Quản lý phạm vi dự Án

Tổng hợp những câu hỏi cần thiết và quan trọng của môn Quản lý phạm vi dự án (KMA). Tài liệu này giúp các bạn sinh viên có thể vượt qua các bài kiểm tra giữa kỳ, cuối kỳ và đạt kết quả cao nhất. Xin cảm ơn các bạn đã xem và tải tài liệu.

Quản lý phạm vi dự án

MỤC TIÊU

• Hiểu tầm quan trọng của việc quản lý phạm vi dự án tốt • Mô tả quy trình quản lý phạm vi lập kế hoạch

• Thảo luận về phương pháp thu nhập và ghi chép yêu cầu để đáp úng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.

• Giải thích quy trình xác định phạm vi và mô tả nội dung của tuyên bố phạm vi dự án

• Thảo luận về quy trình về quy trình tạo cấu trúc phân chia công việc bằng cách sử dụng các phương pháp tương tự, từ trên xuống, từ dưới lên và sơ đồ tư duy ,

• Giải thích tầm quan trọng của việc xác nhận phạm vi và nó liên quan như thế nào đến việc xác định và kiểm soát phạm vi.

• Hiểu tầm quan trọng của việc kiểm soát phạm vi và cách tiếp cận để ngăn ngừa các vấn đề liên quan đến phạm vi trong các dự án CNTT.

• Mô tả cách phần mềm có thể hỗ trợ quản lý phạm vi dự án

1.Mục tiêu

02 Quản lý

phạm vi dự án là gì?

Quản lý phạm vi dự án là gì?

• Phạm vi đề cập đến tất cả công việc

liên quan đến việc tạo ra các sản phẩm của dự án và các quy trình được sử

quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát công việc nào được hoặc không được bao gồm trong một dự án.

Quy trình quản lý phạm vi dự án

1 Quản lý phạm vi kế hoạch: xác định phạm vi và yêu cầu của dự án được quản lý như thế nào

2 Thu thập yêu cầu: xác đinh và ghi lại các tính năng và chức năng của sản phẩm được tạo ra trong dư án cũng như các quy trình được sử dụng để tạo ra nó.

3 Xác định phạm vi: Xem xét các điều lệ dự án, các yêu cầu tài liệu và tài sản quy trình tổ chức để tạo ra một tuyên bố phạm vi

Quy trình quản lý phạm vi dự án

4 Tạo WBS (Work Breakdown Structure): chia các thành phần chính của dự án thành các thành phần nhỏ, dễ quản lý hơn.

5 Phạm vi xác nhận: chính thức hóa việc nghiệm thu các sản phẩm bàn giao của dự án.

6 Kiểm soát phạm vi: kiểm soát những thay đổi về phạm vi dự án trong suốt vòng đời dự án

QUẢN LÝ PHẠM VI LẬP KẾ

HOẠCH

Quản lý phạm vi lập kế hoạch

• Bước đầu tiên trong quản lý phạm vi dự án là lập kế hoạch về cách phạm vi sẽ được quản lý trong suốt vòng đời của dự án.

• Nhóm dự án sử dụng sự phán đoán của chuyên gia và các cuộc họp để phát triển hai kết quả quan trọng: kế hoạch quản lý phạm vi và kế hoạch quản lý yêu cầu.

• Kế hoạch quản lý phạm vi là một phần phụ của kế hoạch quản lý dự án

Nội dung kế hoạch quản lý phạm vi

• Cách thu được sự chấp nhận chính thức của các sản phẩm dự án đã hoàn thành

• Cách kiểm soát yêu cầu thay đổi phạm vi dự án

• Cách chuẩn bị một bản tuyên bố phạm vi dự án chi tiết • Cách tạo ra một cấu trúc phân công công việc (WBS)

• Cách duy trì và chấp thuận WBS

Kế hoạch quản lý yêu cầu

Kế hoạch quản lý yêu cầu mô tả cách yêu cầu dự án sẽ được phân tích, tài liệu hóa và quản lý Một kế hoạch quản lý yêu cầu có thể bao gồm các thông tin sau:

• Cách lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo các hoạt động yêu cầu • Cách thực hiện các hoạt động quản lý cấu hình

• Cách ưu tiên yêu cầu

• Cách sử dụng các chỉ số sản phẩm

• Cách theo dõi và ghi lại các thuộc tính của yêu cầu

THU THẬP YÊU CẦU

Thu thập yêu cầu

• Đối với một số dự án CNTT, việc chia việc phát triển yêu cầu thành các loại: gợi ý, phân tích, đặt tả và xác nhận.

• Hậu quả lớn của việc không xác

định rõ yêu cầu là việc làm lại, việc này có thể tiêu tốn tới một nửa chi phí dự án, đặc biệt là đối với các dự án phát triển phần mềm.

• Tạo nguyên mẫu và phân tích tài liệu

• Đo điểm chuẩn hoặc tạo ra ý tưởng bằng cách so sánh các thực tiễn dự án hoặc đặc điểm sản phẩm cụ thể với các dự án hoặc sản phẩm khác trong hoặc ngoài hoạt động tổ chức

Ma trận truy xuất nguồn yêu cầu

• Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu (RTM) là một bảng liệt kê các yêu cầu, các thuộc tính khác nhau của chúng và trạng thái của các yêu cầu để đảm bảo rằng tất cả đều được giải quyết.

• Bảng 5-1 Mục nhập mẫu trong RTM

XÁC ĐỊNH

PHẠM VI DỰ ÁN

Xác định phạm vi dự án

• Việc xác định phạm vi rất quan trọng đối với sự thành công của dự án vì nó giúp cải thiện độ chính xác của ước lượng thời gian, chi phí và nguồn lực, xác định một cơ sở để đo lường hiệu suất và kiểm soát dự án, và hỗ trợ trong việc truyền đạt rõ ràng trách nhiệm công việc.

• Tuyên bố phạm vi dự án bao gồm ít nhất một mô tả phạm vi sản phẩm, tiêu chí chấp nhận người dùng sản phẩm và thông tin chi tiết về tất cả các sản phẩm dự án Việc ghi lại thông tin liên quan đến phạm vi khác rất hữu ích.

• Khi thời gian trôi qua, phạm vi của dự án nên trở nên rõ ràng và cụ thể hơn.

Bảng 5-3 Xác định phạm vi dự án

Tạo cấu trúc

phân chia công việc

Tạo cấu trúc phân chia công việc

• Cấu trúc phân công công việc (WBS) là một nhóm các công việc liên quan đến sản phẩm trong dự án, xác định phạm vi toàn bộ của dự án

• WBS là một tài liệu cơ bản trong quản lý dự án vì nó cung cấp cơ sở để lập kế hoạch và quản lý lịch trình dự án, chi phí, nguồn lực và các thay đổi

• Phân rã là chia nhỏ các sản phẩm của dự án thành các phần nhỏ hơn • Gói công việc là nhiệm vụ ở cấp độ thấp nhất của WBS

• Cơ sở phạm vi bao gồm tuyên bố phạm vi dự án được phê duyệt và các tài liệu WBS và từ điển WBS liên quan.

Hình 5-3 cho thấy một WBS cho một dự án mạng nội bộ.

Hình 5-4 :Mẫu WBS mạng nội bộ được sắp xếp theo giai đoạn ở dạng biểu đồ và dạng

• Việc đánh số thể hiện ở dạng bảng được dựa trên tiêu chuẩn thực hành cho cơ cấu phân chia công việc.

• Trong Hình 5-4, các nhiệm vụ 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và 1.2.4 (dựa trên đánh số bên trái) là các gói công việc.

• Một gói công việc cần được xác định ở mức độ phù hợp -> để hoàn thành dự án, ước tính chi phí của tất cả các nguồn lực cần thiết và đánh giá chất lượng kết quả

Hình 5-5 Biểu đồ Intranet Gantt trong Microsoft Project

Hình 5-6 Biểu đồ Gantt mạng nội bộ được tổ chức bởi các nhóm quy trình

quản lý dự án

Bảng 5-4: Thực hiện các nhiệm vụ cho WBS của JWD Consulting

• Bảng 5-4 cho thấy các hạng mục mà nhóm đã sử dụng cho phần đó của WBS.

• Việc phát triển WBS giúp mọi người hiểu công việc nào phải được thực hiện cho toàn bộ dự án và cách thực hiện công việc đó đối với những người liên quan.

• Đảm bảo tính nhất quán giữa điều lệ dự án, tuyên bố phạm vi, WBS và biểu đồ Gantt để xác định chính xác phạm vi của dự án.

• Nó cũng giúp xác định nơi cần phối hợp giữa các gói công việc khác nhau.

Các phương pháp phát triển WBS• Cách tiếp cận tương tự: Xem xét WBS

của các dự án tương tự và điều chỉnh cho phù hợp với dụ án của bạn.

• Cách tiếp cận từ trên xuống: bắt đầu với những hạng mục lớn của dự án và chia nhỏ chúng ra

• Cạch tiếp cận từ dưới lên: Bắt đầu với nhiệm vụ cụ thể và tổng hợp chúng lại • Phương pháp lập bản đồ tư duy: Bản

đồ tư duy là kỹ thuật sử dụng các

nhánh tỏa ra từ một ý tưởng cốt lõi để cấu trúc các suy nghĩ, ý tưởng.

Hình 5-7 Phương pháp lập bản đồ tư duy mẫu để tạo WBS

Hình 5-6 Biểu đồ Gantt với WBS được tạo từ bản đồ tư duy

Từ điển WBS và Đường cơ sở phạm vi

• Nhiều nhiệm cụ của WBS rất mơ hồ và phải được giải thích nhiều hơn để mọi người biết phải làm gì và có thể ước tính sẽ mất bao lâu và chi phí để thực hiện công việc đó.

• Từ điển WBS là một tài liệu mô tả thông tin chi tiết về từng mục WBS

Bảng 5-5 Mục nhập từ điển WBS mẫu

Lời khuyên khi tạo WBS và từ điển WBS

1 Một đơn vị công việc chỉ nên xuất hiện ở một nơi trong WBS

2 Nội dung công việc của một hạng mục WBS là tổng của các hạng mục WBS bên dưới nó

3 Một mục WBS là trách nhiệm của chỉ một người, mặc dù nhiều người có thể đang làm việc trên nó

4 WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc trên thực tế; Nó nên phục vụ nhóm dự án trước tiên và chỉ phục vụ các mục đích khác nếu thực tế

Lời khuyên khi tạo WBS và từ điển WBS

5 Các thành viên trong nhóm dự án nên tham gia vào việc phát triển WBS để đảm bảo tính nhất quán và sự tham gia.

6 Mỗi mục WBS phải được ghi lại từ điển WBS đẻ đảm bảo tính chính xác hiểu biết về phạm vi công việc bao gồm và không bao gồm trong mục đó.

7 WBS phải là một công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không thể tránh khỏi trong khi duy trì kiểm soát hợp lý nội dung công việc trong dự án theo tuyên bố phạm vi

Xác định

phạm vi dự án

Xác định phạm vi dự án

• Việc tạo một tuyên bố phạm vi dự án tốt và WBS cho một dự án rất khó.

• Xác nhận phạm vi dự án bao gồm việc chấp nhận chính thức các sản phẩm giao của dự án đã hoàn thành.

• Việc xác minh phạm vi dự án thậm chí còn khó khăn sơn và giảm thiểu những thay đổi về phạm vi

• Sự chấp nhận thường được thực hiện thông qua kiểm tra của khách hàng và sau đó ký duyệt các sản phẩm quan trọng.

Vấn đề toàn cầu

• Nhiều quốc gia đã gặp khó khăn trong việc kiểm soát phạm vi của các dự án lớn, đặc biệt là những dự án liên quan đến công nghệ tiên tiến và nhiều người dùng khác nhau.

• Ví dụ, chính phủ bang Victoria, Úc, có một trang web dành cho thẻ thông minh giao thông công cộng của họ tại địa chỉ www.myki.com.au

• Còn nhiều vấn đề trong quá trình phát triển và triển khai thẻ thông minh

KIỂM SOÁT PHẠM VI

Kiểm soát phạm vi

• Kiểm soát phạm vi liên quan đến việc quản lý các thay đổi đối với phạm vi dự án

• Mục tiêu của kiểm soát phạm vi:

+ Những yếu tố gây ra các thay đổi phạm vi

+ Đảm bảo rằng các thay đổi được xử lý theo các quy trình phát triển như một phần của kiểm soát thay đổi tích hợp.

+ Quản lý các thay đổi khi chúng xảy ra.

• Một công cụ quan trọng để thực hiện kiểm soát phạm vi là phân tích phương sai Phương sai là sự khác biệt giữa hiệu suất dự kiến và hiệu suất thực tế.

CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT ĐỂ TRÁNH CÁC VẤN ĐỀ VỀ PHẠM VI • Giữ phạm vi thực tế Đừng tạo ra những dự án quá lớn đến mức

không thể hoàn thành Hãy chia nhỏ các dự án lớn thành một loạt

ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN ĐẦU VÀO CỦA NGƯỜI DÙNG

• Xây dựng quy trình lựa chọn một dự án tốt cho các dự án CNTT Nhấn mạnh rằng tất cả các dự án đều có nhà tài trợ đến từ tổ chức người dùng

• Có người dùng trong nhóm dự án giữ các vai trò quan trọng

• Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những nội dung đã được xác định, rõ ràng và yêu cầu người dùng phê duyệt các sản phẩm chính được trình bày tại các cuộc họp .

• Cung cấp thứ gì đó cho người dùng dự án và nhà tài trợ một cách thường xuyên

• Đừng hứa sẽ cung cấp những gì nhóm không thể cung cấp trong một khung thời gian cụ thể.

• Đồng định vị người dùng với nhà phát triển.

ĐỀ XUẤT GIẢM BỚT CÁC YÊU CẦU KHÔNG HOÀN CHỈNH VÀ THAY ĐỔI

1 Phát triển và tuân theo quy trình quản lý yêu cầu bao gồm các quy trình để xác định yêu cầu ban đầu.

2 Áp dụng các kỹ thuật như tạo mẫu(prototyping), mô hình ca sử dụng (use case modeling) và thiết kế ứng dụng chung (Joint Application Design) để hiểu rõ yêu cầu của người dùng

3 Viết tất cả các yêu cầu bằng văn bản và giữ cho chúng luôn cập nhật và dễ dàng truy cập.

4 Tạo cơ sở dữ liệu quản lý yêu cầu để ghi lại và kiểm soát các yêu cầu

ĐỀ XUẤT GIẢM BỚT CÁC YÊU CẦU KHÔNG HOÀN CHỈNH VÀ THAY ĐỔI (tiếp theo)

5 Tiến hành kiểm thử đầy đủ để xác minh rằng các sản phẩm của dự án hoạt động như dự kiến

6 Nhấn mạnh ngày hoàn thành để tập trung vào những gì quan trọng

7 Phân bổ nguồn lực cụ thể để xử lý yêu cầu, cải tiến thay đổi như NWA đã làm với ResNet.

SỬ DỤNG PHẦN MỀM

ĐỂ HỖ TRỢ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý phạm vi dự án

• Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo ra nhiều tài liệu liên quan đến phạm vi dự án.

• Phần mềm bảng tính giúp thực hiện các phép tính tài chính, mô hình tính điểm có trọng số và phát triển biểu đồ và đồ thị.

• Phần mềm giao tiếp như email và web giúp làm rõ và truyền đạt thông tin về phạm vi dự án.

• Phần mềm quản lý dự án giúp tạo ra WBS (Work Breakdown Structure), cơ sở cho các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt.

• Có sẵn phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ quản lý phạm vi dự án.

Tóm tắt

chươn g

• Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án đáp ứng tất cả công việc cần thiết và chỉ công việc cần thiết để hoàn thành dự

CẢM ƠN