Báo Cáo Thực Hành Nghề Nghiệp “Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Hạ Tầng Và Dịch Vụ Hoàng Long”.Pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

1.2 Đặc điểm hoạt động s n xuả ất – kinh doanh 7

1.3 Tổ chức bộ máy qu n lý hoả ạt động s n xuả ất – kinh doanh 8

1.4 Tổ chức bộ máy k toán cế ủa công ty 12

1.5 Các chính sách k toán chung 13ế 1.6 Đặc điểm hệ thống ki m soát n i b t i công ty 14ể ộ ộ ạ 2 H Ệ THỐNG KI M SOÁT NỂỘI BỘ ẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG T HẠ TẦNG VÀ DỊCH VỤ HOÀNG LONG 15

Các bộ phận c a hệ ủ thống ki m soát nể ội bộ 15

2.1 Kiểm soát phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 19

2.2 Kiểm soát phần hành kế toán vốn b ng ti n 26ằ ề 2.3 Kiểm soát phần hành kế toán doanh thu, chi phí và xác định k t qu kinh doanhế ả 39

3 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ SO SÁNH VỚI QUY ĐỊNH, CHÍNH SÁCH HIỆN HÀNH VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT T I CÔNG TY CẠỔ PHẦN XÂY D NG ỰHẠ T NG VA D CH VẦỊỤ HOÀNG LONG 44

KẾT LUẬN 47

PHỤ Ụ L C 48

MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam có sự chuyển mình và thu được những thành tựu vô cùng to lớn Song, bên cạnh đó cũng tồn tại rất nhiều những vấn đề khó khăn Việc này đòi hỏi những nhà lãnh đạo cần phải linh hoạt, nhạy bén nắm bắt tình hình và điều chỉnh chiến lược phát triển cho phù hợp

Kiểm soát nội bộ là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong bộ máy hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp kinh tế nào Hoạt động kiểm soát hiệu quả sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý, uy tín của đơn vị Kiểm soát nội bộ được chia làm rất nhiều khâu, bộ phận nhỏ khác nhau, mỗi bộ phận lại có những nhiệm vụ không giống nhau Do vậy, người làm kiểm soát cần phải có kiến thức, trình độ chuyên môn và tư duy nhạy bén, xử lý và cập nhập số liệu nhanh, chính xác.

Trải qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng hạ tầng và dịch vụ Hoàng Long, bằng sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ của rất nhiều quý thầy cô, anh chị, đồng nghiệp, em đã có thể hoàn thành đề tài báo cáo thực tập “Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần xây dựng hạ tầng và dịch vụ Hoàng Long”

Địa ch : Số nhà 120 đường Nguyên H ng, khu ph II, Thỉ ồ ố ị Trấn Bích Động, Huy n Việ ệt Yên, T nh B c Giang, Viỉ ắ ệt Nam

Mã số thuế: 2400765575

Số điện thoại: 0866893000

Giấy phép đăng ký kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

2400765575 do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Và đầu tư Bắc Giang c p ngày 19/03/2020 ấ

Loại hình doanh nghi p:ệ Công ty c phổ ần ngoài nhà nước

(Ph l c 01 ụ ụ – Giấy đăng ký kinh doanh ủ c a công ty Cổ Phần Xây Dưng Hạ T ng và Dầ ịch Vụ Hoàng Long)

1.1 Lịch s hình thành và phát tri n ửể

Trong suốt gần 8 năm xây dựng và phát triển, hàng trăm cán bộ nhân viên công ty đã lao động, sáng t o và c ng hiạ ố ến hết mình để triết lý nh ng s n ph m chữ ả ẩ ất lượng t t nh làm hài lòng khách hàng m c cao nhố ất, ở ứ ất, để mơ ước về những công trình xây d ng t m cự ầ ỡ thế giới tr thành hi n thở ệ ực và đất nước có thể sánh t m phát tri n cùng ầ ể bạn bè năm châu

Ngày hôm nay, trên m i m t hoọ ặ ạt động của công ty như: công trình nhà ở cao t ng do công ầ ty đầu tư, thiết kế, tư vấn, phân phối sản phẩm xăng dầu, quản lý và cung cấp dịch vụ nhà chung cư, kinh doanh siêu thị, đã đạt được nhiều thành tích, được khách hàng và thị trường ghi nhận, được các cơ quan chính quyền thủ đô đánh giá cao Công ty đã trở thành nhà đầu tư bất động sản hạng I, nhà tư vấn giám sát hạng I với quy mô vốn hàng nghìn trăm đồng

Chức năng

Công ty đã và đang hoạt đông trong 1 thời gian dài và với nỗ lực không ngừng, bằng uy tín về chất lượng, tiến độ đầu tư thi công xây dựng các dự án, công ty đã khẳng định năng lực của mình Công tycổ phần xây d ng h t ng và dự ạ ầ ịch v Hoàng Long ụ tập trung vào các lĩnh vực chủ yếu và cung cấp các loại hình sản phẩm và dịch vụ sau:

Bất động sản

- Kinh doanh bất động sản

- Đầu tư và phát triển hạ tầng, kinh doanh nhà

- Kinh doanh dịch vụ bất động sản

- Kinh doanh khu du lịch sinh thái Thi công xây dựng

- Xây dựng các công trình, công nghiệp dân dụng, giao thông, thủy lợi, thủy điện đường dây và trạm biến áp

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, khai thác đá

- Sản xuất, mua bán, thi công, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera quan sát, chống đột nhập, chống sét

Dịch vụ tư vấn

- Tư vấn xây dựng, khảo sát xây dựng, lập dự án và quản lý đầu tư xây dựng, tư vấn đấu thầu, kiểm định chất lượng công trình xây dựng.

- Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp Thiết kế quy hoạch, quy hoach tổng mặt bằng đối với công trình xây dựng, công nghiệp

- Thiết kế công trình giao thông

- Thiết kế công trình dân dụng và công nghiệp

- Thiết kế cấp điện đối với công trình xây dựng, kỹ thuật hạ tầng đô thị

- Thiết kế cấp thoát nước đối với công trình xây dựng dân dụng, công trình cấp thoát nước.

Mục tiêu phát triển

Mục tiêu phát triển của công ty là phát triển và lớn mạnh không ngừng dựa trên nền tảng chất lượng công trình, chất lượng dịch vụ kinh doanh và chiến lược kinh doanh lâu dài, từng bước trở thành một Công ty đầu tư, kinh doan vật liệu xây dựng, bất động sản hàng đầu tại Việt Nam

7

- Chiến lược phát triển của công ty là đa dạng hóa các hoạt động đầu tư như kinh doanh Bất đông sản, khách sạn, khu nghỉ dưỡng cao cấp, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

- Tiếp tục phát triển các dự án khu đô thị theo hướng hiện đại, tiện ích và dịch vụ tốt trong và ngoài nước.

- Hợp tác và phát triển các dự án nhà ở cao cấp

- Phát triển các khu du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng cao cấp, hệ thống khách sạn mang thương hiệu

- Phát triển văn phòng cho thuê và trung tâm thương mại tại các khu đô thị lớn của đất nước

- Phát triển dịch vụ bất động sản theo hướng chuyên nghiệp.

1.2 Đặc điểm hoạt động s n xuảất – kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty là: kinh doanh chính v bề ất động s n, khách s n, ả ạ thương mại và dịch vụ ngoài ra có các dự án san l p ấ

Ngành nghề kinh doanh

Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động (Ngành chính) Dịch vụ sàn giao dịch bất động sản

Lập dự toán công trình xây dựng

Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác Chuẩn bị mặt bằng

Lắp đặt hệ thống điện

Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội ngoại thất; Lập dự toán công trình xây dựng;

Tư vấn đầu tư;

Tư vấn về đấu thầu và hợp đồng kinh tế;

Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, công

trình hạ tầng kỹ thuật đô thị; Tư vấn và lập dự án đầu tư xây dựng;

Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác Đại lý ô tô và xe có động cơ khác

Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác Bán mô tô, xe máy

Bảo dưỡng và sửa chữa mô tô, xe máy

Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); và động vật sống Bán buôn thực phẩm

Bán buôn đồ uống

Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu

Bán lẻ lương thực, thực phẩm, đồ uống, thuốc lá, thuốc lào chiếm tỷ trọng lớn trong các cửa hàng kinh doanh tổng hợp

Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh Vận tải hành khách đường bộ khác

Vận tải hàng hóa bằng đường bộ Dịch vụ lưu trú ngắn ngày Hoạt động cấp tín dụng khác

Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh

Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu Hoạt động vui chơi giải trí khác chưa được phân vào đâu

1.3 T ổ chức bộ máy quản lý hoạt động s n xuảấ –t kinh doanh

(Phụ lục 02 - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty cổ phần xây d ng hự ạ t ng và ầ dịch vụ Hoàng Long)

Qua sơ đồ trên ta thấy chức năng của từng bộ phận, phòng ban:

Hội đồng quản trị, đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị là người lập

chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐQT Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐQT dưới hình thức khác, theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các

9

quyết định của HĐQT chủ tọa Đại hội đồng cổ đông và các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định tại Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty

Tổng giám đốc công ty là người đại diện về mặt pháp lý của công ty đối với các

vấn đề có liên quan đến hoạt động và quản lý công ty, thực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và các quyết định của HĐQT, tổ chức và điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty Tổng giám đốc có các quyền và trách nhiệm thực hiện những điều sau:

- Quyết định, ký kết và thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận các văn bản khác

- Tổ chức soạn thảo kế hoạch kinh doanh và ngân sách trình lên HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông

- Điều hành quản lý và tổ chức việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã được phê chuẩn với các quyết định khác của Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐQT

- Điều hành giám sát hoạt động của công việc kinh doanh của công ty nói chung - Đại diện cho công ty trước cơ quan nhà nước và những người khác về tất cả các vấn đề liên quan đến các hoạt động của công ty trong khuôn khổ của Điều lệ và

các nghị quyết và quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐQT

Các phó tổng giám đốc được giám đốc giao quyền điều hành theo những công

việc hoặc lĩnh vực quản lý nhất định, Khi được giao các phó tổng giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm hoàn tất trước Tổng giám đốc về kết quả tổ chức thực hiện của mình

Ban kiểm soát gồm có TBKTNB, các kiểm soát viên chính… có chức năng

tham mưu báo cáo kiểm soát nội bộ cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty trong quá trình ra các quyết định quản lý sản xuất kinh doanh

Đảm bảo an toàn cho cơ quan, bảo vệ tài sản của công ty Theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến

Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách, chế độ, Pháp luật

Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong toàn Công ty Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty

Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty

Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)

Quản lý phòng ốc và toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, kho tàng, sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp)

Phòng kế hoạch dự án:

- Chức năng: Là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực: Quản lý quá trình hoạt động của dự án, nghiên cứu tiếp cận và phát triển cơ chế đầu chủ đầu khách để đáp ứng nhu cầu của thị trường, từ đó - thực hiện chiến lược kinh doanh của Công ty

- Nhiệm vụ:

+Làm báo giá các căn nhà thổ cư +Làm hợp đồng mua bán

11

+Theo dõi, quản lý đốc thúc quá trình bàn giao đối với các hợp đồng thành công

+Hỗ trợ làm quyết toán đối với các giao dịch thành công +Thực hiện các công việc khác theo sự điều hành của Giám Đốc

Phòng tài chính kế toán:

Là nơi thực hiện công tác hạch toán nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ dữ liệu về chi phí sản xuất kinh doanh, tình hình hiện có và sự biến động các tài sản

Xác định nhu cầu về vốn và xây dựng các kế hoạch tài chính của công ty Theo dõi sổ sách và hạch toán từng bộ phận, phòng ban của công ty

Theo dõi quá trình vay vốn cung ứng vốn cho các đơn vị có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc để có những quyết định chính xác kịp thời

Tham mưu, lập kế hoạch và kiểm tra kế hoạch chi tiêu đảm bảo đúng các quy định về định mức chi tiêu của Nhà nước và của Công ty để hoạt động kinh doanh được hiệu quả

Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty, quản lý chi phí của Công ty

Quản lý hệ thống tài chính Công ty gồm quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty; Quản lý doanh thu: Tổ chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu từng hoạt động; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng và đột xuất; Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân hàng, Quản lý tiền mặt; Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo chế độ; Kiến nghị và tham gia xử lý hàng tồn k o do: chênh lệch, mất, kém h phẩm chất; Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợ không ai đòi; Tổ chức thực hiện thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán; Tổ chức ghi sổ kế toán; Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định; Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước; Tổ chức bộ máy kế toán Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty Công tác thuế; Thanh, kiểm tra tài chính; Phân tích hoạt động kinh tế, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị

Các Ban, Đoàn:

- Thực hiện việc tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng - Thực hiện các chiến lược mở rộng thị trường, thu hút khách hàng mới - Cung cấp các nguồn thông tin về thổ cư trong nội thành Hà Nội

- Đề xuất các chiến lược Marketing cùng các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng thời điểm nhất định

- Thực hiện các công tác phát triển thị trường và phát triển các mối quan hệ khách hàng

- Chịu trách nhiệm trước bộ phận Ban Giám Đốc về các hoạt động phát triển của Công ty

Các công ty con thành viên chịu kiểm soát của Tổng giám đốc công ty và Hội đồng quản trị về kết quả quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh và các hoạt động khác của đơn vị

1.4 T ổ chức bộ máy kế toán của công ty

(Ph lụ ục 03 – Sơ đồ ổ chức bộ máy kế t toán c a công ty) ủ

Với cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán như trên, thì mỗi bộ phận đảm đương các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Trưởng phòng tài chính kế toán là kế toán trưởng của công ty, có chức năng- lãnh đạo bộ máy kế toán công ty, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về mặt quản lý tài chính của Công ty Có nhiệm vụ phân công và điều hành bộ máy kế toán thực hiện chức năng của mình

- Kế toán tài sản cố định, dự án theo dõi tình hình toàn bộ tài sản trong xí nghiệp, ghi chép hạch toán tăng giảm TSCĐ, trích lập khấu hao TSCĐ hàng tháng Nắm bắt thường xuyên, kịp thời hiện trạng và xác định giá trị còn lại của TSCĐ hàng năm, lập thủ tục thanh lý TSCĐ Đồng thời quản lý TSCĐ thực hiện trong các dự án

- Kế toán vật tư công nợ theo dõi việc mua, xuất nhập vật tư và quản lý việc sử dụng vật tư các loại trong quá trình sản xuất Lập thủ thục xuất, nhập vật tư hàng ngày theo các loại chi tiết và những bảng kê và bảo quản vật tư kho tàng Theo dõi ghi chép và hạch toán các loại công nợ: Công nợ phải thu, công nợ phải trả, vay ngắn hạn, vay dài hạn

13

- Kế toán thanh toán, thủ quỹ: đối với kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập thủ tục thu, chi theo dõi toàn bộ thu, chi trong Công ty Kiểm kê việc tính toán ở báo cáo quỹ, quan hệ giao dịch với ngân hàng, ghi chép các khoản tiền gửi, tiền vay Đối chiếu tiền quỹ tồn và tiền mặt ghi trên sổ sách phát hiện kịp thời sai phạm về tiền mặt Đối với thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi, quản lý và thực hiện cấp phát tiền mặt theo số liệu kế toán,căn cứ vào chứng từ thu chi, kiểm tra hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của nóđể thực hiện thu, chi Tổng hợp thu, chi, quỹ tồn vào cuối ngày, lập báo cáo thu, chi theo chế độ nhà nước

- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội bảo vệ và khối gián tiếp, tiến hành tập hợp bảng lương, tính toán lương và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích theo lương trong Công ty

- Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh: có nhiệm vụ kết hợp với phòng kinh doanh, để theo dõi tình hình bán hàng, bàn giao lâm sản để ghi nhận doanh thu

- Kế toán tổng hợp: Phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán nội bộ và luân chuyển theo đúng trình tự quy định Hạch toán các chứng từ nội bộ theo quy định, lập báo cáo tài chính

Bên cạnh việc tổ chức bộ máy kế toán mang tính chuyên môn hóa cao, nhưng tập trung và thống nhất; Công ty cũng đã tổ chức vận dụng chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính một cách phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình

1.5 Các chính sách k toán chung ế

Công ty áp d ng theo các ch và chu n mụ ế độ ẩ ực kế toán Vi t Nam ệ Hình thức kế toán là k toán t p trung ế ậ

Niên độ kế toán: t ừ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch Kỳ k toán: lế ập báo cáo tài chính theo năm, quý

Kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dương lịch

Kỳ k toán quý g m ba tháng tính t ế ồ ừ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến h t ngày cuế ối cùng của tháng cu i quý ố

Hình thức sổ ế k toán: Chứng t ghi s ừ ổ

Hình th c x lý k toán: Áp d ng k toán máy Công ty s d ng ph n mứ ử ế ụ ế ử ụ ầ ềm kế toán để ghi chép các nghi p vệ ụ và lên các s chi ti t các tài khoổ ế ản cũng như sổ tổng hợp để ập báo cáo tài chính l

Đơn vị tiền t hệ ạch toán: đồng Việt Nam (kí hiệu quốc gia là “đ”, kí hiệu quốc tế là “VND”)

Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: được ph n ánh theo nguyên giá (giá g c mua ả ố TSCĐ) và được theo dõi dựa trên giá tr còn l i ị ạ

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng Theo đó, khấu hao hàng năm của một tài sản c ố định được tính như sau:

Tỷ l khệ ấu hao năm = (1/ Số năm sử dụng dự kiến) × 100% Mức khấu hao năm = Nguyên giá của TSCĐ × Tỷ lệ khấu hao năm Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: được ghi nh n theo giá g c ậ ố Phương pháp tính giá HTK cuối kỳ:

Với NVL, hàng hoá: ghi nh n theo giá mua th c t sau khi có k t quậ ự ế ế ả kiểm kê cuối k ỳ

Với CPSXDD cu i k : ghi nh n theo mố ỳ ậ ức độ hoàn thành của các công trình đã thi công d a trên các ch ng t ự ứ ừ chi phí đã tập h p ợ

Phương pháp hạch toán HTK: theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp tính giá HTK: áp dụng phương pháp giá đích danh (do các sản phẩm đều có giá tr lị ớn, số lư ng ít nên có th ợ ể theo dõi được).

Phương pháp tính thuế GTGT: sử dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

1.6 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội b tộ i công ty ạ

Kiểm tra tính nhất quán, hệ thống và phù hợp trong việc thống kê, lập báo cáo tài chính, thực hiện nhiệm vụ kế toán của công ty Kiểm tra mức độ cẩn trọng, hợp lý, hợp pháp trong điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh

Thực hiện giám sát việc quản lý và điều hành công ty của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc

Thẩm định báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị (đối với CTCP)

15

Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh 06 tháng, hàng năm của công ty và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên…

Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông vi phạm thì phải thông báo ngay bằng văn bản đến cho cơ quan có thẩm quyền, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả

Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty

Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao

2 HỆ THỐNG KI M SOÁT N I B TỂỘỘ ẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ DỊCH VỤ HOÀNG LONG

Các bộ phận của h ệ thống kiểm soát nội b ộ

Tiểu ban Kiểm toán nội bộ (TBKTNB): Là bộ phận chuyên môn trực thuộc

Hội đồng quản trị thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ và giám sát

Thông qua các hoạt động kiểm tra, đánh giá và tư vấn, TBKTNB đưa ra các đánh giá khuyến nghị mang tính độc lập, khách quan để:

- Đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty đã được thiết lập và vận hành một cách phù hợp nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý các rủi ro của Công ty

- Các quy trình quản trị và quy trình quản lý rủi ro của Công ty đảm bảo tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản trị và quản lý rủi ro

- Các mục tiêu hoạt động và các mục tiêu chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ công tác mà Công ty đạt được

- Đảm bảo các hoạt dộng quản trị của Công ty tuân thủ pháp luật, các quy định cùng với các nguyên tắc quản lý và quy tắc nội bộ

TBKTNB chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng quản trị (HĐQT) Phạm vi của

TBKTNB bao gồm, nhưng không giới hạn ở việc kiểm tra và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của quản trị tổ chức, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ cũng như nhất lượng hiệu suất trong việc thực thi trách nhiệm được giao để đạt được mục tiêu và mục đích của tổ chức

Trưởng Tiểu ban Kiểm toán nội bộ (TTBKTNB): Là người được Hội đồng

quản trị bổ nhiệm; giao phụ trách công tác kiểm toán nội bộ của Công ty.

Trưởng TBKTNB là thành viên độc lập HĐQT được HĐQT chỉ định Trưởng TBKTNB cần phải có trình độ học vấn, và kinh nghiệm chuyên môn liên quan, có kiến thức chuyên sâu về hoạt động kinh doanh và các kỹ năng liên quan khác

Trưởng TBKTNB có các quyền và trách nhiệm sau: - Triệu tập cuộc họp của TBKTNB

- Yêu cầu HĐQT, Tổng giám đốc và người điều hành khác cung cấp các thông tin liên quan để báo cáo

- Lập và ký báo cáo của TBKTNB đệ trình lên HĐQT

- Chịu trách nhiệm về hoạt dộng kiểm toán của KTVNB và cần đảm bảo rằng các mục tiêu kiểm toán nêu trong kế hoạch kiểm toán được phê duyệt đã đạt được

Thành viên Tiểu ban – Các Kiểm toán viên nội bộ: Số lượng kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) của Công ty là từ 3-5 người Nhiệm kỳ của KTVNB không quá 5 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Trong trường hợp thành viên của TBKTNB không còn đủ tư cách thành viên theo quy định, thành viên đó sẽ bị bãi miễn bằng một quyết định của Chủ tịch HĐQT

Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

Phương pháp thực hiện kiểm soát nội bộ là phương pháp kiểm toán “định hướng theo rủi ro”, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán các bộ phận/ quy trình được đánh giá có mức rủi ro cao.

Kế hoạch kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro, và được cập nhật, thay đổi, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến

TBKTNB thực hiện việc giám sát, kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo chế độ trách nhiệm cá nhân, kết hợp với chế độ làm việc tập thể của Tiểu Ban

17

Tùy thuộc vào tình hình hoạt động, TBKTNB thực hiện việc kiểm toán và giám sát định kỳ hàng năm hoặc theo từng vụ việc

Họp tổi thiểu 2 lần một năm và cuộc họp chỉ được tiến hành khi có từ 2/3 (hai phần 3) thành viên trở lên dự họp.

Quy trình kiểm soát nội bộ:

Trưởng TBKTNB xây dựng quy trình kiểm toán nội bộ chi tiết phù hợp với đặc thù hoạt động của từng phần hành của Công ty, tình HĐQT ban hành

Thực hiện kiểm soát nội bộ trong phần hành kế toán vốn bằng tiền

Đầu tiên Trưởng TBKTNB phân chia công việc cho các thành viên trong TBKTNB Lập kế hoạch kiểm toán Các KTVNB tiến hành phân tích, đánh giá các rủi ro, khả năng sai phạm thường có như:

- Tiền được ghi chép không có thực trong két tiền mặt

- Các khả năng chi khống, chi tiền qua giá trị thực bằng cách làm chứng từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền

- Khả năng hợp tác giữa Thủ quỹ và cá nhân làm công tác thanh toán hoặc trực tiếp với khách hàng để biển thủ tiền

- Khả năng mất tiền do điều kiện bảo quản, quản lý không tốt.

- Khả năng sai sót do những nguyên nhân khác nhau dẫn tới khai tăng hoặc khai giảm khoản mục tiền trên Bảng cân đối kế toán

- Đối với ngoại tệ, khả năng có thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch toán sai do áp dụng sai nguyên tắc hạch toán ngoại tệ Ngoài ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền mặt Việt Nam đồng cũng có thể xảy ra đối với ngoại tệ

Đối với tiền gửi ngân hàng, khả năng xảy ra sai phạm dường như thấp hơn do cơ chế kiểm soát, đối chiếu đối với tiền gửi ngân hàng thường được đánh giá là khá chặt chẽ Tuy vậy có thể xảy ra các khả năng sai phạm sau đây:

- Quên không tính tiền khách hàng.

- Tính tiền khách hàng với giá thấp hơn giá do Công ty ấn định.

- Sự biển thủ tiền thông qua việc ăn chặn các khoản tiền thu từ khách hàng trước khi chúng được ghi vào sổ

- Thanh toán một hóa đơn nhiều lần.

- Thanh toán tiền lãi cho một phần tiền cao hơn hiện hành.

- Khả năng hợp tác giữa nhân viên ngân hàng và theo tính toán của kế toán ngân hàng đơn vị tại đơn vị

Do đặc điểm và tính chất của tiền đang chuyển mà sai phạm đối với tiền đang chuyển có mức độ thấp Tuy nhiên khả năng sai phạm tiềm tàng của tiền đang chuyển cũng rất lớn:

- Tiền bị chuyển sai địa chỉ.

- Ghi sai số tiền đang chuyển vào ngân hàng, chuyển thanh toán - Nộp vào tài khoản muộn và dùng tiền vào mục đích khác.

Sau khi phân tích các rủi ro, các KTVNB cân nhắc sai phạm “Sự biển thủ tiền thông qua việc ăn chặn các khoản tiền thu từ khách hàng Lê Quang Anh trước khi chúng được ghi vào sổ.” Ngay lập tức các KTVNB bắ ay ngay vào thực hiện cuộc kiểm t t toán nội bộ, sử dụng các nghiệp vụ như:

- Xem xét việc luân chuyển chứng từ và quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền của Phòng kế toán (Phụ lục 04,05)

- Tra cứu, đối chiếu Phiếu thu có tên khách hàng - Gọi điện trực tiếp cho khách hàng

- Truy vấn riêng kế toán trưởng, người lập phiếu và thủ quỹ

Sau khi thực hiện kiểm toán nội bộ, các KTVNB tiến hành sắp xếp các phát hiện, bằng chứng, rà soát lại một lần nữa, đánh giá, kết luận là không có sai phạm, cuối cùng gửi báo cáo về Trưởng TBKTNB Báo cáo phải trình bày rõ: nội dung kiểm toán, phạm vi kiểm toán, những đánh giá, kết luận về nội dung đã được kiểm toán và cơ sở đưa ra các ý kiến này

Trưởng TBKTNB sau khi xem xét các báo cáo sẽ định kỳ báo cáo cho HĐQT về mục đích, quyền hạn và trách nhiệm, cũng như hiệu suất của TBKTNB liên quan đến kế hoạch của bộ phận Báo cáo cũng sẽ bao gồm các vấn đề rủi ro và kiểm soát đáng kể bao gồm các rủi ro gian lận phát hiện trong quá trình kiểm toán (nếu có), bên , cạnh đó, báo cáo phải có ý kiến của ban lãnh đạo Phòng kế toán – bộ phận được kiểm toán Báo cáo KTNB sau khi hoàn thành được gửi cho HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty, Phòng kế toán

19

2.1 Kiểm soát phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1.1 Kiểm soát quy trình phê duyệt chính sách tiền lương tại Công ty

- Mục tiêu kiểm soát: Đảm b o công b ng mả ằ ức lương giữa các công nhân, nhân viên trong công ty Tiền lương phải được trả đúng với năng lực của nhân viên, công nhân trong công ty

- Thủ ụ t c ki m soát: ể

Để kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương hiệu quả, công ty đã xây d ng mự ột chính sách tiền lương chặt chẽ Tất cả các kho n tiền lương, tiền thưởng, các ả khoản trích theo lương và các khoản khấu trừ đều được thực hiện tuân theo s phê ự chuẩn của nhà qu n lý ả nhằm ngăn ngừa các hiện tượng tăng chi phí lương không hợp lý, vi ph m các hạ ợp đồng của công đoàn hoặc những kho n c ng d n vả ộ ồ ề tiền lương, nghỉ phép, hưu trí không hợp lý

Chính sách tiền lương của công ty được xây dựng dựa trên nhi u y u t và xét ề ế ố trên nhiều phương diện như: mức độ đóng góp của nhân viên, khả năng chi trả và tình hình tài chính c a công ty, thủ ị trường lao động, quy định hi n hành cệ ủa pháp luật để đảm b o tính h p lý, h p lả ợ ợ ệ và công bằng, khoa học.

Những trường h p tuy n d ng và thuê mợ ể ụ ướn trong công ty đều được ghi chép trên m t bộ ản báo cáo phê duyệt bởi nhà quản lý B n báo cáo chả ỉ rõ về phân công vị trí và trách nhi m công vi c, mệ ệ ức lương khởi điểm, các khoản thưởng, các kho n phúc ả lợi và các kho n kh u trả ấ ừ đã được phê chu n b n báo cáo này sẩ ả ẽ đượ ập thành 2 c l bản, một bản dùng để vào s nhân s và hổ ự ồ sơ nhân viên được lưu trữ tại phòng Tổ chức- Hành chính, m t bộ ản còn lại được g i xu ng phòng kử ố ế toán để làm căn cứ tính lương

Những thay đổi mức lương, bậc lương và các khoản đi kèm trong công ty x y ả ra khi các nhân viên được thăng chức, thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay ngh Trong nhề ững trường hợp này, các trưởng phòng sẽ đề xuất với Giám đốc trong công ty v sề ự thay đổi mức lương hoặc bậc lương cho cấp dưới của họ Tuy nhiên, tất cả các sự thay đổi này đều phải được kí duyệt bởi phòng nhân s và nhự ững người có thẩm quy n thì m i có hiề ớ ệu lực

• Chính sách tiền lương của công ty quy định rõ:

+ Th i gian làm viờ ệc hàng ngày là 8 tiếng, được nghỉ Chủ Nhật cụ thể như sau: + Bu i sáng bổ ắt đầ ừ 8h đếu t n 12h, có mặt lúc 7h50

+ Bu i chi u bổ ề ắt đầu từ 13h đến 17h, có mặt từ 12h50 + Tiền lương được trả vào ngày 10 mỗi tháng

+ Áp d ng chụ ế độ thử việc bắt buộc trong vòng 2 tháng đầu, mức lương có thể bằng 80% lương hợp đồng đối với nhân viên m i yêu cớ ầu lao động chuyên môn trình độ cao và 01 tháng đối với lao động khác

+ Đối v i tiớ ền công thuê theo th i v ờ ụ được trả theo hợp đồng và th a thu n ỏ ậ văn bản

+ Hàng tháng các b ph n ph i lộ ậ ả ập bảng ch m công theo dõi ngày làm vi c cấ ệ ủa t ng nhân viên, bừ ảng kê nếu làm thêm ngoài gi ờ để làm cơ sở thanh toán lương + Làm việc ngoài gi phờ ải do yêu c u cầ ủa Ban giám đốc và s xác nh n cự ậ ủa Trưởng bộ phận + Nh ng ngày l , nghữ ễ ỉ hàng năm theo quy định của Nhà nước (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, ngày 30/4, 1/5, 2/9 ) nhân viên được hưởng nguyên lương Người lao động có đủ 12 tháng làm vi c tệ ại công ty thì được nghỉ 12 ngày hưởng nguyên lương hàng năm Trong trường hợp người lao động chưa đủ 12 tháng làm vi c thì s ngày ệ ố nghỉ nguyên lương được tính bằng s tháng làm viố ệc tại công ty

• Công ty thực hiện chế độ trợ ấp khó khăn độ c t xuất, ốm đau, thai sản, tử tuất theo từng trường h p cợ ụ thể, không bắt buộc

• Lập quỹ B o hi m xã hả ể ội theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định dưới Luật

• Cuối tháng các b ph n g i b ng ch m công, giộ ậ ử ả ấ ấy đăng kí làm ngoài giờ có xác nh n cậ ủa trưởng bộ phận về phòng tài chính kế toán để làm cơ sở trả lương

• Phòng kế toán có trách nhiệm thanh toán tiêng lương chính xác và đúng thời hạn như đã ghi trong quy định này

• Áp dụng chế độ tiền thưởng theo quy định của công ty, quỹ khen thưởng trích t lừ ợi nhuận để ại l

• Từng th i kì, công ty tờ ổ chức xét duyệt và trình Giám đốc duyệt nâng lương cho nh ng nhân viên làm viữ ệc có năng suất, hiệu qu , tinh th n làm viả ầ ệc gương mẫu, có thành tích xứng đáng đóng góp cho công ty

21

2.1.2 Ki m soát quá trình l p b ng ch m công và các tài liểậảấệu liên quan để tính

lương tại Công ty

- Mục tiêu kiểm soát: Xác định mức lương phù hợp với quy định c a pháp lu ủ ật, chính sách c a công ty và phù h p vủ ợ ới năng lực, ch c vứ ụ cho từng nhân viên

- Thủ ụ t c ki m soát: ể

Để quản lý thời gian lao động, công ty áp dụng phương pháp chấm công làm căn cứ tính lương, chứng từ để ạ h ch toán s d ng thử ụ ời gian lao động là bảng ch m ấ công B ng chả ấm công được mở ra để theo dõi ngày công làm vi c th c t , nghệ ự ế ỉ vi c, ệ ngừng việc, của từng người lao động tại phòng ban, nơi sản xuất Hằng ngày, t ổ trưởng hay người được phân công phải căn cứ vào tình hình thực tế lao động t i b ph n mình ạ ộ ậ để chấm công cho từng người trong ngày

Đối với công nhân dưới công trình: Tổ trưởng tổ thi công là người trực tiếp chấm công cho công nhân và t ng h p công c a tổ ợ ủ ừng người, sau đó vào cuối mỗi tháng tổ trưởng s g i bẽ ử ảng chấm công v phòng k toán, k toán thanh toán ti n ề ế ế ề lương dựa vào bảng ch m công ấ là cơ sở tính lương tính thưởng cho từng người

be taia

Đối với nhân viên văn phòng: Nhân viên bộ phận Tổ chức- Hành chính s là ẽ người trực tiếp chấm công cho nhân viên thông qua s báo lự ại và theo dõi của trưởng mỗi b phộ ận

Theo quy định c a công ty : Ngày 25 hàng tháng nhân viên k toán thanh toán ủ ế tiền lương sẽ tổng hợp báo cáo chấm công để tính toán s ngày nghố ỉ c a nhân viên ủ trong công ty trên Excel Sau đó, lập bàng chấm công để ựa vào đó tính lương cơ bả d n cho nhân viên và làm thanh toán cho nhân viên c a t ng bủ ừ ộ phận Sau khi tính toán lương xong gửi cho kế toán trưởng xem xét và cu i cùng là gố ửi cho giám đốc phê duyệt Trên bảng ch m công c n có ch ký xác nh n cấ ầ ữ ậ ủa ké toán trưởng, người lập phiếu và d u chữ ký xác nh n cấ ậ ủa Giám đốc công ty

Các chính sách được Nhà nước đề ra đều được Giám đốc và kế toán tiền lương của công ty c p nh t và s triậ ậ ẽ ệu tập h p bàn n u có b t kọ ế ấ ỳ thay đổi nào liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Buổi họp gồm Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các b ph n, k toán thanh toán tiộ ậ ế ền lương nhằm tạo the sau đó mới nh t và ấ đồng ý giữa các bên Các chính sách đều được bàn bạc cụ đưa ra các kết luận phù hợp với công ty để tiến hành th c hiự ện Các quy định về cách chấm công, cách tính lương

và các khoản trích theo lương đều là vấn đề được đưa ra và giải quy t tr ng các cuế ọ ộc h p ọ

Ngoài ra, công ty còn s d ng thêm các ch ng tử ụ ứ ừ khác có liên quan như : giấy chứng nh n nghậ ỉ ốm, thai s n, ho c nghả ặ ỉ phép để làm căn cứ tính lương và các khoản tích theo lương

Tiền lương hàng thường được ghi vào sổ lương của công ty theo quy định Tiền lương được gắn với năng lực thực tế, trách nhiệm, năng suất chất lượng, hiệu quả công vi c cảu đơn vị và cá nhân người lao độệ ng

Việc thay đổi bạc lương nhân viên được thực hiện trong các trường hợp sau: - Thay đổi mức lương do nâng lương định kỳ hoặc đặc cách,

- Thay đổi mức lương do thay đổi v ị trí cấp ba trong công việc, - Thay đổi mức lương do vi phạm kỷ lu t.ậ

Tất c các cán bộ công nhân viên trong Công ty có đủ điều kiệả n s được xét ẽ nâng lương định kỳ 6 tháng 1 năm một lần

Điều kiện để nâng lương định kỳ là có thời gian lao động làm vi c t i công ty ít ệ ạ nhất 6 tháng t ngày xừ ếp lương, chấp hành tốt nội quy, quy chế, quy định, quy trình làm vi c; hoàn thành t t nhi m v , không có sai sót gây h u qu lệ ố ệ ụ ậ ả ớn; không vi phạm pháp luật, th hiện tốt tư các cá nhân không làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty ể

Nâng lương đặc cách: Đối với nh ng nhân viên trong quá trình làm vi c có ữ ệ thành tích n i b t, có c ng hi n xuổ ậ ố ế ất sắc, đưa ra và thực hiện được nh ng sáng ki n cữ ế ải tiến k thuỹ ật, công ngh , tệ ổ chức quản lý sản xuất kinh doanh có giá tr Ngoài viị ệc khen thưởng còn được giám đốc công ty nâng lương đặc cách cho người đó trước hạn

Hạ lương: Đối v i nhân viên vi phớ ạm các quy định dưới đây:

- Không ch p hành nghiêm ch nh n i quy, quy chấ ỉ ộ ế, quy định, quy trình làm vi c ệ - Không hoàn nhi m v ệ ụ được giao, có sai sót gây h u quậ ả lớn

- Có tư cách đạo đức không t t gây ố ảnh hưởng đến uy tin, quyền l i c a công ợ ủ Ngoài ra, Công ty luôn chú ý t i vớ ấn đề bảo mật mức lương của nhân viên và s ự công b ng trong phân công, phân nhiằ ệm.

2.1.3 Kiểm soát quy trình tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

- M c tiêu kiụ ểm soát: Đảm b o viả ệc tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp th ời.

23 - Thủ ụ t c ki m soát: ể

Để tính lương cho người lao động, công ty đã áp dụng hính thức trả lương theo thời gian căn cứ vào số ngày mà h làm viọ ệc trong tháng theo chế độ lương của nhà nước ban theo ch chung ế độ

Ngày công ch là 26 ngày m t tháng ế độ ộ

Công ty áp d ng chụ ế độ ngày làm vi c 8 ti ng, tu n làm vi c 6 ngày ( tệ ế ầ ệ ừ thứ 2 đến th 7 hàng tu n) ứ ầ

Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động là bảng ch m công và các ấ chứng từ có liên quan như giấy xin nghỉ ốm mà trưởng các b ph n gộ ậ ửi đến, k toán ế thanh toán tiền lương của công ty kiểm tra t t c các ch ng tấ ả ứ ừ trước khi tính lương nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu c u c a ch ng tầ ủ ứ ừ Sau khi đã kiểm tra các ch ng t hứ ừ ợp lệ thì k toán bắt đầu tính lương công nhân viên trong công ty theo từng bộ phận Các ế khoản trích theo lương như bảo hiểm xã h i, bộ ảo hiểm y t , bế ảo hiểm th t nghi p và ấ ệ thuế thu nhập cá nhân đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp lu t hiậ ện hành

Sau khi nh n bậ ảng ch m công từ phòng Tấ ổ chức- Hành chính, nhân viên k ế toán thanh toán tiền lương lập thành các Bảng thanh toán tiền lương để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp (nếu có) và thưởng (nếu có) cho người lao động Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các ch ng t gứ ừ ốc đính kèm, kế toán tiến hành vào Sổ nhật kí tiền lương Định kì, sổ nhật kí tiền lương sẽ được kế toán kết chuyển sang Sổ Cái Đồng thời v i vi c vào s , k toán công ty s viớ ệ ổ ế ẽ ết các phiếu chi kèm theo bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã được duyệt bởi kế toán trưởng

Tại công ty, tiền lương của một công nhân viên đều được thỏa thuận và quy định trên hợp đồng lao động Tùy thuộc vào trình độ chuyên môn và số năm kinh nghiêm, công ty s có các mẽ ức lương khác nhau cho mỗi nhân viên và không có quy định th ng ố nhất về tiền lương của các công nhân viên trong công ty các phòng ban ở khác nhau Đây là một hạn ch l n cế ớ ủa công ty vì d gây nh m lễ ầ ẫn và sai sót trong quá trình tính lương khi có quá nhiều mức lương khác nhau.

Kế toán công ty s d ng công thử ụ ức:

Đối với lương công nhân thời vụ (công khoán):

Tiền lương thực nhận m i CNV = S ngày công c a m i công nhân viên x ti n ỗ ố ủ ỗ ề lương/ ngày + các khoản phụ c p (n u có) - Tấ ế ạm ứng (n u có) ế

- Các kho n phả ụ cấp:

Tiền ăn ca: Là khoản tiền công ty c p cho m i nhân viên c ấ ỗ ố định theo tháng đối với cả nhân viên trong văn phòng hay công nhân dưới công trình, cụ thể là 500.000 đ/ tháng, đối với giám đốc là 700.000đ/ tháng

Phụ cấp xăng xe: Mỗi tháng công ty sẽ trợ ấ c p cho mỗi nhân viên trong công ty tiền ph cụ ấp đi lại là 500.000₫/ tháng

Phụ cấp điện tho i: M i tháng công ty sạ ỗ ẽ trợ ấ c p cho m i nhân viên trong công ỗ ty là 500.000đ/ tháng

(Ph lụ ục 06)

Ví dụ: Căn cứ vào bảng ch m công của công ty, trong tháng 11 năm 2019, ông ấ Nguyễn Mạnh Long - nhân công t thi công cổ ủa công ty có s ngày công thố ực tế là 13 ngày

Tiền lương = số ngày công x Tiền lương/ ngày= 300.000 x 13= 3.900.000 Tiền tr cợ ấp ăn trưa=500.000 đồng

Tiền điện thoại= 500.000 đồng Tiền xăng xe = 500.000 đồng

Vậy t ng sổ ố tiền lương ông Nguyễn M nh Long nhạ ận được của tháng 11 năm 2019 là: 3.900.000 + 500.000+500.000+ 500.000 = 5.400.000 đồng

- Các khoản trích theo lương: (Ph lụ ục 07)

+ B o hiả ểm xã h i (BHXH) : hàng tháng nhân viên ph i n p 8% sộ ả ộ ố lương để đóng BHXH

+ B o hiả ểm y t : hàng tháng nhân viên ph i n p 1.5% s lế ả ộ ố ương để đóng BHYT

+BHTN: hàng tháng nhân viên ph i nả ộp 1% s lương để đóng BHTN.ố Cách tính các khoản trích theo lương tại công ty:

25

Tiền lương thực nh n mậ ỗi CNV = Số tiền lương cơ bản x số ngày công làm việc/ 26 + Các kho n phả ụ c p (nấ ếu có) + Lương làm thêm giờ (nếu có)+ Thưởng (nếu có) Các — khoản trích theo lương – Tạm ứng (n u có) ế

2.1.4 Kiểm soát quy trình thanh toán lương tại Công ty

- Mục tiêu ki m soát: ể Đảm bảo việc tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác và k p th ị ời.

- Thủ ụ t c ki m soát: ể

Thời gian thanh toán lương của công ty là vào ngày m ng 10 hàng tháng Viồ ệc thanh toán lương tại công ty th c hiự ện dưới hình th c thanh toán tr c tiứ ự ếp bằng tiền mặt Sau khi lập các bảng thanh toán lương xong, kế toán ch u trách nhi m trị ệ ả lương tiến hành in bảng thanh toán lương, phiếu chi lương và trả lương cho mồng 9 hàng tháng, để ngày mồng 9 tiến hành chia và đếm lương, ngày mồng 10 công ty sẽ tiến hành trả lương

Kế toán lấy số liệu t ng hổ ợp lương cân đối với số tiền mặt trong quỹ để có kế hoạch rút thêm tiền mặt ở ngân hàng v ề trả lương cho nhân viên

Nhân viên k toán thanh toán tiế ền lương lập phiếu chi hàng tháng và báo cho thủ quỹ để chi ti n Thề ủ quỹ d a vào phiự ếu chi đã có xác nhận c a kủ ế toán trưởng và giám đốc ký duy t sệ ẽ là người chỉ lương cho kế toán thanh toán tiền lương Kế toán thanh toán tiền lương sẽ thay tổ đội, phòng ban để ký kết và nh n ti n lậ ề ương đó từ thủ quỹ K ế toán thanh toán tiền lương và thủ quỹ là 2 người ph trách viụ ệc chia và đếm tiền lương

Sau khi nh n ti n tậ ề ừ thủ qu vỹ ề, k toán thanh toán tiền lương sẽ đếm và chia ế tiền lương theo từng tổ Dựa vào bảng thanh toán lương của từng tổ, kế toán ti n hành ế chia tiền lương và gọi từng nhân viên lên đếm và tr t i ch Nhân viên tả ạ ỗ ừng người nhận tiền sẽ ký xác nhận đã nhận đủ tiền

Sau khi kí nh n bậ ảng thanh toán lương xong trả lại bảng thanh toán lương cho nhân viên k toán thanh toán ti n lế ề ương, lúc này nhân viên kế toán thanh toán ti n ề lương mới kí tên, k ế toán trưởng kí tên, giám đốc kí tên

Đối với các trường hợp người lao động gặp khó khăn về tình hình tài chính, nhân viên đó có thể lập giấy đề nghị tạm ứng và được tạm ứng (theo dõi khoản này trên tài kho n 141), tả ới kì lĩnh lương kế toán ti n hành kh u tr vào thu nh p cế ấ ừ ậ ủa

người lao động Trường hợp này hay x y ra vả ới công nhân th i vờ ụ dưới công trình hay được ứng lương, vì họ là lao động ph thông nên hay trong tình tr ng thiổ ạ ếu kinh t ế Khi công nhân muốn ứng lương sẽ báo cho tổ trưởng và tổ trưởng báo lại cho k toán ế thanh toán tiền lương, sau đó kế toán thanh toán tiền lương duyệt và lĩnh tiền ứng t ừ thủ quỹ

2.2 Kiểm soát phần hành kế toán v n b ng tiốằền

2.2.1 Kiểm soát nội b ộ đối ới tiền mặt v

a) Quá trình kiếm soát nội b i v i tiộ đố ớ ền m t ặ

- Đố ới thu tiền m t i v ặ

Các hoạt động kiếm soát tiền mặt:

+ L p k ho ch thu ti n mậ ế ạ ề ặt: Đây là công việc bắt buộc, cứ mỗi tuần thì kế toán trưởng, k toán thanh toán cùng v i thế ớ ủ quỹ lập kế ho ch thu tiền mặt cho tuần sau ạ nhằm đảm bảo công ty có đủ tiền để chi tiêu và tránh làm th t thoát ti n Vi c lấ ề ệ ập kế ho ch thu tiạ ền mặt không ph i là thả ủ tục hay hình th c mà sứ ẽ làm căn cứ để công ty có thể đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí hoạt độ g cho công ty Công ty đã n kiếm soát tiền ngay t nguừ ồn cung ng Do các b n ch t nghi p vứ ả ấ ệ ụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rũi ro nên một trong những bi n pháp h u hi u kiệ ữ ệ ểm soát n i b ộ ộ đối v i tiớ ền m t là h n ch s d ng ti n mặ ạ ế ử ụ ề ặt

+ Quy định trách nhiệm, phân công quản lý ti n mề ặt ở quỹ: Hàng ngày, k toán thanh ế toán lập báo cáo thu đồng thời t p h p ch ng t thu trong ngày, các phi u thu ậ ợ ứ ừ ế có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, các b phộ ận liên quan và lưu trữ trong b ộ báo cáo quỹ t ng ngày ừ

+ Tách r i chờ ức năng quản lý ti n t i quề ạ ỹ v i qu n lý sớ ả ổ sách Quy định này được công ty th c hi n rõ ràng vi c qu n lý tiự ệ ệ ả ền do thủ quỹ đả m nh n còn ch ng t s sách ậ ứ ừ ổ do k toán thanh toán l p Tế ậ ại công ty việc thu ti n và gi ề ữ tiền chỉ do một

nhân viên đảm nhận

+ Quy trình th c hiự ện, xét duyệt thu tiền: Bắt đầu khi kế toán thanh toán nhận được các ch ng t liên quan t các bứ ừ ừ ộ phận khác gửi đến Căn cứ vào các ch ng tứ ừ đó kế toán thanh toán ti n hành nh p dế ậ ữ liệu vào máy, máy tính x lý và in phiử ếu thu làm 3 liên Chuy n 3 liên phi u thu cho Kể ế ế toán trưởng xem xét và ký duyệt, sau đó chuyển 3 liên phiếu thu đã duyệt sang cho thủ quỹ Th ủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiến hành thu

27

tiền ghi vào sổ quỹ và lên báo cáo quỹ Liên 1 giao cho người thanh toán, liên 3 giao cho kế toán thanh toán, liên 2 lưu lạ ại đây theo sối t

Kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu thu liên 3, ti n hành nh p dế ậ ữ liệu vào máy, k ế toán nhập đúng tài khoản, ph n m m máy tính t x lý vào sầ ề ự ử ổ sách liên quan như số nhật ký chung, s chi tiố ết 111, sổ cái 111 , các s ổ khác có liên quan và lưu trữ Sau đó kế toán thanh toán chuy n toàn bể ộ chứng t cho k toán t ng h p ki m tra d ừ ế ổ ợ ể ữ liệu và lên sổ sách, báo cáo liên quan và lưu lại M i ch ng t , sọ ứ ừ ố sách lưu tại phòng k toán ế

- Đố ới chi tiền m t i v ặ

Các hoạt động kiểm soát tiền mặt:

+ L p k ho ch chi ti n mậ ế ạ ề ặt: Đây là công việc bắt buộc, cứ mỗi tu n thì k toán ầ ế trưởng, k toán thanh toán cùng v i thế ớ ủ quỹ l p k ho ch chi ti n mậ ế ạ ề ặt cho tuần sau nhằm đảm bảo công ty có đủ tiền để chi tiêu và tránh làm th thoát ti n Vi c lất ề ệ ập kế ho ch chi ti n m t không ph i là thạ ề ặ ả ủ tục hay hình th c mà sứ ẽ làm căn cứ để công ty có thể đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí hoạt động cho công ty Công ty đã kiểm soát tiền ngay t ngu n cung ng Các kho n mừ ồ ứ ả ục chi tiêu đều phải được dự toán từ trước đó, ổn định qua các d toán chi tiêu các tu n k ự ầ ế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu th c sự ự Phương pháp này không chỉ kiểm soát hi u quệ ả đối với tiền mà còn t o ra s ràng buạ ự ộc rất lớn về tài chính đối với công ty và các đơn vị trực thuộc Do các b n ch t nghiả ấ ệp vụ liên quan đến tiền m t chặ ứa đựng nhiều r i ro nên mủ ột trong nh ng biữ ện pháp h u hi u kiữ ệ ểm soát nội bộ đố ới tiền mặt là hạn ch s d ng i v ế ử ụ tiền mặt

+ Quy định trách nhi m, phân công qu n lý tiệ ả ền mặt ở quỹ: hàng ngày, k toán thanh ế toán lập báo cáo chi đồng th i t p h p ch ng t chi trong ngày, các khoờ ậ ợ ứ ừ ản chi đều phải có s xét duyự ệt thông qua Giám đốc và Kế toán trưởng thể hiện ở chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng trên phiếu chi (Ph l c 08)ụ ụ , lưu trữ trong b báo cáo qu t ng ộ ỹ ừ ngày

+ Quy trình th c hiự ện, xét duyệt chi ti n: bề ắt đầu khi k toán thanh toán nhể ận được các chứng từ liên quan đã được kể toán trưởng và giám đốc kí duyệt từ các b phộ ận khác gửi đến Căn cứ vào các chứng từ đó kế toán thanh toán tiến hành nh p dậ ữ liệu vào máy, máy tính x lý và in phiử ếu chi làm 3 liên Sau đó chuyển 3 liên phi u chi cho ế Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét và ký duy t, chuy n 3 liên phiệ ể ếu chi đã duyệt

sang cho thủ quỹ Thủ quỹ kiểm tra ch ng t h p lứ ừ ợ ệ, căn cứ vào phiếu chi ti n hành ế chi ti n ghi vào sề ổ quỹ và lên báo cáo quỹ Sau đó liên 1 giao cho người được thanh toán, liên 3 giao cho kế toán thanh toán, liên 2 lưu lạ ại đây theo sối t Kế toán thanh toán căn cứ vào phi u chi liên 3, ti n hành nh p dế ế ậ ữ liệu vào máy, k toán nhế ập đúng tài kho n, ph n m m máy tính t x lý vào sả ầ ề ự ử ổ sách liên quan như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết 111, s cái 111 , các sổ ổ khác có liên quan và lưu trữ Sau đó kế toán thanh toán chuy n toàn bể ộ chứng t cho k toán t ng hừ ế ổ ợp để ểm tra ki dữ liệu và lên sổ sách, báo cáo liên quan và lưu lại M i ch ng t , sọ ứ ừ ổ sách lưu tại phòng k toán ế

Qua đây, thấy được chứng t s sách chi ti n m t phát sinh Công ty h u hừ ố ề ặ ở ầ ết được thực hiện theo đúng trình tự, có đầy đủ chữ ký d u cầ ủa Giám đốc, Kế toán trưởng và các b ph n liên quan Các ch ng t , sộ ậ ứ ừ ổ sách đều được lưu trữ và đánh số cần th n ầ theo thứ t ự

- Đố ới số dư tiền mặt tại quỹ i v

Định k hàng tu n k toán thanh toàn và thỷ ầ ế ủ quỹ tiến hành ki m tra qu : các kho n ể ỹ ả thanh toán c a công ty ch y u qua ngân hàng, nủ ủ ế ếu vi c chi quệ ỹ lớn hơn số tiền có trong qu thì sỹ ẽ tiến hành rút ti n ngân hàng Viề ệc đối chiếu số li u s sách, ki m kê ệ ổ ể quỹ tuy không có văn bản quy định cụ thể về việc kiểm kê này nhưng trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt luôn trùng kh p vớ ới số dư trên sổ kể toán là thu c vộ ề thủ quỹ, nếu thiếu hụt thì thủ quỹ ph i ch u trách nhiả ị ệm trước công ty, s vi c tr m trự ệ ầ ọng thì được đưa sang bên pháp luật xử lý

b) Thủ t c kiụểm soát nội b i v i tiộ đố ớ ền m t ặ

Với k t quế ả khảo sát tại Công ty , có thể đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền mặt như sau:

Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Thủ tục kiểm soát Đánh giá

Bảo đảm an toàn thu

Công ty giao cho kế toán thanh toán lập nhiên thu quỹ nên kiểm tra tiền kg trước khi giao dịch - Tiền là tài sản rất nhạy cảm, tính thanh khoản cao

dễ xảy ra gian lận và biển thủ nên kiểm soát thường xuyên và cuối mỗi ngày thanh toán lập báo cáo thu chi tồn, đồng

từ thu chi trong ngày, các khoản chi thu chi, thủ quỹ thu và chi tiền mặt khi

Tuy nhiên việc kiêm tra, đối chiếu thông toàn cho tiền và các tài sản có giá trị như tiền mặt

Thất thoát tiền - Kế toán trưởng, kế toán thanh toán