BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM 2 HỌC PHẦN KỸ NĂNG MỀM Chủ đề GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

LỜI NÓI ĐẦUTrong thế giới ngày càng kết nối chặt chẽ, kỹ năng giao tiếp không chỉ là mộtcông cụ mà còn là cầu nối giữa con người với nhau.. KHÁI NIỆM Giao tiếp: Là hành động truyền tải ý

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT

- -BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM 2 HỌC PHẦN: KỸ NĂNG MỀM Chủ đề: GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Nhóm 5: Five Fire - 150873 Giảng viên: TS Nguyễn Thị Thanh Thuỷ

5 Nguyễn Đức Bảo Long 20222327 Thành viên

7 Nguyễn Xuân Phúc Anh 20211650 Thành viên

Hà Nội, 4/2024

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 4

GIỚI THIỆU THÀNH VIÊN 4

I KHÁI NIỆM 7

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP 7

1 Giao tiếp là hoạt động không thể thiếu trong sự tồn tại của các loài 7

2 Lợi ích khi có kỹ năng giao tiếp tốt 8

3 Phân loại giao tiếp 8

III QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP 9

1 Quá trình giao tiếp diễn ra như thế nào? 9

2 Mô hình giao tiếp 10

IV CÁC RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP 11

1 Rào cản giao tiếp là gì? 11

2 Các rào cản trong giao tiếp 11

V PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP 13

1 Ngôn ngữ 13

1.1 Ngôn ngữ nói 13

1.2 Ngôn ngữ viết 15

2 Phi ngôn ngữ 16

VII CÁCH GIAO TIẾP HIỆU QUẢ 19

1 Tự tin khi nói chuyện 19

2 Trả lời ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm 19

3 Tạo sự thân thiện 19

4 Sự tôn trọng 20

5 Tư duy cởi mở 20

6 Biết cách đặt câu hỏi đúng trọng tâm 20

7 Lắng nghe nhiều hơn 21

8 Giao tiếp phi ngôn từ 21 VIII TỔNG KẾT 21

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thế giới ngày càng kết nối chặt chẽ, kỹ năng giao tiếp không chỉ là mộtcông cụ mà còn là cầu nối giữa con người với nhau Kỹ năng này không chỉ giúpchúng ta truyền đạt thông tin mà còn giúp chúng ta hiểu và được hiểu Tuy không mớinhưng có vẻ trong chúng ta vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ về kỹ năng quan trọngnày Trong bài này chúng ta sẽ cũng nhau tìm hiểu chi tiết về kỹ năng giao tiếp và cáchgiao tiếp hiệu quả

GIỚI THIỆU THÀNH VIÊN

Nguyễn Văn Đủ

- Đến từ Bắc Giang

- K67 Trường CNTT&TT

- Sở trường: Ham học hỏi, thích code

- Sở đoản: Hướng nội, ngại giao tiếp với người khác

- Mong muốn: Cải thiện kỹ năng giao tiếp, hoàn thiệnbản thân, giúp mình có thêm nhiều cơ hội trongtương lai

Nguyễn Xuân Phúc Anh

- Đến từ Nghệ An

- K66 Trường Hoá và Khoa Học Sự Sống

- Sở thích: Chơi game, nghe nhạc và xem phim vàonhững lúc rảnh rỗi

- Sở đoản: Hơi kém giao tiếp với người lạ

- Mong muốn: Bổ sung, tăng cường kỹ năng mềm

cơ bản trong đời sống và giúp mình cởi mở hơnvới xã hội

Nguyễn Đức Bảo Long

- K67 Trường Điện – Điện tử

- Sở thích: Xem phim, nghe nhạc và học ngoại ngữ

- Sở trường: Biết hát một chút và học ngoại ngữ khátốt

- Mong muốn: Học hỏi nhiều điều từ cô và mọingười, bên cạnh đó cũng muốn kết thêm bạn mới

Lưu Thị Hảo

- Đến từ: Bắc Ninh

- K67 Trường Hoá và Khoa Học Sự Sống

- Sở thích: Hát, ăn, nghe nhạc, đi du lịch, yêu màuhồng ghét sự giả dối

- Sở trường: Biết rất nhiều thứ nhưng chưa cái gìhoàn hảo

- Mong muốn: Có thể ngày một hoàn thiện bản thânhơn, có thể làm quen được nhiều bạn mới trênkhắp mọi miền tổ quốc

Nguyễn Hoài Nam

- K67 Trường Cơ Khí, ĐH Bách Khoa Hà Nội

- Ngành: Cơ điện tử

- Sở thích: Chơi thể thao, chơi game và thích đi chơi

- Mong muốn: kết bạn làm quen với mọi người vàhọc hỏi thêm nhiều điều từ cô và các bạn

Trương Quốc Tuấn

- Đến từ Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá

- K67 Trường CNTT&TT

- Ngành: Kỹ thuật máy tính

- Sở thích: Đá bóng, xem phim, đọc truyện tranh

- Mong muốn: Kết thêm nhiều bạn bè, học hỏi thêmnhiều điều mới, giúp mình cải thiện các kỹ năng

“đặc biệt là kỹ năng giao tiếp”, để bản thân mìnhphát triển hơn

Lê Xuân Sơn

- K67 Trường Điện – Điện tử

- Ngành: Kỹ thuật Điện

- Sở thích: Chơi game, đọc sách và nghe nhạc

- Sở trường: Chơi cờ vua và chơi đàn ghi ta khá tốt

- Mong muốn: Học hỏi nhiều điều từ cô và các bạncũng như cải thiện được những kỹ năng bổ ích

Nguyễn Danh Toản

- K67 Trường Điện – Điện tử

- Ngành: Kỹ thuật Điều khiển & Tự động hoá

- Sở thích: xem phim, nghe nhạc và học ngoại ngữ

- Sở trường: Chơi nhạc cụ, biết chơi thể thao và họcngoại ngữ

- Mong muốn: Học hỏi nhiều điều từ cô và mọingười, bên cạnh đó cũng muốn cải thiện các kỹ

năng mềm cần thiết cho công việc sau này.

CHƯƠNG I: GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

I KHÁI NIỆM

Giao tiếp: Là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu

Giao tiếp hiệu quả: là khả năng truyền tải thông điệp rõ ràng trong khoảng thời gian ngắn nhất

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP

1 Giao tiếp là hoạt động không thể thiếu trong sự tồn tại của các loài

Giao tiếp là nhu cầu cơ bản nhất của

con người kể từ khi sinh ra cho tới tận lúc họ

mất đi Một đứa trẻ vừa sinh ra chúng đã có

nhu cầu giao tiếp để kết nối với mọi người thông qua việc cất tiếng khóc, tiếng cườithay vì phải sử dụng ngôn ngữ để nói - chúng có thể khóc thét khi đói bụng, cười khiđược cưng nựng.

Giao tiếp là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội Xã hội là một cộng đồng

mà ở đó con người tồn tại có sự liên kết và ràng buộc với nhau, con người kết nối vớinhau thông qua giao tiếp Đặt câu hỏi nhỏ “Nếu không có giao tiếp thì con người cóthể sinh tồn và phát triển được không?”

Kỹ năng giao tiếp giúp bạn mở rộng các mối quan hệ của bản thân khi biết cáchgắn kết tương tác với những người xung quanh, biết cách học hỏi, giao lưu để gắn kếtcác mối quan hệ lại Đây cũng là cơ sở để duy trì và phát triển cuộc sống Nếu khôngbiết giao tiếp bạn sẽ trở lên cô lập với xã hội và điều đó thật đáng sợ

Kỹ năng giao tiếp giúp phối hợp hành động: Giao tiếp giúp con người thể hiệnđược ý nghĩ cũng như những hành động muốn biểu đạt và giúp mọi người hiểu đượcnhu cầu, mong muốn hay những gì người khác truyền đạt qua ngôn ngữ Trên cơ sở

đó, tất cả sẽ cùng nhau phối hợp hoạt động để hướng đến mục đích chung

Giao tiếp tốt giúp bạn thành công dễ dàng hơn: Xã hội phát triển không ngừngmỗi ngày, nhu cầu đời sống tăng cao, và sự cạnh tranh cũng trở nên gay gắt Bạn có đủ

kỹ năng làm việc, đủ chuyên môn nhiệt huyết nhưng lại yếu kém trong kỹ năng giaotiếp thì bạn sẽ rất khó phát triển - tiến bộ xa hơn trong công việc của mình Chính vìgiao tiếp có ý nghĩa đặc biệt như thế mà người ta mới nâng tầm nó lên trở thành nghệthuật giao tiếp

2 Lợi ích khi có kỹ năng giao tiếp tốt

- Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với mọi người trong cơquan cũng như ngoài xã hội

- Nhận được sự yêu mến, tin tưởng và kính trọng của mọi người

- Dễ dàng truyền đạt được ý kiến của bản thân, được mọi người lắng nghe

- Gây dựng được niềm tin và khuyến khích mọi người làm tốt công việc

- Tạo ra được những con đường cầu nối đến những cơ hội mới

3 Phân loại giao tiếp

Có nhiều cách phân loại giao tiếp tùy theo những tiêu chuẩn khác nhau:

a Dựa vào phương tiện giao tiếp:

Có 2 loại:

- Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Con người sử dụng tiếng nói và chữ viết để giao

tiếp với nhau Đây là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người Bằng ngôn ngữ, con người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào, như thông báo tin tức, diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật

- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Con người giao tiếp với nhau bằng hành vi cử chỉ,

nét mặt, ánh mắt, nụ cười, đồ vật…

b Dựa vào khoảng cách:

Có 2 loại:

- Giao tiếp trực tiếp: Là loại giao tiếp giữa các cá nhân khi họ mặt đối mặt với

nhau để trực tiếp giao tiếp

- Giao tiếp gián tiếp: Là loại giao tiếp được thực hiện thông qua một phương

tiện trung gian khác như điện thoại, email, thư tín, Fax, chat…

c Dựa vào tính chất giao tiếp:

Có 2 loại:

- Giao tiếp chính thức: Là loại giao tiếp khi các cá nhân cùng thực hiện một

nhiệm vụ chung theo quy định Ví dụ: giao tiếp giữa giảng viên và sinh viên trong giờ học Loại giao tiếp này có tính tổ chức, kỉ luật cao

- Giao tiếp không chính thức: Là loại giao tiếp diễn ra giữa những người đã

quen biết, hiểu rõ về nhau, không bị ràng buộc bởi pháp luật, thể chế, mang nặng tính cá nhân Ví dụ: giao tiếp giữa các bạn sinh viên trong giờ ra chơi Loại giao tiếp này thường tạo ra bầu không khí đầm ấm, vui tươi, thân mật, hiểu biết lẫn nhau

d Dựa vào số người tham dự cuộc giao tiếp:

- Giao tiếp cá nhân – cá nhân Ví dụ: giao tiếp giữa sinh viên A và sinh viên

I QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

1 Quá trình giao tiếp diễn ra như thế nào?

Muốn có một quá trình giao tiếp diễn ra phải có ít nhất hai bên tham gia, các bêntham gia phải có nhu cầu giao tiếp với nhau, nhu cầu giao tiếp có thể xuất phát từ mộtbên hoặc từ cả các bên tùy vào từng tình huống giao tiếp Đầu tiên một bên (bên A) có

ý tưởng trong đầu quyết định muốn chia sẻ điều đó với bên kia (bên B), bên A bắt đầu

mã hóa ý tưởng của mình thành các thông điệp bằng lời hay không lời, sau đó chuyểnnhững thông điệp giao tiếp này đến bên B thông qua một kênh giao tiếp nhất định (trựctiếp hay gián tiếp) Bên B sau khi tiếp nhận các thông điệp được gửi đến từ bên A sẽtiến hành giải mã để hiểu ý tưởng của bên A, sau đó tiến hành mã hóa các thông điệpphản hồi để gửi ngược lại cho bên A nếu có nhu cầu Quá trình giao tiếp giữa bên A vàbên B luôn diễn ra trong một bối cảnh giao tiếp cụ thể và trong bối cảnh giao tiếp đóluôn có thể chứa đựng những yếu tố ảnh hưởng xấy đến hiệu quả giao tiếp được gọi lànhiễu

2 Mô hình giao tiếp

Từ mô hình giao tiếp trên cho thấy có 06 yếu tố tham gia vào quá trình giaotiếp:

- Why: mục đích giao tiếp

- Who: chủ thể giao tiếp (các bên tham gia vào cuộc giao tiếp)

- What: nội dung giao tiếp (hệ thống các thông điệp bao gồm của những

thông điệp phản hồi)

- Where, When: bối cảnh giao tiếp gồm không gian, địa điểm, thời gian giao

tiếp

- How: hình thức, phương tiện giao tiếp, phong cách giao tiếp

II CÁC RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP

1 Rào cản giao tiếp là gì?

Rào cản giao tiếp là khi một người gặp khó khăn trong việc tiếp nhận và chấpnhận thông tin mà người khác sử dụng để truyền đạt, thông tin, suy nghĩ và ý tưởngcủa đối phương Rào cản giao tiếp còn giải thích một cách dễ hiểu là trở ngại khi traođổi ý tưởng và truyền đạt thông giữa bạn và đối phương

2 Các rào cản trong giao tiếp

a Ngoại hình

Đây cũng là một trong những rào cản chính khiến nhiều dân văn phòng ngạigiao tiếp với mọi người đặc biệt là đối tác Ngoại hình luôn là một ưu thế vô hình giúpnhiều người tự tin và ngược lại cũng khiến không ít người tự ti cũng như ngại tiếp xúcvới thế giới bên ngoài Để giải quyết vấn đề này thì một cuộc cải tổ lớn cần được tiếnhành Hãy thay đổi phong cách ăn mặc và đầu tóc của mình sao cho hợp lý nhất Mộttrang phục đẹp không nhất thiết phải đắt tiền vì vậy đừng nên quá đắn đo về giá cả.Hãy chọn lựa trang phục với hai tiêu chí Một là hợp với môi trường làm việc của bạn.Hai là hợp với tính cách của bạn Mặc đẹp không chỉ giúp bạn tự tin mà còn là bướcđệm để bạn tiến gần hơn với thế giới bên ngoài

b Ngôn ngữ

Không có khiếu trò chuyện, có quá ít từ ngữ để nói, để trao đổi hoặc nói quánhiều cũng là một trong những rào cản lớn khiến việc giao tiếp của dân công sở kémhiệu quả Khi một người sử dụng từ ngữ không phù hợp với hoàn cảnh nói cũng nhưhoàn cảnh viết thì hiểu lầm là điều rất dễ xảy ra Vì vậy, cách tốt nhất là luyện nóitrước gương (với những người ít nói) và thi hành chiến lược “uốn lưỡi bảy lần trướckhi nói” (đối với những người nói quá nhiều)

c Cảm xúc

Cảm xúc thường là yếu tố chi phối hành động vì vậy hành động khi cảm xúckhông ổn định là hành động “dại dột” nhất trong những điều “dại dột” Giao tiếp cũngkhông nằm ngoài quy luật trên Thực tế là, rất nhiều bất đồng cũng như thất bại xảy ra

là do con người không kìm chế được cảm xúc Ngoài ra, những người bị bệnh lo âu,trầm cảm, nóng nảy thường có xu hướng hiểu sai ý của người khác Vì vây, cảm xúccũng là một trong nhứng yếu tố khiến giao tiếp trở nên khó khăn

d Thiếu kinh nghiệm

Những nhân viên lâu năm hay còn gọi là “lão làng” trong một lĩnh vực nào đó,

họ sẽ có xu hướng mở rộng trong giao tiếp Bởi, họ có kinh nghiệm giải quyết cũngnhư ứng đối với mọi tình huống xảy ra bất kể tốt, xấu, dễ, khó Ngược lại, với nhữngnhân viên mới, họ có quá ít kinh nghiệm thực tế Vì vậy, đứng trước những trường hợp

“trái khoáy” khiến họ không biết nên làm như thế nào và bắt đầu từ đâu Đây cũng

chính là nguyên nhân khiến nhiều dân công sở ngại giao tiếp.

e Thiếu kiến thức

Những người có vốn kiến thức sâu rộng bao giờ cũng “mạnh miệng” hơn nhữngngười có vốn kiến thức hạn hẹp Họ tự tin để thể hiện mình hoặc phần lớn họ có khảnăng nắm bắt được ý đồ cũng như thông điệp của đối tác một cách nhanh chóng Tráilại, những người có vốn kiến thức hạn hẹp họ sẽ chia thành hai loại Một là ngại giaotiếp, hai là giao tiếp nhiều nhưng thông tin sai lệch hoặc đón nhận thông điệp “lệchlạc” từ phía khách hàng, đối tác Đó là lý do vì sao thiếu kiến thức khiến cho việc giaotiếp trở nên khó khăn hơn.

III PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

1 Ngôn ngữ

1.1 Ngôn ngữ nói

Ngôn ngữ nói được sử dụng nhiều trong giao tiếp, sau ngôn ngữ biểu cảm, đặcbiệt là trong giao tiếp trực tiếp và giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp bằng ngôn ngữnói có hiệu quả hay không phụ thuộc vào những yếu tố sau:

a Ngôn từ

Ngôn từ là sản phẩm của tư duy, qua việc sử dụng ngôn từ, người nghe có thểnhận biết được người nói là một người như thế nào: có văn hóa hay không có văn hóa;nóng nảy, cục cằn hay nhã nhặn, lịch sự; ích kỷ, kiêu căng hay độ lượng, khiêmnhường

Tục ngữ có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua , lựa lời mà nói cho vừa lòngnhau”, hay “nói ngọt, thì lọt đến xương”

Để gây được thiện cảm với người nghe, giao tiếp trong xã hội nói chung, giaotiếp trong công việc nói riêng, nên sử dụng ngôn ngữ nói theo các lưu ý sau:

- Nên dùng những từ ngữ phổ thông, đơn giản, dễ hiểu

- Nên dùng từ đẹp, từ thanh nhã, dung dị, như: vui lòng, làm ơn, nên chăng,

có thể, theo tôi nghĩ, rất tiếc…

Vd: Chú vui lòng cho con coi chứng minh nhân dân

- Tránh dùng những từ mạnh như: Xấu quá, kém cỏi thế, nhầm, nhất định, yêu

cầu, cần phải, kiên quyết…

- Hạn chế tối đa dùng từ “không”:

o Dùng từ không, từ mạnh, từ cứng nhắc khi giao tiếp là vô tình tạo rakhông khí nặng nề, căng thẳng, làm ức chế người nghe và tính thuyếtphục không cao đối với người nghe, nhất là những người phải tiếpnhận lời chê trách, phàn nàn

o Đối với khách hàng, điều tối kỵ nhất là dùng từ “không” trong quan

hệ mua bán Bởi lẽ những điều người ta đang quan tâm, ấp ủ, mongđợi đã bị chúng ta chối bỏ Như vậy, sẽ làm cho khách hàng thấtvọng, khó chịu Từ đó họ sẽ không bao giờ tìm đến mua nó nơi nhàhàng của chúng ta (nếu họ muốn) và hơn thế nữa, họ còn nói chonhiều người khác biết điều đó

- Để thể hiện sự tôn kính, lịch thiệp, nên dùng những từ xưng hô: thưa ông,

thưa bà, thưa bác, thưa các anh, các chị…vì con người ai cũng muốn đượcngười khác tôn trọng mình Thưa gửi là những từ đệm thể hiện sự kínhtrọng, gần gũi để được mọi người chấp nhận

- Để tạo cảm giác hứng thú, hấp dẫn, lôi cuốn lòng người nên dùng từ có biểu

cảm, có hình ảnh, có màu sắc và đôi khi lợi dụng cơ hội có thể xen vào đúnglúc đôi chút hài hước thì có hiệu quả không nhỏ

Vd: Thơm ngây ngất, đẹp tuyệt vời…

- Để tăng sự chú ý và tạo sức thuyết phục cao trong khi người nghe đang chần

chừ, do dự, có thể cũng cần dùng ngôn từ mạnh mẽ, từ nhấn, từ khẳng định:tuy nhiên, chẳng hạn, tất nhiên, bởi vậy, …

Khi sử dụng ngôn từ, cần chú ý tới hoàn cảnh, ngữ cảnh và đối tượng giao tiếp

cụ thể để chọn loại ngôn từ gì, ở chừng mực nào cho thích hợp, chứ không nên lạmdụng chúng một cách thái quá

b Âm điệu, giọng nói