Đang tải... (xem toàn văn)
CHỦ ĐỀ 1 TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ TRONG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I Cơ sở lý thuyết 1 Khái niệm thư ký Theo nghĩa rộng Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp[.]
CHỦ ĐỀ 1: TIÊU CHUẨN CHỨC DANH THƯ KÝ TRONG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I II Cơ sở lý thuyết Khái niệm thư ký Theo nghĩa rộng: Thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Theo nghĩa hẹp: Thư ký văn phịng người trợ giúp cấp quản trị, giao phần tồn cơng việc liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng Chức thư ký Chức người thư ký khác nhau, tùy thuộc vào chức nhiệm vụ doanh nghiệp vị trí người lãnh đạo máy quản lý Chức người thư ký doanh nghiệp khác nhìn chung chia thành nhóm chính: + Chức liên quan đến văn đi, đến, đăng ký văn bản, dự thảo văn kiểm tra việc thi hành thị, định lãnh đạo… + Chức liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm thoại, chuẩn bị chuyến công tác lãnh đạo bảo đảm điều kiện vật chất cho doanh nghiệp… Nhiệm vụ thư ký Tùy theo doanh nghiệp vị trí người thư ký mà có nhiệm vụ cụ thể khác Song, nhiệm vụ người thư ký thường bao gồm: + Vào sổ văn đến – + Soạn thảo, đánh máy, in văn trao đổi lãnh đạo + Kiểm tra thể thức văn trình ký + Lập lịch cơng tác hàng ngày, tuần, tháng lãnh đạo + Kiểm tra, báo cáo việc thực thị, định lãnh đạo + Chuẩn bị chuyến công tác tiếp khách cho doanh nghiệp + Chuẩn bị, triệu tập ghi chép biên họp lãnh đạo + Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ, giải thủ tục hành chính, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động lãnh đạo Tiêu chuẩn thư ký quản trị hành văn phịng Mơ tả cơng việc thư ký Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức họp, ghi chép tổng hợp nội dung họp cho Ban Giám đốc Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu Ban Giám đốc Hỗ trợ cơng tác văn thư văn phịng Giám đốc: Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc công tác Truyền đạt thông tin Giám Đốc đến phòng ban, phận liên quan gửi phản hồi trực tiếp cho Ban Giám Đốc Thực công tác hậu cần cho chuyến công tác Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm thủ tục visa) Giúp việc cho Ban Giám đốc quan hệ đối nội đối ngoại cần thiết Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào dịp lễ, kỷ niệm…) Biên phiên dịch tài liệu có yêu cầu Làm việc theo phân công Giám đốc Tiêu chuẩn thư ký quản trị hành văn phịng Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ người thư ký, họ cần có phẩm chất, kiến thức kỹ hành văn phịng cần thiết Tiêu chuẩn phẩm chất Tính trung thực, thẳng thắn Tính trung thực, thắn thắn phẩm chất khơng thể thiếu người thư ký Tính trung thực khơng dám chấp nhận lỗi sai thay đổ lỗi cho người khác mà cịn có quan điểm rõ ràng đắn, tuân thủ quy tắc, trung thành tuyệt đối, tinh thần trách nhiệm cao Thư ký người thân cận bên lãnh đạo, nắm rõ lịch trình cơng việc tin tức mật liên quan đến công việc hay cá nhân cần phải trung thực, thẳng thắn giành niềm tin lãnh đạo Sự tự tin,tự giác,có ý thức tổ chức kỷ luật triệt để công việc +Thư kí khơng làm cơng việc liên quan đến văn mà phải tiếp khách cho doanh nghiệp,bởi tự tin, cởi mở, tế nhị góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến quan, góp phần mở rộng giữ vững mối quan hệ quan với bên ngồi +Tính tự giác địi hỏi người thư ký chủ động công việc, nắm vững nhiệm vụ mình.Tự biết xếp triển khai cơng việc cách hợp lý, giải công việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm nhiều hướng, phương án giải +Tính kỷ luật giúp người thư ký đảm bảo làm việc, nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế, góp phần tạo nên thống hoạt động quan +Tính triệt để giúp người thư ký rèn luyện thêm ý thức tự giác kỷ luật Yêu nghề,ln có ý thức vươn lên mạnh mẽ nghề nghiệp Lòng yêu nghề giúp cho người thư ký văn phịng ln có trách nhiệm nhiệt tình với cơng việc, ln muốn đóng góp vào thành cơng chung quan doanh nghiệp nghiệp vụ cụ thể mà giao đảm nhận, ln tìm tịi cải tiến để cơng việc ngày khoa học, hợp lý có hiệu cao Lịng u nghề động lực thúc đẩy thư ký văn phịng khơng ngừng phấn đấu vươn lên để đạt nấc thang cao nghề nghiệp Có tính động, linh hoạt, sáng tạo, cẩn thận, chu đáo, nhanh nhẹn, kín đáo + Bên cạnh để nhận tín nhiệm cao từ sếp bạn cần có phẩm chất trung thực, cẩn trọng tỉ mỉ công việc Bởi cương vị thư ký bạn người thường xuyên tiếp xúc với giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, bạn cần tỏ rõ trung thực, kín ngày sếp tin cậy Cần đặc biệt cẩn trọng tỉ mỉ công việc, cụ thể giấy tờ, công văn, hợp đồng để tránh sai sót trước trình sếp bạn nên người đọc tìm hiểu kỹ lưỡng + Ngồi kỹ thư ký văn phịng cịn cần có chủ động, nhạy bén công việc Đây xem phẩm chất “vàng” giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao trở thành “cánh tay” đắc lực cho sếp Bởi lúc cấp có mặt văn phịng để giao việc, “đôn đốc”, bạn nên người chủ động nắm bắt cơng việc, phân tích tình hình, tiến độ cơng việc để hỗ trợ tốt cho cấp + Thư ký người tiếp cận với hầu hết thư từ thủ trưởng, tài liệu có liên quan tới công việc, tham dự vào buổi họp quan trọng nắm định chiến lược doanh nghiệp Thư ký phải biết giữ bí mật kinh doanh, giữ bí mật giành nửa chiến thắng, lại vừa giữ mình, vừa bảo vệ cơng ty nơi làm việc + Để giữ an tồn, bí mật thơng tin, khỏi phịng làm ciệc thư ký phải xếp văn tài liệu, giấy tờ gọn gàng, ngăn nắp, không để bàn văn bản, giấy tờ ghi chép có nội dung quan trọng Không vứt vào sọt rác giấy tờ có nội dung quan trọng, bí mật Phải thận trọng tiết lộ thông tin quan giao dịch, tiếp xúc với bạn hàng, đối tác + Sự tin cậy hồn thành cơng việc niềm tin thủ trưởng thư ký Để có niềm tin tốt hồn thành cơng việc cách cư xử phải giữ vững niềm tin Dù điều kiện thuận lợi hay khó khăn, người thư ký phải ln hồn thành nhiệm vụ, khơng lơ hay bỏ sót cơng việc Có tinh thần đồn kết tương trợ, tế nhị khéo léo lôi cuốn, nhẫn nại, tự kiềm chế + Cơng việc văn phịng có tính chất dây chuyền cần hợp tác giúp đỡ, đoàn kết chia sẻ công việc với người khác Ý thức tương trợ giúp thư ký nắm nhiệm vụ phận, mối liên hệ phận với Từ người cố gắng hồn thành cơng việc để tạo điều kiện cho đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ Sự tương trợ giúp tăng cường tính đồn kết Ngược lại, đồn kết giúp họ ln sẵn sàng biết phối hợp tương trợ lẫn + Một hoạt động thư ký văn phòng giao tiếp Vì thư ký phải có tính cởi mở, tế nhị khéo léo lôi Để có phẩm chất này, thư ký phải chủ động giao tiếp, sẵn sàng giao tiếp cần thiết, biết tận dụng hội để mở rộng giao tiếp mối quan hệ Giao tiếp rộng giúp thư ký có thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh cho phù hợp với mối quạ hệ ngồi cơng ty Muốn thư ký phải rèn luyện thêm tự tin Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị khéo léo cịn góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng, góp phần mở rộng giữ vững mối quan hệ cơng ty với bên ngồi + Thư ký phải có bình tĩnh, kiềm chế để ngăn chặn xung đột xảy Hàng ngày, thư ký phải tiếp xúc với nhiều người, nhiều đối tượng khác Mỗi người đến giao dịch lại có yêu cầu, mục đích tâm trạng khác Kết cơng việc lúc điều họ mong muốn Vì vậy, dễ xảy tình căng thẳng: Khách hàng bình tĩnh, có lời lẽ nóng nảy, xúc phạm đến quan Trong tình vậy, thư ký phải bình tĩnh, chín chắn phát ngôn để giảm tối thiểu thiệt hại cho khách hàng lẫn công ty Tiêu chuẩn kỹ - Ngoại ngữ - Sử dụng thành thạo Tiếng Anh với kỹ ( nghe, nói, đọc, viết ) - Biết thêm ngôn ngữ khác lợi ( Trung, Nhật, Hàn, ) - Tin học - Sử dụng thành thạo phần mềm tin học văn phòng : word, excel, powerpoint - Kỹ chuyên môn - Kỹ soạn thảo văn bản, quản lý văn đến - , lập hồ sơ lưu trữ tài liệu, đại hóa cơng tác văn phòng - Sử dụng thành thạo, sáng tạo thiết bị văn phòng - Đảm nhiệm vai trò khác tổ chức bao gồm: kế tốn, tài chính, nhân sự, nghiệp vụ văn thư như: giao tiếp điện thoại, xếp lịch hẹn, lên lịch công tác, tiếp khách - Đảm nhiệm công tác hậu cần như: đăng ký vé máy bay, book khách sạn, tham gia ghi chép họp cách nhanh chóng xác, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu ban lãnh đạo - Kỹ mềm/ bổ trợ - Kỹ giao tiếp: Cần có khả giao tiếp tốt ( với khách hàng người Việt người nước ngồi), giao tiếp có hiệu nội với cấp lãnh đạo với khách hàng bên ngoài, ứng xử lịch sự, khéo léo, chuyên nghiệp đàm phán với đối tác Đồng thời, mức độ hiểu biết xã hội khả thích ứng nhanh hồn cảnh yếu tố cần thiết Bên cạnh đó, khả giao tiếp nhiều ngôn ngữ phục vụ cho công việc lợi làm nhân viên thư ký - Kỹ quản lý thời gian làm việc có hiệu cao: Cần có kỹ phân tích, lập kế hoạch để hỗ trợ cấp cách tốt công việc, làm cho cấp thấy việc tầm kiểm soát, giúp họ tối ưu hóa giải cơng việc - Nhạy bén công việc: Thư ký văn phòng cánh tay phải sếp việc cho, nhận xử lý thông tin nên tuyển dụng nhân sự, nhà tuyển dụng ln địi hỏi thư ký văn phịng nhạy bén khéo léo xử lý tất kiện liên quan -Kỹ xếp công việc: Nhân viên thư ký văn phịng cần có khả phân tích, lên kế hoạch, xếp công việc hỗ trợ cấp Bên cạnh đó, trí nhớ tốt, khả quản lý thời gian giúp bạn lên lịch trình làm việc cho sếp cách khoa học - Kỹ phân tích xử lý tình huống: Khả phân tích quan trọng nhân viên thư ký Bởi số trường hợp định, thư ký thay mặt sếp giải công việc Người thư ký cần có khả phân tích vấn đề, xác định đâu điểm mấu chốt để đưa định giải công việc phù hợp 2.3 Tiêu chuẩn kiến thức Trình độ: Tốt nghiệp đại học cao đẳng trở lên chuyên ngành ngơn ngữ, quản trị, Có kiến thức quản trị, kinh tế học Có khả tham mưu, chọn lọc thơng tin, phân tích vấn đề Quản trị hành văn phịng tổng quát, quản trị hồ sơ (tổ chức trì hệ thống lưu giữ hồ sơ) Có kiến thức tổng quát toán học thống kê - kế tốn, kế tốn tài chính, Am hiểu kiến thức xã hội, tự nhiên, để ý tình hình biến động xu xã hội, văn hóa nghệ thuật Có quan điểm khoa học để tiếp nhận yếu tố phương pháp làm việc Hiểu biết luật kinh doanh pháp luật, quy định Nhà nước lĩnh vực hoạt động đơn vị, tổ chức Giỏi ngoại ngữ, tâm lý xã hội Kiến thức chuyên môn: chuyên ngành có liên quan tới nghiệp vụ thư ký văn phòng (tin học văn phòng, quản lý, ) Là người giàu kinh nghiệm người trẻ tự tin, nhanh nhẹn