Quản lý phạm vi dự án mô tả quá trình lập kế hoạch quản lý phạm vi biết các phương pháp thu thập và tài liệu hóa yêu cầu để đáp ứng stakeholder

Thấy được tầm quan trọng của việc xác nhận phạm vi Thấy được tầm quan trọng của việc kiểm soát phạm vi Mô tả cách phần mềm có thể hỗ trợ trong quản lý phạm vi dự án Biết các phương pháp

Thấy được tầm quan trọng của việc xác nhận

phạm vi

Thấy được tầm quan trọng của việc kiểm soát

phạm vi

Mô tả cách phần mềm có thể hỗ trợ trong quản lý phạm vi dự án

Biết các phương pháp thu thập

và tài liệu hóa yêu cầu để đáp ứng stakeholder

Giải thích về quá trình xác định các phạm vi và mô tả nội dung của nó.

NỘI DUNGQUẢN TRỊ DỰ ÁN TMĐT – EC208.O22

PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 1

1 GIỚI THIỆUQUẢN TRỊ DỰ ÁN TMĐT – EC208.O22

Là một bản tóm tắt đã được thống nhất về tất cả các thông số quan trọng của toàn bộ dự án

PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 1

Sản phẩm bàn giao

PHẠM VI DỰ ÁN

- Thiết lập:

PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 1

- Phác thảo:

RANH GIỚI TRÁCH NHIỆM TIÊU CHÍ THỦ TỤC

CÁC BÊN LIÊN QUAN CHÍNH GIẢ ĐỊNH RÀNG BUỘC

- Còn được gọi là tuyên bố về công việc, tuyên bố phạm vi hoặc tài liệu điềukhoản tham chiếu Được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án tổng thể

PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1 1

In simple terms, the scope is what a client

or sponsor wants delivered It sums up the work that needs to be done to get the desired result.

“

“

Graham Watt LFAIPM

SẢN PHẨM TRUNG GIAN LÀ GÌ?

1 2

Là những sản phẩm thành quả của dự án, như phần cứng, phần mềm, tài liệu đào tạo, chuyển giao, bảo hành

Đo lường tiến độĐạt được mục tiêu

Sản phẩm trung gian

TẦM QUAN TRỌNG

1 4

Giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào một mục tiêu chung, hạn chế lãng phí nguồn lực

Vai trò truyền thông đối với thành viên trong nhóm dự án và khách hàng liên quan.

rõ để tránh sai hướng.

CÁC Y ẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

1 5

PLANE SCOPE MANAGEMENT

2 1

2 QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁNQUẢN TRỊ DỰ ÁN TMĐT – EC208.O22

QUẢN TRỊ DỰ ÁN TMĐT – EC208.O22

PLANE SCOPE MANAGEMENT

2 1

LẬP KẾ HOẠCH

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Quy trình tạo ra kế hoạch quản lý

công việc để chỉ ra phạm vi côngviệc sẽ xác định, đánh giá, kiểmsoát như thế nào

THU THẬP YÊU CẦU

- Là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án

- Thu thập yêu cầu là bước khó nhất trong quản lý phạm vi dự án

- Tổ dự án làm việc với các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng, người dùng

để thu thập yêu cầu

COLLECT REQUIREMENTS

2 2

CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP YÊU CẦU VÀ TÀI LIỆU HÓA:

Khảo sát Quan sát Phân tích Thảo luận

Phần mềm Mẫu thử Tài liệu

XÁC ĐỊNH PHẠM VI

Phân tích chi tiết các yêu cầu thuthập được từ bước trước đó và biếnchúng thành một phạm vi công việc

trúc công việc của dự án, đồng thời

cung cấp cơ sở để ước tính, lập lịch

trình và giám sát tiến độ của dự án

- WBS thường được hiển thị:

Chiều ngang (Dạng phác thảo)

Chiều dọc (Dạng cây)

CREATE WBS

2 4

WBS dự án phát triển web TMĐT

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH PHẠM VI, MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Thu thập thông tin Tổ chức cuộc họp

Cụ thể hóa mục tiêu theo nguyên tắc:

DỄ HIỂU CÓ THỂ ĐO LƯỜNG THỰC TẾ

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH CÁC GIAI ĐOẠN VÀ ĐIỂM KIỂM SOÁT

Tạo các điểm kiểm soát

Cách tổ chức một WBS

Lựa chọn Xác định

Chia giai đoạn cụ thể

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 3: LIỆT KÊ CÁC SẢN PHẨM CẦN BÀN GIAO

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 5: TẠO CÁC GÓI CÔNG VIỆC

Phân rã các nhiệm vụ con và nhóm chúng thành các gói công việc cụ thể Cách này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót công việc

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

BƯỚC 6: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin

Hiểu rõ quyền hạnHiểu rõ trách nhiệm&

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống)Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên)Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)

Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)

1 2 3 4

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Tạo cấu trúc công việc đi từ tổng quan đến chi tiết

Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống)

1

Kết quả dự án Gói công việc

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Tạo cấu trúc phân chia công việc từ chi tiết đến tổng quan

Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên)

2

Thảo luận & Động não Chia sẻ nhiệm vụ

Ít cấu trúcThiếu logicHạn chế sót nhiệm vụ

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Bắt đầu với cách tiếp cận từ trên xuống, phân rã dự án thành các cấp bậc

Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)

Thảo luận nhiều hơnĐảm bảo tất cả các hoạt động cần làm đã

được đưa vào bảng công việc WBS

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

CREATE WBS

2 4

Tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ

các dự án đã từng được triển khai

Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)

4

CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS

CREATE WBS

2 4

1/ Cấu trúc chia công việc dựa trên khả năng phân phối

CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS

CREATE WBS

2 4

2/ Cấu trúc chia công việc theo giai đoạn

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

CREATE WBS

2 4

Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố trong WBS dưới dạng kết quả/ sản phẩm chuyển giao thay vì liệt kê cách giải quyết công việc

Giải quyết công việc hiệu quả hơn

Khích lệ sự sáng tạoLựa chọn công cụ Đổi mới phương pháp

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

2/ Tập trung vào kết quả

CREATE WBS

2 4

- Một WBS nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ là lý tưởng nhất

- Ngoài ra phân rã công việc có thể áp dụng nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ”

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

3/ Mức độ chi tiết phù hợp

Nếu một nhiệm vụ mất nhiều hơn

2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành thì

mới cần chia nhỏ tiếp.

CREATE WBS

2 4

Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

4/ Không trùng lặp

Sự chồng chéo trách nhiệm xử Nhầm lẫn khi tính toán chi phí

CREATE WBS

2 4

HIỆU QUẢ KHI ỨNG DỤNG WBS

Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn.Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện

Đánh giá chính xác một vấn đề

Cải thiện hiệu suất

VALIDATE SCOPE

2 5

Chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức:

Mô tảTầm quan trọng của việc xác nhận phạm vi

Cách nó liên quan đến việc xác định

và kiểm soát phạm vi

Thêm

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Mục tiêu của việc kiểm soát phạm vi là:

Quản lý khi có các thay đổi

xảy ra

Đảm bảo rằng các thay đổi được xử lý theo quy trình, được phát triển

như việc tích hợp kiểm

soát các thay đổi

Ảnh hưởng các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Thông qua quá trình xác nhận phạm vi:

Các sản phẩm được công nhận

Thông tin hiệu suất công việc

Cập nhật

dữ liệu

dự án

Yêu cầu thay đổi

Cập nhật kế hoạch quản lý

dự án

Cập nhật tài sản quy trình

tổ chức

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Đảm bảo khách hàng và người bảo trợ sẽ được đáp ứng yêu cầu

Đảm bảo rằng tất cả yêu cầu, đề xuất thay đổi phải tuân theo một quy trình kiểm soát thay đổi thống nhất

Để quản lý các thay đổi và kết hợp với các quá trình kiểm soát khác

Cho phép thay đổi và bổ sung các nhiệm vụ quan trọng

Phân biệt những gì cần thiết

CONTROL SCOPE

2 6

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Tránh được các vấn đề phổ biến sau:

Thay đổi liên tục các yêu cầu

Nhận kết quả không như mong đợi

Chậm tiến độ dự án

Dự án đưa ra ý tưởng rõ ràngVượt quá ngân sách đã thảo luậnXoay hướng dự án đang làm một nửa

Không hứa hẹn những

gì cả

Đặt user bằng nhà phát triển

Cung cấp kiểm tra để xác minh

Sử dụng quy trình xem xét

Tập trung vào ngày hết hạn

Phân bổ nguồn lực

cụ thể

CONTROL SCOPE

2 6

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN

PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp tránh tình trạng vượt quá phạm vi

Duy trì giao

tiếp xuyên

suốt

Cung cấp đầy đủtài liệu

Nắm bắt tầm nhìn khách hàng

Xác định đúng phạm vi

Xác thực bằng chữ ký

Sử dụng các công cụ quản lý

PHẦN MỀM HỖ TRỢ TẠO WBS

PHẦN MỀM XỬ LÝ TÀI LIỆU VĂN BẢN, HỒ SƠ DỰ ÁN

PHẦN MỀM HỖ TRỢ CHUYÊN DỤNG ĐỂ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN KHÁC

PHẦN MỀM LẬP BẢN ĐỒ TƯ DUY

PHẦN MỀM TRELLO

3 1

ƯU ĐIỂM

Dễ sử dụngTính linh hoạtTính tương tác caoTích hợp ứng dụng khácMiễn phí

Hạn chế dự án lớnThiếu tính năng

Có thể lộn xộnBảo mật

NHƯỢC ĐIỂM

PHẦN MỀM TRELLO

3 1

PHẦN MỀM JIRA

3 2

ƯU ĐIỂMQuản lý dự án hiệu quảTích hợp linh hoạt

Tùy chỉnhTheo dõi lỗi và yêu cầuBáo cáo và phân tích

Phức tạp khi mới bắt đầuChi phí đầu tư ban đầu

Đôi khi quá phức tạpYêu cầu quản trị viên kỹ thuậtKhông phù hợp mọi loại dự án

NHƯỢC ĐIỂM

PHẦN MỀM JIRA

3 2

PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

3 3

ƯU ĐIỂMGiao diện quen thuộcTích hợp với Microsoft OfficeQuản lý tài nguyên hiệu quảPhân tích dự án

Đa dạng trong cách sử dụng

Phức tạp cho người mớiGiá thành

Hạn chế tương tácKhông linh hoạt trong việc tùy chỉnhKhông phù hợp cho mọi dự án

NHƯỢC ĐIỂM

PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

3 3

LINK CÁC VIDEO DEMO:

https://drive.google.com/drive/folders/1Jk3ebhIBOfAX

Gt4pjD4AGamB4j_zFQ6w?usp=drive_link

THANK YOU

GV H D : T H S H U Ỳ N H Đ Ứ C H U Y

THE END