Tài liệu đào tạo quản trị dự án của PMC, bao gồm nhiều phần. Phần một là giới thiệu cơ bản về quản lý dự án
án b nv Qu n lý d Qu n lý ph m vi d án Qu n lý ph m vi d án Xác nh m c tiêu Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: c tiêu c a d án c n ph i c xác nh m t cách xác c n ph i c chia s v i bên liên quan u tiên m c tiêu c phác th o m t cách khái quát, sau ó giám c d án nhà tài tr /ch u t s c d n d n (quá trình t ng tác) u quan tr ng m c tiêu c a d án không ch ph n ánh i ích c a giám c d án ho c c a ch u t /nhà tài tr , mà n ph i làm th a mãn n m c t i a, nhu c u c a bên liên quan d án Quy t c c b n: ph ng sách cu i cùng, khách hàng ng i quy t nh vi c th hi n m c tiêu c a d án Các m c tiêu k t qu c a d án c n có th o l ng c c th hi n d i hình th c Giám c d án ph i m b o r ng bên liên quan có m t cách nhìn nh i v i m c tiêu c a d án Thông th ng s khác bi t v l i ích gi a bên liên quan làm cho vi c xác nh c tiêu c a d án tr nên khó kh n Giám c d án c n gi i quy t xung t liên quan n m c tiêu c a d án m t cách ch ng Các khái ni m liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng Ch u t /nhà tài tr Tài li u tham kh o: Mu n tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u sau ây : PMBOK® guide: 5.1: L p k ho ch Ph m vi d án 5.2: Xác nh Ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch ng 5: B i c nh c a d án Ch ng 8: Các m c tiêu chi n l c c a d án Ch ng 9: Các tiêu chí ánh giá s thành cơng th t i c a d án Ch ng 13: N i dung ph m vi d án Phân tích quy t án Schuyler John R pp 15 nh Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án How to Xác A u Nhà tài tr /Ch trình bày d hi u thì: th nào? ut ã a c m c tiêu hoàn toàn rõ ràng Xem xét xem m c tiêu có mâu thu n v i khơng N u có mâu thu n c ng trình bày l i lo i tr mâu thu n Th o lu n m c tiêu v i nhóm án, khách hàng, có th v i ng i s ng cu i m b o r ng t t c m i ng i u ng ý v i m c tiêu c a u ó có th m t nhi u th i gian! Nh ng c ng b m t ho c nhi u ngày có c s nh t trí chung Ti p t c xác nh rõ h n m c tiêu - ó m t trình t ng tác, mà qua ó, n có th phát hi n thêm m t s mâu thu n, m c tiêu l i ph i c trình bày i Thi t l p trình t u ti n cho t ng m c tiêu: m c tiêu t i không th thi u c, m c tiêu ch n thu n mong mu n (c n có ho c có t) Xem l i xem m c tiêu c trình bày d i hình th c trung l p, m ng cho gi i pháp k thu t khác khơng "Cái gì" nên xác nh "nh th nào"? B nh m c tiêu nh u Nhà tài tr /Ch ut a m c tiêu t ho c trình bày ch a d hi u thì: g ng hi u v n ho c nhu c u n phía d ng il m , khơng rõ ràng i m t cách xác nh t có th Tr c h t, giám c d án nên th trình bày m c tiêu c a d án Sau ó trình lên Nhà tài tr /Ch u t , th o lu n, trình bày l i, n lúc mà giám c d án Ch u t th ng nh t Sau hoàn thành b c trên, ti p t c th c hi n b c nh ã nêu m c (A) Ví d Cơng ty b o hi m Vimax quy t nh xem xét l i tồn b vi c trình bày trang Web Hi n t i, m ng ch có trang "t nh", cho phép ng i truy c p tham kh o d ch v m t cách r t chung chung Sau bu i làm vi c u tiên, s d ng trí tu t p th , v i c ng s phòng Marketing, phòng b o hi m tài s n, phòng b o hi m Nhân th phòng Tin h c, ã có m t danh sách r t dài m c tiêu có th sau ây: Tính ti n b o hi m m ng p lo i gi y t b o hi m m ng, sau ó khách hàng t Kh n ng tham kh o Copyright © 1998-2007 by STS u kho n c a h p in ng Qu n lý ph m vi d án Cung c p l i khuyên h u ích d a phân tích t ng a khách hàng ang t n t i d li u s n có c a khách hàng So sánh u kho n c a h p i th c nh tranh u kho n ng b o hi m v i s n ph m s n có c a Tính l i ích v thu d ng m ng Internet thu nh n d li u khách hàng thông tin c s d ng sau ó cho nhân viên bán hàng Có kh n ng kê khai tai n n m ng Có th theo dõi ti n c am th s Khách hàng t i lý, d a tiêu chu n m ng ch n Th c hi n t t c m c tiêu a d án t m c tiêu trên??? u không th Giám nh ti n hành theo hình th c sau: cd án, bà Strauss, ã quy t i m c tiêu c n ph i c Làm th c trình bày m t cách chi ti t n a trang A4 p h p nhóm l i bu i h p nhóm bu i làm vi c s d ng trí tu p th , miêu t (d i hình th c vi t) l i ích c a m i m c tiêu d i hai khía nh: a) l i ích cho doanh nghi p, b) l i ích cho khách hàng Sau ó, s l p nên m t b ng g m ba c t: m c tiêu, l i ích i ích i v i khách hàng i v i doanh nghi p, c ti p theo, l ng hoá giá tr (l i ích) mà m i m c tiêu a n m t ph n cho khách hàng m t ph n cho doanh nghi p Công vi c u tiên c làm m t cách cl p i v i m i thành viên Sau ó th o lu n nhóm tìm m t s c ch p nh n i v i t t c m i ng i Giá tr c a m i m c tiêu sau chi phí b o d ng) ch n m c tiêu so sánh cho phép xác ó c so sánh v i chi phí c a (chi phí th c hi n nh u tiên m c tiêu Danh sách này, v i chi phí cho m i m c tiêu lên ban u hành a quy t nh cu i i kèm, cu i s c trình Danh m c rà sốt t m c tiêu c trình bày t t m t m c tiêu SMART (thông minh), ngh a h i t y u t sau: S pecific,- c th M easurable, - o l ng c A mbitious – tham v ng R ealistic - th c t defined in T ime – xác nh th i gian c tiêu c bi t l u ý n l i ích c a bên liên quan quan tr ng nh t Tât c bên liên quan u bi t n m c tiêu c tiêu c ch p nh n b i t t c bên liên quan y c n tránh Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án Các m c tiêu th ng xuyên c trình bày d i hình th c khơng xác Các m c tiêu khơng l u ý n l i ích c a bên liên quan Khách hàng cu i không c tham kh o Các m c tiêu không l u ý n u ki n h t ng hi n t i t s bên liên quan ng ý, nh ng ng i ta c m th y bên h không ý, h s làm m i cách quay tr l i vi c xác nh m c tiêu Copyright © 1998-2007 by STS ng Qu n lý ph m vi d án Concept Development Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: Concept development vi c i tìm câu tr l i cho câu i: « án s c th c hi n nh th nào» Nên dành th i gian th c hi n concept development: concept development t t có th ti t ki m c t nhi u th i gian th c hi n d án Concept development m t trình sáng t o: ng i ta s d ng ph ng pháp s d ng trí tu t p th ho c ph ng pháp sáng t o khác Các ý t ng hay không bao gi n b u khơng khí t nh t v n phòng (hãy th suy ngh xem: l n cu i b n có m t ý t ng th t thơng minh ó b n âu?) Chúng ta s có c k t qu t t n u tồn b nhóm làm vi c m t ngày bên – ngh a môi tr ng quen thu c Vi c xây d ng n i dung c n ph i, n u có th , khơng ch a chung chung m t gi i pháp, mà nhi u gi i pháp khác Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u d IPMA Ranh gi i Kh n ng: Sáng t o Khoa h c Công ngh cao i ây: 17: Hình d ng s thay i De Bono How to Xây d ng n i dung nh th nào? Tr c tiên, b n c n kh i không gian làm vi c hàng ngày: t ch c m t bu i làm vi c s d ng trí tu t p th bên ngồi v n phịng Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án Sau ó, b n nên m i m t ho c hai ng i «ngồi» tham d bu i h p, h nh ng ng i không n m nhóm d án, làm vi c nh ng l nh v c khác Nh ng ng i s có nh ng cách nhìn khác Trong bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , ch trang b gh : không bàn, n u không thành viên tham gia s ghi chép – ó u làm c n tr trình sáng t o Chu n b ho c b ng phòng h p M i ng i s vi t m t ý t ng Nh c l i nguyên t c s 1: không phê phán m t cách tiêu c c (b i làm cho q trình sáng t o b b t c !) Nh c l i nguyên t c s 2: không th hi n m t câu b t Cu i bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , có nhi u xu t Sau bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , so sánh u b ng «nh ng… »! c a xu t ã c a Ví d George, giám c d án nguyên t c d án nhi khó kh n, m t v n làm vi c s d ng trí tu t c a công ty Deminos, ã xây d ng m t quy trình phát tri n u l n ã ch ng t r t thành công M i g p m t v n th c s làm au u, th ng không tri u t p m t bu i p th Thay tri u t p cu c hop, George cho v n t làm rõ u m i ng i vòng tu n Th nh tho ng th o lu n v i thành viên nhóm d án Trong cu c h p nhóm c ng v y, c ng th o lu n ng n v n ng cách này, v n nhóm d án th ng xuyên c nh c l i u c a thành viên Sau hai tu n, t ch c m t bu i làm vi c s d ng trí tu t p th m t nhà núi i b ng ô tô m t kho ng m t gi r i Tr c tiên, Sau ó, b t cho m i ng i ib - h th giãn u bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , kho ng 40 phút Ti p theo, ngh gi i lao u ng cà phê u quan tr ng u ph i c t ch c b u khơng khí tho i mái: n u b u khơng khí khơng tho i mái, bu i làm vi c s d ng trí tu t p th khơng có hi u qu Ti p t c ph n th hai c a bu i làm vi c, có th kéo dài h n 40 phút d ng ph ng pháp «s d ng trí tu t p th » r t hi u qu dung m i, cách nhìn khác cho m t v n - a c nhi u n i Danh m c rà sốt Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án a nh ng ng i tham gia r i n i làm vi c th ng l Ch chu n b gh , khơng có bàn Chu n b ho c b ng u có th m i ho c ng i «ngồi» tham d Xác nh l i m t cách xác v n ban u Quy t c s 1: c m chê! Quy t c s 2: không cb t u b ng «nh ng…»! Tr c bu i làm vi c s d ng trí tu t p th : i d o Sau 40 phút: ngh gi i lao ánh giá tóm t t r i ro Phân tích tóm t t: u m i i v i nhóm d án Phân tích tóm t t: lúc khó kh n có th n y sinh? y c n tránh Không xây d ng nguyên t c tr c có m c tiêu rõ ràng! (N u không sau n i dung s ph i thay i, d n n lãng phí th i gian H n n a m i ng i có xu h ng b trói bu c vào n i dung …) t s ng i sáng t o nguyên t c ã có s n tìm ngun lý sáng t o bánh xe! u b n s d ng m t n i dung có s n, ý m sau : Có th ph c t p, v n m i có th c gi i quy t n gi n h n Không ánh giá th p s thích nghi c n thi t! Tên l a Ariane u n b n tung m t nguyên nhân r t n gi n: s d ng m t h th ng o t c có s n mà khơng tính n u ki n m i xu t hi n (t c cao h n) u b n t ch c m t bu i làm vi c s d ng trí tu t p th : không nên m i nh ng ng i «bi quan» Nh ng ng i ch nhìn th y nh ng m tiêu c c, nhìn âu c ng th y có n kh p n i, có th h s làm h ng bu i làm vi c s d ng ph ng pháp Ng c l i, nh ng ng i «bi quan» nên c m i nhi t tình tham d giai n sau ó, giai n phân tích gi i pháp a Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án Ch n gi i pháp Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: Sau concept development, thông th ng khơng ch có m t gi i pháp c a mà hai, ba, ho c nhi u h n n a r t khó so sánh gi i pháp: Gi i pháp A chi phí th p, nh ng r i ro Gi i pháp B t n kém, nh ng có th có l ng ghép vào c u trúc hi n Gi i pháp C r t tao nhã hi n i, nh ng chi phí l i cao t quy t nh c oán nghiêng v m t gi i pháp ó có th d n n nh ng h u qu không th l ng c: ví d , có th nh ng nhân viên n n lịng ch i có c h i n ch l i c a gi i pháp c a ch n… Xác nh tiêu chí, cân nh c c n th n sau ó s d ánh giá gi i pháp có th tr thành m t nhóm u c ng không nh t thi t b o m r ch n t i u, nh ng s d n n vi c a c gi thành viên c a nhóm d án ch p nh n ng tiêu chu n quy trình làm vi c ng gi i pháp c i pháp ct tc Các khái ni m liên quan: - Xây d ng nguyên t c - Các bên liên quan Tài li u tham kh o: Mu n tìm hi u thêm thơng tin v ch IPMA Ranh gi i Kh n ng: có th tham kh o tài li u sau ây: 17: Hình d ng s thay i How to a ch n gi i pháp nh th nào? Xác nh tiêu chí mà sau s nh Copyright © 1998-2007 by STS c s d ng nh c s vi c quy t Qu n lý ph m vi d án Cho m cho tiêu chí (d a c s chi ti t k thu t, tiêu chí thành cơng c a khách hàng) Ch m Nhân s ó m cho m i gi i pháp, a tr ng s cho m i tiêu chí m c a m i tiêu chí v i tr ng s ng t t c s i gi i pháp c theo m c quan tr ng c a tiêu chí m c a tiêu chí cho m t gi i pháp ta có t ng s a mc a Ví d thành l p tr s Châu Âu cho doanh nghi p c a b n, b n m có th : Londres, Francfort, Vienne, Genève Các tiêu chí a b n a l a ch n là: n chuy n hàng không n th tr Ch t l ng ng cu c s ng Chi phí sinh ho t u ki n v thu i thành ph ng d c ánh giá theo tiêu chí (theo thang i ây k t qu mt n 10) ánh giá : a s li u này, Vienne Genève có tính thuy t ph c Nh ng tiêu chí l i khơng có m c quan tr ng nh Do ó, h s cho t ng tiêu chí ã c a (theo m c t n 5): n chuy n hàng không: n th tr Ch t l ng: ng cu c s ng: Copyright © 1998-2007 by STS m m m 10 Qu n lý ph m vi d án Chi phí sinh ho t: u ki n v thu : m m Và ây k t qu : n tình hình lo i b ã thay i: Francfort a l i nhi u l i ích h n, Genève Londres b Danh m c rà soát ã xem xét t t c gi i pháp bên liên quan d án a ch a? Các ý ki n khác v tiêu chí l a ch n h s cho t ng tiêu chí ã c xem xét ch a? s cho m i tiêu chí ã c xác nh d a tiêu chí thành cơng c a án không? y c n tránh Vi c cân nh c tiêu chí c n ph i c th c hi n tr c th c hi n vi c ánh giá cho m i gi i pháp a (n u khơng có nguy c b bóp méo) Trong tr ng h p m t s bên liên quan không c tham gia vào trình quy t nh, sau h có th s yêu c u th o lu n l i k t qu ã c a Copyright © 1998-2007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm t t nguyên t c c Thông th ng, giai b n: n ti n d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án giám ut cd án th o ra, c trình lên nhà tài tr /ch n ki n d án c s u tiên không th thi u c vi c xây d ng nhóm d án: m t v n ki n d án c ch p nh n u ki n ch c ch n n d ng thành viên làm vi c cho d án Khi ký v n ki n d án, ch u t /nhà tài tr m b o m t ngu n tài n sàng th c hi n d án (ho c nh t cho giai n u c a d án) c bi t sau b i v i d án nh , ng i ta th ng b qua v n ki n d c Ti n d án, ti n hành vi c l p k ho ch d án án: t c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u d PMBOK® guide : 4.1: Xây d ng v n ki n d án 5.1: Xây d ng ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch ng 10: Kh i ng d i ây : án How to Vi t v n ki n d án nh th nào? Nh ng m c n ph i có v n ki n d án bao g m:(ngay nh nh t thi t c ng ph i có m in m sau ây): n /nhu c u phát sinh d Các m c tiêu ch y uc ad i v i d án nh án án Nh ng mà d án s không ph n u t t i ( nh ngh a tiêu c c m c tiêu) Các k t qu Các gi i pháp k thu t cu i cl Th i cl ng thô ngu n l c c n thi t tham gia d án c a m i phòng (ban) md án hồn thành ng thơ chi phí d Copyright © 1998-2007 by STS án 12 Qu n lý ph m vi d án Tính l i nhu n mà d án em l i Tóm t t v phân tích r i ro liên quan Ví d Trung tâm khám ch a b nh « X » có 185 ng i; 128 s h tr c ti p liên quan n vi c ch m sóc b nh nhân, ngh a h làm vi c không u Hi n vi c ki m tra th i gian có m t c a nhân viên c tr ng phịng làm m t cách th cơng H ph i dành nhi u th i gian tính th i gian xác ngày l , ngày ngh , ngày v ng m t, m, v.v Ý th c c chi phí b cho tình tr ng này, giám c phịng khám ã ch nh ơng Joliot, tr ng phịng k tốn, ph trách m t d án l p t m t h th ng ph n m hi n i qu n lý th i gian có m t c a nhân viên Copyright © 1998-2007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh m c rà soát Các ánh giá giai n c a d án, th ng có sai s +/-20% N u ánh giá giai n cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c giai n l p k ho ch d án.Trong m t s d án quan tr ng, v n ki n d án s i kèm theo vi c ng ý v tài c n thi t cho vi c l p k hoach V y nên c n ý: không nên b hàng tu n l p k ho ch tr c làm v n ki n d án! c l ng xác chi ti t v chi phí th i gian cho ho t ng c a d án vào th i m không c n thi t Vi c chu n b c l ng chi ti t ch có th giai n cu i c a vi c l p k ho ch d án Copyright © 1998-2007 by STS 15 ... trách m t d án l p t m t h th ng ph n m hi n i qu n lý th i gian có m t c a nhân vi? ?n Copyright © 199 8-2 007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh... Copyright © 199 8-2 007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm t t nguyên t c c Thông th ng, giai b n: n ti n d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án giám ut cd án th o ra,... Các ánh giá giai n c a d án, th ng có sai s + /-2 0% N u ánh giá giai n cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c giai n l p k ho ch d án. Trong m t s d án