báo cáo cuối kỳ quản trị tiệc

1TIẾP NHẬN NHU CẦU1.1 Thông tin khách hàng• Thông tin người đặt tiệc: Người đặt tiệc: Chị Vũ Kiều Trang tức mẹ nhà trai - anh Hoàng Tuấn Kiệt Số điện thoại: 0893826742• Thông tin khách h

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONGQUẢN TRỊ TIỆC

BÁO CÁO CUỐI KỲ HỌ VÀ TÊN – MÃ SINH VIÊN PHẠM THỊ QUỲNH DIỄM – A41361

SỐ LƯỢNG TRANG CỦA BÀI BÁO CÁO

NGÀY NỘP BÀI

Tôi, xin hứa rằng bài báo cáo này do chính mình viết ra chứ không phải đi sao chép từ bất kỳ nguồn khác Tôi đã trích dẫn đầy đủ nguồn cho các thông tin thu thập được từ các tác giả khác.

3 Kế hoạch về cơ sở vật chất kỹ thuật

4 Kế hoạch về nguyên vật liệu thực phẩm

Chú giải thêm:

PHẦN DÀNH RIÊNG CHO NGƯỜI CHẤM

7Banquet event order

Tổng điểm

1TIẾP NHẬN NHU CẦU

1.1 Thông tin khách hàng• Thông tin người đặt tiệc:

Người đặt tiệc: Chị Vũ Kiều Trang (tức mẹ nhà trai - anh Hoàng Tuấn Kiệt) Số điện thoại: 0893826742

• Thông tin khách hàng:

Nội dung: Tiệc cưới Ca sĩ đồng tính nam Họ và tên: Hoàng Tuấn Kiệt – Nguyễn Đình Nam

Nghề nghiệp: Hai bên đều là ca sĩ nổi tiếng có nguồn thu nhập cao (trung bình mỗi tháng hai người là 300 triệu đồng)

Yêu cầu: Tối giản nhưng sang trọng Màu sắc chủ đạo: Trắng, hồng và xanh pastel Trang trí chủ đạo: Hoa tươi

• Thông tin khách mời:

Bố mẹ gia đình hai bên

(chú thích: Bố mẹ anh Hoàng Tuấn Kiệt kinh doanh bất động sản, làm chủ kênh Nhà Phố Hà Nội Bố anh Nguyễn Đình Nam làm Giám đốc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội, mẹ làm phiên dịch viên tiếng Anh và tiếng Trung cho các hội nghị hội thảo và ký kết hợp

Các phóng viên, nhà đài đến từ các trang web, báo chí online lớn: VnExpress, Kênh 14, Saostar, Báo Mới,…

1.2 Thời gian địa điểm tiệc

• Thời điểm cử hành hôn lễ: Ngày 12 tháng 11 năm 2022 (tức ngày 19 tháng 10 âm lịch ) vào hồi 17h50 (thời điểm ngắm hoàng hôn đẹp nhất trên đảo)

• Địa điểm: Vinpearl Resort & Goft Phú Quốc (khu vực chính làm lễ: Ven bờ biển)

1.3 Ý tưởng tiệc

Được lấy ý tưởng từ thiên nhiên và vùng biển Phú Quốc, tới những cánh hoa Ecuador nhập khẩu, chúng tôi lên ý tưởng theo yêu cầu, từ những gam màu tươi sáng mà dịu mát , sử dụng chủ yếu những chất liệu được làm từ sứ, gương Thoạt nhìn đơn giản nhưng toàn bộ không gian lại toát lên vẻ sang trọng hơn bao giờ hết Bên cạnh đó, ý tưởng được hướng theo phong cách châu Âu, nhằm mang đến một đám cưới lãng mạn, ngọt ngào cho cặp đôi thích vẻ mộc mạc, đơn giản nhưng lại vô cùng tinh tế:

• Cổng chào: Với phong cách châu Âu, trang trí cổng bằng các loại hoa có kích thước cánh lớn, ưu tiên màu trắng, hồng gợi mở khung cảnh châu Âu cổ đại.

• Lối đi lên sân khấu: Đường lên sân khấu thường được trang trí bằng hoa tươi, ưu tiên hoa cánh to, màu trắng được kết ở hai bên lối đi và được xếp trên những hộp kính trong suốt, cho thấy sự đơn giản mà vô cùng bắt mắt.

• Bàn tiệc: Bàn tiệc là nơi khách mời sẽ ngồi dự suốt cả lễ cưới nên đây cũng là “điểm nhấn” yêu thích trong không gian tiệc cưới được nhiều đôi ưa thích Phong cách trang trí sang trọng, tinh tế với bàn tiệc nên bằng hoa tươi với những tông màu hiện đại, đậm chất Châu Âu.

• Hoa cưới: Hoa cưới mang phong cách châu Âu thường là những mẫu hoa cưới nhẹ nhàng, lãng mạn Các loài hoa được chọn cho phong cách này thường là hoa hồng, hoa tulip, hoa cẩm tú cầu hoặc hoa cúc baby trắng…

•Bánh cưới: Với ý nghĩa cho sự ngọt ngào của một tình yêu được đơm hoa kết trái, bánh cưới theo phong cách châu Âu thường được xếp tầng cao và được điểm hoa văn vàng đồng hoặc hoa tươi tông trắng, vàng, hồng.

1.4 Dự toán chi phí thuê địa điểm

• Địa điểm: Vinpearl Resort & Goft Phú Quốc Nơi tổ chức:

• Diện tích: 350m2

• Chi phí thuê: 50 triệu đồng cho 1 ngày tổ chức lễ cưới Nơi lưu trú cho khách ở lại qua đêm:

• Địa điểm: Khu nghỉ dưỡng Sheraton Bãi Dài Phú Quốc (ngay sau khu tổ chức lễ cưới)

- 2 người phát biểu trước báo

0375709036 Giám sát tiệc (Tùng) 0398706446

thân lên sân khấu

18h55 - 19h10 Khách mời nâng ly chúc mừng, bắt đầu vào tiệc

- 2 người cùng song thân nâng ly cùng khách mời - Bắn pháo giấy đồng thời pháo hoa tầm cao ngoài trời - Mc lấy danh sách đăng kí để mời biểu diễn và chốt

20h15 - 20h45 Bắt đầu văn nghệ - Mc mời khách lên biểu diễn theo danh sách đã có

Trưởng ban kỹ thuật hước phù hợp mọi lứa tuổi

Trưởng ban kỹ thuật

- Mc mời khách chưa có gia đình tập trung về giữa hội

21h35-21h40 Tung hoa cưới Giám sát tiệc (Tùng) 0398706446

21h40-21h50 Giao lưu khách mời bắt được hoa

Mc mời người bắt được hoa lên sân khấu và giao lưu

Trưởng ban kỹ thuật

• Appertizer : Sò điệp Hokkaido áp chảo kèm mứt táo và sa lát cam Mỹ • Soups : Súp Hải Sâm và thịt cua Alaska và rong biển

• Mains : Tôm hùm ủ muối hồng tiêu Phú Quốc

Bào ngư nguyên con hầm nấm đông cô và cải thìa

Kem chanh & Bò wagyu nướng thảo mộc với sốt rượu sim rừng Phú Quốc

• Dessert : Chè Yến cung đình • Drink : ACE Rose

3KẾ HOẠCH VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KÝ THUẬT

3.1 Trang trí phòng tiệc và sơ đồ mặt bằng

- Tại khu vực sân khấu làm lễ cưới ngoài bờ biển, bố trí đường đi và hai bên là chỗ ngồi của khách dự tiệc - Trang trí kết hợp tông màu chủ đạo của kính trong suốt khắc họa tiết và đính ngọc trai để xen kẽ trên bàn tiệc ( 1 bàn

Cổng - Trang trí cổng theo phong cách Rustic với cây khô, cánh cửa, voan và một ít hoa tưới

- Khung cổng bằng gỗ - Hoa tươi khô - Đèn neon

- Vật liệu trang trí băng keo, mút xốp, dây thép và giải lụa

3.4 Dự toán chi phí cho cơ sở vật chất kỹ thuật

Bình hoa sứ trắng

4KẾ HOẠCH VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU THỰC PHẨM

4.1 Định lượng chuẩn cho món ăn và đồ uống cho bữa tiệc

trắng 3 ngày Địa chỉ: làng chài Hàm

3 ngày

Buôn Đung, Ninh Tây, Ninh Hoà, Khánh Hoà

Quốc 3 ngày Dương Đông

Phú Quốc

Tổng dự toán nguyên vật liệu693.061.485

- Nhân viên đón tiếp khách: 4 người - MC: 1 người

- Ban nhạc: 4 người - Nhân viên bàn:

+ Nhân viên quản lý tiệc: 1 người + Nhân viên phục vụ bàn đồ uống: 4 người + Nhân viên phục vụ bàn: 2 người + Hướng dẫn phục vụ khách tại bàn: 2 người

+ Phục vụ khách (như bưng rượu, dọn dẹp chén dĩa bẩn …): 8 người + Nhân viên đón tiệp khách: 2 người

- Nhân viên nấu bếp chính: 4 người - Nhân viên sơ chế: 3 người

- Nhân viên phân phối và trình bày sản phẩm: 3 người

- Nhân viên thu dọn bếp: 2 ngườiYêu cầu về ngoại hình, kỹ năng cho từng bộ phận

5.2 Mô tả công việc cho từng vị trí

5.3 Kế hoạch, quy trình phục vụ tiệc cho bộ phận phục vụ

5.4 Dự toán chi phí nhân sự

6 KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

6.1 Checklist cho giám đốc, quản lý tiệc

A CHUẨN BỊ TRƯỚC TIỆC a Thông tin chung

1 Người đặt tiệc – chị Vũ Kiều Trang

• Súp Hải sâm và thịt cua Alaska • Tôm hùm ủ muối hồng tiêu

• Bào ngư nguyên con hầm nấm đông cô • Kem chanh & Bò Wagyu nướng thảo mộc • Chè Yến cung đình

6 Thức uống Rượu vang Rose Ace 7 Yêu cầu đặc biệt của khách

b Khu vực phòng tiệc

1 Tên phòng tiệc (nếu có), bảng hướng dẫn đến địa điểm phòng tiệc 2 Bàn ghế, dụng cụ cho số lượng khách đặt và cho dự phòng nếu có phát sinh.

3 Âm thanh, ánh sáng đầy đủ theo tiêu chuẩn và theo yêu cầu của khách 4 Kiểm tra vệ sinh tổng thể khu vực phòng tiệc bảo đảm sạch (Cây kiểng, bàn ghế, tranh ảnh )

5 Khu vực nhà vệ sinh (sạch, không có mùi hôi, các trang thiết bị hoạt động tốt)

6 Hệ thống máy lạnh trong phòng tiệc hoạt động tốt 7 Tác phong của nhân viên phục vụ chỉnh tề (Grooming)

8 Phải chọn nhân viên có tác phong nhanh nhẹn, vui vẻ nhạy bén trong việc nắm bắt các yêu cầu của khách.

c Nhân sự

1 Nhân viên biết rõ người chủ tiệc, người đại diện cho chủ tiệc để giải quyết các vấn đề phát sinh và người sẽ thanh toán cuối tiệc

2 Số lượng nhân viên đã đủ yêu cầu: Nhân viên bếp (10), nhân viên đón

tiếp (4), nhân viên phục vụ, .

3 Trang phục của giám sát và nhân viên đón tiếp, phục vụ: Nam (vest đen, giày đen, sơ mi trắng); nữ (váy gile đen, sơ mi trắng, giày đen) 4 Trang phục nhân viên bếp: áo đen, quần đen, giày đen

5 Nhân viên được tuyển chọn đúng yêu cầu: ngoại hình, ngoại ngữ, kinh nghiệm

6 Nhân viên được phổ biến về đối tượng khách phục vụ 7 Nhân viên được sắp xếp vị trí làm việc cụ thể của từng người 8 Mc: Đã thuộc kịch bản, chuẩn bị ngoại hình chỉn chu đúng yêu cầu 9 Bộ phận kỹ thuật: chuẩn bị sẵn sàng âm thanh, ánh sáng Đã có kịch bản lên nhạc theo đúng các khung chương trình

d Bàn tiệc

1 Số lượng bàn ghế chuẩn bị đủ

2 Khăn trải bàn: Sạch sẽ, được ủi và trải thẳng

Khăn ăn: Được gấp hình đúng yêu cầu, sạch sẽ, để đúng vị trí

3 Ghế: Được bố trí đủ 8 ghế một bàn, sắp xếp khoảng cách theo quy định (40cm cho mỗi ghế), được bọc khăn gọn gàng

4 Hoa hồng: Được bố trí trên tất cả các bàn và xếp theo quy định 5 Rược vang hồng: Đặt trên tất cả các bàn, để ở chính giữa

6 Các bộ dụng cụ (dao, dĩa, thìa…) đã được lau sạch, bóng sáng, không xước, hoen ố, để đúng vị trí quy định

7 Ly rượu: Được lau sạch sẽ, sáng bóng, đặt đúng vị trí và quy trình phục

- Chủ tiệc phát biểu chào mừng +) Chuẩn bị sẵn micro, loa, màn hình

+) Nhân viên tiệc cưới không phục vụ trong quá trình phát biểu Chủ tiệc khai mạc tiệc

+) Nhân viên tiệc cưới đi các bàn để rót rượu vang hồng

+) Hai nhân viên cùng rót rượu mời chủ tiệc và khách chính, khách dự tiệc theo ngôi thứ của tiệc

- Khách tham dự nâng ly và cụng chúc mừng chủ tiệc, giao lưu và hưởng ứng tiệc

- Phục vụ các món khai vị và tiếp rượu +) Chủ phòng tiệc ra hiệu mang món khai vị +) Món ăn được phục vụ nguội trước, nóng sau +) Phải tiếp thêm rượu khi phục vụ món khai vị mới - Phục vụ rượu và các món chính

+) Nhân viên nhanh chóng thu dọn dụng cụ sau khi khách thưởng thức xong món khai vị

+) Trưởng phòng tiệc ra tín hiệu phục vụ rượu cưới và món ăn chính +) Nhân viên phục vụ lần lượt mang các món ăn ra theo trình tự thực đơn của nhà hàng Có thể sử dụng khay phục vụ để có thể bê cùng lúc món ăn cho nhiều bàn và nên dùng khăn phục vụ bê các món ăn nóng để tránh bị bỏng Lưu ý khi đặt các món ăn vào bàn, nhân viên phải đặt món ở vị trí thuận tiện để khách dễ lấy thức ăn.

+) Trong quá trình mang thức ăn ra, nhân viên phải kết hợp với việc thu dọn những dụng cụ bẩn và mang bổ sung những dụng cụ thay thế Đồng thời và luôn để ý để tiếp rượu cưới thêm cho khách

+) Thực hiện những yêu cầu phát sinh của khách dự tiệc, phục vụ khách với thái độ nhiệt tình, chu đáo.

+) Trong quá trình phục vụ tiệc, nhân viên phải luôn có mặt và làm việc dưới sự điều hành của nhân viên giám sát tiệc

- Phục vụ món tráng miệng

+) Dọn sơ bàn ăn để mời khách món tráng miệng, đồng thời thu ly rượu +) Đồ uống cuối bữa (tiêu vị) được đưa ra khi phục vụ món tráng miệng

C SAU TIỆC

1 Bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng đã sử dụng dịch vụ 2 Lấy ý kiến của khách hàng (đặc biệt là chủ tiệc về bữa tiệc)

3 Kiểm tra kỹ số lượng đồ ăn, thức uống, xác nhận trực tiếp với chủ tiệc trước (đưa hoá đơn tạm tính)

4.Kiểm đồ dùng (bát đĩa, đồ trang trí, )

5 Đối chiếu với số lượng ban đầu và đưa ra bảng thu khách cần trả 6 Thanh toán với khách

7 Cảm ơn và tiễn khách 8 Thu dọn và setup lại đồ đạc

6.2 Dự phòng các trường hợp rủi ro, sự cố - Bố trí cho cô dâu chú rể vào mái che ngoài trời ở trung tâm trong máy ảnh khi ở ngoài bãi biển.

-Tìm hiểu rõ kinh nghiệm xem thợ ảnh từng có những bộ ảnh chụp trước ở bãi biển bao giờ chưa - Hãy test trước khả

- Đào tạo nhân viên các bước sơ cứu khi này đi cùng để khảo sát Dựa trên kết quả khảo sát hãy yêu cầu đơn vị tổ chức bổ sung các thiết bị cần thiết để đảm bảo hệ thống chiếu sáng và âm thanh hoạt động hiệu quả Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng thêm máy phát điện để đề phòng rủi ro phát sinh

Khi xảy ra hiện

tượng có gió to Nguyễn Xuân Thắng (trưởng

gian chung, nhiều người qua lại Dễ

6.3 Quy trình kiểm đếm, thanh lý hợp đồng, thanh toán sau tiệc

Quy trình kiểm đếm sau tiệc

Mục Dụng cụ Số lượng

đầu Người kiểm đầu Số lượng cuối Mất, hỏng Người kiểm cuối

Thanh lý hợp đồng, thanh toán sau tiệc

Sau khi hoàn tất buổi tiệc, bên công ty tổ chức và bên khách hàng sẽ tham gia xác nhận lại về nội dung công việc của buổi tiệc có đúng như cam kết hợp đồng giữa 2 bên chưa, và các phát sinh nếu có sau sau khi buổi tiệc kết thúc Nếu hai bên đồng ý thỏa thuận và hài lòng với các điều ghi trên biên bản thanh lý thì hai bên cùng ký biên bản và thống

Vinpearl Resort &

Tỷ lệ lãi = (65.830.050/146.289.000) x 100% = 45%