Giao lưu văn hóa việt hàn mối lương duyên thanh xuân

thể , kế hoạch triển khai sự kiện ,thảo luận về lấy ý kiến các bên tham khảo ,kiểm tra , đánh giá và hoàn thiện kế... - Đem đến cho khách tham gia những trải nghiệm & kiến thư뀁c về nền v

Bô ̣ Công Thương

Đ愃⌀i H漃⌀c Công Nghiê ̣p H愃

thể , kế hoạch triển khai sự kiện ,thảo luận về lấy ý kiến các bên tham khảo ,kiểm tra , đánh giá và hoàn thiện kế

MỤC LỤC

Phần 1) Thông tin sự kiện 3

Phần 2) Các bước lập kế ho愃⌀ch tổ chức sự kiện 5

I) Liệt kê v愃II) Lập kế ho愃⌀ch chuẩn bị chi tiết 21

III) Lập kế ho愃⌀ch chuẩn bị tổng thể 32

IV) Lập kế ho愃⌀ch triển khai sự kiện 34

V) Lập kế ho愃⌀ch cho công việc bổ trợ trong sự kiện 43

VI) Điều chỉnh dự toán , ngân sách v愃VII) Xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện 52

VIII) Thảo luận về lấy ý kiến các bên tham khảo 53IX) Kiểm tra , đánh giá v愃

Phần 1) Thông tin sự kiện

-Tên sự kiện : Giao lưu văn hóa Việt Hàn mối lương duyên thanh xuân-Chủ đề sự kiện: Giao lưu văn hóa

-Mục tiêu sự kiện :

+ Đạt được 500 - 1000 lượt khách trong ngày.

+ Trang fanpage Facebook của sự kiện đạt được 5000 lượt thích.

+ Các bài đăng liên quan nhận được trung bình trên 1000 lượt reaction & 500 lượt tương tác.

-Mục đích sự kiện:

+Tổ chư뀁c một sự kiện vui chơi vui vẻ, giàu kiến thư뀁c cho giới trẻ Hà Nội +Quảng bá những nét độc đáo, th甃Ā vị của nền văn hóa Hàn Quốc

+Đem đến cho khách tham gia những trải nghiệm & kiến thư뀁c về nền văn hóa Hàn

+Tham quan gian hàng ẩm thực

+Tổ chư뀁c trò chơi và thi random dance kpop

+ Đêm di̀n nghệ thuật ( trình di̀n thời trang , hát , m甃Āa , võ , nhảy ) + Bế mạc

Phần 2 ) Các bước lập kế ho愃⌀ch tổ chức sự kiện

+ “Eight” ư뀁ng sân

*Danh sách người tham gia sự kiện

Hàn Quốc

+Ông Lý Xương Căn Đại sư뀁 Du lịch Việt Nam tại Hàn Quốc

+Nghị sĩ Lee Che-ik Chủ nhiệm Ủy ban Văn hóa - Thể thao và Du lịch Quốc hội Hàn Quốc +Ông Park Noh-wan Đại sư뀁 Hàn Quốc tại Việt Nam

+ Ông Nguy̀n Đăng Chương Giám đốc triển lãm Vân Hồ

+Lifestyle Vlogger Giang ơi +Hari Won

+Vlogger Kem (Du học sinh Hàn)

Hàn Quốc

+Ông Lê Mạnh Tiến - Tham tán Việt Nam tại Hàn Quốc

+Ông Kim Dong-bae - Tham tán - Công sư뀁 Đại sư뀁 quán Hàn Quốc tại Việt Nam

+Ông Bùi K礃 +Bà Nguy̀n Thị Thanh - Chủ tịch Nhóm Nghị sĩ hữu nghị Việt Nam – Hàn Quốc

+Nhà báo, phóng viên Hu礃 +Nhà báo Lại Văn Sâm

Khánh Ly – Giám đốc shining team

+ Đại diện nhà cung ư뀁ng trang thiết bị tổ chư뀁c sự kiện : Nguy̀n Đư뀁c Hùng-Giám đốc Biz Event

II) Lập kế ho愃⌀ch chuẩn bị chi tiết

Thời gianĐịa điểmNội dungChi tiết

ban ( ban truyền thông , nội dung ,

địa điểm tổ chư뀁c

các bên cung ư뀁ng cho thuê địa điểm

- Ưu tiên tuyển sinh viên (chi phí

- Chuẩn bị Google form câu hỏi đăng ký cho ư뀁ng viên - Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn.

- Chuẩn bị địa điểm phỏng vấn, thời gian phỏng vấn - Chuẩn bị nơi đăng bài & nơi seeding ảnh ,sư뀁c ảnh hưởng lớn đến nhóm khách hàng tiềm năng , lịch trình đủ rảnh ( 1 ngày tham gia sự kiện)

sư뀁c ảnh hưởng lớn đến nhóm khách hàng tiềm năng , lịch trình đủ rảnh ( 1 ngày tham gia sự kiện)

- Dựa theo địa điểm và thời gian

- Lên chi tiết nội dung của chương ban nội dung

- Đặt ra các gợi ý về câu hỏi, chủ đề cho các khách mời nhằm tránh thời gian chết & sự im lặng khi chương trình

gợi ý, sửa đổi để

+ Áo HaE Group & thẻ HaE Group

- Tiến hành sản xuất video teaser & video giới thiệu sự kiện cho

công ty khách mời thiệu, mời các

+ Danh sách các bên biểu di̀n & nội dung biểu

video teaser & giới thiệu sự kiện

Gửi thiệp mời và các tài liệu cho

- Đảm bảo đ甃Āng tiến độ & nội dung dựa theo kế hoạch truyền thông đã đề ra.

- Đăng ký size áo & thẻ HaE Group

tại địa điểm

- Dựng sân khấu, treo & dán các ấn

HaE Group & Biz event ,

kiện tại địa

và nhiệm vụ của mình trong sự kiện

công ty và ngân sách ngân sách l Phương

- Liên hoan

III) Lập kế ho愃⌀ch chuẩn bị tổng thể

thuê địa điểm

thiết kế , nội dung chương trình)

truyền thông , hậu c

7/7/2022 đến 12/8/2022

9/7/2022 đến 11/7/2022

hàng, khách mời

1/8/2022 đến 5/8/2022

BTC và giải thưởng , đặt suất ăn cho thành viên BTC và khách mời

7/8/2022 đến 10/8/2022

setup tại địa điểm di̀n ra sự kiện

Hà Nội

17/8/2022 đến 20/8/2022

IV) Lập kế ho愃⌀ch triển khai sự kiện

Thời gianNội dung chínhÂm thanh, ánh sáng,

01 Kỹ thuật viên trực bàn âm mị nói cho mà nghe , How you like that

Âm thanh , ánh sáng , hiệu ư뀁ng theo yêu c của các tiết mục văn

Âm thanh video clip Âm thanh micro phát

biểu khai mạc chương của văn hóa Hàn Quốc trên trường thế giới + Mối quan hệ giữa Hàn Quốc và Việt Nam

+ Cuộc sống của người Việt tại Hàn Quốc

Âm thanh video clip Âm thanh micro phát giới thiệu luật chơi + Ban giám khảo gồm : Ông Park Noh-wan , Ông Nguy̀n V甃̀ trò chơi , loa đài

2 MC , Ban giám khảo , 8 nhân viên hậu c Media (3 chụp, 2 quay)

01 Kỹ thuật viên trực bàn âm thanh ánh sáng

random dance Kpop + Ban giám khảo gồm: Aiden Nguy̀n ( leader nhạc kpop ngẫu nhiên, đội nào cover được micro , loa đài

Ban giám khảo, 4 nhân sự

19h00 + Ông Park Noh-wan , C.A.C) trao giải thưởng cho đội chiến khí , âm thanh micro

01 Kỹ thuật viên trực bàn âm thanh ánh sáng

19h00 đến 19h30

& Khách mời ăn

Ánh sáng ấm 02 Kỹ thuật viên trực bàn âm trang phục của 2 quốc gia: Việt Nam , Hàn Quốc từ truyền thống đến hiện đại

+ Các người mẫu mặc trang phục của 2 quốc gia tham gia trình di̀n hiệu ư뀁ng theo yêu c của các tiết mục văn

Biểu di̀n tiết mục m甃Āa +MC dẫn nối sang tiết mục m甃Āa

+ MC giới thiệu về nghệ thuật m甃Āa của 2 quốc gia Hàn Quốc và

thuật của 2 quốc gia Hàn Quốc và Việt Nam

+ Đội tuyển võ Việt nam trình di̀n tiết mục

02 hậu c

V) Lập kế ho愃⌀ch cho công việc bổ trợ trong sự kiện

Kế hoạch bổ trợ gồm: Kế hoạch truyền thông

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

Công ch甃Āng mục tiêu

Gen Z: những người trẻ thuộc độ tuổi từ 16-24 tuổi (vào năm 2022) - Theo Nielsen (2018), nhóm người này sở hữu các đặc điểm:

+ Hư뀁ng th甃Ā với những trải nghiệm mới lạ & thay đổi

+ Mạng xã hội đóng vai trò thiết yếu trong đời sống của họ.

+ Là những người trẻ (16-24 tuổi), thuộc nhóm tuổi quan tâm đến việc du học & nhập cư sang các

Fanpage chính của chương trình

- Seeding page: Đài tiếng nói gen Z, Kcrush, Hôm nay ăn gì?.

- Seeding group: Trại Tâm th các trường trên địa bàn thành phố

- Quảng bá những nét độc đáo, th甃Ā vị của nền văn hóa Hàn Quốc

- Đem đến cho khách tham gia những trải nghiệm & kiến thư뀁c về nền văn hóa Hàn Quốc - Quảng cáo, giới thiệu các tổ chư뀁c uy tín cung cấp các dịch vụ du học & nhập cư Hàn Quốc Mục tiêu

- Đạt được 500 - 1000 lượt khách trong ngày.

- Trang fanpage Facebook của sự kiện đạt được 5000 lượt thích.

- Các bài đăng liên quan nhận được trung bình trên 1000 lượt reaction & 500 lượt tương tác.

- Độ nhận biết, phủ sóng của sự kiện - Thái độ của công ch甃Āng đối với sự kiện.

TIMELINE TRUYỂN THÔNG

- Giới thiệu các KOLs của sự kiện: Vlogger Woosi, Lifestyle Vlogger Giang ơi, Hari Won, Vlogger Kem (Du học sinh Hàn).

- Các KOLs đăng bài giới thiệu sự kiện trên trang cá nhân ( Facebook, Instagram,Youtube…)

+ Ông Nguy̀n V甃̀ Tùng Đại sư뀁 Việt Nam tại Hàn Quốc + Ông Lý Xương Căn Đại sư뀁 Du lịch Việt Nam tại Hàn Quốc

+ Nghị sĩ Lee Che-ik Chủ nhiệm Ủy ban Văn hóa - Thể thao và Du lịch Quốc hội Hàn Quốc + Ông Park Noh-wan Đại sư뀁 Hàn Quốc tại Việt Nam

+ Đội tuyển võ thuật Việt Nam + Vo Hoang Yen’s Academy

30/8/2022 - Video recap sự kiện

VI) Điều chỉnh dự toán , ngân sách v愃

M愃̀ho愃⌀tđộng

Nội dung ho愃⌀t

độngĐơnvịlượngSĀĐơn giáTh愃tiền

Thanh toán lần 1Thanh toán to愃

Bữa trưasuất4045,0001,800,0001,755,0003/8/2022Chuyển

khoản 0 Chuyển khoản Nguy̀n Hà

Rủi ro phát sinh : =10% tổng chi phí =42,734,000

Thuế VAT: Đã cộng vào thành tiền mỗi sản phẩmTh愃

VII) Xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện

-An ninh siết chặt khâu quản lý Chuẩn bị lối thoát hiểm

Training đội ng甃̀ nhân sự về PCCC

Chuẩn bị đội ng甃̀ nhân sự thay thế đạo đư뀁c hoặc

sạch

thông tin tiêu

Có người điều phối chương trình Lên kế hoạch xử lý kịp thời

tổ chư뀁c

Liệt kê những chi phí phát sinh Chuẩn bị kinh phí dự trù

đông đến quấy rối

Cử nhân viên trực tại nơi ra vào SK

Tính toán dự trù khả năng ảnh hưởng

phép mang vào trong khu vực sân

mang vào trong khu vực sân khấu

VIII) Thảo luận về lấy ý kiến các bên tham khảo

* Tổ chức khảo sát, lấy ý kiến phản hồi của các bên liên quan về sự kiện “Giaolưu văn hóa Việt H愃

1 Mục đích, yêu cầu, ph愃⌀m vi v愃1.1 Mục đích của việc khảo sát

a) Đối với Ban tổ chức sự kiện

Triển khai lấy ý kiến phản hồi của nhà đ dịch vụ về sự kiện Gi甃Āp ban tổ chư뀁c không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng tổ chư뀁c sự kiện , đáp ư뀁ng được mục đích , mục tiêu đề ra

b) Đối với nhà đầu tư sự kiện , nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện

Đưa ra những đánh giá khách quan về sự kiện , nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của việc tổ chư뀁c sự kiện

1.2 Yêu cầu

Công tác lấy ý kiến phản hồi được thực hiện theo quy trình cụ thể, công khai và tuân thủ theo những yêu c

- Nội dung thu thập ý kiến phản hồi phải đ đến hoạt động của sự kiện , kế hoạch của sự kiện

- Ban tổ chư뀁c sự kiện phải được thông tin đ công tác khảo sát để tiến hành cung cấp thông tin theo mẫu phiếu đảm bảo khách quan, trung thực, nhằm đạt được mục tiêu đề ra;

- Nhà đ công bằng, trung thực trong việc cung cấp thông tin phản hồi;

- Thông tin phản hồi từ các bên liên quan phải được xử lý khách quan, trung thực; kết quả xử lý thông tin phải chính xác, tin cậy và phải được sử dụng đ甃Āng mục đích.

1.3 ĐĀi tượng , thời gian , địa điểm v愃

- Đối tượng khảo sát: Chủ đ lãm Vân Hồ: Ông Nguy̀n Đăng Chương Giám đốc triển lãm Vân Hồ

- Thời gian khảo sát : Ngày 21/7/2022 - Địa điểm : văn phòng công ty HaE group

- Phạm vi khảo sát: Sự kiện giao lưu văn hóa Việt Hàn mối lương duyên thanh xuân

2 Công cụ khảo sát, phương pháp khảo sát, tiêu chí đánh giá xếp lo愃⌀i

Phiếu khảo sát (Mẫu phiếu kèm theo Kế hoạch) sử dụng thang đo 05 mư뀁c độ

Nội dung lấy ý kiến khảo sát

- Mẫu 01: Khảo sát ý kiến về kế hoạch chuẩn bị tổng thể sự kiện - Mẫu phiếu 02: Khảo sát ý kiến về kế hoạch triển khai sự kiện - Mẫu phiếu 03: Khảo sát ý kiến về kế hoạch các công việc bổ trợ - Mẫu phiếu 04: Khảo sát ý kiến về kế hoạch xử lý rủi ro trong sự kiện

Phương pháp khảo sát:

Khảo sát bằng hình thư뀁c phát phiếu khảo sát trực tiếp

Căn cư뀁 vào số phiếu có giá trị thống kê, xử lý và phân tích như sau:

TTMức ý kiến

phản hồiHo愃⌀t động tiếp theo

chư뀁c sự kiện

lượng tổ chư뀁c sự kiện

hoàn thiện, nâng cao chất lượng tổ chư뀁c sự kiện

3 Kết quả kế ho愃⌀ch khảo sát , lấy ý kiến phản hồi của các bên liên quan về sự kiện Giao lưu văn hóa Việt H愃

- Mẫu 01: Khảo sát ý kiến về kế ho愃⌀ch chuẩn bị tổng thể sự kiệnKết quả của chủ đầu tư sự kiện : Ông Ph愃⌀m Văn Đồng

kiến phản hồi

Ghi ch甃Ā

bên tham gia

các bên tham gia

+ Kết quả của giám đĀc triển l愃̀m Vân Hồ : Nguyễn Đăng Chương

kiến phản hồi

Ghi ch甃Ā

bên tham gia

nhiều hơn so với dự kiến

các bên tham gia

Rất Tốt

- Mẫu phiếu 02: Khảo sát ý kiến về kế hoạch triển khai sự kiệnKết quả của chủ đầu tư sự kiện : Ông Ph愃⌀m Văn Đồng

Stt Nội dung Mư뀁c ý kiến phản hồi Ghi ch甃Ā

+ Kết quả của giám đĀc triển l愃̀m Vân Hồ : Nguyễn Đăng Chương

Stt Nội dung Mư뀁c ý kiến phản hồi Ghi ch甃Ā

+ Kết quả của giám đĀc triển l愃̀m Vân Hồ : Nguyễn Đăng Chương

Mẫu 04: Khảo sát ý kiến về kế hoạch xử lý rủi ro trong sự kiện

Kết quả của chủ đầu tư sự kiện : Ông Ph愃⌀m Văn Đồng

+ Kết quả của giám đĀc triển l愃̀m Vân Hồ : Nguyễn Đăng Chương

10 Xử lý về rủi ro thời tiết

IX) Kiểm tra, đánh giá v愃1)Các bước kiểm tra , đánh giá

-Lập mẫu đánh giá , khảo sát sự kiện

-Tiến hành đánh giá , khảo sát , đóng góp ý kiến cho sự kiện bởi các bên liên quan -Thu thập mẫu đánh giá , khảo sát sự kiện

-Tổng hợp kết quả các nội dung , đề mục sau khi thu thập mẫu đánh giá , khảo sát -Tiến hành họp ban tổ chư뀁c , nêu ra những việc đã làm tốt và chưa làm tốt

-Lập bảng kiểm tra , đánh giá nhân sự ban tổ chư뀁c trong quá trình chuẩn bị tổ chư뀁c sự kiện

-Tiến hành bổ sung hoàn thiện những sai sót trong kế hoạch , đặt ra thời gian hoàn thiện cụ thể

-Hoàn thiện kế hoạch chi tiết trước sự kiện

2) Bảng kiểm tra , đánh giá nhân sự ban tổ chức trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện

Đánh giáNội dung cần ho愃

Tiếp đón khách mời

chỉ dẫn vào sự kiện cho khách mời trước ngày