Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán asia

1 Lời nói đầu ứng dụng tin học quản lý nhân kết tin học Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thùc hiƯn thđ c«ng b»ng søc ngêi, tiÕt kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá thông tin yêu cầu ngời sử dụng Nhiều quan xí nghiệp đà đặt kế hoạch tin học hoá toàn khâu quản lý đơn vị mình, đặc biệt hệ thống quản lý cán với trợ giúp máy tính Ngày nhu cầu thông tin cho cán quản lý đà trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết báo cáo nhanh hết Điều khó khăn trở ngại lớn cho sở trì biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng Đặc biệt lĩnh vực quan trọng nh quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán luôn đòi hỏi chi tiết, xác cập nhật thờng xuyên Vì thế, hoạt động này, giải pháp thích hợp sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý liệu Đáp ứng nhu cầu tin học hoá phần công tác quản lý nhân công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA vấn đề vô quan trọng, định thành công hay thất bại công ty, sở đề tài "áp dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân công ty đạt hiệu cao Đề tài gồm phần: Chơng I: Giới thiệu đơn vị thực tập đề tài nghiên cứu Chơng II: Phơng pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân Chơng I Giới thiệu đơn vị thực tập đề tài nghiên cứu I Quá trình hình thành phát triển công ty ASIA - Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA - Trụ sở công ty đặt số Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội - Công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA đợc thành lËp theo giÊy phÐp sè 978 /Q§UB Uû ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001 Công ty ba sáng lập viên Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc Nguyễn Văn Hng lập nên với số vốn điều lệ 550 000 000đ - Hình thức sở hữu công ty cổ phần - Công ty với đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, động sáng tạo có 30 nhân viên Hà Nội, 25 cử nhân khoa học kinh tế chuyên ngành toán tin, cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, cử nhân ngoại ngữ - Ngành nghề kinh doanh công ty thành lập là: Sản xuất phần mềm Triển khai ứng dụng lĩnh vực tin học hoá công tác tài kế toán quản trị kinh doanh - Sau thời gian vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt hớng dẫn sử dụng cho khách hàng - Dịch vụ: T vấn triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài kế toán quản trị kinh doanh cho doanh nghiệp - Mục tiêu: Đạt đợc giữ vững vị trí số thị trờng Việt Nam lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm tài kế toán quản trị doanh nghiệp - Phơng châm: Chất lợng cao dịch vụ tốt - Quan điểm dịch vụ khách hàng: thành công khách hàng - Chiến lợc phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục II Sơ đồ tổ chức máy công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA Trong nhiều năm qua nhà nớc ta coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp coi vấn đề nội dung chủ yếu quản trị doanh nghiệp Trong phạm vi doanh nghiệp việc tổ chức máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ doanh nghiệp thực đầy đủ chức quản lý doanh nghiệp Sơ đồ phận công ty Ban giám đốc Hệ thống kinh doanh HÖ thèng kÜ thuËt P.kinh doanh P P kÕ toán P tổ chức P.kĩ thuật P.Triển khai Phòng dự ánbảo hành Chức nhiệm vụ phòng ban Marketing Ban giám đốc: Công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA công ty cổ phần đứng đầu lÃnh đạo công ty Giám đốc hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ có lực lợng lao động trực tiếp Giám đốc ngời đại diện pháp nhân ngời điều hành cao nhất, điều hành hoạt động cuả công ty theo chức nhiệm vụ, theo dõi đạo cụ thể hoạt động công ty Hai Phó giám đốc công ty điều hành số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu trách nhiệm công việc đó, thay giám đốc điều hành quản lý đơn vị giám đốc vắng Phòng tổ chức: Nhiệm vụ phòng phụ trách công tác nhân nội vụ công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mu giúp Giám đốc xếp tổ chức, nâng lơng, khen thởng, ) Phòng kĩ thuật: Chức lập quản lý chơng trình phần mềm theo nhiệm vụ đợc giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ công ty phần mềm kế toán chơng trình cấp giao, tham mu cho giám đốc công ty kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dỡng sửa chữa chơng trình phần mềm kế toán Phòng kế toán Có chức làm tham mu cho giám đốc lĩnh vực tài kế toán thống kê thực nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài kế toán đơn vị Phòng kinh doanh: Có chức làm tham mu cho giám đốc quản lý lĩnh vực công tác kế hoạch kinh doanh vật t tài sản trung tâm Phòng marketing: Chức phụ trách lĩnh vực kinh doanh thơng mại, phát triển thị trờng, tìm kiếm bạn hàng đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trờng, dự báo biến động thị trờng, tham mu cho lÃnh đạo đề thuộc lĩnh vực kinh doanh Phòng triển khai dự án Chức chuyên trách dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu khách hàng Phòng bảo hành Có trách nhiệm thực bảo hành cho khách hàng khách hàng có yêu cầu III cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân Chúng ta kỷ nguyên thông tin, hớng đến kỷ 21, ngày không nghi ngờ vai trò tin học ®êi sèng, khoa häc kÜ thuËt, kinh doanh nh mặt vận động xà hội, dới quy mô từ xí nghiệp, công ty quốc gia toàn giới Đúng nhu cầu thông tin cho cán quản lý đà trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết báo cáo nhanh hết Điều trở ngại lớn cho sở trì biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng đặc biệt lĩnh vực quản lý nhân Công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA đà ứng dụng tin học vào công tác quản lý kinh doanh Nhng phòng nhân công ty trì biện pháp quản lý nhân thủ công thông thờng Vì đề tài đa tin học vào quản lý nhân công ty vấn đề đợc công ty quan tâm Công ty đầu t phát triển phần mềm kế toán ASIA công ty thành lập non trẻ để đứng vững thị trờng vấn đề ngời khâu công ty quan tâm Phòng nhân công ty phần mềm kế toán ASIA thực quản lý nhân phơng pháp thủ công thông qua bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công này, ngời quản lý phải làm lâu, nhiều thời gian mà hiệu không cao, nhiều xảy sai sót công tác quản lý Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lơng ngời quản lý lại phải giở sổ để tra xem nhân viên làm việc đợc bao lâu, hệ số lơng tra cứu lâu Hơn với thủ tục thủ công nh nay, phòng nhân tập trung đợc nhân viên Khi ngời quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban nh cập nhật nhanh Trên sở thực tế công ty đáp ứng yêu cầu thực tế công tác quản lý nhân sự, công ty đà định đa tin học vào quản lý nhân Đây định đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt công tác quản lý nhân sự, đa tin học vào quản lý nhân hệ thống đáp ứng đợc việc cung cấp thông tin nhân cách xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng đợc yêu cầu lÃnh đạo trở nên đơn giản Hệ thống đợc viết hệ quản trị sở liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải vấn đề: Quản lý thông tin nhân Quản lý thông tin nhân Quản lý thông tin hệ thống Chơng II Phơng pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân I Hệ thống Thông tin Trong thời đại ngày nh trớc đây, công tác quản lý điều hành tổ chức phải nắm bắt xác thông tin xử lý chúng định Nhng ngày đòi hỏi có định nhanh xác Nếu định không xác dẫn đến hậu to lớn, công tác quản lý ngày không dựa kinh nghiệm mà dựa vào công cụ, phơng tiện nắm bắt, xử lý nhanh, xác luồng thông tin để phục vụ định Hệ thống thông tin tập hợp ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm liệu thực hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý phân phối thông tin tập ràng buộc đợc gọi môi trờng Nó đợc thể ngời, thủ tục liệu thiết bị tin học đầu vào (input) hệ thống thông tin đợc lấy từ nguồn (Sources) đợc xử lý bëi hƯ thèng sư dơng nã cïng víi c¸c liệu đà đợc lu trữ từ trớc Kết xử lý (Output) đợc chuyển đến đích (Destination) cập nhật vào kho lu trữ liệu (Storage) Sơ đồ hệ thống thông tin Nguồn Thu thập Đích Xử lý lu trữ Kho liệu Mô hình hệ thống thông tin Phân phát Nh hình minh hoạ, hệ thống thông tin có bốn phận: phận đa liệu vào, phận xử lý, kho liệu, phận đa liệu Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Sơ đồ quản lý hệ thống Ban lÃnh đạo Thông tin vào Thông tin đà đợc xử lý Th«ng tin HƯ thèng th«ng tin phơc vơ quản lý Thông tin thu thập Đầu vào Đầu Ban lÃnh đạo ban hành quyếtCấp định d quản ới lý Cấp dới thực định quản lý, biến yếu tố đầu vào hệ thống thành yếu tố đầu Hệ thống thông tin phục vụ quản lý trung gian hai hệ thống có chức thu thập, lu trữ truyền thông tin hệ thống, đa thông tin vào trình xử lý truyền đạt thông tin cách kịp thời Hoạt động tổ chức đợc đánh giá tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợng việc xử lý, phù hợp thông tin Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta ứng dụng vào công ty có sơ đồ hệ thống quản lý nhân công ty Phân hệ quản lý nhân Thông tin đà xử lý Hồ sơ nhân viên Kiểm tra hồ sơ nhận Quyết định quản lý nhân Báo cáo tổng hợp nhân Hệ thống thông tin quản lý nhân Hồ sơ đợc chấp nhận quản lý Thông tin nhân Tra cứu thông Bộ phận quản lý nhân tin nhân viên Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng hệ thống thông tin đợc mô tả khác tuỳ theo quan điểm ngời mô tả Có ba mô hình đà đợc đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý mô hình vật lý Mô hình logic mô tả hệ thống làm Mô hình trả lời câu hỏi CáiCái gì? CáiĐể làm gì? Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng nh địa điểm thời điểm mà liệu đợc xử lý Mô hình vật lý ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc hệ thống Mô hình ý tới mặt thời gian hệ thống, nghĩa thời điểm mà hoạt động xử lý liệu khác xẩy Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? đâu? Khi nào? Mô hình vật lý liên quan tới khía cạnh vật lý hệ thống nhiên nhìn ngời sử dụng mà nhân viên kỹ thuật Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh nào? Mỗi mô hình kết góc nhìn khác nhau, mô hình logic kết góc nhìn quản lý, mô hình vật lý góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình có độ ổn định khác nhau, mô hình logic ổn định mô hình vật lý hay biến đổi Khái niệm mô hình quan trọng, tạo tảng phơng pháp phân tích, thiết kế cài đặt hệ thống thông tin đợc trình bày phần sau Cơ sở liệu 4.1 Hệ thống quản lý liệu Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ quản lý liệu kho liệu, nơi cất giữ liệu cách có tổ chức cho tìm kiếm nhanh chóng liệu cần thiết Nếu kho liệu đợc đặt ph- ơng tiện nhớ máy tính điện tử đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính đợc gọi ngân hàng liệu hay hệ sở liệu Ngân hàng liệu hệ thống dùng máy tính điện tử để lu trữ, quản lý tập trung liƯu nh»m phơc vơ cho nhiỊu ngêi vµ nhiỊu mơc đích quản lý khác Bản thân kho liệu (hay ngân hàng liệu) với ngời phơng tiện để trì hoạt động tạo thành hệ thống quản lý liệu Việc xử lý nghiệp vụ việc định phải dựa vào hệ thống quản lý liệu, tổ chức phải trì hệ thống quản lý liệu 4.2 Mô hình liệu Mô hình liệu phác hoạ thực thể, thuộc tính mối quan hệ chúng với Hệ quản trị sở liệu thờng sử dụng mô hình dới để gắn kết thực thể có quan hệ với sở liệu: Mô hình phÊn cÊp (Hierarchical Model) thĨ hiƯn mèi quan hƯ Cha Con Mét thùc thĨ cha cã thĨ cã nhiỊu thùc thể con, nhng thực thể có thực thể cha Quan hệ đợc gọi quan hệ Một - Nhiều Mô hình mạng lới (Network Model) tỏ mềm dẻo nhiều so với mô hình phân cấp Theo sơ đồ thùc thĨ cha cã thĨ cã nhiỊu thùc thĨ ngợc lại Quan hệ đợc gọi quan hệ Nhiều - Nhiều Mô hình mềm dẻo nhng có điểm yếu Kích thớc phức tạp mối quan hệ làm cho sở liệu trở thành lớn, cồng kềnh dễ nhầm lẫn Hai mô hình đà tảng cho hầu hết hệ quản trị sở liệu phát triển vào năm từ 1960 đến năm đầu 1980 Vào năm 1970, nhận thấy nhợc điểm HQTCSDL phân cấp mạng lới, E.F Codd đà đa mô hình quan hệ (relational model) Việc nghiên cứu để sáng lập mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu Mục tiêu thứ vạch đờng ranh giới rõ ràng phơng diện logic vật lý việc quản trị CSDL Khi nhà lập trình ứng dụng không cần phải để ý tới cách trình bày liệu phơng tiện vật chất Codd gọi mục tiêu mục tiêu độc lập liệu Mục tiêu thứ hai tạo mô hình đơn giản mà đông đảo nhà lập trình ngời dùng hiểu đợc Đây mục tiêu truyền đạt nhằm tăng hiệu suất hiệu việc trao