TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI Môn: Thu Mua Trong Logistics
ĐỀ TÀI: THU MUA MẶT HÀNGTIÊU PHỤC VỤ XUẤT KHẨU
GVHD: HOÀNG THỊ MAINhóm 3
Lớp: CĐLOGT26I
Trang 2Đề Tài thuyết trình: Bạn là nhân viên thu mua của công ty xuất nhập khẩu Nông sản ( mặt hàng tiêu) Hãy thực hiện hoạt động thu mua tiêu phục vụ cho xuất khẩu.
QUY TRÌNH MUA MẶT HÀNG TIÊU BAO GỒM 5 BƯỚC: - Bước 1: Quyết định mua
- Công ty đang hướng tới xuất khẩu mặt hàng Tiêu ra thị trường Trung Quốc ( Hiện tại do tác động của đại dịch và lạm phát nên nhu cầu về mặt hàng có xu hướng giảm.
- Bên cạnh đó, theo dự báo thì sản lượng tiêu tại Brazil, Indonesia, Ấn Độ có xu hướng giảm nên có lợi cho việc xuất khẩu tiêu của Việt Nam nói chung và công ty nói riêng.
Quyết định mua 100 tấn
Vùng trồng tiêu lớn ở Việt Nam: Tây Nguyên, Đông Nam bộ bao gồm 6 tỉnh trọng điểm ( Bình Phước, Đắk Lắk, Đắk Nông, Bà Rịa-Vũng Tàu, Gia Lai, Đồng Nai)
Lựa chọn điểm cung cấp tại các khu vực này vì có số lượng lớn, các nhà cung cấp gần với nông dân dễ kiểm soát chất lượng, chi phí vận chuyển thấp -> chất lượng tiêu đảm bảo, có một mức giá phù hợp hơn.
Mặt hàng TIÊU NGUYÊN HẠT ( Tiêu đen, Tiêu Trắng)
Mua với số lượng : 100 tấn Mua khi nào:
Trang 3Mỗi năm tiêu chỉ có một mùa thu hoạch nên để mua với số lượng lớn và đảm bảo chất lượng thì nên sau khi tiêu vừa thu hoạch ( tầm khoảng tháng 2- tháng 3)
Hình thức mua: mua mới.
Trang 42 Xác định nhà cung ứng
Trước khi xác định nhà cung ứng, phòng thu mua đã tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp thông qua các thông tin trên mạng, Đăng thông tin tìm kiếm nhà cung cấp lên trang web công ty để tìm kiếm nhà cung mới, cũng nhớ tìm lại hồ sơ cũ để chọn nhà cung đã từng tìm hiêu nhưng vì một số lí do nào đó mà chưa hợp tác Sau đó đi thực tế để khảosát và đưa ra một số tiêu chí đánh giá sau:
Trang 7Sau khi thực hiện việc đánh giá thông qua các tiêu chí đưa ra, HTX Hoàng Nguyên với số điểm cao nhất được lựa chọn để tiến hành các bước chuẩn
Sau khi chuẩn bị hết các thông tin cần thiết cho buổi gặp gỡ đầu tiên, nhân viên phòng thu mua của công ty đến gặp giám đốc hợp tác xã để nắm tiến hành đàm phán và mua thử nghiệm
Thử nghiệm
Vì là mua thử nghiệm sản phẩm nên đặt mua với số lượng nhỏ Sau khi mua thử nghiệm nhận thấy HTX đã đáp ứng được yêu cầu về chất lượng cũng như số lượng sản phẩm nên tiến hành chuẩn bị cho việc đặt hàng và kí hợp đồng
Trang 8-3 Đặt hàng, Kí hợp đồng
Bao gồm các giai đoạn-Chuẩn bị
Mục tiêu của phòng thu mua là đàm phán với HTX về mặt giá cả, đưa ra mức giá có lợi cho doanh nghiệp là:
o Tiêu đen nguyên hạt: 69.000 đồng/ Kgo Tiêu trắng nguyên hạt: 100.000 đồng/ KgYêu cầu phương thức thanh toán trả sau
-Tiếp xúc
o Xây dựng mối quan hệ bằng cách tạo ra lợi ích chung cho hai bên và hướng tới mối quan hệ lâu dài.
-Đàm phán
o Sau khi tiến hành đàm phán cả hai bên đưa ra mức giá phù hợpvới lợi ích của cả hai bên là:
Tiêu đen nguyên hạt: 72.000 đồng/ Kg
Tiêu Trắng nguyên hạt: 102.000 đồng/ KgPTTT: Trả sau
-Kí kết hợp đồng
o Đảm bảo hai bên đều đồng thuận với nội dung của điều khoản hợp đồng đưa ra Hai bên kí và đảm bảo thực hiện.
-Rút kinh nghiệm
o Không nên đưa ra mức giá quá thấp gây thiệt hại cho đối phương tạo ra sự căng thẳng trong đàm phán dễ gây mất mối quan hệ với một NCC phù hợp với công ty
Trang 9HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HỮU CƠ HOÀNG
NGUYÊN, một tổ chức được thành lập hợp pháp và hoạt động theo pháp luật
Việt Nam, với các thông tin như sau:
Địa chỉ: Xã Thuận Hà, Đăk Song, Đăk Nông
Điện thoại: 090 637 4564 Fax: (028) 37272426.
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NÔNG SẢN VIỆT
Địa chỉ trụ sở chính: Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM
Điện thoại: 098 122 6789 Fax: (028)38151499
Mã số Thuế: 2039283829 Đại diện là: Nguyễn Kiều My Chức vụ: Trưởng phòng Thu mua
(Sau đây được gọi là "Nhà Cung Cấp”)
Bên Mua và Nhà Cung Cấp sau đây được gọi chung là “Các Bên” và gọi riêng là“Bên”.
Các Bên thống nhất ký kết Hợp Đồng này theo các điều khoản và điều kiện sau:
Trang 10Đối tượng Hợp Đồng
Bên mua đồng ý mua và Nhà cung cấp đồng ý cung cấp cho bên mua hàng hóa với số lượng, đơn giá, thành tiền ci tiết như bên dưới
Trang 11Tổng giá trị hợp đồng (chưa bao gồm thuế): 8.100.000 VNĐ
(Mức thuế VAT theo quy định của Chính phủ tại thời điểm xuất hoá đơn)
Bằng chữ: Tám tỉ một trăm ngàn đồng chẵn.Thời gian, địa điểm giao hàng hóa
Thời gian giao hàng: Giao hàng trong vòng 04 tuần kể từ ngày ký hợp đồng có chữ ký của 2 bên và bên bán nhận được đơn đặt hàng.
Địa điểm giao hàng hóa: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Nông Sản Việt
(Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM)
Chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo hiểm hàng hóa trên đường vận chuyển: Giá trên đã bao gồm tất cả chi phí cho đến khi Nhà cung cấp giao hàng thành công đến địa điểm giao hàng nêu trên Trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu và Bên Mua yêu cầu trả hàng về, Nhà cung cấp phải chịu tất cả chi phí cho việc trả hàng.
Thanh toán
Bên mua sẽ thanh toán bằng Ký Séc cho Nhà cung cấp sau khi nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán và hóa đơn GTGT hợp lệ cấp bởi Nhà cung cấp như sau:
Trang 12 Hóa đơn GTGT hợp lệ của lô hàng đã giao, nhận được từ ngày 01 đến ngày 15 của tháng hiện tại sẽ được thanh toán vào ngày 15 của tháng kế tiếp
Tài khoản thanh toán:
Tên tài khoản : HTX Hoàng Nguyên
Trong thời gian giải quyết các vấn đề về chất lượng, Nhà Cung cấp sẽ hỗ trợ một lượng hàng tương đương với số lượng Hàng hóa Khiếm Khuyết nói trên để đảm bảo nhu cầu sản xuất / kinh doanh của Khách hàng với thời gian sớm nhất Sau khi có kết luận của cơ quan chức năng / cơ quan có thẩm quyền, nếu lỗi thuộc về bên nào thì bên đó sẽ chịu trách nhiệm thanh toán số lượng hàng hỗ trợ này theo giá tại thời điểm giao nhận hàng hóa, các chi phí phát sinh thực tế liên quan đến việc hỗ trợ hàng này và các hoản chi phí thanh toán cho bên thứ ba.
Thời hạn hiệu lực của Hợp Đồng
Trừ khi được chấm dứt theo quy định tại Các Điều Khoản và Điều Kiện về Mua Hàng Hóa và/hoặc Các Điều Khoản và Điều Kiện về Mua
Dịch Vụ (sau đây gọi chung là “Các GTC” và gọi riêng là “GTC”),
Hợp Đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và được xem là tự động
Trang 13thanh lý trong trường hợp Các Bên đã hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ được quy định tại Thỏa Thuận.
Các điều khoản chung
Trừ các định nghĩa cụ thể trong Hợp Đồng này, các diễn đạt và các định nghĩa được sử dụng trong Các GTC đính kèm Hợp Đồng này sẽ có cùng ý nghĩa như được sử dụng ở Hợp Đồng này, nếu không có các quy định khác.
Bằng việc ký kết Hợp Đồng này, Nhà Cung Cấp đồng ý với và chịu sự điều chỉnh của từng GTC cụ thể, tùy từng trường hợp Hợp Đồng này và Các GTC tạo thành một tài liệu chung thống nhất điều chỉnh giao dịch giữa Các Bên phát sinh theo Hợp Đồng này Nếu có sự khác nhau hoặc xung đột giữa Hợp Đồng này và GTC thì Hợp Đồng này được ưu tiên áp dụng.
Các thông tin chi tiết về Hàng Hóa và/hoặc Dịch Vụ, Giá/Phí, thời gian và địa điểm giao Hàng Hóa và/hoặc cung cấp Dịch Vụ và bất kỳ quy định nào khác sẽ được nêu tại phụ lục đính kèm hoặc tại PO (tùy từng trường hợp) nếu không được quy định tại đây.
Mọi thay đổi, bổ sung đối với Hợp Đồng này phải được lập thành phụ lục được ký bởi đại diện có thẩm quyền của Các Bên Các phụ lục được xem là một phần không thể tách rời của Hợp Đồng này Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa nội dung Hợp Đồng này và các phụ lục, các phụ lục sẽ được ưu tiên áp dụng.
Hợp đồng này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi Bên giữ 01 bản
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
Họ tên: Nguyễn Kiều MyChức vụ:Trưởng phòng thu mua
ĐẠI DIỆN NHÀ CUNG CẤP Họ tên: Trần Thị Thu
Chức vụ: Giám đóc HTX
Trang 154 Nhập hàng
Thời gian giao nhận hàng: 01/04/2024 ( 4 tuần kể từ ngày kí hợp đồng)
Địa điểm giao nhận hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn
nông sản việt (Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM)
Chứng từ giao nhận hàng hóa bao gồm: - Hóa đơn mua hàng
- Phiếu đóng gói - Biên bản giao nhận
Trang 16F Hóa đơn mua hàng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 22 tháng 10 năm 2022
Ký hiệu: 1K22DAA Số: 9852
Tên người bán: Hợp Tác Xã Nông Nghiệp Thương Mại Dịch Vụ Hữu Cơ Hoàng Nguyên
Mã số thuế: 5811000631
Địa chỉ: Xã Thuận Hà, Đăk Song, Đăk Nông
Điện thoại: 090 637 4564 Số tài khoản : 1020079782 VCB Tên người mua: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Nông Sản Việt Mã số thuế: 2039283829
Địa chỉ: Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản: 1012345689 Đồng tiền thanh toán: VNĐ
STTTên hàng hóa, dịchvụThành tiền1 Tiêu đen nguyên hạt 5.040.000.000 VNĐ
2 Tiêu trắng nguyênhạt 3.060.000.000VNĐ TỔNG 8.100.000.000 VNĐ
Thành tiền chưa có thuế GTGT: 8.100.000.000VNĐ
Thuế suất giá trị gia tăng: 1% Tiền thuế giá trị gia tăng: 81.000.000VNĐ
Tổng tiền thanh toán: 8.181.000.000 VNĐ
Số tiền viết bằng chữ: Tám tỉ một trăm tám mươi mốt ngàn đồng chẵn.
Trang 17ĐẠI DIỆN BỞI: Trần Thị Thu – Giám đốc HTX
BÊN MUA: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Nông Sản Việt ĐỊA CHỈ: Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM
SỐ ĐIỆN THOẠI: 098 122 6789
ĐẠI DIỆN BỞI: Nguyễn Kiều My- Trường Phòng Thu Mua Phương tiện: Xe tải 5 chân JAC - 51C-123.45
Nơi đi: Hợp Tác Xã Nông Nghiệp Thương Mại Dịch Vụ Hữu Cơ Hoàng Nguyên
Nơi đến: Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM Mặt hàng: Tiêu đen nguyên hạt Đắc Lắk
SốTên hàngĐơnSố lượng Khối lượngGhi chú
Trang 18Căn cứ Đơn đặt hàng ngày 01 tháng 09 năm 2023 của Công ty Công TyCổ Phần Tập Đoàn Trân Châu
Hôm nay, ngày 15 tháng 09 năm 2023 tại Công Ty Trách Nhiệm HữuHạn Nông Sản Việt
chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên nhập hàng): HÀ VĂN CHƯƠNG
-Địa chỉ: Đường CN 3, Tây Thạnh, Tân Phú, TP.HCM -Điện thoại: 098 122 6789
-Đại diện Ông/bà:Nguyễn Kiều My Chức vụ: Trưởng phòng Thu Mua
Trang 19BÊN B (Bên giao hàng): NGUYỄN AN
-Địa chỉ: Xã Thuận Hà, Đăk Song, Đăk Nông -Điện thoại: 090 637 4564
-Đại diện Ông/bà: Trần Thị Thu Chức vụ: Giám Đốc HTX Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Tiêu đen nguyên
hạt 50kg/bao 1.400 bao 2 Tiêu trắng nguyên
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữa 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN AĐẠI DIỆNBÊN B
Trang 21Giấy chứng nhận hữu cơ của các nước
Bước 5: Đánh giá sau mua
Tiêu chí đánh giáMức độ hài lòng
Các dấu vết lạ xuất hiện trên tiêu như vết sâu bệnh, vết côn trùng cắn.
Tiêu chuẩn hoạt động
Trang 22- Chi phí đổi trả hàng bị hư hỏng Tiêu chuẩn về chính sách hậu
Câu hỏi ôn tập:10 câu hỏi trắc nghiệm lí thuyết:
1.Điều quan trọng khi lựa chọn NCC tiêu cho công ty xuất khẩu nông sản là ?
A.Nhân viên thu mua cần xem xét các yếu tố như: tiêu chuẩn chất lượng, quy tình sản xuất, giấy chứng nhận, danh tiếng và kinh nghiệm của NCC
B.Nhân viên thu mua cần xem xét các yếu tố như: nguồn cung, tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất
C.Nhân viên thu mua cần xem xét các yêu tố như: giá cả , thông tin về mặt hàng
D.Nhân viên thu mua chỉ cần xem xét danh tiếng và kinh nghiệm của NCC
2.Nhân viên thu mua cần chú ý những yếu tố gì trong việc đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng mua bán tiêu với NCC ?
Trang 23A.Các yếu tố như: giá thị trường , mức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm
B.Các yếu tố như: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán
C.Các yếu tố như: điều khoản hợp đồng, điều khoản bảo hành, điều kiện thanh toán
D.Các yếu tố như: giá thị trường, mức giá cạnh tranh,chất lượng sản phẩm,thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, điều khoản bảo hành
3.Dựa vào tiêu chí nào để đánh giá hạt tiêu đảm bảo chất lượng của các nhà cung cấp ?
A.hạt đều
B.Không bị vỡ nhiều C.Có mùi tiêu đặc trưng
D.hạt chắc mẩy, ít hạt lép, không bị côn trùng làm bẩn, chứa tạp chất
4.Nhân viên thu mua cần phải làm gì để giảm thiểu rủi ro khi lựa chọn các nhà cung cấp tiêu?
A.Có một nhà cung cấp khác
B.Tìm kiếm các nhà cung cấp có giá thành khác nhau C.Đặt hàng với số lượng lớn trước
D.Lập kế hoạch đánh giá các nhà cung cấp, tìm kiếm nhà cung cấp dự phòng và đưa vào hợp đồng kí kết
5 Việc đầu tiên trước khi thu mua một lô hàng là gì?
A Quyết định mua, xác định nhà cung cấp B Đánh giá nhà cung cấp
C Ký hợp đồng D Tất cả các ý trên
Trang 246 Phương thức thanh toán nào không cho phép thanh toán
7.Nhân viên thu mua cần có những kĩ năng cần thiết nào?
A .Kỹ năng phân tích và ra quyết định B Kỹ năng giao tiếp
C Kỹ năng giải quyết vẫn đề D Kỹ năng quản lý tài chính.
8.Làm thế nào để quản trị thay đổi giá cả hợp lý?A Mua nhiều hơn tiêu chuẩn để dự trữ
B.Lập chiến lược mua hổn hợp
C Mua hàng kém chất lượng
D Mua một lúc nhiều nhà cung cấp
9 Những lợi ích khi thực hiện mua hàng theo qui trình là gì?A Tránh lãng phí do gian lận
B Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả
C Quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn được nhà cung cấp
có khả năng cung ứng hàng hóa cao với chi phí hợp lý nhất
D.Cả 3 đáp án trên
10 Vì sao đánh giá nhà cung cấp sau mua lại rất quan
A Vì chúng sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng mua lại của người
tiêu dùng trong tương lai
B Giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn và kích thích các nhà cung
cấp cải thiện hiệu suất và chất lượng hàng hóa của họ
C Giúp cho các cửa hàng có thể biết được chất lượng hàng hóa,
giá cả, dịch vụ của các nhà cung cấp nào tốt hơn
D.Cả 3 đáp án trên
Trang 2510 câu hỏi trắc nghiệm thực tế:
1.Nếu bạn là 1 nhà thu mua cần mua với số lượng tiêu lớn, bạn cần làm gì để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chí bạn đưa ra
A.giá cả phải chăng B.Chất lượng tiêu tốt
C.Nhà cung cấp có những biện pháp dự phòng ứng biến với tình huống xấu, giá cả phải chăng
D.Tiêu chất lượng, giá cả phải chăng, nhà cung cấp có những biện pháp dự phòng với tình huống xấu
2.Giữa 2 nhà cung cấp bạn đều ưng ý, tuy nhiên nhà cung cấp 1 chất lượng cao hơn, có những biện pháp đề phòng nhưng giá nhỉnh hơn, bạn sẽ làm gì để nhà cung cấp đó hạ giá?
A.thuyết phục vì mua với số lượng lớn
B.Đàm phán, tạo mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp, cho họ thấy được rằng chúng ta sẽ hợp tác lâu dài
3.Nếu bạn được 2 nhà cung cấp tiêu đưa giá về mặt hàng tiêu cùng 1 lúc bạn sẽ làm gì để đưa ra quyết định?
A.So sánh giá cả và xem xét chất lượng B.Kiểm tra uy tín và thương lượng
C Xem xét các yếu tố khác như:khả năng cung cấp hàng, thời gian giao hàng
D Tất cả các ý trên
4.Nếu như NCC vi phạm hợp đồng và không giao hàng đúng hạn là 1 nhân viên thu mua bạn sẽ làm gì?
A.Kiểm tra lại hợp đồng
B.Yêu cầu bồi thường và xem xét các biện pháp pháp lý
Trang 26C Tìm kiếm NCC thay thế D Tất cả các ý trên
5 Khi nhận hàng, cảm thấy hàng không đảm bảo chất lượng như đã cam kết, với tư cách là một nhà thu mua bạn sẽ làm
6 Nếu bạn là một nhà thu mua gặp 2 nhà cung cấp đều cho 2mức giá và những đãi ngộ tốt y chang nhau, bạn sẽ giải
quyết như thế nào?
A Nhờ sếp cho ý kiến và đưa ra hướng giải quyết
B Xem xét đánh giá lại các yếu tố về địa điểm, kho bãi, chi phí vận chuyển
C Xem xét công ty nào có uy tín hơn D Cả 3 đáp án trên
7.Nếu trong thời gian bảo hành có khoản 5% số tiêu bị lênmen hỏng là nhân viên thu mua bạn sẽ làm như thế nào?
A Yêu cầu bồi thường
B Tiêu hủy số hàng hỏng, và nhận bồi thường C Yêu cầu miền thuế
D.Cả 3 đều đúng
8.Nếu nguồn cung của ncc gặp vấn đề dẫn đến ncc giaohàng không đủ sản lượng yêu cầu theo bạn cần làm gì?
A Thương lượng với bên mua về hướng giải quyết cho phù
hợp với các bên mà làm phát sinh ít chi phí nhất có thể.
B Làm đơn khiếu nại
C Nhận bồi thường theo hợp đồng