LIÊN HỆ THỰC TIỄN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LỜI MỞ ĐẦU Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia… Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phòng, nhiệm vụ của thư ký trong việc chuẩn bị cuộc họp cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu, càng chi tiết càng tốt... Các cuộc họp phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích khác như của cá nhân hay những mục đích không liên quan. Công tác chuẩn bị của thư ký phải quan trọng từ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung cuộc họp, tài liệu nghiên cứu và tư liệu tham khảo, v.v… Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọn đề tài nghiên cứu: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp”. Để có thể hoàn thành tốt đề tài, em đã chọn công tác tổ chức cuộc họp của thư ký trong công ty giày da Victory để nghiên cứu, học hỏi và có được những tài liệu quý báu cho bài thảo luận. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý thầy cô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn. LỜI MỞ ĐẦU Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia… Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phòng, nhiệm vụ của thư ký trong việc chuẩn bị cuộc họp cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu, càng chi tiết càng tốt... Các cuộc họp phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích khác như của cá nhân hay những mục đích không liên quan. Công tác chuẩn bị của thư ký phải quan trọng từ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung cuộc họp, tài liệu nghiên cứu và tư liệu tham khảo, v.v… Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọn đề tài nghiên cứu: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp”. Để có thể hoàn thành tốt đề tài, em đã chọn công tác tổ chức cuộc họp của thư ký trong công ty giày da Victory để nghiên cứu, học hỏi và có được những tài liệu quý báu cho bài thảo luận. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý thầy cô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn.LỜI MỞ ĐẦU Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia… Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phòng, nhiệm vụ của thư ký trong việc chuẩn bị cuộc họp cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu, càng chi tiết càng tốt... Các cuộc họp phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích khác như của cá nhân hay những mục đích không liên quan. Công tác chuẩn bị của thư ký phải quan trọng từ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung cuộc họp, tài liệu nghiên cứu và tư liệu tham khảo, v.v… Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọn đề tài nghiên cứu: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp”. Để có thể hoàn thành tốt đề tài, em đã chọn công tác tổ chức cuộc họp của thư ký trong công ty giày da Victory để nghiên cứu, học hỏi và có được những tài liệu quý báu cho bài thảo luận. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý thầy cô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI -🙞🙞🙞🙞🙞 - BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHỦ ĐỀ: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA THƯ KÝ TRONG CƠNG TY GIÀY DA VICTORY Nhóm: 01 Mã lớp HP: 2256CEMG4511 Giảng viên hướng dẫn: Ngô Thị Mai, Lê Thị Hiền Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2022 LỜI MỞ ĐẦU Hội họp hoạt động cần thiết q trình tiến hành cơng việc tổ chức hay nhóm dự án Vì họp thường xuyên diễn có tính chất quan trọng, nên chúng phải tổ chức cho phát huy hiệu cao Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo chuẩn bị sơ sài không chuẩn bị, họp chắn trở nên hiệu thời gian Đôi khi, mục đích họp khơng xác định rõ ràng, hay cá nhân có vai trị quan trọng lại khơng mời tham gia… Bên cạnh đó, quản trị hành văn phịng, nhiệm vụ thư ký việc chuẩn bị họp cho lãnh đạo địi hỏi phải chuẩn bị cơng phu, chi tiết tốt Các họp phải có mục đích rõ ràng, khơng bị chồng chéo mục đích khác cá nhân hay mục đích khơng liên quan Công tác chuẩn bị thư ký phải quan trọng từ việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết, tiến hành thủ tục đăng ký việc chuẩn bị nội dung họp, tài liệu nghiên cứu tư liệu tham khảo, v.v… Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên nhóm chúng em chọn đề tài nghiên cứu: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức họp, hội nghị, hội thảo doanh nghiệp” Để hồn thành tốt đề tài, em chọn công tác tổ chức họp thư ký công ty giày da Victory để nghiên cứu, học hỏi có tài liệu quý báu cho thảo luận Do khả giới hạn điều kiện thời gian hạn chế, viết không tránh khỏi thiếu sót Nhóm thực hành mong q thầy bạn đọc xem xét góp ý để chúng em có viết tốt có nhiều kiến thức PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Mục đích, ý nghĩa Cuộc họp xem hoạt động thiếu doanh nghiệp, hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Là nơi để phát huy quyền làm chủ người để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn Là nơi bàn bạc, triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ từ có biện pháp thúc đẩy phát triển Khái niệm Cuộc họp tập hợp nơi để làm, tìm cách giải cơng việc chung Phương pháp tổ chức Phương pháp truyền thống: mời đại biểu tham dự phòng họp hội trường Phương pháp sử dụng mạng internet, điện thoại Phương pháp sử dụng cáp quang cầu truyền hình, hội nghị từ xa PHẦN 2: LIÊN HỆ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP HÀNG NGÀY VỀ SẢN LƯỢNG VÀ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY TNHH GIÀY VICTORY VIỆT NAM Giới thiệu chung công ty TNHH giày Victory Việt Nam Công ty TNHH giày Victory Việt Nam thành lập vào năm 2017 huyện Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, có quy mơ cỡ vừa Đây cơng ty có ngành nghề sản xuất giày dép thuộc lĩnh vực kinh tế có vốn đầu tư nước Trung Quốc Các sản phẩm giày, dép công ty sản xuất phần xuất nước ngồi, phần cịn lại chủ yếu phân phối, vận chuyển tới cửa hàng bán giày, dép có liên kết với công ty để tới tay người tiêu dùng Với mục tiêu trở thành công ty đầu lĩnh vực sản xuất giày thể thao gắn liền với hoàn thành tốt trách nhiệm xã hội cho cộng đồng người lao động Liên hệ công tác tổ chức họp hàng ngày sản lượng chất lượng công ty TNHH giày Victory việt nam Xác định thành phần tham dự họp a Danh sách người tham gia họp: Ban giám đốc: Hiệp lý công ty giày da Victory Giám đốc cơng ty giày da Victory Phó giám đốc công ty giày da Victory Chủ nhiệm công ty giày da Victory Quản đốc phân xưởng: phân xưởng Cắt, phân xưởng May, phân xưởng Cán, phân xưởng Gò Tổ trưởng phân xưởng nêu b Trình hiệp lý xem xét nội dung ký duyệt c Thông báo gửi giấy mời tới đối tượng tượng tham gia họp - Thông báo tới người trước diễn họp tối thiểu 60 phút - Nội dung thông báo : + Thời gian họp : 8h00 ngày 25 tháng 08 năm 2022 + Địa điểm họp : Phịng họp cơng ty + Nội dung họp : Họp báo cáo sản lượng chất lượng công ty giày da Victory ngày 24 tháng năm 2022 + Thành phần tham dự: Theo danh sách đề xét duyệt trước (trong giấy mời ghi rõ tên, chức vụ, thuộc phịng ban ) - Hình thức thơng báo: + Trực tiếp thông qua email * Mẫu thông báo: Công ty giày Victory CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … … , ngày … tháng … năm 20… GIẤY MỜI HỌP Trân trọng kính mời: Ơng (bà): .ĐT: Chức vụ: Địa : Tới dự họp: Thời gian: Địa điểm: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên Xây dựng chương trình họp 2.2.1 Xây dựng bảng nội dung: STT Thời gian 8h – 8h10 Nội dung Giới thiệu thành phần tham gia họp Mục đích họp báo cáo sản lượng chất lượng giày da làm ngày 24 tháng năm 2022 Đề mục tiêu sản lượng cho ngày 25 tháng công ty 8h108h45 Các quản đốc báo cáo sản lượng chất lượng giày sản xuất ngày 24 tháng 8h459h15 Báo cáo mục tiêu đạt mặt chưa đạt được, khó khăn, thách thức sản xuất giày ngày 24 tháng 9h15 – 9h45 Thảo luận đưa hướng giải cho nhược điểm, khó khăn, thách thức 9h45 10h Thống phương án 10h – 10h30 Đặt KPI cho ngày 25 tháng Kết thúc họp 2.2.2 Phương án dự phòng: - Mất điện hỏng trang thiết bị: + Sẽ di chuyển khơng gian tổ chức họp từ phịng họp A cơng ty sang phịng họp B - Trong trường hợp điện cơng ty thì: + Có máy phát điện hỗ trợ, loại đèn sạc dự phịng, nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện để chương trình tiếp tục + Ln phải có kỹ thuật viên túc trực để sửa chữa khắc phục tình trạng - Trong trường hợp gặp hỏa hoạn thì: + Trang bị bình chữa cháy nhiều nơi xung quanh khu vực Nếu hỏa hoạn xảy ra, cần nhanh chóng tắt hết thiết bị điện sơ tán người đến nơi an tồn từ lối hiểm Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho họp Địa điểm: phòng họp cơng ty Tổ chức vệ sinh phịng họp Do số lượng thành phần tham gia họp không nhiều: Bố trí bàn ghế họp: Hình chữ nhật Kiểm tra máy chiếu để trình chiếu slide, đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện Chuẩn bị nước uống, cốc cho thành phần tham gia họp Máy tính notebook để ghi chép lại điều cần lưu ý họp Chuẩn bị tài liệu cho họp Làm bảng nội dung, slide, lời đề dẫn nội dung họp trình hiệp lý xem xét, chỉnh sửa ký duyệt In bảng nội dung họp gửi tới thành phần tham dự họp Thông báo tổ trưởng kiểm tra in tài liệu thống kê sản lượng chất lượng giày da làm ngày để báo cáo họp Sau kết thúc họp Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ họp Chương trình, báo cáo tổng kết, tham luận, báo cáo tổng hợp, ý kiến trao đổi, biên họp Tổng hợp, phân loại nội dung trao đổi trực tiếp họp; hoàn thiện lại nội dung, kỹ thuật văn để thực công khai kết họp Dọn dẹp vệ sinh xếp lại phòng họp Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp bàn ghế, hoàn trả trang thiết bị Khi hồn trả cần bàn giao cụ thể, phải có giấy tờ biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm Các văn phòng phẩm tặng lại thư ký cần báo cáo người chủ tọa Biên tập soạn thảo số văn Thư ký có trách nhiệm báo cáo với quan cấp văn tinh thần nội dung thảo luận trí họp Những hạn chế gặp phải; đưa giải pháp khắc phục để thực tốt lần tổ chức sau Chuẩn bị biên họp để kết thúc họp đưa người tham gia họp ký tên Mẫu biên họp: CƠNG TY VICTORY GIÀY DA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2022 BIÊN BẢN HỌP I THỜI GIAN BẮT ĐẦU: 8h ngày 25 tháng năm 2022 II ĐỊA ĐIỂM/HÌNH THỨC: Phịng họp công ty III THÀNH PHẦN THAM GIA Chủ tọa: Thư ký họp: Thành viên: Tham gia muộn (có phép hay khơng phép): Thành viên có mặt: IV NỘI DUNG CUỘC HỌP Báo cáo sản lượng chất lượng giày ngày 24 tháng năm 2022 Báo cáo mục tiêu hồn thành chưa hồn thành, khó khăn thách thức trình sản xuất giày Thảo luận đưa hướng giải cho nhược điểm, khó khăn, thách thức Đặt KPI V THỜI GIAN KẾT THÚC: 10h30 ngày 25 tháng năm 2022 Người tham gia họp Người viết biên Ký Ký Ghi rõ họ tên Ghi rõ họ tên LỜI KẾT Qua việc thực tiểu luận này, nhóm chúng em học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm, hiểu mục đích mà muốn chúng em hiểu sau làm đề tài : Mục tiêu 1: Giúp chúng em có kiến thức xây dựng kế hoạch chuẩn bị, tổ chức điều khiển họp thành cơng qua việc tìm hiểu đề tài Mục tiêu 2: Thấy tầm quan trọng mơn Quản Trị Hành Chính Văn Phịng có kiến thức kỹ qua môn học Mục tiêu 3: Chúng em học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm đề tài mà chúng em thực cho công việc tương lai sau Mục tiêu 4: Có hiểu biết việc tổ chức họp với vai trò thư ký, từ tăng khả nhận xét ưu khuyết điểm, cách khắc phục mục đề tài CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -oOo - BIÊN BẢN HỌP NHÓM Bộ mơn : Quản trị hành văn phịng Nhóm : 01 Nhóm trưởng : Nguyễn Thị Hồng Diệp Lớp học phần : 2256CEMG2431 Chi tiết họp: Thời gian làm việc: Từ 22 đến 22 30 phút, ngày 23 tháng 08 năm 2022 Địa điểm: Google Meeting Thành phần tham dự: Các thành viên nhóm Thành viên vắng mặt: Lê Mạnh Cường Mục tiêu họp: a Tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích đề tài thảo luận tìm phương hướng, giải pháp giải đề tài thảo luận b Thống dàn ý c Phân công công việc cần làm thời gian thực cụ thể cho công việc giao Đánh giá chung kết họp: Tốt Mọi người tích cực tham gia vào việc đóng góp cho thảo luận Ngày 23 tháng 08 năm 2022 Người lập biên Châu Anh Phạm Trần Châu Anh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -oOo BIÊN BẢN HỌP NHĨM Bộ mơn : Quản trị hành văn phịng Nhóm : 01 Nhóm trưởng : Nguyễn Thị Hồng Diệp Lớp học phần : 2256CEMG2431 Chi tiết họp: Thời gian làm việc: Từ 21 đến 21 45 phút, ngày 28 tháng 08 năm 2022 Địa điểm: Google Meeting Thành phần tham dự: Các thành viên nhóm Mục tiêu họp: - Thảo luận điểm được, chưa được, cần chỉnh sửa thảo luận - Bạn Tạ Thị Ánh thuyết trình thử, chạy khớp với slide - Nhóm góp ý, chỉnh sửa, hồn thiện thuyết trình Đánh giá chung kết họp: Tốt Mọi người tích cực tham gia vào việc đóng góp cho thảo luận Ngày 28 tháng 08 năm 2022 Người lập biên Châu Anh Phạm Trần Châu Anh MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN CƠ SỞ LÝ THUYẾT…………………………………………… PHẦN LIÊN HỆ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP HÀNG NGÀY VỀ SỐ LƯỢNG VÀ CHẤT LƯỢNG GIÀY CỦA CÔNG TY TNHH GIÀY VICTORY VIỆT NAM………………………………………………………………………….3 Giới thiệu chung công ty…………………………………………………… Liên hệ công tác tổ chức họp hàng ngày số lượng chất lượng giày công ty TNHH giày Victory Việt Nam……………………………………… 2.1 Xác định thành phần tham dự họp a) Danh sách người tham gia họp: b) Trình hiệp lý xem xét nội dung ký duyệt c) Thông báo gửi giấy mời tới đối tượng tượng tham gia họp 2.2 Xây dựng chương trình họp 2.2.1 Xây dựng bảng nội dung: 2.2.2 Phương án dự phòng: 2.3 Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho họp 2.4 Chuẩn bị tài liệu cho họp LỜI KẾT BIÊN BẢN HỌP NHÓM 10