Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu đào tạo quản trị dự án của PMC, bao gồm nhiều phần. Phần một là giới thiệu cơ bản về quản lý dự án
án b nv Qu n lý d Qu n lý ph m vi d án Qu n lý ph m vi d án Xác nh m c tiêu Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: c tiêu c a d án c n ph i c xác nh m t cách xác c n ph i c chia s v i bên liên quan u tiên m c tiêu c phác th o m t cách khái quát, sau ó giám c d án nhà tài tr /ch u t s c d n d n (quá trình t ng tác) u quan tr ng m c tiêu c a d án không ch ph n ánh i ích c a giám c d án ho c c a ch u t /nhà tài tr , mà n ph i làm th a mãn n m c t i a, nhu c u c a bên liên quan d án Quy t c c b n: ph ng sách cu i cùng, khách hàng ng i quy t nh vi c th hi n m c tiêu c a d án Các m c tiêu k t qu c a d án c n có th o l ng c c th hi n d i hình th c Giám c d án ph i m b o r ng bên liên quan có m t cách nhìn nh i v i m c tiêu c a d án Thông th ng s khác bi t v l i ích gi a bên liên quan làm cho vi c xác nh c tiêu c a d án tr nên khó kh n Giám c d án c n gi i quy t xung t liên quan n m c tiêu c a d án m t cách ch ng Các khái ni m liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng Ch u t /nhà tài tr Tài li u tham kh o: Mu n tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u sau ây : PMBOK® guide: 5.1: L p k ho ch Ph m vi d án 5.2: Xác nh Ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch ng 5: B i c nh c a d án Ch ng 8: Các m c tiêu chi n l c c a d án Ch ng 9: Các tiêu chí ánh giá s thành cơng th t i c a d án Ch ng 13: N i dung ph m vi d án Phân tích quy t án Schuyler John R pp 15 nh Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án How to Xác A u Nhà tài tr /Ch trình bày d hi u thì: th nào? ut ã a c m c tiêu hoàn toàn rõ ràng Xem xét xem m c tiêu có mâu thu n v i khơng N u có mâu thu n c ng trình bày l i lo i tr mâu thu n Th o lu n m c tiêu v i nhóm án, khách hàng, có th v i ng i s ng cu i m b o r ng t t c m i ng i u ng ý v i m c tiêu c a u ó có th m t nhi u th i gian! Nh ng c ng b m t ho c nhi u ngày có c s nh t trí chung Ti p t c xác nh rõ h n m c tiêu - ó m t trình t ng tác, mà qua ó, n có th phát hi n thêm m t s mâu thu n, m c tiêu l i ph i c trình bày i Thi t l p trình t u ti n cho t ng m c tiêu: m c tiêu t i không th thi u c, m c tiêu ch n thu n mong mu n (c n có ho c có t) Xem l i xem m c tiêu c trình bày d i hình th c trung l p, m ng cho gi i pháp k thu t khác khơng "Cái gì" nên xác nh "nh th nào"? B nh m c tiêu nh u Nhà tài tr /Ch ut a m c tiêu t ho c trình bày ch a d hi u thì: g ng hi u v n ho c nhu c u n phía d ng il m , khơng rõ ràng i m t cách xác nh t có th Tr c h t, giám c d án nên th trình bày m c tiêu c a d án Sau ó trình lên Nhà tài tr /Ch u t , th o lu n, trình bày l i, n lúc mà giám c d án Ch u t th ng nh t Sau hoàn thành b c trên, ti p t c th c hi n b c nh ã nêu m c (A) Ví d Cơng ty b o hi m Vimax quy t nh xem xét l i tồn b vi c trình bày trang Web Hi n t i, m ng ch có trang "t nh", cho phép ng i truy c p tham kh o d ch v m t cách r t chung chung Sau bu i làm vi c u tiên, s d ng trí tu t p th , v i c ng s phòng Marketing, phòng b o hi m tài s n, phòng b o hi m Nhân th phòng Tin h c, ã có m t danh sách r t dài m c tiêu có th sau ây: Tính ti n b o hi m m ng p lo i gi y t b o hi m m ng, sau ó khách hàng t Kh n ng tham kh o Copyright © 1998-2007 by STS u kho n c a h p in ng Qu n lý ph m vi d án Cung c p l i khuyên h u ích d a phân tích t ng a khách hàng ang t n t i d li u s n có c a khách hàng So sánh u kho n c a h p i th c nh tranh u kho n ng b o hi m v i s n ph m s n có c a Tính l i ích v thu d ng m ng Internet thu nh n d li u khách hàng thông tin c s d ng sau ó cho nhân viên bán hàng Có kh n ng kê khai tai n n m ng Có th theo dõi ti n c am th s Khách hàng t i lý, d a tiêu chu n m ng ch n Th c hi n t t c m c tiêu a d án t m c tiêu trên??? u không th Giám nh ti n hành theo hình th c sau: cd án, bà Strauss, ã quy t i m c tiêu c n ph i c Làm th c trình bày m t cách chi ti t n a trang A4 p h p nhóm l i bu i h p nhóm bu i làm vi c s d ng trí tu p th , miêu t (d i hình th c vi t) l i ích c a m i m c tiêu d i hai khía nh: a) l i ích cho doanh nghi p, b) l i ích cho khách hàng Sau ó, s l p nên m t b ng g m ba c t: m c tiêu, l i ích i ích i v i khách hàng i v i doanh nghi p, c ti p theo, l ng hoá giá tr (l i ích) mà m i m c tiêu a n m t ph n cho khách hàng m t ph n cho doanh nghi p Công vi c u tiên c làm m t cách cl p i v i m i thành viên Sau ó th o lu n nhóm tìm m t s c ch p nh n i v i t t c m i ng i Giá tr c a m i m c tiêu sau chi phí b o d ng) ch n m c tiêu so sánh cho phép xác ó c so sánh v i chi phí c a (chi phí th c hi n nh u tiên m c tiêu Danh sách này, v i chi phí cho m i m c tiêu lên ban u hành a quy t nh cu i i kèm, cu i s c trình Danh m c rà sốt t m c tiêu c trình bày t t m t m c tiêu SMART (thông minh), ngh a h i t y u t sau: S pecific,- c th M easurable, - o l ng c A mbitious – tham v ng R ealistic - th c t defined in T ime – xác nh th i gian c tiêu c bi t l u ý n l i ích c a bên liên quan quan tr ng nh t Tât c bên liên quan u bi t n m c tiêu c tiêu c ch p nh n b i t t c bên liên quan y c n tránh Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án Các m c tiêu th ng xuyên c trình bày d i hình th c khơng xác Các m c tiêu khơng l u ý n l i ích c a bên liên quan Khách hàng cu i không c tham kh o Các m c tiêu không l u ý n u ki n h t ng hi n t i t s bên liên quan ng ý, nh ng ng i ta c m th y bên h không ý, h s làm m i cách quay tr l i vi c xác nh m c tiêu Copyright © 1998-2007 by STS ng Qu n lý ph m vi d án Concept Development Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: Concept development vi c i tìm câu tr l i cho câu i: « án s c th c hi n nh th nào» Nên dành th i gian th c hi n concept development: concept development t t có th ti t ki m c t nhi u th i gian th c hi n d án Concept development m t trình sáng t o: ng i ta s d ng ph ng pháp s d ng trí tu t p th ho c ph ng pháp sáng t o khác Các ý t ng hay không bao gi n b u khơng khí t nh t v n phòng (hãy th suy ngh xem: l n cu i b n có m t ý t ng th t thơng minh ó b n âu?) Chúng ta s có c k t qu t t n u tồn b nhóm làm vi c m t ngày bên – ngh a môi tr ng quen thu c Vi c xây d ng n i dung c n ph i, n u có th , khơng ch a chung chung m t gi i pháp, mà nhi u gi i pháp khác Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u d IPMA Ranh gi i Kh n ng: Sáng t o Khoa h c Công ngh cao i ây: 17: Hình d ng s thay i De Bono How to Xây d ng n i dung nh th nào? Tr c tiên, b n c n kh i không gian làm vi c hàng ngày: t ch c m t bu i làm vi c s d ng trí tu t p th bên ngồi v n phịng Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án Sau ó, b n nên m i m t ho c hai ng i «ngồi» tham d bu i h p, h nh ng ng i không n m nhóm d án, làm vi c nh ng l nh v c khác Nh ng ng i s có nh ng cách nhìn khác Trong bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , ch trang b gh : không bàn, n u không thành viên tham gia s ghi chép – ó u làm c n tr trình sáng t o Chu n b ho c b ng phòng h p M i ng i s vi t m t ý t ng Nh c l i nguyên t c s 1: không phê phán m t cách tiêu c c (b i làm cho q trình sáng t o b b t c !) Nh c l i nguyên t c s 2: không th hi n m t câu b t Cu i bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , có nhi u xu t Sau bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , so sánh u b ng «nh ng… »! c a xu t ã c a Ví d George, giám c d án nguyên t c d án nhi khó kh n, m t v n làm vi c s d ng trí tu t c a công ty Deminos, ã xây d ng m t quy trình phát tri n u l n ã ch ng t r t thành công M i g p m t v n th c s làm au u, th ng không tri u t p m t bu i p th Thay tri u t p cu c hop, George cho v n t làm rõ u m i ng i vòng tu n Th nh tho ng th o lu n v i thành viên nhóm d án Trong cu c h p nhóm c ng v y, c ng th o lu n ng n v n ng cách này, v n nhóm d án th ng xuyên c nh c l i u c a thành viên Sau hai tu n, t ch c m t bu i làm vi c s d ng trí tu t p th m t nhà núi i b ng ô tô m t kho ng m t gi r i Tr c tiên, Sau ó, b t cho m i ng i ib - h th giãn u bu i làm vi c s d ng trí tu t p th , kho ng 40 phút Ti p theo, ngh gi i lao u ng cà phê u quan tr ng u ph i c t ch c b u khơng khí tho i mái: n u b u khơng khí khơng tho i mái, bu i làm vi c s d ng trí tu t p th khơng có hi u qu Ti p t c ph n th hai c a bu i làm vi c, có th kéo dài h n 40 phút d ng ph ng pháp «s d ng trí tu t p th » r t hi u qu dung m i, cách nhìn khác cho m t v n - a c nhi u n i Danh m c rà sốt Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án a nh ng ng i tham gia r i n i làm vi c th ng l Ch chu n b gh , khơng có bàn Chu n b ho c b ng u có th m i ho c ng i «ngồi» tham d Xác nh l i m t cách xác v n ban u Quy t c s 1: c m chê! Quy t c s 2: không cb t u b ng «nh ng…»! Tr c bu i làm vi c s d ng trí tu t p th : i d o Sau 40 phút: ngh gi i lao ánh giá tóm t t r i ro Phân tích tóm t t: u m i i v i nhóm d án Phân tích tóm t t: lúc khó kh n có th n y sinh? y c n tránh Không xây d ng nguyên t c tr c có m c tiêu rõ ràng! (N u không sau n i dung s ph i thay i, d n n lãng phí th i gian H n n a m i ng i có xu h ng b trói bu c vào n i dung …) t s ng i sáng t o nguyên t c ã có s n tìm ngun lý sáng t o bánh xe! u b n s d ng m t n i dung có s n, ý m sau : Có th ph c t p, v n m i có th c gi i quy t n gi n h n Không ánh giá th p s thích nghi c n thi t! Tên l a Ariane u n b n tung m t nguyên nhân r t n gi n: s d ng m t h th ng o t c có s n mà khơng tính n u ki n m i xu t hi n (t c cao h n) u b n t ch c m t bu i làm vi c s d ng trí tu t p th : không nên m i nh ng ng i «bi quan» Nh ng ng i ch nhìn th y nh ng m tiêu c c, nhìn âu c ng th y có n kh p n i, có th h s làm h ng bu i làm vi c s d ng ph ng pháp Ng c l i, nh ng ng i «bi quan» nên c m i nhi t tình tham d giai n sau ó, giai n phân tích gi i pháp a Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý ph m vi d án Ch n gi i pháp Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: Sau concept development, thông th ng khơng ch có m t gi i pháp c a mà hai, ba, ho c nhi u h n n a r t khó so sánh gi i pháp: Gi i pháp A chi phí th p, nh ng r i ro Gi i pháp B t n kém, nh ng có th có l ng ghép vào c u trúc hi n Gi i pháp C r t tao nhã hi n i, nh ng chi phí l i cao t quy t nh c oán nghiêng v m t gi i pháp ó có th d n n nh ng h u qu không th l ng c: ví d , có th nh ng nhân viên n n lịng ch i có c h i n ch l i c a gi i pháp c a ch n… Xác nh tiêu chí, cân nh c c n th n sau ó s d ánh giá gi i pháp có th tr thành m t nhóm u c ng không nh t thi t b o m r ch n t i u, nh ng s d n n vi c a c gi thành viên c a nhóm d án ch p nh n ng tiêu chu n quy trình làm vi c ng gi i pháp c i pháp ct tc Các khái ni m liên quan: - Xây d ng nguyên t c - Các bên liên quan Tài li u tham kh o: Mu n tìm hi u thêm thơng tin v ch IPMA Ranh gi i Kh n ng: có th tham kh o tài li u sau ây: 17: Hình d ng s thay i How to a ch n gi i pháp nh th nào? Xác nh tiêu chí mà sau s nh Copyright © 1998-2007 by STS c s d ng nh c s vi c quy t Qu n lý ph m vi d án Cho m cho tiêu chí (d a c s chi ti t k thu t, tiêu chí thành cơng c a khách hàng) Ch m Nhân s ó m cho m i gi i pháp, a tr ng s cho m i tiêu chí m c a m i tiêu chí v i tr ng s ng t t c s i gi i pháp c theo m c quan tr ng c a tiêu chí m c a tiêu chí cho m t gi i pháp ta có t ng s a mc a Ví d thành l p tr s Châu Âu cho doanh nghi p c a b n, b n m có th : Londres, Francfort, Vienne, Genève Các tiêu chí a b n a l a ch n là: n chuy n hàng không n th tr Ch t l ng ng cu c s ng Chi phí sinh ho t u ki n v thu i thành ph ng d c ánh giá theo tiêu chí (theo thang i ây k t qu mt n 10) ánh giá : a s li u này, Vienne Genève có tính thuy t ph c Nh ng tiêu chí l i khơng có m c quan tr ng nh Do ó, h s cho t ng tiêu chí ã c a (theo m c t n 5): n chuy n hàng không: n th tr Ch t l ng: ng cu c s ng: Copyright © 1998-2007 by STS m m m 10 Qu n lý ph m vi d án Chi phí sinh ho t: u ki n v thu : m m Và ây k t qu : n tình hình lo i b ã thay i: Francfort a l i nhi u l i ích h n, Genève Londres b Danh m c rà soát ã xem xét t t c gi i pháp bên liên quan d án a ch a? Các ý ki n khác v tiêu chí l a ch n h s cho t ng tiêu chí ã c xem xét ch a? s cho m i tiêu chí ã c xác nh d a tiêu chí thành cơng c a án không? y c n tránh Vi c cân nh c tiêu chí c n ph i c th c hi n tr c th c hi n vi c ánh giá cho m i gi i pháp a (n u khơng có nguy c b bóp méo) Trong tr ng h p m t s bên liên quan không c tham gia vào trình quy t nh, sau h có th s yêu c u th o lu n l i k t qu ã c a Copyright © 1998-2007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm t t nguyên t c c Thông th ng, giai b n: n ti n d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án giám ut cd án th o ra, c trình lên nhà tài tr /ch n ki n d án c s u tiên không th thi u c vi c xây d ng nhóm d án: m t v n ki n d án c ch p nh n u ki n ch c ch n n d ng thành viên làm vi c cho d án Khi ký v n ki n d án, ch u t /nhà tài tr m b o m t ngu n tài n sàng th c hi n d án (ho c nh t cho giai n u c a d án) c bi t sau b i v i d án nh , ng i ta th ng b qua v n ki n d c Ti n d án, ti n hành vi c l p k ho ch d án án: t c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u d PMBOK® guide : 4.1: Xây d ng v n ki n d án 5.1: Xây d ng ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch ng 10: Kh i ng d i ây : án How to Vi t v n ki n d án nh th nào? Nh ng m c n ph i có v n ki n d án bao g m:(ngay nh nh t thi t c ng ph i có m in m sau ây): n /nhu c u phát sinh d Các m c tiêu ch y uc ad i v i d án nh án án Nh ng mà d án s không ph n u t t i ( nh ngh a tiêu c c m c tiêu) Các k t qu Các gi i pháp k thu t cu i cl Th i cl ng thô ngu n l c c n thi t tham gia d án c a m i phòng (ban) md án hồn thành ng thơ chi phí d Copyright © 1998-2007 by STS án 12 Qu n lý ph m vi d án Tính l i nhu n mà d án em l i Tóm t t v phân tích r i ro liên quan Ví d Trung tâm khám ch a b nh « X » có 185 ng i; 128 s h tr c ti p liên quan n vi c ch m sóc b nh nhân, ngh a h làm vi c không u Hi n vi c ki m tra th i gian có m t c a nhân viên c tr ng phịng làm m t cách th cơng H ph i dành nhi u th i gian tính th i gian xác ngày l , ngày ngh , ngày v ng m t, m, v.v Ý th c c chi phí b cho tình tr ng này, giám c phịng khám ã ch nh ơng Joliot, tr ng phịng k tốn, ph trách m t d án l p t m t h th ng ph n m hi n i qu n lý th i gian có m t c a nhân viên Copyright © 1998-2007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh m c rà soát Các ánh giá giai n c a d án, th ng có sai s +/-20% N u ánh giá giai n cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c giai n l p k ho ch d án.Trong m t s d án quan tr ng, v n ki n d án s i kèm theo vi c ng ý v tài c n thi t cho vi c l p k hoach V y nên c n ý: không nên b hàng tu n l p k ho ch tr c làm v n ki n d án! c l ng xác chi ti t v chi phí th i gian cho ho t ng c a d án vào th i m không c n thi t Vi c chu n b c l ng chi ti t ch có th giai n cu i c a vi c l p k ho ch d án Copyright © 1998-2007 by STS 15 ... trách m t d án l p t m t h th ng ph n m hi n i qu n lý th i gian có m t c a nhân vi? ?n Copyright © 199 8-2 007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh... Copyright © 199 8-2 007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm t t nguyên t c c Thông th ng, giai b n: n ti n d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án giám ut cd án th o ra,... Các ánh giá giai n c a d án, th ng có sai s + /-2 0% N u ánh giá giai n cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c giai n l p k ho ch d án. Trong m t s d án