Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Thời trang HKIDS

Trang 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Viện CNTT và Kinh tế số

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CÔNG TY TNHH THỜI TRANG HKIDS 7 1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thời trang HKIDS . 7

2.1 Các khái niệm và thông tin cơ bảẳn o-<-s5< «e5 se secseeseeseesse 142.1.1 Khái niệm dữ liệu và thông tin - <5 55 + **+‡c++essereeereeres 14

2.1.2 Khái niệm Hệ thống thông tin 2-22 22 s+E+£E£2E£2£++£xrsez 14 2.1.3 Đặc điểm hệ thống thông tin -2-©5¿©2++22++cx+erxerxrrrxees 15 2.2 Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống c scssssssssssssessesseesseseeeee 17 2.2.1 Khảo sát, xác định yêu cầu - ¿2 +5++S£+E+E+E£EEeEEerkerkersrrrrei 17 2.2.2 Phân tích chỉ tiẾt ¿22 ®©ESE£2EE+EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrkrrrervee 18

2.2.2.1 Phương pháp thu thập thong fiH c-s«ccsccssccsseeseees 182.2.2.2 Phương pháp mô hình NO vicccccccccccsccecccececsseesseeseteseessseseesseessees 18

2.2.3 Thiết kế logic cecceccsccsscsscssessessessessesvessssessessessessessessesessssessessessesseseees 21

2.2.4 Xây dựng phương án giải phap - - 55 + ++++sseerssrseres 21

2.2.5 Thiết kế vat lý ngoài ¿- ¿5s St EE 2112112112121 11 1111111 c0, 21

2.2.6 Thực hiện kỹ thuật - 2-22 ©E2+EE£+EE+EEEEEEEEEEEEEEEEEEEkrrrkrrrrreg 21

2.2.7 Cai đặt, bảo trì, khai thác hệ thống - 2-2 s©xz+zz+£z+rxerxez 21

2.3 Công cụ thực hiện dé tài -s-< 5< 5< se sessessessessesersersersessess 22

2.3.1 Hệ quản tri CSDL Microsoft SQL S€Ver - -++s-cs+s<s+sss 22

Sinh viên thực hiện : Lê Kim Chi

Trang 2

2.3.2 Microsoft Visual SfUCHO - cv HH rrn 22

CHƯƠNG 3: PHAN TÍCH THIẾT KE HE THONG QUAN LÝ KHO HÀNG

CHO CONG TY TNHH THỜI TRANG HKIDS . ° 24

3.1 Bài toán quan lý kho hàng của công ty HKTIDS - « 24

3.1.1 MG ta bal na 24

3.1.2 Quy trình vận hành va quan lý kho hang cua Công ty HKIDS 24

3.1.3 Yêu cầu nghiệp vụ -¿- + +22 2EESEEEEEE2EE2E1271 21.2112 Ekrrk, 25 3.1.4 Yêu cầu chức năng ¿- + 2© +keEESEEEEEEE12E12112121 7111211 ce, 25 3.1.5 Yêu cầu khác -: :¿+2-+22+x22EE22212211122111.2111 1 re 25 3.2 Phân tích hệ thống quản lý kho hàng - se sessesseessee 26 3.2.1 So d6 ngit can Ả ốố 26

3.2.2 Sơ đồ chức năng BED o.cecceceecessessesssessessesssessessessessessessessssseseeeseess 27 3.2.3 Sơ đồ luồng thông tin IED - ¿2-2 5s+S<+EE+EE2E£EEEerkerkerxrrerex 28 3.2.3.1 Sơ do luỗng thông tin khi có hàng nhập kho - 28

3.2.3.2 Sơ đô IFD khi có khách mua hàng - 555 5scsccs+cssce2 29 3.2.3.3 Sơ đô IFD thong kê, báo cáo . -¿ s:©ccccccscxscxrsccee 30 3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD - 5-5-5 +s+E+EeE£EEEEcE+xrErkrrrreree 30 3.2.4.1 Sơ đồ DED mức đỉnh ccsccccctsccxtirerxtrisrrtrrrrrrrrrrrrree 30 3.2.4.2 Phân rã mức 1 quản lý danh THỤC ằS-c S55 31 3.2.4.3 Phân rã mức 1 quản lý nhập — xuất - 55s cs+cs+cssce¿ 31 3.2.4.4 Phân rã mức 1 mục tìm KiEMciceceseccsseccscssescevssesveverssesvesssvecesesees 32 3.2.4.5 Phân rã mức 1 mục ĐảO CÁO << 5c c3 ke se 32 3.2.5 Kién tric hé thong 0n - 33

3.3 Thiết kế hệ thong ccssccsescessssssessessessessssssessesssssscsseseessessscsscsecssncsseeseeees 34 3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu c:-55ccs2ctttrErittrrrrtrrrrrrrirrrrirrrrriee 34 3.3.1.1 Mô hình cơ sở Ait TIỆH -cc cv ke 343.3.1.2 BANG Ait ga n e 34

3.3.2 Thiết kế giải thuat ccccceccescccsecsecsessessessessssssessessesssssseesessesseesseeseese 38

3.3.2.1 Giải thuật đăng nhẬP - SH rikt 38

3.3.2.2 Giải thuật tìm KiẾM -ccccccccccttisrtrtirrrrrrrtrtirrrrrrirrrriee 39

3.3.2.3 Giải thuật nhập dit lIỆU cĂẶ nh ve 40

Sinh viên thực hiện : Lê Kim Chỉ

Trang 3

3.3.2.4 Giải thuật xóa di VEU ceecseessessessessesssesssesssesssssesssecssecsesssessses 4]

3.3.2.5 Giải thuật sửa dữ VOU cceccccccesscesssessesssesssesssessesssesssesssesssssessses 423.3.2.0 Giải thuật tạo DAO CO ccc S13 ke 43

3.3.3 Thiết kế giao điện ¿- 2-52-5221 2EEEEEE191122121121121 11111111 c0, 44

3.3.3.1 Form đăng HhẬD cv HH kệ 443.3.3.2 Form trang ChIỦ - -c- sư t nnưy 453.3.3.3 Form hàng HÓA cv kề, 45

3.3.3.4 Form Nhà CUNG CẤD :-525c 5S Et‡E2EEESEEEEEEEEEEEEEkerkrrrree 46 3.3.3.5 Form phiếu nÌậpD + ++cSk‡EEEE 2 2121111111111 xe 46 3.3.3.6 Form phiẾM XUGt seccccscccsecsscsssesssesssesssssssssscssecssssssssecssecsesseesses 47

3.3.3.8 Form quản lý hàng ton cececceccesccsscesvessesseessessessesseessesseesesssessesses 48

3.3.3.9 Mẫu báo cáo hàng tôn khO 5c©ce+cc+ccckertertererrrsree 48 3.4 Triển khai, cài đặt - s5 scsssss se se tseEsessessessssersersersessesee 48

x80, 50

DANH MỤC THAM KHẢO 5< s2 se s2 ssssessesssessessesserssesee 52

Trang 4

DANH MỤC BANG

5150 008sr s7 11 35

Bang 3.2 Nhà cung cấp -:- +52 Set EEEEE1121121101121111121 1111111111 35 Bang 3.3 Phiếu nhập -:- 25252222 1E 2E EEE11112112112111121 1111111 xe 36 Bang 3.4 Phiếu Xuất - - + s21 E1 1 121E211111110111111111 11111111111 xe 36

5180021: 37

Bang 0N 18.6:(8: 1117 37

Trang 5

DANH MỤC TỪ VIET TAT Từ viết tắt Ý nghĩa

CSDL Co sở dit liệu

NCC Nha cung cap

KH Khach hang

CNTT Công nghệ thông tin

TNHH Trách nhiệm hữu han

Trang 6

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 : Page Moon Store — Thời trang cho bé by HKIDS - 9

Hình 3.1 Minh họa thuật toán QuicKSOFt - - c5 2< 5 S321 ‡+* EE+evsseeeesexxes 44

Hình 3.2 Giao diện đăng nhập - - - - SG 1321111911119 8 1118111811811 re 44Hình 3.3 Giao diện trang CHủỦ - - c2 + 331131119111 9111 1111 11 9 ng rệt 45

Hình 3.4 Giao diện thông tin hàng hóa «1xx sư 45Hình 3.5 Giao diện thông tin NCC - - 5 S2 22112311 Ekserrrrrrrrerrree 46

Hình 3.6 Giao điện phiếu nhập - ¿2-2 E+SE+E£+E££E£+E££EeEEeExerxrrxrrerree 46 Hình 3.7 Giao điện phiếu xuất -¿- ¿5£ ESE+SE‡EEEEE2EE2E2E2E2EEE1EEEEEEEkrree 41 Hình 3.8 Giao điện tìm kiẾm - ¿22 25s 2EEEE1EEE2E121121 2121112 re 41 Hình 3.9 Giao diện thông tin hàng tồn ¿- ¿2+2 ++x+2£xtzzxerxeerxesrxee 48 Hình 3.10 Báo cáo tồn kho 2- 2© 25<SEEE£EE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErkrrkerkee 48

Trang 7

DANH MỤC SƠ ĐỎ

Sơ đồ I.1 : Sơ đồ cơ cầu tô chức của HKIDS 2-2 sc2s+2c+czssrxrres 11 Sơ đồ 2.1 Các yếu tố cau thành HTTTT - cssessessessesessessestssessessesseaee 15 Sơ đồ 2.2 Thành phần của HTTTT 2 2 2 2 E+EE+EE+EE£EE+E+E££EeEEerxerxzrezree 15 Sơ đồ 2.3 Quy trình xuất — nhập đữ liệu HTTTT 2 2s s+£s+£x£++£+zs+2 16 Sơ đồ 2.4 Quy trình phát trién phần mềm 2-2 5¿x++z++zx++zxz+zxe2 17

Sơ đồ 2.5 Ký pháp sơ đồ ngữ cảnh CTD 2 2 E+E+2E£2EE+EEeEEezEkrrxerxrres 19

Sơ đồ 2.6 Ký pháp sơ đồ IFD - Error! Bookmark not defined Sơ đồ 2.7 Ký pháp sơ đồ BFD ¿+ s22 22122171 211211221 71.21 1xcEkcrk, 20

Sơ đồ 2.8 Ký pháp sơ đồ DFD -. 2 ¿5222 2EEEEEE7E2E12E1221 71.2112 crk, 20

Sơ đồ 3.1 Ngữ cảnh quản lý kho hàng - 2-2255 ©5+2S+2£x2zxvzxeerxesrxee 26 Sơ đồ 3.2 Phân rã chức năng hệ thống quản lý kho hàng -5-5¿ 27

Sơ đồ 3.3.IFD nhập hàng - 2-2 2 2+SE‡EEEE2EEEEEEEE2E12E1221 71.2111 re, 28

Sơ đồ 3.4 IFD khách mua hàng - ¿2-2559 22EE£EE£EECEEESEEEEEErkrrrrrrxerkrrei 29 Sơ đồ 3.5 IFD báo cáo -:- ¿5+1 2x EE2E12E17121121121171171121111 11.11 30

Sơ đồ 3.6 Luồng dữ liệu mức đỉnh - 2-2 +¿2+++++£x++zx+zxvzxeerxesrxee 30 Sơ đồ 3.7 DFD phân rã mức 1 quản lý danh mục 2-2 222 s2 31 Sơ đồ 3.8 DFD phân rã mức 1 quản lý danh mục 2-2-5222 s2 31 Sơ đồ 3.9 DFD phân rã mức 1 tìm kiếm - 2-2 52222 ++£E+£E£zE+zrxsrxeres 32

Sơ đồ 3.10 Phân rã mức 1 báo cáo tồn kho -2- 5: ©52+2++x+zxzxezzxerxred 32 Sơ đồ 3.11 Kiến trúc hệ thống -2¿- 5¿©22£++++EE+2EE+EEEtEE+SEEEExerkeerkesrxee 33

Sơ đồ 3.12 Mô hình CSIDL 2-22 5£+2E£2EE+EEESEESEEEEEEEEEESEEEEEkrrkrerkrrrree 34

Sơ đồ 3.13 Giải thuật đăng nhập -¿- 2-22 © 2‡EE2EECEEEEEEEEECEEEerkrrrkrrree 38 Sơ đồ 3.14 Giải thuật tìm kiẾm ¿2-52-5522 2EEEEEEEEEEEE2EEEEEEEErrrrrrerrrrei 39 Sơ đồ 3.15 Giải thuật nhập dữ liệu 2- 2-22 E£+2Et2EEcEESEEczExrrkerrkrrrree 40 Sơ đồ 3.16 Giải thuật xóa đữ liệu ¿- 5 222E‡EE2 E2 E212 CEEcrkerrkee 42

Sơ đồ 3.17 Giải thuật sửa dit liệu 2-55 S2+EE‡EEEEEEEEEEEEErkrrrrrkerkrrei 43

Trang 8

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1 Viện CNTT và Kinh tế số

LỜI MỞ ĐẦU

Thời đại 4.0 đã mở ra rất nhiều cơ hội phát triển cho các Doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn nhưng cũng là bài toán khó khăn không có đáp án của các Doanh nghiệp với câu hỏi: Làm sao dé luôn cập nhật, đổi mới Công nghệ đề Doanh nghiệp

luôn bắt kịp xu hướng, dẫn dau thị trường? Không thé phủ nhận rằng, nền Kinh tế

thị trường hiện nay thay đổi theo từng ngày, mỗi Doanh nghiệp đều phải đối mặt với nhiều thách thức hon dé nâng cao khả năng cạnh tranh, vị thé của bản thân mỗi Doanh nghiệp Chính vì vậy, luôn đòi hỏi các Doanh nghiệp đổi mới không ngừng cả về nhân lực, vật lực và trí lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường,

hướng tới mục tiêu dẫn đầu xu thé, dé tầm nhìn của Doanh nghiệp ngày một rộng

hơn, sứ mệnh của Doanh nghiệp ngày một lớn lao, lý tưởng hơn Vậy thế cho nên,

các công cụ hỗ trợ giúp Doanh nghiệp tăng doanh thu, tăng năng suất mà vẫn tiết

kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao, thu về lợi nhuận nhiều nhất chính là những

công cụ mà các Doanh nghiệp luôn tìm tòi cập nhật, đổi mới và phát triển hàng

Phải khang định rằng, việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) và sự phát triển của Hệ thống thông tin (HTTT) là làm Nền kinh tế số thay đổi rất nhiều,

và rat phát triển Đối với sự phát triển của Doanh nghiệp nói riêng, và sự phát triển của đất nước nói chung, ứng dụng HTTT vào Doanh nghiệp ngày càng được chú trọng hơn, đây được coi như vấn đề cấp bách và thực sự rất cần thiết đối với sự phát triển lâu dài của Doanh nghiệp Một doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không, Doanh nghiệp đó có tối ưu được chỉ phí quản lý được hay không

là nhờ sự áp dụng HTTT quản lý vào quá trình vận hành.

Đối với một Công ty thời trang, việc có rất nhiều mã sản phẩm, và mỗi mã lại có rất nhiều sản phẩm khác nhau là một chuyện hiển nhiên Một Công ty kinh doanh có hiệu quả, việc làm chặt khâu quản lý kho hàng là vấn đề quan trọng và dau đầu nhất dé hạn chế việc thất thoát hàng hóa, nhằm lẫn số lượng trong quá

trình kinh doanh Công ty TNHH Thời trang HKIDS là một Doanh nghiệp trẻ san

xuất và kinh doanh mặt hàng Thời trang trẻ em Hiện Công ty đang có 2 kênh bán

hàng phát triển mạnh là kênh bán buôn và bán lẻ Với mục tiêu của Công ty hướng

tới sự mở rộng thị trường thì lượng sản pham đưa ra rất lớn, nêu dùng phương pháp thủ công dé kiểm kê hàng hóa chắc chắn sẽ có sự nhằm lẫn, thậm chí thất thoát

hàng hóa, ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của Công ty Chính vì vậy, em đã lựa

Trang 9

chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Thời trang HKIDS” để phân tích và phát triển.

> Tính cấp thiết của đề tài

Với sự phát triển nền kinh tế nhanh chóng như hiện nay, các Công ty ngày một phải đối mặt với rất nhiều thách thức dé nâng cao vị thế của bản thân Việc làm sao cho các công việc được giải quyết nhanh gọn nhất, ít tốn sức người nhất, làm sao đề đem lại nhiều lợi nhuận nhất cho Công ty nhưng vẫn giảm được chỉ phí

luôn là câu hỏi hóc búa cho các nhà quản lý Nó không chỉ dừng ở việc giải quyết

được trong ngày một ngày hai, mà việc này luôn đòi hỏi các nhà quản lý phải cập

nhật công nghệ thường xuyên, cải tiến hệ thống hàng ngày hàng giờ Đối với một Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thời trang trẻ em nói riêng, và ngành thời trang nói chung, quản lý kho hàng là một trong những vấn đề hết sức đau đầu đối với các nhà quản lý Quản lý kho hàng với vai trò là xưởng sản xuất, và chuyên bán hang cho khách buôn, lượng hang bán ra một lần là vài trăm đến vài nghìn bộ/mẫu thì việc quản lý hàng hóa không quá khó khăn, ta có thể áp dụng việc tính toán trên số sách hàng ngày, sử dụng các biện pháp thủ công dé quan lý.

Nhưng bên cạnh kênh buôn, Công ty HKIDS mở rộng quy mô sang thị

trường bán lẻ với nhiều trang page và các trang thương mại điện tử, hàng hóa xuất

ra trên một đơn có giá trị nhỏ, nhưng số lượng hàng hóa vận chuyên rất nhiều, bên cạnh đó còn có những sản phẩm hoàn về Mới hoạt động trên thị trường bán lẻ

được hon 11 tháng nhưng nhân viên cũng như ban quan ly đã nhìn được rất rõ những hạn chế của việc quản lý kho hàng bằng phương pháp thủ công và không may khoa học của họ Với số lượng hàng về vài nghìn sản phâm/ngày và lượng hàng hóa xuất đi cho các kênh buôn, và kênh bán lẻ với sự cộng tác của rất nhiều bên vận chuyền, nếu không có sự sát sao về số lượng hàng trong kho, sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu Việc quan lý bằng phương pháp thủ công có thể ké đến một vài bất cập như sau:

e Nhân viên phải lưu trữ rất nhiều giấy tờ liên quan đến số lượng hàng

hóa Nếu lưu trữ số sách không đúng quy định sẽ mắt rất nhiều thời gian

dé tìm lại, ảnh hưởng đến sự cập nhật hàng hóa của Công ty.

e_ Các giấy tờ kiêm kê van đang được lưu trữ rời rac không thé tránh khỏi tình trạng mat báo cáo, thống kê

e Ban quản lý khó kiêm soát được tông quan, toàn diện được tình hình

hàng hóa

e Khi muốn đưa ra báo cáo thống kê có thé không day đủ, chính xác

Trang 10

e Các mặt hàng thời trang thay đồi theo từng ngày, số lượng trên mỗi mẫu mã cũng thay đổi liên tục Cập nhật lượng hàng không kịp thời, chính xác sẽ rất dễ thiếu hụt hàng không rõ nguyên nhân.

e Nhập số liệu, báo cáo thủ công qua việc phân công trực tiếp khi có van

đề cần giải quyết có tình trạng din day, không nhận trách nhiệm, rất khó

xác định được người làm đề có biện pháp xử lý

Chính vì những lý do trên, việc nên có một HTTT QL kho hang dé kiểm soát lượng hàng hóa tốt hơn, bài bản, khoa học hơn là điều cần thiết Có HTTT QL, kho hàng, Công ty sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, tăng năng suất công việc, tối

ưu hóa nhân lực sử dụng.

Đây chính là lý do Dé tài: “Phân tích thiết kế HTTT QL kho hàng tại Công ty Thời trang HKIDS” được triển khai nghiên cứu.

Với dé tài này, em rat mong phan nào đó sẽ giúp Công ty có thé cải thiện

được chất lượng công việc tốt hơn, đơn giản với nhân viên quản lý kho hàng hơn.

> Mục đích và sản phẩm dự kiến của đề tài

Quản lý kho hàng được hiểu là các công việc kiểm soát lượng hàng hóa tại

kho lưu trữ, số lượng hàng tôn, hàng xuất, nhập, các công việc liên quan đến kiểm kê kho để đảm bảo rằng công việc kinh doanh thuận lợi, không bị dừng lại giữa chừng Đề tài được nghiên cứu nhằm mục đích giảm bớt phần nào công việc của nhân viên kho, công việc thực hiện được nhanh gọn, dễ dang hơn, tiết kiệm thời

gian, công sức, chi phí cho doanh nghiệp Đối với hệ thống Quản lý kho, các nhà quản lý có thể bao quát được toàn bộ quá trình vận hành của kho, giúp nắm bắt được tình hình kinh doanh hiện tại của Công ty dé đưa ra chiến lược, sản phẩm, số

lượng dự đoán được cụ thể, chính xác hơn.

HT QL kho hàng góp phần giảm thiểu thời gian xử lý các văn bản lưu trữ Khi có sự thay đổi về số lượng hoặc thêm mã hàng mới, nhân viên kho có thể cập nhật trạng thái ngay lập tức trên hệ thống, không phải thông qua các giấy tờ số sách như trước kia Van dé lưu trữ quá nhiều giấy tờ không cần thiết, mang tính tạm thời, hay thay đổi được giải quyết gon le Nhân viên và nhà quản lý không mat thời gian trong việc lưu trữ, hay tìm kiếm giấy tờ liên quan đến mã hàng đó nữa.

Tắt cả đã được lưu trữ rat dễ nhìn, dễ hiéu trên hệ thống.

Cụ thé, HT QL kho hang sẽ giải quyết được các van đề gặp phải như sau: - Kiểm soát được lượng hàng hóa vào ra hàng ngày, tránh tình trạng mat

hàng, thất thoát hàng hóa không lý do

Trang 11

- Bảo quản được hàng hóa tốt hơn Việc sắp xếp các mã hàng một cách khoa học sé theo dõi được hàng hóa dễ dàng hơn, kiểm soát được chất lượng sản phẩm

tốt hơn trước khi đem sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

- Hỗ trợ tốt trong việc bán hàng: Báo cáo được lượng hàng hóa còn lại một cách kip thời, chính xác và nhanh chóng sẽ dam bảo được sự trao đổi của nhân viên bán hàng với khách hàng được tốt hơn, tránh tình trạng nhận đơn nhưng không có hàng gửi khách, làm giảm sự uy tín của Doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

- Đưa ra các chiến lược về sản phẩm, số lượng dự đoán tốt hơn: Khi van đề

quản lý kho hàng được giải quyết

Với mục đích thay thé một số các thao tác thủ công hàng ngày, có sự kết hợp của máy tính, hệ thống được phát triển nhằm mục đích phục vụ cho công ty và các nhà quản lý năm được tình hình một cách cụ thể nhất về kho hàng kịp thời, nhanh chóng mà vẫn hiệu quả Các công việc nhập, xuất, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, phản ánh được hiện trạng trước mắt của công ty để đưa ra chiến lược phù hợp cho những sản phẩm tiếp theo và hướng xử lý đối với các sản phẩm

hiện tại.

Sản phẩm dự kiến của dé tài là một Hệ thống quản lý kho hàng giúp công ty kiêm soát được số lượng hàng nhanh chóng, kịp thời, có tính thời điểm Từ đó có những

quyết định về chiến lược giúp hoạt động kinh doanh của HKIDS có hiệu quả hơn Ngoài ra, hệ thống còn giúp lưu trữ thông tin hàng hóa một cách bài bản, khoa học, có hệ thống hơn, công việc nhập, xuất được đơn giản hóa, không phải lưu trữ quá

nhiều giấy tờ.

> Phạm vi, đối tượng, phương pháp nghiên cứu

eĐối tượng được nghiên cứu: Quản lý kho hàng của Công ty TNHH Thời

trang HKIDS

ePhạm vi nghiên cứu của đề tài: Phạm vi được nghiên cứu sẽ tập trung vào những vấn đề khó khăn đang gặp phải của Công ty TNHH Thời trang HKIDS.

ePhương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích HT TT QL kho hàng

- Khảo sát hệ thống: Khảo sát bài toán “Phân tích thiết kế HTTT QL kho hàng” Nắm rõ được yêu cầu cụ thể, xác định rõ mục tiêu của bài toán để lên

phương án hợp lý nhất.

- Phân tích: Tìm hiểu các tài liệu về quản lý kho hàng trên các tài liệu sách

báo Nêu rõ các chức năng cần có thé hiện trên phan mềm Công cụ ta sử dụng là sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), Sơ đồ luồng dit liệu (DED), Sơ đồ luồng thông

Trang 12

tin (IFD) để làm rõ các yêu cầu của người dùng, xác định được chức năng, mô

hình hóa phần mềm.

- Thiết kế: Thiết kế để làm người xem hiểu được các đặc trưng của phần mềm, tạo hình ảnh rõ ràng về phần mềm đang được thiết kế Trong phan thiết kế này, ta phải thiết kế kiến trúc các module, các thủ tục xử lý, thiết kế CSDL, thiết kế giao diện người dùng.

- Triển khai, bảo trì

> Những người hướng lợi từ đề tài

eCông ty

Bản thân Công ty sẽ là thành phần được hưởng lợi đầu tiên Khi đã rút gọn được

khâu quản lý, việc quản lý sẽ trở nên nhẹ nhàng, hiệu quả hơn Các công việc thủcông, chi phí hoạt động sẽ được giảm tải nhờ HT QL kho hàng này Quản lý dữ

liệu được bài bản hon, có phân công công việc rõ ràng, nhà quản lý có thé kiểm

soát được nhân viên của mình Tiếp đó, nhìn vào HT, quản lý có thể đo lường công việc của nhân sự, có HT hỗ trợ, công ty có thê cắt giảm được sỐ lượng nhân sự sao cho hợp lý, từ đó chỉ phí sẽ giảm đi Việc kiểm soát kho hàng trên hệ thống sẽ tránh tình trạng thiếu hụt hàng, và quản lý tài nguyên lưu trữ của Công ty trở nên

dễ dàng hơn nhiều.

eNgười quản lý

HT QL kho hàng sẽ là công cụ hỗ trợ rất tốt cho cac nhà quản lý Việc quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hàng hóa của công ty, kiểm soát được công việc của nhân viên từ đó có chế độ thưởng phạt nêu như nhập hàng hóa sai sót hoặc trong

quá trình kiểm kho số lượng bị thất thoát, tránh tình trạng trốn tránh trách nhiệm,

đánh giá được năng lực của nhân viên hơn Nắm rõ được số lượng trong kho hàng

sẽ giúp nhà quan lý đưa ra được các phương án, chiến lược cụ thé của từng san

Bắt cứ khi nào cần thông tin liên quan đến hàng hóa, số lượng, hoặc báo cáo tồn kho, HT sẽ giúp nhà quản lý truy cập nhanh chóng, kịp thời Các chiến lược hoạt động cũng được lên kế hoạch nhanh chóng, nhất là đối với một số mặt hàng có sự biến đổi thị trường lớn thì việc kiểm soát kho hàng chặt chẽ càng được chú trọng hơn bao giờ hết.

eNhân viên

Một nhân tố được hưởng lợi từ hệ thống này chính là người trực tiếp sử dụng hệ thống đó — Nhân viên Nhân viên sẽ cập nhật các thông tin nhanh gọn, dễ hàng

hơn Việc cập nhật thông tin hàng hóa nhanh chóng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho nhân viên Báo cáo hàng tồn HT đã hỗ trợ, sẽ tránh tình trạng nhằm

Trang 13

lẫn trong tính toán Kho hàng được sắp xếp hop lý sẽ giảm thiểu sự thất thoát hàng

hóa cho công ty, giảm thiểu sai sót của bản thân.

Tiếp xúc với hệ thống quản lý kho, nhân viên kiểm kho làm việc có tính chuyên nghiệp hơn, nâng cao khả năng hiểu biết, trình độ cá nhân Từ đó lên kế hoạch học tập, phát triển bản thân, đặt ra các mục tiêu cho tương lai.

Với đề tài trên khi đưa vào tìm hiểu và phân tích, em đã chia kết cấu chuyên đề

thành 3 nội dung chính làm thành 3 chương

Kết cau chuyên dé bao gồm 3 chương:

eChương I: Tổng quan về Công ty TNHH Thời trang HKIDS

eChương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ thực hiện đề tài

eChương 3: Phân tích thiết hệ thống quản lý kho hàng cho Công ty

TNHH Thời trang HKIDS

Kết cấu chuyên dé nêu trên không tính đến Lời mở đầu, mục lục, danh mục viết tắt, danh mục sơ đồ, kết luận

Trong suốt quá trình thực hiện dé tài, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, ân cần của TS.Nguyễn Thị Bạch Tuyết Trưởng Bộ Môn Tin học kinh tế -Giảng viên Viện CNTT và Kinh tế số - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân và sự

giúp đỡ tận tinh từ các cán bộ, nhân viên của Công ty TNHH Thời trang HKIDS

đã giúp em hoàn thành tốt dé tài tốt nghiệp này Do trình độ hiểu biết còn hạn chế, chắc chan không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhạn được sự nhận xét, những góp ý quý báu của TS.Nguyễn Thị Bạch Tuyết và Thầy Cô trong Hội đồng

đê đê tài của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 14

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE CÔNG TY TNHH THỜI

TRANG HKIDS

1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thời trang HKIDS

Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Thời trang HKIDS

Văn phòng chính: Số 50 ngõ 214 đường Phú Diễn, Phường Phú Diễn, Quận

Công ty TNHH Thời trang HKIDS có một văn phòng chính tại số 50, ngõ 214 Phú Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội Văn phòng là nơi làm việc của ban quản lý, nhân viên phòng Marketing và đội sale Xưởng cắt và kho hàng được năm ở ngõ 182 và 172 Phú Diễn Nhân viên thiết kế và kế toán làm việc tại kho Xưởng may của HKIDS nằm ở ngõ 196 Phú Diễn

Tiền thân của Công ty là xưởng sản xuất các mặt hàng quan áo thời trang may mặc cung cấp cho các siêu thị vừa và lớn như BigC, Lanchi Mart và một số khách hàng buôn là các shop thời trang thuộc khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận với số lượng lên đến hơn 60 nghìn sản phẩm/mùa ở tất cả các khách hang của HKIDS Từ tháng 9/2018 đến tháng 3/2020 doanh thu chính của HKIDS phụ thuộc vào các

đơn hang của các đơn vi này.

Những mặt hàng HKIDS cung cấp ra thị trường một phần mẫu do xưởng lên thiết kế, một phần khác mẫu được các khách hàng yêu cầu làm theo mẫu có san Đến nay, tuy là 1 Doanh nghiệp còn trẻ, nhưng HKIDS đã sở hữu tệp khách hàng thân thiết khá lớn và hàng tháng vẫn tiếp nhận những khách hàng mới có nhu cầu đặt hàng sản phâm Bên cạnh đó, HKIDS còn sở hữu đội ngũ nhân viên lành nghề, có kinh nghiệm sản xuất, thiết kế mẫu vô cùng gắn bó với Công ty Chi mới một thời gian ngắn, HKIDS đã và đang không ngừng hoàn thiện từng ngày, từng

Trang 15

cá thé trong công ty cống hiến hết minh cho sự nghiệp của HKIDS Càng ngày,

Công ty TNHH Thời trang HKIDS càng được biết đến nhiều hơn, nhận được sự tin tưởng của hơn 50 khách hàng thân thiết, 3 siêu thị uy tín và phục vụ hơn 300

khách hang van lai.

Đến tháng 4/2020 trong thời kỳ dịch Covid diễn ra, doanh thu của Công ty giảm sút, nhân công không có việc làm Và nhận thấy sự phát triển của thị trường bán

lẻ online như Facebook và các chợ thương mại điện tử như Shopee, Sendo, Tiki

Công ty TNHH Thời trang HKIDS đã họp và triển khai thêm mảng bán lẻ do chính HKIDS tự cung tự cấp và tự vận hành Đến nay, kênh bán lẻ đã hoạt động được gần 1 năm với một số thành tựu đáng kể, đáng biéu dương là lợi nhuận HKIDS thu về sau khi trừ tất cả các khoản chi phí đã tăng gấp 2,5 lần so với sản xuất và bán

buôn thông thường.

HKIDS 1 năm trở về đây đã sở hữu 5 page bán hàng trên kênhFacebook, 4

gian hàng được quảng cáo trên Shopee, trong đó có 2 shop trở thành shop yêu thích

từ tháng 12/2020 va 1 shop mới lên tháng 3/2021 Tat cả các gian hàng đều đang hoạt động 6n định, thu về lượng đơn hang từ 400-500 đơn/ngày trên Facebook,

doanh thu từ 110 — 150 triệu từ kênh Facebook va 250-350 đơn/ngày, doanh thu20-30 triệu từ sản thương mại điện tử Shopee.

Trang page do HIKDS đang vận hành hiện nay:

Trang 16

letline 1096 296 96 41

“©°" Moon Store - Thời Trang ChoSTORE Š số „4 Bé

@moon.caocap - Đồ em bé/Đồ trẻ em

Trang chủ Giới thiệu Cửa hảng Xem thêm + tf Thích Q TỶ) ~

Giới thiệu Xem tất cả @ Tạo bài viết

fag Anh/Video Check in Gắn thẻ bạn bè

ngõ 182 Phú Diễn, Bắc Tir ° =

Liêm, Ha Nội Ha Nội 100000

at PHO DIỄN ồ BÀI VIẾT ĐÃ GHIM

Hinh 1.1 : Page Moon Store — Thoi trang cho bé by HKIDS

PHÚC DIỄM

Ñ an chủ - Sản phẩm SS me pp GD soeeeuu

Van chuyển a Téted Đanghoatđộng Hét hang 63

Quin Lý Van Chuyển ŒƠ.

, [Ma FAMTXANH giém [Ma FAMTXANH giim [MäFAMTXANHgiảm [MäFASHIONT4FA2g (MäFAMIXANHgiảm [MEFAMTXANHgiảm

cael 10K đơn 60K] Áo v 40K don 50K] Váy 40K đơnS0KJVáy iảm40K don 50K} 10K đơn 50K] Bộ d 10K đơn 60K] Váy

c-“Trả Hằng / Hoàn Trên #39.000 Kho hana 375 #59500Khohàng13k #77350 Khohàng68i 31200 Kho hang 690 #28000Khohàng92k 379200 Kho hana 676

Quảng Cáo Shopse [Mua thêm deal sóc |

[M3 FAMTXANH giảm [MäFAMIXANHgảm [MäFAMIXANHgiảm [Ma FAMTXANH gidm {MäFAMIXANHgiảm [MäFAMIXANHgiảm

Quan lý khách hàng ^ 0K đơn 50K] Váy 0K đơn 50K] Quân 10K đơn 50K] Vay 10K đơn 50K] Váy 10K đơn 50K] Bộ L 10K đơn 50K] Áo b i)

7 lo hàng Fs po han a ho han 479.200 Kho hàn s ho han “ lo hàn,

“nhắn Quảng Bá GE 77.350 Khoảng 194 #29.40 Khonina 166 £78,000 Khohina 390 #79200 KhohảngSS 454280 Khohing303.- 3400 Khohảna241

Tải Khoản Ngân Hãng

Hình 1.2 : Trang Shopee HKIDS đang quản lý

1.3 Sản phẩm

Sinh viên thực hiện : Lê Kim Chi

Trang 17

HKIDS là xưởng may chuyên sản xuất các mặt hàng trẻ em với thiết kế mẫu mã

đa dạng Ưu tiên khi chọn mẫu và lên thiết kế là những sản phâm đơn giản, xinh

xắn, phù hợp với mọi hoàn cảnh của trẻ em Lựa chọn mẫu mã, chất liệu vải là vấn

đề HKIDS ưu tiên hàng đầu Các sản phẩm khi đưa ra thị trường đều được chọn

lựa vải một cách kỹ càng — loại vải an toàn với da bé (hàm lượng formaldehyt

không vượt quá 75mg/kg đối với các sản phẩm may mặc trực tiếp tiếp xúc với da

và ham lượng amin thơm không vượt quá 30mg/kg — Theo quy định thông tư 32

của Bộ Công Thương).

Trang 18

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp H Viện CNTT và Kinh tế số

xuât dong gói

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tô chức của HKIDS

eGiám đốc: Được coi là vi trí cao nhất trong Doanh nghiệp, đứng đầu một tổ chức Công việc liên quan đến điều hành, phê duyệt các hoạt động Sản xuất kinh

doanh (SXKD), quan hệ với đối tác của công ty là nhiệm vụ nhà quản lý — Giám đốc phải đảm nhận Giám đốc có trách nhiệm trong việc tổ chức, chỉ đạo các công

việc hàng ngày, các hoạt động kinh doanh đang diễn ra của công ty Các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm hoặc các hoạt động khen thưởng, phê bình với nhân viên,

các quyết định nhân sự đều năm trong quyền han quản lý của Giám đốc.

ePhòng Marketing: Công việc tìm kiếm, phân tích thị trường tiềm năng,

phân tích đối thủ từ đó đưa ra các mục tiêu, công việc, kế hoạch hoạt động cụ thé,

quảng bá sản phẩm của Công ty đến tay khách hàng Thông qua các kênh quảng cáo, các nhân viên của phòng Marketing phải day thương hiệu Doanh nghiệp đến gần với đại chúng, từ đó tìm kiếm các vị khách có nhu cầu nhăm tạo ra doanh thu

cho Công ty.

ePhòng kinh doanh: Phòng Kinh doanh có tat cả 41 người trong đó có 40 nhân viên sale và 1 quản lý sale Nhiêm vụ sale là tư van sản phẩm của công ty cho khách hàng nắm được thông tin cơ bản của sản phẩm, chăm sóc những khách

hàng tiềm năng và khách hàng cũ Đây là phòng kết nối trực tiếp với khách hàng

và là nhân tố chính đem laiaj doanh thu cho Công ty.

eBộ phận kỹ thuật: Kỹ thuật được chia thành 2 bộ mảng nhỏ:Thiết kế và thi công — Xưởng sản xuất và đóng gói.

> Người thiết kế: Nhân viên thiết kế có vai trò lên ý tưởng chính cho sản phẩm, lên bản vẽ sơ bộ, tiếp theo là lên mẫu, rập khuân lên size Các nhà thiết kế phải đảm nhiệm cả nhiệm vụ chọn vải, kết hợp với xưởng sản xuất dé đo khuôn

vải cho sản xuât hàng loạt

Phòng Tài

chính - Kê toan

Trang 19

> Xưởng sản xuất — đóng gói: Sản xuất trực tiếp sản phẩm từ mau bản vẽ ra sản phẩm hàng loạt dé đem ra thị trường Xưởng sản xuất bao gồm các nhiệm vụ lên vai, cắt, may hoàn thiện sản phẩm dé dem sang bộ phận đóng gói tiến hành

các bước cuối cùng trước khi đem ra thị trường.

ePhòng Tài chính — Kế toán: Lưu trữ các văn bản, công văn liên quan đến

công ty sau khi có sự tham van Giám đốc là trách nhiệm của nhân viên kế toán Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận, cất giữ hồ sơ nhân viên, các giấy phép kinh doanh, hợp đồng nhân sự, các quyết định thưởng phạt đối với công nhân viên của công ty Nhân viên phòng có trách nhiệm quản lý các tài sản cố định (TSCĐ) của Công ty, quản lý dòng tiền ra vào, công nợ, báo cáo kê khai thuế, tiền lương cho nhân viên.

1.5 Thực trang tin học tại HKIDS

1.5.1 Thiết bị phan cứng

Tính đến nay, Công ty đã trang bị 22 thiết bị máy tính bao gồm 6 máy tính ban cho phòng Marketing, 1 máy tính cau hình cao dành cho nhân viên thiết kế, 1

máy tính bàn cho nhân viên kế toán, còn lại 10 máy bàn và 4 laptop dành cho các

nhân viên sale thuộc phòng Kinh doanh.

Nhân viên phòng Marketing, nhân viên kế toán, thiết kế, và quản lý sale được sử dụng máy tính cố định Đội sale với số lượng nhân viên đông và làm theo từng buổi nên chi trang bị một số máy nhất định, còn lại các nhân viên sẽ tự chuẩn bị thêm máy laptop san có dé phục vụ công việc Các chi phí tính toán làm nên sản phẩm được tính vào chi phí của Doanh nghiệp.

1.5.2 Phan mềm

Dé hạch toán các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến công tác kế toán, quản lý công nợ, chi phí thì phòng Kế toán — Tài chính dang sử dụng phần mềm kế toán

Các công việc khác như lưu trữ văn ban, kiểm kê tồn kho, các hợp đồng,

báo giá van đang sử dụng công cụ Microsoft như Excel, Word, Google Sheet

hoặc sô sách viết tay dé lưu trữ.

1.5.3 Con người

Số lượng công nhân viên của HKIDS tính đến thời điểm hiện tại có 82 người

làm việc cố định và 10 người làm việc thời vụ theo hình thức nhân ca Trong đó:

eBộ phận Marking: 5 nhân viên và 1 quản lý

e Bộ phận kinh doanh: gồm 40 nhân viên sale, chia thành 2 nhóm, mỗi nhóm làm 6 tiếng, và 1 quan lý sale

eBộ phận Thiết kế: 1 nhân viên thiết kế

Trang 20

eBộ phận xưởng sản xuất — đóng gói: gồm 3 thợ cắt, 2 thợ xếp vải, 22 thợ

may, 2 thợ là, 1 quan lý xưởng may, 3 nhân viên kho va 10 nhân viên làm theo giờ

có nhiệm vụ gấp gói

eBo phận Kê toán: | nhân viên kê toán

Trang 21

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ

THUC HIEN DE TÀI

2.1 Các khái niệm va thông tin cơ ban2.1.1 Khai niệm dữ liệu và thông tin

Thông tin: Sự trao đôi, thông báo hay giải thích về một van dé nào đó hay về một đối tượng được hiểu là “Thông tin” Thông tin có rất nhiều dạng khác nhau:

chữ cái, chữ số, âm thanh, dòng điện Chúng được lưu trữ và truyền tải đa dạng

như vậy.

Ví dụ: Khi nhà quản lý thông báo cho nhân viên về quy chế mới của Công ty thì thông tin nhận được ở đây là quy chế mới của Công ty.

“Thong tin là sự hiểu biết của côn người về một thực thể nào đó, có thể thu thập, lưu trữ, xử lý và được thể hiện dưới dạng nội dung tin nhắn, quan sát trực tiếp hoặc gián tiếp “

Dữ liệu sau khi được tập hợp và xử lý bởi máy tính, hệ thống sẽ trả về kết quả gọi là thông tin Dữ liệu có thé được tồn tại đưới dạng byte, bit, dạng số, hoặc

văn bản.

2.1.2 Khái niệm Hệ thong thông tin

“Hệ thong thông tin là một hệ thong bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm một nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ

liệu và cung cấp một cơ chế phản hôi dé đạt được một mục tiêu định trước ” (Theo

HTTT giúp các nhà quản lý có thé thống kê và ra quyết định dựa trên các thông tin được xử lý và truy xuất được gọi là HTTTQL Hệ thống được đặt trong một môi trường và nền tang máy tinh hóa dé người dùng nhận được thông tin Những thông tin nhận được này mang tính chính xác và nhất thời.

Dé tạo nên một hệ thống thông tin cần có các yếu tố đầu vào, hệ thống xử lý, đầu ra Dữ liệu khi được nhập vào hệ thống gọi là đầu vào, sau khi đưa vào xử lý sẽ trả về các thông tin hữu ích là đầu ra.

Trang 22

PHAN HỘI

ĐẦU VÀO XỬ LÝ ĐẦU RA

như mong muốn Các kết quả được trả về thường xuyên, liên tục, kịp thời Một

HTTT QL không chỉ gồm CSDL mà còn bao gồm các nhân tô như con người, các thiết bị mạng, các phần cứng, phần mềm Dữ liệu là các yêu tố đầu vào sau khi

được xử lý sẽ trở thành yếu tố đầu ra được gọi là thông tin.

Kết nỗi

Các công cụ nguồn nhân lực

LỘCông việc xây dựng HTTT

Sơ đồ 2.2 Thành phần của HTTT

2.1.3 Đặc điểm hệ thống thông tin

Một HTTT thông thường sẽ có các bộ phận sau: Nhập, xử ly dit liệu, xuất,

lưu trữ Đầu tiên, đữ liệu được đưa vào hệ thống Sau quá trình thu thập, xử lý, lưu

trữ, dữ liệu sẽ được lưu tại kho CSDL và sẽ được phát ra bộ phận xuất (đích).

Trang 23

THU THẬP XỬ LÝ, LƯU TRỮ PHAN PHAT—————> ——————> |

Sơ đồ 2.3 Quy trình xuất — nhập dữ liệu HTTT

e Dễ dàng bảo trì, đơn giản, thuận lợi

e Khả năng hoạt động tốt, lưu trữ, xử lý, truyền đạt thông tin hiệu quả 2.1.4 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức

Phân loại HTTT được dựa trên thông tin mà hệ thống đó lưu trữ Ta phân loại thành hệ thống hỗ trợ hoạt động và hệ thống hỗ trợ quản lý.

e Hé thống chuyên gia (ES)

Hệ thống chuyên gia — Expert System là ứng dụng thành công nhất trong ứng dụng thương mại từ AI (Trí tuệ nhân tạo) “Hệ thống chuyên gia là hệ thống xây dựng dựa trên kinh nghiệm và tri thức cung cấp lời khuyên từ các experts (Chuyên gia)

và đóng vai trò tư vấn cho người dùng” Có thê nói hệ thống chính là một chương

trình máy tính mô phỏng theo lý luận của con người.

e Hé thống hỗ trợ ra quyết định (DSS)

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System) là hệ thống được thiết kế ra nhằm hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định trong quá trình làm việc Hệ thống xây dựng, tính toán, so sánh các phương án và lên kế hoạch dự đoán tình huống cho Doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý của các cấp quản lý.

Trang 24

e Hé thống thông tin quan lý (MIS)

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System) là HTTT dùng dé thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin từ nhiều nguồn dit liệu khác nhau Các nghiệp vụ được dùng trong hệ thống này nằm ở mức quản lý, lên kế hoạch, quản lý tác nghiệp.

Được xây dựng từ CSDL có sẵn là các giao dịch của Công ty, hệ thống có thé xuất ra các báo cáo giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời cho

Doanh nghiệp.

e Hé thống xử lý giao dich (TPS)

Hệ thống xử lý gia dịch (Transaction Processing System) là hệ thống giải quyết các giao dịch giữa các bộ phận với nhau Mỗi tổ công ty luôn có sự trao đôi qua lại giữa các bộ phận trong cùng công ty như các phòng ban tài chính kế toán, phòng

thiết kế, marketing, phòng kinh doanh Sự trao đổi qua lại đó sẽ được hệ thống

TPS xử lý Từ đó các tài liệu được cập nhật, lưu trữ một cách có hệ thống, tổng

quát hơn Công ty có thé dựa vào đó dé đánh giá các quá trình làm việc của mỗi phòng ban, từ đó đưa ra các phương án phát triển, hoạt động sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.

2.2Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống

Dé có thê hình dung được quy trình thực hiện việc xây dựng phần mềm ra

sao, ta có thê nhìn qua sơ đô dưới đây

Sơ đồ 2.4 Quy trình phát triển phần mềm

2.2.1 Khảo sát, xác định yêu cầu

Trước khi thực hiện đi vào xây dựng phần mềm, ta cần khảo sát hiện trạng san có dé tìm hiểu các thông tin cần thiết và khảo sát sơ bộ về Doanh nghiệp (bộ

Trang 25

máy điều hành, văn hóa Công ty, văn hóa con người) Sau đó, ta sẽ tìm hiểu, khảo sát thêm về các hệ thống mà Doanh nghiệp đã và đang sử dụng, các nghiệp vụ xử

lý thông tin, các vấn đề mà hệ thống hiện có đang gặp phải (nếu có) Sau đó, ta tiến hành lấy thông tin cũng như yêu cầu của Doanh nghiệp về hệ thống mới sẽ triển khai.

Công việc khảo sát được thực hiện nhăm mục đích đánh giá, phân tích hệ thống hiện có và hệ thống sắp triển khai xem thực sự hệ thống cũ có quá bất cập

không, có thực sự cần thiết để đầu tư một hệ thống mới hay không N ếu hệ thống mới đưa vào triển khai, liệu hệ thống đó cố khả thi? Và phải thực hiện như thé nào.

Chúng ta phải phân tích rõ các mẫu tài liệu, số sách, các hoạt động trao đôi dữ liệu, thông tin hàng ngày và làm rõ yêu cầu của lãnh đạo về hệ thống sắp cung cấp.

2.2.2 Phân tích chỉ tiết

Đến giai đoạn này, hệ thống sẽ được phân tích cụ thể, phải chỉ ra các chức năng dé đáp ứng các yêu cầu phải có trong phần mềm.

2.2.2.1 Phương pháp thu thập thông tin

ePhương pháp nghiên cứu tài liệu: Mục đích dé thu thập thông tin khái quát nhất của hệ thống (phân chia công việc, quyền hạn, thực trạng hiện tại của công ty, quá trình tác nghiệp, trao đồi ) Các tài liệu được nghiên cứu là các văn bản, số sách ghi chép, báo cáo Ưu điểm của phương pháp nay là tôn ít thời gian, nhanh gon, dé nắm bat.

Phong van: Là phương pháp đưa ra các câu hỏi dé khảo sát van dé Day là các câu hỏi trắc nghiệm, trực tiếp hoặc câu hỏi gợi ý Ưu điểm là khảo sát được nhiều đối tượng, hiểu sâu về các tác nghiệp của người dùng, hiểu rõ được phan mềm, có thêm những thông tin mà không được ghi lại, hiểu được người dùng,

người quản lý.

eQuan sát: Trực tiếp xem xét hoạt động diễn ra của hệ thống Kết quả ghi

nhận được cũng tùy vảo quan sát của từng cá nhân, và sử dụng phương pháp nàycũng không khả thi.

eBảng hỏi: Mục đích để có được thông tin từ đó đưa ra kết luận Bằng cách hỏi qua mẫu in sẵn, thư điện thử, mẫu hỏi sẵn, với ưu điểm tiết kiệm thời gian, chi phí mà nhanh ra kết quả, xong cách này cũng không mấy khả thi vì thời gian tạo

bảng hỏi khá lâu mà kết quả thu về cũng không mấy trung thực.

2.2.2.2 Phương pháp mô hình hóa

Ta có một số công cụ dé mô hình hóa HTTT như sau:

Trang 26

> Sơ đồ ngữ cảnh (CD)

Sơ đồ luồng dữ liệu mức cao nhất, thé hiện tổng quát bức tranh kinh doanh của doanh nghiệp và dữ liệu từ phía tác nhân — người sử dụng Sơ đồ gồm 1 tiến

trình là chức năng chính của chương trình, người dùng bên ngoài, nhận thông tin

từ hệ thống, thông tin trao đổi, thông tin vào và đã biến đồi.

Ký pháp Nội dung Chức năng

C ) Tiên trình/ Chức Năng _ | Tién trình trung tâm, chức năng chính của hệ thông

Tác nhân Đối tương trao đỗi thông tin trực tiếp với hệ thống

Dòng thông tin vào hệ thống/ Dòng thông tin được xử ý ra từ hệ thống

————> Dòng dữ liệu

Sơ đồ 2.5 Ký pháp sơ đồ ngữ cảnh CD

> Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Là sơ đồ biểu hiện chức năng hệ thống phân rã theo các chức năng riêng biệt Sơ đồ BED cho ta cái nhìn tổng quan nhất về các chức năng có trong hệ thong, được

xây dựng dựa trên sự khảo sát, cho ta cái nhìn cụ thể và rõ nét về bài toán đặt ra

Biểu diễn chức năng Phản rã chức năng

Sơ đồ 2.6 Ký pháp sơ đồ IFD

> Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin cho ta thấy sự di chuyên dữ liệu trong sơ đồ Nói cách khác, sơ đồ IFD dùng dé mô tả hệ thống theo cách thức động.

Trang 27

- Xử lý

Thủ công Người - may Tin học héa

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoa

- Dong thông tin

- Điều khiển

Sơ đồ 2.7 Ký pháp sơ đồ BED

> Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Thể hiện chức năng cơ bản, mối quan hệ của dòng thông tin lưu chuyên trong hệ thong

Tién trình xử lý Tên dòng dữ liêu Dòng dữ liệu |

Tên người/hỗ phan ngewe ¬

phát, nhận tin Nguồn/đích _ T6n tập dữ lu Kho dữ liệu

Sơ đồ 2.8 Ký pháp sơ đồ DFD

Trang 28

eƯớc lượng khối lượng dữ liệu cho tệp và sơ đồ

e Xác định liên hệ logic giữa tệp và thiết lập cấu trúc sơ đồ dữ liệu

Xáy dựng phương an giải pháp

Dua ra phương án nhằm đánh giá được các ưu, nhược điểm về các mục như

chi phí, lợi ích đạt được.

e Xác định ràng buộc về tin học và tô chức

eXây dựng phương án cho giải pháp

e Trình bày báo cáo

Thiết kế vật lý ngoài

Công việc được cụ thê hóa ở các bước sau eLap ké hoach

eThiét ké giao dién

e Thiết kế cách thức tương tac

e Đào tạo người dùng

Cài đặt, bảo trì, khai thác hệ thong

Tích hop hệ thống, đưa hệ thống đến với người dùng và tô chức dé dam bao hệ thống thực hiện hiệu quả, không gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.

Trang 29

2.3Công cụ thực hiện đề tài

2.3.1 Hệ quan trị CSDL Microsoft SQL Sever

Hệ quan trị CSDL Microsoft SQL Server ứng dung rộng rãi trong các ứng

dụng hiện nay bên cạnh Mysql, Oracle, MS Access Phần mềm được xây dựng và phát triển từ năm 1989, phiên bản mới nhất hiện nay là SOL Sever 2019 dựa theo mô hình Client/Sever Phần mềm này là hệ quản trị CSDL hệ nhiều người

Phần mềm có các công cụ giúp quản lý cho người sử dụng, gồm cả giao diện, ngôn ngữ truy vấn Do được phát triển từ mô hình client/server, nên được

Cac tinh nang hé tro hoan thién dé tai:

e Dễ dàng tao bang đữ liệu

eCó phiên bản miễn phí cho người dùng

eBộ công cụ có thể hỗ trợ cho người dùng: SQL server profiler, Server management studio kết hợp nền tảng ASP.NET, C# xây dựng winform.

eBao mật cao

eLưu trữ lâu dài

2.3.2 Microsoft Visual Studio

Visual Studio hỗ trợ rất nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau Các lập trình viên có thé gỡ lỗi, biên tập dé dàng, có thé code trên nền tảng ngôn ngữ lập trình

khác nhau như C/C++, Visual Basic, C#, Python

Các ứng dung Windowns Form, Mobile Windowns cũng được Visual Studio hỗ

Các lợi ích khi dùng Microsoft visual studio:

eHỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình

eGiao diện dễ dùng

eCó công cụ hỗ trợ gỡ lỗi Debug

eGỡ lỗi cap mã nguồn

eHỗ trợ control có sẵn đề thiết kế ứng dụng winform, webform bằng cách

kéo thả.