Quản lý phạm vi dự án mô tả quá trình lập kế hoạch quản lý phạm vi biết các phương pháp thu thập và tài liệu hóa yêu cầu để đáp ứng stakeholder

Là một bản tóm tắt đã được thống nhất về tất cả các thông số quan trọng của

- Thiết lập:

PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 1

- Phác thảo:

RANH GIỚI TRÁCH NHIỆM TIÊU CHÍTHỦ TỤC CÁC BÊN LIÊN QUAN CHÍNHGIẢ ĐỊNHRÀNG BUỘC

- Còn được gọi là tuyên bố về công việc, tuyên bố phạm vi hoặc tài liệu điều khoản tham chiếu Được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án tổng thể.

PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 1

In simple terms, the scope is what a client or sponsor wants delivered It sums up the work that needs to be done to get the

SẢN PHẨM TRUNG GIAN LÀ GÌ?

1 2

Là những sản phẩm thành quả của dự án, như phần cứng, phần mềm, tài liệu đào tạo, chuyển giao, bảo hành

Đo lường tiến độ Đạt được mục tiêu

Sản phẩm trung gian

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 3

Mô tả quá trình xác định phạm vi, xác minh phạm vi và thay đổi/kiểm soát phạm vi Gồm có 6 quy trình:

BƯỚC 1: Plan Scope Management BƯỚC 2: Collect requirements

BƯỚC 3: Define Scope BƯỚC 4: Create WBS

BƯỚC 5: Validate Scope BƯỚC 6: Control Scope

TẦM QUAN TRỌNG

1 4

Giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào một mục tiêu

CÁC Y ẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

1 5

PLANE SCOPE MANAGEMENT

QUẢN TRỊ DỰ ÁN TMĐT – EC208.O22

PLANE SCOPE MANAGEMENT

2 1

LẬP KẾ HOẠCH

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Quy trình tạo ra kế hoạch quản lý

công việc để chỉ ra phạm vi công việc sẽ xác định, đánh giá, kiểm soát như thế nào.

THU THẬP YÊU CẦU

- Là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án - Thu thập yêu cầu là bước khó nhất trong quản lý phạm vi dự án.

- Tổ dự án làm việc với các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng, người dùng để thu thập yêu cầu

COLLECT REQUIREMENTS

2 2

Nhóm phát triển phải bổ sung tính năng hay chức năng

Nếu thu thập yêu cầu không ghi nhận đầy đủ

COLLECT REQUIREMENTS

2 2

CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP YÊU CẦU VÀ TÀI LIỆU HÓA:

Khảo sát Quan sát Phân tích Thảo luận

Phần mềm Mẫu thử Tài liệu

XÁC ĐỊNH PHẠM VI

Phân tích chi tiết các yêu cầu thu thập được từ bước trước đó và biến

trúc công việc của dự án, đồng thời

cung cấp cơ sở để ước tính, lập lịch trình và giám sát tiến độ của dự án.

- WBS thường được hiển thị:

Chiều ngang (Dạng phác thảo)

Chiều dọc (Dạng cây)

CREATE WBS

2 4

WBS dự án phát triển web TMĐT

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH PHẠM VI, MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Thu thập thông tin Tổ chức cuộc họp

Cụ thể hóa mục tiêu theo nguyên tắc:

DỄ HIỂUCÓ THỂ ĐO LƯỜNGTHỰC TẾ

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 3: LIỆT KÊ CÁC SẢN PHẨM CẦN BÀN GIAO

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 5: TẠO CÁC GÓI CÔNG VIỆC

Phân rã các nhiệm vụ con và nhóm chúng thành các gói công việc cụ thể Cách này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót công việc.

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 6: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin

Hiểu rõ quyền hạn Hiểu rõ trách nhiệm&

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống) Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên) Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)

Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)

1234

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Tạo cấu trúc công việc đi từ tổng quan đến chi tiết Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống)

Kết quả dự ánGói công việc

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Tạo cấu trúc phân chia công việc từ chi tiết đến tổng quan Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên)

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Bắt đầu với cách tiếp cận từ trên xuống, phân rã dự án thành các cấp bậc Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ các dự án đã từng được triển khai

Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)

4

CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS

CREATE WBS

2 4

1/ Cấu trúc chia công việc dựa trên khả năng phân phối

CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS

CREATE WBS

2 4

2/ Cấu trúc chia công việc theo giai đoạn

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

CREATE WBS

2 4

Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố trong WBS dưới dạng kết quả/ sản phẩm chuyển giao thay vì liệt kê cách giải quyết công việc

Giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Khích lệ sự sáng tạo

Lựa chọn công cụ Đổi mới phương pháp

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS 2/ Tập trung vào kết quả

CREATE WBS

2 4

- Một WBS nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ là lý tưởng nhất

- Ngoài ra phân rã công việc có thể áp dụng nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ” 4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

3/ Mức độ chi tiết phù hợp

Nếu một nhiệm vụ mất nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành thì

mới cần chia nhỏ tiếp.

CREATE WBS

2 4

Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS 4/ Không trùng lặp

Sự chồng chéo trách nhiệm xử Nhầm lẫn khi tính toán chi phí.

CREATE WBS

2 4

HIỆU QUẢ KHI ỨNG DỤNG WBS

Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện.

Đánh giá chính xác một vấn đề Cải thiện hiệu suất.

VALIDATE SCOPE

2 5

Chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức:

Mô tả

Tầm quan trọng của việc xác nhận phạm vi Cách nó liên quan đến việc xác định

và kiểm soát phạm vi

Thêm

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Mục tiêu của việc kiểm soát phạm vi là:

như việc tích hợp kiểm soát các thay đổi

Ảnh hưởng các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Thông qua quá trình xác nhận phạm vi:

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Đảm bảo khách hàng và người bảo trợ sẽ được đáp ứng yêu cầu.

Đảm bảo rằng tất cả yêu cầu, đề xuất thay đổi phải tuân theo một quy trình kiểm soát thay đổi thống nhất.

Để quản lý các thay đổi và kết hợp với các quá trình kiểm soát khác Cho phép thay đổi và bổ sung các nhiệm vụ quan trọng.

Phân biệt những gì cần thiết

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Tránh được các vấn đề phổ biến sau: Thay đổi liên tục các yêu cầu

Nhận kết quả không như mong đợi

Chậm tiến độ dự án

Dự án đưa ra ý tưởng rõ ràng Vượt quá ngân sách đã thảo luận Xoay hướng dự án đang làm một nửa

CONTROL SCOPE

2 6

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp giảm thiểu việc thiếu sự đóng góp từ người dùng

CONTROL SCOPE

2 6

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp giảm thiểu các yêu cầu chưa hoàn chỉnh và việc thay đổi yêu cầu

CONTROL SCOPE

2 6

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp tránh tình trạng vượt quá phạm vi

PHẦN MỀM HỖ TRỢ TẠO WBS

PHẦN MỀM XỬ LÝ TÀI LIỆU VĂN BẢN, HỒ SƠ DỰ ÁN

PHẦN MỀM HỖ TRỢ CHUYÊN DỤNG ĐỂ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN KHÁC

PHẦN MỀM LẬP BẢN ĐỒ TƯ DUY

PHẦN MỀM TRELLO

3 1

Theo dõi lỗi và yêu cầu Báo cáo và phân tích

Phức tạp khi mới bắt đầu Chi phí đầu tư ban đầu

Đôi khi quá phức tạp

Yêu cầu quản trị viên kỹ thuật Không phù hợp mọi loại dự án

NHƯỢC ĐIỂM

PHẦN MỀM JIRA

3 2

PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

3 3

ƯU ĐIỂM

Giao diện quen thuộc

Tích hợp với Microsoft Office Quản lý tài nguyên hiệu quả

Không linh hoạt trong việc tùy chỉnh Không phù hợp cho mọi dự án

NHƯỢC ĐIỂM

PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

3 3

LINK CÁC VIDEO DEMO:

https://drive.google.com/drive/folders/1Jk3ebhIBOfAX Gt4pjD4AGamB4j_zFQ6w?usp=drive_link

THANK YOU GV H D : T H S H U Ỳ N H Đ Ứ C H U Y

THE END