CHỦ ĐỀ THƯ TÍN NGOẠI GIAO

Khái niệm Thư tín ngoại giao là tổng thể các loại công văn và những văn bản chínhthức khác nhau có tính chất ngoại giao, nhờ đó mà mối quan hệ giữa các quốcgia được thực hiện; là một tro

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO VIỆT NAMKHOA CHÍNH TRỊ QUỐC TẾ VÀ NGOẠI GIAO

-* -CHỦ ĐỀ

THƯ TÍN NGOẠI GIAO

Hà Nội – 03/2024

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM THƯ TÍN NGOẠI GIAO VÀ CÁC LOẠI THƯ

TÍN NGOẠI GIAO 3

I Thư tín ngoại giao 4

1 Khái niệm 4

2 Phân loại thư tín ngoại giao 4

II Các loại thư tín ngoại giao 5

1 Công hàm 5

2 Tối hậu thư 8

3 Thư riêng 9

4 Bản ghi nhớ 9

5 Bị vong lục 10

6 Điện 10

7 Các loại thiếp 10

8 Danh thiếp 11

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ “CÔNG VĂN” NGOẠI GIAO ĐẶC BIỆT 14

I Quốc thư 14

1 Thư ủy nhiệm Đại sứ đặc mệnh toàn quyền 14

2 Thư triệu hồi Đại sứ 15

II Thư ủy nhiệm Đại biện, Đại diện 16

III Giấy ủy quyền 18

IV Giấy ủy nhiệm lãnh sự 19

CHƯƠNG 3: NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI SOẠN CÔNG VĂN NGOẠI GIAO 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM THƯ TÍN NGOẠI GIAO VÀ CÁC

LOẠI THƯ TÍN NGOẠI GIAO

I Thư tín ngoại giao

1 Khái niệm

Thư tín ngoại giao là tổng thể các loại công văn và những văn bản chínhthức khác nhau có tính chất ngoại giao, nhờ đó mà mối quan hệ giữa các quốcgia được thực hiện; là một trong những hình thức cơ bản của hoạt động chínhtrị đối ngoại, hoạt động ngoại giao nhà nước

Khoản 2 Điều 27, Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao có đề cập:

“Thư tín về việc công của cơ quan đại diện là bất khả xâm phạm "Thư tín về việc công" được hiểu là mọi thư tín có liên quan đến cơ quan đại diện và các chức năng của cơ quan đại diện.” 1

2 Phân loại thư tín ngoại giao

Thư tín ngoại giao có thể được chia thành 3 loại: Thư tín ngoại giao chínhthức, thư tín riêng và thư tín cá nhân

Thư tín ngoại giao chính thức là những công văn, giấy tờ trao đổi giữa các

cơ quan nhà nước của một quốc gia hay cơ quan điều hành của một tổ chứcquốc tế với các cơ quan đại diện của một quốc gia hay tổ chức quốc tế để giảiquyết những công việc thuộc thẩm quyền của các cơ quan đó

Thư tín riêng là một loại thư tín ngoại giao giữa các thành viên cơ quan đại

diện và quan chức của quốc gia hay tổ chức tiếp nhận đồng cấp hoặc cấp bậc,

1 “BaiViet - CÔNG ƯỚC VIÊN VỀ QUAN HỆ NGOẠI GIAO NĂM 1961 ”, truy cập 10 Tháng Ba

2024, https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/BaiViet/B%C3%A0i%20vi%E1%BA%BFt/

chức vụ không quá chênh lệch, nội dung trao đổi việc công không chính thứctrong phạm vi chức năng của người viết và người nhận thư.

Thư tín cá nhân trao đổi giữa các cá nhân với nhau nhằm tăng cường quan

hệ cá nhân, thường không đề cập công việc Tuy nhiên, việc tạo mối quan hệgần gũi giữa các cá nhân có chức vụ quan trọng có ý nghĩa nhất định trong việcgiải quyết công việc giữa những cơ quan mà người đó trực thuộc

Hiện nay, nhiều nước trên thế giới còn đề ra những quy định chặt chẽ chotừng loại văn bản cùng cách xưng hô Việt Nam chưa có văn bản nào quy định

cụ thể về thư tín ngoại giao, mà chủ yếu là vận dụng thông lệ quốc tế và thamkhảo kinh nghiệm các nước

Nội dung của thư tín ngoại giao rất đa dạng, phong phú, liên quan đến tất cảcác vấn đề sinh hoạt quốc tế và chính sách đối ngoại, các vấn đề hằng ngàytrong quan hệ song phương, đa phương, từ thông tin, thông báo, đề nghị, yêucầu nào đó hoặc trình bày quan điểm, lập trường về vấn đề quốc tế, v.v

II Các loại thư tín ngoại giao

1 Công hàm

Công hàm là thư tín trao đổi giữa nhà nước này với nhà nước khác, giữanhà nước với các tổ chức quốc tế

Công hàm là công văn trao đổi giữa các cơ quan đại diện ngoại giao với

Bộ Ngoại giao và các cơ quan nhà nước ở nước sở tại; giữa các cơ quan đạidiện ngoại giao; giữa các cơ quan lãnh sự với nhau và với giới hữu trách địaphương, đồng thời công hàm cũng là công văn trao đổi giữa các tổ chức quốc

tế, giữa các tổ chức quốc tế với nước sở tại, giữa Bộ Ngoại giao nước này vớinước kia

Công hàm còn là văn kiện ngoại giao Bằng cách sử dụng công hàm,chonhs phủ nước này có thể tuyên bố quyền hoặc yêu sách hay biểu thị sự phảnđối của mình đối với hành động sai trái của chính phủ nước khác Đồng thờitrong thực tiễn ngoại giao có thể sử dụng việc trao đổi công hàm như một hìnhthức của điều ước quốc tế.2

Soạn thảo công hàm đòi hỏi phải đảm bảo các quy định khá chặt chẽ: (1)Công hàm được soạn ở ngôi thứ ba có tính chất trang trọng (2) Công hàm bắtđầu bằng câu lịch sự xã giao: Kính chào…và xin trân trọng…cùng với tên cơquan gửi và tên cơ quan nhận (3) Trình bày nội dung và cuối cùng kết thúcbằng câu lịch sự xã giao (4) Công hàm in trên giấy chất lượng tốt, có tiêu đề,không ký hoặc ký tắt và đóng dấu Công hàm có đề ngày, tháng, năm gửi và số.1.2 Công hàm thông báo

Công hàm thông báo là một dạng của công hàm chính thức, có tính chấtthông tin, thông báo một vụ việc gì đó Ví dụ thông báo của bộ ngoại giao thay

2 Theo Công ước Viên 1969 điều 2 khoản 1 a về luật điều ước quốc tế, thuật ngữ “điều ước” dùng để chỉ một thỏa thuận quốc tế được ký kết bằng văn bản giữa các quốc gia và được pháp luật quốc tế điều chỉnh (governed by international law), dù được ghi nhận trong một văn kiện duy nhất hoặc trong hai hay nhiều văn kiện có quan hệ với nhau và với bất kể tên gọi riêng của nó là gì (whatever its particular designation).

3 Verbalis theo tiếng Latinh là nói miệng, nghĩa là thông báo bằng miệng

đổi địa chỉ tiếp khách, về thủ tục hải quan, về làm thẻ ra vào vùng cách ly củasân bay

Về hình thức, công hàm thông báo giống hoàn toàn như công hàm chínhthức, đều bắt đầu và kết thúc bằng câu lịch sự xã giao, đều viết ở ngôi thứ batrên dòng tiêu đề, đều không ký hoặc ký tắt và đóng dấu Điểm khác giữa hailoại công hàm nằm ở nội dung của nó Công hàm chính thức nêu những vấn đềquan trọng, có nội dung thực sự, còn công hàm thông báo chỉ mang tính thôngbaaso, thông tin Tuy nhiên, trong thực tế, rất ít đại sứ quán hoặc bộ ngoại giao

sử dụng công hàm thông báo Thông thường chỉ sử dụng một loại công hàmthường hay công hàm chính thức Trong thực tiễn ngoại giao ở một số quốcgia, ví dụ như Pháp, công hàm chính thức ngôi thứ ba rất thông dụng

1.3 Công hàm cá nhân – thư chính thức

Công hàm cá nhân hay thư chính thức thường nói về những vấn đề chínhtrị, liên quan chủ yếu đến sự kiện quan trọng nào đó Ví dụ thay đổi quốchiệu, bổ nhiệm thủ tướng mới, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn, v.v… nghĩa làcho cá nhân mà không phải gửi cho cơ quan

Các công hàm cá nhân khác công hàm cơ quan, nó yêu cầu soạn ở ngôi thứ

nhất và bắt đầu bằng câu xưng hô Ví dụ: “Kính thưa Quốc vương”,v.v… Tiếp đến là “có vinh dự” và kết thúc bằng câu lịch sự xã giao: “Xin hãy nhận

lời chào trân trọng” Sau đó là chữ ký nhưng không đóng dấu và không cho

số công hàm như công hàm cơ quan Tuy nhiên, trên thực tế nhiều nước vẫncho số công hàm

Về giấy tiêu đề công hàm cá nhân của đại sứ, có nước dùng giấy tiêu đềĐại sứ đặc mệnh toàn quyền hoặc Đại sứ, có nước dùng tiêu đề Đại sứ quán;lại có trường hợp kết hợp hai loại tiêu đề, nghĩa là dùng tiêu đề Đại sứ quán

và bổ sung Đại sứ Về địa chỉ người nhận, hầu hết các Đại sứ quán để ở bêntrái cuối trang, song cũng có nước đề người nhận ngay ở trên, bên trái, trêncâu xưng hô Ngoại giao Anh thường sử dụng rộng rãi công hàm cá nhân.Khi nhận công hàm cá nhân, thông thường cần phải trả lời bằng công hàm

cá nhân của người nhận

Trong thực tế đôi khi cũng xảy ra những sai sót khi soạn công hàm cá nhân:

có người đóng cả dấu, thậm chí có trường hợp cho cả số công hàm

1.4 Công hàm tập thể

Công hàm tập thể là do đại diện nhiều cơ quan đại diện ngoại giao cùng gửicho một địa chỉ và với cùng một nội dung Ở đây có hai trường hợp: trườnghợp thứ nhất là công hàm chỉ có một bản và tất cả đại diện cùng ký tên Cônghàm thường được trao trong cuộc tiếp kiến Trường hợp thứ hai là công hàmlàm thành nhiều bản, được soạn giống nhau, song người gửi riêng, được gửivào cùng một thời gian cho nước sở tại (người nhận)

1.5 Công hàm tương tự

Đây là dạng biến tướng của công hàm tập thể Công hàm cùng về một nộidung, song từng cơ quan tự soạn thảo và gửi vào những thời gian khác nhau.Loại công hàm này ít sử dụng hơn công hàm tập thể

2 Tối hậu thư

Đây là công hàm áp đặt điều kiện: từ chối hoặc tuyên chiến Nếu đốiphương không đúng hẹn hồi đáp tiếp nhận yêu cầu, thì ngay lập tức phía đưa

ra tối hậu thông điệp chọn lấy biện pháp chiến tranh.

3 Thư riêng

Thư riêng được gửi cho các quan chức trong các trường hợp: (1) Nhấnmạnh sự quan tâm của tác giả về việc giải quyết việc gì đó hoặc vấn đề gì đó;(2) Có vấn đề mà trong khuôn khổ chính thức khó đề cập; (3) Muốn thể hiệnquan hệ cá nhân (chúc mừng ngày sinh, ngày Quốc khánh, chúc mừng nămmới, chia buồn )

Thư riêng dùng giấy bình thường, giấy tốt, song hình thức thì như cônghàm cá nhân

4 Bản ghi nhớ

Đây là văn bản có thể gửi với tư cách độc lập hoặc gửi kèm công hàm cánhân hay công hàm chính thức.Nếu với tư cách văn bản độc lập thì bản ghinhớ giống như công hàm thường, nhưng không đóng dấu, không ghi địa chỉ

và dùng ngôi vô nhân xưng

Bản ghi nhớ được soạn thảo trong các trường hợp sau: (1) do yêu cầu ngườiđối thoại; (2) theo sáng kiến người tiếp xúc đề phòng thông tin bị sai lệch,tránh sai sót trong giải thích nội dung vấn đề trao đổi

Soạn theo ngôi vô nhân xưng: “Thông báo rằng ”, “Nhắc nhở đến

rằng ”, “cần phải đi đến giải thích ”, không có câu xưng hô, không có câu

lịch sự xã giao Bản ghi nhớ cũng không có địa chỉ và số công văn Cuối bảnghi nhớ chỉ đề nơi gửi và ngày gửi Trong bản ghi nhớ đóng dấu “Bản ghinhớ”

Bản ghi nhớ được đưa trực tiếp cho người đối thoại, rất ít khi gửi qua túithư ngoại giao Việc trao bản ghi nhớ phải ghi chép, chuyển với phụ lục làBản sao bản ghi nhớ

5 Bị vong lục

Giống như bản ghi nhớ, bị vong lục có thể là tài liệu độc lập hoặc là phụlục đính kèm với công hàm cá nhân, hay công hàm chính thức với nội dungcủa công hàm được ghi ngắn gọn Trong bị vong lục trình bày những vấn đềtheo quan điểm của tác giả, phân tích các sự kiện, tài liệu, tranh luận với phíabên kia và đề nghị tiếp tục được tranh luận Bị vong lục không giống như thư,không có câu lịch thiệp xã giao

Nếu là tài liệu độc lập thì ở trên dòng tiêu đề không đóng dấu, không ghi sốcông văn, không ký, chỉ ghi nơi gửi và ngày, tháng gửi

Nếu là phụ lục kèm công hàm thì bị vong lục in trên giấy thường, không có

số, không đóng dấu, không ghi nơi gửi, ngày gửi, không ghi địa chỉ

6 Điện

Điện được dùng trong những trường hợp đặc biệt Cụ thể: chúc mừng nhândịp Quốc khánh, ngày lễ, sinh nhật, trúng cử, được bổ nhiệm chức vụ quantrọng, điện chia buồn khi gặp phải thiên tai, tai nạn có nhiều thiệt hại về người

và của; điện cảm ơn sau chuyến thăm, v.v…

7 Các loại thiếp

Thiếp chúc mừng, được trao đổi nhân dịp lễ Noel và năm mới Lời chúcmừng viết ngắn gọn, súc tích và cần căn cứ vào các thực tiễn sở tại Thiếp kýtừng chiếc một và nếu là những đồng nghiệp thân thiết nên đề kèm vài chữ viết

tay, chẳng hạn như ngày, tháng, hay chúc thêm cả phu nhân Nên ký bằng bútmực xanh hoặc đen.

8 Danh thiếp

Quy định về danh thiếp như mẫu, nội dung, kích cỡ rất cẩn thận Ngày nay,danh thiếp được sử dụng rất rộng rãi, là phương tiện giao tiếp, làm quen, xâydựng mối quan hệ

Danh thiếp không phải là văn bản ngoại giao với ý nghĩa chặt chẽ của từ,song đóng vai trò quan trọng trong công tác của cán bộ ngoại giao

Danh thiếp được dùng để giới thiệu, chúc mừng, cảm ơn, chia buồn, tạmbiệt ; cùng với danh thiếp có thể gửi hoa, quà, sách, báo, v.v…

Danh thiếp phải được in trên giấy trắng chất lượng cao, cứng Trong giớidoanh nhân có người dùng danh thiếp màu Khổ tương đối thông dụng đối vớinam là 90x50mm, còn đối với nữ là 80x40mm Đối với những quan chức cấpcao, kích cỡ danh thiếp có khi đến 100x60mm và 90x50mm Kích cỡ nói trênkhông phải ở đâu cũng như nhau Ở Anh, danh thiếp nữ lớn hơn danh thiếpnam Việc trao đổi danh thiếp trên thế giới cũng khác nhau Ở Pháp, các nhàngoại giao mới đến chủ động đi thăm xã giao và trao danh thiếp

Những cán bộ ngoại giao đã có gia đình nên có bốn loại danh thiếp:

(1) Danh thiếp chính thức với họ tên đầy đủ, chức vụ, địa chỉ Nên có hailoại theo kiểu này: một là loại viết đầy đủ: Đại sứ đặc mệnh toàn quyền,hai là loại viết ngắn gọn: Đại sứ;

(2) Danh thiếp dùng cho những trường hợp không chính thức với họ tênđầy đủ;

(3) Danh thiếp phu nhân: chỉ với họ tên đầy đủ;

(4) Danh thiếp cả vợ cả chồng (ông bà ) với địa chỉ Ở nước Anh người

ta không dùng danh thiếp loại này

Không nên in danh thiếp cả hai mặt để có thể ghi vào mặt trắng Do vậynên có danh thiếp bằng tiếng mẹ đẻ và danh thiếp bằng tiếng nước ngoài Tuynhiên, ở nhiều nước như Nhật Bản, người ta hay dùng danh thiếp hai mặt Mộtmặt viết bằng tiếng địa phương và mặt còn lại bằng tiếng quốc tế thông dụng ởnước đó, thường là tiếng Anh

Danh thiếp không chỉ để giới thiệu, làm quen, giữ quan hệ, mà trong thựctiễn quốc tế, danh thiếp còn được dùng vào nhiều trường hợp khác như để cảm

ơn, chúc mừng, chia tay, v.v Khi đó người ta dùng bút chì đen, để thêm vàogóc trái những ký hiệu bằng tiếng Pháp đã được chấp nhận rộng rãi

Các loại danh thiếp ký hiệu bằng tiếng Pháp và công dụng của chúng:

P.R (Pour remercier) Thể hiện sự cảm ơn

P.F (Pour feter) Chúc mừng ngày lễ

P.F.C (Pour faire connaissance) Thể hiện hài lòng qua sự làm quenP.P.C (Pour prendre conge) Chia tay

P.C (Pour condoleance) Chia buồn

P.P (Pour presentation) Để giới thiệu

P.F.N.A (Pour feter la nouvelle

année)

Chúc mừng năm mới

P.R.F.N.A (Pour remercier pour feter

la nouvelle année)

Cảm ơn lời chúc mừng năm mới

P.F.F.N (Pour féliciter fête

nationale)

Chúc mừng Quốc khánh

P.R.V (Pour rendre visit) Đến thăm

R.S.V.P (Repondez s’il vous plait) Xin được trả lời

Việc gửi danh thiếp được coi như là đã đến thăm Nếu danh thiếp trao trựctiếp như đã được chấp nhận rộng rãi, người ta bẻ góc phải phía trên Riêng ở

Hoa Kỳ là bẻ góc trái hoặc tất cả cạnh bên trái Nếu danh thiếp chuyển qua bưuđiện hoặc giao thông ngoại giao thì việc bẻ góc là phạm nghi thức Để chuyểndanh thiếp phải dùng phong bì riêng.

Thiếp trao đổi là danh thiếp cá nhân có tên, chức vụ, địa chỉ người gửi.Thiếp dùng để cảm ơn đã nhận được tài liệu, ấn phẩm cần ghi bằng tay vài lờingắn gọn, có ký tên và ghi ngày tháng

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ “CÔNG VĂN” NGOẠI GIAO ĐẶC BIỆT

I Quốc thư

Quốc thư gồm Thư ủy nhiệm Đại sứ đặc mệnh toàn quyền của nguyên thủ quốc gia nước cử đi bên cạnh nguyên thủ quốc gia nước tiếp nhận và Thư triệu hồi đại sứ

1 Thư ủy nhiệm Đại sứ đặc mệnh toàn quyền

Nội dung thư ủy nhiệm bao gồm: (1) Câu thưa gửi, (2) Nêu lý do cử người làm đại sứ, (3) Giới thiệu họ tên đại sứ, (3) Tin tưởng và mong muốn nguyên thủnước sở tại giúp đỡ để đại sứ hoàn thành nhiệm vụ, (4) Gửi lời chào

Dưới thư ghi địa danh, ngày, tháng, năm Dưới là chữ ký, đóng dấu nổi Bên trái lùi xuống là chữ ký của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Thư ủy nhiệm đánh trên giấy tiêu đề của nguyên thủ, có Quốc huy

Mẫu thư ủy nhiệm Đại sứ đặc mệnh toàn quyền của nước Việt Nam

TÊN NGUYÊN THỦ QUỐC GIA CHỦ TỊCH NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Kính gửi NGÀI………

mệnh toàn quyền của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, bêncạnh Ngài.

Tôi tin rằng, Ông sẽ góp phần tăng cường hơn nữa mối quan hệ rấttốt đẹp và tình hữu nghị sẵn có giữa hai nước chúng ta

Tôi xin gửi tới Ngài Tổng thống kính mến lời chào trân trọng

Hà Nội, ngày tháng năm (Ký tên, đóng dấu nổi)(Ký tên)

BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO

2 Thư triệu hồi Đại sứ

Về mặt hình thức, Thư triệu hồi cũng giống Thư ủy nhiệm, tuy nhiên có sựkhác biệt về nội dung Nội dung của Thư triệu hồi bao gồm: (1) Câu thưa gửi,(2) Thông báo lý do triệu hồi, (3) Cảm ơn sự giúp đỡ, (4) Lời chúc

Thông thường trong thực tiễn ngoại giao, khi đại sứ trình Thư uỷ nhiệmcho nguyên thủ nước tiếp nhận, thì trao luôn cả Thư triệu hồi đại sứ tiền nhiệm.Mẫu Thư triệu hồi Đại sứ của nước Việt Nam:

TÊN NGUYÊN THỦ QUỐC GIA CHỦ TỊCH NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Kính gửi NGÀI………

TỔNG THỐNG NƯỚC…….

Thưa Ngài Tổng thống