báo cáo cuối kỳ quản trị tiệc

1TIẾP NHẬN NHU CẦU1.1 Thông tin khách hàng• Thông tin người đặt tiệc: Người đặt tiệc: Chị Vũ Kiều Trang tức mẹ nhà trai - anh Hoàng Tuấn Kiệt Số điện thoại: 0893826742• Thông tin khách h

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

QUẢN TRỊ TIỆC

BÁO CÁO CUỐI KỲ

HỌ VÀ TÊN – MÃ SINH VIÊN PHẠM THỊ QUỲNH DIỄM – A41361

NGUYỄN THỊ BÌNH – A38679

LÊ NGỌC ÁNH – A35470ĐINH THỊ NGỌC ÁNH – A41670

VŨ THỊ NGỌC BÌNH – A40793NGUYỄN THỊ DUNG – A35180

SỐ LƯỢNG TRANG CỦA BÀI BÁO CÁO

NGÀY NỘP BÀI

Tôi, xin hứa rằng bài báo cáo này do chính mình viết

ra chứ không phải đi sao chép từ bất kỳ nguồn khác Tôi đã trích dẫn đầy đủ nguồn cho các thông tin thu thập được từ các tác giả khác

3 Kế hoạch về cơ sở vật chất kỹ thuật

4 Kế hoạch về nguyên vật liệu thực phẩm

Chú giải thêm:

PHẦN DÀNH RIÊNG CHO NGƯỜI CHẤM

7 Banquet event order

Tổng điểm

1 TIẾP NHẬN NHU CẦU

1.1 Thông tin khách hàng

• Thông tin người đặt tiệc:

Người đặt tiệc: Chị Vũ Kiều Trang (tức mẹ nhà trai - anh Hoàng Tuấn Kiệt)

Số điện thoại: 0893826742

• Thông tin khách hàng:

Nội dung: Tiệc cưới Ca sĩ đồng tính nam

Họ và tên: Hoàng Tuấn Kiệt – Nguyễn Đình Nam

Nghề nghiệp: Hai bên đều là ca sĩ nổi tiếng có nguồn thu nhập cao (trung bình mỗi thánghai người là 300 triệu đồng)

Yêu cầu: Tối giản nhưng sang trọng

Màu sắc chủ đạo: Trắng, hồng và xanh pastel

Trang trí chủ đạo: Hoa tươi

• Thông tin khách mời:

Bố mẹ gia đình hai bên

(chú thích: Bố mẹ anh Hoàng Tuấn Kiệt kinh doanh bất động sản, làm chủ kênh Nhà Phố

Hà Nội Bố anh Nguyễn Đình Nam làm Giám đốc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội, mẹlàm phiên dịch viên tiếng Anh và tiếng Trung cho các hội nghị hội thảo và ký kết hợpđồng )

1.2 Thời gian địa điểm tiệc

• Thời điểm cử hành hôn lễ: Ngày 12 tháng 11 năm 2022 (tức ngày 19 tháng 10 âmlịch ) vào hồi 17h50 (thời điểm ngắm hoàng hôn đẹp nhất trên đảo)

• Địa điểm: Vinpearl Resort & Goft Phú Quốc

(khu vực chính làm lễ: Ven bờ biển)

1.3 Ý tưởng tiệc

Được lấy ý tưởng từ thiên nhiên và vùng biển Phú Quốc, tới những cánh hoa Ecuadornhập khẩu, chúng tôi lên ý tưởng theo yêu cầu, từ những gam màu tươi sáng mà dịu mát ,

sử dụng chủ yếu những chất liệu được làm từ sứ, gương Thoạt nhìn đơn giản nhưng toàn

bộ không gian lại toát lên vẻ sang trọng hơn bao giờ hết Bên cạnh đó, ý tưởng đượchướng theo phong cách châu Âu, nhằm mang đến một đám cưới lãng mạn, ngọt ngào chocặp đôi thích vẻ mộc mạc, đơn giản nhưng lại vô cùng tinh tế:

• Cổng chào: Với phong cách châu Âu, trang trí cổng bằng các loại hoa có kích thướccánh lớn, ưu tiên màu trắng, hồng gợi mở khung cảnh châu Âu cổ đại

• Lối đi lên sân khấu: Đường lên sân khấu thường được trang trí bằng hoa tươi, ưu tiênhoa cánh to, màu trắng được kết ở hai bên lối đi và được xếp trên những hộp kính trongsuốt, cho thấy sự đơn giản mà vô cùng bắt mắt

• Bàn tiệc: Bàn tiệc là nơi khách mời sẽ ngồi dự suốt cả lễ cưới nên đây cũng là “điểmnhấn” yêu thích trong không gian tiệc cưới được nhiều đôi ưa thích Phong cách trang trísang trọng, tinh tế với bàn tiệc nên bằng hoa tươi với những tông màu hiện đại, đậm chấtChâu Âu.

• Hoa cưới: Hoa cưới mang phong cách châu Âu thường là những mẫu hoa cưới nhẹnhàng, lãng mạn Các loài hoa được chọn cho phong cách này thường là hoa hồng, hoatulip, hoa cẩm tú cầu hoặc hoa cúc baby trắng…

•Bánh cưới: Với ý nghĩa cho sự ngọt ngào của một tình yêu được đơm hoa kết trái, bánhcưới theo phong cách châu Âu thường được xếp tầng cao và được điểm hoa văn vàngđồng hoặc hoa tươi tông trắng, vàng, hồng

1.4 Dự toán chi phí thuê địa điểm

• Địa điểm: Vinpearl Resort & Goft Phú Quốc

Nơi tổ chức:

• Diện tích: 350m2

• Chi phí thuê: 50 triệu đồng cho 1 ngày tổ chức lễ cưới

Nơi lưu trú cho khách ở lại qua đêm:

• Địa điểm: Khu nghỉ dưỡng Sheraton Bãi Dài Phú Quốc (ngay sau khu tổ chức lễ cưới)

- Chuẩn bị cho sự xuất hiện của 2 người

Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

17h45 - 18h 2 người chính

thức Comeout

- 2 người phát biểu trước báo

0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

18h15 - 18h25 Cầu hôn và trao

nhẫn cưới

- Nhạc What are worlds Quản lí tiệc (Lâm)

0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

18h25 - 18h30 Mc mời song

thân lên sân khấu

0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

18h30 - 18h40 Mc mời phụ

huynh phát biều

- Song thân 2 bên lần lượt phát biểu và cảm ơn khách mời

Quản lí tiệc (Lâm)0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

18h40 - 18h55 2 người cắt bánh,

rót rượu chúc mừng, hôn nhau

- Nhạc My love

- 2 người cắt bánh và rót rượu lên tháp ly, mời rượu song thân

Quản lí tiệc (Lâm)0375709036Bếp (Cường)037547577Bar (Mạnh)016798317

18h55 - 19h10 Khách mời nâng

ly chúc mừng, bắtđầu vào tiệc

- 2 người cùng song thân nâng ly cùng khách mời

- Bắn pháo giấy đồng thời pháo hoa tầm cao ngoài trời

- Mc mời khách nhập tiệc

Bar (Mạnh)016798317Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

037565663Quản lí tiệc (Lâm)0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

19h10 - 19h50 - Khách bắt đầu

ăn tiệc

- 2 người cùng song thân mời rượu, chào bàn

0398706446Bar (Mạnh)016798317Bếp (Cường)037547577

- Mc lấy danh sách đăng kí

để mời biểu diễn và chốt danh sách

Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

037565663Quản lí tiệc (Lâm)0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

20h15 - 20h45 Bắt đầu văn nghệ - Mc mời khách lên biểu

diễn theo danh sách đã có

Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

037565663Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

20h45 - 21h Kết thúc ăn uống,

văn nghệ chuẩn

bị chuyển sang game show

- Chuẩn bị gameshow

- Âm thanh ánh sáng chuẩn

bị nhạc vui nhộn

- Mc chuẩn bị các trò chơi vàthông báo trước cho khách sẵn sàng

Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

037565663Quản lí tiệc (Lâm)0375709036Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

21h - 21h30 Bắt đầu

gameshow

- Mc mời khách tham gia

- Các trò chơi nhẹ nhạng, hàihước phù hợp mọi lứa tuổi

Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

037565663Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

21h30 - 21h35 Chuẩn bị tung

hoa

- Mc mời khách chưa có gia đình tập trung về giữa hội trường

- Mở nhạc

- Khách mời ổn định vị trí

Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

21h35-21h40 Tung hoa cưới Giám sát tiệc (Tùng)

0398706446

21h40-21h50 Giao lưu khách

mời bắt được hoa

Mc mời người bắt được hoa lên sân khấu và giao lưu

Trưởng ban kỹ thuật (Thắng)

037565663Giám sát tiệc (Tùng)0398706446

21h50-21h55 Tuyên bố tan tiệc - Mc mời 2 bên gia đình phát

2.2 Thực đơn tiệc

Hình thức: Set menu

• Appertizer : Sò điệp Hokkaido áp chảo kèm mứt táo và sa lát cam Mỹ

• Soups : Súp Hải Sâm và thịt cua Alaska và rong biển

• Mains : Tôm hùm ủ muối hồng tiêu Phú Quốc

Bào ngư nguyên con hầm nấm đông cô và cải thìa

Kem chanh & Bò wagyu nướng thảo mộc với sốt rượu sim rừng Phú Quốc

• Dessert : Chè Yến cung đình

• Drink : ACE Rose

3 KẾ HOẠCH VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KÝ THUẬT

3.1 Trang trí phòng tiệc và sơ đồ mặt bằng

3.2 Kế hoạch dụng cụ trang trí

Khu

Thờihạn

Chịu tráchnhiệmSân

khấu

- Tại khu vực sân khấu làm lễ

cưới ngoài bờ biển, bố trí

đường đi và hai bên là chỗ

ngồi của khách dự tiệc

- Trang trí kết hợp tông màu

chủ đạo của kính trong suốt

và hoa trắng

- 20 bình hoa sứ trắng

- 800 cành hoa hồng trắng Ecuador nhập khẩu

Giám sát tiệc(Tùng)0398706446

Bàn - Tại khu vực hai bên lối đi

để xen kẽ trên bàn tiệc ( 1 bàn

sử dụng 7 chiếc )

- 25 kệ đựng rượu được bày ở

Xong trước 16h00ngày 12/11

Giám sát tiệc(Tùng)0398706446

giữa bàn tiệc

- 200 cành hoa hồng màu xanh

và hồng Ecuador nhập khẩu được cắt tỉa và trải đều giữa bànquanh kệ đựng rượu

- Kéo

Cổng - Trang trí cổng theo phong

cách Rustic với cây khô,

cánh cửa, voan và một ít hoa

Giám sát tiệc(Tùng)0398706446

Chất liệu

Ảnh minh họa

đúc

3.4 Dự toán chi phí cho cơ sở vật chất kỹ thuật

Bình hoa sứ

trắng

4 KẾ HOẠCH VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU THỰC PHẨM

4.1 Định lượng chuẩn cho món ăn và đồ uống cho bữa tiệc

Định lượng 10 suất Giá nhập

Giá trên 10 suất (VND)

Giá trên 1 khách (VND)

Giá bán trên 10 suất

Giá bán trên 1 khách

thức mua

Người chịu trách nhiệm

trắng 3 ngày Địa chỉ: làng chài Hàm

Ninh - Rạch Hàm - huyệnHàm Ninh - Phú Quốc

tiếp tạichợ

Mạnh0966.782.523

17B2, đường HT 17,phường Hiệp Thành, q12,Tp.HCM0906.713.655

Đặt hàngtrước,giao tậnnơi

Lê ThịMai0323.005.129Gan gà

quả

3 ngày

Công ty cổ phần Bách hoá xanh

Toà nhà MWG, Lô T2-1.2,Đường D1, Khu CôngNghệ Cao, P Tân Phú, TP

Thủ Đức, TP.HCM028.3622.9900

Đặt hàng,giao tậnnơi

HoàngKhánhLoan0986.092.153

3 ngày

Buôn Đung, Ninh Tây,Ninh Hoà, Khánh Hoà

giao tậnnơi

Thị Thu0988.890.223

Mua trựctiếp

Lê ThịMai0323.005.129Kem tươi

4 ngày

Công ty cổ phần Bách hoá xanh

Toà nhà MWG, Lô T2-1.2,Đường D1, Khu CôngNghệ Cao, P Tân Phú, TP

Thủ Đức, TP.HCM028.3622.9900

Đặt hàng,giao tậnnơi

HoàngKhánhLoan0986.092.153

NguyễnThị Thu0988.890.223

4 ngày

Yến sào Hoàng Gia

143 Đường Số 5, Bình TrịĐông B, Quận Bình Tân,Tp.HCM0935.591.759

Đặt trước,Giao tậnnơi

Quốc 3 ngày Dương Đông

Đường CMT8, Khu phố 6,Dương Đông, Phú Quốc

0966.782.523

4.4 Dự toán chi phí cho nguyên vật liệu thực phẩm

Nhu cầu thực tế (Kg/L)

Tỉ lệ hao hụt

ĐMNVL

cả hao hụt

Phú Quốc

Tổng dự toán nguyên vật liệu 693.061.485

- Nhân viên đón tiếp khách: 4 người

- MC: 1 người

- Ban nhạc: 4 người

- Nhân viên bàn:

+ Nhân viên quản lý tiệc: 1 người

+ Nhân viên phục vụ bàn đồ uống: 4 người

+ Nhân viên phục vụ bàn: 2 người

+ Hướng dẫn phục vụ khách tại bàn: 2 người

+ Phục vụ khách (như bưng rượu, dọn dẹp chén dĩa bẩn …): 8 người

+ Nhân viên đón tiệp khách: 2 người

- Nhân viên nấu bếp chính: 4 người

- Nhân viên sơ chế: 3 người

- Nhân viên phân phối và trình bày sản phẩm: 3 người

- Nhân viên thu dọn bếp: 2 ngườiYêu cầu về ngoại hình, kỹ năng cho từng bộ phận

5.2 Mô tả công việc cho từng vị trí

5.3 Kế hoạch, quy trình phục vụ tiệc cho bộ phận phục vụ

5.4 Dự toán chi phí nhân sự

6 KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

6.1 Checklist cho giám đốc, quản lý tiệc

A CHUẨN BỊ TRƯỚC TIỆC

a Thông tin chung

1 Người đặt tiệc – chị Vũ Kiều Trang

• Súp Hải sâm và thịt cua Alaska

• Tôm hùm ủ muối hồng tiêu

• Bào ngư nguyên con hầm nấm đông cô

• Kem chanh & Bò Wagyu nướng thảo mộc

• Chè Yến cung đình

6 Thức uống

Rượu vang Rose Ace

7 Yêu cầu đặc biệt của khách

b Khu vực phòng tiệc

1 Tên phòng tiệc (nếu có), bảng hướng dẫn đến địa điểm phòng tiệc

2 Bàn ghế, dụng cụ cho số lượng khách đặt và cho dự phòng nếu có phátsinh

3 Âm thanh, ánh sáng đầy đủ theo tiêu chuẩn và theo yêu cầu của khách

4 Kiểm tra vệ sinh tổng thể khu vực phòng tiệc bảo đảm sạch (Cây kiểng,bàn ghế, tranh ảnh )

5 Khu vực nhà vệ sinh (sạch, không có mùi hôi, các trang thiết bị hoạtđộng tốt)

6 Hệ thống máy lạnh trong phòng tiệc hoạt động tốt

7 Tác phong của nhân viên phục vụ chỉnh tề (Grooming)

8 Phải chọn nhân viên có tác phong nhanh nhẹn, vui vẻ nhạy bén trongviệc nắm bắt các yêu cầu của khách

tiếp (4), nhân viên phục vụ, .

3 Trang phục của giám sát và nhân viên đón tiếp, phục vụ: Nam (vestđen, giày đen, sơ mi trắng); nữ (váy gile đen, sơ mi trắng, giày đen)

4 Trang phục nhân viên bếp: áo đen, quần đen, giày đen

5 Nhân viên được tuyển chọn đúng yêu cầu: ngoại hình, ngoại ngữ, kinhnghiệm

6 Nhân viên được phổ biến về đối tượng khách phục vụ

7 Nhân viên được sắp xếp vị trí làm việc cụ thể của từng người

8 Mc: Đã thuộc kịch bản, chuẩn bị ngoại hình chỉn chu đúng yêu cầu

9 Bộ phận kỹ thuật: chuẩn bị sẵn sàng âm thanh, ánh sáng Đã có kịchbản lên nhạc theo đúng các khung chương trình

d Bàn tiệc

1 Số lượng bàn ghế chuẩn bị đủ

2 Khăn trải bàn: Sạch sẽ, được ủi và trải thẳng

Khăn ăn: Được gấp hình đúng yêu cầu, sạch sẽ, để đúng vị trí

3 Ghế: Được bố trí đủ 8 ghế một bàn, sắp xếp khoảng cách theo quy định(40cm cho mỗi ghế), được bọc khăn gọn gàng

4 Hoa hồng: Được bố trí trên tất cả các bàn và xếp theo quy định

5 Rược vang hồng: Đặt trên tất cả các bàn, để ở chính giữa

6 Các bộ dụng cụ (dao, dĩa, thìa…) đã được lau sạch, bóng sáng, khôngxước, hoen ố, để đúng vị trí quy định

7 Ly rượu: Được lau sạch sẽ, sáng bóng, đặt đúng vị trí và quy trình phụcvụ

8 Các bàn đều đã có menu

B TRONG QUÁ TRÌNH PHỤC VỤ

Mời nước khoáng khi khách vào bàn tiệc

⁃

- Chủ tiệc phát biểu chào mừng

+) Chuẩn bị sẵn micro, loa, màn hình

+) Nhân viên tiệc cưới không phục vụ trong quá trình phát biểu

Chủ tiệc khai mạc tiệc

⁃

+) Nhân viên tiệc cưới đi các bàn để rót rượu vang hồng

+) Hai nhân viên cùng rót rượu mời chủ tiệc và khách chính, khách dựtiệc theo ngôi thứ của tiệc

- Khách tham dự nâng ly và cụng chúc mừng chủ tiệc, giao lưu và hưởngứng tiệc

- Phục vụ các món khai vị và tiếp rượu

+) Chủ phòng tiệc ra hiệu mang món khai vị

+) Món ăn được phục vụ nguội trước, nóng sau

+) Phải tiếp thêm rượu khi phục vụ món khai vị mới

+) Trong quá trình mang thức ăn ra, nhân viên phải kết hợp với việc thudọn những dụng cụ bẩn và mang bổ sung những dụng cụ thay thế Đồngthời và luôn để ý để tiếp rượu cưới thêm cho khách

+) Thực hiện những yêu cầu phát sinh của khách dự tiệc, phục vụ kháchvới thái độ nhiệt tình, chu đáo

+) Trong quá trình phục vụ tiệc, nhân viên phải luôn có mặt và làm việcdưới sự điều hành của nhân viên giám sát tiệc

- Phục vụ món tráng miệng

+) Dọn sơ bàn ăn để mời khách món tráng miệng, đồng thời thu ly rượu+) Đồ uống cuối bữa (tiêu vị) được đưa ra khi phục vụ món tráng miệng

C SAU TIỆC

1 Bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng đã sử dụng dịch vụ

2 Lấy ý kiến của khách hàng (đặc biệt là chủ tiệc về bữa tiệc)

3 Kiểm tra kỹ số lượng đồ ăn, thức uống, xác nhận trực tiếp với chủ tiệc

trước (đưa hoá đơn tạm tính)

4.Kiểm đồ dùng (bát đĩa, đồ trang trí, )

5 Đối chiếu với số lượng ban đầu và đưa ra bảng thu khách cần trả

6 Thanh toán với khách

7 Cảm ơn và tiễn khách

8 Thu dọn và setup lại đồ đạc

6.2 Dự phòng các trường hợp rủi ro, sự cố

- Lắp đặt hệ thống đèn dưới bể bơi

- Bố trí cho cô dâu chú rể vào mái che ngoài trời ở trung tâm

- Ban nhạc sẽ chơi live violin để át đi tiếng mưa

Khi trời bắt đầu

có hiện tượng chuyển mây đen

Phan Ngọc Lâm (quản lý tiệc, sdt:0375709036)

trong máy ảnh khi

ở ngoài bãi biển

-Tìm hiểu rõ kinh nghiệm xem thợ ảnh từng có những bộ ảnhchụp trước ở bãi biển bao giờ chưa

- Hãy test trước khả năng chụp ảnh bằng cách cho cô dâu, chú

rể xem trước những ảnh mình chụp tại bãi biển trước khi cử hành nghi thức

- Nên thuê có hai thợ ảnh trở nên đi kèm theo

Khi nhận ảnh sau đám cưới Phan Ngọc Lâm (quản lý tiệc,

Xảy ra sau vài phút hoặc sau 2 giờ sau khi

Nguyễn Văn Cường(bộ phận bếp,

- Đào tạo nhân viên các bước sơ cứu khi khách bị dị ứng thức ăn

- Cần có chuyên viên

y tế được cấp phép hành nghề và được phép sử dụng các loại thuốc chống dị ứng được Bộ y tế chỉ định

Luôn có sẵn một số loại thuốc như là thuốc kháng histamin.c

âm thanh hoạt động hiệu quả Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng thêm máy phát điện

để đề phòng rủi ro phát sinh

Khi xảy ra hiện tượng có gió to Nguyễn Xuân Thắng (trưởng

ban kỹ thuật, sdt: 037565663)

Khách

không

mời mà

tới

gian chung, nhiều

người qua lại Dễ

có trường hợp trà

trộn vào đám đông

- Khuyến khích họ mang theo thiệp mời cưới

- Không gian cưới cũng nên dựng một sốrào chắn tại bờ biển của một khu nghỉ dưỡng

Trước lúc bắtđầu cử hành hônlễ

Nguyễn ThanhTùng (giám sát

0398706446)

6.3 Quy trình kiểm đếm, thanh lý hợp đồng, thanh toán sau tiệc

Quy trình kiểm đếm sau tiệc

Mục Dụng cụ Số lượng

đầu Người kiểm đầu Số lượng cuối Mất, hỏng Người kiểm cuối

Thanh lý hợp đồng, thanh toán sau tiệc

Sau khi hoàn tất buổi tiệc, bên công ty tổ chức và bên khách hàng sẽ tham gia xác nhậnlại về nội dung công việc của buổi tiệc có đúng như cam kết hợp đồng giữa 2 bên chưa,

và các phát sinh nếu có sau sau khi buổi tiệc kết thúc Nếu hai bên đồng ý thỏa thuận vàhài lòng với các điều ghi trên biên bản thanh lý thì hai bên cùng ký biên bản và thốngnhất thanh lý

6.4 Dự trù kinh phí, doanh thu, chi phí và lỗ lãi