Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo phương pháp bán hàng qua đại lý

Doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hoặc Hóa đơn GTGT kèm với hàng hóa xuất kho gửi bán đại lý...5b.. Trong bối cảnh này, việc sử dụng đại lý bán hàng distributor đã trở thà

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ THEO PHƯƠNG

PHÁP BÁN HÀNG QUA ĐẠI LÝ

GIẢNG VIÊN: Nguyễn Thị Thủy

NHÓM 8:

Nguyễn Thị Thanh Nhàn 673218 Dịp Ngọc Ninh 673270

Nguyễn Lê Yến Nhi 673233 Hoàng Mai Phiên 673281 Nguyễn Phương Nhi 673235 Nguyễn Thị Quyên 673332 Trần Thị Khánh Nhi 673243 Đặng Mai Quỳnh 673336 Triệu Yến Nhi 673227 Nguyễn Như Quỳnh 673347

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ QUA ĐẠI LÝ 4

1 Khái niệm 4

2 Vai trò 4

3 Mô tả nghiệp vụ 5

a Doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hoặc (Hóa đơn GTGT) kèm với hàng hóa xuất kho gửi bán đại lý 5

b Lập hóa đơn (nếu chưa xuất hoá đơn GTGT) để ghi nhận doanh thu, phản ánh số thuế GTGT phải nộp, lập phiếu xuất kho 6

c Hạch toán khoản chi phí hoa hồng gửi bán đại lý 7

4 Định khoản 8

a Bên cơ sở (nhà cung cấp) giao hàng cho đại lý 8

b Bên nhận hàng gửi bán (Bên đại lý bán đúng giá) 9

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY KINH ĐÔ 10

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Kinh Đô 10

1.1 Quá trình hình thành 10

1.2 Chức năng hoạt động 10

1.3 Quá trình phát triển 11

2 Mạng lưới phân phối 13

3 Hạch toán Công ty Cổ phần Kinh Đô 16 KẾT LUẬN 18 NGUỒN THAM KHẢO 19

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một thị trường ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả và có thể mở rộng là yếu tố quyết định sự thành công của mọi doanh nghiệp Trong bối cảnh này, việc sử dụng đại lý bán hàng

(distributor) đã trở thành một phương pháp phổ biến và hiệu quả để đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng

Đại lý bán hàng không chỉ là một đối tác kinh doanh mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược phân phối và tiếp thị của các doanh nghiệp Họ đóng vai trò trung gian quan trọng trong quá trình phân phối sản phẩm, từ việc mua hàng từ nhà sản xuất đến việc đưa sản phẩm đến các điểm bán lẻ và khách hàng cuối cùng Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm quản lý quan hệ khách hàng và cung cấp hỗ trợ tiếp thị cần thiết để tăng cường hiệu suất bán hàng Trong phần này, sẽ xem xét những ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng đại lý bán hàng, cũng như các chiến lược hiệu quả để xây dựng và quản

lý một mạng lưới đại lý bán hàng thành công Bằng cách tìm hiểu sâu hơn về cách mà đại

lý bán hàng có thể được sử dụng một cách hiệu quả, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về cách

mà chúng ta có thể tối ưu hóa quá trình bán hàng và tăng cường cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường ngày càng khắc nghiệt này

I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ QUA ĐẠI LÝ

1 Khái niệm

- Đại lý, hiểu một cách đơn giản là đại diện bán hàng cho doanh nghiệp Những đại lý bán hàng là những người trung gian, là cầu nối giữa người tiêu dùng và các doanh nghiệp sản xuất Sau khi thoả thuận với doanh nghiệp, các đại lý bán hàng sẽ nhập hàng của các doanh nghiệp về và bán cho khách hàng

- Đại lý bán hàng được xem là đơn bị kết nối giữa người tiêu dùng và các doanh

nghiệp Những người làm công việc này sẽ giúp mở rộng và phát triển hệ thống kinh doanh cho các công ý và doanh nghiệp Nhờ có đại lý bán hàng này mà các doanh nghiệp sẽ thu được lợi nhuận ổn định, bền vững và lâu dài hơn

2 Vai trò

Đại lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua quá trình phân phối và tiếp thị:

- Phân phối sản phẩm: Chức năng chính của đại lý bán hàng là phân phối sản phẩm từ nguồn cung ứng chính (nhà sản xuất hoặc nhà phân phối) tới các điểm bán lẻ hoặc khách hàng cuối cùng

- Kho hàng: Đại lý bán hàng thường có kho hàng hoặc trung tâm phân phối để lưu trữ và quản lý hàng hóa Họ có trách nhiệm duy trì một lượng lớn sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của các đối tác bán lẻ

- Xây dựng mạng lưới phân phối: Đại lý bán hàng có thể xây dựng và quản lý một mạng lưới phân phối rộng lớn, bao gồm nhiều đại lý bán lẻ hoặc điểm bán hàng cuối cùng

- Hỗ trợ tiếp thị và bán hàng: Một số đại lý bán hàng cung cấp dịch vụ hỗ trợ tiếp thị và bán hàng cho các đại lý bán lẻ, bao gồm việc cung cấp tư liệu quảng cáo, đào tạo nhân viên bán hàng và hỗ trợ khách hàng

- Quản lý quan hệ khách hàng: Đại lý bán hàng thường đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các khách hàng và đối tác bán lẻ

- Đàm phán và hợp đồng: Đại lý bán hàng có thể thực hiện đàm phán với các nhà cung cấp về điều kiện hợp đồng, bao gồm giá cả, điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng

3 Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng qua đại lý, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

a Doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hoặc (Hóa đơn GTGT) kèm với hàng hóa xuất kho gửi bán đại lý

- Chuẩn bị hàng hóa: Trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn bị hàng hóa theo đơn đặt hàng

từ đại lý Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng và số lượng đúng như yêu cầu

- Lập Phiếu xuất kho: Sau khi hàng hóa được chuẩn bị, doanh nghiệp sẽ lập Phiếu xuất kho để ghi nhận việc xuất kho hàng hóa gửi đại lý Phiếu này chứa các thông tin chi tiết như:

+ Thông tin về doanh nghiệp và đại lý, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc

+ Danh sách hàng hóa xuất kho, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng và đơn giá

+ Ngày xuất kho và chữ ký của người xuất kho

- Lập Hóa đơn GTGT: Đối với các giao dịch thương mại, doanh nghiệp cần lập Hóa đơn GTGT để kèm theo hàng hóa xuất kho Hóa đơn GTGT cung cấp thông tin về các sản phẩm đã xuất kho cùng với các thông tin về thuế GTGT Hóa đơn này bao gồm các thông tin sau:

+ Thông tin về doanh nghiệp và đại lý.

+ Danh sách hàng hóa xuất kho với các thông tin chi tiết như tên sản phẩm, mã sản phẩm,

số lượng, đơn giá và tổng giá trị

+ Tính toán thuế GTGT theo quy định của pháp luật

+ Tổng số tiền cần thanh toán, bao gồm cả tổng giá trị hàng hóa và thuế GTGT

+ Ngày lập hóa đơn và chữ ký của người lập hóa đơn

- Giao hàng và gửi tài liệu: Cuối cùng, sau khi lập Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, doanh nghiệp giao hàng cho đại lý theo thông tin trong đơn đặt hàng và gửi kèm Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT

Quy trình này giúp đảm bảo rằng việc giao dịch được thực hiện một cách chính xác và đúng quy định pháp luật, đồng thời cung cấp cho đại lý các tài liệu cần thiết để xác nhận

và thanh toán cho đơn hàng của mình

b Lập hóa đơn (nếu chưa xuất hoá đơn GTGT) để ghi nhận doanh thu, phản ánh số thuế GTGT phải nộp, lập phiếu xuất kho

Sau khi đại lý gửi bảng kê hàng hóa đã bán được thì kế toán thực hiện lập hóa đơn (nếu chưa xuất hoá đơn GTGT) để ghi nhận doanh thu, phản ánh số thuế GTGT phải nộp Đồng thời lập phiếu xuất kho từ kho gửi bán để hạch toán giá vốn

- Nhận và xác nhận bảng kê hàng hóa đã bán từ đại lý: Kế toán nhận được bảng kê từ đại

lý, trong đó ghi chính xác số lượng và giá trị của hàng hóa đã bán trong một khoảng thời gian cụ thể

- Lập hóa đơn bán hàng (nếu chưa xuất hoá đơn GTGT): Nếu chưa có Hóa đơn GTGT được lập trước đó, kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng dựa trên thông tin từ bảng kê hàng hóa đã bán Hóa đơn này sẽ ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và phản ánh số thuế GTGT phải nộp Thông tin trong hóa đơn bao gồm:

+ Thông tin của công ty và đại lý

+ Danh sách hàng hóa đã bán, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng giá trị

+ Tính toán số thuế GTGT dựa trên quy định của pháp luật

+ Tổng doanh thu (bao gồm cả thuế GTGT)

- Lập Phiếu xuất kho để hạch toán giá vốn: Kế toán tiếp tục lập Phiếu xuất kho để ghi nhận việc chuyển hàng từ kho gửi bán Trong Phiếu xuất kho, thông tin cần bao gồm:

+ Thông tin về công ty và đại lý

+ Danh sách hàng hóa đã bán, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, giá vốn và tổng giá trị

+ Ngày xuất kho và chữ ký của người thực hiện

- Hạch toán vào sổ sách kế toán: Kế toán tiến hành hạch toán vào sổ sách kế toán, ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và chi phí giá vốn Doanh thu được ghi vào tài khoản doanh thu bán hàng, và chi phí giá vốn được ghi vào tài khoản chi phí hàng bán Đồng thời, số thuế GTGT phải nộp cũng được ghi nhận vào tài khoản nợ thuế GTGT

c Hạch toán khoản chi phí hoa hồng gửi bán đại lý

Căn cứ vào hóa đơn hoa đồng đại lý do bên nhận đại lý gửi về kế toán bán hàng sẽ hạch toán khoản chi phí hoa hồng gửi bán đại lý

- Nhận và xác nhận hóa đơn hoa hồng từ đại lý: Kế toán bán hàng nhận được hóa đơn hoa hồng từ đại lý, trong đó ghi rõ số tiền hoa hồng được thanh toán cho đại lý dựa trên doanh số bán hàng mà đại lý đã đạt được

- Lập phiếu chi hoa hồng: Kế toán bán hàng sẽ lập phiếu chi hoa hồng để ghi nhận khoản chi phí này Thông tin trong phiếu chi bao gồm:

+ Thông tin về công ty và đại lý

+ Số tiền hoa hồng đã được thanh toán

+ Ngày thanh toán và chữ ký của người thực hiện

- Hạch toán vào sổ sách kế toán: Kế toán sẽ hạch toán khoản chi phí hoa hồng vào sổ sách kế toán bằng cách:

+ Ghi nhận khoản chi vào tài khoản chi phí hoa hồng (hoặc tài khoản chi phí bán hàng phù hợp)

+ Ghi nhận số tiền chi phí vào tài khoản nợ của sổ sách tài chính hoặc nguồn vốn tương ứng

- Xác nhận thanh toán: Sau khi hạch toán, kế toán sẽ xác nhận việc thanh toán hoa hồng cho đại lý bằng cách lưu giữ phiếu chi, hóa đơn hoa hồng, và thông tin liên quan khác vào hồ sơ tài chính

4 Định khoản

a Bên cơ sở (nhà cung cấp) giao hàng cho đại lý

- Khi xuất kho sản phẩm, hàng hoá giao cho các đại lý phải lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, ghi:

Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán

Có TK 155, 156

- Khi hàng hoá giao cho đại lý đã bán được, căn cứ vào Bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 111, 112, 131, - Tổng giá thanh toán

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp

- Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán ra, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 157 - Hàng gửi đi bán

- Số tiền hoa hồng mà doanh nghiệp phải trả cho đại lý hưởng hoa hồng, ghi:

Nợ TK 641, 6421 - Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 131, - Số tiền được nhận

b Bên nhận hàng gửi bán (Bên đại lý bán đúng giá)

- Khi nhận được hàng:

Khi nhận hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, DN chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị hàng hoá nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính

Khi hàng hoá nhận bán đại lý đã bán được:

- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao hàng, ghi:

Nợ TK 111, 112, 13, - Tổng giá thanh toán

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

- Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

- Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 111, 112

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY KINH ĐÔ

1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Kinh Đô

1.1 Quá trình hình thành

Kinh Đô là một công ty cổ phần chuyên sản xuất và kinh doanh đồ ăn nhẹ tại Việt Nam, với các mặt hàng chính gồm bánh, kẹo và kem Năm 1993: Công ty TNHH xây dựng và chế biến thực phẩm Kinh Đô được thành lập gồm 1 phân xưởng sản xuất bánh snack nhỏ tại Phú Lâm, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh với vốn đầu tư là 1,4 ti VNĐ và khoảng

70 công nhân viên

1.2 Chức năng hoạt động

Kinh Đô hiện là doanh nghiệp hoạt động đa ngành, với các lĩnh vực: thực phẩm, bán lẻ, địa ốc, tài chính Tuy nhiên, chiến lược của họ là ở từng thời kỳ, căn cứ vào thực tế thị trường sẽ tập trung vào từng mũi nhọn cụ thể

Các sản phẩm được tập trung phát triển chính ở Kinh Đô bao gồm:

• Bánh cookie

• Bánh snack

• Bánh cracker AFC - Cosy

• Kẹo sôcôla

• Kẹo cứng và mềm

• Bánh mì mặn, ngọt

• Bánh bông lan

• Bánh kem

• Kem đá Kido's

• Bánh Trung thu Kinh Đô

• Mì ăn liền KiDo

1.3 Quá trình phát triển

Năm 1993-1994 công ty tăng vốn điều lệ lên 14 ti VNĐ, nhập dây chuyền sản xuất bánh Snack với công nghệ của Nhật bản trị giá trên 750.000 USD Năm 1996, Công ty tiến hành đầu tư xây dựng nhà xưởng mới tại số 6/134 Quốc lộ 13, phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, Tp Hồ Chí Minh với diện tích 14.000m2 Đồng thời công ty cũng đầu tư dây chuyền sản xuất bánh Cookies với công nghệ và thiết bị hiện đại của Đan Mạch trị giá 5 triệu USD

Năm 1997-1998, Kinh Đô tiếp tục đầu tư dây chuyền thiết bị sản xuất bánh mì, bánh bông lan công nghiệp với tổng trị giá đầu tư trên 1,2 triệu USD Cuối năm 1998, dây chuyền sản xuất kẹo Chocolate được đưa vào khai thác sử dụng với tổng đầu tư khoảng 800.000 USD

Sang năm 1999, Công ty tiếp tục tăng vốn điều lệ lên 40 ti VNĐ, cùng với sự ra đời của Trung tâm thương mại Savico - Kinh Đô, tại quận 1 TP Hồ Chí Minh (Sài Gòn-Gia Định) Cùng thời gian đó là hệ thống Kinh Đô Bakery - kênh bán hàng trực tiếp của Công

ty Kinh Đô - ra đời Năm 2000, Công ty Kinh Đô tiếp tục tăng vốn đầu tư lên 51 ti VNĐ, mở rộng nhà xưởng lên gần 60.000 m2, trong đó diện tích nhà xưởng là 40.000m2 Để đa dạng hóa sản phẩm, công ty đầu tư một dây chuyền sản xuất Bánh mặn Cracker từ châu

Âu trị giá trên 2 triệu USD Bên cạnh đó, một nhà máy sản xuất bánh kẹo Kinh Đô cũng được xây dựng tại thị trấn Bần Yên Nhân tỉnh Hưng Yên trên diện tích 28.000m', tổng vốn đầu tư là 30 ti VNĐ Tháng 04/2001, Công ty đâu tư thêm một dây chuyên sản xuất Kẹo cứng và một dây chuyển sản xuất Kẹo mềm hiện đại với tổng trị giá 2 triệu USD, công suất 40 tấn/ngày, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước Đến tháng 06/2001, tổng vốn đầu tư của Công ty Kinh Đô lên đến 30 triệu USD Công ty đưa vào khai thác thêm một dây chuyển sản xuất bánh mặn Cracker trị giá 3 triệu USD và công suất 1.5 tấn/giờ Nhà máy Kinh Đô tại Hưng Yên cũng được đưa vào hoạt động nhằm phục vụ cho thị trường Hà Nội và các tỉnh phía Bắc

Năm 2001 công ty đầy mạnh việc xuất khẩu ra các thị trường Mỹ, Pháp, Canada, Đức, Đài Loan, Singapore, Campuchia, Lào, Nhật, Malaysia, Thái Lan Năm 2002, sản phẩm

và dây chuyển sản xuất của công ty được BVQI chứng nhận ISO 9002 và sau đó là ISO 9002:2000 Nâng vốn điều lệ lên 150 ti VNĐ, công ty bắt đầu gia nhập thị trường bánh Trung Thu và đổi tên thành Công ty cổ phần Kinh Đô Ngày 01/10/2002, Công ty Kinh

Đô chính thức chuyển thể từ Công ty TNHH Xây dựng và Chế Biến Thực Phẩm Kinh Đô sang hình thức Công ty Cổ Phần Kinh Đô Sản lượng tiêu thụ năm sau luôn tăng gấp đôi

so với năm trước Kinh Đô hiện có một mạng lưới 150 nhà phân phối và trên 30.000 điểm

bán lẻ rộng khắp cả nước Tốc độ phát triển kênh phân phối hàng năm tăng từ 15% đến 20%

Năm 2003, Kinh Đô chính thức mua lại công ty kem đá Wall's Việt Nam của tập đoàn Unilever từ Anh Quốc và thay thế bằng nhãn hiệu kem Kido's, thành lập công ty KiDo là bước đột phá, khẳng định sự tiên phong và sức mạnh vượt trội của Kinh Đô trongviệc thực hiện hai chiến lược chính, đó là sáp nhập, liên kết, hợp tác và mở rộng, đa dạng hóa ngành hàng

Năm 2010 và 2012, Kinh Đô sáp nhập các công ty Kinh Đô miền Bắc, Ki Do và

Vinabico vào KDC, định hình hướng đi mới mang tính chiến lược trên qui mô tập đoàn Năm 2014, bán toàn bộ mảng kinh doanh bánh kẹo trở thành công ty con chính thống của Mondelez International có trụ sở chính tại Hoa Kỳ

2 Mạng lưới phân phối

Dẫn đầu thị phần ngành bánh kẹo Danh mục sản phẩm đa dạng bao gôm tất cả các mảng kinh doanh của ngành bánh kẹo giúp KDC có thể xâm nhập vào tất cả các phân khúc trên thị trường Do gần như thống lĩnh thị trường ở các phân khúc chính và khó tiếp tục chiếm thêm thị phần từ các phân khúc này nên thị phần chung chỉ tăng trưởng 1% trong vòng hai năm qua tuy nhiên KDC đang có chiến lược đẩy mạnh thị phần ở các mảng còn yếu như: Snack, sữa chua và kẹo