Môn học quản lý tổng thể doanh nghiệp (erp) báo cáo tiểu luận cuối kỳ

Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự th

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

MỤC LỤC

II NỘI DUNG ĐỀ THI TIỂU LUẬN 1

Câu 1 Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) (2.0 điểm) 1

1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP 1

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP 1

1.3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) 1

Câu 2 Chọn 1 công ty nước ngoài hoặc VN, phân tích quá trình chuyển đổi số của công ty đó, đánh giá những thành tựu và khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất 1 số giải pháp để chuyển đối số thành công khi triển khai ERP Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn (1.5 điểm) 1

Câu 3 Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầy đủ (1.5 điểm) 4

3.1 Các khía cạnh về môi trường văn hóa doanh nghiệp 4

3.2 Các khía cạnh về cấu trúc trong doanh nghiệp 4

3.3 Cố vấn phần mềm 4

3.4 Vai trò của người lãnh đạo 4

3.5 Quá trình thực hiện 4

3.6 Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp 4

Câu 4: Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP 4

4.1.Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise 4

4.2 Tính toán chi phí của hai phương pháp triển khai hệ thống ERP trong 5 năm

(NPV) lựa chọn phương pháp nào tại sao? (1.0 điểm) 4

Câu 5 Thiết kế và xây dựng 1 hệ thống mini-ERP của một doanh nghiệp cụ thể 6

II NỘI DUNG ĐỀ THI TIỂU LUẬN

Câu 1 Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM) (2.0 điểm)

1.1 Các phương pháp triển khai dự án ERP

Đứng ở góc độ nhà lãnh đạo có quyết định trực tiếp tới phương pháp triển khai ERP Odoo có thể lựa chọn 1 trong 3 chiến lược triển khai ERP như sau:

Big Bang (phương pháp triển khai tổng lực) - đây là phương pháp triển khai tổng thể cho toàn bộ các phòng ban ở tất cả các phân hệ đồng thời Đòi hỏi sự kết hợp rất lớn về nguồn lực và sẽ không tránh khỏi việc gián đoạn hoạt động kinh doanh  Đây là chiến lược triển khai mang trong mình rủi ro rất lớn, lớn nhất trong 3 chiến

lược nhưng bù lại thì nó sẽ có được hai điểm thuận lợi thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp.

 Khi yêu cầu là cần làm nhanh chóng đưa giải pháp ERP Odoo vào trong doanh nghiệp.

 Thông thường sẽ triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc vào những thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn Doanh nghiệp gặp phải dịch Covid  Giám sát chặt chẽ hơn để giảm rủi ro cho dự án.

Phased (phương pháp phân chia thành giai đoạn) - chia dự án ra làm rất nhều giai đoạn để triển khai, và sẽ mở rộng từ từ giải pháp ERP cho các phòng ban ít cần thiết hơn Giải pháp này là một trong các phương pháp cốt lõi được áp dụng để tránh làm tổn thương đến quá trình vận hành hiện hữu của Doanh nghiệp.

 Khi có mong muốn chia dự án ra làm nhiều giai đoạn như: triển khai phần bán hàng, mua hàng, kho trước; sau đó tới phần logistics, sản xuất, sau đó mới tới phần kế toán tài chính,v.v

 Có các cách chia giai đoạn như sau.

1 Chia giai đoạn theo phân hệ (Bán hàng, kế toán, tài chính).

2 Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phòng ban Đây là phương án được khách hàng triển khai ERP thành công.

3 Chia giai đoạn theo các Business Unit của doanh nghiệp bạn (thường áp dụng cho cấp Tập Đoàn).

4 Chia Phased theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho các công ty đa quốc gia)  Mức rủi ro trung bình, thời gian triển khai cũng nằm ở mức độ trung bình của 3 phương pháp triển khai và chi phí cũng nằm ở mức độ trung bình của 3 phương pháp triển khai.

Parallel (phương pháp triển khai song song) - đây là phương pháp triển khai mà bạn sẽ sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại và song song với đó bạn triển khai giải pháp của mới Giải pháp này ở thời điểm hiện tại gần như là bắt buộc để đáp ứng tính vẹn toàn của quy trình vận hành hiện có.

 Vận hành song song giữa phần mềm hiện tại (excel, misa, bravo, fast, v.v ) và giải pháp ERP trong một thời gian dài, và cắt chuyển từ từ từng bước một đối với phần mềm quản lý cũ

 Tốn thời gian và tiền bạc nhất, nhưng bù lại là rất an toàn vì người dùng sẽ tiếp cận một cách từ từ cho đến khi họ hoàn toàn thuần thục giải pháp ERP mới và đủ kinh nghiệm để bỏ đi giải pháp cũ.

Kết hợp Big Bang và các phương pháp Phased

Tìm kiếm một cách tiếp cận cho phép đạt được điều tốt nhất của cả 3 ?

Có thể kết hợp hai phong cách triển khai này, thay vì xem sự lựa chọn là một kịch bản “một trong hai hoặc” Một phương pháp phổ biến là sử dụng triển khai Big Bang cho các đơn vị kinh doanh nhỏ hơn và chuyển đổi sang phương pháp triển khai theo từng giai đoạn cho các đơn vị kinh doanh lớn hơn.

1.2 Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP

Lựa chọn

Panorama đã phát hiện ra rằng các lựa chọn ERP thành công nhất tuân theo tất cả các quy trình bên dưới Quy trình này đề cập đến lợi ích tốt nhất và xem xét các mục tiêu dài hạn của tổ chức.

 12 bước để lựa chọn hệ thống ERP:

1 Hiểu tại sao bạn cần một hệ thống ERP2 Xác định chiến lược CNTT của bạn3 Xây dựng một nhóm lựa chọn ERP:

 Một nhóm lựa chọn hỗ trợ nhóm dự án thu thập các yêu cầu phần mềm và tham dự các buổi giới thiệu của nhà cung cấp ERP

 Bao gồm các bên liên quan từ mọi khu vực chức năng ( những người mô tả quy trình và cách quy trình tương tác với hệ thống)

 1 nhà tài trợ điều hành từ C-suite để đưa ra quyết định quan trọng và sự ủng hộ dưới cách nhìn của toàn nhân viên trong công ty.

 Người lãnh đạo thay đổi quản lý ( hành nghề thay đổi quản lý )  Người quản lý dự án

4 Xác định yêu cầu kinh doanh của bạn

Hội thảo thu thập yêu cầu là một thành phần thiết yếu của quản lý quy trình kinh doanh Phân phối hướng dẫn hội thảo giúp nhóm lựa chọn chuẩn bị cho việc thu thập yêu cầu Hội thảo này hướng dẫn các thành viên trong nhóm hỗ trợ bắt đầu cuộc trò chuyện với các bộ phận tương ứng của họ.

5 Cải thiện quy trình kinh doanh của bạn

Sau vài tuần lập chiến lược, lập kế hoạch và thu thập yêu cầu, bạn sẽ sẵn sàng khám phá những điểm khó khăn và cơ hội để cải thiện

Khi thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh, bạn sẽ cần phải nhìn mọi thứ như một người ngoài cuộc.

Bên cạnh việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, các tổ chức sử dụng cải tiến quy trình để phá vỡ các silo chức năng, tăng hiệu quả hoạt động và cho phép các hoạt động kỹ thuật số

6 Xác định chiến lược quản lý dữ liệu

Nếu không có dữ liệu chất lượng, phần mềm ERP mới không thể cung cấp giá trị cho tổ chức của bạn.

 Tài liệu và thiết lập chiến lược quản lý dữ liệu càng sớm càng tốt  Độ chính xác dữ liệu.

7 Xây dựng một danh sách dài các Hệ thống ERP

Những điều này có thể bao gồm giá cả, giá trị doanh nghiệp, trọng tâm ngành và bất kỳ điều gì khác mà nhóm lựa chọn của bạn cho là có liên quan.

8 Xây dựng danh sách rút gọn các hệ thống ERP

Lên lịch các cuộc gọi điện thoại với các nhà cung cấp nêu rõ yêu cầu kinh doanh của và kết nối các nhà cung cấp với các chuyên gia về chủ đề của bạn.

9 Lên lịch trình trình diễn nhà cung cấp ERP

Gửi yêu cầu đề xuất (RFP) đến từng nhà cung cấp trong danh sách chọn lọc của bạn RFP của bạn nên bao gồm một danh sách đầy đủ các yêu cầu kinh doanh của bạn.

10 Tiến hành Đánh giá mức độ sẵn sàng của Doanh nghiệp

Đánh giá sự liên kết của tổ chức, mức độ chống lại sự thay đổi và khả năng bảo vệ một dự án thông qua việc sử dụng nhà tài trợ dự án.

11 Đàm phán với các nhà cung cấp ERP

Thuê một nhà tư vấn ERP độc lập có kinh nghiệm đàm phán ERP họ sẽ so sánh giữa các hệ thống Nhà tư vấn cũng sẽ tiến hành phân tích tổng chi phí sở hữu trong dài hạn, bao gồm các yếu tố như cơ cấu cấp phép và tỷ lệ tài nguyên.

Các cuộc thương lượng với nhà cung cấp có thể kéo dài từ ba tuần đến vài tháng Cuối cùng, bạn sẽ tiết kiệm được 30-60% chi phí, nhưng điều này phụ thuộc vào sự linh hoạt của nhà cung cấp và quy mô tổ chức của bạn.

12 Tạm dừng trước khi triển khai ERP

Tạm dừng sau quá trình lựa chọn để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ cho việc triển khai

 Đảm bảo hiểu rõ các quy trình trạng thái trong tương lai của đủ để trả lời các câu hỏi thiết kế trong quá trình triển khai kỹ thuật

 Các hoạt động quản lý thay đổi của bạn đã đạt hiệu quả trong việc giảm bớt sự phản kháng của nhân viên

Đánh giá nhà cung cấp ERPĐáp ứng nhu cầu công ty

Phù hợp về chức năng và kỹ thuật

Kinh nghiệm trong lĩnh vực

Các nhà cung cấp ERP trong danh sách dài của bạn nên có nhiều tài liệu tham khảo từ các tổ chức tương tự như tổ chức của bạn đã triển khai chức năng tương tự

Trị giá và rủi ro

Hỏi về chi phí thực hiện, phí duy trì, hỗ trợ liên tục và chi phí đào tạo Nếu bạn tìm thấy giải pháp hoàn hảo nhưng không đủ khả năng, hãy cân nhắc việc thuê một nhà tư vấn lựa chọn ERP để thương lượng chi phí thấp hơn Sử dụng một nhà tư vấn biết rõ nội dung và chi tiết của các hợp đồng này có thể giúp bạn tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc cố gắng thực hiện nó một mình.

Cùng với chi phí luôn có những rủi ro không thể bỏ qua.

Các chính sách hỗ trợ

Một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phải có ít nhất 3 chính sách hỗ trợ là: chính sách tư vấn, chính sách hỗ trợ triển khai ERP, chính sách bảo hành.

Khả năng mở rộng

Bạn muốn một hệ thống ERP có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn Ví dụ: tăng cơ sở khách hàng của bạn sẽ tăng số lượng người dùng và giao dịch cần thiết của bạn

Khả năng tồn tại của nhà cung cấp

Tìm kiếm một hệ thống ERP đã được cập nhật gần đây Đây là một dấu hiệu cho thấy nhà cung cấp hiện đang đầu tư vào sản phẩm này và có kế hoạch tiếp tục trong tương lai.

Nếu một sản phẩm thiếu chức năng quan trọng, có thể sản phẩm đó chưa được cập nhật gần đây và nhà cung cấp có thể đang lên kế hoạch ngừng sản xuất Ngay cả khi nhà cung cấp tiếp tục hỗ trợ sản phẩm này, chức năng lỗi thời sẽ ảnh hưởng đến tổ chức của bạn về lâu dài Bạn có thể sẽ phải đầu tư vào khả năng tùy chỉnh sâu rộng để theo kịp đối thủ của mình.

1.3 Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM)

ERP là một dự án tái cấu trúc — một dự án thay đổi tổ chức Bạn nên xem xét dự án ERP của mình theo quy tắc 80/20: 80% lợi ích là do cải tiến quy trình kinh doanh và 20% do phần mềm.

Nhà cung cấp phần mềm thường khuyến nghị khách hàng dành sự tập trung cao độ cho việc quản lý thay đổi Họ giúp những khách hàng này chuẩn bị tốt cho nhân viên trước khi thực hiện thay đổi bằng cách tiến hành đánh giá mức độ sẵn sàng và phát triển kế hoạch quản lý thay đổi.

Khi các tổ chức theo đuổi các sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số, họ nhận thấy việc tích hợp con người, quy trình và công nghệ là một thách thức Kết quả là, các nguyên tắc quản lý thay đổi đã trở nên phổ biến hơn trong các tổ chức.

 quy trình tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích xây dựng một tổ chức nhanh nhẹn, hiệu quả và có trách nhiệm

 thực hiện thay đổi nhanh chóng để đạt được những cải thiện về dòng tiền, vốn lưu động và khả năng sinh lời

Quy trình tái cấu trúc:

Xác định nguyên nhân gốc rễ

Các doanh nghiệp gặp khó khăn và thường phải đối mặt với những thách thức chiến lược tiềm ẩn, và các vấn đề về chi phí hoặc quy trình đang gây ra sự suy thoái của doanh

nghiệp Những điều này có thể phát sinh từ các nguồn bên trong và bên ngoài và đôi khi không rõ ràng.

Những giải pháp triển khai:

 Thực hiện đánh giá chiến lược để điều chỉnh chiến lược hoạt động với chiến lược doanh nghiệp

 Cung cấp quản lý tạm thời  Tạo ra văn hóa trách nhiệm giải trình

 Triển khai các chỉ số, đo lường, điểm chuẩn và trách nhiệm giải trình  Phân tích và xây dựng kế hoạch kinh doanh

 Tái sử dụng tài sản  Sắp xếp lại chi phí

 Nâng cao quy trình kinh doanh  Các sáng kiến cải tiến hiệu suất hàng đầu

Cải tiến quy trình kinh doanh

Triển khai nhóm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) để đào sâu vào các quy trình cốt lõi và tập trung vào nguyên nhân gốc rễ của hiệu suất kém.

Phương pháp tiếp cận từ trên xuống để giải quyết các vấn đề chiến lược cốt lõi Nhóm tiến hành chẩn đoán để xác định nhu cầu kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, tiến hành phân tích khoảng cách và kiểm tra văn hóa, tạo chiến lược tái cấu trúc và thực hiện tái cấu trúc.

Tồn tại và phát triển mạnh mẽ

Tái cơ cấu giúp công ty tối đa hóa lợi nhuận và giải quyết tình trạng hoạt động kém hiệu quả.

Tái cấu trúc doanh nghiệp cũng có thể giúp bạn xác định các cơ hội hợp tác và lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng từ đó tồn tại và phát triễn mạnh mẽ

Quản lý thay đổi cần thiết ngày nay không chỉ tập trung vào phần mềm và đào tạo quy trình làm việc mà còn vào việc dạy nhân viên “bỏ học” những thói quen và thông lệ cũ ban quản lý Quản trị sự thay đổi ở cấp tổ chức cần chú ý:

1 Đánh giá cho mức thay đổi, thiết kết và quy trình khi ứng dụng ERP 2 Đánh giá năng suất và tối ưu hệ thống ERP

3 Tất cả các buổi huấn luyện được xác định và phân tích, theo sau đó là phát triển những nội dung phù hợp

4 Sau buổi training, có những hoạt động tiếp đó để nhân viên không quên những gì vừa mới được truyền đạt

5 Có kế hoạch và thực thi quá trình giao tiếp

6 Một hạch toán trước khi ứng dụng được đưa ra để theo dõi và báo cáo tất cả các tiến độ trong 1 một trường hợp kinh doanh giả định.

7 Trong trường hợp gặp phải khó khăn, nó sẽ được xác định và đưa ra giải pháp ứng dụng.

8 Tất cả các loại cải tiến ở tầm tổ chức được thiết kế để cuối cùng có thể tối ưu hệ thống ERP này.

Kỹ năng quản lý sự thay đổi với 1 quá trình ứng dụng ERP.

 Bước đầu tiên là xây dựng các chương trình đào tạo chi tiết để huấn luyện nhân viên về những thay đổi trong quy trình kinh doanh.

 Thuyết trình, tài liệu, demo nhanh, cổng đào tạo trực tuyến, video và các bài đào tạo qua web là nguồn tài nguyên để huấn luyện nhân viên.

 Nhân viên luôn được thực hành ngay trong chính công việc hàng ngày.

 Marketing nội bộ sẽ thực hiện nhiệm vụ trao đổi về những khác biệt mới trong quy trình kinh doanh với nhân viên về hệ thống ERP Có thể dùng tờ rơi, email, newsletter, poster và banner.

Câu 2 Chọn 1 công ty nước ngoài hoặc VN, phân tích quá trình chuyển đổi số của công ty đó, đánh giá những thành tựu và khó khăn với số liệu minh họa cụ thể Đề xuất 1 số giải pháp để chuyển đối số thành công khi triển khai ERP Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn (1.5 điểm)

 Tổng quan về doanh nghiệp

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay trong đó có Vissan Công ty Vissan từ lâu đã nhận thức được điều đó và cố gắng triển khai phần mềm tại công ty Năm 2009 công ty triển khai phần mềm Xman, bắt đầu sử dụng từ năm 2010 và đến nay phần mềm hoạt động tương đối ổn định áp dụng cho một số phòng ban trong công ty Tuy nhiên do là phần mềm mới và chỉ sử dụng cho mục đích bán hàng nên hiện nay công ty vẫn sử dụng phần mềm cũ là Foxpro cho công tác quản lý tài chính- kế toán Với hệ thống công nghệ thông tin hiện hành, công ty đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường trong việc sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt Việc phát triển mạng lưới kinh doanh bao phủ hầu hết cả nước, việc đổi mới công nghệ thông tin trở thành nhu cầu bức thiết, cấp bách của công ty Thời gian qua công ty vẫn đơn thuần sử dụng excel cho việc hạch toán, ghi chép số liệu gây nên sự bất tiện, chồng chéo thông tin giữa các phòng ban Bên cạnh đó việc di dời khu vực văn phòng công ty đến khu công nghệ Tân Tạo, còn các xưởng sản xuất đến Long An sẽ triển

khai trong thời gian tới Vì thế vấn đề liên kết thông tin giữa 2 khu vực này cũng là vấn đề cần quan tâm hàng đầu, Công ty dự kiến ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là các phần mềm quản lý mang tính chất hệ thống, liên kết dữ liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

Những thành tựu mang lại :

- Quản lý được chuỗi cung ứng phức tạp, yếu tố cấu thành phần lớn chi phí của sản phẩm Qua đó giúp Vissan giảm thiểu được chi phí và thời gian giao hàng

- Hỗ trợ Vissan nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm tinh vi, những sản phẩm bao hàm nhiều thành phần độc nhất, không thay thế được Không những vậy, doanh nghiệp có thể quản lý sản phẩm có cấu hình phức tạp trong suốt vòng đời

- Phần mềm HRM, MRP giúp hỗ trợ nâng cao năng suất thông qua việc quản lý quy trình sản xuất, quản lý nguồn nhân lực, quản lý vật liệu bao gồm nguyên vật liệu và tài sản của doanh nghiệp Nên Vissan có thể dễ dàng tối ưu hóa các hoạt động của nhà máy để tăng sản lượng

- Giảm thiểu chi phí cho mảng công nghệ thông tin, loại bỏ các hệ thống rời rạc, quy trình phức tạp nên doanh nghiệp có thể cắt giảm được những khoản chi phí không cần thiết, đồng thời tăng hiệu quả của hệ thống công nghệ thông tin.

- Tăng tốc quá trình sản xuất: Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

- Lập kế hoạch sản xuất và tự động hóa: phần mềm MPS sẽ hỗ trợ báo cáo khai thác dữ liệu bán hàng các tháng trước, các đơn đặt hàng và hàng tồn kho, qua đó hỗ trợ thông tin đầy đủ để lên kế hoạch xác định nhu cầu chính xác các mã hàng cần sản xuất trong tháng

- Quản lý từng quá trình sản xuất: Lập các quy trình sản xuất, lên lịch sản xuất, theo dõi tồn kho và lập các lệnh sản xuất tương ứng Hệ thống hỗ trợ tự động tính toán số lượng nguyên vật liệu cần chuyển từ kho nguyên vật liệu sang kho sản xuất dựa

Những khó khăn gặp phải:

- Do là công ty vốn nhà nước nên mọi hoạt động của công ty phải xin ý kiến từ công ty mẹ, điều này đặt nặng tính hành chính và tạo nên sự thiếu linh hoạt trong kinh doanh, mất thời gian Tuy nhiên do là công ty nhà nước nên được hỗ trợ về chi phí cho việc ứng dụng ERP

- Có sự chồng chéo công việc trong nhân viên giữa các phòng ban hoặc trong cùng một phòng ban, giữa các phần mềm quản lý khác nhau, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

- Chi phí thực hiện và bảo trì phần mềm là một khoản đầu tư lớn, quá trình thực hiện có thể tốn gần gấp bốn lần

- Trình độ của người lao động chưa được phù hợp với hệ thống ERP, do đó doanh nghiệp phải tính đến chi phí nhân lực thậm chí cần phải thuê thêm nhân viên công nghệ thông tin, chuyên gia tư vấn ERP, chuyên gia đào tạo phần mềm.

- Hệ thống phần cứng hiện có của công ty chưa đủ đáp ứng, trình độ công nghệ thông tin của nhân viên còn thấp và bảo mật thông tin sau khi triển khai thì ứng dụng công nghệ thông tin không phải là vấn đề có thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần có thời gian cũng như kế hoạch cụ thể để triển khai.

- Phần mềm khá phức tạp và khó sử dụng dễ dẫn đến kết quả hiệu suất lợi nhuận do đầu tư mang lại kém.

- Hệ thống còn nhiều chức năng không cần thiết và lại thiếu một số chức năng, do đó nhân viên bắt buộc phải dùng các phần mềm cơ bản khác như Xman, Foxpro, Excel, phần mềm in ấn,

- Ngoài ra, tính bảo mật của phần mềm còn chưa cao, thao tác còn gặp một số các lỗi nhỏ, dung lượng của phần mềm khá lớn làm cho người dùng khó phân biệt được data

- Công ty lớn lâu đời với nhiều nhà xưởng tại các địa phương khác nhau, có những vùng cơ sở hạ tầng chưa được tốt nên khó khăn trong việc triển khai ERP.

- Công ty lựa chọn Fast là đối tác cung cấp ERP do phần mềm của Fast có thể tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý của công ty chứ không phải tiêu chuẩn quốc tế

Giải pháp :

- Cơ chế quản lý Để tăng tính linh hoạt cho dự án thì công ty cần xin cơ chế tự chủ từ công ty mẹ: trong việc triển khai ERP thì công ty có thể tự quyết mà không cần sự thông qua từ công ty mẹ, công ty được sử dụng lợi nhuận sau thuế và quỹ của Khoa học Công nghệ để thực hiện dự án

- Nên chia làm các giai đoạn nhỏ để dễ dàng thực hiện hơn:

+ Giai đoạn 1( 2014-2016) triển khai ERP tại Hồ Chí Minh tại các phòng ban kế toán, kinh doanh tổ chức 15

+ Giai đoạn 2 (2016-2017) triển khai các phòng ban còn lại tại thành phố Hồ Chí Minh và mở rộng ra các chi nhánh trong thành phố –

+ Giai đoạn 3 (2017-2018) triển khai tại các chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Long An + Giai đoạn 4 (2018-2020) triển khai tại toàn bộ công ty Vissan

- Lập ban dự án Do ban giám đốc Có nhiều công việc phải giải quyết cho nên không thể trực tiếp điều hành dự án, giải quyết các mâu thuẫn, vì thế nên cần lập ra ột bên dự án ERP Trưởng ban dự án sẽ báo cáo trực tiếp với giám đốc, CÓ quyền tuyển dụng thêm thành viên để phục vụ dự án

- Tuyên truyền Tuyên truyền lợi ích của ERP, dưa ra viễn cảnh tốt đẹp của công ty, trong đó luôn có các quyền lợi và lợi ích đối với các nhân viên công ty Đưa các nhân viên đi thăm công ty đã áp dụng thành công ERP để cho họ thấy rõ các ích lợi mà ERP mang lại

- Đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển nhân viên Do đặc điểm là công ty nhà nước nên sa thai nhân viên là vấn đề rất khó khăn và đụng chạm đến nhiều mối quan hệ nên giải pháp tốt nhất là luân chuyển nhân viên.

- Đầu tư cơ sở hạ tầng, chuẩn hóa dữ liệu Đây là việc rất quan trọng, công ty phải chuẩn hóa lại mã khách hàng, mã sản phẩm, máy móc để quản lý Đồng thời công ty phải đầu tư thêm hệ thống máy chủ phục vụ cho việc lưu trữ toàn bộ thông tin trong hệ thống.

- Khen thưởng Trong quá trình dự án diễn ra, công ty cần có các chính sách khen thưởng nhân viên tích cực nhưng cũng cần chú ý khen thưởng phải rõ ràng và có thang đo cụ thể.

Hiệu quả mong muốn của Vissan khi ứng dụng ERP:

- Có quá nhiều dữ liệu và rất khó để sàng lọc chọn ra ứng viên phù hợp Việc dư thừa hoặc thiếu hút nhân sự là tình trạng khá thường thấy trong doanh nghiệp Thực tế là người quản lý thường không có đủ cơ sở để chỉ ra số lượng thực tế và các loại kỹ năng cần thiết cho việc tuyển dụng, sắp xếp lại nhân viên hoặc đề bạt phát triển nhân viên.

- Doanh nghiệp thường xuyên có những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu Ngoài ra nếu như khách hàng có nhiều phàn nàn về chất lượng của sản phẩm, dịch vụ

- Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh hay cửa hàng mới và lượng giao dịch tăng nhanh, đột biến.

- Doanh nghiệp đang làm việc với một bộ máy cồng kềnh nhưng không hiệu quả và muốn tái cấu trúc lại công ty

- Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số hóa nhanh chóng mà vẫn có thể đảm bảo được hiệu quả.

Câu 3 Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP với các trích dẫn đầy đủ (1.5 điểm)

Hiểu được các yếu tố thành công quan trọng trong việc triển khai hệ thống “Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)” là một quá trình đầy thách thức đối với nhiều tổ chức trên toàn thế giới Hệ thống ERP cho phép một tổ chức tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh chính để nâng cao hiệu quả và duy trì vị thế cạnh tranh Tuy nhiên, nếu không thực hiện thành công hệ thống, những lợi ích dự kiến của việc cải thiện năng suất và lợi thế cạnh tranh sẽ không thể xảy ra.

Ngày nay, nhiều tổ chức nhà nước và tư nhân trên toàn thế giới đang triển khai hệ thống ERP thay cho các hệ thống kế thừa chức năng không còn tương thích tốt với môi trường kinh doanh hiện đại Tuy nhiên, các chuyên gia cho rằng quá trình chuyển từ các

ứng dụng chức năng sang một hệ thống ERP rất khó khăn và thử thách Ngoài ra, việc chuyển đổi sang hệ thống ERP rất tốn kém và nó đòi hỏi phải phát triển các thủ tục mới rất tốn thời gian và chi phí.

3.1 Các khía cạnh về môi trường văn hóa doanh nghiệp

Các yếu tố hiện diện trong môi trường thuộc hai loại: văn hóa và cấu trúc Các khía cạnh văn hóa, được thảo luận ở đây, bao gồm những yếu tố đó là đặc sắc của văn hóa doanh nghiệp Các khía cạnh cấu trúc của môi trường, được thảo luận trong phần tiếp theo, có phải là những vấn đề liên quan đến các yếu tố trong môi trường không ràng buộc một cách hợp lý với văn hóa doanh nghiệp nhưng chỉ rõ hơn về ngành cụ thể của công ty hoặc điều kiện thị trường

Các yếu tố thành công quan trọng (CSFs) bao gồm trong môi trường / văn hóa các khía cạnh là tầm quan trọng của văn hóa đối với đào tạo và hệ thống, khả năng chống lại sự thay đổi, văn hóa sự sẵn sàng, giao tiếp cởi mở và trung thực, kỳ vọng và cam kết xã hội Các tầm quan trọng của văn hóa đối với đào tạo và tầm quan trọng của hệ thống trong việc trao quyền tổ chức đã được đưa vào CSFs trong một nghiên cứu được báo cáo bởi Krumbholz và cộng sự (2000) Nghiên cứu này đã xác định những CSF này và những thứ khác trong một nghiên cứu về tác động của khác biệt văn hóa quốc gia và văn hóa doanh nghiệp về việc thực hiện thành công Hệ thống ERP.

Việc cởi mở trong giao tiếp và trung thực là một CSF quan trọng trong hai nghiên cứu (Sarker và Lee, và các cộng sự vào năm 2003) Thông thường, sự cởi mở và giao tiếp trung thực xảy ra trong các nền văn hóa doanh nghiệp Sarker và Lee (2003) đã xác định giao tiếp cởi mở và trung thực là những yếu tố hỗ trợ tác động đến việc triển khai ERP thành công.

Một yếu tố môi trường văn hóa khác được xác định trong tài liệu đề cập đến những

kỳ vọng, cam kết không theo xu hướng, thực tế (Sumner, 2000) “Sự hiện diện của những

kỳ vọng không thực tế và xu hướng leo thang cam kết là dấu hiệu của việc không có khả năng nhận ra và giải quyết vấn đề” (Sumner, 2000) Chính vì thế, việc triển khai ERP sẽ

dẫn đến nhiều vấn đề khác nhau trong quá trình triển khai và việc không thể nhận ra và khắc phục những vấn đề đó là một trở ngại lớn cho sự thành công.

3.2 Các khía cạnh về cấu trúc trong doanh nghiệp

Các khía cạnh cấu trúc đã được xác định trong một số nghiên cứu “Trong một số

ngành, áp lực cạnh tranh là một yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy các doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP” (Bradford và Florin, 2003) Yếu tố này rất quan trọng trong

việc giữ cho các tổ chức có động lực trong quá trình thực hiện và do đó là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công

Việc thiếu nhân lực CNTT, chuyên gia kinh doanh và / hoặc luân chuyển nhân viên trong tổ chức là các yếu tố thành công được trích dẫn trong một số nghiên cứu (Aladwani, 2002) Ba yếu tố này cho thấy sự chặt chẽ của thị trường lao động nói chung trong những lĩnh vực này và được đặc biệt quan tâm trong một số môi trường Nếu không có nhân sự phù hợp, việc triển khai ERP khó có thể hoàn thành.

Cuối cùng, tính phù hợp của các giả định hoạt động và quy tắc kinh doanh đối với công ty và ngành được đề cập là một yếu tố quan trọng cần xem xét trong việc đánh giá việc triển khai ERP thành công.

3.3 Cố vấn phần mềm

Một số nghiên cứu đã nghiên cứu việc sử dụng các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm trong các quá trình thực hiện thành công (Haines và Adam, 2001) Tư vấn đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại cả kiến thức và kinh nghiệm trong việc thực hiện Đây là hai yếu tố thành công trong triển khai quan trọng thường thiếu ở các công ty triển khai hệ thống ERP Một số nghiên cứu đã đề cập rằng không phải tất cả các nhà tư vấn đều có kinh nghiệm và do đó điều quan trọng là phải phân biệt giữa các nhà tư vấn có kinh nghiệm và thiếu kinh nghiệm Một số giám đốc điều hành đã trả lời các câu hỏi với nhận xét rằng các nhà tư vấn đã học được nhiều điều từ công ty cũng như công ty học được từ họ Tuy nhiên, công việc của nhà tư vấn thường là giúp đỡ công ty và do đó, có kinh nghiệm lâu năm được đánh giá cao.

Ngoài ra, theo (Aladwani, 2003) sự kết hợp phù hợp giữa các chuyên gia CNTT, chuyên gia kinh doanh và chuyên gia tư vấn có thể làm tăng xác suất thành công.

3.4 Vai trò của người lãnh đạo

Việc thiết lập các mục tiêu và mục tiêu rõ ràng cho dự án ERP là rất quan trọng trong việc triển khai thành công Ông bà ta có câu: “Bạn không thể đi đến bất cứ đâu trừ khi bạn biết bạn đang đi đâu”, vì vậy mục tiêu và định hướng rõ ràng là rất quan trọng Các mục tiêu do các lãnh đạo cao đặt ra có liên quan đến một yếu tố, đó là sự hỗ trợ, sự tham gia và tham gia của lãnh đạo Yếu tố này thường được đưa vào các mô hình triển khai ERP thành công (Jarvenpaa và Ives 1991) Sự tham gia của giám đốc điều hành đề cập đến các hoạt động của các cá nhân quan trọng trong việc quản lý CNTT Sự tham gia của điều hành phản ánh mức độ quan trọng của giám đốc điều hành đối với doanh nghiệp.

3.5 Quá trình thực hiện

Một trong những xung đột lớn trong việc triển khai ERP là sự lựa chọn phải được thực hiện giữa kỹ thuật quy trình kinh doanh và cấu hình lại phần mềm Do tính chất “không có sẵn” của phần mềm ERP và sự thiếu đồng nhất giữa các quy trình kinh doanh, ngay cả trong các ngành, xung đột này dẫn đến mức độ khác nhau của từng phần mềm cho mỗi lần triển khai ERP Quy trình kinh doanh đề cập đến những thay đổi được thực

hiện đối với quy trình hoạt động của công ty để phù hợp với các quy tắc kinh doanh của phần mềm Các sửa đổi phần mềm dẫn đến các vấn đề nâng cấp khi các phiên bản mới của phần mềm được phát hành.

Đào tạo và giáo dục người dùng, khách hàng và nhà cung cấp là một phần quan trọng trong việc áp dụng và làm cho hệ thống ERP trở nên phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Trong một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc đào tạo không đầy đủ được đề cập như một yếu tố gây tàn phế cả một hệ thống

3.6 Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp

Biết và hiểu rõ được các module của phần mềm rất quan trọng để thực hiện thành công Các công ty phải cẩn thận so sánh các khả năng của gói phần mềm đang được xem xét để áp dụng cho các nhu cầu cụ thể của công ty Mặc dù có một số ít các nhà cung cấp phần mềm nổi tiếng trong lĩnh vực ERP (ví dụ như: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365), vẫn có rất nhiều nhà cung cấp khác Sự khác biệt trong các sản phẩm phần mềm khác nhau này có thể ảnh hưởng lớn đến việc triển khai thành công ERP

“Độ phức tạp của phần mềm là mối quan tâm lớn trong một số nghiên cứu.”

(O'Dohorty và Adam, 2003;) Sự phức tạp của phần mềm ERP hạn chế khả năng của người sử dụng, và khả năng kết hợp phần mềm vào các quy trình kinh doanh của tổ chức Ngoài ra, độ phức tạp của phần mềm càng cao, thì càng tốn nhiều thời gian và chi phí triển khai Do đó, độ phức tạp của phần mềm có thể có mối quan hệ tiêu cực với việc triển khai ERP thành công.

Câu 4: Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP

4.1.Trình bày ưu điểm và nhược điểm đánh giá lựa chọn phần mềm ERP dưới theo phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise.

- ERP SaaS

Là một cách cung cấp các ứng dụng phần mềm cho người dùng cuối qua internet SaaS có thể cung cấp những lợi thế lớn cho hầu hết các doanh nghiệp, chủ yếu về chi phí và tính linh hoạt Tuy nhiên, những nhược điểm của SaaS (chẳng hạn như thiếu kiểm soát) là đáng kể và không nên bỏ qua.

+ Ưu điểm

 Chi phí trả trước thấp

SaaS thường dựa trên đăng ký và không có phí cấp phép trả trước, dẫn đến chi phí ban đầu thấp hơn Nhà cung cấp SaaS quản lý cơ sở hạ tầng CNTT đang chạy phần mềm, giúp giảm phí bảo trì phần cứng và phần mềm.

 Thiết lập và triển khai nhanh chóng

Ứng dụng SaaS đã được cài đặt và định cấu hình trên đám mây Điều này giảm thiểu sự chậm trễ phổ biến do triển khai phần mềm truyền thống thường kéo dài.

 Nâng cấp dễ dàng

Các nhà cung cấp SaaS xử lý các bản cập nhật phần cứng và phần mềm, triển khai các nâng cấp một cách tập trung cho các ứng dụng được lưu trữ và loại bỏ khối lượng công việc và trách nhiệm này khỏi bạn.

 Khả năng truy cập

Tất cả những gì bạn cần để truy cập ứng dụng SaaS là trình duyệt và kết nối internet Điều này thường có sẵn trên nhiều loại thiết bị và từ mọi nơi trên thế giới, làm cho SaaS dễ tiếp cận hơn so với cài đặt phần mềm kinh doanh truyền thống

 Khả năng mở rộng

Các nhà cung cấp SaaS thường cung cấp nhiều tùy chọn đăng ký và sự linh hoạt để thay đổi đăng ký khi cần và khi cần, ví dụ: khi doanh nghiệp của bạn phát triển hoặc nhiều người dùng hơn cần truy cập dịch vụ.

+ Nhược điểm

 Thiếu kiểm soát

Ứng dụng phần mềm nội bộ mang lại cho các doanh nghiệp mức độ kiểm soát cao hơn so với các giải pháp được lưu trữ trong đó quyền kiểm soát nằm ở bên thứ ba Thông thường, mọi người phải sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng phần mềm và không thể trì hoãn việc nâng cấp hoặc thay đổi các tính năng.

 Mối quan tâm về bảo mật và dữ liệu

Quản lý truy cập và quyền riêng tư của thông tin nhạy cảm là một vấn đề cần cân nhắc chính đối với các dịch vụ đám mây và dịch vụ lưu trữ.

 Phạm vi ứng dụng hạn chế

Trong khi SaaS đang trở nên phổ biến hơn, vẫn có nhiều ứng dụng không cung cấp nền tảng được lưu trữ

 Yêu cầu kết nối

Vì mô hình SaaS dựa trên phân phối web, nếu dịch vụ internet của bạn không thành công, bạn sẽ mất quyền truy cập vào phần mềm hoặc dữ liệu của mình

 Hiệu suất