tổng quan chương trình tổng quan chương trình

Chủ đề: COHESION - GIVE LOVE: Sự Gắn Kết - Trao yêu thương Với chủ đề “COHESION - GIVE LOVE” không chỉ đơn thuần là một chuyến du lịch nhằm giải tỏa những áp lực căng thẳng trong cuộc s

2

Mentor: Khuất Đình Vinh

Trần Thị Tú Linh

Lê Ngân Hà

6 THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM

B NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

5 KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

6 CÔNG TÁC ĐỐI NGOẠI

C LỜI KẾT

4

A TỔNG QUAN CHƯƠNG TRÌNH

1 Tên chương trình: SUMMER MELODY

2 Chủ đề: COHESION - GIVE LOVE: Sự Gắn Kết - Trao yêu thương

Với chủ đề “COHESION - GIVE LOVE” không chỉ đơn thuần là một chuyến du lịch nhằm giải tỏa những áp lực căng thẳng trong cuộc sống mà đó còn là sợi dây gắn kết các thành viên A&A cùng nhau tận hưởng những khoảnh khắc tươi đẹp trong tuổi trẻ của mỗi người Vì thế lần trải nghiệm này chính là dịp để mọi người “bung xõa”, cháy hết mình với nguồn năng lượng của bản thân, tham gia các trò chơi thú vị nhằm nâng cao tinh thần đồng đội, tận hưởng khung cảnh thanh bình của khu cắm trại và xua tan đi những áp lực cuộc sống Bên cạnh đó, lần đi chơi này còn có một hoạt động vô cùng đặc biệt là lan tỏa tình yêu thương, giúp đỡ những mảnh đời cơ nhỡ, khốn khó tại làng trẻ SOS

- Gia tăng sự gần gũi, gắn kết giữa các thành viên trong CLB A&A

- Lan tỏa tình yêu thương, chia sẻ lòng nhân ái, xoa dịu nỗi khổ cho các

em bé ở SOS

● Ý nghĩa của hoạt động du lịch

Chuyến du lịch 2 ngày 1 đêm có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích Lợi ích đầu tiên phải nhắc đến là về mặt sức khỏe Không gian yên tĩnh và hòa mình vào buổi camping giúp bạn chữa lành về cả thể chất lẫn tinh thần Thêm vào đó khi chơi team building, các thành viên thêm phần đoàn kết, mang lại cho mọi người nhiều cảm xúc thoát ly khỏi những âu lo muộn phiền trong cuộc sống hàng ngày Ngoài ra việc đi du lịch sẽ mang lại cho bạn kỉ niệm khó quên Nó không chỉ lưu giữ trong tâm trí mà còn thể hiện rõ nét qua hình

ảnh Hơn nữa một chuyến du lịch nội bộ là hoạt động rất cần thiết vì nó không chỉ mang lại cho bạn cảm giác hạnh phúc nó còn góp phần quảng bá hình ảnh câu lạc bộ cũng như các thành viên trong câu lạc bộ đó.

Điểm đặc biệt của chuyến du lịch này là bạn còn có thể vừa giải trí vừa

có thể làm thiện nguyện Đã bao giờ bạn theo dõi một chuyến đi tình nguyện, đem sách vở áo mới tặng cho người nghèo, dạy học cho những trẻ em không

có cơ hội đến trường? Nếu có, bạn sẽ nhận thấy trong các chuyến đi đó không chỉ có “người nhận’’ nở nụ cười hạnh phúc mà trên môi “người cho” cũng thường trực nụ cười Ý nghĩa nhân văn mà những chuyến đi tình nguyện đem đến là cực kỳ lớn lao Hầu như tất cả những người từng một lần tham gia du lịch kết hợp tình nguyện đều thừa nhận: thứ họ nhận về không chỉ có những kiến thức du lịch mà còn là niềm vui vì mình đã làm được một việc ý nghĩa

4 Thành phần tham dự: Các thành viên, cộng tác viên đang hoạt động trong câu lạc bộ A&A

- Gia đình Cộng đồng Với sứ mệnh cao cả là mang lại mái -

ấm mới cho trẻ mồ côi, bị bỏ rơi và có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, giúp trẻ xây dựng tương lai tự lập, có ích và đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng thì SOS Việt Nam đang nỗ lực hành động dựa trên 4 nguyên tắc Trách nhiệm Cam kết - - Can đảm Tin cậy để đem lại những giá trị thiết thực nhằm - giúp tất cả các bé đều có gia đình, lớn lên trong tình yêu thương, sự tôn trọng và an toàn Tính đến thời điểm hiện tại, làng trẻ em SOS Việt Nam đã phát triển tại 17 tỉnh thành với

17 làng, với hơn 70 chương trình, dự án như trường Mẫu giáo, trường Phổ thông Hermann Gmeiner, Trường Trung cấp Nghề

6

Việt Trì, và Xưởng Nghề dành cho học sinh và thanh niên trong Làng SOS và ngoài cộng đồng Tính đến nay tổng số trẻ hưởng lợi lên đến hơn 260.000 trẻ Một trong những trụ sở chính tại Việt Nam có địa chỉ tại số 2 P Phạm Thận Duật, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội Đây chính là nơi mà chúng em lựa chọn để thực hiện công tác các thiện nguyện trong chuyến đi

2 Điểm du lịch: TreeFarm Coffee & Glamping (Hồ sông Đáy, Vân Côn, Hà Nội)

- Khu camping rộng lên tới 10ha bao gồm cả khu cắm trại và hồ câu

cá, không gian phủ cây xanh trong lành và thoáng đãng

- View hồ câu rộng lớn, có khu vực chụp ảnh trên hồ Có hoạt động chèo thuyền sup, câu cá,

- Cung cấp lều to rộng, xịn sò, sạch sẽ cho đoàn du khách từ 2-5- -30

50 người

- Có khu tắm nóng lạnh, vệ sinh sạch sẽ ngay cạnh lều

- Chúng mình cung cấp free ghế ngồi, bàn đôi, chăn, gối, quạt (điều hòa) hoặc lò sưởi theo mùa

- Có phục vụ set nướng & lẩu, đồ ăn vặt, sinh tố, nước ép

- Ngoài ra TreeFarm hứa hẹn sẽ mang tới nhiều trải nghiệm như chèo sup, bắn cung, bi lắc, đua xe ATV, khu nuôi dưỡng động vật, bể bơi

Hy Lạp,

B NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH: Phân chia công việc theo Core team

1 Nội dung

1.1 Timeline Du Lịch tình nguyện tổng quát:

a Timeline trước sự kiện

8

b Timeline tổng quát trong thời gian diễn ra sự kiện

Core Sự kiện - Tạo google form để nhân sự đăng ký

- Lên timeline chương trình tổng quát và chi tiết

- Checklist cơ sở vật chất

- Lên dự trù kinh phí, dự trù rủi ro

- Kết hợp với Core TTKT để thực hiện chương

trình về địa điểm phù hợp với sự kiện

01/05/2024 - 10/05/2024

Core Nhân sự - Đăng bài phát động trong nội bộ 05/05/2024

- Đóng đơn đăng ký, chốt danh sách số lượng

thành viên tham gia

- Gửi gmail mời anh/chị BCN, các anh chị về

tham gia chuyến du lịch của câu lạc bộ

12/05/2024

- Liên hệ với ban giám đốc làng trẻ SOS hẹn

lịch, đặt chỗ ở bên TreeFarm and Glamping

02/05/2024

1.2 Timeline Du lịch tình nguyện chi tiết

Giới thiệu hoạt

động, mở form đăng

ký thành viên tham

gia

10/05/2024- Tìm địa điểm hoạt động tình nguyện, hoạt động du lịch

1/05/2024 Mở form đăng ký tham gia chuyến đi

- Chuẩn bị quà tặng, vật phẩm từ thiện, vận động nội bộ

Phát động quyên

góp vật phẩm

16/5/2024- 25/5/2024 - Quyên góp và nhận vật phẩm từ các thành viên

Du lịch và tình

nguyện

1/06/2024- 2/06/2024 - Hoạt động tình nguyện tại làng trẻ em SOS - Du lịch tại TreeFarm Coffee and Glamping

Ngày 01/05/2024 + Lên ý tưởng, tìm địa điểm hoạt động

tình nguyện, du lịch Ban Sự kiện Ngày 02/05/2024 + Liên hệ trao đổi kế hoạch với làng trẻ

Ngày 05/05/2024 + Đăng bài vào nhóm nội bộ giới thiệu

về hoạt động và lịch trình chuyến đi kèm Form đăng ký các thành viên tham gia (Form đăng ký bao gồm cả phần đăng ký văn nghệ)

Ban Nội

bộ

Ngày 10/05/2024 + Chốt danh sách số lượng thành viên

Ngày 12/05/2024 + Gửi gmail mời anh/chị BCN, các anh

chị về tham gia chuyến du lịch của câu lạc bộ

Ban đối ngoại Ngày 20/05/2024

sự

6h30- 7h00 Chuẩn bị di chuyển - Tập trung tại cổng trường HVTC (cơ sở mới)

- Nhân sự điểm danh thành

Tiểu ban Nhân sự

& Tiểu

viên tham gia

- Chuyển đồ đạc, vật phẩm, quà tặng lên xe

ban Hậu cần

7h05- 7h25 Di chuyển - Di chuyển tới làng trẻ em SOS

- Tổ chức văn nghệ, hát hò trên xe trong lúc di chuyển

Ban Sự kiện

7h30- 7h40 Đến nơi - Ổn định vị trí tại trại trẻ SOS

- Mang đồ đạc, vật phẩm vào trại trẻ

- Tiểu ban hậu cần chuẩn bị, setup chương trình

Ban Sự kiện

7h45- 7h50 - Giám đốc/ Phó giám đốc làng trẻ em SOS phát biểu

- Anh Nguyễn Đình Điền chủ nhiệm - CLB phát biểu

7h50- 8h30 - Tổ chức văn nghệ giao lưu với các em: + Các tiết mục văn nghệ đã đăng ký, được phân công

- Tổ chức trò chơi cho các em:

Ban sự kiện

12

+ Trò chơi 1: Rồng rắn lên mây

Mỗi lượt chơi sẽ bao gồm 2 đội,

các thành viên trong mỗi đội xếp

thành hàng dọc và đặt tay lên eo

nhau Khi MC thổi còi, người

đầu tiên của đội này di chuyển

sao cho bắt được thành viên cuối

cùng của đội đối thủ Đội nào

hoàn thành bức ảnh Đội nào

hoàn thiện bức tranh nhanh nhất

sẽ là đội vô địch

- Thời gian: 15 phút

● Phần thưởng: Đội thắng cuộc sẽ

nhận được phần quà nhỏ từ ban tổ

chức Các phần quà bao gồm: bánh

kẹo, snack hoặc vở viết, bút chì

Chuẩn bị: các mảnh ghép hình ảnh

9h20-

9h35 Tập hợp chuẩn bị di - Kiểm tra lại đồ đạc, Tiểu ban Hậu cần

chuyển tới điểm du lịch

chuyển đồ lên xe

- Các nhóm trưởng điểm danh quản lý số lượng thành viên Lên xe, ổn định chỗ ngồi

- Ổn định tổ chức

- Kiểm tra cơ sở vật chất

- Chia nhóm, sắp xếp chỗ nghỉ ngơi

Tiểu ban Hậu cần

- Tổ chức văn nghệ theo các tiết mục cá nhân, nhóm

đã đăng ký từ trước

Ban Sự kiện

- Trò 1: Đoán ý đồng đội + Số lượng người chơi: 5 người/đội (9-

10 đội) + Các thành viên trongđội sẽ đứng thành 1 hàng dọc quay lưng lại với quản trò Bắt đầu trò chơi, quản trò sẽ vỗ vai và đưa

từ khóa cho thành

Ban Sự kiện &

ban Nội

bộ

Chuẩn bị: + Giấy A4

+ Nghỉ ngơi: Trong khi

chuẩn bị cho trò chơi

tiếp theo, MC sẽ giao

60 tờ) + Băng dính 2 mặt + Bút (1 cái)

phần thưởng

+ Thời gian: 30 phút + Nghỉ ngơi: 2-3 phútuống nước để chuẩn

bị cho trò chơi tiếp theo

- Trò 3: Liên hoàn game + Số lượng : 4 đội + Trò chơi chia làm 2 chặng:

- Chặng 1: Mỗi đội

cử ra 2 người tham gia, 2 thành viên chỉ được phép chạm 2 chân xuống đất

Trong suốt quá trình chơi, 2 thành viên của các đội không được đặt thêm chân khác xuống Đội nào đặt xuống phải trở lại vạch xuất phát, bắt đầu lại từ đầu Khi tín hiệu bắt đầu, các thành viên di chuyển đến vị trí đặt hộp, cố gắng thổi bột mì để lấy chiếc kẹo mút được vùi bên trong Khi đó, chặng 1 hoàn thành

- Chặng 2: 2 thànhviên tiếp tục di chuyển với

2 chân đến vị trí tiếp theo để giành lấy lá cờ rồi quay trở lại vạch xuất phát Đội nào quay lại điểm xuất phát sớm nhất sẽ giành chiến thắng

*Lưu ý: Các đội có quyền đoạt lá cờ từ tay của đội khác

17h30-

18h30 Về phòng nghỉ ngơi

22h00 Các tiết mục văn nghệ cá nhân, nhóm để khuấy đảo không khí buổi tiệc Ban Sự kiện 22h00-

22h10 Các thành viên CLB chụp ảnh kỷ niệm Ban TTKT 22h10-

7h00 Các thành viên trở về lều nghỉ ngơi

(24 chai/thùng) 90.000đ/Thùng 270.000đ

Snack Oishi 5 Bịch (10 gói/bịch) 40.000đ/Bịch 200.000đ

Bút chì HB

Gôm tẩy hình trái cây

Nơi ở Nhà Hobbit 1 Căn 30 người 100.000đ/Người 3.000.000đ

Nhà Gỗ 1 Căn 10 người 100.000đ/Người 1.000.000đ

5 Gói (10 cây/gói) 35.000đ/Gói 175.000đ

Sốt nướng thịt Cholimex 10 Gói (70g/gói) 8000đ/gói 80.000đ Tương ớt Nam

Nước muối sinh

lí Natri clorid 0.9% (500ml/lọ)

Băng gạc (10cmx2m/cuộn)

(1cuộn 10cmx2m)

9.000đ/Cuộn 18.000đ

Băng dán cá nhân Urgo

3 PHÂN CÔNG NHÂN SỰ

3.1 Bảng phân công nhân sự trước du lịch

Cuộn dây ruy băng

Ban Nội Bộ

vực, giá vé vào cổng và những hoạt động có thể chơi khi tới địa điểm đó

Tiểu ban Hậu Cần

06/05/2024 Tạo bài viết về

- Họp bàn với các thành viên tham gia về nơi qua đêm, số phòng, chia người trên số phòng

Tiểu ban Hậu Cần

Ban Sự Kiện

25/05/2024 Tạo bảng timeline - Tạo bảng ghi rõ thời gian địa

điểm diễn ra các hoạt động

Ban Sự Kiện

3.2 Bảng phân công nhân sự hoạt động du lịch (01/06/2023 - 02/06/2023)

rủi ro - Lập bảng tính toán số chi phí chia bình quân đầu người

- Lên list dự trù kinh phí, dự trù rủi ro

- Kiểm tra, đếm số lượng người trên xe

- Kiểm tra số lượng đồ quyên góp

Ban Nội bộ

Buổi chiều Chuẩn bị trò chơi - Chuẩn bị đồ dùng : bút, giấy

A4, ruy băng, tai nghe Tiểu ban Hậu cần

- Điểm danh

- Chia team

- Phổ biến luật chơi

- Chụp ảnh + quay video

- Tập hợp mọi người ra khu vực ăn

Tiểu ban Hậu cần

& Ban sự kiện

Buổi tối Tổ chức sự kiện

- Tập hợp, kiểm tra số lượng thành viên

- Kiểm tra số lượng hành lý

Ban Nội bộ

3.3.Bảng phân công nhân sự hoạt động tình nguyện: -Xuất phát về

HVTC

24

4 DỰ TRÙ RỦI RO

4.1 Dự trù rủi ro hoạt động tình nguyện

20/05/2024 Trao đổi với bên làng SOS Liên hệ, trao đổi mong

muốn, kế hoạch chương trình với làng trẻ SOS

Ban Đối Ngoại

26/05/2024 Thống kê danh sách đồ được

quyên góp Lên danh sách các vật phẩm, số tiền được quyên

Ban Đối ngoại & Ban Sự kiện

01/06/2024 Lấy tư liệu , hình ảnh cho

CLB Chụp ảnh, quay video các hoạt động trong

chương trình

Ban TTKT

01/06/2024 Chuẩn bị Chương trình - Xem lại kế hoạch hoạt

động, kiểm tra lại không gian tổ chức

- Kiểm tra, sắp xếp quà tặng

Ban Sự kiện & Ban Nội Bộ

Dọn dẹp

Phụ giúp Dọn dẹp

Phần Nội dung Rủi ro Cách khắc phục Trước chương trình Thời tiết mưa,

bão Không tổ chức được hoạt động

ngoài trời

Chuyển tổ chức buổi từ thiện vào trong hội trường

Thành viên đến tập trung muộn

Trễ thời gian tập trung dự định và

bị muộn

Liên lạc để biết nguyên nhân lý do và đến đón kịp thời gian

Có thêm thành viên tham gia Chưa sắp xếp được chỗ ngồi

trên xe, đồ ăn, phòng ngủ

Lên danh sách xem có thành viên nào nghỉ không, sắp xếp chỗ ngồi, đặt thêm

đồ ăn, phân chia phòng cho phù hợp

Trong chương trình

Không theo timeline như dự kiến

Thứ tự hoạt động

bị đảo lộn

Linh hoạt, có thể để trò chơi lên trước, phát quà sau

Phát sinh số lượng người nhận quà

Không đủ quà để tặng

- Trao đổi, tìm hiểu kĩ với bên nhận từ thiện về số lượng trẻ em tham gia

- Chuẩn bị thêm 20% quà tặng

Thành viên bị thương hoặc bị lạc khi tham gia

Nguy hiểm đến người tham gia, gián đoạn chuyến

từ thiện

- Người dẫn đoàn phải bao quát, dẫn dắt mọi người đi theo đúng lộ trình

- Các thành viên trước chuyến đi phải tìm hiểu kĩ

về nơi sẽ đến từ thiện, trong quá trình đi phải luôn

đi theo đoàn và tuân theo chỉ dẫn của người dẫn đoàn

- Khi đăng ký tham gia, yêu cầu người đăng ký phải khai tình hình sức khỏe, tiền sử bệnh

- Mang theo bộ sơ cứu y tế Liên lạc trước đó với nơi tổ chức từ thiện để bố trí một

số nhân viên y tế

26

4.2 Dự trù rủi ro team building

Chênh lệch chi phí giữa sổ sách

và thực tế

Quá dự trù kinh phí, ngân quỹ câu lạc bộ

- Ghi chép chi tiết các khoản thu chi

- Quản lý kỹ càng quỹ Thành viên có

việc đột xuất không thể tham gia

- Có thể gây thiếu nhân lực buổi từ thiện

- Thừa phí chỗ thuê xe

- Trước chuyến đi 3 ngày, gửi email xác nhận lại số lượng người tham gia

- Nếu thiếu số lượng lớn (hơn 10 người):

+ Ảnh hưởng khâu tổ chức, hoạt động thì

bổ sung thêm thành viên câu lạc bộ + Không ảnh hưởng: liên lạc lại nhà xe, thuê xe ít chỗ hơn để tiết kiệm chi phí

- Những tình huống xích mích, cãi vã gây mất trật tự của thành viên trong CLB

- Có kẻ lạ xâm nhập với mục đích xấu, phá đám

- Gây ảnh hưởng đến câu lạc bộ cũng như chương trình, thiệt hại về danh tiếng và tài sản

- Cần có đội ngũ, giám sát

để đảm bảo được điều đó không xảy ra trong suốt chương trình

5 KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

5.1 Đối tượng truyền thông

- Toàn thể thành viên và CTV đang hoạt động lại A&A

- Số lượng: 90 100 người-

5.2 Mục tiêu truyền thông

- Quảng bá, nâng cao hình ảnh của CLB

- Tăng độ nhận diện của CLB đến gần hơn với các bạn sinh viên trong và ngoài Học viện

5.3 Kế hoạch truyền thông

5.3.1 Sử dụng kênh truyền thông sẵn có của CLB

- Kênh tiếp cận chính Fanpage: : https://www.facebook.com/aof.aaclub

Fanpage: https://www.facebook.com/humansofAA

Tập trung đẩy mạnh truyền thông trên page Humans of A&A, đối với Page chính thức của CLB vì đây là 2 kênh được tiếp cận nhiều nhất bởi các bạn sinh viên, trung bình một người sử dụng nhiều hơn 5 giờ

- Kênh tiếp cận khác

+ Tiktok: http://www.tiktok.com/@aa.aof.official

Kết hợp cùng các ban đẩy mạnh truyền thông trên kênh Tiktok của CLB

Trước

chương

trình

Thời tiết ngoài ý

muốn(mưa, bão) Ảnh hưởng đến việc di chuyển Cần có đội ngũ hậu cần trang bị ô, áo mưa cho người tham gia

Thời gian chết Tiêu chỉnh thời gian chuẩn bị, khâu tổ

chức thật chi tiết và ước lượng thời gian diễn ra cho những công đoạn trong chương trình hợp lý

Cháy timeline

Người chơi gặp

vấn đề sức khỏe

Xảy ra va chạm, gián đoạn trò chơi

Bố trí các khoảng nghỉ xen kẽ, các động tác thả lỏng và đội ngũ hỗ trợ khi người chơi gặp vấn đề sức khỏe Kinh phí Dự phòng trong trường

hợp thiếu chi phí trong buổi đi chơi

Dự trù 1.767.680đ