Tổng quan về quản trị tổ chức

Nội dung bài tiểu luận của nhóm thuộc chương 1 – “Tổng quan về quản trị các tổ chức” trong sách giáo trình Quản trị học.Trong bài tiểu luận này, nội dung được chia làm 4 phần chính như s

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

KHOA KINH TẾ QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Đặng Hoàng Linh

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 2

KDQT49 – Lớp QTH.3_LT

Hà Nội, tháng 12 năm 2022

0

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM &

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

6 Phạm Thảo Vy(KDQT49-B3-0352) -- Tìm hiểu nội dungThuyết trình + làm slide 100%

7 Đinh Minh Ngọc(KDQT49-C1-0297) - Tìm hiểu nội dung

- Thuyết trình + làm slide 100%

MỤC LỤC

MỤC LỤC _2LỜI MỞ ĐẦU 4PHẦN 1 TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC _5

1.1 Khái niệm và đặc trưng cơ bản của tổ chức 5

1.1.1 Khái niệm _5 1.1.2 Đặc trưng cơ bản của tổ chức 5

1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức 6

PHẦN 2 QUẢN TRỊ TỔ CHỨC _7

2.1 Quản trị và các dạng quản trị 7

2.1.1 Khái niệm _7 2.1.2 Các dạng quản trị _7 2.1.3 Quản trị là một tiến trình năng động 7

2.2 Quản trị tổ chức _8

2.2.1 Khái niệm _8 2.2.2 Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức _8

a Phương diện Tổ chức - Kỹ thuật _8

b Phương diện Kinh tế - Xã hội của quản trị _9

2.3 Các chức năng quản trị 10

2.3.1 Khái niệm 10 2.3.2 Phân chia các chức năng quản trị _10

2.3.2.1 Các chức năng quản trị phân chia the quá trình quản trị _102.3.2.2 Các chức năng quản trị phân theo hoạt đông của tổ chức _11

2.4 Vai trò của quản trị tổ chức 11 2.5 Quản trị học là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề 15

2.5.1 Quản trị là một khoa học _15

2.5.1.1 Khái niệm _152.5.1.2 Lý do nói quản trị là một khoa học 15

2.5.2 Quản trị là một nghệ thuật _16

2.5.2.1 Khái niệm _162.5.2.2 Lý do nói quản trị là một nghệ thuật _162.5.2.3 Một vài ví dụ về nghệ thuật quản trị _16

2.5.3 Quản trị là một nghề 17

3.1 Hệ thống và lý thuyết hệ thống 18

3.1.1 Hệ thống _18 3.1.2 Quan điểm toàn thể _18

3.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống _20

3.2.1 Phần tử của hệ thống _20

2

3.2.2 Môi trường của hệ thống _20 3.2.3 Đầu vào của hệ thống _21 3.2.4 Đầu ra của hệ thống 21 3.2.5 Mục tiêu của hệ thống _21 3.2.6 Chức năng của hệ thống _22 3.2.7 Nguồn lực của hệ thống _22 3.2.8 Cơ cấu của hệ thống 23 3.2.9 Hành vi của hệ thống _23 3.2.10 Trạng thái của hệ thống 24 3.2.11 Quỹ đạo của hệ thống 24 3.2.12 Động lực của hệ thống _24 3.2.13 Cơ chế của hệ thống _25

3.3 Nghiên cứu hệ thống 25

3.3.1 Quan điểm nghiên cứu 25

3.3.1.1 Khái niệm _253.3.1.2 Phân loại 25

3.3.2 Phương pháp nghiên cứu 26

3.3.2.1 Khái niệm _263.3.2.2 Phân loại 27

3.4 Điều khiển và điều chỉnh hệ thống _29

3.4.1 Điều khiển và hệ điều khiển 29 3.4.2 Quá trình điều khiển hệ thống _30 3.4.3 Điều chỉnh và các phương án điều chỉnh 31

3.4.3.1 Phương pháp khử nhiễu (phòng ngừa, mai rùa, bao cấp) _323.4.3.2 Phương pháp bồi nhiễu (bảo hiểm) 323.4.3.3 Phương pháp chấp nhận sai lệch 33PHẦN 4: ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ HỌC _34

4.1 Đối tượng nghiên cứu _34 4.2 Quản trị học là một khoa học liên ngành _34 4.3 Phương pháp nghiên cứu của quản trị học 34 4.4 Nội dung của môn quản trị học _35

4.4.1 Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản trị 35 4.4.2 Quá trình ra quyết định quản trị và đảm bảo thông tin cho các quyết định _35 4.4.3 Các chức năng quản trị 35 4.4.4 Đổi mới các hoạt động quản trị tổ chức _35

DANH MỤC THAM KHẢO _36

LỜI MỞ ĐẦU

Trong lĩnh vực quản trị học, quản trị tổ chức là một phần có vai trò rấtquan trọng Nó là hành trang không thể thiếu đối với mỗi nhà quản trị vànhững người làm công tác quản trị Để có thể nắm rõ những kiến thức của

“Quản trị học tổ chức” thì việc nắm các kiến thức cơ bản, tổng quan là mộtđiều cần thiết Chính vì vậy, nhóm sinh viên số 2, lớp Quản trị học 3, Họcviện Ngoại giao đã tổng hợp, đúc kết các lý thuyết, đưa ra một vài ví dụ thực

tế, phân tích một số casestudy liên quan để làm rõ những kiến thức này Nộidung bài tiểu luận của nhóm thuộc chương 1 – “Tổng quan về quản trị các tổchức” trong sách giáo trình Quản trị học

Trong bài tiểu luận này, nội dung được chia làm 4 phần chính như sau:

Phần 1: Tổ chức và các hoạt động cơ bản của tổ chức.

Phần 2: Quản trị tổ chức.

Phần 3: Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức.

Phần 4: Đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu quản trị học.

4

PHẦN 1 TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm và đặc trưng cơ bản của tổ chức

Ta có thể thấy một số hình thức của tổ chức như: một gia đình, mộtdoanh nghiệp, một trường học, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quân đội,một tổ chức tôn giáo, một đội thể thao,…

1.1.2 Đặc trưng cơ bản của tổ chức

Các tổ chức tồn tại dưới nhiều hình dạng và cách thức khác nhau,phong phú, đa dạng Có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêuthức phân loại (theo sở hữu, theo mục đích, theo sản phẩm, theo mối quan hệ,

…) Tuy khác nhau về nhiều mặt nhưng các tổ chức đều có những đặc điểmchung cơ bản sau đây:

Mang tính mục đích

Là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người

Hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích các kếhoạch

Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đíchcủa mình

Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác

1 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền

Cần những nhà quản trị để liên kết và phối hợp con người bên trong

và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mụcđích với hiệu quả cao

1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ phụ thuộc vào nhiềuyếu tố khác nhau Tuy nhiên, mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt độngtheo một quá trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ với môi trường Cáchoạt động giúp hệ thống không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng, thôngqua các việc:

Nghiên cứu môi trường

Có được vốn

Có được các đầu vào

Sản xuất

Phân phối sản phẩm và dịch vụ

Phân phối lợi ích

Hợp nhóm những hoạt động có mối quan hệ gần gũi, ta thấy xuất hiện nhữnglĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức như:

Quản trị giới sinh vật: vật nuôi, cây trồng,…

Quản trị xã hội loài người: doanh nghiệp, gia đình,…

2.1.3 Quản trị là một tiến trình năng động

Ta nói quản trị là một tiến trình năng động là bởi các dạng quản trị đều

có 4 đặc điểm chính Đầu tiên, quản trị luôn tồn tại một hệ quản trị bao gồm 2phân hệ: chủ thể quản trị và đối tượng quản trị Chủ thể quản trị là các nhân tốtạo ra các tác động quản trị, đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tácđộng đó Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục Thứ hai, quảntrị phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đốitượng - quản trị nhằm đạt được mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnhmôi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế Thứ ba, quản trị bao giờcũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều Quản trị là một quátrình thông tin trong đó chủ thể quản trị sẽ thu thập dữ liệu,chọn lọc,xử lí và

2 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền

đưa ra quyết định để các đối tượng quản trị có thể nhanh chóng tiếp nhận vàthực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình Cuối cùng, quản trị bao giờ cũng

có khả năng thích nghi Chủ thể quản trị phải không ngừng đổi mới và sángtạo để có thể luôn đáp ứng được những thay đổi chóng mặt của môitrường,nắm bắt thời cơ và tìm ra hướng giải quyết

2.2 Quản trị tổ chức

2.2.1 Khái niệm

Quản trị tổ chức được coi là một dạng quản trị trong xã hội loài ngườiQuản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tracác nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chứcvới kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.3

2.2.2 Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức

Quản trị tổ chức thường được xem xét trên 2 phương diện cơ bản là Tổchức – Kỹ thuật và Kinh tế - Xã hội

a Phương diện Tổ chức - Kỹ thuật

Phương diện Tổ chức - Kỹ thuật sẽ được trả lời cho 4 câu hỏi chính:

Làm quản trị là làm gì?

Đối tượng chủ yếu của quản trị là gì?

Quản trị được tiến hành khi nào?

Mục đích của quản trị tổ chức là gì?

Mọi nhà quản trị đều thực hiện những quá trình quản trị bao gồm: lập

kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Đối tượng chủ yếu và trực tiếp củaquản trị là những mối quan hệ với con người bên trong và bên ngoài tổ chức.Đối với một tổ chức, quản trị là những quá trình được thực hiện liên tục theothời gian Trong mọi loại hình tổ chức, mục đích hợp lý được tuyên bố công

3 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền

8

khai của quản trị đều là tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức và các thành viêncủa nó.

Nghiên cứu phương diện Tổ chức- kỹ thuật của quản trị cho thấy cónhiều điểm tương đồng trong hoạt động quản trị ở mọi tổ chức và đối với mọinhà quản trị Phương diện này còn cho thấy quản trị tổ chức có tính khoa họccao

2 khái niệm ví dụ có thể kể đến để quản trị tổ chức có thể đạt đượchiệu quả cao là “Doing things right” và “Doing right things”. 2 khái niệmnày khi thực hiện phải luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, không thể thiếu

1 trong 2 Làm việc đúng (Doing things right) tức là làm việc chu đáo đếntừng chi tiết, thậm chí là những tiểu tiết và bảo đảm tuân thủ chặt chẽ mọi quytrình, mọi thủ tục mà công việc đó quy định.Làm việc đúng thiên về tính hiệusuất trong công việc Làm đúng việc (Doing right things) tức là lựa chọn mộtcông việc đúng đắn để thực hiện nó, dùng khả năng của mình để nghĩ xemcách tốt nhất có thể hoàn thành công việc là gì, làm thế nào để công việc ấythực sự có hiệu quả, sau đó mới bắt tay vào làm Làm đúng việc thể hiện tínhhiệu quả Mọi công việc đều cần tính hiệu quả và hiệu suất, nhưng ta nên chútrọng tới hiệu quả trước rồi mới nên đầu tư cho hiệu suất Chẳng hạn như mộtcửa hàng kinh doanh muốn đạt doanh thu cao thì cần phải hướng tới điều màkhách hàng muốn (kinh doanh hiệu quả), sau đó thì mới có thể đẩy mạnh sảnxuất và cải thiện chất lượng sản phẩm của mình để thu hút thêm khách hàng(hiệu suất) Ngược lại, nếu cửa hàng kinh doanh có chất lượng tốt, hiệu suấtcao nhưng lại không hướng tới điều khách hàng muốn, hiệu quả không cao thìkinh doanh cũng không thể như mong đợi

b Phương diện Kinh tế - Xã hội của quản trị

Phương diện Kinh tế - Xã hội của quản trị thể hiện đặc trưng của quảntrị trong từng tổ chức Nó chứng tỏ quản trị tổ chức vừa mang tính phổ biếnvừa mang tính đặc thù Tính phổ biến được thể hiện ở chỗ quản trị đều xuất

hiện ở mọi loại hình tổ chức Tính đặc thù được thể hiện ở chỗ, với mỗi loạihình tổ chức, quản trị sẽ lại có những đặc điểm khác nhau

Quản trị các doanh nghiệp sẽ khác với quản trị nhà trường, quản trịdoanh nghiệp du lịch sẽ khác với quản trị doanh nghiệp công nghiệp, và quảntrị cửa hàng thuốc A sẽ khác với quản trị cửa hàng thuốc B

2.3 Các chức năng quản trị

2.3.1 Khái niệm

Các chức năng quản trị là: những loại công việc quản trị khác nhau,mang tính độc lập tương đối được hình thành trong quá trình chuyên môn hóahoạt động quản trị 4

2.3.2 Phân chia các chức năng quản trị

2.3.2.1 Các chức năng quản trị phân chia the quá trình quản trị

Mọi quá trình quản trị đều được tiến hành theo những chức năng cơbản như sau:

Lập kế hoạch: Lập kế hoặc là quá trình xác định các mục tiêu và

các cách thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đã vạch ra, bước nàygiúp xác định phương hướng phát triển cho một tổ chức

Tổ chức: Tổ chức là việc xây dựng cơ cấu, sắp xếp công việc,

duy trì và phân bổ nguồn lực phù hợp để đạt được mục tiêu chung.Bước này liên quan đến việc phân công lao động và phối hợp cácnguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch đề ra trong chứcnăng hoạch định

Lãnh đạo: Lãnh đạo là việc dẫn hướng các hoạt động và kết quả

làm việc của nhân viên để giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức Quátrình lãnh đạo là quá trình tạo cảm hứng làm việc cho người khác, tác

4 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền

10

động lên hành vi của nhân viên để họ làm việc một cách tích cực và tựnguyện Từ đó tạo lên một tập thể làm việc hợp tác, tích cực

Kiểm tra: Kiểm tra là quá trình thực hiện các hoạt động nhằm

đảm bảo đạt được những kết quả mong muốn Kiểm tra bao gồm cácquá trình: đo lường, so sánh, đánh giá kết quả đat được với mục tiêu đãđặt ra, đưa ra các hoạt động điều chỉnh cần thiết để duy trì hoặc cảithiện kết quả đạt được hoặc khắc phục những sai sót nếu có

Qua đây có thể thấy được rằng các ngành nghề trong Quản trị có tínhchuyên môn hóa - tính đặc thù, chức năng của quản trị phụ thuộc vào đặc thùcủa doanh nghiệp

2.3.2.2 Các chức năng quản trị phân theo hoạt đông của tổ chức

Tập hợp các hoạt động của tổ chức được phân chia thành các lĩnh vựckhác nhau mang tính độc lập tương đối và gắn liền chúnglà các chức năngquản trị cơ bản sau đây: Quản trị lĩnh vực marketing, quản trị lĩnh vực nghiêncứu và phát triển, quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị nguồn nhânlực, quản trị chất lượng, quản trị các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin,pháp lý, đối ngoại

Qua đó ta có thể thấy được rằng các chức năng quản trị thống nhất chặtchẽ với nhau Trong bất cứ lĩnh vực quản trị nào các nhà quản trị cũng phảithực hiện các quá trình quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo vàkiểm tra Mặt khác, các kế hoạch, hoạt động tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra củacác lĩnh vực quản trị (marketing, tài chính, nhân lực,…) có quan hệ chặt chẽvới nhau

2.4 Vai trò của quản trị tổ chức

Quản trị giúp cho tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục đích vàhướng đi của mình Hơn giữa nó còn giúp phối hợp các nguồn lực của tổ chứcthành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với

hiệu quả cao Hơn thế nữa quản trị giúp cho tổ chức thích nghi được với môitrường

Để hiểu rõ hơn về vai trò của quản trị, chúng ta có một ví dụ thực tiễn

đó là: hãng điện thoại mang tên Vertu (một phần của công ty mẹ Nokia) Cóthể thấy Vertu hướng tới mục đích là phục vụ riêng cho giới thượng lưu, tuynhiên còn tồn tại một vài lỗ hổng trong hướng đi của tổ chức liên quan đếnngười quản trị cụ thể như sau:

Vertu hướng tới phân khúc khách hàng là những người dường nhưkhông quan tâm đến giá cả của sản phẩm, đem tới cho họ những trải nhiệmđặc biệt bởi sự bảo mật cũng như độ bền bỉ và sự sang chảnh bởi những chấtliệu vô cùng quí hiếm như: kim cương, rubi,… và những dịch vụ đặc biệt màchỉ người dùng Vertu mới có như: tư vấn rượu vang bất cứ khi nào ngườidùng cần, giải quyết các vấn đề về chiếc điện thoại này 24/7, … Tất cả nhữngđiều này được Vertu gói gọn lại trong những chiếc “điện thoại chức năng” màVertu sản xuất, không hề đổi mới trong suốt một thời gian dài

Vertu tự so sánh mình và luôn muốn hướng tới một giá trị vĩnh cửu tựanhư những hãng đồng hồ nổi tiếng trên Thế giới: Rolex, Hublot,… Nhưngthực tế đã chứng minh rằng những chiếc đồng hồ cho dù 10-20 thì vẫn chạytốt nhưng con chip của Vertu sau 6 năm đã trở nên chậm chạp và mang đếntrải nghiệm tệ cho người dùng

Việc Vertu chỉ có một dòng điện thoại duy nhất đó là dòng “điện thoạichức năng” trong một thời gian dài mà không có sự đổi mới cũng là một sailầm nghiêm trọng trong việc quản trị và định hướng của doanh nghiệp này.Nhận thấy được sai lầm của mình, sau này công ty có ra mắt thêm nhiều dòngsản phẩm để bắt kịp thời đại như: điện thoại thông minh, điện thoại gập,….Nhưng nhiều chuyên gia đánh giá đó là sự thay đổi muộn màng và sự thay đổinày không cứu được Vertu thoát khỏi “án tử” Hơn nữa công nghệ không phải

là một thế mạnh của Vertu nên trong khi công ty này còn đang loay hoaytrong việc tìm kiếm và tạo ra một con chip đẳng cấp và thực sự phù hợp thì

12

các dòng điện thoại khác như: Apple, Samsung,… lại liên tục ra những dòngđiện thoại mới đầy tính cập nhật và bắt đầu xây dựng hệ sinh thái của riêngmình Những dòng điện thoại thông minh của các hãng trên ra đời khiếnngười dùng vô cùng thích thú và mang lại nhiều trải nghiệm với những chiếcđiện thoại thông minh làm cho Vertu mất đi một lượng khách hàng nhất định.Thêm vào đó, việc sản xuất điện thoại thủ công và sử dụng nhiều nguyên vậtliệu quí hiếm khiến việc sản xuất Vertu tốn rất nhiều thời gian nên mỗi khiVertu ra một dòng điện thoại thông minh mới thì các hãng khác đã cập nhậtlên một phiên bản mới nhiều tiện ích hơn và một con chip mạnh hơn Hãng này chưa có chiến lược xử lý hàng giả, hàng nhái triệt để nhất làvới một ông lớn như Vertu thì đáng lẽ ra điều này càng phải cần được chútrọng nhiều hơn Điện thoại mang thương hiệu Vertu được làm giả tràn lantrên thị trường khiến giá trị thương hiệu của Vertu giảm sút mạnh mẽ và gâynên sự khó chịu trong tâm lý của người dùng

Chính vì các vấn đề nói trên mà người dùng cảm thấy không còn xứngđáng bỏ ra từng đó tiền để sở hữu một chiếc điện thoại như vậy Có thể thấyrằng chính những sai lầm trong việc quản trị đã khiến con doanh nghiệp này

tự “giết chết” chính mình

Bên cạnh đó, để làm rõ vai trò của quản trị tổ chức, ta có case study về

“Too big to fail” (quá lớn để sụp đổ) Đây là cách nói thông dụng để chỉ việcmột số công ty có sức ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế, sự sụp đổ của nhữngcông ty này có thể gây ra tác động liên hoàn tới kinh tế Và ngân hàng BearStearns chính là một ví dụ điển hình cho trường hợp trên Tuy nhiên, nguyênnhân sụp đổ của ngân hàng này không phải do quy mô ngân hàng quá lớn màvấn đề nằm ở sai lầm trong phong cách quản trị của vị Chủ tịch ngân hàngnày Theo báo cáo của Ủy ban quốc gia kết luận về sự sụp đổ của BearStearns, những nguyên nhân được công bố là các khoản đầu tư thế chấp rủi

ro, đòn bẩy cao cùng với hoạt động quản trị doanh nghiệp và rủi ro yếu kém

Sự sụp đổ của Bear Stearns đã trở thành một vấn đề gây ra sự bất ngờ đối với