Báo cáo tổng kết sáng kiến cấp cơ sở: Sổ tay hướng dẫn đánh giá ngoài chương trình đào tạo hình thức trực tuyến theo AUN-QA

Mạng lưới các trường đại học Đông Nam Á (ASEAN University Network – AUN)

Hội nghị thượng đỉnh ASEAN lần thứ 4 năm 1992 đã kêu gọi các nước thành viên trong khu vực Đông Nam Á ủng hộ việc “thúc đẩy sự đoàn kết và phát triển khu vực thông qua tăng cường phát triển nguồn nhân lực cũng như thắt chặt thêm mạng lưới các trường đại học và các cơ sở giáo dục hàng đầu trong khu vực” Ý tưởng này đã dẫn đến việc thành lập AUN – Mạng lưới các trường đại học Đông Nam Á vào tháng 11 năm

1995 với việc ban hành Hiến chương về giáo dục đại học cho 6 nước thành viên, cùng với sự tham gia của 11 trường đại học của 6 nước này Một thỏa thuận về việc thành lập mạng lưới các trường đại học Đông Nam Á sau đó đã được chủ tịch/hiệu trưởng của các trường đại học thành viên ký kết Việc ký kết đã ủy thác thành lập Ban quản trị và Ban thư ký điều hành bởi Giám đốc điều hành

Cuộc họp Hội đồng quản trị AUN đầu tiên diễn ra vào tháng 11 năm 1996 đã đưa ra định hướng kế hoạch làm việc trước mắt cho AUN tập trung vào bốn lĩnh vực trọng yếu: trao đổi giảng viên và sinh viên; các hoạt động nghiên cứu Đông Nam Á; mạng lưới thông tin và các hợp tác nghiên cứu

Sau khi các Bộ trưởng ký ban hành Hiến chương của 10 thành viên ASEAN năm

2007, AUN bắt đầu đảm nhiệm vai trò là tổ chức quan trọng của Đông Nam Á thực hiện các hoạt động về văn hóa – xã hội AUN thực hiện các chương trình và các hoạt động nhằm khuyến khích và tăng cường hợp tác, phát triển giáo dục, mở rộng hội nhập khu vực nhằm tiến đến việc đạt được các chuẩn mực toàn cầu Các hoạt động hiện tại của AUN được phân thành 05 lĩnh vực bao gồm (1) Các chương trình trao đổi dành cho giới trẻ, (2) Hợp tác học thuật, (3) Ban hành các tiêu chuẩn, Cơ chế, Hệ thống và Chính sách hợp tác giáo dục đại học, (4) Phát triển chương trình và Môn học (5) Các diễn đàn về chính sách khu vực và toàn cầu

Mục tiêu chính của AUN: Khuyến khích, thúc đẩy hợp tác và phát triển giáo dục đại học để tăng cường hội nhập khu vực nhằm đạt được các chuẩn mực toàn cầu

AUN có 17 mạng lưới chủ đề Mỗi mạng lưới chủ đề được tổ chức bởi các trường đại học thành viên, ngoại trừ AUN-QA được tổ chức bởi Ban thư ký AUN Các mạng lưới chủ đề hoạt động đề cập đến những lĩnh vực hợp tác học thuật chuyên biệt Mỗi mạng lưới chuyên đề được trao quyền tự chủ tương đối cao để theo đuổi các lĩnh vực của giáo dục đại học trong ASEAN Chi tiết về các mạng lưới chủ đề và thành viên tổ chức ở Phụ lục 1.

Mạng lưới đảm bảo chất lượng AUN-QA

Mạng lưới đảm bảo chất lượng AUN-QA là một trong 17 mạng lưới chủ đề của AUN được thành lập vào năm 1998 trong cuộc họp lần thứ 4 của Ban quản trị AUN AUN-QA được thành lập nhằm thực hiện sứ mệnh hài hòa các tiêu chuẩn giáo dục và tìm kiếm sự cải tiến liên tục chất lượng của các trường đại học/học viện trong khu vực ASEAN Các hoạt động của AUN-QA được thực hiện theo Hiệp định Bangkok được thông qua vào năm 2000, trong đó cung cấp một loạt các hướng dẫn nhằm thúc đẩy sự phát triển của hệ thống đảm bảo chất lượng như một công cụ để duy trì, cải tiến và nâng cao khả năng giảng dạy, nghiên cứu và các tiêu chuẩn học thuật của các trường đại học thành viên AUN

Mục tiêu của AUN-QA:

- Thúc đẩy văn hóa đảm bảo chất lượng trong các Cơ sở Giáo dục Đại học;

- Nâng cao chất lượng giáo dục đại học trong khu vực ASEAN;

- Hợp tác với các tổ chức khác trong khu vực và quốc tế vì lợi ích của cộng đồng ASEAN

Các hoạt động của AUN-QA:

- Đánh giá theo bộ tiêu chuẩn AUN-QA bao gồm: Đánh giá cấp cơ sở đào tạo và Đánh giá cấp chương trình đào tạo

- Tổ chức các khóa đào tạo về đánh giá chất lượng theo bộ tiêu chuẩn AUN-QA: Đánh giá chương trình đào tạo (Tier 1), Đào tạo đánh giá viên cho đánh giá chương trình đào tạo (Tier 2), Đánh giá cơ sở đào tạo (Tier 3) và Áp dụng phương pháp giáo dục dựa

3 trên chuẩn đầu ra (Outcome-Based Education – OBE) để thiết kế và vận hành chương trình đào tạo

- Tổ chức các buổi họp và hội nghị AUN-QA: Hội nghị quốc tế AUN-QA, Cuộc họp các đánh giá viên, Họp hội đồng AUN-QA, Cuộc họp của các CQO (Chef Quality Office)

Đánh giá chất lượng chương trình đào tạo theo AUN-QA

Đánh giá chất lượng chương trình đào tạo theo AUN-QA là một trong những hoạt động chính của AUN-QA

Mục tiêu chính của hoạt động đánh giá chương trình đào tạo theo AUN-QA là:

- Đề xuất các lĩnh vực cần cải thiện trong chương trình đào tạo của cơ sở giáo dục đại học thay vì tập trung vào kết quả đánh giá

- Cải thiện hiệu quả của hệ thống đảm bảo chất lượng của cơ sở giáo dục đại học để đạt được tiêu chuẩn quốc tế

Trong bối cảnh đại dịch COVID-19, Đánh giá Chương trình đào tạo hình thức trực tuyến là giải pháp của AUN-QA đối với các hoạt động xuyên quốc gia.

Mô hình đảm bảo chất lượng cấp chương trình theo AUN-QA

Mô hình đánh giá AUN-QA cấp chương trình tập trung vào chất lượng của các chương trình giáo dục dựa trên các khía cạnh sau:

- Chất lượng các quy trình

Sự phát triển của mô hình đánh giá AUN-QA cấp chương trình từ phiên bản 1.0 đến phiên bản 4.0 được thể hiện trong Hình 1.1 đến 1.4

Sự hài lòng của các bên liên quan

Kết quả học tập dự kiến

Quan điểm sư phạm Đánh giá sinh viên

Chất lượng đội ngũ giảng viên

Chất lượng nhân viên hỗ trợ

Tư vấn & hỗ trợ sinh viên

Cơ sở vật chất ĐBCL quá trình dạy - học Đánh giá của sinh viên

Các hoạt động phát triển GV

Phản hồi của các bên liên quan

Hồ sơ SV tốt nghiệp

Tỷ lệ đậu tốt nghiệp

Khả năng có việc làm Đảm bảo chất lượng & Đối sánh quốc gia/Quốc tế

Hình 1 1 – Mô hình đảm bảo chất lượng cấp chương trình đào tạo theo AUN-QA

Sự hài lòng của các bên liên quan

Kết quả học tập dự kiến

Chiến lược dạy và học Đánh giá sinh viên

Chất lượng đội ngũ giảng viên

Chất lượng nhân viên hỗ trợ

Tư vấn & hỗ trợ sinh viên

Cơ sở vật chất và trang thiết bị ĐBCL tiến trình dạy và học

Hoạt động phát triển đội ngũ

Phản hồi của các bên liên quan

Tỷ lệ đậu tốt nghiệp

Khả năng có việc làm Nghiên cứu Đảm bảo chất lượng & Đối sánh quốc gia/Quốc tế

Nhu cầu của các bên liên quan

Kết quả học tập mong đợi

Mô tả CTĐT Nội dung & cấu trúc

Phương thức dạy và học

Kiểm tra, Đánh giá sinh viên T

Chất lượng đội ngũ GV

Chất lượng đội ngũ cán bộ hỗ trợ

Chất lượng sinh viên và tư vấn, hỗ trợ sinh viên

Cơ sở vật chất và trang thiết bị Nâng cao chất lượng Đầu ra Đảm bảo chất lượng & Đối sánh quốc gia/Quốc tế

Nhu cầu của các bên liên quan

Kết quả học tập mong đợi

Nội dung & cấu trúc CTĐT Phương thức dạy và học Kiểm tra, Đánh giá sinh viên T

Dịch vụ hỗ trợ sinh viên

Cơ sở vật chất và trang thiết bị Đầu ra và kết quả Đảm bảo chất lượng & Đối sánh quốc gia/Quốc tế

Sự thay đổi của bộ tiêu chuẩn AUN-QA ở các phiên bản 1, 2, 3 và 4

Phiên bản 1 Phiên bản 2 Phiên bản 3 Phiên bản 4

1 Mục đích, mục tiêu và kết quả học tập mong đợi

1 Kết quả học tập mong đợi

2 Bản mô tả CTĐT 2 Bản mô tả CTĐT 2 Bản mô tả CTĐT

2 Cấu trúc và nội dung chương trình

3 Nội dung CTĐT 3.Nội dung và Cấu trúc CTĐT

3.Nội dung và Cấu trúc CTĐT

5 Quan điểm sư phạm và chiến lược dạy và học

4 Chiến lược dạy và học

4 Phương thức dạy và học

3 Phương thức dạy và học

6 Kiểm tra, đánh giá sinh viên

8 Chất lượng đội ngũ cán bộ hỗ trợ

7 Chất lượng đội ngũ cán bộ hỗ trợ

6 Dịch vụ hỗ trợ sinh viên

8 Chất lượng sinh viên 8 Chất lượng sinh viên và hỗ trợ sinh viên

10 Tư vấn và hỗ trợ sinh viên

9 Tư vấn và hỗ trợ sinh viên

11 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

12 Đảm bảo chất lượng quá trình dạy và học

11 Đảm bảo chất lượng quá trình dạy và học

14 Thiết kế nội dung chương trình

15 Các hoạt động phát triển đội ngũ

12 Hoạt động phát triển đội ngũ

7 Chất lượng nhân viên hỗ trợ

16 Phản hồi của các bên liên quan

13 Phản hồi của các bên liên quan

11 Các yếu tố đầu ra 8 Đầu ra và kết quả

18 Sự hài lòng của các bên liên quan

15 Sự hài lòng của các bên liên quan

QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÁNH GIÁ NGOÀI CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN THEO AUN-QA

Tổng quan về các mốc thời gian của quá trình đánh giá ngoài

Hình 1 5: Các mốc thời gian của quá trình đánh giá ngoài

2-3 tháng trước ngày đánh giá

Gửi báo cáo tự đánh giá, Checklist, Minh chứng cốt lõi (Phụ lục 9a-9m) và các minh chứng trực tuyến

2 tháng trước ngày đánh giá

Tham gia phiên họp định hướng với AUN-QA Nhận danh sách đánh giá viên

1 tháng trước ngày đánh giá

Tham gia phiên chạy thử với AUN-QA

2 tuần trước ngày đánh giá

Gửi các tài liệu theo yêu cầu AUN-QA (Danh sách đối tượng phỏng vấn, Guidebook, Danh sách cơ sở vật chất livestream,…)

Tham gia phiên họp định hướng giữa Nhóm quản lý Zoom và AUN-QA

1 tuần trước ngày đánh giá

Tham gia phiên họp chuẩn bị cuối cùng với

1,5 tháng sau ngày đánh giá

Nhận báo cáo đánh giá ngoài chính thức

2-3 tháng sau ngày đánh giá

Bảng 1 1: Thời gian và danh sách các tài liệu được yêu cầu

Thời gian Tài liệu cần gửi cho AUN Tài liệu nhận được từ AUN

Báo cáo tự đánh giá Checklist Báo cáo tự đánh giá Phụ lục

Các tài liệu hướng dẫn và phụ lục

Chương trình đánh giá Danh sách đánh giá viên 1-2 tuần trước phiên chạy thử

Danh sách cơ sở vật chất (Cấp trường và cấp khoa)

2 tuần trước ngày đánh giá Danh sách các đối tượng phỏng vấn Danh sách phiên dịch Danh sách thành viên nhóm quản lý Zoom

Guidebook Video giới thiệu về cơ sở vật chất của trường và khoa Thỏa thuận không cung cấp thông tin được bảo mật Biểu mẫu đồng ý về việc sử dụng hình ảnh và video của Khoa/Trường

Danh sách khách mời tham gia phiên khai mạc và bế mạc 1-2 tháng sau ngày đánh giá Báo cáo đánh giá ngoài chính thức

Phụ lục F: Phản hồi kết quả đánh giá ngoài

2,5 tháng sau ngày đánh giá

Gửi lại Phụ lục F: Phản hồi kết quả đánh giá ngoài cho AUN 2-3 tháng sau ngày đánh giá

Giấy chứng nhận AUN-QA

Các cuộc họp chuẩn bị trước khi đánh giá

Trước ngày đánh giá chính thức, Trường sẽ có 4 cuộc họp với Ban Thư ký AUN

2.2.1 Cuộc họp định hướng (Orientation Meeting)

Thời gian: 2 tháng trước ngày đánh giá

Mục đích: Cung cấp các thông tin có liên quan đến việc chuẩn bị và tổ chức hoạt động đánh giá chương trình đào tạo theo AUN-QA bằng hình thức trực tuyến

Nội dung: Trao đổi xoay quanh các nội dung về hổ sơ, tài liệu gửi cho AUN; Phiên phỏng vấn các đối tượng; Livestream cơ sở vật chất; Thành phần tham gia các nhóm/tổ công tác như phiên dịch, quản lý Zoom (Zoom Management Team – ZMT), người xác minh (local verifier 1 ); Tài chính cho cuộc đánh giá; và Giải đáp thắc mắc những vấn đề liên quan trong quá trình đánh giá ngoài

- Lãnh đạo/Nhân viên ĐBCL;

- Người đại diện của mỗi chương trình (PIC)

Thời gian: 1 tháng trước ngày đánh giá

- Kiểm tra sự thiết lập các phòng phỏng vấn cho các phiên phỏng vấn tại trường (Campus-Based)

- Thử nghiệm livestream cơ sở vật chất cấp khoa và cấp trường

- Giúp trường đảm bảo sự sẵn sàng về kỹ thuật cũng như sự thông suốt trong quá trình đánh giá trực tuyến

- Kiểm tra trang thiết bị và phòng phỏng vấn: Kiểm tra camera và micro của các thiết bị như laptop, máy tính bảng, điện thoại; Ứng dụng Zoom được cài đặt sẵn cho đối tượng phỏng vấn; và Web Camera chuyên dụng quay toàn cảnh phòng phỏng vấn

- Kiểm tra tốc độ đường truyền và sự ổn định của kết nối internet: Kiểm tra tốc độ internet của 1-2 thiết bị tại phòng phỏng vấn của mỗi chương trình tại https://www.speedtest.net/ và chia sẻ màn hình kiểm tra với Ban Thư ký AUN qua Zoom

- Thử nghiệm livestream cơ sở vật chất theo danh sách đã gửi cho Ban thư ký AUN (không cần thuyết minh về cơ sở vật chất trong phiên chạy thử này

1 Người xác minh có thể có hoặc không có, thường sẽ được yêu cầu đối với trường tham gia đánh giá lần đầu

- Nhóm quản lý Zoom cấp trường và khoa

- Trưởng đoàn đánh giá của AUN-QA

* Trưởng đoàn đánh giá và Thư ký AUN sẽ quyết định đợt đánh giá có diễn ra hay không sau buổi chạy thử này

** Trường cần lên danh sách cơ sở vật chất livestream và chạy thử nội bộ trước khi chạy thử với AUN

2.2.3 Cuộc họp với nhóm quản lý Zoom

Thời gian: 2 tuần trước ngày đánh giá

Mục đích: Cung cấp thông tin về cách quản lý cuộc họp Zoom trong quá trình đánh giá trực tuyến CTĐT theo AUN-QA cũng như các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình đánh giá và cách xử lý

- Quy trình đánh giá và các chức năng của Zoom

- Sử dụng thử các chức năng của Zoom

- Đưa ra các tình huống và xử lý tình huống

- Mỗi cá nhân nên sử dụng tai nghe để tránh âm thanh bị dội

- Thành viên nhóm Zoom phải sử dụng máy tính, không được sử dụng điện thoại hay máy tính bảng trong cuộc họp này

2.2.4 Cuộc họp chuẩn bị cuối cùng

Thời gian: 1 tuần trước ngày đánh giá

Mục đích: Thông quan chương trình đánh giá chính thức và trao đổi các vấn đề khác có liên quan

Tài liệu cần gửi cho AUN-QA trước ngày đánh giá

2.3.1 Báo cáo tự đánh giá, Phụ lục và các minh chứng trực tuyến

Thời gian gửi: 2-3 tháng trước ngày đánh giá

Các yêu cầu đối với báo cáo tự đánh giá:

- Báo cáo tự đánh giá phải được viết bằng Tiếng Anh

- Cung cấp danh mục từ viết tắt và thuật ngữ sử dụng trong báo cáo cho AUN

- Số trang tối đa của báo cáo là 50 trang (không bao gồm Phụ lục)

- Trình bày trên trang A4, size chữ 12

Phụ lục và minh chứng trực tuyến:

- Các thông tin, minh chứng phải cung cấp dưới dạng file điện tử và được sắp xếp một cách có hệ thống

- Các thông tin tham khảo, minh chứng được gắn link trong báo cáo để liên kết với tài liệu được đề cập

- Các minh chứng cốt lõi từ 9a đến 9m (Bảng 1) phải được dịch sang Tiếng Anh

Bảng 1: Danh sách minh chứng cốt lõi

9a Kết quả học tập mong đợi

9b Bản tóm tắt tất cả các môn học trong CTĐT

9d Một số mẫu đề cương chi tiết môn học - bản mô tả môn học

9f Một số mẫu đề thi, bài thi, kiểm tra

9g Một số mẫu hướng dẫn cho điểm

9h Một số mẫu các tiêu chí đánh giá, thang điểm cho thực tập, đồ án, luận văn tốt nghiệp 9i Mẫu đánh giá giảng viên, đội ngũ hỗ trợ

9j Mẫu khảo sát đánh giá của sinh viên

9k Tóm tắt hoạt động khảo sát, các báo cáo, biên bản họp

9l Tóm tắt kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên, cán bộ hỗ trợ

9m Tóm tắt kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực đội ngũ giảng viên và cán bộ hỗ trợ Checklist:

- Mỗi chương trình cần hoàn thành checklist (Phụ lục 2) và gửi kèm với báo cáo tự đánh giá

- Việc không tuân thủ các yêu cầu được nêu trong Checklist có thể dẫn đến việc hủy bỏ hay hoãn lại cuộc đánh giá

- Tên của chương trình đánh giá được cung cấp trong Checklist sẽ được sử dụng trong báo cáo đánh giá của AUN và trong chứng nhận và không được thay đổi

Chấp nhận báo cáo tự đánh giá:

- Báo cáo tự đánh giá sẽ được xác nhận bởi các đánh giá viên của AUN-QA có sự tham khảo ý kiến của Trưởng Đoàn đánh giá để xác nhận xem nên “chấp nhận hay từ chối” báo cáo 2 tuần sau khi nhận được báo cáo tự đánh giá, AUN sẽ thông báo kết quả chấp nhận hay từ chối báo cáo

2.3.2 Danh sách cơ sở vật chất

Thời gian gửi: 1-2 tuần thời gian trước buổi chạy thử với AUN

Cơ sở vật chất cần livestream bao gồm: Thư viện, Phòng máy tính, Phòng thực hành, Trung tâm hỗ trợ việc làm, Trung tâm hỗ trợ sinh viên, Giảng đường, Phòng học nhóm, Phòng hội thảo,…

Danh sách cơ sở vật chất cần được cung cấp theo thứ tự livestream và giới hạn tổng thời gian livestream là 1,5 giờ

Danh sách cơ sở vật chất nên phù hợp với video giới thiệu về trường và khoa về tên gọi và trình tự livestream

Danh sách cơ sở vật chất phải cung cấp cùng với bản đồ của khuôn viên trường và chỉ dẫn cụ thể của từng địa điểm trên bản đồ

2.3.3 Danh sách đối tượng phỏng vấn

Thời gian gửi: 2 tuần trước ngày đánh giá

Danh sách đối tượng phỏng vấn được cung cấp theo biểu mẫu của AUN (Phụ lục 3) Số lượng đối tượng mỗi phiên phỏng vấn từ 10 đến 20 người

Mỗi một người chỉ được tham dự tối đa 1 phiên phỏng vấn

Trưởng nhóm và thành viên nhóm viết báo cáo tự đánh giá chỉ được tham dự trong (1) Phiên phỏng vấn Trưởng, phó khoa, Trưởng bộ môn, Trưởng nhóm viết báo cáo tự đánh giá, Nhóm viết báo cáo tự đánh giá và (2) Phiên trao đổi với Nhóm viết báo cáo tự đánh giá để làm rõ một số vấn đề

Mỗi chương trình Có 6 phiên phỏng vấn cho 6 đối tượng Yêu cầu đối với đối tượng phỏng vấn cụ thể: i Phiên phỏng vấn Trưởng, phó khoa, Trưởng bộ môn, Trưởng nhóm viết báo cáo tự đánh giá, Nhóm viết báo cáo tự đánh giá ii Phiên phỏng vấn Giảng viên: Không giữ chức vụ quản lý; Đa dạng về độ tuổi của giảng viên (bao gồm giảng viên trẻ và giảng viên lâu năm) iii Phiên phỏng vấn Cán bộ hỗ trợ: Không tham gia giảng dạy iv Phiên phỏng vấn Người học: Số lượng người học cân bằng ở mỗi năm học (Ví dụ có 20 sinh viên bao gồm 5 sinh viên năm nhất, 5 sinh viên năm thứ 2, 5 sinh viên năm thứ 3 và 5 sinh viên năm thứ 4) v Phiên phỏng vấn Cựu người học: Cựu người học tốt nghiệp không quá 10 năm; Năm tốt nghiệp nên đa dạng bao gồm cả người học mới tốt nghiệp, có một bản tóm tắt ngắn gọn (tối đa 50 từ) về công ty hay doanh nghiệp của họ vi Phiên phỏng vấn Nhà tuyển dụng: Nhà tuyển dụng không Không được là cựu sinh viên của chương trình đào tạo hoặc khoa; Có thể là cựu sinh viên của trường nhưng không quá 30% trên tổng số Nhà tuyển dụng, có một bản tóm tắt ngắn gọn (tối đa 50 từ) về công ty hay doanh nghiệp của họ

2.3.4 Danh sách phiên dịch viên

Danh sách phiên dịch viên được cung cấp theo biểu mẫu của AUN-QA (Phụ lục 4) Yêu cầu:

- Phiên dịch viên phải là phiên dịch viên độc lập hoặc từ các khoa hoặc trường đại học khác

- Đánh giá viên và Ban thư ký AUN có quyền yêu cầu phiên dịch viên mới, nếu cần thiết

- Nên có 2 phiên dịch viên dự phòng cho mỗi đợt đánh giá

- Tham dự các buổi phỏng vấn và live stream cơ sở vật chất để thực hiện phiên dịch giữa Đánh giá viên AUN-QA và những người được phỏng vấn và các bên liên quan khác

- Tham gia Tất cả các phiên phỏng vấn trừ các buổi phỏng vấn sinh viên và cựu sinh viên Tuy nhiên, phiên dịch viên vẫn có thể tham gia, nếu có sự cho phép của đánh giá viên và Thư ký AUN

- Dịch bổ sung một số tài liệu trước và trong đợt đánh giá khi cần thiết

- Tham dự phiên xem xét tài liệu của đánh giá viên để làm rõ thêm về bản dịch của một số tài liệu chỉ khi cần thiết

2.3.5 Video về cơ sở vật chất (cấp trường và cấp khoa)

- Video được làm không quá 3 tháng trước ngày đánh giá Mô tả chi tiết về cơ sở vật chất và tuân theo trình tự trong danh sách cơ sở vật chất gửi cho AUN

- Video có thể thuyết minh hoặc lồng tiếng, có thể có hoặc không có phụ đề

- Độ dài tối đa mỗi video là 20 phút

- Video có thể truy cập trực tiếp

- Chương trình đánh giá chính thức

- Tóm tắt thông tin về trường đại học và các chương trình đánh giá

- Hình ảnh và thông tin liên lạc của: o Lãnh đạo và nhân viên ĐBCL o Trưởng khoa và Phó trưởng khoa o Trưởng bộ môn o Người đại diện mỗi chương trình (PIC) o Thành viên nhóm viết báo cáo tự đánh giá của mỗi chương trình o Nhóm quản lý Zoom

2.3.7 Thỏa thuận bảo mật thông tin

Là thỏa thuận về việc sẽ không tiết lộ thông tin về các phiên phỏng vấn của các đối tượng tham gia Trưởng đơn vị Đảm bảo chất lượng sẽ thay mặt các đối tượng phỏng vấn ký tên vào bản thoản thuận (Phụ lục 5) Các đối tượng phỏng vấn cần phải được thông báo về các điều kiện được nêu trong thỏa thuận

2.3.8 Biểu mẫu đồng ý về việc sử dụng hình ảnh và video

Trong quá trình đánh giá, Đánh giá viên hoặc Thư ký AUN có thể ghi lại hình ảnh hoặc video để sử dụng cho mục đích nội bộ, công bố thông tin Trưởng đơn vị Đảm bảo chất lượng sẽ thay mặt các bên liên quan ký tên vào bản thoản thuận (Phụ lục 6) Các bên liên quan cần phải được thông báo về các điều kiện được nêu trong thỏa thuận

2.3.9 Slide trình bày của Trưởng khoa

Slide trình bày các thông tin tổng quan về khoa và chương trình đào tạo được Trưởng khoa trình bày (10 – 15 phút) trong phiên phỏng vấn Lãnh đạo khoa, Trưởng bộ môn, Trưởng nhóm và thành viên nhóm viết báo cáo tự đánh giá.

ĐÁNH GIÁ NGOÀI TRỰC TUYẾN CHÍNH THỨC

Thời gian và chương trình đánh giá ngoài trực tuyến

Tổng số ngày diễn ra đánh giá ngoài trực tuyến là 5 ngày Chương trình đánh giá chi tiết tham khảo như sau:

- Video giới thiệu về trường

- Phát biểu chào mừng của Hiệu trưởng

- Phát biểu của trưởng đoàn đánh giá

- Chụp hình lưu niệm 8.30 – 8.50 Nghỉ giải lao

8.50 – 10.20 Phỏng vấn Lãnh đạo khoa, Trưởng bộ môn, Trưởng nhóm và

Thành viên nhóm viết báo cáo tự đánh giá 10.20 – 10.50 Nghỉ giải lao

10.50 – 12.20 Livestream cơ sở vật chất (Cấp trường)

8.30 – 9.30 Phỏng vấn cán bộ hỗ trợ (Cấp trường)

9.45 – 10.45 Phỏng vấn cán bộ hỗ trợ (Cấp khoa/chương trình)

11.15 – 12.15 Phỏng vấn người học (Năm 1,2)

13.15 – 14.15 Phỏng vấn người học (Năm 3,4)

Từ 14.15 Họp nội bộ giữa các đánh giá viên

8.30 – 10.00 Livestream cơ sở vật chất (Cấp khoa/Chương trình)

10.30 – 12.00 Phỏng vấn Cựu sinh viên

13.00 –14.30 Phỏng vấn Nhà tuyển dụng

8.30 – 10.30 Đánh giá viên xem xét tài liệu

11.00 – 13.00 Trao đổi với Nhóm viết báo cáo tự đánh giá để làm rõ một số vấn đề 13.00 – 14.00 Nghỉ trưa

- Trình bày kết quả đánh giá sơ bộ

- Trình bày tóm tắt của Trưởng đoàn đánh giá

- Phát biểu bế mạc của Đại diện AUN-QA

- Phát biểu bế mạc của Hiệu trưởng

- Chụp hình lưu niệm Chương trình đánh giá dự kiến sẽ được Thư ký AUN gửi cho trường 1 tháng trước ngày đánh giá

Chương trình đánh giá có thể được điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế dưới sự đồng ý của Đánh giá viên

Trong trường hợp có nhiều chương trình của 1 khoa đánh giá cùng 1 lúc các phiên phỏng vấn: Lãnh đạo khoa, Trưởng bộ môn, Trưởng nhóm và Thành viên nhóm viết báo cáo tự đánh giá; Giảng viên; Cán bộ hỗ trợ có thể diễn ra chung

Phụ lục 7 là mẫu chương trình đánh giá mà trường cần chuẩn bị để gửi cho AUN-

Phiên khai mạc và bế mạc

- Chủ tịch Hội đồng trường, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng

- Trưởng khoa, Phó trưởng khoa, Trưởng bộ môn, Người đại diện chương trình đánh giá (PIC)

- Nhóm quản lý zoom cấp trường

- Một số thành viên khác có liên quan do trường quyết định

- Video giới thiệu về trường

- Phát biểu chào mừng của Hiệu trưởng

- Phát biểu của trưởng đoàn đánh giá

- Chụp hình và ghi âm được cho phép trong phiên khai mạc

- Phông nền ảo có thể được sử dụng trong phiên này

- Chủ tịch Hội đồng trường, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng

- Trưởng khoa, Phó trưởng khoa, Trưởng bộ môn, Người đại diện chương trình đánh giá (PIC)

- Nhóm quản lý zoom cấp trường

- Một số thành viên khác có liên quan do trường quyết định

- Trình bày kết quả đánh giá sơ bộ

- Trình bày tóm tắt của Trưởng đoàn đánh giá

- Phát biểu bế mạc của Đại diện AUN-QA

- Phát biểu bế mạc của Hiệu trưởng

- Chụp hình hay ghi âm đều không được phép diễn ra trong phần trình bày

- Không được đặt câu hỏi trước, trong hay sau các phần trình bày

Phiên phỏng vấn trực tuyến các bên liên quan qua Zoom

3.3.1 Mục tiêu của phỏng vấn là:

Thu thập thông tin và minh chứng;

Làm rõ và xác minh báo cáo TĐG và các hoạt động thực tế;

Tạo cơ hội cho người được phỏng vấn trình bày bức tranh đầy đủ về các vấn đề của CTĐT

3.3.2 Hình thức tổ chức các phiên phỏng vấn:

- Tại trường (Campus-based): Tất cả đối tượng phỏng vấn sẽ tham dự phiên phỏng vấn tại trường Nếu tất cả các đối tượng phỏng vấn tập trung trong 1 phòng tại trường thì một camera toàn cảnh có thể quay toàn bộ phòng phỏng vấn phải được chuẩn bị

- Tại nhà (Home-based): Tất cả đối tượng phỏng vấn sẽ tham dự phiên phỏng vấn tại nhà của họ

- Kết hợp nhiều địa điểm: Đối tượng phỏng vấn sẽ tham dự phiên phỏng vấn ở tại trường và tại nhà của họ

3.3.3 Yêu cầu đối với các phiên phỏng vấn:

Người được phỏng vấn cần được thông báo trước về mục đích của buổi phỏng vấn

Người được phỏng vấn phải vào phỏng phỏng vấn 30 phút trước khi phiên phỏng vấn bắt đầu

Phòng phỏng vấn đóng cửa sau 15 phút kể từ khi phiên họp bắt đầu

Micrô cần tắt tiếng trong suốt phiên phỏng vấn trừ khi người được phỏng vấn muốn nói

Máy ảnh cần được bật trong suốt buổi phỏng vấn Môi trường xung quanh cần yên tĩnh trong khi phỏng vấn

AUN không cho phép ghi âm trong suốt các phiên phỏng vấn

Việc chụp hình chỉ có thể diễn ra trước hoặc sau các phiên phỏng vấn

Phông nền ảo không được cho phép sử dụng đối với các phiên phỏng vấn diễn ra tại trường.

Livestream cơ sở vật chất

- Về trang thiết bị: o Bất kỳ thiết bị nào có gắn camera o Bộ phận chống rung o Tai nghe o Micro Bluetooth (tùy chọn)

21 o Tên và trình tự livestream phải đúng với thứ tự trong danh sách cơ sở vật chất đã gửi trước đó cho Thư ký AUN o Để giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm livestream, cần thiết phải có ít nhất 3 thiết bị livestream AUN-QA đề xuất tốt nhất nên có thiết bị livestream tại mỗi địa điểm o Người thuyết minh và người quay phim ở mỗi địa điểm phải có tài khoản Zoom khác nhau và trang bị tai nghe để tránh sự mất ổn định của internet và đảm bảo chất lượng âm thanh o Các câu hỏi được đánh giá viên đặt ngẫu nhiên đối với bất kỳ ai sử dụng cơ sở vật chất trong suốt phiên livestream Vì vây cần đảm bảo về chất lượng của micro và âm thanh o Người thuyết minh: Mỗi cơ sở vật chất nên có một người đại diện để thuyết minh Ưu tiên người phụ trách về cơ sở vật chất đó làm người thuyết minh đề có thể cung cấp thông tin một cách kỹ lưỡng Người thuyết minh cần có thể giải thích, cung cấp thông tin về cơ sở vật chất và trả lời câu hỏi ngẫu nhiên của đánh giá viên trong suốt quá trình livestream o Người quay phim: Các đánh giá viên có thể yêu cầu hướng camera đến bất kỳ địa điểm nào trong quá trình livestream, vì vậy người quay phim cần có thể giao tiếp bằng Tiếng Anh trong toàn bộ phiên livestream Để có chất lượng video tốt nhất, cần phải sử dụng thiết bị chống rung trong quá trình quay để tránh rung lắc hình ảnh.

Nhóm quản lý Zoom (Zoom Management Team – ZMT)

Nhóm quản lý Zoom là nhóm được đề xuất bởi trường và khoa với nhiệm vụ phụ trách điều hành và quản lý các phiên họp diễn ra trên Zoom

Trong một cuộc đánh giá cần phải có 1 nhóm Zoom cấp trường và các nhóm Zoom cấp chương trình (mỗi chương trình có 1 nhóm Zoom riêng) Mỗi nhóm Zoom có ít nhất

- Nhóm Zoom cấp trường: o Chủ trì hoặc đồng chủ trì một phiên họp o Quản lý và điều hành các phiên họp sau:

22 o Phiên khai mạc và bế mạc o Phiên livestream cơ sở vật chất cấp trường o Phỏng vấn đội ngũ cán bộ hỗ trợ o Phối hợp và kết nối các bên liên quan với đánh giá viên và Thư ký AUN trong quá trình đánh giá

- Nhóm Zoom cấp chương trình: o Chủ trì hoặc đồng chủ trì một phiên họp o Quản lý và điều hành các phiên họp sau:

 Phiên phỏng vấn Lãnh đạo khoa, Trưởng bộ môn, Trưởng nhóm viêt báo cáo tự đánh giá

 Phiên phỏng vấn Giảng viên

 Phiên phỏng vấn Cán bộ hỗ trợ (Cấp khoa/chương trình)

 Phiên phỏng vấn Sinh viên

 Phiên phỏng vấn Cựu sinh viên

 Phiên phỏng vấn Nhà tuyển dụng

 Phiên họp xem xét tài liệu của đánh giá viên

 Phiên trao đổi với Nhóm viết báo cáo tự đánh giá để làm rõ một số vấn đề

 Livestream cơ sở vật chất cấp khoa/chương trình

 Phối hợp và kết nối các bên liên quan với đánh giá viên và Thư ký AUN trong quá trình đánh giá

Trang thiết bị cho nhóm Zoom:

- Máy tính để bàn hoặc laptop Điện thoại và máy tính bảng đều không được phép sử dụng

Yêu cầu đối với nhóm Zoom:

- Mỗi thành viên trong nhóm Zoom sẽ sử dụng 1 tài khoản Zoom riêng

- Mỗi thành viên cần phải giao tiếp thành thạo tiếng Anh

- Mỗi thành viên cần phải có kiến thức đầy đủ về Zoom và các chức năng của Zoom

- Mỗi nhóm đều phải tham gia trong Zoom toàn bộ thời gian

- Các thành viên của nhóm Zoom sẽ không tham gia trả lời ở bất kỳ phiên phỏng vấn nào

- Nhóm Zoom không được phép vào bất kỳ phiên phỏng vấn nào, kể cả các phiên diễn ra ở tại trường trừ khi có sự cố kỹ thuật khẩn cấp trong phòng phỏng vấn

- Nhóm Zoom cần giữ liên lạc thường xuyên trong Zoom và ứng dụng Whatsapp trong suốt đợt đánh giá

- Danh sách nhóm quản lý Zoom cần cung cấp cho AUN theo mẫu ở phụ lục 8 trước ít nhất 1 tuần trước phiên họp định hướng

Các tài liệu nhóm Zoom cần nghiên cứu trước:

- Hướng dẫn sử dụng Zoom

- Tài liệu hướng dẫn cho nhóm Zoom

- Định dạng tên trong Zoom (Phụ lục 9)

Người xác minh (Local Verifier)

Người xác minh được chỉ định dựa trên thỏa thuận giữa trường, Ban thư ký AUN và Chuyên gia đánh giá AUN-QA

Số lượng người xác minh sẽ dựa trên sự xem xét của các đánh giá viên

Nhiệm vụ của người xác minh:

- Xác minh các tài liệu và minh chứng theo yêu cầu của đánh giá viên AUN-QA

- Tham gia trong phiên livestream, tham quan cơ sở vật chất

Lựa chọn người xác minh:

- Thư ký AUN sẽ đề xuất người xác minh từ hồ sơ của AUN-QA

- Đánh giá viên xem xét, lựa chọn người xác minh

- Đánh giá viên xác nhận người xác minh với Thư ký AUN

- Gửi tên và thông tin lý lịch chung của người xác minh cho Trường để trường xem xét, thống nhất

- Thư ký AUN liên lạc với người xác minh để sắp xếp lịch làm việc với trường

- Chi phí đi lại và lưu trú của người xác minh do Trường đại học chi trả Thù lao của người xác minh do AUN chi trả

Định dạng
Số trang	57
Dung lượng	1,37 MB