Tài liệu PMF1/9 Cơ bản về quản lý dự án - Khởi đầu dự án pptx

 bn v Qun lý d án Khi u d án Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 2  án là gì? Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn:  t  án là mt tp hp các hot ng phc tp, mc tiêu ca các hot ng này là tha mãn các yêu cu ca Chu t /nhà tài tr.  t d án luôn luôn phi áp ng các u kin sau: 1. Là duy nht 2. Có mt  mi m nht nh 3. Có mt nhà tài tr/chu t 4. Có mt giám c d án 5. Có mt mc tiêu c thit lp 6. t K hoch thc hin c son tho 7. Mt ngân sách c chun b  Không c coi là mt d án nu: 1. Công vic có tính cht lp li 2. Công vic rt nh (Nhiu công ty ã  ra mc ngân sách ti thiu mà mt hot ng vi ngân sách ó không c coi là d án: $ 50,000, $ 250,000. Mt s công ty li không áp dng vic gii hn ngân sách nh vy). Các khái nim liên quan: - Các bên liên quan - Chu t/Nhà tài tr Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® Guide: 1.2: D án là gì? 1.3: Qun lý d án là gì? 2.1: Chu k d án 2.2: Các bên liên quan 3.1: Các quy trình qun lý d án IPMA Ranh gi i Kh nng: Chng 1: Các D án và qun lý d án Chng 2: Trin khai qun lý d án Chng 3: Qun lý bng các d án Chng 4: Tip cn h thng và lng ghép Chng 5: Bi cnh d án Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 3 How to do . Làm th nào  bit c mt nhim v thc s có phi là mt d án không? 1. Chc chn nó không phi là mt d án khi có ít nht mt trong nhng yu t sau: a. ó là mt công vic hàng ngày. b. Không xác nh thi m hoàn thành. c. Chi phí rt nh. 2. Là mt d án, khi áp ng tt c nhng u kin sau: 1. Công vic này là duy nht. 2. Công vic này có mt s khía cnh mi. 3. Công vic này do mt nhà tài tr/chu t yêu cu. 4. Công vic này có (hoc s có) mt mc tiêu rõ ràng. 5. Công vic này có (hoc s có) mt thi hn hoàn thành. 6. Công vic này có (hoc s có) mt ngân sách nht nh. Ví d 1. Th nào là mt  án? a.  bây gi cho n cui tháng 12, phi tng doanh  bán hàng 15% sn phm P ti ông Nam Á c v giá tr và khi lng. b. Trong vòng 8 tháng, phi gim 20% s lng sn phm có li sn xut b tr i. c. Trc cui nm, phi thay th tt c các máy in ni a ng các máy in cht lng cao. 2. t s ví d v nhng công vic không phi là d án: a. Phát trin bán hàng  Châu Á. b. m bo cht lng các ch v sau bán hàng. c. m bo có  các máy in trong phòng Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 4 Danh mc rà soát n ang ng trc mt d án khi nó có nhng c trng sau:  Duy nht  t phn nht nh nào ó có tính mi m  Có mt chu t/nhà tài tr  t giám c d án  t mc ích c xác nh rõ ràng  t thi hn c xác nh rõ ràng  t ngân sách c xác nh rõ ràng y cn tránh  u không có Chu t, cn phi chú ý!  c tiêu ca d án ã c trình bày chính xác cha (xem "các mc tiêu ca  án")?  Chú ý: nu bn xem tt c công vic là các d án thì bn s làm quá ti h thng qun lý d án. Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 5 t u mt d án nh th nào? Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: - Thông thng c nm nhân t trên không xut hin ngay tu d án. Phi làm th nào? - u mc tiêu cha c xác nh rõ ràng: công vicu tiên ca giám c d án là phi xác nh mt cách rõ ràng mc tiêu ca d án, bng cách tho lun vi nhà tài tr/chu t và/hoc vi khách hàng. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây : PMBOK® guide: 2.1: Chu k d án 3.1: Các chu trình d án 4.1: Xây dng Tin d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 10: Thit k d án How to do . t u mt d án nh th nào? n là giám c d án, cp trên ca bn (nhà tài tr/chu t/ch d án) giao cho bn trng trách qun lý mt d án. ây là các bc ban u cn phi tin hành: 1. n phi chc chn rng bn ã hiu rõ vn  hoc nhu cu phát sinh ra d án. Hãy trình bày li bng hành vn ca bn, và trình bày vi chu t. 2. m bo chc chn là bn ã hiu rõ các mc tiêu ca d án, và bit c các kt qu mà d án cn t c. 3. Xác nh rõ ràng vi nhà tài tr/ch d án/chu t các giai n chính ca d án, bi vì các giai n ca d án ph thuc vào quy mô ca d án: có giai n tin d án không? có cn phi a ra yêu cu d án không? có phi a ra k hoch d án không? -   án có th bt u, bn cn phi - mt cách lý tng – có m nhân t sau: a. Mt khách hàng (ngi chu trách nhim chi tr sau n ày cho  án, và là ngi hng li trc tip t d án) b. Mt nhà tài tr/Chu t c. Mt giám c d án d. Mt vn  cn gii quyt/mt nhu cu cn c tha mãn e. Mt mc tiêu cn t c Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 6 4. Xác nh các kt qu chính mà d án cn t c. 5. Ngay t khi bt u, bn nên xác nh các m mc quan trng ca d án mà  ó bn cn có sng ý hay phê duyt ca nhà tài tr/ch d án/chu t. Các m mc này có th là : a.  phê duyt liên quan n các mc tiêu ca d án b.  chp nhn tin hành giai n tin d án c. a chn các gii pháp k thut a ra d. Vic chp nhn h s xin d án e. Vic chp nhn k hoch d án f. Các m mc cho tng kt qu g.  phê duyt chung (Phê duyt d án) Ví d Trang Web  n làm vic  phòng Marketing, có mt s kinh nghim v thit k trang Web, và ã có mt s thành công v pht trin Internet.  Hôm kia, sp i vào phòng làm vic ca bn và nói : «Tôi ã tham kho trang Web ca công ty và tôi thy nó hi b li thi. ã mt m ri ri. Anh có th xem chúng ta có th làm gì c không ? có vô s th mà chúng ta phi a lên mng Internet. Tôi ngh rng chúng ta phi u t 3-4 tháng  có mt trang Web t t. »  Sau cuc tho lun này, bn vn không bit chính xác c sp mun gì. Bn ng bit rng sp cng thiu nhng kin thc chuyên sâu v thit k trang Web. n quyt nh tin hành theo cách "s phm" nh sau: 1. n u t mt tun làm vic  tìm ra các hng có tha ra các mc tiêu tim nng. Ví d:  a lên trang Web các thông tin vic làm ca doanh nghip.  o c hi cho phép khách hàng có th t mua linh kin trên ng Internet.  a lên mng bn v ca mt s linh kin ca máy trên Internet (hoc là Extranet).  Theo dõi tin  d án ca khách hàng trên Extranet. 2. Sau ó, bn gii thiu các mc tiêu này cho cp trên ca bn, ng thi n cng a ra ví d các trang Web ca các doanh nghip khác cng có nhng ni dung tng t. 3. Hy vng rng, cp trên ca bn hoàn toàn hài lòng, và ông ta mun bn thc hin tt c nhng gì mà bn gii thiu. 4. n trình bày vi cp trên là vic xây dng trang Web s tn kém. Ông ta yêu cu bn xây dng ngân sách cho d án ó. 5. n u t thêm mt tun na  tính chi phí cn thit (vi  chênh ch+/- 30%) cho mi gii pháp a ra, và xác nh các thay i có th i vi c cu t chc doanh nghip. 6. n li t chc mt cuc tho lun na vi cp trên  làm sáng t thêm tình hình: da trên các c lng thô, ông ta quyt nh chn gii pháp Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 sau: to c hi cho các khách hàng t mua các linh kin qua mng Internet là gii pháp cho thy rõ nht các li ích ca doanh nghip nu so sánh vi chí phí cn phi u t. Danh mc rà soát  Chu t/nhà tài trã c xác nh cha?  Khách hàng ã c nhn dng cha?  Nhu cu/vn ã c hiu rõ cha?  c tiêu ca  ánã c trình bày rõ ràng cha?  Các kt qu ã c xác nh rõ cha? y cn tránh  t c mi ngi trong công ty u nhn thc c s cn thit ca  án- nhng n cha tìm ra c nhà tài tr/chu t cho d án  Các bên liên quan trong d án th hin các mc tiêu khác nhau i vi d án. Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 8 Xác nh vn  Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: - Ngun gc ca mt  án n m  mt trong hai th sau: a) t vn  - ví d, ngi s dng không h ài lòng v thit k ca chn bùn ô tô, trong ln n xut u tiên, nó c thit k rt ti. b) t nhu cu – ví d các lái xe mu n ô tô ca c lp t h thng nh v di ng toàn u.  Trong c hai trng hp, nht thit phi phân tích cn k, ngay tu d án, vn  hay là nhu cu: "chính xác là ngi s dng mun gì?" (hoc là khách hàng). - Có mt s phng pháp và công c thc hin phân tích: A. Phng pháp “5 Ti sao” B. Mô phng C. Phng vn D. Benchmarking  Tuy nhiên, mt trong nhng yu t thành công quan trng nht thì rt n gin: u bn mun hiu c tht s vn  hay nhu cu thì bn phi dành thi gian làm vic vi ngi s dng cui cùng. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: PMBOK: 5.1: Lp K hoch phm vi d án 5.2: Xác nh phm vi d án IPMA Vch Ranh Gii Nng Lc : Chng 31: Gii quyt vn  How to do . Phân tích Nhu cu/Vn  nh th nào? 1. p danh sách nhng ngi liên quan. 2. Phng vn nhng ngi này và trao i vi h nhng câu hi ng (ví d: "anh không thích nhng m gì  b phn chn bùn ca chic ô tô này?"). 3. p mt danh sách các vn /nhu cu. 4.  gng xác nh xem liu nhng vn /nhu cu này có phi do mt vn  khác gây ra hay không. Ví d Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 9 Máy tính xách tay cho các nhân viên bán bo him  Ban giám c ca mt công ty bo him va quyt nh a vào  dng các máy tính xách tay cho các nhân viên bán hàng. Nhng máy tính này phi lu trc mt lng ln d liu v các chính sách, u kin ca công ty v.v.  n na, các nhân viên bán hàng cng sc trang b mt máy in xách tay  h có th in nhng chính sách bo him ca công ty ngay ti nhà khách hàng.   thc hin  án này, mt nhóm d ánã c thành lp, bao gm các nhân viên bán hàng, i din ca phòng "T chc" và mt s lp trình viên máy tính.  t trong nhng bc u tiên giám c d án làm là yêu cu các cán b t chc và lp trình viên máy tính ti hin trng: trong vòng t 2 - 3 ngày, hi theo các nhân viên bán hàng i gp khách hàng. u này cho phép h hiu c âu là nhu cu chính xác ca các nhân viên bán hàng - và u ó cho phép tránh c nhiu s sut trong vic xây dng ni dung d án. Phng pháp "5 ti sao" p trên giao trách nhim cho bn tìm vn phòng mi vì ã hàng tháng nay các nhân viên phòng mua hàng phàn nàn vic thiu ch làm vic. Trc khi a ra d án, bn quyt nh nghiên cu vn . Vy nên bn tin hành trao i i các nhân viên trong phòng: "i sao các anh mun có vn phòng mi?" Câu tr li nhn c mt cách tc thì: thiu ch, mi vn phòng có nhng 3 ngi. n hi mt câu hi khác: "Nhng i sao li có 3 ngi trong mi vn phòng?" Câu tr li: vì chúng tôi phi lu kho ngay c nhng máy tính cn kim tra trc khi gi chúng n các phòng ban khác. C mt tng y máy tính. n tip tc u tra: "i sao các anh phi kim tra máy tính ngay ti ây?" Tr li: Trc kia nhà cung cp h t kim tra cht lng, bây gi chúng tôi phi làm vic này. n tip tc: "i sao nhà cung cp li không t kim tra cht lng na?" Tr li: i mà hi ngi qun lý mua hàng. Khi bn hi ông ta cng câu hi ó, ông ta tr li rng nhà cung cp ã tng l phí cho vic kim tra này lên 70%. n gi cho nhà cung cp  bit c quan m ca h: "Nhng i sao các ông li tng l phí cho vic kim tra này?" Nhà cung cp tr li: ó là do ngi qun lý cht lng ca công ty có nhng yêu cu hoàn toàn thiu thc t. Vic kim tra mà ông y yêu cu phi mt 4 ting cho mi máy tính. Sau "5 ti sao" cui cùng bn ã tìm ra thc cht ca vn : nhng yêu cu phi thc t a phòng qun lý cht lng. Vì vy bn ã yêu cu thay i nhng yêu cu này và nhà cung cp li bt u tip tc công vic kim tra. K tó phòng mua hàng li có ch làm vic ca h. Khi u d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 Phng pháp "nm ti sao" giúp bn thng xuyên hiu c n  thcn sau vn  gi (i vi trng hp này: thiu ch làm vic). Nu bn i thuê vn phòng mi thì thc ra n ã ch gii quyt vn  gi mà thôi. i các toa xe la ch hàng  Muttenz  Trong khi phát trin mt phn mm  kim soát mt s công n lp t nht nh  ni ni các toa xe la ch hàng, ngi qun lý d án ã a c nhóm n ó trong mt ngày.  Các thành viên ca nhóm ã ni các toa xe vào vi nhau ti các u ni  hiu rõ n mt ngày làm vic bình thng ca nhân viên ni toa.  i ích ca chuyn thc t này là gì? 1 Th nht, nhóm bit c chính xác tình trng và các vn  mà nhng ngi  dng (nhân viên ni toa) gp phi. 2 n th na, h có th xây ng nhng mi quan h có tính cht cá nhân vi ngi s dng. Sau này, khi h cn mt s d liu c th nào ó thì h có th có c chúng mt cách d dàng nh các mi quan h cá nhân ã c thit lp trc ó. Chic máy phay mi  Peter va m nhn công vic qun lý công ty BiMetax. Công ty này hot ng không tt lm, các sn phm li thi, doanh thu hai nm va qua gim.  Sau mt tháng lãnh o công ty, Peter thc hin mt chuyn i 6 tun  gp hn 28 khách hàng trên toàn th gii. Anh ta không ch t chc các cuc gp g vi các giám c công ty mà anh y còn yêu cu cho vn hành các xng sn xut,  quan sát mt cách chính xác các b phn máy móc c sn xut nh th nào.  Trên c s ca chuyn công tác dài ngày này, Peter ã cùng vi nhóm d án lp ra t danh sách các nhu cu cp thit nht ca khách hàng, xây dng Chi tit k thut a ca dòng 3 máy mi, và xúc tin mt d án phát trin nhng chic máy này.  Ba chic máy này ã ngay lp tc gt hái c nhng thành công áng k v mt thng mi . Danh mc rà soát  ã tho lun vi tt c nhng nhóm ngi s dng khác nhau hay nhng ngi có liên quan ti  án cha?  ã tho ra tt c các yu t, các vn  hay nhu cu cha?  ã thit lp th tu tiên cho các nhu cu/vn  cha?  ã xác nh mt cách rõ ràng tng vn  cha? y cn tránh  Ch nhìn thy vn a ra t phía ngi s dng. Thông thng, vn  thc s thì  du i.  Ch bàn bc vi mt s ngi nht nh mà không có s tham gia ca các bên liên quan trong  án.  Dành quá ít thi gian làm vic vi ngi s dng.  Ch nói chuyn vi cp trên mà hoàn toàn b qua ngi s dng cui cùng. Lãnh o thng không nm c nhng vn  ca ngi s dng. [...]... Copyright © 199 8-2 007 by STS ud án 11 Kh i a ch n giám cd án án Tóm t t các nguyên t c c ud b n: Khái ni m - Vai trò c a giám c d án thay i tùy thu c vào quy mô c a d án Trong các d án nh , th ng giám c d án tham gia m t ph n Trong nh ng d án l n, giám c d án ch làm công tác qu n lý n thu n - u d án nh , giám c d án s ph i t p trung vào vi c x các m t k thu t c a d án - i v i các d án l n h n, kh n... tr c khi d án b t u án », là m t b c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u d PMBOK® guide : 4.1: Phát tri n Ti n d án 5.1: L p k ho ch ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch Ch Ch Ch a ng 5: ng 6: ng 7: ng 8: ng 9: d án th i ây: nào? B i c nh d án Các giai n và chu k d án Phát tri n và th m nh d án Các m c tiêu và chi n l c c a d án Tiêu chí ánh giá s... th tham kh o các tài li u d PMBOK® guide: i ây: 2.2: Các bên liên quan 4.1: Xây d ng Ti n d án 9.1: L p K ho ch Nhân s IPMA Ranh Gi i Kh n ng: Ch d án ng 35: Phát tri n nhân s How to do Ch n m t giám cd án nh th nào? - Hãy c g ng tìm m t ng - u không, hãy tìm m t ng i thành viên c a nhóm d án ó - Ng i i ã t ng qu n lý m t ã t ng tham gia m t d c l a ch n c n ph i có trình 1 án t án t ng t v i t cách... d án theo nh k ho ch phân b không? Các b y c n tránh Chú ý: trong khi xây d ng yêu c u m t ti n d án, không nên nh m l n m c tiêu a ti n d án v i m c tiêu c a d án! Thông th ng, m c u tiên phê duy t ti n d án th p h n m t d án bình th ng u ó gi i thích t i sao ph i c bi t quan tâm n vi c m b o ngu n c s n sàng th c hi n ti n d án t s giám c d án thích che gi u các r i ro c a d án t ng may m n d án. .. lãnh o, c ng nh kh n ng àm phán và gi i quy t các xung t là nh ng y u t mang tính quy t nh - Nh là m t quy t c, m t giám c d án c n ph i dành ra kho ng a ngày làm công tác t ch c và qu n lý i v i m i thành viên trong nhóm d án Hay nói m t cách khác, n u nhóm d án có 10 thành viên làm vi c tr n th i gian thì giám c d án s ch th i gian làm công tác qu n lý t ch c mà thôi lý t t Tài li u tham kh o: Tìm hi... yêu c u ti n d án M u này nói chung g m có các i dung sau : Tình tr ng hi n t i, nhu c u, v n c n ph i gi i quy t c tiêu c a ti n d án m quan tr ng c a Ti n d án Các m m c ch y u c a d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 19 Kh i 4 Ngu n l c d tính Chi phí cho giai n ti n d án Trong ch ng trình e-learning này có s n m u ti n d án bày yêu c u th c hi n giai n ti n d án ud b n có th s d ng án trình Ví d Liên... ngày h làm vi c cho d án! i v i t ch c theo d án, các thành viên d án có nguy c r i vào tình tr ng "không công vi c" vào cu i d án Vì th b n ph i s m lên k ho ch tái hòa nh p vào cu i d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 18 Kh i Giai n ti n d ud án án Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: Ti n d án có th c th hi n nhi u d ng khác nhau: nghiên c u s , nghiên c u kh o sát, ti n d án, hay nghiên c u kh... c d án không có có t t c các ph m ch t trên (mà th v y ) thì nh ng ph m ch t nào là không th thi u c cho m t ng án? y c n tránh Ch n m t giám c d án ch n thu n d a trên ki n th c v m t k thu t Th c ra, t giám c d án c n ph i bi t bi t lãnh o nhóm d án - và v m t này thì ki n th c k thu t c a anh ta không giúp ích gì m y a ch n m t giám c d án không có chuyên môn, mà ch n thu n là m t nhà qu n lý M... c d án nh v y s không có kh n ng làm tr ng tài i v i các phân x c n thi t, s r t khó có c s n tr ng u m t qu n lý d án không nói c ngôn ng c a khách hàng thì u ó có th là nguyên nhân gây ra nhi u v n Copyright © 199 8-2 007 by STS 14 Kh i ch c d ud án án Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: i án có m t hình th c t ch c riêng ó là m t t ch c h n ch trong m t th i gian nh t nh và s bi n t khi d án k... c d án, nh ng ông c ng thuê thêm m t "ng i h tr " bên ngoài giúp ông Meyer nh ng b c c n thi t h ng t i nh ng công ngh m i Danh m c rà soát Giám cd án có khá Giám cd án có k n ng lãnh Giám cd án có bi t cách àm phán và gi i quy t các xung Giám cd án có Giám cd án có k n ng giao ti p t t không? Trong tr là nh y ki n th c v l nh v c c a d án không? o không? t không? kinh nghi m v l nh v c c a d án không? . công tác qun lý n thun. - u d án nh, giám c d án s phi tp trung vào vi c x lý tt các mt k thut ca d án. - i vi các d án ln hn,. d án là gì? 2.1: Chu k d án 2.2: Các bên liên quan 3.1: Các quy trình qun lý d án IPMA Ranh gi i Kh nng: Chng 1: Các D án và qun lý d án Chng