bn v Qun lý d án L p k hoch d án p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 2 cu chia nh công vic (WBS) Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn : Các khái nim liên quan: t qu Biu PERT (Mng li các hot ng) Các hot ng Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 5.3: Xây dng WBS 5.4: Kim tra phm vi d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 12: Các C cu d án How to do Xây dng WBS nh th nào? 1. p ra mt danh sách bao gm các kt qu quan trng nht ca án. 2. Thông thng các kt qu này có th tip tc c chia nh. 3. i vi mi kt qu, cn phi ghi vào danh mc nhng hot ng cn thit t c kt quó. 4. Các hot ng này li c chia thành các hot ng nh. 5. Quá trình chia nh các hot ng s dng li khi nhng yu t sau ây ã t c: A. Có thc lng c công lao ng cho mi hot ng. t án bao gm nhiu hot ng liên quan n nhau, vy nên thông thng rt khó có mt tng quan rõ ràng. cu chia nh công vic (WBS) là mt công c rt quan trng hình dung ra các hot ng ca mt d án di hình dng có th t. Vic xây dng WBS là mt trong nhng hot ng u tiên trong giai o n p k hoch. WBS cng sc s dng trong giai n sau : a) Thit lp biu PERT (Mng li các hot ng) b) Xác nh vic phân b công vic (các gói công vic) p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 3 B. Có th lp c ngân sách cho hot ng ó. C. Hot ng có thc phân công cho mt ngi, mt nhóm ngi hoc mt nhà cung cp mt cách rõ ràng. Ví d sn xut mt máy mi, các kt qu công vic sau ã c xác nh: a. Tin kho sát b. n xut mu c. Sê ri 0 t qu «sn xut mu» c chia nh hn: «sn xut c khí» và «xây ng h thng u khin». Giám c án ph trách phn "sn xut c khí" cùng vi nhóm d án a anh ta thc hin mt quá trình chia nh hn. Giám c án ph trách phn "xây dng h thng u khin" cng cùng vi nhóm án ca anh ta thc hin mt quá trình chia nh hn. t c thành viên ca nhóm d án cùng tham gia vào vic chia nh kt qu phn «Sê ri 0». Qúa trình này cho ta biu sau (ch có phn «u khin» là c v hoàn chnh): p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 4 Danh mc rà soát ã xem xét tt c các kt qu ca án cha? Các hot ng liên quan ã c xác nh chính xác cha? Các hot ng này ã có th giao cho mt ngi, mt nhà cung cp hoc là cho mt nhóm ngi mt cách d dàng cha? (hoc hot ng có cn chia nh hn na không?) y cn tránh Không phi tt c các kt quu c chia nh khi bt u án - do thiu thông tin. Do ó, vic cp nht WBS thng xuyên là vic quan trng. Không mt ngi xây dng WBS! Vic xây dng WBS là lc ca nhóm. u này cho phép hiu rõ d án môt cách tng th hn. Không ct gi WBS trong t. Tt c các thành viên trong nhóm d án u có th nhìn thy vào bt c lúc nào ngay ti vn phòng d án. Do ó, tt nht WBS nên c v thành bn ln và treo ch d nhìn. ng quên ghi mã WBS: mi mt hot ng cn có mt mã s riêng – và c gi là «mã WBS». p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 5 Biu PERT (Biu mng li) Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: Biu PERT Hot ng trên ng gng Hot ng không nm trên ng gng Khong trng WBS Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 6.2: Chui hot ng IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 12: Các C cu d án Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch How to do p xp các công vic nh th nào? Thc t rt n gin! sau ây là nm bc: 1. t u t các hot ng ã c ghi trong WBS 2. i vi tng trng hp, xem các hot ng nào bt buc kt thúc trc hot ng mi có th bt u. 3. Hãy v mi hình ch nht cho mt hot ng, n tên ca hot ng vào hình ch nht ó, sau ó v các ng ni vi các hot ng phi tin hành trc nó. 4. u quá trình này do nhóm d án thì hãy s dng các “giy dính ghi nh” cho mi hot ng sau ó dán tt c lên bng. Khi lp k hoch ca mt án, cn phi bit c trình t các hot ng sc thc hin. Bi vì mt s hot ng ch có th bt u sau khi mt s hot ng khác c hoàn thành. có th sp xp c trình t ca các hot ng trong mt mng i lô gíc (Mng li các hot ng), bn cn WBS. Trình t mà trong ó các hot ng sc thc hin có thc th hin di dng biu gi là Mng li các hot ng, hay trc kia ngi ta gi là biu PERT. ng li các hot ng cng sc s dng xác nhng ng p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 6 5. Sau khi Mng li các hot ng c hoàn thành, hãy xem xét xem có hot ng nào có thc tin hành mt phn song song không. Ví d chun b mt ba n thì các công vic n thit phi thc hin là : i ch Chun b bàn n Làm rau u rau ng tht Thái tht Phc v Danh mc rà soát ã xem xét tt c các hot ng trong WBS cha? ã thit lp tt c các mi quan h ph thuc gia các hot ng cha? t s hot ng có th làm ng thi c không? y cn tránh u không xem xét n kh nng có nhng hot ng có th tin hành song song thì dài thi gian ca án s kéo dài không cn thit. u không a toàn b nhóm d án vào vic xây dng ng li các hot ng thì vic lp k hoch i vi h nh là u gì ó rt l. Cn phi a toàn b nhóm vào vic xây dng biu PERT! p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 ng gng Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - ng li các hot ng - Biu PERT - Hot ng u tiên - Hot ng không u tiên - Khong trng Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 6.2: Chui hot ng IPMA Ranh gii kh nng: Chng14: K hoch thi gian How to do Xác nh ng gng nh th nào? 1. u s dng mt phn mm v qun lý d án, rt n gin: phn mm s t ng tính ng gng và thông thng thì ng này có màu . 2. u không s dng phn mm v qun lý d án, thì cng rt n gin: hãy bt u t biu PERT (Mng li các hot ng) ca d án. 3. Sau ó tính dài ca tt c các ng ni u n cui ca án. 4. ng gng theo nh ngha, là ng dài nht. Ví d ng gng là mt phn trên biu PERT (Mng li các hot ng), bao gm các hot ng trng yu i vi vic tính dài a d án. Theo khái nim thì ây là ng có dài dài nht. dài ca ng gng chính là dài ca d án. Các hot ng trên ng gng c gi là các hot ng u tiên; t k mt s chm tr nào ca mt trong các hot ng này s làm chm li mt cách tng toàn b d án. Các hot ng u tiên không có mt khong trng nào c. t d án c bit có th có hai ng gng hoc nhiu hn. Trong trng hp này, chúng u có mt dài thi gian nh nhau. p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 8 ây là mt án n gin, bao gm các công vic sau ây: Hot ng A, 3 ngày Hot ng B, 2 ngày Hot ng C, 10 ngày Hot ng D, 5 ngày Hot ng E, 7 ngày Hot ng F, 4 ngày Hot ng G, 5 ngày ph thuc gia các hot ng c ni vi nhau bng các ng ni. ng gng là ng ni gia các hot ng A-C-F-G. V mt dài, là ng dài nht và là ng ni gia hot ng u và hot ng cui ca d án. ng gng thông thng c th hin bng màu . Danh mc rà soát Có ng nào ó ngn hn ng gng mt chút không? Nu có, ng này cng phi c coi nh mt ng gng – vì mt chút chm tr cng mt ng ng b mt thng bng. Khi bn ã xác nh c ng gng, bn cng có th thay i. Bn cng có th chia nh các công vic nhm s dng mt cách tt nht c cu song song. Khi thi hn ca d án phi tuân th mt cách ngt nghèo, bn ôi khi s phi thc hin các công vic song song, trong khi trên thc t chúng phi c thc hin theo trình t. Cách này c gi là "Cp tc" cho phép gim dài thi gian d án; tuy nhiên cách này i hi bn phi thc hin rt nhiu ln cha li, làm li và thit lp thng thông tin hoàn ho. y cn tránh ng gng là mt cách i din d án: nó ch ra các hot ng trong khuôn kh thi gian hn ch. Nhng các hot ng có th thu hút chú ý ca chúng ta bng các lý do khác: vì chúng òi hi mt ngun nhân lc ln, vì các ri ro cao hoc các ngun c không c bo m, v.v. p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 9 t s giám c d án tp trung tt c ngun cho ng gng; h "quên mt" các hot ng khác. u này rt nguy him bi vì các công vic không nm trên ng ng có th nhanh chóng tr thành công viêc gng u bn nói vi mt thành viên trong nhóm d án «tun này, anh thc hin mt hot ng không phi là hot ng u tiên», thì rt nguy him vì thành viên này không hoàn thành công vic mt cách nhanh chóng nh anh ta phi làm. p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 p k hoch ngun lc Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: PMBOK® guide: 6.3: Uc lng ngun lc cho hot ng Chng 7.1: c lng chi phí Chng 9.1: Lp k hoch ngun nhân lc Chng 9.2: ào to nhóm d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch Chng 15: Ngun lc How to do p k hoch ngun lc nh th nào? 1. Xác nh khi lng công vic cn thit i vi các hot ng khác nhau ca án (s gi hoc ngày làm vic). 2. Tính n vic thc t là các thành viên d án ca nhóm d án ch làm vic 70% thi gian cho các hot ng ca d án. 3. a trên c só, tính s lng ngi cn thit/tháng. 4. Xác nh khong bao nhiêu ngi cn trong mi tháng (v biu phân b ngun c) 5. Tho lun, àm phán vi các trng phòng (ban) có c s ngi cn thit tham gia d án (hoc là thuê bên ngoài). p k hoch ngun lc là vic xác nh nhng ngun lc mà d án s n, vi khi lng bao nhiêu và vào thi m nào ca án. Vic lp hoch ngun lc cng cho phép xác nh rõ hn vai trò ca mi thành viên nhóm d án trong quá trình thc hin d án. Hot ng này c thc hin song song vi vic xây dng biu Gantt: thc ra s sn sàng (hoc không sn sàng) ca các ngun lc thng xuyên là yu t quyt nh i vi biu GANTT. t qu ca vic lp k hoch ngun lc là: o Khng nh rng nhân viên liên quan sn sàng o t bng phân b trách nhim o t biu khi lng công vic ai (phi) làm gì o Danh sách các thành viên d án cng nh các bên liên quan chính [...]... ng s b trí nhân viên s n án án v i quá nhi u thành viên trong nhóm d án - nhóm d án nên t ng nh m t cách chính xác vai trò và trách nhi m c a t ng thành viên Copyright © 199 8-2 007 by STS 12 p k ho ch d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 13 p k ho ch d án Bi u Gantt Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: xây d ng bi u Gantt, c n có các tài li u và các thông tin sau ây: WBS c a án, trình t th c hi n các... c c b n: ho ch án ghi l i t t c c các ho t ng c a quá trình l p k ho ch m t cách nh t quán và theo m t m u tài li u chu n ho ch D án th ng là c c/không ti p t c d án s a ra quy t nh cu i cùngTi p ho ch D án nh là nguyên t c ch d n trong quá trình tri n khai d án, ghi l i t t c nh ng quy t nh quan tr ng trong giai n l p k ho ch và bao quát ph m vi ki m soát d án Thông th ng k ho ch D án là k t qu c... d n: ví d , b n K ho ch D án l n m t ch bao g m l ng các ngu n l c c n thi t, trong khi ó b n cu i l i chi ti t n tên c a t ng ngu n l c Tài li u tham kh o: tìm hi u thêm thông tin v ch nay có th tham kh o các tài li u sau ây: PMBOK® guide: 4.3: Xây d ng K ho ch Qu n lý D án 4.4: Ch o và qu n lý vi c Th c thi D án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch ng 13: N i dung và ph m vi d án ng 14: Th i h n và vi c... các ho t ng Gantt Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u sau ây: PMBOK® guide: 6.4 : Xây d ng K ho ch th c hi n IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch Ch ng 12: Các C c u d án ng 14: K ho ch th i h n ng 16: Chi phí d án và tài chính How to do p K ho ch th c hi n m t d 1 án nh th nào? l p k ho ch th c hi n m t o Trình t PERT) o cl th c hi n các ho t ng án, c n ph i có... Copyright © 199 8-2 007 by STS 15 p k ho ch d án Các m m c có o l ng c không? ã ki m tra s s n sàng c a các ngu n l c ch a? y c n tránh p k ho ch quá kh quan Các m i quan h ph thu c ch a c ánh giá úng Các ngu n l c trên th c t ch a s n sàng Các ho t ng ch a c chia nh m t cách y Trách nhi m ch a c xác nh Các m c không c o l ng m t cách khách quan Copyright © 199 8-2 007 by STS 16 p k ho ch d án ho ch d án Khái... phí, ánh giá kh n ng sinh l i Ph n 9: Qu n lý r i ro Ph n 10: K ho ch ch t l Ph n 11: Các v n ng ng i v i d án nh và trung bình thì m i ph n ph i có nhi u nh t t 1-2 trang Các tài li u b sung a vào ph n ph l c! Ví d Không có ví d cho ph n này Danh m c rà soát Hãy t mình là Ch u t /nhà tài tr , h ã có t t c các thông tin c n thi t có th a ra quy t nh «Ti p t c/Không ti p» ch a? ã so n th o Tóm t t d án. .. các th i h n i kèm Copyright © 199 8-2 007 by STS 17 p k ho ch d án o o o Các r i ro quan tr ng nh t và các gi i pháp i kèm ho ch ch t l Các v n ng ng i v i m t d án nh , các y u t n l c a k ho ch d án có th c n gi n hóa, nh ng không c xóa b hoàn toàn! (thông th ng i v i d án nh , không c n xây d ng M ng l i các ho t ng, ch c n m t bi u GANTT n gi n) Nh ng b n K ho ch d án t t nh t là nh ng b n k ho ch... cách ghi l i vai trò và trách nhi m c a t ng ng x y ra sau ó i, chúng ta tránh c nhi u v n Danh m c rà soát ã tính n s v ng m t có th c a các thành viên d án ch a (s d ng h s 70%)? Có ch c ch n là các thành viên c a nhóm d án có th t s s n sàng cho d án không? ã xác nh rõ vai trò và trách nhi m c a các thành viên d án ch a? y c n tránh Không tính Hài lòng v sàng cho d t u n d n Không xác n kh n ng có th... th i gian cho m i ho t Copyright © 199 8-2 007 by STS i các ho t ng (bi u ng 14 p k ho ch d án 2 Sau ó ti n hành các b c sau: o Xác nh th i gian d tr c n thi t cho các ho t o Xây d ng bi u o Xác o Phân b công vi c (ai làm gì) o Xác ng (các slack) Gantt nh c th các m m c nh các giá tr c n ánh giá trong Quá trình Ki m soát u b n không s d ng ph n m m v qu n lý d án, có th dùng ph n m m Exel thi t k bi... tôi có th th y c ai s làm vi c và làm vi c vào th i m nào cho d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 11 p k ho ch d án Sau khi ã l a ch n c các thành viên nhóm d án, chúng tôi xác nh vai trò và trách nhi m c a m i thành viên Hãy l y ví d i v i ph n Chi ti t k thu t: Peter là ng i ch u trách nhi m chính ( R ), Paul tham gia xây d ng (P), giám c d án (PM) và khách hàng c n ph i phê duy t (A) ng cách ghi l i . bn v Qun lý d án L p k hoch d án p k hoch d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 2 cu chia nh công vic (WBS) Khái. PERT - Hot ng u tiên - Hot ng không u tiên - Khong trng Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu