Tài liệu PMF4/9 Cơ bản về quản lý dự án - Cơ bản về phân tích rủi ro docx

 bn v Qun lý d án  bn v phân tích i ro  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xác nh ri ro Khái nim Tóm tc các nguyên tc c bn: i ro là các s kin có th xy ra nhng cha xy ra và nu xy ra snh hng xu n d án. Mi d án u bao gm ri ro! c tiêu ca qun lý ri ro là ngn nga ri ro xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó nhiu nht có th. Qun lý ri ro liên quan n các bc sau:  Xác nh ri ro: nhng loi ri ro nào có thnh ng n d án?  Phân tích ri ro: nhng loi ri ro nào có th dn n nhng hu qu ti t nht?  Kim soát ri ro: nhng bin pháp nào cn c  dng và c giám sát  ngn nga các ri ro chính xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó? Ch ca bài hc tp trung vào xác nh ri ro:  Cùng vi các thành viên ca nhóm d án và các nhân viêc khác liên quan n d án, giám c d án xác nh ri ro, lên danh sách ri ro, và a vào tài liu ghi nhn i ro.  Ngoài ra, giám c d án s dng các công c b tr, nh bui làm vic s dng trí tu tp th, rà soát ri ro, phân tích k hach theo khung, phân tích các bin pháp  dng, v.v.   khác nhau gia vn  và ri ro: mt vn  là mt s kin tiêu cc và ã xy ra. Mt ri ro là mt s kin cha xy ra và nh hng ca nó lên d án là tiêu cc; t ri ro có nh hng tích cc c gi là “c hi”. Tài liu tham kho: Tìm hiu thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: PMBOK® guide: 11.1 Lp k hoch qun lý ri ro 11.2 Xác nh ri ro IPMA ranh gii kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 3 Xác nh ri ro nh th nào:  Nghiên cu  cu chia nh công vic v mt ri ro.  Xem xét li mt cách cn thn tt c các mt chung (gia các b phn, h thng ph, và t chc) mà các ri ro chính thng xut phát tó.  Kim tra xem nu có mt loi hình kin thc c trng hoc bí quyt ch nm trong tay mt thành viên ca nhóm d án hay không.  Xác nh xem các thành viên c bit ca nhóm d án n vì các d án khác hay không, vì u này có th làm gim s sn sàng ca hi vi d án mt cách áng k.  Các nhà thu ph cng là mt yu t ri ro i vi k hoch thc hin, cht lng, và chi phí. Có các nhà cung cp mà vic giao hàng ca các phn ct yu ph thuc vào h không?  Kinh nghim trong quá kh ( công ty) có th chng minh c bn v xác nh ri ro. Hãy tham kho li khuyên ca các giám c d án, ã tham gia mt  án ging nh d án ca bn - h là ngun tr giúp tt nht trong vic xác nh ri ro. Trên t, h có th giúp bn xác nh các ri ro mà có th bn cha bao gi nghn.  u công ty ca bn có h thng d liu các bài hc kinh nghim t các d án, bn tuyt i phi tham kho d liu này.  i vic phân chia thành các loi ri ro, danh mc rà soát ca công ty hoc chi nhánh s giúp bn tìm ra c các ri ro bn cn mt cách h thng và trn vn. Ghi li các ri ro ã c xác nh vào tài liu ghi nhn ri ro. Ví d  án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng n xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca b nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c xác nh: 1. Giao hàng mun ca b phn sn xut 2. Các vn  có th liên quan n b phn sn xut 3. Công co giao mun 4. t i th cnh tranh a ra mt sn phm tng t sm hn 5. Gim giá ca i th cnh tranh i vi sn phm CompactFlash i mc ích là các ri ro này sc x lý, vy nên ã c lit kê vào tài liu ghi nhn ri ro di ây:  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 4 Các phn khác ca bng sc n vào  các bc tip theo. Danh mc rà soát  t c các ngun lc (key people, phng pháp)  xác nh ri ro ã c nghiên u/s dng cha?  Các ri ro ã c lit kê  trong tài liu ghi nhn ri ro cha? bng cách trình bày i dng “ri ro ” giúp xác nh ri ro mt cách rõ ràng.  Danh mc rà soát ri ro (ca công ty hoc ca chi nhánh) ã c s dng  controlling integrality? n thi m hin ti có các loi ri ro sau: n nh ca mc tiêu chung ca d án  Liu mc tiêu chung ca d án có thay i không? nu có, ó là nhng mc tiêu nào?  Các mc tiêu nào ph thuc  mc  cao i vi s thay i bi cnh (lut pháp, xu hng kinh t, v.v.)   án có kéo dài không? Các vn  k thut  Có các b phn mi c s dng không?  Có các phng pháp mi c áp dng không?  Có các công c mi c s dng không?  Có các h thng ph tng phn do các nhà cung cp khác nhau sc a vào không? Ngun lc  Các ngun lc ã ha liu có tht s ri cho d án không?  Các thành viên ca d án có các chuyên môn yêu cu không?  Các chng trình ào to có úng thi hn không?  Nhóm d án ã i vào hot ng nh mt dàn hp xng cha (kt hp mm o )?  Liu có các xung t không?  chc / môi trng  Liu có s thay i v t chc không?  Chu t/nhà tài tr vn  v trí hin nay n cui d án không?  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 5 Qun lý d án  Các c lng chính xác n mc  nào?  Các khong trng ã c thit lp cho các hot ng có ri ro cao cha?  Có  thi gian cho vic lp k hoch không? Khách hàng / ngi s dng cui cùng  Có mt s ngi i thoi t phía ngi s dng cui cùng không?  Ngi s dng cui cùng có c thông báo v / c liên quan n d án không? Phng pháp xác nh ri ro  Các nhân viên có kinh nghim hn  công ty ã c tham kho cha?  t c các hot ng ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha?  t c các các kt qu ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha? y cn tránh  Kinh nghim ca các giám c d án khác không c xem xét.  Nhóm d án không c tham kho  xác nh ri ro.  u dim ri ro,  tránh t d án vào tình trng nguy him.  Miêu t ri ro quá chung chung, mà áng l ra phi c miêu t chi tit.  Miêu t ri ro quá s sài;ví d “các công ngh mi”: xác nh theo cách này, c vic ánh giá ri ro ln vic a ra các bin pháp  kim soát ri ro s không thc hin c.  Thay vì miêu t ri ro (các s kin có kh nng xy ra), li i miêu t các s vic và các vn .  Các loi hình ri ro hoàn toàn  sang mt bên.  Thay vì kt hp các bin pháp c s dng (góp phn vào xác nh nhiu ri ro n), li ch s dng mt phng pháp  xác nh ri ro (ví d danh mc rà soát).  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 6 Phân tích ri ro Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Giai n này ca qun lý ri ro liên quan n nghiên u âu là nhng e da i vi các ri ro ã c xác nh  giai n trc (giai n xác nh ri ro). n na, giai n này cng s bao gm cc lng:  c  kh nng i ro xy ra (kh nng xy ra) và trong trng hp xy ra thì,  c  nh hng lên  án có th (ví d, thi n by lùi, vt quá chi phí, v,v.) Các giá trc c lng và sau ó c chuyn i thành các “mc” di dng thang ánh giá bng các con s (ví d, cao = 5, trung bình = 3, và thp = 1), i ánh giá này cho phép so sánh các nh hng khác nhau (ví d, k hoch qun lý d án mun, vt quá chi phí, v,v.).  trm trng ca ri ro, o se da do mt ri ro sinh ra, c tính bng cách nhân giá tr ca kh nng xy ra vi nh hng ca ri ro. c tiêu ca ma trn kh nng xy ra và nh hng là  xác nh mc  trm trng  xác nh là ri ro  mc cao, trung bình, hay thp. Ma trn cho phép nhn thy âu cn u tiên và có các bin pháp kim soát ri ro kp thi.  kt thúc giai n này, kh nng xy ra, nh hng, và  trm trng cn c ghi vào ghi nhn ri ro. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 11.3 Phân tích ri ro nh tính 11.4 Phân tích ri ro nh lng IPMA Ranh gii kh ng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do Tin hành ánh giá ri ro nh th nào: 6. u tiên, xác nh thang ánh giá ri ro.  làm c vic này, tin hành nh sau:  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 7 7. Kim tra xem nu t chc ca bn có các thang ánh giá chung mà có th bn s ng c. Nu không có thì, 8. thit lp thang ánh giá cho các nh hng ri ro có th (cao, trung bình, thp) i i các mc tiêu khác nhau ca d án, nh sau: 9. Thit lp thang ánh giá cho kh nng xy ra, nh sau: 10. xây dng c ma trn kh nng xy ra và nh hng, chnh các giá tr (ví , H = 3, M = 2, L= 1) và kt hp c hai bc thang ánh giá. 11.Ma trn này cho thy  trm trng ca ri ro (nh hng * kh nng xy ra). 12.ng cách này, bn có th xác nh mc  trm trng tng ng là ri ro cao (màu ), ri ro trung bình (màu vàng), và ri ro thp (màu xanh), tó xác nh các bin pháp  x lý ri ro. 13.Cui cùng, ánh giá các ri ro khác nhau ã c ghi vào ghi nhn ri ro theo cách sau: 14.c lng kh nng xy ra theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro.  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 8 15.c lng nh hng theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro. 16.ng cách nhân kh nng xy ra vi mc nh hng, xác nh c mc  trm trng ca ri ro. Gía tr này cho phép so sánh  trm trng ca các ri ro và xác nh c các ri ro ch yu (theo ma trn nh hng và kh nng xy ra). Ví d  án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng sn xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca  nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c xác nh. Trong các cuc hp va qua, giám c d án gii thiu ma trn kh nng xy ra và nh ng sc s dng. Anh ta yêu cu các thành viên d án phân tích các ri ro và gi n anh ta ánh giá riêng ca h, không tham kho ln nhau. Khi các thành viên làm ánh giá riêng ca h thì giám c d án cng làm ánh giá riêng a mình. Sau khi so sánh kt qu ca các ánh giá khác nhau, giám c d án xác nh c nhng s khác nhau chính, ghi rõ các ginh gii thích nhng s khác nhau này và yêu cu ánh giá li. Bng cách này, ging nh phng pháp Delphi (ánh giá c lp li theo các chuyên gia), anh ta có th hoàn thành bng ghi nhn ri ro nh sau:  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 9 ng cách này, có 2 ri ro chính ã c xác nh (s 1 và s 5) Danh mc rà soát  Có các thang ánh giá  xác nh kh nng xy ra và nh hng không?  Thang ánh giá có c xác nh  phân bc ri ro  mc  cao, trung bình, hay thp không? (ví d, ma trn kh nng xy ra và nh hng)  Có t c s nht trí trong cách ánh giá các ri ro khác nhau không? (ví d, phng pháp Delphi)  Các giá tr v kh nng xy ra, nh hng, và  trm trng ã c a vào ghi nhn i ro cha?  Các ri ro chính c bit n không? y cn tránh  Không có thang ánh giá thng nht hoc không có s tham kho ánh giá ri ro.  i ro c ánh giá mt cách tru tng, không bit n các kh nng xy ra và nh ng.  Thc hin phân tích ri ro mà không bit y  v d án.  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 10 Kim soát và theo dõi ri ro Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các bin pháp i phó vi các ri ro chính c tho ra trong bc trc (phân tích ri ro),  gim se da mà ri ro em li. S thc hin các bin pháp này c giám sát mt cách liên tc trong d án. ng cách tho thun vi các bên liên quan trong d án, mt trong bn chin lc i phó ri ro i ây c la chn cho mi i ro:  Tránh ri ro  dng các bin pháp thích hp  chc chn rng i ro không xy ra.  Chuyn ri ro Chuyn nh hng ri ro sang thành phn th ba.  Gim ri ro Gim kh nng xy ra và/hoc nh hng ca ri ro bng cách s dng các bin pháp thích hp.  Chp nhn ri ro ng vi ri ro và nhn thc ri ro.  phòng bng cách lp k hoch cho các bin pháp khn cp, d tr tài chính, cng nh d tr v k hoch thc hin  kim ch i ro. t ngi chu trách nhim v ri roc chnh, công vic ca anh ta là thi hành các bin pháp và canh phòng ri ro. Ngi chu trách nhim ri ro theo dõi s tin trin ca ri ro da trên các ch s mà anh ta c báo, thông qua trigger criteria trong trng hp mt ri ro có nguy c xy ra và  có th phn ng mt cách phù hp. t c các thông tin này u phi c a vào tài liu ghi nhn ri ro. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này, tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 11.5 Lp k hoch i phó ri ro 11.6 Theo dõi và kim soát ri ro IPMA Ranh gii và kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do [...]...b n v phân tích r i ro Làm th nào gi m thi u r i ro d án: 1 Xác nh các chi n l c i phó r i ro s c áp d ng cho các r i ro chính c li t ra trong tài li u ghi nh n r i ro: Tránh r i ro Chuy n r i ro Gi m r i ro Ch p nh n r i ro 2 nh các bi n pháp i v i các r i ro, gi m kh n ng x y ra gi m nh h ng trong tr 3 ng h p x y ra r i ro u ch nh k ho ch d án theo các bi n pháp này 4 Ch... i ro Và, tr m tr ng c a các i ro này c xác nh nh vào các ánh giá r i ro c th c hi n Copyright © 199 8-2 007 by STS 11 b n v phân tích r i ro ho ch i phó r i ro a trên tài li u ghi nh n r i ro ã c xây d ng sau khi ánh giá các r i ro, giám án v i s giúp c a nhóm d án xác nh các chi n l c i phó r i ro Các chi n l nh sau: tr an toàn c n c l p k ho ch ho ch trong tr ng h p r i ro x y ra trang tr i chi phí... bi n pháp thích h p trong k ho ch chi n l c i phó v i r i ro Copyright © 199 8-2 007 by STS 12 b n v phân tích r i ro ng cách này, ng thích h p i ch u trách nhi m r i ro và giám c d án ki m soát r i ro m t cách Danh m c rà soát i v i m i r i ro có tr m tr ng cao: Có th b c r i ro không (ví d , ch n m t gi i pháp k thu t khác ho c m t nhà cung c p khác, v.v.)? Có th chuy n c r i ro không (ví d chuy n... phân tích r i ro Trong tr ng h p i v i các d án l n: m t ng i ch u trách nhi m r i ro ã c ch nh ch a? ho c m t ng i ch u trách nhi m ki m soát các r i ro, t p trung và p nh t thông tin do các thành viên nhóm d án t p h p l i? ã có các th i h n (hàng tháng, hàng tu n, hàng ngày) mà các r i ro c a d án c n c xem xét l i/ c l ng l i ch a? y c n tránh u t quá nhi u th i gian i v i các r i ro mà kh n ng... nhi m r i ro i v i m i r i ro i v i m i r i ro, xác nh các ch s (warning signs, symptoms) và trigger criteria mà có th ch ra cho b n m t cách th ng xuyên, trong quá trình d án, n u có m t i ro có nguy c x y ra hay không 6 So n th o các k ch b n (d tr an toàn, các k ho ch kh n c p, các k ho ch b sung) cho các r i ro c ch p nh n này: ph i làm gì trong tr ng h p r i ro x y ra? 7 a vào ngân sách d án các... ph t trong h p ng)? Kh n ng x y ra c a r i ro có c gi m i không? Có th gi m c nh h ng không? ã xây d ng k ch b n ch a (ví d , các bi n pháp rút lui trong tr ng h p r i ro x y ra)? ã xác nh các ch s và các triggers, r i ro có th c ki m soát không? ã ch nh ng i ch u trách nhi m cho m i r i ro c n c canh ch ng ch a? n s ki m soát các ch s ã c xác nh ch a? Copyright © 199 8-2 007 by STS 13 b n v phân tích. .. ro Làm th nào ki m soát và theo dõi r i ro: 1 Ki m tra th ng xuyên các ch s trong tài li u ghi nh n r i ro 2 n các k ho ch kh n c p và các (warning signs, symptoms) d ng các bi n pháp ho c áp d ng k ho ch kh n c p ã c xác nh khi ch s ch ra r ng m t r i ro có nguy c x y ra (trigger conditions have been reached) 3 Ki m tra th ng xuyên có i ro m i xu t hi n không N u là tr ng h p có, ánh giá các r i ro. .. i ro c ch nh cho các r i ro này Vai trò c a h là canh ch ng các ch s và trigger conditions When the risk trigger threshold is reached, h s ng các bi n pháp thích h p Ki m soát và theo dõi Trong quá trình tri n khai d án, ng i ch u trách nhi m r i ro không ng ng theo dõi r i ro b ng cách theo dõi các ch s liên quan H c ng ch nh s a m t cách liên t c ho c thêm vào các y u t vào tài li u ghi nh n r i ro. .. ghi chúng vào tài li u ghi nh n r i ro Ví d án "New Flash Memories" v i m c ích thi t l p m t h th ng s n xu t m i cho các b ph n c a b nh SmartMedia – các b ph n c a nh ang c s d ng, tr c tiên, là cho các máy camera nt Sau hàng lo t các cu c h p v i các thành viên d án và các tr ng phòng (ban) khác nhau c a công ty, n m r i ro chính sau ây ã c xác nh và ghi vào tài li u ghi nh n r i ro Và, tr m tr... ro mà kh n ng x y ra và nh h ng th p Khi r i ro cao, c n ph i lo i b (ví d , ch n m t gi i pháp k thu t khác) Không có b t c giám sát th ng xuyên nào i v i các r i ro Không xem xét các bi u hi n Quá kh quan úng là giám c d án c n ph i l c quan Tuy nhiên, khi phân tích các r i ro, anh (cô ta) c n ph i nh m t nhân viên bi t tr thành bi quan Copyright © 199 8-2 007 by STS 14 .  bn v Qun lý d án  bn v phân tích i ro  bn v phân tích ri ro Copyright © 199 8-2 007 by STS 2 Xác nh ri ro Khái nim Tóm tc các. ri ro sc áp dng cho các ri ro chính c lit ra trong tài liu ghi nhn ri ro:  Tránh ri ro  Chuyn ri ro  Gim ri ro  Chp nhn ri ro 2.