hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh
TỔNG QUAN BÀI TOÁN
Xác định phạm vi nghiệp vụ
Phần mềm quản lý thư viện cần hỗ trợ một số các nghiệp vụ để quản lý hiệu quả các hoạt động của thư viện Dưới đây là một số nghiệp vụ mà phần mềm này cần hỗ trợ để đảm bảo hoàn thành tốt công việc:
- Quản lý thông tin sách:
+ Thêm, xóa thông tin sách, tài liệu.
+ Gán mã sản phẩm cho từng sách
+ Cập nhật thông tin sách, tài liệu( đã trả, đã mượn, còn sách, )
+ Cập nhật số lượng sách
+ Phân loại sách dựa theo nội dung, chủ đề.
+ Cập nhật sách cần mua
+ Thêm thông tin bạn đọc.
+ Cập nhật ngày mượn/trả sách.
+ Thông báo thời hạn trả sách.
+ Thông báo phạt nếu trả sách muộn.
+ Cập nhật số lượng người dùng trả sách muộn.
+ Cập nhật số lượng mượn/trả sách.
+ Thống kê số lượt mượn, trả, mua sách
+ Cập nhật số lượng mua sách.
Viết mô tả chi tiết hoạt động
2.1.1 Các nhiệm vụ cơ bản
Cập nhật và bổ sung các loại đầu sách, tài liệu, giáo trình … cùng những thông tin có liên quan lưu trữ vào cơ sở dữ liệu
Quản lý bạn đọc mượn trả tài liệu trong thư viện
Quản lý thông tin về tư liệu, thư mục, lượng sách còn, đã cho mượn, đã mất…
Báo cáo, thống kê theo tháng, quý về tài liệu và thông tin bạn đọc trong thư viện
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm
Hệ thống quản lý thư viện gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này hoạt động có quan hệ tương đối độc lập trong nhiều quy trình xử lý công việc:
Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật (CNSX):
- Nhiệm vụ chính của bộ phận này là mua sách, nhập sách từ nhiều nguồn khác nhau Liên hệ với bộ phận bạn đọc để có danh sách các yêu cầu cập nhật sách Bộ phận này còn có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những đầu sách được nhập về như đóng dấu, gán nhãn, làm hồ sơ cho sách, đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của thư viện, nhập vào cơ sở dữ liệu
Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu (XDBM):
- Khi nhận được sách từ bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX – bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM có trách nhiệm phân loại tài liệu thành nhiều thư mục, định ra từ khóa để phục vụ cho công tác tìm kiếm, tra cứu tài liệu sau này Bên cạnh đó bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM hoàn thiện quy trình cập nhật sách bằng cách đưa sách về kho, phân loại sách theo từng kho và nhập cơ sở dữ liệu đối với những trường cần bổ sung đối với từng đầu sách
Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả (BDMT):
- Có trách nhiệm trực tiếp tiếp xúc với bạn đọc, quản lý thông tin tình hình sử dụng sách trong thư viện Đối với những loại sách cần được bảo lưu cẩn thận cần có cơ chế đặc biệt để kiểm tra, gia hạn thời gian đọc và thông báo với bạn đọc trong trường hợp những sách thuộc loại này đã quá hạn mượn Bộ phận này còn cần có nhiệm vụ phát hiện ra các sai sót về tài liệu được đem trả từ bạn đọc và phạt tiền trong trường hợp tài liệu được đem trả có hư hỏng Cần có quan hệ chặt chẽ với Phòng Đào tạo, văn phòng các Khoa, Bộ môn trong trường để có kế hoạch rõ ràng cụ thể về việc cập nhật, bổ sung tài liệu cho bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX
2.1.3 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý
Khi có yêu cầu về cập nhật thêm đầu sách, số lượng sách từ Phòng Đào tạo, văn phòng Khoa, Bộ môn trong trường, bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả BDMT sẽ đưa những yêu cầu cập nhật đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ cho công tác bổ sung, cập nhật của bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX
Tùy theo mức độ ưu tiên của mỗi loại yêu cầu, hoặc hoàn cảnh của mỗi yêu cầu, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX sẽ lập được kế hoạch bổ sung thêm đầu sách hay số lượng sách trong thư viện Thông thường các yêu cầu này sẽ rơi nhiều vào các thời điểm như đầu một học kỳ ở trường
Bên cạnh đó, bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả BDMT cũng là bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý kho sách của thư viện nên bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả
BDMT có thể nắm bắt được rất rõ tình hình hiện trạng các đầu sách của thư viện Với những đầu sách mà số lượng sách hư hỏng hay nhu cầu cần phải đáp ứng quá nhiều, bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả BDMT có thể tạo yêu cầu phải cập nhật thêm số lượng đầu sách này lên bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật
Tại mỗi thời điểm, thư viện có kế hoạch mua, bổ sung thêm sách, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX sẽ thống kê và duyệt đối với các yêu cầu bổ sung sách, xem xét nhu cầu, cân đối kinh phí và lên một danh sách các đầu sách sẽ được đặt mua Đối với những đầu sách đặc thù của Trường, có thể không mua được những loại sách đó bên ngoài thì bộ phận bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX có thể tạo rồi gửi yêu cầu được in hay thuê in ngay tại nhà máy in quen biết hoặc thuê in ở các nhà máy in ngoài Đối với nhiều loại sách mà bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX thấy có thể mua được ngay bên ngoài, bộ phận bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật
CNSX sẽ lên danh sách sách cần mua với các thông tin về nhà cung cấp và tạo đơn đặt mua sách
Sau đó, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX sẽ gửi đơn đặt sách đến các nhà cung cấp sách trên thị trường, sau khi nhận được sách và hóa đơn yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được, nếu có sai sót thì phải gửi khiếu nại lại nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp có thông tin phản hồi Trong trường hợp hàng nhận được kiểm tra tốt, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX đóng dấu hóa đơn nhận được rồi gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán đó đến ban tài chính của Trường
Sau khi các thủ tục thanh toán hoàn tất, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX sẽ nhận sách về và làm các công tác riêng của thư viện để chuẩn bị chuyển lên kho hay đưa đến bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM Sau khi nhận sách về, bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật CNSX cũng có nhiệm vụ phải làm các công tác xử lý kỹ thuật như đóng dấu, gắn nhãn, làm hồ sơ cho sách
Tiếp đó là đăng ký vào sổ tài sản của thư viện (điền các thông tin chung về đầu sách như tên sách, nhà xuất bản, mã sách…) và nhập vào cơ sở dữ liệu theo các form tương tự như đã ghi trong sổ tài sản của thư viện
Cuối cùng, sách sẽ được chuyển giao sang bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM Tại đây, bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM sẽ phân loại tiếp các tài liệu đã nhận được thành nhiều thư mục (như các chủ đề về toán, lý, hóa, vũ khí…) Tiếp theo, bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM sẽ xác định ra một số từ khóa cho từng đầu sách để phục vụ cho việc tìm kiếm Kết quả của công việc này đó là sẽ in ra các phích để trong phòng tra tài liệu, và nhập các từ khóa này lên cơ sở dữ liệu của thư viện để phục vụ cho việc tìm kiếm bằng máy tính
Cuối cùng, bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM sẽ làm tiếp nhiệm vụ phân loại tài liệu về các loại kho khác nhau Có những loại tài liệu mật sẽ được đưa lên các kho mật, những loại tài liệu này sẽ chỉ có một số ít người được phép đọc
Một số tài liệu tự chọn cho bạn đọc nhưng không được đem về nhà, các loại tài liệu này thường được đưa lên kho của phòng đọc Và một số tài liệu thuộc dạng giáo trình, hay tài liệu tham khảo thì bạn đọc của thư viện có thể được mượn về nhà Với mỗi kho khác nhau, bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu XDBM còn cần phải ghi nhận lại vị trí giá của mỗi đầu sách trong cơ sở dữ liệu, điều này cũng rất là cần thiết khi thủ thư tìm kiếm tài liệu.
Phân tích các yêu cầu
Dựa trên tài liệu phân tích nghiệp vụ, đây là một số nhu cầu chính của khách hàng như sau:
- Cần một hệ thống phần mềm quản lý thư viện đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của thư viện như quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, quản lý mượn/trả sách.
- Cần hệ thống hoạt động ổn định, nhanh chóng và thân thiện với người dùng.
- Cần tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu công đoạn thủ công.
- Cần hệ thống có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác.
- Cần hệ thống đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu.
- Cần hệ thống cung cấp chức năng thống kê, báo cáo linh hoạt.
- Cần hệ thống đáp ứng các quy định, tiêu chuẩn về quản lý thư viện.
- Cần hệ thống cho phép truy cập đa thiết bị và đa nền tảng.
3.1.1 Các yêu cầu chức năng
Hệ thống phải cho phép người dùng đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu
Hệ thống phải cung cấp thông báo lỗi nếu đăng nhập không thành công
Người dùng quản trị có quyền thêm/sửa/xóa tài khoản người dùng
3.1.1.2 Chức năng Quản lý thông tin sách
Hệ thống phải cho phép người dùng thêm sách mới vào thư viện
Hệ thống phải cho phép người dùng sửa thông tin sách, bao gồm tiêu đề, tác giả, thể loại và số lượng
Hệ thống phải hỗ trợ chức năng xóa sách khỏi danh sách khi không còn tồn tại trong thư viện
Hệ thống phải cung cấp tính năng tìm kiếm sách dựa trên tiêu đề, tác giả, thể loại và các thuộc tính khác
3.1.1.3 Chức năng Quản lý thông tin độc giả
Hệ thống phải cho phép người dùng thêm độc giả mới vào danh sách
Hệ thống phải cho phép người dùng sửa thông tin độc giả, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại
Hệ thống phải hỗ trợ chức năng xóa độc giả khỏi danh sách khi không còn cần thiết
3.1.1.4 Chức năng Quản lý mượn/trả sách
Hệ thống phải cung cấp giao diện cho người dùng thực hiện việc mượn sách
Hệ thống phải kiểm tra xem sách có sẵn để mượn hay không
Hệ thống phải ghi lại thông tin về mượn sách, bao gồm ngày mượn, ngày hẹn trả
Hệ thống phải tính phí trễ hạn nếu độc giả trả sách muộn
3.1.1.5 Chức năng Báo cáo và thống kê
Hệ thống phải cung cấp các báo cáo về tình trạng sách, độc giả, mượn/trả sách
Hệ thống phải cho phép người dùng tùy chọn các tiêu chí để tạo báo cáo (thời gian, thể loại, tác giả, v.v.)
Hệ thống phải hỗ trợ xuất báo cáo dưới dạng tệp tin (ví dụ: PDF, CSV)
3.1.2 Các yêu cầu phi chức năng
- Thời gian phản hồi: Các truy vấn phải được xử lý nhanh chóng, tối ưu hóa để có thể đảm bảo nhiều người sử dụng một lúc ổn định.
- Phần mềm cần có tính ổn định và đáng tin cậy cao để tránh sự cố.
Ví dụ : Khi một người dùng tìm kiếm một cuốn sách trong thư viện, hệ thống cần phản hồi kết quả nhanh (ví dụ trong vòng 2 giây sẽ hiển thị) Hay khi có 2500 người dùng truy cập đồng thời, hệ thống vẫn cần đảm bảo hoạt động mượt mà, đảm bảo lưu lượng và tốc độ truy cập ổn định.
2 Khả năng mở rộng (Ability of extension) :
- Hệ thống cần phải đáp ứng tăng cường yêu cầu người dùng khi số lượng người dùng tăng.
- Phần mềm cần được thiết kế theo hướng mở để dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
- Phần mềm cần hỗ trợ các giao thức và chuẩn kết nối phổ biến.
Ví dụ : Khi thư viện mua thêm hàng nghìn cuốn sách mới, hệ thống phải có khả năng thêm dữ liệu mà không gặp lỗi xung đột hay mất dữ liệu Có khả năng kết nối với các hệ thống đọc mã vạch hoặc RFID để quét thông tin sách.
- Phần mềm cần phải hoạt động 24/7, hạn chế tối đa thời gian dừng hoạt động.
- Hệ thống cần có chế độ sao lưu tự động và có khả năng khôi phục dữ liệu một cách nhanh chóng khi cần.
Ví dụ : Phần mềm cần hoạt động 24/7 để phục vụ việc tra cứu sách trực tuyến Hệ thống tự động sao lưu dữ liệu hàng ngày và có thể khôi phục dữ liệu khi có sự cố.
- Đảm bảo chỉ những người dùng được phép mới có quyền truy cập vào dữ liệu và chức năng quản trị.
- Các dữ liệu như mật khẩu người dùng phải được mã hóa.
- Phải có khả năng kiểm tra và ngăn chặn các cuộc tấn công như SQL Injection,
Ví dụ :Nhân viên thư viện cần đăng nhập bằng mật khẩu và mã OTP để truy cập vào hệ thống Mật khẩu, thông tin tài khoản người dùng được mã hóa bằng thuật toán để tránh bị lộ thông tin cá nhân.
- Hệ thống cần phải có khả năng phục hồi từ các lỗi mà không làm mất dữ liệu.
- Phần mềm cần được thiết kế theo hướng dễ dàng bảo trì và nâng cấp.
- Phần mềm cần linh hoạt để đáp ứng các thay đổi về nghiệp vụ.
- Cấu trúc mã nguồn phải được tổ chức rõ ràng, có tài liệu hướng dẫn.
Ví dụ : Khi hệ thống gặp sự cố như mất điện, sau khi điện trở lại, dữ liệu vẫn phải được bảo toàn Có hướng dẫn chi tiết cho việc bảo trì và nâng cấp phần mềm.
6 Khả năng sử dụng (Usability)
- Giao diện phải thân thiện và dễ dàng sử dụng.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và có khả năng tùy chỉnh cho người dùng.
- Có khả năng hiển thị trên nhiều nền tảng , thiết bị khác nhau.
Ví dụ : Giao diện phải dễ nhìn, với các nút chức năng rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm sách và quản lý kho sách Hỗ trợ tiếng Việt và tiếng Anh, và có khả năng mở rộng thêm ngôn ngữ khác.
7 Khả năng tương thích (Compatibility)
- Phần mềm cần hoạt động trên nhiều nền tảng, trình duyệt web khác nhau.
- Cần hỗ trợ cả điện thoại di động và máy tính.
Ví dụ : Phần mềm hoạt động tốt trên trình duyệt Chrome, Firefox, Safari và Edge, Ứng dụng di động có sẵn cho cả iOS và Android.
- Phần mềm cần có khả năng chạy trên nhiều môi trường phần cứng và hệ điều hành khác nhau với ít hoặc không cần chỉnh sửa.
Ví dụ : Có thể cài đặt và chạy phần mềm trên cả Windows và Linux mà không cần chỉnh sửa.
- Cần dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống thông báo, v.v.
Ví dụ : Tích hợp với hệ thống thông báo để gửi email hoặc tin nhắn cho người dùng khi sách họ đặt đã sẵn sàng hoặc hết hạn mượn.
PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ
Biểu đồ Use-case tổng quát
Hình 1 Biểu đồ UC tổng quát của hệ thống quản lý thư viện
Tên use case Mô tả
1 Đăng nhập Là quản lý, cán bộ thư viện, tôi muốn đăng nhập được vào hệ thống
2 Quản lý sách Là quản lý, cán bộ thư viện, tôi muốn quản lý tất cả các đầu sách có trong hệ thống
3 Quản lý bạn đọc Là quản lý, tôi muốn quản lý tất cả các bạn đọc có trong hệ thống
4 Quản lý mượn trả Là quản lý, cán bộ thư viện, tôi muốn quản lý tất cả hành động mượn và trả của bạn đọc
5 Báo cáo, thống kê Là quản lý, tôi muốn có thể báo cáo và thống kê trên hệ thống để dễ dàng quản lý
6 Đăng ký Là bạn đọc, tôi muốn đăng ký vào hệ thống để sử dụng
7 Đăng nhập Là bạn đọc, tôi muốn đăng nhập được vào hệ thống
8 Cập nhật thông tin sách
Là quản lý, cán bộ thư viện, tôi muốn cập nhật thông tin sách lên hệ thống để bạn đọc dễ dàng nắm bắt
9 Tìm kiếm Là bạn đọc, tôi muốn tìm kiếm những sách, tài liệu cần thiết trên hệ thống
10 Cập nhật thông tin bạn đọc
Là bạn đọc, tôi muốn cập nhật thông tin cá nhân để tiện cho dễ dàng quản lý của cán bộ thư viện
11 Xem thông tin bạn đọc Là quản lý, tôi muốn xem thông tin của mọi bạn đọc để đối chiếu và những trường hợp khác
Là quản lý, cán bộ thư viện, tôi muốn quản lý tất cả hành động mượn sách của bạn đọc
13 Quản lý trả sách Là quản lý, cán bộ thư viện, tôi muốn quản lý tất cả hành động trả sách của bạn đọc
Đặc tả các chức năng phần mềm
2.3.1.1 Biểu đồ Activity cho chức năng “Đăng nhập”
- Mô tả quy trình đăng nhập:
Bước thực hiện Mô tả chi tiết
Chọn chức năng đăng nhập
Người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống sẽ chọn chức năng đăng nhập được hiển thị.
Hiển thị giao diện đăng nhập
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện đăng nhập lên màn hình sau khi nhận được lệnh từ người dùng. Đăng nhập tài khoản Người dùng phải đăng nhập tài khoản cá nhân đã đăng ký để có thể vào hệ thống.
Kiểm tra thông tin đăng nhập
Hệ thống kiểm tra thông tin được nhận từ người dùng và kiểm tra tính chính xác.
Thông báo thông tin đăng nhập không hợp lệ Nếu người dùng nhập sai thông tin, hệ thống sẽ hiển thị thông báo thông tin đăng nhập không hợp lệ. Đăng nhập hệ thống thành công
Nếu thông tin đăng nhập của người dùng hợp lệ, hệ thống sẽ xác nhận và cho người dùng cập nhật vào hệ thống.
Nhập thông tin:Người dùng cần nhập tên đăng nhập (hoặc địa chỉ email) và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống
Xác thực:Hệ thống cần xác thực thông tin người dùng nhập vào so với cơ sở dữ liệu Nếu thông tin đăng nhập chính xác, người dùng sẽ được truy cập vào hệ thống
Báo lỗi:Nếu thông tin đăng nhập không chính xác, hệ thống cần hiển thị thông báo lỗi rõ ràng (ví dụ: "Tên đăng nhập hoặc mật khẩu không đúng")
Bảo mật:Mật khẩu của người dùng cần được mã hóa trước khi lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
Cung cấp chức năng tự động đăng xuất sau một khoảng thời gian không hoạt động để tăng cường bảo mật
Đăng ký: Đối với hệ thống cho phép người dùng tự đăng ký, cần có chức năng đăng ký tài khoản mới, bao gồm việc nhập thông tin cơ bản và xác nhận thông qua email hoặc SMS
Phân quyền:Dựa vào thông tin đăng nhập, hệ thống có thể phân biệt giữa các loại người dùng (ví dụ: quản trị viên, nhân viên thư viện, người đọc) và cung cấp quyền truy cập phù hợp
2.3.1.2 Biểu đồ Use-case cho chức năng “Đăng nhập”
Với biểu đồ Use-Case Đăng nhập hệ thống, ta thấy các tác nhân đều sử dụng đến nó nên Actor trong trường hợp này là Người dùng thay vì phải viết chi tiết từng Actor
Hình 3 Biểu đồ Use-Case Đăng nhập hệ thống
2.3.1.3 Đặc tả Use-case Đăng nhập
Mô tả Người dùng (Bạn đọc, Quản lý thư viện) đăng nhập vào hệ thống quản lý thông tin thư viện với tài khoản đã được cấp Nhân tố Người dùng Điều kiện trước
Người dùng đã đăng ký và được cấp tài khoản ở hệ thống
Thiết bị có kết nối Internet Điều kiện sau
Người dùng đăng nhập thành công vào tài khoản
1 Người dùng chọn ‘Đăng nhập’ tại màn hình chính
2 Hệ thống hiển thị yêu cầu nhập ‘Gmail’, ‘Mật khẩu’
3 Người dùng nhập thông tin và chọn ‘Đăng nhập’
4 Hệ thống kiểm tra thông tin và thông báo ra màn hình ‘Đăng nhập thành công’
5 Tiếp tục chuyển sang các tác vụ mà người dùng mong muốn hoặc đăng xuất
4.a Hệ thống kiểm tra và thông báo ra màn hình ‘Đăng nhập thất bại’ và yêu cầu nhập lại.
4.a1 Người dùng nhập lại đúng thông tin.
4.b Người dùng nhập sai thông tin và chọn ‘Lấy lại mật khẩu’
4.b1 Hệ thống yêu cầu người dung cung cấp các thông tin cơ bản và gửi người dùng mã xác thực
4.b2 Người dùng nhập mã xác thực mà hệ thống cung cấp Sau đó, lập mật khẩu mới.
4.b3 Người dùng dùng mật khẩu mới để đăng nhập vào hệ thống.
Quy tắc Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin người dùng:
Gồm đầy đủ thông tin: Gmail, Mật khẩu
Nếu nhập sai thông tin hoặc để trống các phần yêu cầu hệ thống sẽ thông báo không hợp lệ và yêu cầu nhập lại
Nếu người dùng nhập đúng đủ thì hệ thống thông báo đăng nhập kết thúc
Khi Người dùng quên mật khẩu và yêu cầu lấy lại mật khẩu Hệ thống sẽ gửi mã xác thực qua Gmail hoặc số điện thoại và yêu cầu người dùng nhập mã xác thực để lập mật khẩu mới. Đăng nhập không quá 5 lần trong một ngày.
Bảng 1 Use-Case Name: Đăng nhập hệ thống
2.3.2.1 Biểu đồ Activity cho chức năng “Đăng ký”
Hình 4: Biểu đồ Activity cho chức năng “Đăng ký”
- Mô tả quy trình đăng kí:
Bước thực hiện Mô tả chi tiết
Chọn chức năng đăng ký Người dùng lần đầu sử dụng hệ thống và muốn tạo tài khoản.
Hiển thị giao diện đăng nhập
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện đăng ký lên màn hình sau khi nhận được lệnh từ người dùng.
Nhập thông tin Người dùng nhập thông tin đăng ký bao gồm tên, email, mật khẩu…các thông tin cần thiết.
Xác nhận tạo tài khoản Người dùng kiểm tra và xác nhận tạo tài khoản.
Kiểm tra thông tin đăng ký
Hệ thống kiểm tra thông tin được nhận từ người dùng và kiểm tra tính chính xác.
Thông báo thông tin đăng nhập không hợp lệ
Nếu người dùng nhập sai thông tin, hệ thống sẽ hiển thị thông báo thông tin đăng nhập không hợp lệ.
Xác định phần thông tin không hợp lệ Hệ thống chỉ ra phần thông tin mà người dùng nhập không hợp lệ để người dùng biết và chỉnh sửa. Đăng ký hệ thống thành công
Nếu thông tin đăng ký của người dùng hợp lệ, hệ thống sẽ xác nhận tạo tài khoản thành công.
Nhập thông tin cá nhân: Cho phép người dùng nhập các thông tin cá nhân như: + Họ và tên
+ Ngày sinh, giới tính, và các thông tin khác nếu cần thiết
Chọn loại tài khoản: Có nhiều loại tài khoản (ví dụ: sinh viên, giáo viên, cư dân địa phương) và mỗi loại có những quyền lợi khác nhau
Tạo mật khẩu: Cho phép người dùng tạo mật khẩu và nhập lại để xác nhận Có thể tích hợp chức năng kiểm tra độ mạnh của mật khẩu
Xác thực bảo mật: Để tránh các tấn công tự động và đảm bảo rằng người dùng là con người thật sự
Điều khoản và điều kiện: Cung cấp một liên kết hoặc văn bản về điều khoản và điều kiện sử dụng dịch vụ và yêu cầu người dùng đồng ý trước khi hoàn tất việc đăng ký
Xác nhận qua email hoặc SMS: Gửi một mã xác nhận đến email hoặc số điện thoại của người dùng để họ nhập vào phần mềm và xác nhận việc đăng ký
Thông báo thành công: Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký, hiển thị một thông báo xác nhận cho người dùng
Chức năng quên mật khẩu: Cho phép người dùng khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu nếu họ quên mất
Chức năng chỉnh sửa thông tin: Người dùng có thể chỉnh sửa thông tin cá nhân của mình sau khi đã đăng ký
Lưu trữ và bảo mật: Đảm bảo rằng tất cả thông tin cá nhân của người dùng được lưu trữ một cách an toàn và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin
2.3.2.2 Biểu đồ Use-case cho chức năng “Đăng ký”
Hình 5 Biểu đồ Use-case cho chức năng “Đăng ký”
2.3.2.3 Đặc tả Use-case Đăng ký
Tên Use Case Đăng ký
Mô tả Người dùng đăng ký tài khoản để sử dụng tác dụng trên hệ thống
Nhân tố Người dùng Điều kiện trước
Người dùng muốn tạo một tài khoản mới trên hệ thống
Thiết bị có kết nối Internet Điều kiện sau Người dùng tạo tài khoản mới thành công
Luồng cơ bản 1 Người dùng chọn Đăng ký tài khoản trên màn hình
2 Người dùng nhập Tên, Email/ Số điện thoại
3 Hệ thống gửi mã xác thực về Email/ Số điện thoại của người
4 Người dùng nhập mã xác thực và tiến hành nhập mật khẩu
5 Người dùng chọn Xác nhận
6 Hệ thống hiện thông báo Đăng ký tài khoản thành công
Luồng ngoại lệ Không có
Quy tắc Mỗi email hay số điện thoại chỉ đăng ký được một tài khoản duy nhất
Bảng 2 Use-Case Name: Đăng ký hệ thống
2.3.3 Chức năng “Cập nhật thông tin sách”
2.3.3.1 Biểu đồ Activity cho chức năng “Cập nhật thông tin sách”
Hình 6: Biểu đồ Activity cho chức năng “Cập nhật thông tin sách”
- Mô tả quy trình cập nhật thông tin sách:
Bước thực hiện Mô tả chi tiết
Chọn chức năng quản lý sách
Người dùng chọn chức năng quản lý.
Hiển thị giao diện chính
Sau khi nhận được lệnh chức năng quản lý sách hệ thống sẽ phân biệt tài khoản người dùng Nếu là bạn đọc, hệ thống sẽ hiển thị về giao diện chính.
Hiển thị giao diện quản lý sách
Nếu tài khoản người dùng thuộc quản lý hoặc CBTV, hệ thống sẽ xác nhận và hiển thị giao diện quản lý sách.
Cập nhật thông tin sách
Người dùng chọn vào chức năng cập nhật thông tin sách trên giao diện quản lý sách.
Kiểm tra thông tin cập nhật
Hệ thống tiến hành kiểm tra thông tin sách được người dùng cập nhật
Thông báo thông tin cập nhật không hợp lệ
Nếu thông tin cập nhật không hợp lệ, hệ thống thông báo thông tin cập nhật không hợp lệ và người dùng phải tiến hành nhập lại.
Nếu thông tin cập nhật hợp lệ, hệ thống xác nhận cập nhật thông tin sách thành công
+ Cho phép nhân viên tìm kiếm sách dựa trên tiêu đề, mã sách, tác giả, ISBN hoặc các tiêu chí khác
+Hiển thị kết quả tìm kiếm dưới dạng danh sách hoặc lưới với các thông tin cơ bản của sách
Chọn sách cần cập nhật:
+ Từ kết quả tìm kiếm, nhân viên có thể chọn sách cụ thể để cập nhật thông tin
Cập nhật thông tin cơ bản:
+ Thể loại hoặc phân loại
+ Vị trí trong thư viện (kệ sách, tầng, )
+ Giá sách (nếu là sách có thể bán)
Cập nhật trạng thái sách:
+ Tình trạng sách (mới, đã sử dụng, hỏng, )
+ Trạng thái mượn/ trả (có sẵn, đã cho mượn, đang được đặt trước, )
Cập nhật giá sách và thông tin mua sắm:
+ Nguồn mua (nhà cung cấp, tài trợ, )
Thêm hoặc cập nhật ảnh bìa sách
Thêm hoặc cập nhật mô tả hoặc tóm tắt sách
Lưu thông tin cập nhật:
+ Có chức năng lưu thông tin sau khi cập nhật và thông báo cho nhân viên biết cập nhật đã thành công
Chức năng hủy cập nhật:
+ Trong trường hợp nhân viên muốn quay lại hoặc không muốn lưu các thay đổi, hệ thống nên cung cấp chức năng hủy cập nhật
+ Ghi lại những lần cập nhật trước đó, ai đã cập nhật và thời gian cập nhật
+ Chỉ những nhân viên hoặc quản trị viên có quyền truy cập mới được phép cập nhật thông tin sách Có thể yêu cầu xác thực trước khi thực hiện cập nhật
+ Nếu có lỗi xảy ra trong quá trình cập nhật, hệ thống cần phản hồi rõ ràng về lỗi và cung cấp hướng dẫn để khắc phục
2.3.3.2 Biểu đồ Use-case cho chức năng “Cập nhật thông tin sách”
Hình 7: Biểu đồ Use-case cho chức năng “Cập nhật thông tin sách”
2.3.3.3 Đặc tả Use-case Cập nhật thông tin sách
Cập nhật thông tin sách
THIẾT KẾ GIAO DIỆN
Thiết kế giao diện
Hình 20 Giao diện chương trình chính Đặc tả
Các thông tin/ nút nhấn và thao tác danh sách
1 Home Button Không Cho phép người dùng xem giao diện chính của hệ thống
Button Không Cho phép người dùng xem danh sách các loại sách
Button Không Cho phép người dùng xem thông tin cơ bản của bạn đọc, lịch sử mượn và trả sách
Button Không Cho phép người dùng xem tình trạng của sách
(đang được mượn, đã được trả, còn trên kê, )
5 Thống kê Button Không Cho phép người dung xem thống kê hoạt động của thư viện
6 Admin Button Không Chế độ hiển thị đang trong trạng thái người dùng là cán bộ thư viện
Không Cho phép người dùng tìm kiếm
8 Help Text Không Cung cấp các thông tin cần thiết liên liên quan đến hệ thống khi người dùng gặp vấn đề trong việc sử dụng hệ thống
Hình 21 Giao diện đăng nhập Đặc tả:
1 Email/Sđt Text Có Người dùng nhập Email/ Sđt của mình dùng khi đăng ký lập tài khoản
2 Mật khẩu Text Có Người dùng nhập mật khẩu đã lập khi tạo tài khoản
Button Có Người dùng chọn khi quên mật khẩu để nhận mã xác thực, lập mật khẩu mới
4 Đăng nhập Button Có Người dùng nhấp vào khi đã nhập đầy đủ các thông tin để có để xác nhận đăng nhập
Button Không Người dùng chọn khi muốn tạo một tài khoản mới
Hình 22: Giao diện đăng kí Đặc tả:
1 Họ tên Text Có Người dùng nhập họ tên
Text Có Người dùng nhập Email/ Sđt
3 Mật khẩu Text Có Người dùng nhập mật khẩu
Text Có Sau khi nhập đầy đủ các phần yêu cầu, người dùng chọn để xác nhận đăng ký tài khoản
3.1.4 Giao diện quản lý tài khoản
Hình 23: Giao diện quản lý tài khoản (1) Đặc tả:
1 Tài khoản Button Có Cho phép người dùng truy cập vào các thông tin của tài khoản hiện đăng nhập
Button N/A Cho phép người người dùng xem danh sách sách của thư viện
3 Home Button N/A Cho phép người dùng quy về trang chủ
4 Bạn đọc Button N/A Cho thấy loại tài khoản đang đăng nhập là “bạn đọc”
Hình 24: Giao diện quản lý tài khoản (2)
Hình 25: Giao diện quản lý tài khoản (3)
Button N/A Cho phép người dùng xem danh sách các loại sách trong thư viện
2 Sách Button N/A Thông tin chi về từng cuốn sách (Tác giả,
3.1.5 Giao diện quản lý sách
Hình 26: Giao diện quản lý sách (1) Đặc tả
1 Search Button N/A Cho phép người dùng tìm kiếm sách thông qua các thông tin cơ bản của sách
2 Chỉnh sửa Button N/A Cho phép người dùng chỉnh sửa các thông tin liên quan đến sách
3 Xóa Button N/A Cho phép người dùng xóa thông tin của sách
Button N/A Cho phép người dùng thêm đầu sách mới vào hệ thống
5 Trang thái Button N/A Cho thấy trạng thái của sách (Đã được cho mượn, còn trên kệ, )
6 Lọc Button N/A Cho phép lọc đầu sách theo trường thông tin
7 Next Button N/A Cho phép người dùng xem trang tiếp theo
Hình 27: Giao diện quản lý sách (2) Đặc tả
1 Tên sách Text Có Người dùng nhập tên sách mới
2 Thể loại Text Có Người dùng nhập Thể loại của sách sách mới
3 Số lượng Text Có Người dùng nhập số lượng
Text Có Người dùng nhập tên người nhập sách
Text Có Người dùng nhập Ngày nhập
6 Nơi nhập Text Có Người dùng nhập nơi nhập
7 Mã sách Text Có Người dùng nhập mã sách
8 Lưu Button N/A Cho phép người dùng lưu thông tin vừa nhập
9 Hủy Button N/A Cho phép người dùng hủy bỏ đi những thông tin vừa nhập
10 Danh sách Button N/A Cho phép người dùng xem danh sách sách
3.1.6 Giao diện quản lý bạn đọc
Hình 28: Giao diện quản lý bạn đọc (1) Đặc tả
1 Search Button N/A Cho phép người dùng tìm kiếm
2 Chỉnh sửa Button N/A Cho phép người dùng chỉnh sửa các thông tin liên quan đến bạn đọc
3 Xóa Button N/A Cho phép người dùng xóa thông tin của bạn đọc
4 Trạng Thái Button N/A Cho biết trạng thái của bạn đọc (đã mượn, trả, )
5 Nhập file Droplist N/A Cho phép người dùng nhập file lên hệ thống
Button N/A Cho người người dùng thêm các thông tin bạn đọc mới
7 Lọc Button N/A Cho phép người dùng lọc theo yêu cầu
8 Next Button N/A Cho phép người dùng chuyển sang trang tiếp theo
Hình 29: Giao diện quản lý bạn đọc (2) Đặc tả
1 Tên bạn đọc Text Có Người dùng nhập tên bạn đọc
2 Khoa Text Có Người dùng nhập khoa
3 Lớp HC Text Có Người dùng nhập lớp HC
4 Email Text Có Người dùng nhập Email
5 Ngày sinh Text Có Người dùng nhập Ngày sinh
6 Mã sinh viên Text Có Người dùng nhập Mã sinh viên
7 Ngày sinh Text Có Người dùng nhập Ngày sinh
8 Số điện thoại Text Có Người dùng nhập Số điện thoại
9 Search Button N/A Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin
10 Lưu Button N/A Cho phép người dùng lưu những thông tin vừa nhập
11 Hủy Button N/A Cho phép người dùng hủy thông tin vừa nhập
Button N/A Cho phép người dùng xem danh sách thông tin bạn đọc
3.1.7 Giao diện quản lý mượn trả
Hình 30: Giao diện quản lý mượn trả (1) Đặc tả
1 Tên bạn đọc Text Có Người dùng nhập Tên bạn đọc
2 Mã SV Text Có Người dùng nhập Mã SV
3 Mã sách Text Có Người dùng nhập Mã sách
4 Tên sách Text Có Người dùng nhập Tên sách
5 Ngày mượn Text Có Người dùng nhập Ngày mượn
6 Hạn trả Text Có Người dùng nhập Hạn trả
Text Có Người dùng nhập lượng mượn
8 Số điện thoại Text Có Người dùng nhập Số điện thoại
9 Lưu Button N/A Cho phép người dùng lưu những thông tin vừa nhập
10 Hủy Button N/A Cho phép người dùng xóa những thông tin vừa nhập
11 Search Button N/A Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin
Button N/A Cho phép người dùng xem danh sách bạn đọc mượn
Hình 31: Giao diện quản lý mượn trả (2) Đặc tả
Text N/A Người dùng nhập tên bạn đọc muốn tìm kiếm
Text N/A Người dùng nhập mã sinh viên muốn tìm kiếm
3 Khoa Text N/A Người dùng nhập khoa của bạn đọc
4 Search Button N/A Cho phép người dùng tìm kiếm
5 Lưu, hủy Button N/A Cho phép người dùng lưu/ hủy những thông tin trên
Button N/A Cho phép người dùng xem danh sách trả sách của bạn đọc
Hình 32: Giao diện quản lý mượn trả (3)
3.1.8 Giao diện báo cáo, thống kê
Hình 33: Giao diện báo cáo, thống kê Đặc tả
1 Search Button N/A Cho phép người dùng tìm kiếm
2 Next Button N/A Cho phép người dùng xem trang tiếp theo
Droplist N/A Cho phép người dùng xuất file báo cáo hoạt động
Button N/A Cho phép người người dùng xem toàn bộ thông liên quan đến hoạt động của thư viện
Hình 34: Giao diện thông báo
PHÂN TÍCH TÀI LIỆU ( CHỨNG TỪ, BÁO CÁO) 1.Chứng từ
Chứng từ là tài liệu phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp Hiện nay chứng từ được giải thích rõ tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Các tài liệu chứng từ trong và được lưu lại trong hệ thống Gồm các chứng từ biên lai tiền liên quan đến tiền (chi tiền, tiền nội bộ); chứng từ liên quan đến hóa đơn (mua sách, mua tài liệu, vật dụng liên quan, ); chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa (xuất kho, nhập kho, chuyển khu vực, ); chứng từ tài sản cố định; chứng từ khác (thuế, nhân lực, )
Tình trạng của tài sản cố định, cơ sở vật chất, hoạt động của thư viện
Loại tài sản Tình trạng Ghi chú
Thiết bị điện Vật dụng Mất Hỏng Bình thường
1 TS1 TS A kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ Bắt buộc
2 TS2 TS B kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ Bắt buộc
Tình trạng của các xuất, nhập các đầu sách
Trạng thái Số lượng Giờ -
Ngày/ tháng/ năm Đối tác Nhân viên thực hiện giao dịch
Xuất Tên đơn vị Đại diện giao Chưa dịch thu phí Đã thu phí
1 SA LSA S1 kiểu chữ kiểu chữ kiểu số kiểu ngày/ tháng / năm
Bắt buộc kiểu chữ Bắt buộc Bắt buộc
2 SB LSB S2 kiểu chữ kiểu chữ kiểu số kiểu ngày/ tháng / năm
Bắt buộc kiểu chữ Bắt buộc Bắt buộc
Giờ - Ngày/ tháng/ năm Đối tác Nhân viên thực hiện giao dịch
Nhập Tên đơn vị Đại diện giao Chưa dịch thanh toán Đã thanh toán
1 SA LSA S1 kiểu chữ kiểu chữ kiểu số kiểu ngày/ tháng / năm
Bắt buộc kiểu chữ Bắt buộc
2 SB LSB S2 kiểu chữ kiểu chữ kiểu số kiểu ngày/ tháng / năm
Bắt buộc kiểu chữ Bắt buộc
Thống kê các đầu sách, tài liệu (tình trạng của sách tài liệu, các báo cáo liên quan đến các tài liệu sách bị hỏng, cũ, )
STT Mã sách/ tài liệu
1 S1 SA LSA kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ Bắt buộc
2 S2 SB LSB kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ Bắt buộc
Tình trạng sách (mượn, trả sách) của bạn đọc
Tình trạng Gi ờ - Ng ày/ thá ng/ nă m
Thông tin bạn đọc Nh ân viê n th ực hiệ n gia o dịc h
Tệp khách hàng (ghi mã khách hàng)
Sác h hỏn g (ghi số tiền bồi thườ ng)
Sác h mất (ghi số tiền bồi thườ ng)
Th ành viê n thư việ n
Kh ông phả i thà nh viê n thư việ n
L S A kiể u chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiể u ngà y/ thá ng / kiểu số ki ểu ch ữ kiể u số kiể u chữ kiể u chữ kiểu chữ Bắ t bu ộc
L S B kiể u chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiể u ngà y/ thá ng / nă m kiểu số ki ểu ch ữ kiể u số kiể u chữ kiể u chữ kiểu chữ Bắ t bu ộc
Về các khoản tiền liên quan (hàng hóa, mua tài liệu, mua sách mới, cải thiện cơ sở vật chất liên quan)
Thông tin giao dịch Ghi chú
Chi Thu Mã hoá đơn
Người thực hiện giao dịch
(Ghi mã sách/ tài liệu)
Cải thiện cơ sở vật chất
Bán sách/ tài liệu (Ghi mã sách/ tài liệu)
Cho thuê sách/ tài liệu (Ghi mã sách/ tài liệu)
1 S1 kiểu chữ kiểu chữ kiểu số, chữ kiểu số, chữ kiểu chữ kiểu số kiểu số kiểu ngày/ tháng / năm
2 S2 kiểu chữ kiểu chữ kiểu số, chữ kiểu số, chữ kiểu chữ kiểu số kiểu số kiểu ngày/ tháng / năm
Chất lượng hoạt động của nhân viên (chất lượng hoạt động, chất lượng phục vụ, )
Chuyên cần Đánh giá chất lượng phục vụ
Thời gian kết thúc Đún g giờ Đi muộ n/ về sớm hơn quy định
1 kiểu số kiể u chữ kiểu số kiểu ngày / thán g / năm kiểu ngày / thán g / năm kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiể u chữ kiể u chữ
Ý kiến, đóng góp của bạn đọc đối với thư viện
Thông tin bạn đọc Nội dung đánh giá Ca đọc/ sử dụng dịch vụ
Sách Chất lượng nhân viên
Th ời gia n bắt đầu
Th ời gia n kết thú c
1 kiể u ch ữ kiể u số kiểu chữ kiểu chữ kiể u ch ữ kiể u ch ữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiể u ch ữ kiể u ch ữ kiể u số kiể u số Bắt buộ c
2 kiể u ch ữ kiể u số kiểu chữ kiểu chữ kiể u ch ữ kiể u ch ữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiểu chữ kiể u ch ữ kiể u ch ữ kiể u số kiể u số Bắt buộ c