báo cao thực tập phân tích và đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện của công ty phievents

1.1 Tổng quan về Marketing 1.1.1 Khái niệm về Marketing Theo Philip Kotler : “Marketing là tiến trình qua đó cá nhân và tổ chức có thể đạt được nhu cầu và ước muốn thông qua việc sáng tạ

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆNCỦA CÔNG TY PHIEVENTS

GVHD : TH.S ĐÀO DUY TÂN SVTH : TRẦN THỊ MAIMSSV : 1901347LỚP : MATM23E

TP.Hồ Chí Minh, tháng 1/2022

1.1.1 Khái niệm về Marketing

1.1.2 Vai trò và chức năng của Marketing

1.2 Tổng quan về xúc tiến trong Marketing

1.2.1 Khái niệm xúc tiến trong Marketing

1.2.2Các công cụ của chiến lược xúc tiến

1.4 Môi trường Marketing ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện

1.4.1 Khái niệm môi trường Marketing

1.4.2 Môi trường vĩ mô

1.4.2.6 Yếu tố văn hóa- xã hội

1.4.3 Môi trường vi mô

2.1 Giới thiệu về Công ty Phievents

2.1.1 Giới thiệu khái quát

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

2.1.4 Các lĩnh vực hoạt động của công ty

2.1.5 Đánh giá hoạt động kinh doanh

2.2 Thực trạng của Công ty Phievents

2.2.1 Tổng quan về ngành tổ chức sự kiện tại Đồng Nai 2.2.2 Ảnh hưởng của môi trường đến hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Phievents

2.2.2.1 Môi trường vĩ mô

2.2.2.2 Môi trường vi mô

2.2.2.3 Môi trường nội vi

2.2.3 Phân tích và đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Phievents

2.2.3.1 Hoạt động tổ chức sự kiện của công ty

2.2.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty

2.2.3.3 Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty

CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ

KIỆN CỦA CÔNG TY PHIEVENTS

3.1 Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty trong những năm tới

3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty

3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên

3.2.1.1 Đề xuất ưu tiên khen thưởng cho nhân viên

3.2.1.2 Đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị

3.2.1.3 Tăng cường hoạt động xúc tiến cho công ty

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CẢM ƠN

Sau hơn hai tháng thực tập tại Công Ty Phievents với được trải nghiệm và tiếp cận thực tế về chuyên ngành nhằm hoàn thiện bài báo cáo thực tập chuyên đề phân tích và đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện của công ty Phievents tại đây Để hoàn thành báo cáo thực tập lần này đã có nhiều sự giúp đỡ rất lớn từ Thầy Đạo Duy Tân và quý Ban lãnh đạo công ty.

Em chân thành cảm ơn giảng viên Đào Duy Tân – Giảng viên trường Cao đẳng Kinh tế Đối Ngoại là người đã hướng dẫn trong suốt quá trình thực tập, đã luôn tận tình, góp ý và nhắc nhở để hoàn thiện bài báo cáo tốt nhất.

Em cũng xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu nhà trường cùng toàn thể quý thầy cô giáo Khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường Cao đẳng Kinh Tế Đối Ngoại đã tạo điều kiện cho em học tập, trải nghiệm, bổ sung những kiến thức chuyên môn, kỹ năng trong suốt quá trình học tập vừa qua.

Ngoài ra, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo và các anh, chị trong Công ty Phievents đã luôn tận tình hướng dẫn và chỉ dạy cho em những kiến thức bổ ích trong môi trường công sở đặc biệt là những kỹ năng mềm, được trải nghiệm những công việc chuyên ngành Marketing thực tế Anh chị đã góp ý, chia sẻ những kinh nghiệm và những lời khuyên bổ ích để giúp em hoàn thành công việc cũng như bài báo cáo thực tập một cách tốt nhất.

Cuối cùng em xin gửi lời chúc sức khỏe đến quý thầy cô trường Cao đẳng Kinh tế Đối Ngoại luôn thành công trong công việc giảng dạy Kính chúc Ban lãnh đạo và toàn thể anh chị em trong đại gia đình Phievents thật nhiều sức khỏe và thành công hơn trong công việc.

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ quý thầy cô Khoa Quản trị kinh doanh cũng như quý Công ty.

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước đã mở ra nhiều cơ hội mới cũng như thách thức cho các ngành nghề,các doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng phải thích ứng và giữ vững vị thế.

Việc duy trì và giữ vững vị thế trên thị trường là vấn đề trọng tâm của các doanh nghiệp hiện nay Có thể thấy tổ chức sự kiện đang là công cụ được cá nhân doanh nghiệp lựa chọn để quảng bá hình ảnh cũng như đánh bóng thương hiệu của mình Càng không thể phủ nhận tiếng vang và hiệu quả mà tổ chức sự kiện mang lại Marketing ngày càng quan trọng, nó đã góp phần vào thành công và đem đến cho doanh nghiệp sự năng động tính linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường nhanh chóng Hoạt động quan hệ công chúng ( PR - Public Relations ) mà trong đó tổ chức sự kiện là nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông

Công ty PHIEVENTS là một trong những doanh nghiệp có 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Tuy nhiên trước những thách thức hiện nay như sự phát triển của thời đại 4.0 các hoạt động tổ chức sự kiện đã và đang thay đổi rất nhiều, công ty vẫn còn một số mặt hạn chế và gặp khó khăn với đối thủ cạnh tranh trong hoạt động tổ chức sự kiện Vì những nguyên nhân trên nên sau quá trình thực tập ở đây em quyết định chọn đề tài “ Phân tích và đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty PHIEVENTS”

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được những mục tiêu sau: - Hiểu rõ quy trình hoạt động nghiên cứu của công ty

- Lập ra được giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty PHIEVENTS

Để đạt được những mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau: -Quy trình tổ chức sự kiện của công ty

-Những điều còn thiếu và cần được thay đổi thông qua các sự kiện tiêu biểu

-Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty

- Cần phải hiểu rõ khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty

1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung vào hoạt động tổ chức sự kiện của công ty là quy trình tổ chức sự kiện, những điểm được và chưa được thông qua các sự kiện tiêu biểu và hiện trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty hiện nay

2 Phạm vi nghiên cứu

Thời gian từ 15/11/2022 đến 15/01/2022

Không gian tại Công ty Phievents

Vấn đề nghiên cứu là phân tích và đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Phievents

3 Phương pháp nghiên cứu

Chương 1 : Sử dụng phương pháp điều tra : thu thập tài liệu, các thông số về nhân sự, tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua, quy trình tổ chức sự kiện của công ty

Chương 2 : Sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp : thống kê các số liệu đã điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu Chương 3 : Sử dụng phương pháp đánh giá : đánh giá quy trình tổ chức sự kiện của công ty, ưu nhược điểm tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện

4 Bố cục đề tài

Kết cấu đề tài gồm chương mở đầu và 03 chương : Chương mở đầu

Chương 1 : Cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong Marketing

Chương 2 : Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Phievents

Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Phievents

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONGMARKETING

1.1 Tổng quan về Marketing 1.1.1 Khái niệm về Marketing

Theo Philip Kotler : “Marketing là tiến trình qua đó cá nhân và tổ chức có thể đạt được nhu cầu và ước muốn thông qua việc sáng tạo, trao đổi sản phẩm và giá trị giữa các bên”.

Theo Bruce J.W.William và Michel J.Etzel: “Marketing là toàn bộ các hoạt động kinh doanh từ việc thiết kế, định giá, xúc tiến đến phân phối những sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của thị trường mục tiêu nhằm đạt được những mục tiêu nhất định”.

Theo Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ: “Marketing là quá trình lên kế hoạch và tạo dựng mô hình sản phẩm, hệ thống phân phối, giá cả và các chiến dịch promotion nhằm tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng thỏa mãn nhu cầu các cá nhân hoặc tổ chức nhất định”.

Tóm lại, Marketing là toàn bộ những hoạt động từ lúc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng, sau đó tiến hành các hoạt động từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ trên cơ sở thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được những mục tiêu mà một tổ chức đã định.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.1.2 Vai trò và chức năng của Marketing Vai trò

Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp định hướng cho hoạt động kinh doanh và tạo ra thế chủ động dựa trên cơ sở các kết quả nghiên cứu thị trường của Marketing.

Marketing là cầu nối giúp cho doanh nghiệp giải quyết tốt các mối quan hệ và dung hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của người tiêu dùng và xã hội.

Marketing phát hiện ra những xu hướng mới, những nhu cầu của khách

hàng chưa được đáp ứng, từ đó chuyển đổi thành những sản phẩm và dịch vụ mang lại lợi nhuận.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

Chức năng

Nghiên cứu thị trường và phát hiện nhu cầu: chức năng này bao gồm các hoạt động thu thập thông tin về thị trường, phân tích thị hiếu nhu cầu khách hàng, nghiên cứu tiềm năng và dự đoán triển vọng của thị trường

Chức năng này giúp doanh nghiệp phát hiện ra nhu cầu tiềm ẩn của thị trường Thích ứng sản phẩm với nhu cầu khách hàng, nhu cầu khách hàng, marketing thực hiện chức năng thích ứng nhu cầu của khách hàng, thích ứng nhu cầu về sản phẩm, thích ứng về mặt giá cả, thích ứng về mặt tiêu thụ và thích ứng về mặt xúc tiến.

Thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng : khi nền kinh tế phát triển, thu nhập và mức sống của người tiêu dùng ngày càng được nâng cao, nhu cầu của họ sẽ trở nên đa dạng, phong phú hơn Hoạt động marketing phải luôn luôn nghiên cứu đưa ra sản phẩm mới.

Hiệu quả kinh tế: thỏa mãn nhu cầu chính là cách thức giúp doanh nghiệp có doanh số và lợi nhuận, kinh doanh hiệu quả và lâu dài Phối hợp các hoạt động trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp và hướng tới sự thỏa mãn khách hàng.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.2 Tổng quan về xúc tiến trong Marketing 1.2.1 Khái niệm xúc tiến trong Marketing

Theo Jerome và William: “Xúc tiến là việc truyền tin giữa người bán và người mua hay những khách hàng tiềm năng khác nhằm tác động vào hành vi và quan điểm của người mua hàng Chức năng của xúc tiến chính là nhà quản trị của marketing là mách bảo cho khách hàng mục tiêu biết đúng sản phẩm , đúng chỗ và đúng giá”.

Theo Dennis W.Goodwin: “Xúc tiến là lĩnh vực hoạt động marketing đặc biệt có chủ đích được định hướng vào việc chào hàng, thu hút khách và xác lập một quan hệ thuận lợi nhất giữa doanh nghiệp với các đối tác và khách hàng tiềm năng nhằm triển khai các chính sách thuộc chương trình marketing hỗn hợp đã lựa chọn của doanh nghiệp”.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.2.2 Các công cụ của chiến lược xúc tiến a.Quảng cáo

Theo Philip Kotler: “Quảng cáo là những hình thức truyền thông trực tiếp được thực hiện thông qua các phương tiện truyền tin phải trả tiền và xác định rõ nguồn kinh phí”.

Theo Hiệp hội Quảng cáo Mỹ: “Quảng cáo là hoạt động truyền bá thông tin, trong đó nói rõ ý đồ của chủ thể quảng cáo, tuyên truyền hàng hóa, dịch vụ của thể quảng cáo trên cơ sở có thu phí quảng cáo, không trực tiếp nhằm công kích người khác”.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

b.Quan hệ công chúng

Theo Pat Jackson: “PR như việc xây dựng mối quan hệ với các nhóm người liên quan mà tổ chức tác động tới để thay đổi thái độ của họ và mang lại những hành động mong đợi”.

Theo Foundation of PR Research and Education: “PR là một chức năng quản lý giúp thiết lập và duy trì các kênh truyền thông, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác lẫn nhau giữa một tổ chức với các nhóm công chúng có liên quan”.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

c Khuyến mại

Dưới góc độ ngôn ngữ, “khuyến mại” hay “khuyến mãi” được hiểu là hành vi khuyến khích việc bán hàng, mua hàng “Mãi” là mua, “mại” là bán Do việc mua bán được tiến hành đồng thời nên cả hai thuật ngữ “khuyến mại” hay “khuyến mãi” đều có thể sử dụng được Tuy nhiên, với góc độ tiếp cận là hành vi của thương nhân nhằm tạo ra những điều kiện thuận lợi để phát triển mạnh mẽ hơn việc bán hàng, cung ứng dịch vụ, thuật ngữ “khuyến mại” được sử dụng trong pháp luật thương mại Việt Nam là chính xác và phù hợp.

Khuyến mại là hoạt động xúc tiến thương mại của thương nhân nhằm xúc tiến việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bằng cách dành cho khách hàng những lợi ích nhất định Có thể thấy, cách thức thực hiện xúc tiến thương mại, cách thức tạo ra những điều kiện thuận lợi để thúc đẩy mạnh mẽ việc bán hàng và cung ứng dịch vụ là dành cho khách hàng những lợi ích nhất định Đây chính là dấu hiệu phân biệt hành vi khuyến mại với các hành vi xúc tiến thương mại khác.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

d Bán hàng cá nhân

Bán hàng cá nhân là sự giao tiếp đối mặt của nhân viên bán hàng với khách hàng tiềm năng để trình bày, giới thiệu và bán sản phẩm Sự thành công của hoạt động này phụ thuộc rất lớn vào khả năng của nhân viên bán

truyền thông trực tiếp như điện thoại , thư tín, email, fax, nhằm giới thiệu sản phẩm đến khách hàng mục tiêu với mong muốn thiết lập mối quan hệ trực tiếp với khách hàng.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.2.3 Mục tiêu của các công cụ của chiến lược xúc tiếna Quảng cáo

Mục tiêu thông tin: được dùng nhiều trong giai đoạn giới thiệu sản

phẩm chủ yếu là tạo nên nhu cầu ban đầu.

- Thông báo cho thị trường biết về một sản phẩm mới - Nếu ra những công dụng mới của sản phẩm - Thông báo cho thị trường biết việc thay đổi giá,

Mục tiêu thuyết phục: quan trọng ở giai đoạn phát triển, khi mục tiêu

của doanh nghiệp là tạo nên nhu cầu có chọn lọc đối với một nhãn hiệu cụ thể

- Hình thành sự ưa thích nhãn hiệu

- Khuyến khích chuyển sang nhãn hiệu của mình

- Thay đổi nhận thức của người mua về các tính chất của sản phẩm - Thuyết phục người mua ngay

Mục tiêu nhắc nhở: quan trọng đối với những sản phẩm ở thời kỳ bảo

hòa của chu kỳ sống

- Nhắc nhở người mua là sắp tới họ sẽ cần sản phẩm đó - Nhắc nhở người mua về địa điểm có thể mua sản phẩm đó - Duy trì sự biết đến sản phẩm ở mức độ cao

b Quan hệ công chúng

- Tạo sự biết đến, hỗ trợ cho lực lượng bán hàng

- Xây dựng thiện cảm của công chúng với sản phẩm, doanh nghiệp - Đánh bóng thương hiệu doanh nghiệp

- Giảm bớt chi phí sử dụng các công cụ truyền thông khác

c Khuyến mạiĐối với người tiêu dùng

- Kích thích người tiêu dùng dùng thử và mua sản phẩm mới - Kích thích người tiêu dùng mua ngay những sản phẩm đang bán

- Khuyến khích người tiêu dùng gắn bó trung thành với nhãn hiệu - Phối hợp và làm tăng hiệu quả của quảng cáo

- Bảo vệ khách hàng hiện tại của doanh nghiệp - Thu hút những người dùng thử mới

Đối với trung gian phân phối

- Tăng mức mua bán sản phẩm và dự trữ của nhà phân phối - Khuyến khích mua vào những thời điểm vắng khách - Gia tăng nhiệt tình bán hàng

d Bán hàng cá nhân

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng - Thông tin giới thiệu sản phẩm

- Thuyết phục khách hàng quan tâm và mua sản phẩm - Thực hiện các đơn đặt hàng

- Thu thập thông tin về khách hàng và đối thủ cạnh tranh

e.Marketing trực tiếp

Doanh nghiệp muốn thiết lập mối quan hệ trực tiếp và giữ khách hàng hiện có của doanh nghiệp.

Tạo cho khách hàng cảm giác được quan tâm, cung cấp sự thuận tiện và thông tin chi tiết khi mua sản phẩm.

Giúp tăng cường khả năng cạnh tranh nhờ kết hợp hiệu quả với các công cụ khác của chiêu thị.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.3 Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện1.3.1 Khái niệm về sự kiện

Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

1.3.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Theo quan điểm kinh doanh, tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế , triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra.

Tóm lại, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm các công việc lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của chủ thể tham gia vào sự kiện.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.3.3 Các hình thức tổ chức sự kiện

Các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến; các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.

a Tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị là một cuộc họp quan trọng để bàn về những vấn đề lớn trong các cơ quan tổ chức Hội nghị là một trong những phương tiện mà nhà quản lý thực hiện để điều hành và kiểm soát hoạt động của các cơ quan hoặc tổ chức

Hội thảo là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra Mục đích của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học

b Tổ chức khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công,

Khai trương là hoạt động mà bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào khi bắt đầu một hạng mục một công việc kinh doanh đều sẽ có ngày gọi là lễ khai trương.

Khánh thành là hoạt động chúc mừng một công trình xây dựng đã hoàn thành và chuẩn bị đưa vào sử dụng

Động thổ, khởi công là nghi lễ quan trọng hàng đầu trong quá trình khởi công xây dựng một công trình.

c Tổ chức các sự kiện văn hóa, lễ hội, thể thao,

Các sự kiện văn hóa nhằm tạo ra cơ hội để giới thiệu nền văn hóa của

các tỉnh thành đến với người dân cả nước hoặc giới thiệu những nét văn hóa độc đáo của nước ta đến với bạn bè năm châu.

Lễ hội cũng là một trong những hình thức của sự kiện văn hóa.

Sự kiện thể thao là những sự kiện diễn ra xung quanh các hoạt động thể thao.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.3.4 Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động Marketing của doanh nghiệp

Góp phần “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp thông qua những sự kiện.

Gây chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó tăng doanh số bán cho doanh nghiệp Giúp cho doanh nghiệp có thể quảng bá được hình ảnh của mình, hình ảnh của sản phẩm đến công chúng mục tiêu một cách hiệu quả

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.3.5 Quy trình tổ chức sự kiện

Một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ lúc nào cũng sẽ bao gồm 3 bước như sau:

► Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện

Việc nghiên cứu kỹ các thông tin về sự kiện sẽ giúp cho bạn lên một kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết và sự kiện của bạn cũng sẽ đạt được mục đích và thành công như mong muốn

Đối với bất cứ sự kiện nào từ tri ân khách hàng, tổ chức hội nghị - hội thảo, khai trương, khánh thành, kỷ niệm thành lập, ra mắt sản phẩm, tất niên – tân niên….thì người tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ các thông tin sau

♦ Xác định ngân sách tổ chức ♦ Lựa chọn địa điểm tổ chức

♦ Xác định đối tượng tham gia và số lượng cụ thể

♦ Thực hiện truyền thông, quảng bá PR cho sự kiện để thu hút khách hàng tham gia

♦Thông điệp sự kiện muốn truyền tải Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện

♦ Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình

♦ Thiết kế các hạng mục cần thiết cho sự kiện như backdrop, banner, sân khấu…

♦ Chuẩn bị nguồn nhân sự trong chương trình như MC, lễ tân , PG, vũ đoàn…

♦ Lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa

Đây là bước quyết định quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉnh chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.

► Giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện

♦ Lễ tân đón khách, check in

♦ Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn ♦ Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Thuyết trình về sản phẩm dịch vụ, các gameshow, bốc thăm trúng thưởng…

♦ Phục vụ ăn uống

♦ Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà

► Kết thúc sự kiện và nghiệm thu

Sau khi sự kiện kết thúc cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như nhà hàng , supplier để thanh toán và nghiệm thu chương trình

Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau

♦Truyền thông sau sự kiện ♦ Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

1.4 Môi trường Marketing ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện1.4.1 Khái niệm môi trường Marketing

Môi trường marketing là các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động marketing doanh nghiệp.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.4.2 Môi trường vĩ mô1.4.2.1 Yếu tố dân số học

Yếu tố nhân khẩu học bao gồm các yếu tố như quy mô dân số, mật độ dân số, độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, nghề nghiệp, Đây là yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động marketing của doanh nghiệp đặc biệt là phân khúc thị trường cũng như quyết trực tiếp đến định hành vi khách hàng, người tiêu dùng.

1.4.2.2 Yếu tố kinh tế

Yếu tố kinh tế bao gồm tốc độ tăng trưởng kinh tế, tỷ lệ lạm phát, thu nhập của người dân, các yếu tố này có thể làm thay đổi sức mua, cơ cấu tiêu thụ, cũng như ảnh hưởng đến các hoạt động marketing của doanh nghiệp vì vậy yếu tố này giữ vai trò quan trọng trong sự vận động phát triển của thị trường.

1.4.2.3 Môi trường tự nhiên

Môi trường tự nhiên là hệ thống các yếu tố có ảnh hưởng đến các nguồn lực đầu vào cần thiết cho hoạt động của các doanh nghiệp, do vậy cũng ảnh hưởng đến hoạt động marketing của doanh nghiệp Đó là các yếu tố như thời tiết, khí hậu, môi trường, tài nguyên,

1.4.2.4 Yếu tố công nghệ

Ngày nay công nghệ là yếu tố năng động nhất trong các yếu tố môi trường kinh doanh Yếu tố này luôn luôn biến đổi và tác động rất lớn đến các doanh nghiệp Với sự thay đổi nhanh chóng, công nghệ mang lại cho con người nhiều điều kì diệu nhưng cũng đặt ra các thách thức mới doanh nghiệp.

1.4.2.5 Yếu tố chính trị - pháp luật

Một trong những yếu tố đầu tiên và hàng đầu được các doanh nghiệp nghiên cứu phân tích để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp luôn nằm trong phạm vi cho phép của nhà nước là yếu tố chính trị - pháp luật Môi trường chính trị pháp luật có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các quyết định marketing của doanh nghiệp Môi trường chính trị pháp luật bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các công cụ, chính sách nhà nước, các cơ quan pháp luật, các cơ chế điều hành của Nhà nước Vai trò quản

lí nhà nước đối với nền kinh tế được thể hiện rõ thông qua các tác động của môi trường chính trị pháp luật đến doanh nghiệp.

1.4.2.6 Yếu tố văn hóa – xã hội

Văn hóa là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi được một tập thể giữ gìn, được hình thành trong những điều kiện nhất định về vật chất, môi trường tự nhiên, lịch sử của cộng đồng và dưới tác động của nhiều nền văn hóa khác.

Hành vi tiêu dùng của khách hàng chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi nền văn hóa của dân tộc họ Nói cách khác, các yếu tố văn hóa có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp cần hiểu biết môi trường văn hóa mà họ kinh doanh để làm cho hoạt động kinh doanh của họ phù hợp với môi trường văn hóa đó.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.4.3 Môi trường vi mô1.4.3.1 Người cung ứng

Người cung ứng là các tổ chức hoặc cá nhân cung cấp các yếu tố đầu vào cho hoạt động của doanh nghiệp Cần nghiên cứu khả năng của nhà cung ứng vì nếu quá trình cung cấp các đầu vào này gặp trục trặc sẽ gây khó khăn lớn đến hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh.

1.4.3.2 Trung gian marketing

Trung gian marketing là những người môi giới thương mại, các công ty chuyên tổ chức lưu thông hàng hóa, các tổ chức dịch vụ marketing và các tổ chức tài chính tín dụng đóng vai trò chức năng giúp doanh nghiệp trong các hoạt động quảng bá, bán hàng và phân phối sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng.

1.4.3.3 Khách hàng

Khách hàng là những cá nhân và tổ chức sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp Khách hàng cũng là yếu tố quyết định thành bại của

doanh nghiệp Mọi hoạt động marketing đều lấy khách hàng, sự hài lòng và thỏa mãn của khách hàng làm trọng tâm vì vậy cần phải nghiên cứu từng loại khách hàng trong từng giai đoạn.

1.4.3.4 Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh là các cá nhân hoặc tổ chức có khả năng gia nhập và cạnh tranh trong cùng một thị trường với doanh nghiệp và nhân tố có ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động marketing cũng như là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Cạnh tranh có nhiều dạng khác nhau như: cạnh tranh giữa các thương hiệu, cạnh tranh về hình thức sản phẩm, cạnh tranh giữa các sản phẩm thay thế, cạnh tranh giữa các nhu cầu.

1.4.3.5 Công chúng

Theo Philip Kotler: “Công chúng là bất kỳ nhóm nào quan tâm thực sự hay sẽ quan tâm đến doanh nghiệp và có ảnh hưởng đến khả năng đạt tới những mục tiêu đề ra của doanh nghiệp”.

Công chúng có thể hỗ trợ hoặc chống lại những nỗ lực của doanh nghiệp đang phục vụ thị trường, như: Giới truyền thông, giới công quyền, các tổ chức xã hội, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

1.4.4 Môi trường nội vi1.4.4.1 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp bao gồm các bộ phận khác nhau với từng chức năng khác nhau như: bộ phận Tài chính Kế toán, bộ phận Mua hàng, bộ phận Sản xuất,

1.4.4.2 Nguồn lực tài chính

Tài chính doanh nghiệp là hệ thống các luồng chuyển dịch giá trị phản ánh sự vận động và chuyển hóa các nguồn tài chính trong quá trình phân phối để tạo lập hoặc sử dụng các quỹ tiền tệ nhằm đạt tới mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Sự vững mạnh về nguồn tài chính sẽ là thế mạnh cho doanh nghiệp trong quá trình cạnh tranh và nếu yếu tố này bị hạn chế sẽ gây rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

1.4.4.3 Văn hóa doanh nghiệp

Hệ thống các giá trị, niềm tin, quan niệm được chia sẻ trong tổ chức và chính nó định hướng và dẫn dắt các thái độ, hành vi và việc ra quyết định của các thành viên trong đó Doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một nề nếp văn hóa đặc thù để phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người vào việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

1.4.4.4 Hệ thống marketing

Công việc Marketing không đơn giản chỉ là quảng cáo sản phẩm mà nó còn đi kèm với nhiều các hoạt động khác nhằm đưa sản phẩm đến với khách hàng một cách tốt nhất.

(Marketing căn bản - Ths.Nguyễn Uyên Chi)

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY PHIEVENTS

2.1 Giới thiệu về công ty PHIEVENTS2.1.1 Giới thiệu khái quát

- Tên công ty : Công ty tổ chức sự kiện PHIEVENTS

PHIEVENTS là một cái tên khá mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông , nhưng sự chuyên nghiệp và uy tín của chúng tôi đã được khẳng định

Sứ mệnh