Bài Giảng Hệ Thống Thông Tin Logistics ( Combo Full Slides 3 Chương )

Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin1.1 Thông tin dưới góc độ quản lý Hệ thống System là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt

Trang 1

HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS

Trang 2

NỘI DUNG

• 1 Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin

• 2 Hệ thống thông tin trong kinh doanh

• 3 Hệ thống và công nghệ thông tin Logistics

Trang 3

1 Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin

1. Thông tin dưới góc độ quản lý

2. Đại cương về hệ thống thông tin

Trang 4

1 Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin1.1 Thông tin dưới góc độ quản lý

Trang 5

1.1 Thông tin dưới góc độ quản lý

Thông tin và dữ liệu:

- Dữ liệu (data) là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc các

giao dịch kinh doanh Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách quan về thuộc tính (đặc điểm) của các thực thể như người, địa điểm hoặc các sự kiện Dữ liệu có thể ở dạng

số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa mang tải giá trị thông tin Khi các yếu tố này được tổ chức hoặc sắp xếp theo một cách có nghĩa thì chúng trở thành thông tin.

- Thông tin (information) là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách sao cho

chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ liệu đó Để tổ chức dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử dụng các quy tắc và các mối quan hệ giữa các dữ liệu Kiểu thông tin được tạo ra phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các dữ liệu hiện có.

Trang 6

Tất cả các tổ chức đều cần thông tin phục vụ cho các mục đích khác nhau:

 Lập kế hoạch Để lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về các nguồn lực hiện có

 Kiểm soát Một khi kế hoạch đã được triển khai, cần kiểm soát kết quả thực hiện kế hoạch đó trên

thực tế Thông tin được cần đến để đánh giá xem kế hoạch có được thực hiện đúng như dự kiến hay có sự thay đổi không lường trước Trên cơ sở thông tin kiểm soát, có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

 Ghi nhận các giao dịch Việc thu thập thông tin về từng giao dịch hoặc sự kiện là cần thiết vì

nhiều lý do khác nhau: thông tin có giá trị như một minh chứng, vì yêu cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm soát.

 Đo lường năng lực Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận… cho phép đo lường năng lực kinh

doanh của các tổ chức doanh nghiệp.

 Hỗ trợ ra quyết định Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng, nhà quản lý có cơ hội để ra

những quyết định hiệu quả và đúng đắn.

Trang 7

Để có giá trị sử dụng đối với những nhà quản lý, thông tin cần phải có những thuộc tính sau:

• Tính chính xác Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi Thông tin không chính

xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập vào hệ thống trước đó.

• Tính đầy đủ Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng Mội báo cáo đầu tư bị

xem là không đầy đủ nếu nó không đề cập đến tất cả chi phí liên quan.

• Tính kinh tế Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị mà nó mang lại cao hơn chi phí tạo ra nó.

• Tính mềm dẻo Thông tin được coi là có tính mềm dẻo khi nó có thể được sử dụng cho nhiều

mục đích khác nhau, ví dụ thông tin về hàng tồn kho có thể được sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính.

• Tính tin cậy Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nó có thể phụ thuộc vào

phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc của thông tin.

Trang 8

Để có giá trị sử dụng đối với những nhà quản lý, thông tin cần phải có những thuộc tính sau:

• Tính phù hợp Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất quan trọng, thể hiện ở

việc nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không.

• Tính đơn giản Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng đơn giản, không quá phức tạp Nhiều

khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng trong việc lựa chọn thông tin.

• Tính kịp thời Thông tin được coi là kịp thời khi nó đến với người sử dụng vào đúng thời điểm cần

thiết.

• Tính kiểm tra được Đó là thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc chắn rằng nó hoàn toàn

chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin).

• Tính dễ khai thác Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với những người sử dụng có

thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần.

• Tính an toàn Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng không có thẩm quyền.

Trang 9

Thông tin có giá trị

Tính chính

đầy đủ

Tính kinh tế

Tính mềm dẻo

Tính tin cậy

Tính phù hợp

Tính đơn giản

Trang 10

Hệ thống (System) là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với

nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung, thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức

Chính các phần tử này cùng với các mối quan hệ giữa chúng sẽ xác định cách thức hoạt động của hệ thống

Có nhiều cách để phân loại hệ thống Một hệ thống có thể rất đơn giản nhưng cũng có thể rất phức tạp, có thể thể là một hệ thống đóng hoặc mở, có thể là một hệ thống cố định hay động, có thể là một hệ thống có khả năng thích nghi hay không có khả năng thích nghi

Trang 11

Trang 12

Tổ chức (Organization) là một hệ thống hình thức, bao gồm các yếu tố con người và

các nguồn lực khác, được thiết lập nhằm thực hiện một tập các mục tiêu Mục tiêu cơ bản của một tổ chức lợi nhuận là tối đa hóa lợi nhuận bằng cách tăng doanh thu, giảm chi phí, trong khi các tổ chức phi lợi nhuận không lấy lợi nhuận làm mục tiêu cơ bản Người ta thường chia các quyết định của một tổ chức thành ba loại:

• Quyết định chiến lược (Strategic Decision) Là những quyết định xác định mục tiêu

và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức.

• Quyết định chiến thuật (Tactical Decision) Là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu

thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.

• Quyết định tác nghiệp (Operational Decision) Là những quyết định nhằm thực thi

nhiệm vụ.

Trang 13

1.2 Đại cương về hệ thống thông tin

Hệ thống (System) là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với

nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung, thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức

Trang 14

Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống bao gồm các yếu

tố có mối quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin, cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu nhất định

Hệ thống thông tin chứa các thông tin về tổ chức và môi trường xung quanh

Để cung cấp được thông tin hữu ích mà tổ chức cần, hệ thống thông tin cần thực hiện các hoạt động, đó là đầu vào, xử lý, đầu ra Ngoài ra, HTTT cũng cần các phản hồi để điều chỉnh lại

Trang 15

1 Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin1.2 Đại cương về hệ thống thông tin

Phản hồi

Trang 16

Đầu vào (input) trong HTTT thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua

xử lý vào hệ thống Đầu vào có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể được thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn toàn

Trong một HTTT, xử lý (processing) là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào

thành các thông tin đầu ra hữu ích Quá trình này có thể bao gồm các thao tác tính toán, so sánh và lưu trữ dữ liệu cho mục đích sử dụng sau này Quá trình

xử lý có thể được thực hiện thủ công hay với sự trợ giúp của các máy tính

Trang 17

Trong một HTTT, đầu ra (output) thực hiện việc tạo ra thông tin hữu ích thông

thường ở dạng các tài liệu và báo cáo Trong một số trường hợp, đầu ra của

hệ thống lại là đầu vào của hệ thống khác

Thông tin phản hồi (feedback) là kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiện

những thay đổi đối với những hoạt động nhập liệu và hoạt động xử lý của hệ thống Nếu có lỗi hay có vấn đề đối với đầu ra thì cần thực hiện việc hiệu chỉnh

dữ liệu đầu vào hoặc thay đổi một tiến trình công việc

Trang 18

Một khái niệm phổ biến khác về hệ thống thông tin được trình bày ra như sau:

Một hệ thống thông tin (Information System – IS) là một hệ thống máy tính

xử lý thông tin hoặc dữ liệu được nhập vào, lưu trữ thông tin, lấy thông tin và tạo ra thông tin mới để xử lý tác nghiệp tự động hoặc để hỗ trợ con người trong hoạt động, kiểm soát và ra quyết định của tổ chức Theo khái niệm này, khái niệm hệ thống thông tin được mặc nhiên cho rằng nó được vận hành thông qua hệ thống máy tính

Trang 19

Một hệ thống thông tin dựa trên máy tính (CBIS – Computer Based Information System) là một hệ thống tích hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người và các thủ tục cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin

Trang 20

• Phần cứng máy tính (Computer Hardware) bao gồm các thiết bị máy tính

được sử dụng để thực hiện việc nhập liệu đầu vào, xử lý và đưa ra các kết quả sau khi xử lý

• Thiết bị đầu vào (input device) dùng để nạp dữ liệu và chương trình vào bộ

nhớ của máy tính Các thiết bị này ngày nay có thể là bàn phím, các thiết bị quét tự động…

• Thiết bị xử lý các thiết bị như các bộ xử lý số học ALU (Arithmetic Logic Unit),

bộ điều khiển (Control Unit) và các loại bộ nhớ cùng một số thành phần khác

• Thiết bị ra (output device) dung để đưa thông tin từ bộ nhớ ra các thiết bị

ngoại vi như màn hình, máy in

Trang 21

• Phần mềm máy tính (computer software) của hệ thống thông tin là hệ thống các

chương trình máy tính được sử dụng để kiểm soát phần cứng và thực hiện công việc

xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng Có hai loại phần mềm

cơ bản là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

• Cơ sở dữ liệu (Database) là một hệ thống tích hợp các dữ liệu, được lưu trữ một cách

có hệ thống, có khả năng tái sử dụng và được chia sẻ cho nhiều người dùng khác nhau.

• Viễn thông cho phép các tổ chức liên kết các hệ thống máy tính thành các mạng có

hiệu quả Các mạng máy tính có thể kết nối các máy tính và các thiết bị trong phạm vi một tòa nhà, trên phạm vi cả nước hoặc trên phạm vi toàn thế giới Viễn thông và các mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau, cho phép làm việc nhóm từ xa

Trang 22

Trong một hệ thống thông tin dựa trên máy tính, yếu tố con người (People) bao

gồm tất cả những đối tượng tham gia quản lý, vận hành, lập trình và bảo trì hệ thống máy tính Đây là yếu tố quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các yếu tố khác theo một cách sao cho hệ thống thông tin đạt được mục tiêu đề ra

Thủ tục (procedures) là bộ các hướng dẫn được con người sử dụng để hoàn

thành một nhiệm vụ Mỗi thủ tục bao gồm một chuỗi các bước công việc cần tuân thủ trong quá trình thực hiện một hoạt động hay một tiến trình cụ thể Trong HTTT, thủ tục bao gồm các chính sách, các phương pháp và quy tắc liên quan đến việc sử dụng HTTT

Trang 23

Một HTTT được đánh giá là có chất lượng cao, nếu nó đáp ứng được các tiêu chuẩn sau đây:

HTTT

có chất lượng

Đầy đủ chức năng

Thân thiện, dễ dùng

An toàn

và bền vững Thích

nghi và mềm dẻo

Dễ bảo trì

Khả năng hoạt động

Trang 24

Câu hỏi ôn tập chương 1

• Câu 1 Phân biệt thông tin và dữ liệu? Cho ví dụ?

• Câu 2 Các tổ chức sử dụng thông tin vào các mục đích gì?

• Câu 3 Trình bày các đặc điểm của thông tin có giá trị?

• Câu 4 Thế là hệ thống thông tin? Trình bày các thành phần của hệ thống

thông tin

• Câu 5 Nêu khái niệm hệ thống thông tin dựa trên máy tính và các thành

phần của hệ thống thông tin trên máy tính

• Câu 6 Phân tích các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin?

Trang 25

2 Hệ thống thông tin trong kinh doanh

• Câu 1 Trình bày khái niệm hệ thống xử lý giao dịch? Hoạt động xử lý bao gồm những

công đoạn nào? Và có những chế độ xử lý nào?

• Câu 2 Mô tả các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp theo cấp độ quản lý.

• Câu 3 Trình bày các ứng dụng doanh nghiệp chủ yếu và chỉ ra đặc trưng của mỗi ứng

dụng chủ yếu.

• Câu 4 Tại sao trong môi trường kinh doanh hiện đại, các doanh nghiệp cần các hoạt động

hợp tác và nhóm làm việc? Các hệ thống thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin có thể trợ giúp cho nhu cầu này của doanh nghiệp như thế nào?

• Câu 5 Tại sao việc triển khai các hệ thống thông tin phải đồng bộ và được gắn kết chặt

chẽ với quy trình kinh doanh?

• Câu 6 Doanh nghiệp có thể ứng dụng các hệ thống thông tin như thế nào để có thể trợ

giúp cho chiến lược cạnh tranh?

• Câu 7 Thương mại điện tử là gì? Có những hệ thống thương mại điện tử nào hiện nay?

Trang 26

2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ

quản lý

Một tổ chức kinh doanh điển hình sẽ có các hệ

thống hỗ trợ các quy trình của các chức năng kinh

doanh chính – các hệ thống marketing bán hàng,

sản xuất, tài chính kế toán và quản trị nhân sự

Các hệ thống chức năng trước đây thường hoạt

động độc lập với nhau, gặp khó khăn trong việc

chia sẻ thông tin để hỗ trợ cho các quy trình kinh

doanh đa chức năng (cross-functional business

processes) Chúng đã bị thay thế bởi các hệ thống

đa chức năng tích hợp các hoạt động của các quy

trình kinh doanh và các đơn vị tổ chức liên quan.

Trang 27

2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý

2.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch

Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems) được coi là hệ

thống cơ sở cho các hệ thống thông tin khác, nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định và một số hệ thống thông tin khác

Hệ thống xử lý giao dịch

Hệ thống thông tin Quản lý HTTT hỗ trợ ra quyết định HTTT trợ giúp lãnh đạo

Dữ liệu Thông tin

Trang 28

Hoạt động xử lý giao dịch:

Giai đoạn thu thập dữ liệu

Giai đoạn hiệu chỉnh dữ liệu

Giai đoạn xử

lý dữ liệu

Giai đoạn lưu trữ dữ liệu

Giai đoạn tạo các tài liệu nghiệp vụ

Trang 29

(1) Giai đoạn thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để hoàn tất giao dịch Quá trình thu thập dữ liệu có thể được thực hiện thủ công (manually) hoặc tự động (automatically) để thu thập dữ liệu vào hệ thống.

Hệ thống POS

CSDL Hàng hóa

HTTT Quản lý Báo cáo cảnh báo

Trang 30

(2) Giai đoạn hiệu chỉnh dữ liệu

Hiệu chỉnh dữ liệu là hoạt động hết sức cần thiết, đó có thể là việc gõ lại các dữ liệu đã

gõ sai trước đó vào hệ thống.

(3) Giai đoạn xử lý dữ liệu

Giai đoạn xử lý dữ liệu thực hiện tính toán và các xử lý khác liên quan đến các giao dịch nghiệp vụ như sắp xếp, tính toán, tổng hợp dữ liệu theo các chỉ tiêu khác nhau.

Trang 31

(4) Giai đoạn lưu trữ dữ liệu

Lưu trữ là hoạt động cập nhật vào một hay nhiều cơ sở dữ liệu các giao dịch mới, các dữ liệu này lại có thể được xử lý tiếp theo bởi các hệ thống khác như HTTT quản lý hay HTTT trợ giúp ra quyết định.

(5) Giai đoạn tạo các tài liệu nghiệp vụ

Giai đoạn cuối cùng của chu kỳ xử lý giao dịch là tạo tài liệu, đó có thể là các bảng kê hay báo cáo ở dạng sao cứng (in ra giấy) hay sao mềm (đưa ra màn hình).

Trang 32

Chế độ xử lý giao dịch

Có hai chế độ xử lý giao dịch là xử lý theo lô (batch processing) và xử lý theo thời gian thực hay xử lý trực tuyến (OLTP – Online Transaction Processing)

Nếu xử lý theo lô, dữ liệu được tập hợp và xử lý định kỳ Còn đối với chế độ xử

lý theo thời gian thực, dữ liệu được xử lý ngay tại thời điểm xảy ra giao dịch.Một hình thức thứ ba có thể được sử dụng trong Hệ thống xử lý giao dịch là hình thức nhập dữ liệu theo thời gian thực nhưng xử lý trễ, một dạng dung hòa giữa hai hình thức xử lý trên

Trang 33

2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ ra quyết định

‘Hệ thống thông tin quản lý’ (Management Information Systems – MIS) được

dùng để chỉ một chủng loại HTTT đặc thù phục vụ cấp quản lý bậc trung MIS cung cấp cho họ báo cáo về tình hình hoạt động hiện thời của tổ chức Thông tin này được dùng để theo dõi và kiểm soát kinh doanh, dự báo kết quả tương lai

MIS tổng hợp và báo cáo về các hoạt động cơ bản của công ty trên cơ sở sử dụng dữ liệu được cung cấp bởi các hệ thống xử lý giao dịch Dữ liệu giao dịch

cơ bản từ TPS được tổng kết lại và thường được thể hiện trong các báo cáo định kỳ Ngày nay, phần nhiều, các báo cáo này được gửi trực tuyến

Trang 34

Trang 35

Trang 36

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision-support systems – DSS) hỗ trợ việc ra

các quyết định không thường xuyên, định kỳ cho các nhà quản lý bậc trung Các hệ thống này tập trung vào các vấn đề đặc thù và thường xuyên biến đổi, không thể định sẵn thủ tục để đưa ra pháp giải quyết

Mặc dù DSS sử dụng thông tin nội bộ từ TPS và MIS, các thông tin từ các nguồn bên ngoài cũng thường được đưa vào Những hệ thống này sử dụng nhiều mô hình để phân tích dữ liệu, hoặc chúng cô đọng lượng lớn dữ liệu vào một dạng gọn hơn mà các người ra quyết định có thể phân tích được

Trang 37

Hệ thống trợ giúp ra quyết định tàu chuyến

Trang 38

2.1.3 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo

Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive support systems – ESS) giúp lãnh đạo cấp cao đưa ra các quyết định này ESS giải quyết các quyết định không thường xuyên đòi hỏi sự nhận định, đánh giá và kiến thức chuyên sâu bởi vì không có thủ tục được chấp nhận chung khi đưa ra một giải pháp ESS trình diễn đồ thị và dữ liệu từ nhiều nguồn thông qua một giao diện mà các nhà lãnh đạo cấp cao có thể dễ dàng sử dụng Thông tin thường được đưa đến cho nhà quản lý thông qua một cổng thông tin (portal) sử dụng giao diện Web để trình bày các nội dung kinh doanh tích hợp cá nhân hóa

Trang 39

2.1.3 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo

Trang 40

2.2 Các hệ thống toàn doanh nghiệp

2.2.1 Các ứng dụng doanh nghiệp

Có bốn ứng dụng doanh nghiệp chủ yếu: các

hệ thống doanh nghiệp (enterprise systems),

các hệ thống quản trị chuỗi cung ứng (supply

chain management systems), hệ thống quản

trị quan hệ khách hàng (customer relationship

management systems) và hệ thống quản trị tri

thức (knowledge management systems)

Mỗi ứng dụng doanh nghiệp này tích hợp một

bộ các chức năng và quy trình kinh doanh liên

quan để nâng cao hiệu quả hoạt động của

doanh nghiệp như một thể thống nhất

Định dạng
Số trang	107
Dung lượng	6,04 MB