phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thuốc cho hiệu thuốc

Vì vậy chúng em tạo ra một hệ thống quản lý thuốc độc lập hoặc tích hợp với hệ thống thanh toán hiệu quả nhằm tăng cường khả năng theo dõi lịch sử giao dịch, tồn kho, và thông tin về thu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-*** -PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THUỐC CHO HIỆU THUỐC

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Mai Hương

Sinh viên thực hiện: 1 - Đoàn Thị Thùy Linh - 2121051094

2 – Hồ Viết Trà - 2121051113

3 – Dương Văn Mạnh - 2121051081

7080703 - 22

Hà Nội – 2023

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay các hiệu thuốc thường xuyên phải đối mặt với thách thức trong việc duy trì lượng tồn kho, theo dõi các đơn đặt hàng, và đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi chính xác Cần phải giảm thiểu sai sót trong quá trình bán thuốc và đảm bảo tính minh bạch đối với khách hàng Vì vậy chúng em tạo ra một hệ thống quản lý thuốc độc lập hoặc tích hợp với hệ thống thanh toán hiệu quả nhằm tăng cường khả năng theo dõi lịch sử giao dịch, tồn kho, và thông tin về thuốc để giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý thuốc

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THIẾT LẬP DỰ ÁN

1.Hiện trạng hệ thống

Ngày nay vẫn còn nhiều hiệu thuốc sử dụng quy trình thủ công trong việc bán thuốc nên việc liên kết giữa các khâu trong chuỗi cung ứng còn thuốc còn nhiều yếu kém, dẫn đến tình trạng thiếu thông tin, gây khó khăn cho công tác quản lý Nhiều cơ sở kinh doanh thuốc chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực để quản lý thuốc theo quy định Việc sử dụng phần mềm quản lý thuốc còn chưa phổ biến, dẫn đến việc quản lý thuốc còn thủ công, thiếu hiệu quả Để khắc phục những vấn đề trên chúng ta cần phải có một hệ thống quản lý thuốc cho các nhà thuốc giúp giảm thiểu các rủi ro trên

2.Phạm vi và mục tiêu dự án

 Mục tiêu chung:

 Nâng cao hiệu quả quản lý thuốc tại nhà thuốc, đảm bảo thuốc được quản lý chặt chẽ, khoa học, an toàn và hiệu quả.

 Nâng cao chất lượng dịch vụ bán thuốc, phục vụ khách hàng tốt hơn.

 Tăng doanh thu và lợi nhuận cho nhà thuốc.

 Mục tiêu cụ thể:

 Tự động hóa các quy trình quản lý thuốc

 Nhập xuất kho thuốc tự động, chính xác, kịp thời.

 Quản lý tồn kho thuốc hiệu quả, đảm bảo thuốc không hết hạn, hư hỏng.

 Theo dõi hạn sử dụng thuốc chặt chẽ, cảnh báo thuốc sắp hết hạn.

 Nâng cao hiệu quả quản lý giá thuốc:

 Cập nhật giá thuốc thường xuyên, chính xác.

 Bán thuốc đúng giá, niêm yết giá công khai.

 Quản lý chiết khấu, khuyến mãi hiệu quả.

 Nâng cao chất lượng dịch vụ bán thuốc:

 Tư vấn bán thuốc chuyên nghiệp, đúng bệnh, đúng liều lượng.

 Cung cấp thông tin đầy đủ về thuốc cho khách hàng.

 Phục vụ khách hàng chu đáo, thân thiện.

 Tăng doanh thu và lợi nhuận cho nhà thuốc:

 Tăng tỷ lệ bán thuốc.

 Giảm thiểu hao hụt thuốc.

 Nâng cao hiệu quả kinh doanh.

 Phạm vi dự án

 Hệ thống sẽ được triển khai tại tất cả các nhà thuốc trong hệ thống.

 Hệ thống sẽ quản lý tất cả các loại thuốc được bán tại nhà thuốc.

 Hệ thống bao gồm các chức năng chính: o

Quản lý danh mục thuốc.

o Quản lý nhập hàng

o Quản lý bán hàng

o Quản lý kho hàng

o Báo cáo thống kê

3.Các giải pháp và tính khả thi

3.1 Giải pháp đề xuất

 Phần mềm:

 Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp

 Phần mềm cần đáp ứng các yêu cầu:

 Tự động hóa các quy trình quản lý.

 Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

 Có khả năng tích hợp với các thiết bị khác như máy pos, máy in hóa đơn Phần cứng:

 Nâng cấp máy tính, máy pos nếu cần thiết

 Đảm bảo hệ thống mạng ổn định

 Đào tạo:

 Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc

 Nâng cao kiến thức về quản lý nhà thuốc cho nhân viên

3.2 Đánh giá tính khả thi

 Tính khả thi về mặt kỹ thuật:

 Có nhiều phần mềm quản lý nhà thuốc trên thị trường đáp ứng được yêu cầu

 Hệ thống nhà thuốc có đủ khả năng để triển khai phần mềm

 Tính khả thi về mặt kinh tế:

 Chi phí cho phần mềm, phần cứng và đào tạo nằm trong ngân sách dự kiến.

 Tính khả thi về mặt thời gian:

 Dự án có thể hoàn thành trong thời gian dự kiến.

4 Dự trù và kế hoạch triển khai dự án

4.1 Dự trù kinh phí

 Phần mềm:

 Chi phí mua phần mềm: 10 triệu đồng

 Chi phí bảo trì phần mềm: 2 triệu đồng/năm

 Phần cứng:

 Nâng cấp máy tính: 5 triệu đồng/máy

 Máy pos: 3 triệu đồng/máy

 Đào tạo:

 Chi phí đào tạo: 1 triệu đồng/người

4.2.Lập kế hoạch triển khai

 Giai đoạn khởi động:

 Thành lập ban chỉ đạo dự án

 Phân công nhiệm vụ cho các thành viên dự án

 Giai đoạn thiết kế:

 Xác định các yêu cầu chức năng của hệ thống

 Thiết kế giao diện hệ thống

 Giai đoạn phát triển:

 Lập trình phần mềm.

 Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống

 Giai đoạn thử nghiệm:

 Cho nhân viên sử dụng thử hệ thống

 Sửa lỗi, hoàn thiện hệ thống

 Giai đoạn triển khai:

 Triển khai hệ thống chính thức

 Đào tạo nhân viên sử dụng hệ

thống 4.3.Phân công nhiệm vụ

 Ban chỉ đạo dự án:

 Phụ trách chung dự án

 Ra quyết định các vấn đề quan trọng

 Nhóm phát triển phần mềm:

 Phụ trách lập trình, phát triển hệ thống

 Nhóm kiểm thử:

 Phụ trách kiểm tra, thử nghiệm hệ thống

 Nhóm đào tạo:

 Phụ trách đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

5 Mô tả bài toán

Một hệ thống bán thuốc có ba bên: Nhà cung cấp, Nhân viên và Khách hàng

 Nhân viên – Khách hàng: Khi khách hàng đến mua thuốc, khách hàng cung cấp đơn thuốc hoặc triệu chứng bệnh Từ những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên sẽ ghi nhận thông tin khách hàng, triệu chứng và đưa ra các loại thuốc phù hợp nhất còn tồn tại trong kho phân phối Khách hàng sẽ tiếp nhận thuốc và thanh toán Nhân viên sẽ ghi và xuất hóa đơn xuất

 Nhà cung cấp – Nhân viên: Dựa trên nhu cầu của thị trường về thuốc và số lượng thuốc trong kho phân phối, nhân viên sẽ ghi danh sách mua gửi về nhà cung cấp Từ danh sách mua đó, nhà cung cấp sẽ cung cấp những loại thuốc cho nhân viên và gửi hóa đơn nhập Nhân viên thanh toán và nhận hóa đơn nhập

 Nhân viên sẽ thu thập thông tin hóa đơn và lưu vào cơ sở dữ liệu, phân tích dữ liệu và đưa ra doanh thu lợi nhuận

5.1 Mô hình phân cấp chức năng:

5.2 Biểu đồ ngữ cảnh

Khách hàng

Danh sách

thuốc

Thuốc và

Nhân viên

Đơn thuốc, hóa nhập Nhận đơn

triệu chứng thuốc, triệu

QUẢN LÝ BÁN

Ghi thông tin, Thuốc, hóa đơn bán THUỐC

cung cấp loại Hóa đơn thuốc nhập

Thuốc, hóa

đơn bán

Nhà cung cấp

5.3 Biểu đồ hoạt động

Khách hàng cung cấp

đơn thuốc, triệu chứng

Đưa ra loại thuốc

Hợp lệ

nhập

yes Thuốc, hóa đơn bán

8

6 Phân tích hệ thống

Hệ thống quản lý nhà thuốc thông minh là một giải pháp phần mềm toàn diện dành cho các nhà thuốc, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và tăng cường trải nghiệm của khách hàng Hệ thống bao gồm các chức năng chính sau:

1 Quản lý bán hàng:

- Ghi nhận thông tin khách hàng, triệu chứng và kê đơn thuốc phù hợp dựa trên kho thuốc hiện có

- Hỗ trợ bán lẻ, bán buôn và bán theo đơn

- Thanh toán linh hoạt qua nhiều hình thức: tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,

- Xuất hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định

2 Quản lý kho thuốc:

- Theo dõi số lượng, hạn sử dụng, giá cả của từng loại thuốc

- Cảnh báo sắp hết thuốc và tự động tạo đơn hàng đề xuất mua thuốc

- Quản lý nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển kho thuốc

- Báo cáo thống kê tình hình nhập xuất kho, tồn kho.

3 Quản lý nhà cung cấp:

- Lưu trữ thông tin nhà cung cấp, sản phẩm cung cấp, giá cả, điều khoản thanh toán

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp

- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giá cả cạnh tranh

4 Quản lý khách hàng:

- Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, sở thích, dị ứng thuốc

- Cung cấp dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp

- Triển khai chương trình khuyến mãi, tích điểm, tri ân khách hàng

5 Quản lý doanh thu:

6 Báo cáo thống kê:

- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, chi phí theo ngày, tháng, quý, năm

- Báo cáo tình hình bán hàng theo từng loại thuốc, nhóm thuốc

- Báo cáo tồn kho, sắp hết hạn, hàng bán chậm

- Phân tích dữ liệu kinh doanh để đưa ra chiến lược phát triển hiệu quả