Tổng quan về quản trị tổ chức

Nội dung bài tiểu luận của nhóm thuộc chương 1 – “Tổng quan về quản trị các tổ chức” trong sách giáo trình Quản trị học.Trong bài tiểu luận này, nội dung được chia làm 4 phần chính như s

HỌC VIỆN NGOẠI GIAOKHOA KINH TẾ QUỐC TẾ Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Đặng Hoàng Linh

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 2

KDQT49 – Lớp QTH.3_LT

Hà Nội, tháng 12 năm 2022

0

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM & PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

6 Phạm Thảo Vy(KDQT49-B3-0352) -- Tìm hiểu nội dungThuyết trình + làm slide 100%

7 Đinh Minh Ngọc(KDQT49-C1-0297) - Tìm hiểu nội dung

- Thuyết trình + làm slide 100%

MỤC LỤC

MỤC LỤC _2 LỜI MỞ ĐẦU 4 PHẦN 1 TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC _5

1.1 Khái niệm và đặc trưng cơ bản của tổ chức 5

1.1.1 Khái niệm _51.1.2 Đặc trưng cơ bản của tổ chức 5

1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức 6 2.2.2 Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức _8

a Phương diện Tổ chức - Kỹ thuật _8 b Phương diện Kinh tế - Xã hội của quản trị _9

2.3 Các chức năng quản trị 10

2.3.1 Khái niệm 102.3.2 Phân chia các chức năng quản trị _10

2.3.2.1 Các chức năng quản trị phân chia the quá trình quản trị _10 2.3.2.2 Các chức năng quản trị phân theo hoạt đông của tổ chức _11

2.4 Vai trò của quản trị tổ chức 112.5 Quản trị học là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề 15 2.5.2.2 Lý do nói quản trị là một nghệ thuật _16 2.5.2.3 Một vài ví dụ về nghệ thuật quản trị _16

3.2.2 Môi trường của hệ thống _203.2.3 Đầu vào của hệ thống _21

3.4 Điều khiển và điều chỉnh hệ thống _29

3.4.1 Điều khiển và hệ điều khiển 293.4.2 Quá trình điều khiển hệ thống _303.4.3 Điều chỉnh và các phương án điều chỉnh 31

3.4.3.1 Phương pháp khử nhiễu (phòng ngừa, mai rùa, bao cấp) _32 3.4.3.2 Phương pháp bồi nhiễu (bảo hiểm) 32 3.4.3.3 Phương pháp chấp nhận sai lệch 33 PHẦN 4: ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ HỌC _34

4.1 Đối tượng nghiên cứu _344.2 Quản trị học là một khoa học liên ngành _344.3 Phương pháp nghiên cứu của quản trị học 344.4 Nội dung của môn quản trị học _35

4.4.1 Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản trị 354.4.2 Quá trình ra quyết định quản trị và đảm bảo thông tin cho các quyết định _354.4.3 Các chức năng quản trị 354.4.4 Đổi mới các hoạt động quản trị tổ chức _35

DANH MỤC THAM KHẢO _36

LỜI MỞ ĐẦU

Trong lĩnh vực quản trị học, quản trị tổ chức là một phần có vai trò rất quan trọng Nó là hành trang không thể thiếu đối với mỗi nhà quản trị và những người làm công tác quản trị Để có thể nắm rõ những kiến thức của “Quản trị học tổ chức” thì việc nắm các kiến thức cơ bản, tổng quan là một điều cần thiết Chính vì vậy, nhóm sinh viên số 2, lớp Quản trị học 3, Học viện Ngoại giao đã tổng hợp, đúc kết các lý thuyết, đưa ra một vài ví dụ thực tế, phân tích một số casestudy liên quan để làm rõ những kiến thức này Nội dung bài tiểu luận của nhóm thuộc chương 1 – “Tổng quan về quản trị các tổ chức” trong sách giáo trình Quản trị học.

Trong bài tiểu luận này, nội dung được chia làm 4 phần chính như sau:

Phần 1: Tổ chức và các hoạt động cơ bản của tổ chức.Phần 2: Quản trị tổ chức.

Phần 3: Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức.

Phần 4: Đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu quản trị học.

4

PHẦN 1 TỔ CHỨC VÀ

CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm và đặc trưng cơ bản của tổ chức

1.1.1 Khái niệm

Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.1

Tổ chức là một yếu tố cần thiết của xã hội loài người, từ xã hội sơ khai đến xã hội hiện đại, vì tổ chứ thực hiện những việc mà các cá nhân không thể làm được.

Ta có thể thấy một số hình thức của tổ chức như: một gia đình, một doanh nghiệp, một trường học, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quân đội, một tổ chức tôn giáo, một đội thể thao,…

1.1.2 Đặc trưng cơ bản của tổ chức

Các tổ chức tồn tại dưới nhiều hình dạng và cách thức khác nhau, phong phú, đa dạng Có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại (theo sở hữu, theo mục đích, theo sản phẩm, theo mối quan hệ, …) Tuy khác nhau về nhiều mặt nhưng các tổ chức đều có những đặc điểm chung cơ bản sau đây:

Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác 1 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS NguyễnThị Ngọc Huyền

Cần những nhà quản trị để liên kết và phối hợp con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao

1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Tuy nhiên, mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động theo một quá trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ với môi trường Các hoạt động giúp hệ thống không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng, thông Phân phối lợi ích

Hợp nhóm những hoạt động có mối quan hệ gần gũi, ta thấy xuất hiện những lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức như:

PHẦN 2 QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 2.1 Quản trị và các dạng quản trị

2.1.1 Khái niệm

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi

Quản trị giới sinh vật: vật nuôi, cây trồng,…Quản trị xã hội loài người: doanh nghiệp, gia đình,…

2.1.3 Quản trị là một tiến trình năng động

Ta nói quản trị là một tiến trình năng động là bởi các dạng quản trị đều có 4 đặc điểm chính Đầu tiên, quản trị luôn tồn tại một hệ quản trị bao gồm 2 phân hệ: chủ thể quản trị và đối tượng quản trị Chủ thể quản trị là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục Thứ hai, quản trị phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng - quản trị nhằm đạt được mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế Thứ ba, quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều Quản trị là một quá trình thông tin trong đó chủ thể quản trị sẽ thu thập dữ liệu,chọn lọc,xử lí và

2 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS NguyễnThị Ngọc Huyền

đưa ra quyết định để các đối tượng quản trị có thể nhanh chóng tiếp nhận và thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình Cuối cùng, quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi Chủ thể quản trị phải không ngừng đổi mới và sáng tạo để có thể luôn đáp ứng được những thay đổi chóng mặt của môi trường,nắm bắt thời cơ và tìm ra hướng giải quyết.

2.2 Quản trị tổ chức

2.2.1 Khái niệm

Quản trị tổ chức được coi là một dạng quản trị trong xã hội loài người Quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động.3

2.2.2 Những phương diện cơ bản của quản trị tổ chức

Quản trị tổ chức thường được xem xét trên 2 phương diện cơ bản là Tổ chức – Kỹ thuật và Kinh tế - Xã hội.

a Phương diện Tổ chức - Kỹ thuật

Phương diện Tổ chức - Kỹ thuật sẽ được trả lời cho 4 câu hỏi chính:

Làm quản trị là làm gì?

Đối tượng chủ yếu của quản trị là gì? Quản trị được tiến hành khi nào? Mục đích của quản trị tổ chức là gì?

Mọi nhà quản trị đều thực hiện những quá trình quản trị bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản trị là những mối quan hệ với con người bên trong và bên ngoài tổ chức Đối với một tổ chức, quản trị là những quá trình được thực hiện liên tục theo thời gian Trong mọi loại hình tổ chức, mục đích hợp lý được tuyên bố công

3 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS NguyễnThị Ngọc Huyền

8

khai của quản trị đều là tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức và các thành viên của nó.

Nghiên cứu phương diện Tổ chức- kỹ thuật của quản trị cho thấy có nhiều điểm tương đồng trong hoạt động quản trị ở mọi tổ chức và đối với mọi nhà quản trị Phương diện này còn cho thấy quản trị tổ chức có tính khoa học cao

2 khái niệm ví dụ có thể kể đến để quản trị tổ chức có thể đạt được hiệu quả cao là “Doing things right” và “Doing right things”. 2 khái niệm này khi thực hiện phải luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, không thể thiếu 1 trong 2 Làm việc đúng (Doing things right) tức là làm việc chu đáo đến từng chi tiết, thậm chí là những tiểu tiết và bảo đảm tuân thủ chặt chẽ mọi quy trình, mọi thủ tục mà công việc đó quy định.Làm việc đúng thiên về tính hiệu suất trong công việc Làm đúng việc (Doing right things) tức là lựa chọn một công việc đúng đắn để thực hiện nó, dùng khả năng của mình để nghĩ xem cách tốt nhất có thể hoàn thành công việc là gì, làm thế nào để công việc ấy thực sự có hiệu quả, sau đó mới bắt tay vào làm Làm đúng việc thể hiện tính hiệu quả Mọi công việc đều cần tính hiệu quả và hiệu suất, nhưng ta nên chú trọng tới hiệu quả trước rồi mới nên đầu tư cho hiệu suất Chẳng hạn như một cửa hàng kinh doanh muốn đạt doanh thu cao thì cần phải hướng tới điều mà khách hàng muốn (kinh doanh hiệu quả), sau đó thì mới có thể đẩy mạnh sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm của mình để thu hút thêm khách hàng (hiệu suất) Ngược lại, nếu cửa hàng kinh doanh có chất lượng tốt, hiệu suất cao nhưng lại không hướng tới điều khách hàng muốn, hiệu quả không cao thì kinh doanh cũng không thể như mong đợi.

b Phương diện Kinh tế - Xã hội của quản trị

Phương diện Kinh tế - Xã hội của quản trị thể hiện đặc trưng của quản trị trong từng tổ chức Nó chứng tỏ quản trị tổ chức vừa mang tính phổ biến vừa mang tính đặc thù Tính phổ biến được thể hiện ở chỗ quản trị đều xuất

hiện ở mọi loại hình tổ chức Tính đặc thù được thể hiện ở chỗ, với mỗi loại hình tổ chức, quản trị sẽ lại có những đặc điểm khác nhau

Quản trị các doanh nghiệp sẽ khác với quản trị nhà trường, quản trị doanh nghiệp du lịch sẽ khác với quản trị doanh nghiệp công nghiệp, và quản trị cửa hàng thuốc A sẽ khác với quản trị cửa hàng thuốc B

2.3 Các chức năng quản trị

2.3.1 Khái niệm

Các chức năng quản trị là: những loại công việc quản trị khác nhau, mang tính độc lập tương đối được hình thành trong quá trình chuyên môn hóa hoạt động quản trị 4

2.3.2 Phân chia các chức năng quản trị

2.3.2.1 Các chức năng quản trị phân chia the quá trình quản trị

Mọi quá trình quản trị đều được tiến hành theo những chức năng cơ bản như sau:

Lập kế hoạch: Lập kế hoặc là quá trình xác định các mục tiêu và

các cách thức tốt nhất để đạt được các mục tiêu đã vạch ra, bước này giúp xác định phương hướng phát triển cho một tổ chức

Tổ chức: Tổ chức là việc xây dựng cơ cấu, sắp xếp công việc,

duy trì và phân bổ nguồn lực phù hợp để đạt được mục tiêu chung Bước này liên quan đến việc phân công lao động và phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch đề ra trong chức năng hoạch định

Lãnh đạo: Lãnh đạo là việc dẫn hướng các hoạt động và kết quả

làm việc của nhân viên để giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức Quá trình lãnh đạo là quá trình tạo cảm hứng làm việc cho người khác, tác

4 Theo sách giáo trình Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – TS Đoàn Thị Thu Hà, TS NguyễnThị Ngọc Huyền

10

động lên hành vi của nhân viên để họ làm việc một cách tích cực và tự nguyện Từ đó tạo lên một tập thể làm việc hợp tác, tích cực

Kiểm tra: Kiểm tra là quá trình thực hiện các hoạt động nhằm

đảm bảo đạt được những kết quả mong muốn Kiểm tra bao gồm các quá trình: đo lường, so sánh, đánh giá kết quả đat được với mục tiêu đã đặt ra, đưa ra các hoạt động điều chỉnh cần thiết để duy trì hoặc cải thiện kết quả đạt được hoặc khắc phục những sai sót nếu có

Qua đây có thể thấy được rằng các ngành nghề trong Quản trị có tính chuyên môn hóa - tính đặc thù, chức năng của quản trị phụ thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp

2.3.2.2 Các chức năng quản trị phân theo hoạt đông của tổ chức

Tập hợp các hoạt động của tổ chức được phân chia thành các lĩnh vực khác nhau mang tính độc lập tương đối và gắn liền chúnglà các chức năng quản trị cơ bản sau đây: Quản trị lĩnh vực marketing, quản trị lĩnh vực nghiên cứu và phát triển, quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị nguồn nhân lực, quản trị chất lượng, quản trị các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại

Qua đó ta có thể thấy được rằng các chức năng quản trị thống nhất chặt chẽ với nhau Trong bất cứ lĩnh vực quản trị nào các nhà quản trị cũng phải thực hiện các quá trình quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Mặt khác, các kế hoạch, hoạt động tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra của các lĩnh vực quản trị (marketing, tài chính, nhân lực,…) có quan hệ chặt chẽ với nhau

2.4 Vai trò của quản trị tổ chức

Quản trị giúp cho tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục đích và hướng đi của mình Hơn giữa nó còn giúp phối hợp các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với

hiệu quả cao Hơn thế nữa quản trị giúp cho tổ chức thích nghi được với môi trường

Để hiểu rõ hơn về vai trò của quản trị, chúng ta có một ví dụ thực tiễn đó là: hãng điện thoại mang tên Vertu (một phần của công ty mẹ Nokia) Có thể thấy Vertu hướng tới mục đích là phục vụ riêng cho giới thượng lưu, tuy nhiên còn tồn tại một vài lỗ hổng trong hướng đi của tổ chức liên quan đến người quản trị cụ thể như sau:

Vertu hướng tới phân khúc khách hàng là những người dường như không quan tâm đến giá cả của sản phẩm, đem tới cho họ những trải nhiệm đặc biệt bởi sự bảo mật cũng như độ bền bỉ và sự sang chảnh bởi những chất liệu vô cùng quí hiếm như: kim cương, rubi,… và những dịch vụ đặc biệt mà chỉ người dùng Vertu mới có như: tư vấn rượu vang bất cứ khi nào người dùng cần, giải quyết các vấn đề về chiếc điện thoại này 24/7, … Tất cả những điều này được Vertu gói gọn lại trong những chiếc “điện thoại chức năng” mà Vertu sản xuất, không hề đổi mới trong suốt một thời gian dài

Vertu tự so sánh mình và luôn muốn hướng tới một giá trị vĩnh cửu tựa như những hãng đồng hồ nổi tiếng trên Thế giới: Rolex, Hublot,… Nhưng thực tế đã chứng minh rằng những chiếc đồng hồ cho dù 10-20 thì vẫn chạy tốt nhưng con chip của Vertu sau 6 năm đã trở nên chậm chạp và mang đến trải nghiệm tệ cho người dùng

Việc Vertu chỉ có một dòng điện thoại duy nhất đó là dòng “điện thoại chức năng” trong một thời gian dài mà không có sự đổi mới cũng là một sai lầm nghiêm trọng trong việc quản trị và định hướng của doanh nghiệp này Nhận thấy được sai lầm của mình, sau này công ty có ra mắt thêm nhiều dòng sản phẩm để bắt kịp thời đại như: điện thoại thông minh, điện thoại gập,… Nhưng nhiều chuyên gia đánh giá đó là sự thay đổi muộn màng và sự thay đổi này không cứu được Vertu thoát khỏi “án tử” Hơn nữa công nghệ không phải là một thế mạnh của Vertu nên trong khi công ty này còn đang loay hoay trong việc tìm kiếm và tạo ra một con chip đẳng cấp và thực sự phù hợp thì 12

các dòng điện thoại khác như: Apple, Samsung,… lại liên tục ra những dòng điện thoại mới đầy tính cập nhật và bắt đầu xây dựng hệ sinh thái của riêng mình Những dòng điện thoại thông minh của các hãng trên ra đời khiến người dùng vô cùng thích thú và mang lại nhiều trải nghiệm với những chiếc điện thoại thông minh làm cho Vertu mất đi một lượng khách hàng nhất định Thêm vào đó, việc sản xuất điện thoại thủ công và sử dụng nhiều nguyên vật liệu quí hiếm khiến việc sản xuất Vertu tốn rất nhiều thời gian nên mỗi khi Vertu ra một dòng điện thoại thông minh mới thì các hãng khác đã cập nhật lên một phiên bản mới nhiều tiện ích hơn và một con chip mạnh hơn

Hãng này chưa có chiến lược xử lý hàng giả, hàng nhái triệt để nhất là với một ông lớn như Vertu thì đáng lẽ ra điều này càng phải cần được chú trọng nhiều hơn Điện thoại mang thương hiệu Vertu được làm giả tràn lan trên thị trường khiến giá trị thương hiệu của Vertu giảm sút mạnh mẽ và gây nên sự khó chịu trong tâm lý của người dùng

Chính vì các vấn đề nói trên mà người dùng cảm thấy không còn xứng đáng bỏ ra từng đó tiền để sở hữu một chiếc điện thoại như vậy Có thể thấy rằng chính những sai lầm trong việc quản trị đã khiến con doanh nghiệp này tự “giết chết” chính mình

Bên cạnh đó, để làm rõ vai trò của quản trị tổ chức, ta có case study về

“Too big to fail” (quá lớn để sụp đổ) Đây là cách nói thông dụng để chỉ việc một số công ty có sức ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế, sự sụp đổ của những công ty này có thể gây ra tác động liên hoàn tới kinh tế Và ngân hàng Bear Stearns chính là một ví dụ điển hình cho trường hợp trên Tuy nhiên, nguyên nhân sụp đổ của ngân hàng này không phải do quy mô ngân hàng quá lớn mà vấn đề nằm ở sai lầm trong phong cách quản trị của vị Chủ tịch ngân hàng này Theo báo cáo của Ủy ban quốc gia kết luận về sự sụp đổ của Bear Stearns, những nguyên nhân được công bố là các khoản đầu tư thế chấp rủi ro, đòn bẩy cao cùng với hoạt động quản trị doanh nghiệp và rủi ro yếu kém.

Sự sụp đổ của Bear Stearns đã trở thành một vấn đề gây ra sự bất ngờ đối với