Bài Giảng Tổ Chức Và Quản Lý Hoạt Động Của Đại Lý Du Lịch

Đại lý du lịch là một doanh nghiệp lữ hành chuyên làm trung gian du lịch bán sản phẩm cho các đơn vị cung ứng du lịch riêng lẻ vận chuyển, khách sạn, bảo hiểm,.... Vai trò của đạI lý du

Đại lý du lịch là một doanh nghiệp lữ hành

chuyên làm trung gian du lịch bán sản phẩm cho các đơn vị cung ứng du lịch riêng lẻ (vận chuyển, khách sạn, bảo hiểm, ) và bán tour

du lịch trọn gói cho T.O

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA

ĐẠI LÝ DU LỊCH

1 Khái niệm và phân loại ĐLDL

a Khái niệm

Vai trò của đạI lý du lịch

Các hoạt động chính Kinh doanh lữ hành Hàng không

Hệ thống các khách sạn Các công ty cho thuê xe

ĐạI lý du lịch

Khách hàng

Du lịch

b Phân loại đại lý du lịch

* Theo mối quan hệ với du khách:

- Đại lý du lịch bán buôn: mua sản phẩm của các nhà

cung ứng du lịch với số lượng lớn, sau đó cung ứng lại cho các đại lý bán lẻ

- Đại lý du lịch bán lẻ: là những ngườI tiếp xúc trực

tiếp với khách hàng, hiểu rõ khách hàng, thường có quy mô nhỏ và tập trung vào một số thị trường, khu vực địa lý nhất định

* Theo mức độ độc lập của đại lý du lịch :

- Đại lý du lịch độc lập: đây là đại lý có điểm bán duy nhất,

không phụ thuộc vào bất kỳ TO và ĐLDL nào khác, quy mô, vốn, mặt bằng nhỏ

- Đại lý du lịch phụ thuộc: là một chi nhánh trong mạng lướI

hoạt động của TO

* Theo quy mô của đại lý du lịch :

- Đại lý du lịch quy mô lớn: là đạI lý sở hữu một chuỗI các

điểm bán rộng khắp trên thế giớI vớI một nhãn hiệu chung

- Đại lý du lịch quy mô nhỏ: Sở hữu 1 hoặc một số ít điểm bán

hoạt động trong một vùng nhất định

b Phân loại đại lý du lịch

c Các dịch vụ cung ứng bởi đại lý du lịch

- Xây dựng và bán tour theo yêu cầu của khách

- Bán tour du lịch trọn gói cho T.O

- Cung cấp dịch vụ hướng dẫn viên

- Bán vé vận chuyển công cộng (máy bay, tàu lửa, thàu thủy, xe khách)

- Thuê xe ô tô

- Bán vé xem thể thao, hòa nhạc,

- Bán bảo hiểm du lịch

- Bán séc du lịch và dịch vụ thu đổi ngoại tệ

- Làm thủ tục hộ chiếu, visa

- Đăng ký đặt giữ chỗ khách sạn

2 Hoa hồng cho đại lý du lịch

 2.1 Định nghĩa tiền hoa hồng:

 Tiền hoa hồng là khoản tiền mà các nhà cung ứng trả cho đại lý du lịch khi đại lý tiêu thụ sản phẩm cho các nhà cung ứng, được tính bằng phần trăm trên giá bán

 2.2 Các hình thức tiền hoa hồng:

 a Tiền hoa hồng cơ bản:

 Là mức tiền hoa hồng thấp nhất mà các nhà cung ứng trả cho các ĐLDL, phụ thuộc vào mốI quan hệ cung cầu và tập quán kinh doanh của từng địa phương

 b Tiền hoa hồng khuyến khích:

 Đây là khoản tiền thưởng mà các nhà cung cấp trả thêm khi các đại ly du lịch bán (hoặc tiêu thụ) một lượng sản phẩm vượt quá một mức quy định nào đó

Mức hoa hồng cơ bản đối với ngành du lịch

Hàng hóa và dịch vụ du

lịch

Mức hoa hồng tại Việt Nam

Mức hoa hồng trên thế giới Bán các tour trọn gói 5-10 9-10

Bán vé máy bay

-Nội địa

- Quốc tế

5 9

5 8-10 Bán vé đường sắt 5 5-10

Bán vé tàu thửy 5 12-15

Đặt giữ chỗ khách sạn 5-15 8-10

Các dịch vụ khác 5-10 5-10

Thanh toán tiền và cung cấp các dịch vụ thông tin

Nhà cung ứng du lịch (hàng không, vận chuyển, chỗ ở)

ĐạI lý du lịch

Thông tin

Khách du lịch

Thông tin Thanh toán tiền

Thanh toán tiền

có khấu trừ khoản tiền hoa hồng

Các dịch

vụ được

cung ứng

3 Hệ thống hoạt động của các đại lý du lịch

 3.1 Hệ thống tập trung:

 Hệ thống hoạt động dưới 1 giấy phép đăng ký duy nhất Hệ thống này bao gồm nhiều chi nhánh và mỗi chi nhánh không có bất kỳ sự tự chủ nào trong việc ra quyết định về các hoạt động như bán hàng, tài chính và quản lý nhân sự

 3.2 Hệ thống ủy quyền:

 ĐLDL độc lập có giấy phép hoạt động riêng, thoả thuận ký kết hợp đồng uỷ quyền vớI 1 đại lý hay 1 tập đoàn độc quyền phân phối sản phẩm, hạch toán độc lập, hàng tháng phải trả 1 khoản tiền cho tập đoàn uỷ quyền

 3.1 Hệ thống tập trung

 3.2 Hệ thống ủy quyền

3.3 Hệ thống bảo lênh

ĐLDL được TO hoặc tập đoăn ĐLDL chọn lựa vă bảo lênh Nó gần giống với hệ thống uỷ quyền nhưng đại lý được bảo lênh có thể bân những sản phẩm của câc TO khâc ngoăi TO bảo lênh cho nó vă

TO bảo lênh sẽ lă người được ưu tiín hăng đầu.(mức hoa hồng được hưởng sẽ cao hơn mức hoa hồng thông thường)

3.4 Hệ thống tự nguyện

Thực chất lă hiệp hôi câc đại lý du lịch, câc DNDL tham gia với tư câch lă thanh viín độc lập Hiệp hội có nghĩa vụ liín kết vă hỗ trợ câc thănh viín vì lợi ích chung, hăng thâng câc thănh viín phải trả một khoản phí nhất định

3 Hệ thống hoạt động của câc đại lý du lịch

4 Vị trí, kỹ thuật thiết kế và trang thiết bị cho

văn phòng đại lý du lịch

  Vị trí địa lý

 * Nên đặt tại những vị trí trung tâm thành phố

 + Dễ nhận thấy

 + Cơ hội nhiều cho việc tiêu thụ khi số lượng người đi qua đông

 + Tạo cho khách hàng và các đối tác thấy một hình ảnh thành công

 * Các văn phòng nhỏ, độc lập, nên đặt gần các trung tâm thương mại

 * Các văn phòng đại lý chuyên bán tour cho các cơ quan, đoàn thể thì không đòi hỏi phải đặt ở những vị trí trung tâm

 Khu vực địa lý:

- Số lượng đại lý được phép hoạt động trong một vùng địa lý không được vượt quá tỷ lệ hiệu quả

- Việc lựa chọn cấu trúc độ tuổi, thành phần xã hội, cấu trúc gia đình của dân số cho phù hợp với sản phẩm

cung ứng của đại lý

 Thiết kế văn phòng đại lý du lịch

- Thiết kế bên ngoài + Bảng hiệu

+ Tủ kính trưng bày

- Thiết kế bên trong

4 Vị trí, kỹ thuật thiết kế và trang thiết bị cho văn

phòng đại lý du lịch

Các khu vực hoạt động của văn phòng đại lý du lịch

Các khu vực hoạt động bên trong văn phòng đại lý du lịch

Khu vực 1

Giao thông

Khu vực 2 Trưng bày

SP

Khu vực 3 Bán hàng

Khu vực 4 Hành chính

- Khu vực dành

riêng cho việc đi

lại và chờ đợi của

khách hàng

- Khu vực quan

trọng thúc đẩy tiến

trình khách mua

sản phẩm

- Tạo không khí

thoải mái cho

khách khi chờ đợi

-Trưng bày brochure, bảng thời gian và các công cụ tiếp thị khách

Kĩ thuật trưng bày brochure khác nhau theo địa lý, trưng bày nhiều hoặc ít

-Khu vực quan trọng nhất:mơi bán sản phẩm

- Tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên tiếp cận các công cụ: máu vi tính, điện thoại, fax, brochure.

- Làm cho khách tiếp xúc dễ dáng

Khu vự lưu trữ brochurre và dữ liệu, tiền và các phương tiện thanh toán khác, nơi thư giã cho nhân viên, phòng giám đốc, các phòng ban chức năng, vệ sinh Khu vực này cần cách xa khu vực 1

Tủ kính trưng bày tranh ảnh và tài

liệu quảng cáo

Kệ xoay trưng bày brochure

Phòng Giám đốc

Tủ HS

Bàn

Giá

trưng

bày

bro

Brochure

Phòng nhân viên

WC

Nơi cất Bro

Posters

Máy tính, điện thoại Bàn 1

4 Vị trí, kỹ thuật thiết kế và trang thiết bị cho văn phòng

đại lý du lịch

+ Trang thiết bị cho văn phòng đại lý du lịch

 Trang thiết bị dùng cho hoạt động bán:

- Máy tính

- Hệ thống phần mềm xứ lý và lưu trữ

- VDU

- Hệ thống điện thoại

- Hệ thống tài liệu và các từ điển

- Máy tính

4 Vị trí, kỹ thuật thiết kế và trang thiết bị cho văn phòng

đại lý du lịch

 Trang thiết bị thông tin:

- Hệ thống đăng ký giữ chỗ (CRSs).

- Máy fax, telex

- Máy tính cá nhân có Email và Internet

- Hệ thống xem dữ liệu (Fastrak)

- Điện thoai

- Máy dán tem bưu chính

 Trang thiết bị hành chính

 Trang thiết bị an ninh và an toàn

4 Vị trí, kỹ thuật thiết kế và trang thiết bị cho văn phòng

đại lý du lịch



Hãy lập một dự án về việc mở một văn phòng đại lý du lịch tại Da Nang, trong đó bao gồm các vấn đề sau:

- Các nhân tố ảnh hưởng đến vị trí của đại lý du lịch

- Các dịch vụ du lịch cung cấp

- Tầm quan trọng của việc thiết kế và bố trí ĐLDL

- Các trang thiết bị cho văn phòng

- Thị trường mục tiêu của đại lý DL

- Bố trí nhân sự

-