1. Mục tiêu Lập kế hoạch tác nghiệp giúp doanh nghiệp trình bày rõ được chi tiết cần phải làm gì để từ đó có thể đạt được những mục tiêu tổng quát đã đề ra ở kế hoạch chiến lược. Thông qua đề tài tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch tác nghiệp tại một tổ chức, nhóm hi vọng góp phần giúp bạn đọc hiểu hơn về ý nghĩa và quy trình lập kế hoạch tác nghiêp, từ đó, có thể lựa chọn các phương thức, biết cách tổ chức và khai thác hiệu quả các nguồn lực có được để đạt được mục tiêu đề ra. 2. Đối tượng và phạm vi tìm hiểu 2.1 Đối tượng tìm hiểu Quy trình lập kế hoạch sản xuất để thực hiện hợp đồng cung cấp đồng phục cho 1 tổ chức. 2.2 Phạm vi tìm hiểu Một công ty sản xuất đồng phục - Công Ty TNHH Thời Trang ELISE. 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích tổng hợp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích nội dung một bản kế hoạch; quan trọng hơn nữa là lập một bản kế hoạch tác nghiệp, do đó sẽ phải vận dụng quy trình lập kế hoạch tác nghiệp như sau: Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch; xác định các mục tiêu /chỉ tiêu; xác định các hoạt động phải thực hiện; nhóm các hoạt động theo nhóm nhiệm vụ; tính toán nguồn lực; thiết lập các bộ phận; xác định quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi bộ phận;quy định mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận; xác định rủi ro, nguồn dự phòng; viết văn bản, phê duyệt , ban hành. 4. Ý nghĩa nghiên cứu - Ý nghĩa học thuật: Trong ngữ cảnh học thuật, lập kế hoạch tác nghiệp thường được sử dụng để thiết lập các kế hoạch hành động, quản lý dự án, và định hình chiến lược cho các tổ chức và doanh nghiệp. - Ý nghĩa thực tiễn: Giúp học viên hiểu rõ ý nghĩa và quy trình lập và thực hiện kế hoạch của tổ chức, từ đó, có thể vận dụng góp phần xây dựng kế hoạch tác nghiệp cho tổ chức của mình. I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Tổng quan về kế hoạch tác nghiệp và lập kế hoạch tác nghiệp 1.1 Khái niệm kế hoạch tác nghiệp 1.1.1 Khái niệm Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến lược, chỉ rõ tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lương, kế hoạch sản phẩm,… 1.1.2 Vai trò Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích đảm bảo cho mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung đó và các hoạt dộng cần được tiến hành ra sao để đạt được những kết quả dự định trước. 1.1.3 Kế hoạch đơn dụng Kế hoạch đơn dụng: là những kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng một lần, sử dụng cho những hoạt động không lặp lại. Bao gồm: - Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các quy tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối. Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan trọng, ưu tiên nhưng mang tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác. Chương trình được hỗ trợ bởi những ngân quỹ cần thiết. Một chương trình tương đối lớn, quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương trình nhỏ phụ trợ. Ví dụ chương trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm các chương trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế, chương trình cho vay vốn,… - Dự án: Thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, manh tính độc lập tương dối. Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng, bao gồm cả hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian. - Các ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số. Ngân quỹ không chỉ đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ phi tiền tệ như ngân quỹ nhân công, ngân quỹ nguyên vật liệu, ngân quỹ máy móc thiết bị,…
Mục tiêu
Lập kế hoạch tác nghiệp giúp doanh nghiệp trình bày rõ được chi tiết cần phải làm gì để từ đó có thể đạt được những mục tiêu tổng quát đã đề ra ở kế hoạch chiến lược
Thông qua đề tài tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch tác nghiệp tại một tổ chức, nhóm hi vọng góp phần giúp bạn đọc hiểu hơn về ý nghĩa và quy trình lập kế hoạch tác nghiêp, từ đó, có thể lựa chọn các phương thức, biết cách tổ chức và khai thác hiệu quả các nguồn lực có được để đạt được mục tiêu đề ra.
Đối tượng và phạm vi tìm hiểu
Quy trình lập kế hoạch sản xuất để thực hiện hợp đồng cung cấp đồng phục cho 1 tổ chức.
Một công ty sản xuất đồng phục - Công Ty TNHH Thời Trang ELISE.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích tổng hợp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích nội dung một bản kế hoạch; quan trọng hơn nữa là lập một bản kế hoạch tác nghiệp, do đó sẽ phải vận dụng quy trình lập kế hoạch tác nghiệp như sau: Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch; xác định các mục tiêu /chỉ tiêu; xác định các hoạt động phải thực hiện; nhóm các hoạt động theo nhóm nhiệm vụ; tính toán nguồn lực; thiết lập các bộ phận; xác định quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi bộ phận;quy định mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận; xác định rủi ro, nguồn dự phòng; viết văn bản,phê duyệt , ban hành.
Ý nghĩa nghiên cứu
- Ý nghĩa học thuật: Trong ngữ cảnh học thuật, lập kế hoạch tác nghiệp thường được sử dụng để thiết lập các kế hoạch hành động, quản lý dự án, và định hình chiến lược cho các tổ chức và doanh nghiệp.
- Ý nghĩa thực tiễn: Giúp học viên hiểu rõ ý nghĩa và quy trình lập và thực hiện kế hoạch của tổ chức, từ đó, có thể vận dụng góp phần xây dựng kế hoạch tác nghiệp cho tổ chức của mình.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan về kế hoạch tác nghiệp và lập kế hoạch tác nghiệp
1.1 Khái niệm kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến lược, chỉ rõ tổ chức cần phải làm như thế nào để đạt được những mục tiêu đã đặt ra Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lương, kế hoạch sản phẩm,…
Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích đảm bảo cho mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung đó và các hoạt dộng cần được tiến hành ra sao để đạt được những kết quả dự định trước
Kế hoạch đơn dụng: là những kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng một lần, sử dụng cho những hoạt động không lặp lại Bao gồm:
- Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các quy tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối. Mục tiêu của chương trình là mục tiêu quan trọng, ưu tiên nhưng mang tính độc lập tương đối vì thế trong quá trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác. Chương trình được hỗ trợ bởi những ngân quỹ cần thiết Một chương trình tương đối lớn, quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương trình nhỏ phụ trợ Ví dụ chương trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm các chương trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế, chương trình cho vay vốn,…
- Dự án: Thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, manh tính độc lập tương dối Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng, bao gồm cả hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian.
- Các ngân quỹ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số Ngân quỹ không chỉ đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà còn có ngân quỹ phi tiền tệ như ngân quỹ nhân công, ngân quỹ nguyên vật liệu, ngân quỹ máy móc thiết bị,…
1.2 Khái niệm lập kế hoạch tác nghiệp
Lập kế hoạch tác nghiệp là việc thiết lập một loạt các chương trình hành động cụ thể mang tính chất tác nghiệp, xây dựng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể đã xác định.
- Giúp cho việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng được hoàn hảo hơn.
- Giúp nhà quản trị biết cách tổ chức và khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một cách hiệu quả.
Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp
HÌNH 1: Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp
Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch:
Các kế hoạch cho một tổ chức, một hệ thống xã hội là vô cùng đa dang Tuy nhiên, dù tiếp cận dưới góc độ nào đi chăng nữa thì một bản kế hoạch cũng chứa đựng những nội dung cốt yếu như: mục tiêu và các yêu cầu của mục tiêu, nguồn lực, các yếu tố trong môi trường khách quan có khả năng tác động đến kế hoạch,
Xác định các mục tiêu/chỉ tiêu kế hoạch:
Xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt được Các mục tiêu này có thể được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, những nguồn lực có giới hạn của nền kinh tế và của tổ chức Mục tiêu cũng có thể là những mong muốn của nhà quản lý và những sức ép từ phía xã hội, tổ chức hoặc những biến động của môi trường đặt ra những thách thức đối với nhà quản lý.
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần chú trọng ưu tiên, cái gì cần phải hoàn thành bằng một mạng lưới các chiến lược, các chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân quỹ, chương trình …
Như vậy các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hóa đến mức cao nhất có thể Mặc dù tổ chức thường có cả 2 loại mục tiêu định tính và định lượng nhưng những loại mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng và dễ thực hiện hơn.
Phân loại: Hệ thống mục tiêu của tổ chức phân loại dựa trên các căn cứ:
- Vị trí thứ bậc của mục tiêu: một tổ chức có thể có 2 loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai.
Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức Đối với 1 công ty, đó là mục tiêu về lợi nhuận, doanh số hay thị phần Không đạt được một mức lợi nhuận, mức doanh số hay mức thị phần trong một thời kỳ nhất định nào đó, công ty có thể sẽ khó phát triển được
Mục tiêu hàng thứ hai là liên quan đến tính hiệu quả của tổ chức.Chúng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức, nhưng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến sự sống còn Các mục tiêu này có thể thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của tổ chức, sự phát triển sản phẩm mới, tính hiệu quả của quản lý, v.v.
- Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Các bộ phận, nhóm đối tượng khác nhau trong tổ chức: gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động …
- Theo các loại chiến lược tương ứng: hệ thống mục tiêu sẽ được xem xét dưới góc độ là mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức hay là mục tiêu riêng của từng bộ phận đơn vị trong tổ chức, thậm chí có thể là mục tiêu theo các chức năng (thương mại, sản xuất, tài chính, nhân lực, …).
Xác định các hoạt động phải thực hiện:
Một kế hoạch tổng thể bao gồm nhiều nhiệm vụ chồng chéo nhau Do đó cần chia nhỏ các đầu việc và phân bổ thời gian theo ngày/ tuần/ quý/ năm tuỳ vào kế hoạch của mỗi người. Điều này đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đặt ra.
Sau khi đã xác định và phân chia mục tiêu, công ty cần liệt kê công việc cần làm đối với mỗi mục tiêu tương ứng, ghi chú thời gian, điều kiện và cách thức thực hiện Dựa vào phần liệt kê những đầu mục công việc cần làm, tiến hành sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học, hợp lý Đặt thời hạn thực hiện rồi đưa chúng vào bản kế hoạch cụ thể.
Nhóm các hoạt động theo nhóm nghiệp vụ:
Nhóm các hoạt động theo nhóm nghiệp vụ trong lập kế hoạch tác nghiệp là việc phân loại các hoạt động theo từng nhóm chức năng chính để tạo ra một kế hoạch chi tiết và có hiệu quả Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động cụ thể cần thực hiện để đạt được các mục tiêu.
Một số nhóm phổ biến của hoạt động theo nhóm nghiệp vụ có thể bao gồm:
- Hoạt động quản lý: Bao gồm các công việc liên quan đến quản lý tài nguyên, kế hoạch hóa, tổ chức và kiểm soát công việc.
- Hoạt động sản xuất: Là các hoạt động liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, từ quá trình sản xuất đến quá trình phân phối.
- Hoạt động tiếp thị: Các hoạt động liên quan đến việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách, phân phối và quảng bá sản phẩm.
- Hoạt động tài chính: Bao gồm hoạt động liên quan đến quản lý tài chính, kế toán, thu chi và quản lý rủi ro tài chính.
- Hoạt động nhân sự: Các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Tính toán các nguồn lực:
- Là những phương tiện mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu.
- Có thể có nhiều cách phân loại nguồn lực Bất kỳ hệ thống nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình.
- Theo khả năng huy động, gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng.
+ Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng.
+ Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà nhà quản lý có thể có trong tương lai – đây là loại nguồn lực chưa chắc chắn, nên để có nó nhà quản lý phải có những biện pháp huy động và tính đến tính không chắc chắn của nó.
- Theo tính chất của nguồn lực, có thể phân thành:
+ Nguồn nhân lực: nhân viên của tổ chức, nhân viên thuê ngoài, nhân viên từ phí đối tác, + Nguồn lực tài chính:Vốn kinh doanh, vốn chủ sở hữu, doanh thu, vốn vay,
+ Nguồn lực vật chất: máy móc, trang thiết bị, nhà xưởng, kho bãi,
+ Nguồn lực thông tin: Thông tin về khách hàng, đối tác, thông tin nội bộ, hệ thống báo cáo, chính sách, chiến lược,
- Theo biểu hiện của nguồn lực, gồm có:
+ Nguồn lực hữu hình: nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị, các nguồn lực vật chất,…
+ Nguồn lực vô hình: trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ, …
Khi nguồn lực hữu hình ngày càng hạn chế thì người ta càng chú ý khai thác và phát triển nguồn lực vô hình.
Phương pháp đánh giá: Khung Logic (Logical Framework Approach – LFA)
3.1 Khái niệm Phương pháp khung logic
Phương pháp khung logic được hình thành chủ yếu dựa trên phương pháp quản lí theo mục tiêu (Management by Objectives - MBO)
Phương pháp khung logic bao gồm một tập hợp các bước và các "công cụ" xây dựng kế hoạch Việc áp dụng các bước và các công cụ giúp nhận thức đầy đủ và toàn diện vấn đề, từ đó đề ra được các phương án và giải pháp để giải quyết vấn đề một cách có hiệu quả.
Do những ưu điểm của nó, khung logic được vận dụng rộng rãi trong công tác lập kế hoạch cả ở tầm chiến lược cũng như cấp độ tác nghiệp trong các tổ chức, doanh nghiệp, các cơ quan hỗ trợ phát triển và các cơ quan hành chính nhà nước.
3.2 Cấu trúc và các thành phần
Một bản kế hoạch, được xây dựng theo phương pháp khung logic, tuỳ theo quy mô và phạm vi, có thể bao gồm một số hoặc tất cả các thành phần như sau:
- Mục tiêu dài hạn (còn được gọi là mục tiêu phát triển): là những lợi ích dài hạn do kế hoạch đem lại Nói cách khác, đó là những tác động do những kết quả của kế hoạch đem lại sau khi kế hoạch kết thúc.
- Mục tiêu trung hạn hay mục tiêu trực tiếp: là những lợi ích mà kế hoạch đem lại từ việc hoàn thành các đầu ra và hoạt động/nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch.
- Các đầu ra: là những sản phẩm, kết quả công việc mà kế hoạch tạo ra thông qua việc hoàn thành các hoạt động hay các nhiệm vụ đã được xác định.
- Các hoạt động: là tất cả các công việc hay các nhiệm vụ được thực hiện để hoàn thành các đầu ra đã được xác định.
- Các yếu tố đầu vào: là các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động hay các nhiệm vụ của kế hoạch, bao gồm nguồn nhân lực, chuyên gia, tài chính, thông tin, nguyên vật liệu, trang thiết bị,
- Các chỉ số thực hiện (performance indicators): là các thông tin định lượng hoặc định tính chứng tỏ các hoạt động, nhiệm vụ, các kết quả hay các mục tiêu đã được hoàn thành so với hiện trạng hay so với các yêu cầu đặt ra trong kế hoạch.
- Các phương tiện xác minh (hay sản phẩm): là các tài liệu, văn bản làm bằng chứng chứng tỏ hoạt động hay kết quả đã hoàn thành.
- Các điều kiện thực hiện: là các điều kiện bên ngoài mà không nằm trong sự kiểm soát của kế hoạch Chúng cần được đánh giá và được tính đến để đảm bảo không cản trở hay ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch.
3.3 Các yêu cầu xây dựng kế hoạch theo khung logic
- Logic: trong bản kế hoạch theo khung logic, các thành tố phải đảm bảo các mối quan hệ logic với nhau, theo đó:
+ Các hoạt động được lên kế hoạch phải phục vụ cho việc đạt được các kết quả đầu ra. Tương tự như vậy, các kết quả đầu ra phải là tiền để để đạt các mục tiêu trực tiếp và lâu dài. + Các nguồn lực phải được dự tính phù hợp cho thực hiện các hoạt động.
+ Các chỉ số thực hiện phải phản ảnh rõ các kết quả đạt được để phục vụ công tác theo dõi và đánh giá.
+ Các tài liệu kiểm chứng (các sản phẩm) phải được xác định cụ thể làm chứng cứ chứng minh sự hoàn thành các hoạt động hay kết quả.
+ Các giả định hay các điều kiện thực hiện phải được tiên lượng sát thực tế để có thể giúp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Cụ thể: trong một bản kế hoạch, các nội dung phải được thể hiện cụ thể và chính xác Để xây dựng các nội dung của kế hoạch một cách cụ thể, cần phải trả lời sáu câu hỏi sau:
+ Cái gì: Chúng ta mong muốn đạt được những gì qua thực hiện kế hoạch Phải làm những gì để đạt được mong muốn đó.
+ Tại sao: Những lợi ích, lí do cụ thể để thực hiện các mong muốn của kế hoạch.
+ Ai: Các đối tượng, đối tác tham gia, hợp tác, phối hợp trong các hoạt động, nhiệm vụ của kế hoạch.
+ Ở đâu: Phạm vi, địa bàn thực hiện kế hoạch.
+ Khi nào: Khuôn khổ thời gian phải thực hiện/hoàn thành từng công việc/nhiệm vụ trong kế hoạch.
+ Thế nào: Cách thức thực hiện, những yêu cầu, những hạn chế trong thực hiện các công việc/nhiệm vụ.
- Có thể đo lường được: xây dựng được một hệ thống các tiêu chí chính xác để đo lường các kết quả công việc và mục tiêu đã định là yêu cầu tối cần thiết trong xây dựng kế hoạch
Các tiêu chí này được sử dụng làm cơ sở để theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch, đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong thực hiện kế hoạch.
- Khả thi: một kế hoạch tốt là một kế hoạch trong đó các mục tiêu, các công việc và các chỉ tiêu kết quả phải đảm bảo tính khả thi, tức là chúng phải thể hiện được tính khách quan với khả năng có thể thực hiện/có thể đạt được trong thực tế.
- Có đủ nguồn lực: một kế hoạch dù được xây dựng tốt phải có đủ nguồn lực phân bổ cho thực hiện các công việc/hoạt động
LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP
Sơ đồ tổ chức và mô tả nhiệm vụ phòng ban của ELISE
1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ELISE
HÌNH 2: Sơ đồ tổ chức của ELISE
1.2 Mô tả nhiệm vụ các phòng ban của ELISE
- Hội đồng quản trị: định hướng phát triển Công ty, đưa ra chiến lược kinh doanh của Công ty và những quyết định quan trọng ảnh hưởng lớn đến hoạt động của Công ty.
- Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Là người thực hiện trực tiếp các chỉ đạo của Hội đồng quản trị.
- Phó giám đốc kinh doanh: Là người trợ giúp cho Giám đốc trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty
- Phó giám đốc sản xuất: Là người trợ giúp cho Giám đốc trong việc sản xuất của công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quá trình sản xuất của công ty.
- Phòng kế toán tài chính: Phụ trách công tác kế toán của công ty Đảm bảo mọi báo cáo của công ty được lập đúng và đủ theo quy định của pháp luật Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc kiểm soát cũng như phân tích tình hình tài chính.
- Phòng nhân sự: Phụ trách công tác quản lý nhân sự cho công ty Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc theo dõi và báo cáo biến động nhân sự của Công ty.
- Phòng kinh doanh: Có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, đơn đặt hàng và mang doanh số và lợi nhuận về cho công ty.
- Phòng quản lý sản xuất: Tính toán, dự báo nguồn lực dùng cho sản xuất nhằm bảo đảm quá trình sản xuất hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí.
- Phòng thiết kế: Chịu trách nhiệm thiết kế mẫu mã sản phẩm, tư vấn cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng, luôn luôn học hỏi và nâng cao tay nghề trong công tác thiết kế sản phẩm.
- Xưởng may: Phụ trách việc may sản phẩm theo đơn hàng và lệnh sản xuất của cấp trên.
- Phòng kiểm soát chất lượng: Kiểm tra chất lượng sản phẩm trong và sau khi sản xuất, nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất trước khi giao tới khách hàng.
- Phòng kỹ thuật: thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng máy móc, thiết bị, hỗ trợ xử lý kỹ thuật kịp thời giúp việc sản xuất không bị gián đoạn.
Lập kế hoạch tác nghiệp
2.1 Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch
Ra đời vào năm 2011, đến nay, ELISE đã trở thành một thương hiệu thời trang tiên phong và không ngừng nâng cấp với định vị của mình trên thị trường Việt Nam Được khách hàng biết đến về việc cung cấp Thời trang công sở, thời trang dạo phố, dòng sản phẩm basic, dòng giới hạn limited, thời trang trẻ em và các phụ kiện đi kèm, đồng phục nhân viên, … sáng tạo và độc đáo, luôn luôn đi đầu về xu hướng và phong cách hiện đại, cao cấp, sang trọng Vì vậy, ELISE luôn nhận được tin tưởng của khách hàng.
Vị trí các văn phòng làm việc của PETROSETCO được phân bổ ở nhiều tỉnh thành tương đối xa, do đó, ELISE cần tính toán cách thức và chi phí vận chuyển thành phẩm bàn giao cho khách hàng một cách phù hợp.
Với mục tiêu hoàn thành hợp đồng chỉ trong vòng 3 tháng bao gồm cả việc chuẩn bị nguyên vật liệu, thống kê, phân loại số lượng từng loại áo, thực hiện may gia công và bàn giao sản phẩm đến tay khách hàng, sản phẩm hoàn thiện phải đáp ứng được yêu cầu về màu sắc, chất lượng chất liệu và đường may, đảm bảo tính duy nhất về mẫu và phản ánh được thông điệp của khách hàng trong việc nhận diện thương hiệu và được bàn giao đúng thời hạn như đã thoả thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa hai bên, trước hết ELISE cần đảm bảo toàn bộ các bộ phận có liên quan nắm vững thông tin về yêu cầu hợp đồng để đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận đúng timeline yêu cầu.
Việc phân bổ nguồn lực hợp lý là một trong các yếu tố quyết định tính hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng của ELISE để đảm bảo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng đều nằm trong tầm kiểm soát, từ đó tạo ra mức lợi nhuận thu được cao nhất và chi phí thấp nhất Ngoài ra, việc phân bổ nguồn lực hợp lý cũng giúp ELISE đảm bảo được tiến độ hoàn thành hợp đồng này và không ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng khác. Nguồn lực được đề cập ở đây bao gồm nguồn lực về tài chính, nhân lực tại các bộ phận phụ trách, số lượng máy móc, nguyên vật liệu như loại vải, loại chỉ, màu in, dầu máy may,…
Như vậy, để hợp đồng cung cấp đơn hàng thành công và có lợi nhuận cao, Công ty cần lập kế hoạch chi tiết cho biết phương hướng hoạt động của các bộ phận trong khoảng thời gian sắp tới, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, đồng thời lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra.
2.2 Xác định mục tiêu/chỉ tiêu kế hoạch Để hoàn thành được hợp đồng cung cấp đồng phục cho PETROSETCO, các mục tiêu ELISE cần đạt được bao gồm:
- Hoàn thành 3.000 bộ đồng phục trong thời gian ngắn nhất Thời hạn giao hàngchậm nhất là ngày 29/02/2024.
- Phân phối hợp lý các nguồn lực của công ty, về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị để có thể cùng lúc thực hiện các hợp đồng song song cùng hợp đồng này
- Tiết kiệm chi phí tối đa.
- Đạt lợi nhuận tối ưu.
- Hoàn thành đơn hàng trong thời hạn trong vòng 3 tháng kể từ khi ký kết hợp đồng, bao gồm từ việc thiết kế mẫu áo -> giao hàng thành công cho khách hàng.
- Lợi nhuận đạt được: 20% giá trị Hợp đồng.
- Thực hiện cùng lúc với 1 hợp đồng khác
2.3 Xác định các hoạt động phải thực hiện Để thực hiện được hợp đồng cung cấp đồng phục, ELISE cần đưa ra một bản kế hoạch các công việc cần thực hiện với thời gian rõ ràng, hợp lý Theo đó, các bộ phận có liên quan có thể hình dung ra được cụ thể những việc cần làm cũng như khối lượng công việc cần hoàn thành, từ đó giúp cho việc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
HÌNH 3: Sơ đồ Gantt xác định các công việc cần thực hiện Chuẩn bị nguồn lực
Với đặc điểm khách hàng có số lượng cán bộ nhân viên tương đối lớn và phân bố ở nhiều tỉnh thành khác nhau, ELISE cần làm việc với đầu mối của PETROSETCO thống nhất thời gian lấy số đo của toàn bộ cán bộ nhân viên Sau khi có số đo cụ thể, công ty cần phân loại theo giới tính (nam/ nữ) và size áo (S, M, L, XL, XXL) để phục vụ cho công tác sản xuất.
HÌNH 4: Thống kê số lượng áo theo size
Dựa trên mẫu thiết kế dành riêng cho PETROSETCO, công ty cần chuẩn bị số lượng vải, mẫu cúc, nhãn hàng và thậm chí cả mẫu logo của công PETROSETCO để đảm bảo chất lượng đồng nhất trong toàn bộ áo được tạo ra bao gồm sự đồng đều về màu sắc, chất lượng vải, thành phần cấu thành,…
Với hợp đồng sản xuất và phân phối đồng phục thì công tác sản xuất, đóng gói và vận chuyển được coi là quan trọng và ưu tiên nhất Do đó, dựa trên năng suất lao động bình quân tại các công đoạn, công ty cần sắp xếp số lượng nhân sự phù hợp vận hành mấy móc,thiết bị và các công cụ hỗ trợ khác để đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng Công ty cũng cần kiểm tra, đảm bảo các trang thiết bị hoạt động bình thường, duy trì đủ số lượng nhân sự thực hiện công việc trong suốt quá trình sản xuất.
Ngân sách cũng là một phần không thể thiếu quyết định sự thành công của dự án Ngân sách bao gồm chi phí nguyên vật liệu đầu vào, tiền lương, chi phí hoạt động sản xuất như tiền điện, tiền thuê kho bãi, xưởng, xăng xe vận chuyển,…
Ngoài việc chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho công tác sản xuất, công ty cũng cần chuẩn bị các phương án dự phòng về nguồn lực, đảm bảo tính chủ động khi có vấn đề phát sinh. Các nguồn dự phòng có thể là ngân sách dự phòng, nguồn cung cấp nguyên liệu dự phòng hay nguồn nhân công dự phòng,…
Tổ chức sản xuất và giám sát chất lượng
Sau khi chuẩn bị được các nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho việc sản xuất, công ty thực hiện các công đoạn để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
ĐÁNH GIÁ TÍNH HIỆU QUẢ
Mô tả tóm tắt Các chỉ số có thể đo lường
Các phương tiện kiểm chứng
Các giả định cơ bản
Tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp
Tạo việc làm cho công nhân, nâng tầm thương hiệu (do làm cho tập đoàn lớn và uy tín)
Mức độ nhận diện thương hiệu
Doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp đạt được
Mức độ uy tín của thương hiệu
Các báo cáo thống kê
Các phương tiện khảo sát
Kế hoạch được thực hiện đầy đủ và hoàn thành đúng hoặc trước hạn
Mục Hoàn thành 3000 Số lượng áo hoàn Báo cáo và Không có sự tiêu cụ thể bộ đồng phục trong vòng 3 tháng cho
PETROSETCO. thành đạt tiêu chuẩn
Thời gian hoàn thành 3000 áo đồng phục
Chi phí hoàn thành
Chỉ số hài lòng của khách hàng đánh giá của doanh nghiệp.
Các khảo sát ý kiến của khách hàng
Hoạt động tại các kênh truyền thông thay đổi lớn trong các chương trình của doanh nghiệp và khách hàng
Ban lãnh đạo cty điều phối và hợp tác tốt với các phòng ban, bộ phận Đầu ra
3000 áo đồng phục đạt tiêu chuẩn như thoả thuận
Doanh thu 600.000 VND* 3.000 áo 1.800.000.000VND
Thời gian hoàn thành