Bài Tập Lớn Môn Học Quản Lý Dự Án Cho Kỹ Sư Xây Dựng Đội Dự Án Hiệu Suất Cao.pdf

PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài: Chắc hẳn, mỗi chúng ta ai cũng hiểu rằng, đội ngũ nhân viên năng động và hiệu quả cao là yếu tố tất yếu để hầu hết các doanh nghiệp trong môi trường kinh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO KỸ SƯ

ĐỀ TÀI

XÂY DỰNG ĐỘI DỰ ÁN HIỆU SUẤT CAO

LỚP L14 - NHÓM 8

HK222

SINH VIÊN THỰC HIỆN

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 2

1.1 Mục tiêu của dự án 2

1.2 Kết quả chính 2

1.3 Tiêu chuẩn kĩ thuật 2

1.4 Giới hạn và loại trừ 3

1.4.1 Gi ới hạn 3

1.4.2 Loại trừ 3

PHẦN 2: THÔNG TIN DỰ ÁN 4

2.1 Cấu trúc phân việc 4

2.2 Xây dựng ma trận trách nhiệm 4

2.3 Ước tính thời gian 6

2.4 Ước tính chi phí 9

2.4.1 Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả 9

2.4.2 Chi phí gián tiếp 9

PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MS PROJECT 10

PH ẦN 4: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CỦA NHÓM 11

PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài:

Chắc hẳn, mỗi chúng ta ai cũng hiểu rằng, đội ngũ nhân viên năng động và hiệu quả cao là yếu tố tất yếu để hầu hết các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay đạt được sự thành công và phát triển thịnh vượng

Tại Việt Nam, khi số lượng doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng đã đặt ra những thách thức rất lớn đối với nền kinh tế cũng như các doanh nghiệp về việc làm sao xây dựng một ngũ kinh doanh hiệu suất cao và có được những nhà quản lý chuyên nghiệp,

có đủ khả năng dẫn dắt doanh nghiệp phát triển Và bất kỳ nhân sự nào cũng mong muốn được trở thành một mảnh ghép của một đội nhóm làm việc có hiệu suất cao Điều đó sẽ giúp nhân sự có được một tinh thần làm việc tốt nhất, có những trải nghiệm

bổ ích, đẩy nhanh được tốc độ và tiến độ làm việc

Doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên và cả chúng ta đều nhận thức được việc xây dựng đội dự án hiệu suất cao thực sự quan trọng và cần thiết vì đây sẽ là nền tảng thúc đẩy năng suất cũng như kết quả và chất lượng công việc Vậy hãy cùng tìm hiểu thế nào là đội dự án hiệu suất cao?

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

1.1 M ục tiêu của dự án

- Đáp ứng các nhu cầu quản lý dự án, việc xây dựng đội dự án hiệu suất cao nền tảng thúc đẩy cả đội nhóm và doanh nghiệp phát triển

- Làm rõ đội dự án hiệu suất cao là gì, lợi ích của một nhóm làm việc có hiệu suất cao

- Chỉ ra những phẩm chất các cá nhân trong đội nhóm cần có cũng như cách để xây dựng đội dự án hiệu suất cao

- Lồng ghép nội dung đề tài qua video tình huống hấp dẫn dưới sự tham gia của các

thành viên nhóm

- Hoàn thành công việc của dự án theo đúng yêu cầu kĩ thuật, trong phạm vi ngân

sách, đúng tiến độ (Kĩ Thuật – Tài Chính – Thời Gian)

1.2 K ết quả chính

- Dự án đã hoàn thành theo mục tiêu đề ra của giảng viên

- Đạt được những yêu cầu về mặt kỹ thuật và nội dung

- Những thành viên đã nỗ lực hết mình và tập trung hoàn toàn vào dự án để đạt tiến

độ tốt nhất

- Các thành viên nhóm hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình trong dự án sẽ góp phần giúp cho dự án phát triển hoàn thiện, quản lý dự án một cách linh động và có sự

phân chia ưu tiên rõ ràng

- Qua việc thực hiện dự án, các thành viên trong dự án rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn cho bản thân như kinh nghiệm làm việc nhóm, nhiều kiến thức hữu ích, khả năng hoàn thành một dự án

1.3 Tiêu chu ẩn kĩ thuật

- Video được thực hiện với độ dài từ 5-7 phút Chất lượng video phải có độ phân từ 720p trở lên, ngôn ngữ chính là tiếng việt, hình ảnh ví dụ minh họa sinh động

- Nội dung video là tình huống thực tế, trong đó trình bày rõ ràng về vấn đề xây dựng đội dự án hiệu suất cao

- Sử dụng phần mềm Adobe Premiere Pro CC 2018 để chỉnh sửa và hoàn thiện video

- Chi phí phù hợp, ưu tiên sử dụng những thứ có sẵn: sử dụng điện thoại của thành viên trong nhóm, sử dụng khuôn viên của trường để thực hiện cảnh quay…

1.4 Gi ới hạn và loại trừ

1.4.1 Gi ới hạn

- Các nhiệm vụ của nhóm dự án thực hiện phải dựa trên yêu cầu của giảng viên hướng dẫn Lê Phước Luông Kiến thức có thể tham khảo từ cuốn Larson E.W & Gray C F (2018) Project Management: The Managerial Process (7th ed.) McGraw-Hill International Edition hoặc từ internet

- Thời gian làm việc: Tổ chức các cuộc họp nhóm (trực tuyến) với các khung giờ linh động có thể tùy chỉnh để phù hợp với thời gian của các thành viên trong nhóm (chủ yếu vào buổi tối) Nội dung công việc: Viết script, xây dựng kịch bản video; tiến hành quay video; chỉnh sửa video bằng phần mềm chọn sẵn

- Viết script, dựng video: Tất cả thành viên đều tham gia vào việc viết script và dựng video theo sự phân công và kế hoạch đã bàn bạc trước Script được nộp vào tuần 8, video nộp vào tuần 9

1.4.2 Lo ại trừ

- Nhóm đã loại trừ các mục tiêu và nhiệm vụ không rõ ràng, giảm thiểu sự nhầm lẫn

và đảm bảo rằng dự án được tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất

- Nhóm đã dự trù thời gian trễ 1 tuần nên không bị chậm tiến độ nộp các file dự án Nhóm quán triệt việc nộp báo cáo tiểu luận theo kế hoạch được giao, không lí do, không giải thích gì thêm Nhóm chỉ được thực hiện những công việc được giao theo yêu cầu của giảng viên Không tham gia trực tiếp vào công việc cũng như không sao chép hoàn toàn bài của các nhóm khác

PH ẦN 2: THÔNG TIN DỰ ÁN

2.1 C ấu trúc phân việc

2.2 Xây dựng ma trận trách nhiệm

Nguyễn Thị Thanh Tuyền

Nguyễn Văn Trường

Lâm Phước Trung

Ca Triệu

Vỹ

Nguyễn Hiếu Vinh

Võ Thị Ánh Tuyết

Trần Thị Thanh Trúc

Nguyễn

Lê Uy

Xây

dựng

kịch

bản

Xây dựng

khung

sườn và ý

chính

Xây dựng

tình

huống

Viết lời

Lựa chọn

diễn viên

phù hợp

nhân vật

Xây

dựng

bối

cảnh

Lựa chọn

Chọn

trang

phục

Chọn đạo

Xây dựng

các góc

máy nổi

bật

Sắp xếp

vị trí các

nhân vật

Chuẩn

bị thiết

bị

Máy ghi

Máy ghi

Chỉnh

sửa

hậu kỳ

Chỉnh sửa

các phân

đoạn

phim

Chỉnh sửa

Hiệu ứng

2.3 Ước tính thời gian

Tại sao cần phải ước tính thời gian?

Đây là một kỹ năng quan trọng cần có trong quản lý dự án Có nó, ta có thể đánh giá được dự án có thành công được hay không nhờ vào việc hoàn thành đúng thời hạn của dự án

Làm thế nào để ước tính thời gian?

- Hiểu được những gì được yêu cầu

- Sắp xếp các hoạt động

- Quyết định những người cần liên quan

- Thực hiện ước lượng

Ước lượng thời gian:

Hiểu được những gì được yêu cầu:

Các công việc cần phải thực hiện:

- Xây dựng kịch bản cho video: bao gồm xây dựng khung sườn (lên concept và ý tưởng) và các ý chính, xây dựng tình huống, mạch truyện, viết lời thoại và lựa chọn diễn viên sao cho phù hợp với nhân vật

- Xây dựng bối cảnh dùng trong video: bao gồm công việc lựa chọn bối cảnh phù hợp với tình huống trên, chọn trang phục và đạo cụ thích hợp, xây dựng các góc quay nổi bật và sắp xếp vị trí của các nhân vật

- Chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho việc ghi hình: gồm máy ghi hình và máy ghi âm

- Thực hiện công việc ghi hình: các diễn viên diễn theo mạch kịch bản đã được xây dựng và quay phim theo góc máy đã được định sẵn

- Chỉnh sửa hậu kỳ sau khi hoàn thành ghi hình: bao gồm chỉnh sửa, sắp xếp các phân đoạn phim ngắn lại sao cho theo trình tự mạch kịch bản, chỉnh sửa lời thoại, phụ đề, lồng ghép âm thanh và lọc tạp âm, cuối cùng là thêm thắt các hiệu ứng hình ảnh

Sắp xếp các hoạt động: Các công việc được thực hiện đúng theo trình tự được liệt kê

ở trên

Quyết định những người cần liên quan:

- Xây dựng kịch bản: Lâm Phước Trung, Nguyễn Văn Trường, Nguyễn Thị Thanh Tuyền

- Xây dựng bối cảnh: Lâm Phước Trung, Nguyễn Văn Trường, Nguyễn Thị Thanh Tuyền

- Chuẩn bị thiết bị: Nguyễn Thị Thanh Tuyền

- Ghi hình: Lâm Phước Trung, Nguyễn Thị Thanh Tuyền, Trần Thị Thanh Trúc, Nguyễn Hiếu Vinh, Võ Thị Ánh Tuyết, Ca Triệu Vỹ

- Chỉnh sửa hậu kỳ: Nguyễn Lê Uy

Thực hiện ước lượng:

Sử dụng phương pháp ước lượng PERT:

Ước lượng khả dĩ nhất (ML): Thời gian cần để công việc hoàn thành bình thường, hợp lý nhất

Ước lượng lạc quan nhất (MO): Thời gian cần để công việc hoàn thành trong điều kiện tốt nhất hay lý tưởng

Ước lượng bi quan nhất (MP): Thời gian cần để công việc hoàn thành trong điều kiện tệ nhất

Ước lượng cuối cùng (EST): tính theo công thức

EST = (MO + 4(ML) + MP)/6

Đơn vị: ngày

Chọn bối cảnh 3 2 5 2.7

* Xét đến tiêu phí giữa chừng khoảng 10%:

Thời gian toàn cục ước lượng = EST.(100% + 10%) = 26.95 (ngày)

* Thời gian ước lượng bi quan (MP) bị chi phối bởi các yếu tố: Các ý kiến trái chiều giữa các thành viên, việc tìm kiếm các bối cảnh lẫn thiết bị đúng yêu cầu gặp nhiều khó khăn, việc gặp gỡ các thành viên bị ảnh hưởng bởi yếu tố địa lý và thời gian, khó khăn về công nghệ

2.4 Ước tính chi phí

2.4.1 Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả

Các cá nhân làm việc trong dự án: video với sự đóng góp của các thành viên trong nhóm nên không mất chi phí

Thiết bị - công cụ và máy móc hỗ trợ nhân viên sử dụng để hoàn thành dự án: nhóm sử dụng điện thoại của thành viên nhóm, nên không mất chi phí

Nhiệm vụ quản lý dự án: dưới sự quản lý của trưởng nhóm nên không mất chi phí Nhiệm vụ kỹ thuật (nếu cần): không có

Vận chuyển (nếu có): không có

2.4.2 Chi phí gián tiếp

Chi phí hoạt động chung: nhóm tận dụng thư viện H6 của trường nên không mất chi phí

Chi phí phát sinh trong lúc làm dự án: không có

Các công việc của nhóm tất cả đều thực hiện trên máy tính cá nhân mỗi thành viên nên phần chi phí này xem như bằng không

Vậy chi phí phát sinh của nhóm là 0 đồng

PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MS PROJECT

Thực hiện lập kế hoạch cho dự án sử dụng phần mềm MS Project, theo dạng sơ đồ Gantt

PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CỦA NHÓM

Xây dựng đội dự án hiệu suất cao là cần thiết bởi vì tất cả chúng ta đều muốn các đội nhóm chúng ta thành công và làm việc hiệu quả, từng người có thể phát huy thế mạnh của mình Khi các thành viên trong nhóm làm việc tốt với nhau, sẽ có rất ít việc

họ không thể hoàn thành Và đảm bảo rằng một người quản lý, luôn nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn để tăng cơ hội phát triển và duy trì các nhóm làm việc có hiệu suất cao Điều này chưa bao giờ dễ dàng, nhưng thành quả của nó xứng đáng để nỗ lực Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng biết cách làm việc nhóm hiệu quả, vì vậy trong quá trình thực thi, triển khai kế hoạch, bên cạnh sự đóng góp, các thành viên cần cũng được đào tạo thêm một số kỹ năng, để giúp cho quá trình hoạt động của nhóm không bị trì trệ và luôn đi đúng hướng

Đội dự án hiệu suất cao không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao được chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn là tiền đề để doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra từ đó hướng tới những mục tiêu lớn hơn cho tổ chức