báo cáo môn học tìm hiểu chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản an giang

3 1 Chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản Chi tiết: Sản xuất, chế biến và mua bán thủy, hải sản đông lạnh, thực phẩm Chi tiết: Sản xuất, chế biến và mua bán dầu biodies

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA KẾ TOÁN

-

BÁO CÁO MÔN HỌC

TÌM HIỂU CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN

AN GIANG

GVHD:

Môn: Hệ thố ng thông tin k ế toán

Nhóm th c hiự ện: 05

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2022

Tươi

Võ

Đào

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC

STT MSSV Họ và tên Nội dung đóng góp Mức độ

đóng góp

Trình bày các chứng

từ và thủ tục kiểm soát

100%

5 Nguyễn Ngọc Trúc Đào Trình bày khái quát

sơ lược về công ty 100%

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT

1.1 Giới thiệu về công ty 1 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 2 1.3 Lĩnh vực kinh doanh 2 1.4 Thị trường và sản phẩm tiêu thụ 3 1.5 Các hoạt động chính 3 1.6 Sơ đồ tổ chức của Công ty 4

CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ 6 2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng 7

2.5 Lưu đồ hoàn chỉnh chu trình bán hàng 10

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH VÀ

ĐƯA RA ĐỀ XUẤT, NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 11

i

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang 1

DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Lĩnh vực kinh doanh của Công ty 2

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức 4

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu bộ máy quản lý 4

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ hoạt động ở bộ phận kinh doanh 6

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ hoạt động ở bộ phận kho hàng và bộ phận giao hàng 7

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ hoạt động bộ phận kế toán 8

Sơ đồ 2.6: Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách hàng 9

Sơ đồ 2.7: Quá trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham gia vào CTBHTT 10

ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CTBHTT Chu trình bán hàng thu tiền

GTGT Giá trị gia tăng

1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT

NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG

1.1 Giới thiệu về công ty

Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang

− Tên công ty: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang Angiang ( Fisheries Import Export Join Stock Company)

− Tên viết tắt: AGIFISH CO

− Mã chứng khoán: AGF

− Mã số thuế: 1600583588

− Địa chỉ 1234 Trần Hưng Đạo, phường Bình Đức, thành phố Long Xuyên, : tỉnh An Giang

− Tel: (+84)2963 852 368 - (+84)918 799 190

− E-mail: agifish.co@agifish.com.vn

− Website: https://agifish.com.vn/vi/

− Năm thành lập: 10/08/2001

− Vốn điều lệ: 281.097.430.000 đồng

Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang (AGIFISH) là một trong những nhà chế biến và xuất khẩu cá tra, cá basa đầu tiên tại Đồng bằng sông Cửu Long có mô hình sản xuất khép kín từ khâu nghiên cứu, sản xuất giống đến nuôi trồng, chế biến và xuất khẩu Công ty là một trong những nhà chế bi n thực phẩm ế thủy s n hả àng đầu c a Vi t Nam g p phủ ệ ó ần đáng k cho s ph t tri n kinh t x hể ự á ể ế ã ội trong nưc từ năm 1997 Chính sự năng động và sáng tạo đã giúp Agifish trở thành nhà chế biến có uy tín hàng đầu trong ngành công nghiệp thủy sản và là một trong số mười công ty xuất khẩu thủy sản hàng đầu của Việt Nam sang các thị trường trên thế gii Trên thị trường trong nưc sản phẩm chế biến từ cá tra, basa Agifish là “Hàng

2

Việt Nam chất lượng cao” liên tục từ năm 2003 đến 2018 do người tiêu dùng bình chọn

Công ty Agifish là thành viên của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu Thủy sản Việt Nam (VASEP), Hiệp hội cá tra Việt Nam (VPA), Hiệp hội Nghề nuôi và Chế biến Thủy sản An Giang (AFA)

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân của Công ty trưc đây là nhà máy đông lạnh của Công ty thủy sản An Giang được khởi công xây dựng năm 1985 và đi vào hoạt động vào tháng 03 năm

1987

Tháng 11 năm 1995, Công ty xuất nhập khẩu Thủy sản An Giang (AGIFISH) được thành lập theo quyết định số 964/QĐQU của UBND tỉnh An Giang ký ngày 20/11/1995

Năm 2000, Công ty Agifish được Nhà nưc tặng danh hiệu “Anh Hùng Lao Động”

và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong ngành thủy sản

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (AGIFISH Co.) được thành lập theo quyết định số 792/QĐ TTg của Thủ tưng Chính phủ ký ngày 28 tháng 06 -năm 2001

Ngày 01/09/2001, Công ty Agifish chính thức hoạt động theo hình thức Công ty

cổ phần và được cấp phép niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam ngày 8/3/2002 vi mã chứng khoán là AGF

Agifish là doanh nghiệp duy nhất trong ngành thủy sản được tặng danh hiệu

“Thương hiệu Quốc gia 2012” (Vietnam Value) liên tục trong các năm 2008, 2010,

2012, 2014

1.3 Lĩnh vực kinh doanh

Bảng 1 : Lĩnh vực kinh doanh của Công ty1

3

1 Chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản

Chi tiết: Sản xuất, chế biến và mua bán thủy, hải sản đông

lạnh, thực phẩm

Chi tiết: Sản xuất, chế biến và mua bán dầu biodiesel từ mỡ

cá

1020 (chính)

2 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu

Chi tiết: Mua bán thuốc thú y thủy sản

Chi tiết: Kinh doanh thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản

4669

3 Nuôi trồng thủy sản nội địa

Chi tiết: Nuôi thủy sản

0322

4 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

Chi tiết: Dịch vụ kho vận, cho thuê kho lạnh, kiểm tra hàng,

cân hàng hóa thủy sản

5210

1.4 Thị trường và sản phẩm tiêu thụ

Thị trường nưc ngoài: Agifish đã có nhiều khách hàng từ hầu hết các quốc gia trên thế gii như Hoa Kỳ, Châu Âu, Úc, Hong Kong, Singapore, Đài Loan, Nhật Bản Agifish ngày càng có uy tín cao trên thị trường và một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường thế gii

Thị trường trong nưc: Agifish đã và đang tiêu thụ vi hơn 100 sản phẩm chế biến

từ cá basa, cá tra vi hệ thống phân phối rộng khắp 50 tỉnh thành trong cả nưc như: đại lý, nhà hàng, siêu thị, hệ thống phân phối Metro, các bếp ăn tập thể, trường học… Sản phẩm – đa dạng hoá: Bên cạnh sản phẩm chính là cá Tra và cá Basa, Công ty còn chế biến các loại cá nưc ngọt phong phú trong khu vực đồng bằng sông Cửu Long và các sản phẩm có giá trị khác như: Tôm càng, chả thác lác, cá rô phi, sản phẩm cá tẩm bột, mực…

1.5 Các hoạt động chính

− Hoạt động mua hàng – thanh toán

− Hoạt động sản xuất

4

− Hoạt động tuyển dụng

− Hoạt động kiểm soát chất lượng

− Hoạt động bán hàng – thu tiền

− Hoạt động xuất nhập hàng tồn kho

− Hoạt động tài chính

− Hoạt động chăm sóc khách hàng

− Hoạt động Tiền lương

− Hoạt động đóng sổ kế toán- lập báo cáo tài chính

1.6 Sơ đồ tổ chức của Công ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu bộ máy quản lý

5

CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN GIANG

Chu trình bán hàng - thu tiền (chu trình doanh thu) là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình kế toán bán hàng – thu tiền bao gồm nhiều chức năng, nhiệm vụ; trong đó, mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra thông tin mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến hoạt động khác

có liên quan Việc thu thập, lưu trữ và luân chuyển các dữ liệu, thông tin trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trong DN tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu Chu trình gồm 4 chức năng chính và mỗi chức năng được phân

rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn:

− Hoạt động đặt hàng

− Hoạt động cung cấp hàng hóa, d ch vị ụ

− Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

− Hoạt động thu tiền

2.1 Hoạt động đặt hàng

Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng sẽ đến bộ phận kinh doanh của Công ty gặp nhân viên bán hàng Đối vi các đơn hàng ở miền ngoài, ở nưc ngoài, khách hàng sẽ gọi điện, gửi email đặt hàng để lập đơn đặt hàng

Nhân viên bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng ghi đầy đủ yêu cầu của khách hàng

về những thông tin như số lượng, loại hàng, giá cả, địa điểm, ngày giao hàng,… nhập vào phần mềm và xét duyệt đơn đặt hàng dựa trên bảng báo giá của Ban Giám đốc đưa ra Bảng báo giá lưu hành nội bộ và lưu theo ngày Ngoài ra, hoạt động bán hàng cho khách hàng còn dựa vào khả năng trả nợ của khách hàng

Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào đơn đặt hàng để lập hợp đồng mua bán gửi cho Giám đốc xét duyệt Nếu hợp đồng chính xác, Giám đốc sẽ gửi lại hợp đồng cho bộ phận kinh doanh và điều động sản xuất dựa trên hợp đồng

6

Trường hợp khách hàng nợ tiền, tùy theo điều khoản cụ thể tại hợp đồng mua bán, Công ty có thể quyết định không bán cho khách hàng hoặc giảm số lượng cung cấp hàng cho khách hàng chưa thanh toán hết hợp đồng mua bán trưc đó đã ký

Sơ đồ 2 : Lưu đồ hoạt động.1 ở bộ phận kinh doanh

2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Bộ phận kế hoạch và điều động sản xuất (trực thuộc Phòng Kinh doanh) chuyển lệnh điều động sản xuất (lệnh xuất kho) cho phân xưởng sản xuất (bộ phận sản xuất), sau đó bộ phận sản xuất chuyển lệnh xuất kho và nhận hợp đồng đã duyệt cho thủ kho (bộ phận kho)

Hoạt động xuất kho, giao hàng sử dụng nhiều chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận rà soát và kiểm tra đối chiếu vi nhau Bộ phận kho và giao hàng chịu trách nhiệm chính trong quá trình này nên nếu xảy ra sai sót, mất mát thì hai bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm

7

Sơ đồ 2.2: Lưu đồ hoạt động ở ộ phận kho hàng và bộ phận giao hàngb

2.3 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

Bộ phận kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho đã xử lý và biên bản nhận hàng Kế toán thanh toán kiểm tra công nợ của khách hàng sẽ tiến hành tính toán, nhập liệu vào phần mềm dựa trên dữ liệu của khách hàng và dữ liệu hàng tồn kho để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và lập hóa đơn GTGT

Mỗi ngày, nhân viên bán hàng của bộ phận kinh doanh đối chiếu hợp đồng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng,… sẽ tổng hợp vào bảng kê bán hàng Sau mỗi tháng, bộ phận kế toán sẽ đối chiếu và kiểm tra vi bộ phận kho có khp vi nhau hay không Khi có khách hàng gọi điện đặt hàng (khách hàng ở nưc ngoài), Công ty

sẽ lập hóa đơn thương mại cho những khách hàng này

8

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ hoạt động bộ phận kế toán

2.4 Hoạt động thu tiền

Kế toán thanh toán dựa vào bảng đối chiếu công nợ kiểm tra và lập phiếu thu Thủ quỹ sau khi nhận phiếu thu và làm thủ tục thu tiền xong sẽ cập nhật vào dữ liệu của khách hàng và ghi sổ quỹ

Kế toán ngân hàng nhận giấy báo có của ngân hàng, sau đó xem xét ghi giảm công nợ phải thu khách hàng và tăng khoản mục tiền gửi ngân hàng của khách hàng

đó

9

Sơ đồ 2.4: Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách hàng

10

2.5 Lưu đồ hoàn chỉnh chu trình bán hàng

Sơ đồ 2.5: Quá trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham gia vào CTBHTT

11

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH VÀ ĐƯA RA ĐỀ XUẤT, NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

3.1 Các chứng từ được sử dụng

3.1.1 Hợp đồng mua bán hàng hóa

+ Ngày tháng năm kí hợp đồng, tên tài khoản, địa chỉ và ngân hàng thực hiện giao dịch của các bên và người đại diện

+ Đối tượng của hợp đồng, khối lượng quy ưc hoặc giá trị đã thỏa thuận + Chất lượng và chủng loại của sản phẩm, các yêu cầu kĩ thuật

❖ Mục đích: Đảm bảo các quan hệ kinh tế được thiết lập giữa các bên tham gia kí kết hợp đồng, việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có căn cứ hợp lý và có cơ

sở pháp lý

3.1.2 Bảng báo giá

Bảng báo giá sản phẩm chính là văn bản do một bên trong quan hệ mua bán, thông thường là bên bán lập để gửi cho bên còn lại Bảng báo giá sản phẩm có nội dung thể hiện thông tin, giá cả, số lượng của các loại hàng hóa được cung cấp

❖ Mục đích: Để các bên cùng xem lại một lần nữa các thông tin về hàng hóa được mua, phòng các trường hợp có sự nhầm lẫn trong quá trình giao kết hợp đồng cũng như giao nhận hàng hóa

3.1.3 Lệnh bán hàng

+ Thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng của hàng hóa

+ Thông tin của đơn vị đặt hàng

+ Các điều khoản bán hàng

❖ Mục đích: Là chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa sẽ được thực hiện theo yêu cầu đối vi những đơn hàng đã được chấp nhận Lệnh bán hàng đươc

sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và được gọi theo những tên khác nhau tùy theo đối tượng tiếp nhận thông tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng

3.1.4 Phiếu xuất kho

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng

12

+ Ngày tháng năm, số chứng từ, ghi nhận vào sổ kế toán (nợ, có)

+ Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận), số hóa đơn hoặc lệnh xu t kho, ấ ngày, tháng, năm theo hóa đơn lí do xuất kho, tên s n ph m, s ả ẩ ố lượng, đơn giá, thành tiền và tên kho xu t ấ

+ Xác nhận của người lập phi u, th ế ủ kho, giám đốc, người nhận hàng

❖ Mục đích: Là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ kế toán, xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của hàng hóa được xuất ra nh m công tác ki m soát ằ ể

3.1.5 Hóa đơn GTGT

+ Số hóa đơn, số liên, ngày tháng năm thành lập đơn, tên và địa chỉ của đơn vị bán hàng

+ Họ tên địa chỉ, số tài khoản, hình thức thanh toán và mã số thuế của khách hàng

+ Thuế suất GTGT, số lượng, đơn giá, thành tiền

+ Chữ ký, con dấu của người bán, người mua và thủ trưởng đơn vị

❖ Mục đích: Là cơ sở pháp lý ghi nhận doanh thu và các nghiệp vụ liên quan, là cơ

sở để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

Ngoài ra, còn các chứng từ khác có liên quan: phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm chi, biên bản nhận hàng, phiếu giao hàng

3.2 Thủ tục kiểm soát đề xuất:

• Thứ nhất, với hoạt động đặt hàng

− So sánh, đối chiếu đơn đặt hàng vi những thông tin trên hóa đơn GTGT, trên hợp đồng về mặt hàng, số lượng, giá bán, số tiền, … để phát hiện những sai sót hay bỏ sót thông tin đặt hàng

− Đối vi khách hàng mi nên lựa chọn hình thức đến gặp trực tiếp tại công ty khách hàng để xác thực, tránh việc xác nhận qua điện thoại

• Thứ hai, với hoạt động lập hóa đơn và giao hàng, cung cấp hàng hóa

− Ứng dụng hệ thống CNTT vào trong công tác kiểm soát quản lý chất lượng sản phẩm cũng như theo dõi tiến độ thực hiện

13

− Trong quá trình xuất kho phải có mặt của thủ kho, nhân viên trong kho, kế toán vật tư hàng hóa chịu trách nhiệm kiểm đủ số lượng, qui cách chủng loại sản phẩm trưc khi đóng gói

− Việc lập hóa đơn thường đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa

− Sử dụng chứng từ có đánh số trưc theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng

bỏ sót, giấu diếm, trùng lặp các nghiệp vụ bán hàng

− Cuối tháng bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành rà soát, đối chiếu tất cả các nghiệp

vụ bán hàng trong tháng để kịp thời phát hiện những nghiệp vụ chưa lập hóa đơn

• Thứ ba, với hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình bán hàng

− Kế toán doanh thu đảm nhiệm việc kiểm tra sự phê chuẩn của nghiệp vụ, so sánh đối chiếu dữ liệu trên hệ thống vi hệ hóa đơn bán hàng Nếu phát sinh chênh lệch cần báo các kịp thời cho kế toán trưởng, và bộ phận giao nhận hóa đơn để giải quyết

− Kế toán công nợ nên phân tích khả năng trả nợ của khách hàng để đưa ra chính sách bán hàng đúng đắn, nhằm hỗ trợ việc theo dõi nợ phải thu

− Lập các báo cáo quản trị như thu thập thông tin khách hàng về tình hình tiêu thụ, phản hồi ý kiến khách hàng vi sản phẩm và công tác chăm sóc khách hàng, đặc biệt là về giá bán; về khả năng thanh toán của khách hàng nhằm điều chỉnh giá một cách hợp lý cho từng khách hàng

• Thứ tư, về hoạt động thu tiền

− Đối chiếu thông tin được cập nhật vào phần mềm trong ngày, nhằm giúp phát hiện sai sót kịp thời và chỉnh sửa; giúp hạch toán chính xác tài khoản phải thu khách hàng và tài khoản tiền gửi ngân hàng

− Duy trì công việc thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày, nhằm hạn chế rủi ro thất thoát nguồn tiền mặt