hai bên.
- Tính chất tốt nghiệp: Giấy giới thiệu thường được sử dụng trong các tình huống liên quan đến việc tìm kiếm việc làm hoặc xin học bổng, vì vậy thường đòi hỏi giấy giới thiệu phải có tính chất tốt nghiệp, chứng nhận năng lực, kinh nghiệm của người được giới thiệu.
- Trách nhiệm pháp lý của người được giới thiệu: Giấy giới thiệu mang tính đối ngoại như chào hỏi, trao đổi và tương tác giữa các đơn vị, tổ chức.
7.2 Cấu trúc và thành phần của giấy giới thiệu:
7.2.1 Cấu trúc của giấy giới thiệu:
Phần 1: Phần dẫn đề Trong phần này, người viết phải nêu một cách ngắn gọn, khái quát nhất về bối cảnh, tình hình và phân tích tính quan trọng của bối cảnh, tình hình đó làm cơ sở dẫn tới "đề xuất" cần được thực hiện trong phần nội dung chính. Khái quát lại, đây là phần nêu vấn đề.
Phần 2: Là nội dung chính của giấy giới thiệu Trong phần này, người viết nếu đề xuất, phương án, phân tích các đề xuất và phương án (nếu cần thiết để tăng tính thuyết phục).
Phần 3: Phần kết thúc: Người viết có thể lựa chọn các phương pháp kết đề như nêu ý nghĩa, giá trị của đề xuất mong cấp trên xem xét; nêu mong muốn, kiến nghị cấp trên hỗ trợ, Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biệt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn bản để lựa chọn văn phong phù hợp
7.2.2 Thành phần của giấy giới thiệu:
Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì giấy giới thiệu có các thành phần như:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
7.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng giấy giới thiệu:
Mẫu giấy giới thiệu của nhà trường là giấy tờ quan trọng và cần thiết để giúp học sinh, sinh viên của nhà trường học tập, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiên cứu thực tế ở cơ quan, đơn vị, tổ chức khác khi cần thiết
Mẫu giấy giới thiệu công ty là một văn bản hành chính cần thiết và được sử dụng phổ biến tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay, được sử dụng chủ yếu để giới thiệu về cơ quan, tổ chức khi cử nhân viên đi công tác, đi thực hiện nhiệm vụ, đàm phán công việc.
Mẫu Giấy giới thiệu ngân hàng là giấy tờ không thể thiếu khi kế toán của doanh nghiệp tới ngân hàng để thực hiện các công việc như: Rút tiền ngân hàng, lấy sổ phụ ngân hàng, lấy giấy báo nợ,
Một sinh viên đang tìm kiếm một công việc thực tập để phát triển kỹ năng và kinh nghiệm cho tương lai của mình Trường đại học đã cung cấp giấy giới thiệu cho sinh viên để giúp họ trong việc tìm kiếm công việc và thực tập Sinh viên đó đã nộp đơn xin thực tập tại một công ty và gửi kèm giấy giới thiệu của trường Nhờ vào giấy giới thiệu, sinh viên đó đã có được một cuộc phỏng vấn và được tuyển dụng vào vị trí thực tập mong muốn Giấy giới thiệu của trường đã giúp sinh viên chứng minh cho nhà tuyển dụng mình là một sinh viên có phẩm chất tốt và có khả năng làm việc tốt.
Giấy ủy quyền
8.1 Định nghĩa và tính chất của giấy ủy quyền:
Giấy ủy quyền là một hình thức đại diện ủy quyền do chủ thể bằng hành vi pháp lý đơn phương thực hiện, trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại Giấy ủy quyền.
8.1.2 Giấy ủy quyền có những tính chất sau:
- Tính chất đại diện: Giấy ủy quyền cho phép người được ủy quyền đại diện người ủy quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ mà người ủy quyền giao cho mình.
- Tính chất tạm thời: Giấy ủy quyền thường có thời hạn và có thể bị thu hồi bất cứ lúc nào nếu người ủy quyền muốn.
- Tính chất pháp lý: Giấy ủy quyền là một tài liệu pháp lý có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng để bảo vệ quyền lợi của người ủy quyền và người được ủy quyền.
- Tính chất tùy ý: Người ủy quyền có quyền tự do quyết định cho ai được ủy quyền và quyền hạn được giao cho người được ủy quyền.
- Tính chất ràng buộc: Giấy ủy quyền là một tài liệu ràng buộc và các bên phải tuân theo các điều khoản được ghi trong giấy ủy quyền.
8.2 Cấu trúc và thành phần của giấy ủy quyền:
Cấu trúc của giấy ủy quyền thường được chia thành 3 phần chính:
- Phần thông tin về người ủy quyền và người được ủy quyền, bao gồm tên, năm sinh, địa chỉ, số CMND/CCCD và các thông tin liên quan.
- Phần nội dung ủy quyền, ghi rõ các quyền và nghĩa vụ mà người ủy quyền giao cho người được ủy quyền.
- Phần ký tên và xác nhận của người ủy quyền và người được ủy quyền, cùng với ngày tháng năm ký.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Bên ủy quyền.(Tên, năm sinh, địa chỉ, số CMND/CCCD và các thông tin liên quan)
- Bên nhận ủy quyền.(Tên, năm sinh, địa chỉ, số CMND/CCCD và các thông tin liên quan)
- Cam kết giữa các bên.
- Ký tên xác nhận giữa các bên.
8.3 Các ví dụ minh họa và tình huống thực tế trong công việc mà sử dụng giấy ủy quyền:
8.3.1 Một số ví dụ minh họa về giấy ủy quyền:
Ví dụ 1: Giấy ủy quyền quản lý tài sản Anh Nam là chủ nhân của một căn nhà cho thuê tại thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên, anh đang làm việc tại Hà Nội và không thể quản lý tài sản của mình Anh quyết định ủy quyền cho chị Hương, một người bạn tin cậy, quản lý căn nhà cho thuê, đại diện cho anh trong việc ký kết hợp đồng thuê và giải quyết các vấn đề liên quan.
Ví dụ 2: Giấy ủy quyền đại diện thực hiện thủ tục hành chính Công ty XYZ muốn đăng ký một nhãn hiệu mới Tuy nhiên, giám đốc công ty đang bận rộn với các