Em hiểu gì về vị trí chủ nhiệm dự án

Ở giai đoạn này, chủ thể thực hiện dự án sẽ tiến hành sắp xếp các công việc, trình tự thực hiện theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần ưu tiên làm trước cần tính toán ngân sách/tài chính

Bài Tập 2 1 Em hiểu gì về vị trí chủ nhiệm dự án

- Theo Nghị định 100/2018/NĐ-CP sửa đổi điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng thì : Chủ nhiệm là

chức danh của cá nhân được tổ chức giao nhiệm vụ quản lý, điều phối thực hiện toàn bộ công việc chuyên môn thuộc một đồ án quy hoạch, dự

án hoặc công trình cụ thể, bao gồm: Chủ nhiệm thiết kế quy hoạch xây dựng; chủ nhiệm khảo sát xây dựng; chủ nhiệm thiết kế xây dựng.

- Chức danh Chủ nhiệm để chỉ người chịu trách nhiệm chung toàn đồ án thiết kế Nghĩa là nếu có bất cứ vấn đề gì với hồ sơ thiết kế thì anh Chủ nhiệm là người đầu tiên phải chịu trách nhiệm Có thể liên tưởng vị trí này với Giám đốc trong công ty

2 Trình bày quy trình xây dựng dự án  Giai đoạn 1: Khởi động dự án

- Việc thực hiện dự án cần được thử nghiệm một cách cẩn thận để chắc chắn để việc thực hiện dự án đó sẽ mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp/tổ chức Trong suốt giai đoạn khởi động thì sẽ cần xác định thành viên thuộc những người thực hiện việc đưa ra quyết định trong trường hợp dự án có khả năng được triển khai thì sẽ tiến hành giai đoạn thứ hai chuẩn bị cho việc lên kế hoạch thực hiện dự án.

 Giai đoạn 2: Lên kế hoạch thực hiện dự án

- Bất cứ việc gì khi tiến hành đều cần lên kế hoạch cụ thể để thực hiện Đối với dự án đầu tư cũng cần chuẩn bị rõ ràng các vấn đề để lên kế hoạch như: Kế hoạch dự án, tôn chỉ dự án và phạm vi thực hiện dự án, liệt kê cụ thể thể hiện trong kế hoạch thực hiện dự án Ở giai đoạn này, chủ thể thực hiện dự án sẽ tiến hành sắp xếp các công việc, trình tự thực hiện theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần ưu tiên làm trước cần tính toán ngân

sách/tài chính một cách rõ ràng cho dự án và thời gian để tiến hành thực hiện dự án; xác định những nguồn lực cần thiết như nguồn lực lao động của dự án.

 Giai đoạn 3: Tiến hành thực hiện dự án

- Thực hiện những nhiệm vụ đã được lập ra ở giai đoạn 2 và phân phối cho các thành viên trong nhóm tiến hành thực hiện dự án và có những trách nhiệm/nghĩa vụ hoàn thành dự án nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp/tổ chức.

 Giai đoạn 4: Báo cáo kết quả của dự án thực hiện

- Quản lý tiến hành thực hiện dự án sẽ giám sát tình trạng thực hiện và tiến độ xây dựng thực hiện dự án Sử dụng các nguồn lực như tài chính, nhân sự…liên quan đến việc thực hiện dự án Trong giai đoạn này, chủ thể thực hiện dự án cần thực hiện điều chỉnh kế hoạch hoặc thực hiện công việc cần thiết để kịp tiến độ của công việc cần thực hiện.

 Giai đoạn 5: Đóng dự án/Kết thúc dự án

- Sau khi hoàn thành những công việc để thực hiện dự án và khách

hàng/đối tác liên quan đã công nhận và chấp nhận với kết quả thực hiện dự án thì chủ thể thực hiện dự án tiến hành đánh giá dự án để học tập và tiếp tục phát huy những điểm thành công cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót đã xảy ra trong khi thực hiện dự án

3 Tìm hiểu về vai trò, nội dung lập kế hoạch trong dự án  Vai trò của việc lập kế hoạch dự án

- Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của dự án: khi liệt kê các công việc dự án cần làm, cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu của dự án.

- Nhà quản lí cần phải biết mình đứng ở đâu cần làm gì để đạt được mục tiêu của dự án.

- Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể Một dự án cần phân bổ thời gian hợp lí để có thể thực hiện được nhiều mục tiêu hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian cho tất cả các công việc của dự án

- Việc lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lí giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của dự án

- Khi lập kế hoạch, những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu được lựa chọn, vì vậy, nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả trả giảm thiểu chi phí do được chủ động phân bổ vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.

- Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao

- Một dự án nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian

- Một khi dự án không xác định được việc đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, sao không thể xác định được liệu mục tiêu của dự án đã được thực hiện hay chưa, và cũng không thể có những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra

 Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra.Như vậy rõ ràng, lập kế hoạch là công việc quan trọng đối với mỗi dự án cũng như với mỗi nhà quản lí Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lí có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần thực hiện.

 Tóm lại chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lí Bất kể là cấp quản lí cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khóa cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của dự án.

 Nội dung lập kế hoạch trong dự án

Từ góc độ tổng quan, việc lập kế hoạch quản lý dự án bao gồm 4 phần sau: - Project Goal: Xác định mục tiêu của dự án

- Project Deliverable: Xác định thời gian chuyển giao

- Project Schedule: Xây dựng lộ trình dự án - Supporting Plans: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ

4 Hãy trình bày các vấn đề phân chia công việc trong dự án

– 100% quy tắc: Một nguyên tắc thiết kế quan trọng cho cấu trúc phân chia công việc được gọi là quy tắc 100% Nó đã được định nghĩa như sau:

+ Quy tắc 100% bao gồm 100% công việc được xác định theo phạm vi dự án và nắm bắt tất cả các công việc được giao – nội bộ, bên ngoài, tạm thời – về công việc cần hoàn thành, bao gồm cả quản lý dự án Quy tắc 100% là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất hướng dẫn sự phát triển, phân tách và đánh giá WBS Quy tắc áp dụng ở tất cả các cấp trong hệ thống phân cấp: tổng số công việc ở cấp “con” phải bằng 100% công việc được đại diện bởi “cấp độ mẹ” và WBS không được bao gồm bất kỳ công việc nào nằm ngoài phạm vi thực tế của dự án, nghĩa là, nó không thể bao gồm hơn 100% công việc … Điều quan trọng cần nhớ là quy tắc 100% cũng áp dụng cho cấp độ hoạt động Công việc được thể hiện bằng các hoạt động trong mỗi gói công việc phải cộng lại 100% công việc cần thiết để hoàn thành gói công việc.

– Các yếu tố loại trừ hoàn toàn:

+ Loại trừ lẫn nhau: Ngoài quy tắc 100%, điều quan trọng là không có sự trùng lặp về định nghĩa phạm vi giữa các yếu tố khác nhau của cấu trúc phân tích

công việc Sự không rõ ràng này có thể dẫn đến công việc trùng lặp hoặc thông báo sai về trách nhiệm và quyền hạn Sự chồng chéo như vậy cũng có thể gây ra nhầm lẫn về kế toán chi phí dự án Nếu tên phần tử không rõ ràng, từ điển có thể giúp làm rõ sự khác biệt giữa các phần tử Từ điển mô tả từng thành phần của WBS với các mốc quan trọng, phân phối, hoạt động, phạm vi và đôi khi là ngày tháng, nguồn lực, chi phí, chất lượng.

– Lập kế hoạch kết quả, không phải hành động:

+ Nếu nhà thiết kế cấu trúc phân tích công việc cố gắng nắm bắt bất kỳ chi tiết hướng hành động nào , thì nhà thiết kế có thể sẽ bao gồm quá nhiều hành động hoặc quá ít hành động Quá nhiều hành động sẽ vượt quá 100% phạm vi của cha mẹ và quá ít hành động sẽ vượt quá 100% phạm vi của cha mẹ Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố dưới dạng kết quả hoặc kết quả, không phải hành động Điều này cũng đảm bảo rằng không quá quy định các phương pháp, cho phép những người tham gia dự án có sự khéo léo và tư duy sáng tạo hơn Đối với các dự án phát triển sản phẩm mới, kỹ thuật phổ biến nhất để đảm bảo hướng tới kết quả là sử dụng cấu trúc phân tích sản phẩm Các dự án phần mềm hướng theo tính năng có thể sử dụng một kỹ thuật tương tự là sử dụng cấu trúc phân tích tính năng Khi một dự án cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, một kỹ thuật phổ biến là nắm bắt tất cả các sản phẩm được phân phối theo kế hoạch để tạo ra một định hướng có thể phân phối Các cấu trúc phân chia công việc chia nhỏ công việc theo các giai đoạn của dự án (ví dụ: giai đoạn thiết kế sơ bộ, giai đoạn thiết kế quan trọng) phải đảm bảo rằng các giai đoạn được phân tách rõ ràng bằng một công cụ có thể phân phối cũng được

sử dụng để xác định các tiêu chí đầu vào và ra (ví dụ: đánh giá thiết kế sơ bộ hoặc quan trọng đã được phê duyệt).

- Mức độ chi tiết:

+ Người ta phải quyết định khi nào thì ngừng phân chia công việc thành các phần tử nhỏ hơn Đối với hầu hết các dự án, hệ thống phân cấp từ hai đến bốn cấp là đủ Điều này sẽ giúp xác định khoảng thời gian của các hoạt động cần thiết để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối được xác định bởi.Có một số phương pháp phỏng đoán hoặc “quy tắc ngón tay cái” được sử dụng khi xác định khoảng thời gian thích hợp của một hoạt động hoặc nhóm hoạt động cần thiết để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối cụ thể được xác định bởi

+ Đầu tiên là “quy tắc 80 giờ” có nghĩa là không có hoạt động đơn lẻ hoặc nhóm hoạt động nào ở mức độ chi tiết thấp nhất của WBS để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối duy nhất phải nỗ lực hơn 80 giờ Quy tắc chung thứ hai là không có hoạt động hoặc nhóm hoạt động nào ở mức độ chi tiết thấp nhất của WBS phải dài hơn một kỳ báo cáo Do đó, nếu nhóm dự án đang báo cáo tiến độ hàng tháng, thì không có hoạt động đơn lẻ hoặc chuỗi hoạt động nào kéo dài hơn một tháng + Quy tắc kinh nghiệm cuối cùng là quy tắc “nếu nó có ý nghĩa” Áp dụng

quy tắc ngón tay cái này, người ta có thể áp dụng “ý thức chung” khi tạo khoảng thời gian của một hoạt động đơn lẻ hoặc nhóm hoạt động cần thiết để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối.

+ Một gói công việc ở cấp độ hoạt động là một nhiệm vụ: có thể được ước tính một cách thực tế và chắc chắn;

thực tế không có ý nghĩa gì để phá vỡ thêm nữa; có thể được hoàn thành theo một trong các phương pháp heuristics được xác định ở trên; tạo ra một sản phẩm có thể phân phối có thể đo lường được; và tạo thành một gói công việc duy nhất có thể được thuê ngoài hoặc ký hợp đồng - Lược đồ mã hóa:

+ Thông thường các phần tử cấu trúc phân chia công việc được đánh số tuần tự để tiết lộ cấu trúc thứ bậc Mục đích của việc đánh số là cung cấp một cách tiếp cận nhất quán để xác định và quản lý trên các hệ thống tương tự bất kể nhà cung cấp hoặc dịch vụ

5 Hãy em hiểu gì về khung logic trong dự án  Khái niệm

- Tiếng Anh được gọi là Logical Framework Approach – LFA

- Phương pháp khung logic được hình thành chủ yếu dựa trên phương pháp quản lí theo mục tiêu (MBO)

- Phương pháp khung logic bao gồm một tập hợp các bước và các

"công cụ" xây dựng kế hoạch Việc áp dụng các bước và các công cụ giúp nhận thức đầy đủ và toàn diện vấn đề, từ đó đề ra được các phương án và giải pháp để giải quyết vấn đề một cách có hiệu quả.

 Cấu trúc và các thành phần

- Một bản kế hoạch, được xây dựng theo phương pháp khung logic, tuỳ theo qui mô và phạm vi, có thể bao gồm một số hoặc tất cả các thành phần như sau:

+ Mục tiêu dài hạn (còn được gọi là mục tiêu phát triển): là những lợi ích

dài hạn do kế hoạch đem lại Nói cách khác, đó là những tác động do những kết quả của kế hoạch đem lại sau khi kế hoạch kết thúc.

+ Mục tiêu trung hạn hay mục tiêu trực tiếp: là những lợi ích mà kế hoạch đem lại từ việc hoàn thành các đầu ra và hoạt động/nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch.

+ Các đầu ra: là những sản phẩm, kết quả công việc mà kế hoạch tạo ra thông qua việc hoàn thành các hoạt động hay các nhiệm vụ đã được xác định.

+ Các hoạt động: là tất cả các công việc hay các nhiệm vụ được thực hiện để hoàn thành các đầu ra đã được xác định.

+ Các yếu tố đầu vào: là các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động hay các nhiệm vụ của kế hoạch, bao gồm nguồn nhân lực, chuyên gia, tài chính, thông tin, nguyên vật liệu, trang thiết bị,

+ Các chỉ số thực hiện (performance indicators): là các thông tin định lượng hoặc định tính chứng tỏ các hoạt động, nhiệm vụ, các kết quả hay các mục tiêu đã được hoàn thành so với hiện trạng hay so với các yêu cầu đặt ra trong kế hoạch.

+ Các phương tiện xác minh (hay sản phẩm): là các tài liệu, văn bản làm bằng chứng chứng tỏ hoạt động hay kết quả đã hoàn thành.

+ Các điều kiện thực hiện: là các điều kiện bên ngoài mà không nằm trong sự kiểm soát của kế hoạch Chúng cần được đánh giá và được tính đến để đảm bảo không cản trở hay ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch.

6 Trình bày hiểu biết tiến trình quản lý rủi ro trong dự án  Lập kế hoạch quản lý rủi ro

- Đây là bước đầu tiên trong quy trình nhằm xác định cách thức tiến hành các hoạt động quản lý rủi ro cho một dự án Kế hoạch quản lý rủi ro cần dựa trên các tiêu chí như quy mô, mức độ phức tạp của dự án cũng như kinh nghiệm, kỹ năng của các thành viên trong nhóm.

- Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm một số mục sau:

+ Chiến lược: cách tiếp cận tổng thể để quản lý rủi ro trong suốt quá trình triển khai dự án.

+ Phương pháp luận: xác định các cách tiếp cận, công cụ và nguồn dữ liệu cụ thể để quản lý rủi ro trong dự án.

+ Vai trò và trách nhiệm: xác định ai sẽ đảm nhận công việc quản lý rủi ro được liệt kê trong kế hoạch quản lý rủi ro cũng như vai trò, trách nhiệm của họ

+ Nguồn vốn: chi phí dành cho quy trình quản lý rủi ro (bao gồm cả các khoản dự phòng) Quản lý rủi ro sẽ tiêu tốn một khoản chi phí nhất định của dự án nhưng xét về tổng thể, quản lý rủi ro sẽ tiết kiệm thời gian, ngân sách của dự án thông qua giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội do rủi ro mang lại.

+ Thời gian: xác định thời điểm, tần suất của các quy trình quản lý rủi ro trong suốt quá trình triển khai dự án và đưa các hoạt động quản lý rủi ro vào lịch trình.

+ Phân loại các rủi ro theo mức độ ưu tiên

+ Hình thức báo cáo: xác định hình thức báo cáo kết quả của quy trình quản lý rủi ro dự án, phân tích và chuyển thông tin đến các bên có liên quan

+ Theo dõi: mô tả quá trình kiểm tra các hoạt động quản lý rủi ro và kết quả - Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, nhà quản lý dự án cần có được một

bản kế hoạch quản lý rủi ro hoàn chỉnh  Xác định các rủi ro

- Đây là quy trình nhận diện các rủi ro riêng lẻ và các nguồn rủi ro tổng thể của dự án Hoạt động này được thực hiện trong suốt quá trình triển khai dự án với sự tham gia của tất cả các bên liên quan.

- Các công cụ và kỹ thuật thường dùng để xác định rủi ro bao gồm:

+ Brainstorming: Hình thức thảo luận nhóm để xây dựng danh sách đầy đủ các rủi ro của dự án.

+ Checklist: Danh sách các rủi ro cụ thể đã được tích lũy từ các dự án tương tự trước đó và các nguồn thông tin khác Tuy nhiên, không nên chỉ phụ thuộc vào một checklist duy nhất đã được chuẩn hóa từ trước mà phải thực hiện riêng biệt cho mỗi dự án cụ thể.

+ Phỏng vấn: Xác định rủi ro thông qua quá trình phỏng vấn những người tham gia dự án giàu kinh nghiệm, các bên có liên quan và các chuyên gia trong ngành

+ Phân tích SWOT: Phương pháp này giúp nhà quản lý dự án có thể xem xét dự án từ nhiều góc độ khác nhau như: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức Xác định cơ hội từ điểm mạnh và thách thức từ điểm yếu Liệu điểm mạnh có thể bù đắp cho thách thức hay điểm yếu có thể cản trở cơ hội hay không?

+ Danh sách nhắc nhở: Danh sách xác định trước các danh mục rủi ro của dự án, thường được sử dụng như một khung sườn để hỗ trợ nhóm dự án hình thành ý tưởng khi sử dụng các kỹ thuật xác định rủi ro

 Phân tích rủi ro

- Quy trình phân tích rủi ro của dự án có thể được chia thành phân tích định tính và định lượng Trong đó:

+ Phân tích rủi ro định tính là quy trình đánh giá mức độ ưu tiên của các rủi ro bằng cách đánh giá khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại với dự án Phân tích rủi ro định tính mang tính chủ quan, dựa trên nhận thức về rủi ro của nhóm dự án và các bên có liên quan về các rủi ro có trong danh sách rủi ro

+ Phân tích rủi ro định lượng là quy trình đánh giá tác động tổng hợp của các rủi ro đối với mục tiêu chung của dự án thông qua các số liệu cụ thể Phân tích rủi ro định lượng thường yêu cầu phần mềm chuyên dụng và người có chuyên môn trong xây dựng và phân tích các mô hình rủi ro Quy trình này không bắt buộc đối