BÀI 4. THU THẬP VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH HIỆN TẠI Ở TUYẾN HUYỆN

1. Khái niệm về thông tin y tế Thông tin y tế là những tin mô tả về các yếu tố liên quan đến sức khoẻ con người và cộng đồng. Thông tin y tế có thể mô tả các lĩnh vực khác nhau trong ngành y tế và cả những lĩnh vực ngoài ngành y tế có liên quan với y tế. Ví dụ : Tỷ lệ chết, tỷ lệ mắc bệnh của địa phương Số cán bộ y tế1000 dân Tỷ lệ hộ gia đình có hố xí hợp vệ sinh Tỷ lệ hộ gia đình nghèo trong một công đồng 2. Những yêu cầu đối với thông tin 2.1. Thông tin phải đầy đủ và toàn diện Người lập kế hoạch cần thông tin của mọi hoạt động y tế và cả những lĩnh vực ngoài y tế có liên quan. Thông tin về các loại bệnh tật: Tỷ lệ mắc, Tỷ lệ chết, Tỷ lệ dân có nguy cơ mắc... Thông tin về môi trường: hố xí không hợp vệ sinh, ô nhiễm

BÀI 4 THU THẬP VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNHHIỆN TẠI Ở TUYẾN HUYỆN

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:

Trình bày được khái niệm và tính chất (yêu cầu) của thông tin y tế Mô tả được các phương pháp, công cụ và các nguồn thu thập thông tin

Phân tích được các bước sử dụng thông tin để phân tích tình hình sức khoẻ hiện tại

NỘI DUNG

1 Khái niệm về thông tin y tế

Thông tin y tế là những tin mô tả về các yếu tố liên quan đến sức khoẻ con người và cộngđồng Thông tin y tế có thể mô tả các lĩnh vực khác nhau trong ngành y tế và cả nhữnglĩnh vực ngoài ngành y tế có liên quan với y tế

Ví dụ :

Tỷ lệ chết, tỷ lệ mắc bệnh của địa phương Số cán bộ y tế/1000 dân

Tỷ lệ hộ gia đình có hố xí hợp vệ sinh Tỷ lệ hộ gia đình nghèo trong một công đồng

2 Những yêu cầu đối với thông tin

2.1 Thông tin phải đầy đủ và toàn diện

Người lập kế hoạch cần thông tin của mọi hoạt động y tế và cả những lĩnh vực ngoài y tế có liên quan.

Thông tin về các loại bệnh tật: Tỷ lệ mắc, Tỷ lệ chết, Tỷ lệ dân có nguy cơ mắc

Thông tin về môi trường: hố xí không hợp vệ sinh, ô nhiễm đất, nước, không khí, sử dụng hoá chất gây ô nhiễm

Thông tin về trang thiết bị y tế, nhân lực y tế, chính sách chế độ, mục tiêu kế hoạch Thông tin về kinh tế, văn hoá, xã hội, dân số.

Thông tin về sự ủng hộ của các tổ chức xã hội với y tế v.v

Ví dụ: Phòng bệnh sốt rét thì cần các thông tin đầy đủ và toàn diện về sốt rét và một số lĩnh

vực y tế, xã hội có liên quan 2.2 Thông tin phải chính xác

Phản ánh đúng tình trạng thực tế: Tỷ lệ mắc sốt rét của huyện M thực tế là 2,5% tổng số dân/ năm 1998, nếu báo cáo cao hơn hay thấp hơn tỷ lệ đó đều là sai với tỷ lệ thực, dẫn tới lập kế hoạch sai lầm.

2.3 Thông tin phải cập nhật

Sử dụng thông tin của giai đoạn hiện tại để lập kế hoạch, không dùng thông tin quá cũ của những giai đoạn trước để lập kế hoạch Khi cần thiết, có thể tham khảo thông tin cũ để rút ra bài học hay kinh nghiệm cho lần kế hoạch sau.

2.4 Thông tin phải có tính đặc hiệu

Khi lập kế hoạch để giải quyết vấn đề nhỏ nào đó, cần thu thập những thông tin phản ánh đặc hiệu cho vấn đề đó

Ví dụ: Lập kế hoạch về phòng bệnh trẻ sơ sinh thì cần lấy thông tin về tỷ lệ bà mẹ có thai

tiêm AT Ngược lại lập kế hoạch về bảo vệ sức khoẻ phụ nữ có thai mà lấy thông tin Tỷ lệ tiêm A.T cho phụ nữ có thai là không đặc hiệu, vì thông tin này không phản ánh việc chăm sóc sức khoẻ bà mẹ có thai.

2.5 Thông tin phản ánh cả về số lượng và chất lượng

Nên đặc biệt chú ý các thông tin phản ánh chất lượng của công việc, không nên quá chú ý thông tin về số lượng

Ví dụ:

Số người được đào tạo.

Số người đã nâng cao kiến thức, thái độ, kỹ năng qua đào tạo.

Hố xí hai ngăn Tỷ lệ hộ gia đình có hố xí

hai ngăn Tỷ lệ hộ gia đình sử dụng hố xíhai ngăn đúng quy định 2.6 Các thông tin cần được lượng hoá (nếu có thể)

Các thông tin nên được biểu diễn thành số lượng và tỷ lệ phần trăm Tránh dùng thông tin chưa lượng hoá

Ví dụ:

Cầu cúng khi ốm đau Đa số hộ gia đình cầu cúng

Mỗi loại kế hoạch cần các thông tin khác nhau tuỳ theo mục tiêu, mức độ của từng chương trình Song nhìn chung để lập kế hoạch cho một chương trình sức khoẻ cộng đồng cần có những thông tin sau :

3.1 Những số liệu cơ sở

Thường được thu thập khi dịch vụ sức khoẻ được cung cấp lần đầu tiên cho cộng đồng Điều này cho phép đánh giá các loại dịch vụ sức khoẻ nào là cần thiết và ước tính số lượng người nhận các loại dịch vụ y tế Nó cũng cho phép đo lường quá trình thực hiện của chương trình sau khi dịch vụ được đưa vào phục vụ.

Những thông tin cơ sở đó bao gồm:

3.1.1 Thông tin về sức khoẻ và các vấn đề liên quan đến sức khoẻ:

Số tử vong trẻ dưới một tuổi /số thai chết lưu trong năm qua Những nguyên nhân có thể của tử vong đó là gì?

Những bệnh truyền nhiễm thường gặp nhất b) Thông tin về phòng bệnh

Tỉ lệ dân được giáo dục sức khoẻ về phòng chống bệnh.

Tỉ lệ dân sử dụng các biện pháp phòng bệnh: Ví dụ: uống/tiêm thuốc phòng c) Thông tin về thực hiện các dịch vụ y tế

Tỷ lệ dân tới khám, chữa tại các cơ sở y tế nhà nước, tư nhân, khám điều trị bằng y học cổ truyền.

Khi bị ốm, người dân thường tới đâu?

Tỷ lệ phụ nữ có chồng (15-49 tuổi) sinh con thứ 3, 4 3.1.2 Thông tin chung khác:

Tỷ suất sinh thô, chết thô và phát triển dân số tự nhiên Số lượng và tỷ lệ dân theo nhóm tuổi.

Tỷ lệ các dân tộc trong cộng đồng.

c) Văn hoá - xã hội - địa lý - khí hậu – môi trường – phong tục tập quán Tỷ lệ dân có trình độ văn hoá: tiểu học, trung học, đại học, cao đẳng Tỷ lệ người lớn mù chữ.

Tỷ lệ dân có ti vi, đọc báo hàng ngày.

Tỷ lệ hộ gia đình cầu cúng khi đau ốm.

Bản đồ địa lý khu vực này Tập quán đi vệ sinh v.v

Tỷ lệ hộ gia đình sử dụng hố xí hợp vệ sinh, nước sạch v…v… 3.2 Thông tin về nguồn lực

Nguồn lực không phải chỉ là tiền, mà có thể là bất cứ một vật gì được sử dụng để tiến hành các họat động nhằm đạt được mục tiêu Khi lựa chọn tiến trình cho hoạt động, toàn bộ các loại nguồn lực phải được xem xét một cách hệ thống Những loại nguồn lực chính là:

Con người: ví dụ: người được đào tạo, người có kỹ năng, hoặc những người khác có quan tâm tới những dịch vụ y tế.

Cơ sở vật chất: ví dụ: nhà điều dưỡng, trung tâm y tế, bệnh viện Trang thiết bị, vật liệu, phương tiện vận chuyển.

Thông tin: sổ sách ghi chép và báo cáo, kết quả của những cuộc điều tra hay nghiên cứu cộng đồng.

Yếu tố xã hội và môi trường khác: ý kiến cộng đồng, sự hỗ trợ của chính phủ, những nguồn lực kỹ thuật ví dụ như điện, khí hậu.

Số lượng từng loại thuốc

Số lượng và chất lượng các cơ sở tư vấn, phòng bệnh, điều trị công Số lượng phòng khám tư nhân, hiệu thuốc tư

Số lượng và chất lượng hoạt động y học cổ truyền.

Thông tin về sự hỗ trợ của y tế tuyến trên

Sự chỉ đạo, đường lối chính sách Số kinh phí sẽ được hỗ trợ.

Số cơ sở vật chất, thuốc và trang thiết bị sẽ được hỗ trợ Số nhân lực (ngày công) sẽ được hỗ trợ

Mục tiêu hay chỉ tiêu kế hoạch trên giao

Thông tin về sự hỗ trợ của cộng đồng

Số các ban ngành, đoàn thể và tổ chức xã hội ủng hộ Số tổ chức ủng hộ nhân lực: số ngày công.

Số tổ chức ủng hộ kinh phí: số tiền.

Số tổ chức ủng hộ cơ sở vật chất: số lượng và tên cơ sở vật chất Tỷ lệ và số lượng dân ủng hộ giải quyết vấn đề sức khoẻ v.v 3.3 Thông tin để giải thích nguyên nhân của một vấn đề

Đế hiểu rõ một vấn đề đã xảy ra hoặc tìm hiểu nguyên nhân của một vấn đề, thông tin thường được thu thập theo nhiều cách

Ví dụ:

Theo số liệu được ghi chép từ các báo cáo hàng tháng cho thấy: Tỉ lệ mắc bệnh tiêu chảy tại một vùng có chiều hướng tăng lên Khi đó, quan sát và phỏng vấn người dân trong cộng đồng là những phương pháp cần thiết để trả lời những câu hỏi sau:

Nhân dân có hiểu tại sao vệ sinh phải tốt không? Thái độ và thói quen gây ra vấn đề sức khoẻ là gì? Nguồn nước có an toàn không? Nếu không, tại sao?

Nhân dân có sử dụng nhà vệ sinh không? Nếu không, tại sao?

Thông tin thu thập được từ quan sát và phỏng vấn người dân trong cộng đồng sẽ có thể giải thích vấn đề “tỉ lệ bệnh tiêu chảy tăng” rõ ràng và chính xác hơn những thông tin được ghi chép trong báo cáo tháng Từ những thông tin thu được, cán bộ y tế chịu trách nhiệm có thể lập ra kế hoạch can thiệp để giải quyết hoặc giảm bớt các vấn đề đang diễn ra.

Ba nhóm thông tin này có thể được thu thập theo nhiều cách khác nhau Để thu thập được đầy đủ những thông tin cần thiết, ngoài việc sử dụng các thông tin sẵn có từ các báo cáo, sổ sách, chúng ta có thể phải tiến hành những cuộc điều tra về người dân trong khu vực đó Chúng ta có thể sử dụng những người tình nguyện trong làng để thu thập thông tin Nếu vậy, nên tổ chức các cuộc tập huấn để giải thích với những người tình nguyện đó tại sao lại phải tiến hành điều tra, cuộc điều tra sẽ được tiến hành như thế nào, và những thông tin nào cần thiết phải được thu thập.

4 Phương pháp và nguồn thu thập thông tin 4.1 Thông tin sẵn có

Có thể thu thập được từ những ghi chép, báo cáo, sổ sách Đó thường là những thông tinthông thường, chính thức và đã được công bố.

Ví dụ:

Niên giám thống kê

Báo cáo của trạm y tế xã, của chính quyền xã, của trung tâm y tế huyện

Sổ khám bệnh, sổ tiêm chủng, sổ khám thai, sổ đẻ, sổ theo dõi các biện pháp KHHGĐ, sổ theo dõi nguyên nhân tử vong v…v…

Ngoài ra, các thông tin cụ thể về chương trình/dịch vụ như các bản báo cáo tiến độ, báo cáo theo dõi của các chuyến thực địa, báo cáo giữa kỳ, kết quả điều tra, nghiên cứu Những tài

liệu này sẽ giúp cho người đánh giá biết được về lịch sử, bối cảnh, mục tiêu và kết quả của chương trình/dịch vụ cụ thể và những chuyển biến, thay đổi quan trọng khi thực hiện chương trình/dịch vụ Việc xem xét các tài liệu sẵn có có thể là cách hữu ích để đưa ra những câu hỏi sử dụng khi điều tra, phỏng vấn.

Hiện nay, vẫn còn nhiều bất cập trong việc sử dụng các loại thông tin này, vì vậy cần lưuý một điểm là các tài liệu sẵn có đó không nhất thiết cung cấp các câu trả lời đúng vàtoàn diện cho những vấn đề cụ thể, bởi vì các tài liệu sẵn có không chứa đựng các thôngtin cần thiết hoặc có nhưng không chính xác Các tài liệu này cần phải được sử dụngmột cách thận trọng và phối hợp với các loại số liệu khác.

4.2 Thông tin thu được từ các cuộc họp hoặc gặp gỡ cộng đồng:

Những thông tin thu được bằng cách này thường là thông tin không chính thức Cácthông tin có thể thu thập được thông qua việc tiếp xúc với những nhóm khác nhau như:

những người lãnh đạo cộng đồng, những người hành nghề y học cổ truyền, phụ nữ trong cộng đồng v.v

Những người này có thể cho chúng ta biết nhu cầu của cộng đồng và các vấn đề sức khoẻkhông được giải quyết tại địa phương, trong khi các cán bộ y tế không biết những vấnđề này

4.3 Thông tin thu được từ các cuộc điều tra/nghiên cứu

Phương pháp này đòi hỏi người thiết kế nghiên cứu có kinh nghiệm đảm bảo được tính khoa học cho nghiên cứu Phương pháp này thường mang lại các thông tin chính xác đầy đủ cho vấn đề nghiên cứu quần thể nhất định nếu được thiết kế và thực hiện đúng Có rất nhiều loại nghiên cứu khác nhau, được chia ra làm hai loại chính:

4.3.1 Nghiên cứu định lượng

Thường dùng bộ câu hỏi đuợc thiết kế sẵn Phương pháp thu thập:

Bản hỏi tự điền: trực tiếp phát ra và thu lại hoặc thông qua bưu điện Phỏng vấn: trực tiếp, qua điện thoại, qua thư điện tử

Khám lâm sàng

Kết quả các xét nghiệm Bảng kiểm quan sát Các hình thức:

Nghiên cứu KAP hay KAS, …v…v… Cuộc điều tra tại một thời điểm Hệ thống điều tra/giám sát liên tục Ví dụ:

Phỏng vấn người dân trong cộng đồng để đánh giá về trình độ hiểu biết, thái độ, và thực hành về căn bệnh HIV/AIDS

Dùng thước dây đo vòng cánh tay cho trẻ 1-4 tuổi để phát hiện suy dinh dưỡng và nguy cơ suy dinh dưỡng

Xét nghiệm bệnh sốt rét, thiếu máu, HIV/AIDS

Dùng bảng kiểm để đánh giá chất lượng của các giếng nước ăn của một thôn…v v…

Nghiên cứu trường hợp

Nghiên cứu có sự tham gia của cộng đồng Các hình thức:

Nghiên cứu trên phạm vi nhỏ

Nghiên cứu can thiệp phối kết hợp giữa định tính và định lượng Ví dụ:

Nghiên cứu định tính về bệnh phụ khoa đối với các phụ nữ nông thôn, người ta có thể tổ chức các cuộc thảo luận nhóm với các phụ nữ, ngoài phỏng vấn sâu phụ nữ, còn có thể phỏng vấn sâu nam giới hay cán bộ y tế, quan sát điều kiện ăn ở sinh hoạt của họ…v…v…

Thảo luận nhóm với những người có liên quan như cán bộ y tế, cán bộ phụ nữ, lãnh đạo cộng đồng Các cuộc thảo luận này có thể giúp cho nghiên cứu viên hiểu thêm về tình hình sức khoẻ, các khó khăn, trở ngại, các thuận lợi/tài nguyên, các quan điểm khác nhau trong cộng đồng về các vấn đề có liên quan và cách giải quyết thực tế do chính cộng đồng đề xuất Trong khi thảo luận có thể sử dụng một số cách làm sinh động như sau:

Vẽ bản đồ địa phương về các chi tiết liên quan, ở các thời điểm khác nhau Lập biểu đồ thời gian của các sự kiện liên quan

Lập bảng xếp loại các sự kiện

4.3.3 So sánh phương pháp nghiên cứu định lượng và đính tính

Định lượng

Cung cấp các số liệu định lượng chính xác để chứng minh sự tồn tại của một vấn đề.

Có thể kiểm tra mối quan hệ thống kê giữa vấn đề và các nguyên nhân

Có thể đưa ra một bức tranh tổng thể rộng lớn về toàn bộ quần thể.

Có thể dùng để so sánh.

Thiết lập bộ thông tin cơ bản ban đầu để có thể sử dụng để đánh giá tác động của một chương trình

Định tính

Hữu ích khi lập kế hoạch cho một chương trình/dịch vụ gắn với những thay đổi về mặt xã hội.

Cung cấp sự hiểu biết kỹ càng về bối cảnh của chương trình/dịch vụ nhằm phiên giải được các số liệu định lượng.

Cung cấp cái nhìn sâu sắc về thái độ, niềm tin, động cơ, hành vi của một nhóm nhỏ quần thể Hữu ích trong những trường hợp hạn chế về tài chính và thời gian.

Hữu ích để có được sự phản hồi của các bên có liên quan đến chương trình/dịch vụ

Nói chung là không đại diện và không cho phép khái quát hoá.

4.4 Cách lựa chọn phương pháp nghiên cứu

Trong nhiều trường hợp, chúng ta cần phối hợp nhiều phương pháp thu thập số liệu như xem xét các số liệu thống kê, các điều tra trên quy mô nhỏ, phỏng vấn và quan sát để thu thập các thông tin cần thiết Quan sát là một phương pháp rất có giá trị để thu thập số liệu mà điều tra và phỏng vấn không thể thu thập được một cách chính xác Ví dụ, quan sát là cần thiết để lượng giá sự trao đổi qua lại giữa khách hàng và người cung cấp dịch vụ hoặc giữa thầy cô giáo và học sinh về những chủ đề nhạy cảm như tình dục ở tuổi vị thành niên, sử dụng các biện pháp tránh thai, ra quyết định trong gia đình

Điều tra định lượng không thể khám phá được những nguyên nhân tiềm ẩn Vì vậy, kết hợp các phương pháp sẽ cho phép thu thập được các thông tin đầy đủ và toàn diện về vấn đề nào đó Bằng cách đó, chúng ta có thể làm tăng độ tin cậy của của các thông tin và số liệu thu được, và rồi dựa trên cơ sở đó để đưa ra các kết luận và khuyến nghị phù hợp cho chương trình can thiệp

5 Thu thập thông tin

Sau khi đã xác định được các thông tin cần thu thập, các phương pháp để thu thập sốliệu, xây dựng các công cụ thu thập số liệu (bảng kiểm, các biểu mẫu thu thập số liệu,các bộ câu hỏi ), ta tiến hành thu thập số liệu theo kế hoạch đã đề ra Lưu ý là các côngcụ thu thập số liệu cần được kiểm tra trước ở diện hẹp (pretest) để hoàn chỉnh và chỉnhsửa cho phù hợp Đồng thời cần soạn thảo tài liệu hướng dẫn cho nghiên cứu viên, giámsát viên và phải tập huấn cho họ Việc hướng dẫn này rất quan trọng nhằm đảm bảomọi người đều thu thập số liệu cùng một phương pháp

6 Tổng hợp và phân tích thông tin

Sau khi thu thập thông tin Chúng ta cần tổng hợp và phân tích chúng để đưa các thông tin và số liệu về dạng có thể sử dụng được, nhằm giúp cho việc đưa ra kết luận để xây dựng các chương trình can thiệp thích hợp

Phải chọn lọc các thông tin có ích và xắp xếp theo cách mà những thông tin này có thểđem so sánh với những thông tin khác Chú ý ghi chép sao cho dễ nhớ, dễ tìm để bất cứkhi nào cần, ta đều có thể cung cấp cho những nguời cần những thông tin đó.

6.1 Tổng hợp dữ liệu

Bản thân dữ liệu trong các phiếu điếu tra, sổ đăng kí và biểu mẫu thường rất khó sử dụng Các nhà quản lý chương trình lại cần một bản tổng hợp những dữ liệu này để có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn cho chương trình can thiệp.

Các sổ sách với những cột dài dữ liệu thường không hữu dụng, trừ khi chúng được tổng hợp thành một chỉ số phản ánh được tình hình về một lĩnh vực cụ thể nào đó, ví dụ như tình hình sức khoẻ của một cộng đồng hay số lượng của những người đến nhận các dịch vụ tại một phòng khám nào đó

Khả năng tổng hợp dữ liệu là vô cùng quan trọng Bước đầu tiên được biết đến trong việc tổng hợp dữ liệu là lập bảng, nghĩa là điền thêm số liệu và sử dụng tổng số để tính phần trăm và mức trung bình Ở đây đòi hỏi độ chính xác cao, những người chịu trách nhiệm về việc này cần phải có những kỹ năng tính toán và sử dụng máy tính cơ bản Việc thiết kế các phiếu ghi, sổ sách và biểu mẫu chưa tốt có thể dẫn đến những sai sót và khó khăn trong việc tổng hợp số liệu, vì vậy, việc xây dựng các biểu mẫu hay các phiếu điều tra đúng tiêu chuẩn và hợp lý là điều hết sức quan trọng.

6.2 Phân tích và xử lý dữ liệu

Tổng số, tỉ lệ phần trăm, và các số trung bình thường là những thông tin quý báu và cần thiết để đưa ra được các quyết định đúng Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng cần có thêm các thông tin khác để mô tả cụ thề hơn về chương trình quan tâm và hỗ trợ việc giải thích ý nghĩa của các chỉ số cũng như trong việc đưa ra các quyết định.

7 Viết báo cáo

Dù là thu thập và phân tích thông tin cho bản thân hoặc cho người khác sử dụng, ta cần hết sức cẩn thận trong khâu chuẩn bị báo cáo Các thông tin liên quan đến việc thực hiện chương trình hoặc các chỉ số hoạt động cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu Cần đặc biệt chú ý đến phần lập bảng và tập hợp dữ liệu từ những hoạt động dự án là các bước đầu tiên trong việc chuẩn bị những báo cáo thích hợp và hữu ích Có thể sử dụng bảng kiểm đưa ra dưới đây tránh bỏ sót các đặc điểm chính của một bản báo cáo tốt:

Chuẩn bị một bản báo cáo

Báo cáo được đề rõ ngày tháng Mục đích của báo cáo rõ ràng

Chỉ rõ những ai sẽ nhận được báo cáo và bản báo cáo sẽ được sử dụng ra sao Bản báo cáo trả lời rõ mục tiêu hay các thành phần của chương trình

Báo cáo xác định rõ địa điểm (các làng, các phòng khám, hay các dịch vụ) mà nó đề cập tới Báo cáo chỉ rõ thời gian được thực hiện

Thông tin có liên quan tới các chỉ số chương trình đã lựa chọn Các phương pháp phân tích dữ liệu rõ ràng, cụ thể.

Có trình bày các kết quả phân tích Mức độ chi tiết phù hợp yêu cầu

Thông tin và dữ liệu nên được trình bày dưới dạng bảng, biểu, đồ thị để báo cáo được hấp dẫn, dễ hiểu

Phần thảo luận được trình bày trong báo cáo là cần thiết để giải thích thông tin.

Trình bày dữ liệu

Khi viết báo cáo, hãy cố gắng sử dụng đồ thị và biểu đồ để trình bày những thông tin quan trọng Các đồ thị và biểu đồ có thể làm cho thông tin trở nên dễ hiểu hơn, đặc biệt là khi nhìn vào những thay đổi đã diễn ra theo thời gian hay khi so sánh

Việc hiểu một cách dễ dàng các thông tin đưa ra có những lợi ích quan trọng sau: Tạo ra hứng thú với việc sử dụng thông tin trong khi ra quyết định.

Khi các thành viên quan tâm đến thông tin, họ sẽ cẩn thận hơn khi thu thập chúng và như vây các dữ liệu sẽ chính xác hơn.

Ví dụ: Kết quả điều tra cộng đồng dân cư huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương do Trường Đại học Y tế công cộng tiến hành trong năm 1999.

Ví dụ về trình bày kết quả theo bảng:

Bảng về các loại hình nghề nghiệp của người dân huyện Chí linh- 1999

Không nghề/Khác 68 3.5

Ví dụ về trình bày kết quả theo sơ đồ hình bánh:

Biểu đồ Nguyên nhân chấn thương tại huyện Chí linh- 1999

Ví dụ về trình bày kết quả theo sơ đồ hình cột:

Biểu đồ 4 Phân bố bệnh tật trong 2 tuần tại Chí Linh, năm 1999

Đưa ra thông tin phản hồi

Không có báo cáo nào được coi là đầy đủ mà không có phản hồi Thông qua việc cho các thành viên biết báo cáo đã được làm tốt như thế nào và các thông tin có ích ra làm sao, nhà quản lý sẽ tạo cho nhân viên biết hiểu rằng những cố gắng của họ trong việc thu thập và trình bày thông tin đã được đánh giá cao Phản hồi cũng nêu lên giá trị và tầm quan trọng của các

bản báo cáo đối với người quản lý Đó là một trong những công cụ mạnh nhất của nhà quản lý nhằm thúc đẩy các nhân viên của mình

Ví dụ: Các bản báo cáo có thể được phát hành trong một bản tin nội bộ trình bày sự so sánh

về kết quả hoạt động chương trình tại các địa điểm khác nhau Bản tin này có thể được dùng để khuyến khích các thành viên cải tiến công việc của họ hoặc để duy trì mức độ thực hiện các hoạt động.

Phản hồi có hiệu quả là khi nó được thực hiện một cách hệ thống Điều này vô cùng quan trọng trong việc hoàn thành chu trình báo cáo Có nghĩa là nhà quản lý phải kiểm tra xem có phải tất cả các quyết định hoặc hành động đều đã và đang được thực hiện dựa trên những thông tin được cung cấp hay không Khi xem lại các báo cáo, hãy đặt ra các câu hỏi như sau: Có phải thông tin đã được báo cáo dựa trên những chỉ số quan trọng không?

Có phải tất cả các điểm thiếu sót hoặc chưa đầy đủ đều đã được xác định không? - Thông tin trong các bản báo cáo có chính xác và đáng tin cậy không? Có phải các dữ liệu được nêu ra đều có giải thích và kết luận không?

Báo cáo có chỉ ra những quyết định hoặc hành động đã được tiến hành dựa trên những thông tin đã được báo cáo không?

Do các chương trình y tế sẽ luôn thay đổi và tiến triển theo thời gian, các nhà quản lý luôn phải rà soát lại các chỉ số cần phải thu thập, giải thích được lý do tại sao phải thu thập các chỉ số đó, và đảm bảo các thông tin bạn thu được là cập nhật, đáng tin cậy và chính xác.

Tài liệu tham khảo:

1.W.W.Dyal: Progam management ; CDC Atlanta,1990

2 WHO/GPA : National AIDS Progam management , Geogia University 1993

3 L.N Trọng: Tăng cường kỹ năng quản lý y tế tỉnh -huyện, Nhà XBYH;1994.

4 R.McMahon et al: Cho cán bộ đương nhiệm; Nhà XBYH:1992.

5 L.H.Lâm: Phát triển sức khoẻ và quản lý y tế.Trường CBQLYT,1993.

BÀI 5 XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ SỨC KHOẺ CỦA CỘNG ĐỒNG

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:

Mô tả được nguyên tắc của việc xác định vấn đề sức khoẻ

Xác định được được vấn đề sức khoẻ cộng đồng trong một tình huống giả định (hoặc có số liệu thật).

NỘI DUNG

LỜI GIỚI THIỆU

Trong giải quyết các vấn đề sức khoẻ, việc lập kế hoạch khi nghe mọi người cảm nhận là một việc làm rất dễ Một câu hỏi được đặt ra là vì sao việc lập kế hoạch dễ như vậy thì vì sao rất nhiều vấn đề sức khoẻ lại chưa giải quyết được một cách hiệu quả, thậm chí còn kém hiệu quả, lãng phí nhiều tiền của mà vấn đề không được giải quyết? Do vậy lập được một kế hoạch hiệu quả cao là một công việc không phải người nào cũng làm được.

Lập kế hoạch tốt nhằm thực hiện mục đích của quản lý đó là “Sử dụng nguồn lực một cách tối đa” Một trong các yếu điểm mà nhà quản lý thường vấp phải đó là xác định đúng các vấn đề sức khoẻ Trong phần này chúng tôi xin giới thiệu một vài phương pháp thông dụng được nhiều nước áp dụng nhằm tạo thuận lợi cho các nhà quản lý trong qúa trình ra quyết định quản lý

1 Xác định các vấn đề sức khoẻ

Sau khi chúng ta có kỹ năng thu thập thông tin, chúng ta cần sử dụng các chỉ số và thông tin này một cách hữu ích để chẩn đoán các vấn đề sức khoẻ của cộng đồng

Trước hết chúng ta phải thống nhất về khái niệm vấn đề sức khoẻ, có nhiều cách hiểu khác nhau, tuy nhiên chúng tôi sẽ đưa ra một khái niệm được nhiều người chấp nhận và dễ áp dụng nhất

Khái niệm vấn đề sức khoẻ là: các sự tồn tại giữa thực tế và sự mong muốn của con người về sức khoẻ Sự tồn tại này có thể là một tình trạng sức khoẻ cộng đồng không theo sự ước muốn của người dân trong cộng đồng Ví dụ như trong cộng đồng có nhiều người bị bệnh tiêu chảy Mong muốn của cộng đồng là không có người nào bị bệnh tiêu chảy Hoặc là trong cộng đồng có người còn bị bệnh sốt rét, sốt xuất huyết Vấn đề có thể ở trạng thái thừa, ví dụ như: Đường trong nước tiểu cao hơn so với bình thường, huyết áp cao hơn bình thường, bệnh béo phì do cân nặng tăng vượt mức bình thường Như vậy vấn đề sức khoẻ là sự bất bình thường về cơ thể con người nói riêng và của một cộng đồng nói chung.

Phương pháp xác định vấn đề sức khoẻ:

Phương pháp đơn giản nhất đó là dụng bảng với 4 tiêu chuẩn được Tổ chức Y tế Thế giới khuyên dùng Người ta có thể khẳng định có vấn đề sức khoẻ của cộng đồng hay không dựa vào 4 tiêu chuẩn sau:

Vấn đề 1 Vấn đề 2 Vấn đề 3 1 Các chỉ số biểu hiện bệnh/vấn đề sức

khoẻ vượt quá mức bình thường 2 Cộng đồng đã biết tên vấn đề đó và đã

có phản ứng rõ ràng

3 Đã có dự kiến hành động của nhiều ban ngành, đoàn thể trong cộng đồng.

Từ 9 đến 12 điểm: có vấn đề sức khoẻ đó trong cộng đồng Dưới 9 điểm: vấn đề đó chưa được rõ

Xác định vấn đề sức khoẻ có thể áp dụng phương pháp động não (Brain-storming) sau đó sử dụng phương pháp làm việc nhóm biểu quyết nhiều lần.

2 Xác định ưu tiên vấn đề sức khoẻ Xác định ưu tiên theo khuyến cáo của WHO

Xác định vấn đề sức khoẻ xong, chúng ta không thể có đủ nguồn lực để giải quyết được tất cả mọi vấn đề sức khoẻ đồng thời trong cùng một thời gian Vậy để hạn chế nguồn lực không hiệu quả chúng ta phải xem xét vấn đề nào cần làm trước và vấn đề gì cần làm sau bằng áp dụng các phương pháp khoa học để xác định ưu tiên.

Phương pháp dùng bảng điểm với 6 tiêu chuẩn được Tổ chức Y tế Thế giới khuyến cáo như

2 Gây tác hại lớn (Tử vong, tàn phế, tổn hại đến kinh tế, xã hội )

0 điểm: Không rõ, không có

Cách nhận định kết quả: cộng dồn các điểm trên và xếp thứ tự ưu tiên theo số điểm từ cao đến thấp.

Bài tập

Dựa vào số liệu ở Việt nam hoặc số liệu địa phương anh (chị) hãy xác định ưu tiên các bệnh sau: ỉa chảy, sốt rét , viêm phổi, lao, HIV/AIDS.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

CDC Atlanta - Hướng dẫn xác định ưu tiên các vấn đề y tế công cộng 1993.

Lê Vũ Anh, Phan Văn Tường Phương pháp thu thập thông tin và xác định ưu tiên trong phòng chống AIDS Hội thảo QG về quản lý chương trình phòng chống AIDS 1996 Trường CBQLYT Hà nội và UBQG phòng chống AIDS.

Lê Ngọc Trọng và cộng sự: Tăng cường kỹ năng quản lý cho cán bộ tuyến huyện, tỉnh NXB Y học 1993.

1 Trường Cán bộ quản lý y tế Bài giảng quản lý y tế NXBYH 1997  Xác định ưu tiên các vấn đề y tế công cộng Trang 82-92

5 Trường Cán bộ quản lý y tế Quản lý chương trình sức khoẻ sinh sản cho cán bộ quản lý tuyến tỉnh 3/ 1999

Quản lý chất lượng toàn diện.

6 Rosemary Mcmahon (tài liệu dịch ) Cho các cán bộ đương nhiệm 1992

BÀI 6 RA QUYẾT ĐỊNH

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:Trình bày được khái niệm về ra quyết định

Phân tích được điểm mạnh và yếu của mội truờng bên trong (của tổ chức mình)

Phân tích được sự tác động của các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình ra quyếtđịnh

Phân tích được các bước trong quá trình ra quyết địnhNỘI DUNG

1 Giới thiệu chung

Ra quyết định là một kỹ năng hết sức quan trọng đối với người quản lý, bởi vì hàngngày người quản lý sẽ phải đưa ra/đề xuất rất nhiều quyết định khác nhau, trong đó cónhững quyết định ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức và rất nhiều nhân viêncủa họ Do vậy việc đưa ra một quyết định đúng đắn và hợp lý là điều mà các nhà quanlý cần hết sức lưu tâm Khi ra quyết định, các nhà quản lý nên tham khảo thêm cả ýkiến đóng góp của nhân viên và những ban ngành có liên quan Để thu nhận được các ýkiến này, nhà quản lý cần có các kỹ năng giao tiếp tốt để nhận được các phản hồi tíchcực, mang tính xây dựng

Ra quyết định là quá trình chọn lựa giữa hàng loạt các hoạt động và để chọn lựa đượcmột hoạt động phù hợp nhất với hoàn cảnh thực tế

Một điều thấy được từ khái niệm nêu trên là, ra quyết định là hạt nhân của tất cả cácchức năng và nhiệm vụ của quản lý Ví dụ như:

Quá trình lập kế hoạch thực chất bao gồm nhiều lần ra quyết định, bắt đầu từ quá trìnhxác định vấn đề, thông qua việc xây dựng mục tiêu, xác định ưu tiên và lựa chọn giảipháp Trong các bước này, người quản lý đều phải cân nhắc đến nhiều yếu tố để làm saocho những quyết định đưa ra trong bản kế hoạch phải có ý nghĩa và phù hợp với tìnhhình thực tế.

Việc tổ chức thực hiện kế hoạch bao gồm việc quyết định phân công về lao động, địađiểm và thời gian thực hiện v.v…

Khi đánh giá một chương trình hay một hoạt động nào đó, người quản lý có nhận xét vềgiá trị chương trình hoặc hành động, đưa khuyến cáo về việc có ngừng, tiếp tục hay điềuchỉnh chương trình

Quán trình ra quyết dịnh có thể rất phức tạp, nhưng cũng có lúc hết sức giản đơn Điềunày phụ thuộc vào các yếu tố như sau:

Khả năng sẵn có và tính đầy đủ của thông tin cần thiếtCấp độ của tổ chức ra quyết định

Bản chất của vấn đề

2 Phân loại ra quyết định

2.1 Phân loại theo người ra quyết định

Quyết định tổ chức là những quyết định về những công việc giúp cho tổ chức đạt được mục

đích

Quyết định cá nhân là những quyết định nhằm đạt được mục đích cá nhân Trong trường hợp

những người quản lý ra quyết định cá nhân phù hợp với lợi ích của tổ chức, thì mục đích của những quyết định đó dễ dàng đạt được Trong trường hợp ngược lại, khi các cá nhân không phục vụ cho lợi ích của tổ chức mà chỉ phục vụ cho lợi ích của người quản lý ra quyết định đó, thì tham nhũng dễ dàng xuất hiện và tổ chức đó sẽ bị thiệt thòi đáng kể

2.2 Mức độ của quyết định

Quyết định chiến lược: là những quyết định mang tầm cỡ lớn và quan trọng, ảnh hưởng nhiều

đến sự phát triển của một cơ quan/tổ chức, mang tính quyết định cam kết dài hạn về mặt thời gian, và cần đầu tư lớn Khi ra một quyết định chiến lược sai lầm, có thể dẫn tới sự tổn hại của cả cơ quan Các quyết định chiến lược như vậy thường do lãnh đạo cơ quan đưa ra

Quyết định thường quy: là những quyết định về công việc, được đưa ra hàng ngày mà bản

thân nó ít có ảnh hưởng đến sự phát triển của một cơ quan/tổ chức Tuy nhiên, phần lớn các quyết định được đưa ra trong một tổ chức/cơ quan thuộc loại này, khi tổng hợp lại chúng cũng đóng vài trò rất quan trọng vào sự thành công hay thất bại của tổ chức đó

3 Sử dụng thông tin để ra quyết định

Một quyết định đúng đắn cần phải có sơ sở dựa trên những thông tin đầy đủ và đáng tin cậy, đặc biệt là trong thời đại hiện nay, môi trường xã hội và kinh tế ngày càng phát triển, các nhà quản lý phải đưa ra những quyết định liên quan đến tự hoạch định kinh tế, bảo đảm các sản phẩm/dịch vụ thoả mãn được nhu cầu của khách hàng và kiểm soát được chất lượng của dịch vụ/sản phẩm Nếu hệ thống quản lý thông tin không tạo ra được các thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ thì các nhà quản lý không thể đưa ra các quyết định đảm bảo cho sự phát triển, mở rộng và duy trì của các chương trình và tổ chức của họ

Để đưa ra quyết định phù hợp cho một chương trình can thiệp, trước tiên ta phải phân tích

được các yếu tố từ môi trường ngoài có thể tác động đến quá trình thực hiện kế hoạch can

thiệp sau này và đồng thời phải phân tích được điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức hoặc

chương trình mà mình đang thực hiện (môi trường bên trong)

3.1 Các yếu tố tác động từ môi trường ngoài:

Quá trình phân tích môi trường bên ngoài thông thường nghiên cứu trên bốn lĩnh vực sau: Văn hóa, chính sách, kinh tế và y tế;

Thông tin cơ bản về nhân khẩu học; Cung và cầu các dịch vụ;

Nguồn lực.

Các ví dụ về các thông tin cụ thể cần được thu thập trong 4 lĩnh vực này là: 3.1.1 Văn hóa, chính sách, kinh tế và y tế

a) Văn hoá:

Vai trò của các tổ chức tín ngưỡng trong công tác CSSKBĐ

Vị trí và vai trò của người phụ nữ trong gia đình và xã hội (xem xét đến những hạn chế về giáo dục, việc làm, nơi sinh sống, khi đưa ra quyết định) , v v

b) Chính sách:

Chính sách của chính phủ và ảnh hưởng của chúng tới chương trình CSSKBĐ Vai trò của các tổ chức nhà nước và tư nhân trong công tác CSSKBĐ, v v

Tỷ lệ bệnh tật bà mẹ và trẻ em suy dinh dưỡng Tỷ lệ thiếu máu hiện mắc của phụ nữ

Thực hành nuôi con bằng sữa mẹ

Tỷ lệ các bệnh lây truyền qua đường tình dục và tỷ lệ nhiễm HIV, v v 3.1.2 Những thông tin cơ bản về nhân khẩu học

Dân số Cấu trúc tuổi

Tỷ lệ sinh của dân số và tỷ lệ sinh theo lứa tuổi Tỷ lệ người dân sử dụng phương tiện tránh thai Số phụ nữ ở độ tuổi sinh đẻ

Trình độ văn hóa của người dân, v v

3.1.3 Đánh giá về cung và cầu các dịch vụ CSSKBĐ

Đối thủ cạnh tranh (những người cung cấp dịch vụ CSSKBĐ khác): Họ cung cấp loại dịch vụ gì, chất lượng ra sao?

Những dịch vụ đó được cung cấp ở đâu và cho ai?

Những nhu cầu nào không được đáp ứng đầy đủ, phải xây dựng những chiến lược gì để đáp ứng những nhu cầu đó?

Những người cộng tác:

Khách hàng/bệnh nhân: Họ là ai?

Họ sống ở đâu?

Họ cần và mong muốn được cung cấp những dịch vụ gì? Họ có thể chi trả được bao nhiêu?

Số lượng khách hàng không thể chi trả, v v 3.1.4 Thông tin về nguồn lực

Những người cung cấp là ai Các tổ chức tài trợ:

Mức độ phụ thuộc vào các nhà tài trợ Khả năng thu hút tài trợ mới

Khả năng tăng thu nội bộ

3.2 Sử dụng ma trận SWOT để phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức (môi trường bên trong)

3.2.1 Những yếu tố của phân tích ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức)

Bước tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích ma trận SWOT để xác định và phân tích những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức hoặc chương trình mà ta đang quản lý, cũng như những cơ hội

và thách thức thấy được do thông tin ở môi trường bên ngoài cung cấp

Phân tích ma trận SWOT

3.2.2 Xác định điểm mạnh và yếu của tổ chức

Dưới đây là những câu hỏi giúp ta xác định những điểm mạnh và yếu của tổ chức Cơ cấu tổ chức:

Trao đổi thông tin trong tổ chức có được tự do theo cả hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên không?

Cơ cấu của tổ chức cản trở hay tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hoạt động có hiệu quả và đáp ứng được với nhu cầu của khách hàng?

Các nhân viên của tổ chức có xác định được rõ vai trò của mình không ? Lập kế hoạch:

Kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của tổ chức có khả thi không?

Quá trình này có lôi cuốn sự tham gia của các nhân viên và cộng đồng dân cư hay không? Những kế hoạch này có nêu rõ tổ chức phải làm những công việc gì hay không?

Sự điều phối:

Các phòng ban hợp tác và phối hợp với nhau như thế nào?

Có mâu thuẫn cá nhân hay giữa các nhóm không? Nếu có thì tại sao lại như vậy? Việc hợp tác với các tổ chức khác như thế nào?

Nhân viên:

Kỹ năng và thái độ của những nhân viên trong tổ chức có thích hợp với vị trí của họ hay không?

Có bản mô tả công việc nói lên vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên hay không? Có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên không?

Nhằm đảm bảo cho việc thực hiện công việc có hiệu quả cao thì các thông tin có được phản hồi không, các khoá đào tạo có được tổ chức hay không?

Giám sát:

Nhân viên có được thường xuyên gặp cán bộ giám sát không?

Các nhân viên và cán bộ giám sát có cho rằng nhiệm vụ của giám sát viên là hướng dẫn, hỗ trợ và giúp đỡ không?

Các cán bộ đi giám sát có đặt mục tiêu công việc cho nhân viên của mình không, có kiểm tra tiến độ công việc xem xem nhân viên đó có thể đạt được mục tiêu đặt ra hay không?

Trong khi giám sát, các cán bộ giám sát có giải quyết tốt những vấn đề nảy sinh không? Mỗi giám sát viên có lịch và kế hoạch cụ thể cho từng lần đi giám sát không?

Đào tạo:

Các nhân viên ở từng bộ phận cần được đào tạo những nội dung gì? Họ đã được đào tạo tốt những nội dung gì rồi?

Đào tạo có giải quyết được vấn đề tồn tại không?

Những người chuyên môn cao đã được xắp xếp vào vị trí thích hợp chưa?

Có đánh giá nhu cầu đào tạo đối với nhân viên mới hoặc các nhân viên cũ có gặp phải các vấn đề trong công việc hoặc đảm nhận nhiệm vụ mới không?

Mục tiêu và nội dung đào tạo có xuất phát từ kết quả đánh giá nhu cầu đào tạo không? Có thực hiện đánh giá sự hài lòng của nhân viên về chương trình đào tạo như kiến thức được tăng lên, công việc của họ được cải thiện và tác động của đào tạo đối với quá trình cung cấp dịch vụ có được cải thiện hay không?

Hệ thống thông tin quản lý:

Các nhà quản lý có được những thông tin chính xác về tiến độ thực hiện công việc không? Những báo cáo từ các giám sát viên có cung cấp thông tin vì sao việc thực hiện một hoạt động nào đó lại không kịp tiến độ hay không?

Nhà quản lý có đủ thông tin để dự đoán tình hình và ra các quyết định không?

Hệ thống thông tin quản lý có cung cấp thông tin về những vấn đề không lượng hóa được như chất lượng chăm sóc và sự hài lòng của khách hàng hay không?

Quản lý hàng hóa:

Có hiện tượng tồn kho trong hệ thống cung cấp hàng không? Có thực hiện kiểm kê ít nhất một lần trong năm không?

Thông tin dự báo có đủ độ chính xác để tránh hiện tượng tồn kho và lãng phí các dụng cụ, thuốc men do hết hạn dùng hay không?

Các điều kiện bảo quản tại kho hàng có tránh được hư hỏng hay thất thoát hàng hoá không? Thuốc men và các dụng cụ co đủ để cung cấp cho khách hàng không?

Các phòng khám có được trang bị đầy đủ không? Nếu không thì danh mục những thứ thiếu hoặc hư hỏng có được báo cho bộ phận cung ứng không?

 Khả năng của chương trình

- Chương trình có khả năng gì trong việc cung cấp các dịch vụ và đào tạo?

- Trình độ hiểu biết của khách hàng, của những đối tượng được đào tạo và những hoạt động giáo dục có phù hợp với khả năng này không?

- Chương trình có thể mở rộng hoạt động bằng cách đơn giản chỉ tăng hiệu quả công việc mà không cần thêm nguồn lực không? Nếu được thì làm như thế nào?

- Làm thế nào để đánh giá chất lượng dich vụ và mức độ hài lòng của khách hàng? - Những phương tiện vận tải hiện có đã đủ đáp ứng những nhu cầu của chương trình hay

không? Nếu không, hãy cho biết cần loại gì, cho ai, cần ở vùng nào?

- Chương trình của chúng ta có những điểm yếu gì? Nguyên nhân dẫn tới những điểm yếu này là gì?

- Có những điểm mạnh gì?

- Các nhân viên trong tổ chức có chuyên môn gì giúp cho nhà quản lý có thể điều hành chương trình hiệu quả hơn?

- Những chuyên môn đó có được sử dụng không?

- Các nhân viên trên có phải làm việc quá sức mình không, họ có khả năng đảm nhiệm những công việc mới không?

- Liệu có những công việc giúp cho chương trình hoạt động có hiệu quả hơn nhưng lại không thể thực hiện được do thiếu nhân lực hay nguồn tài chính hay không?

 Khả năng về tài chính

- Mức độ tự chủ về tài chính trong tổ chức như thế nào? - Tổ chức đang có những nguồn tài chính nào?

- Mức độ ổn định của những nguồn đó ra sao?

- Trong tương lai gần và tương lai xa, những nguồn tài chính đó có xu hướng tăng lên, giảm xuống hay giữ nguyên như vậy?

- Cần phải thay đổi gì ở môi trường bên ngoài hoặc bên trong tổ chức để đảm bảo nguồn ngân sách hoặc tăng thêm thu nhập?

- Có thể cắt giảm chi phí hoạt động nào của chương trình? - Chương trình có được sự hỗ trợ từ cộng đồng ở mức độ nào? - Chương trình có huy động được kinh phí từ cộng đồng không? - Có những người làm việc tình nguyện không?

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị có được viện trợ hay không?

4 Chuyển việc phân tích môi trường thành các cơ hội và thách thức

Bước thứ hai trong quá trình phân tích ma trận SWOT, chúng ta cần phải xem xét những điểm chính trong việc phân tích môi trường và phải xác định những điểm cho thấy các cơ hội và những điểm cho thấy những thách thức hay khó khăn gặp phải trong công việc.

Ví dụ, qua việc phân tích môi trường thấy xuất hiện một nhà tài trợ tiềm năng mới cho chương trình thì có nghĩa đây là một cơ hội Trước khi gặp gỡ, nếu thu thập càng nhiều thông tin về nhà tài trợ này thì chúng ta càng có thể tận dụng được cơ hội quý báu đó.

Ngược lại, nếu một nhà tài trợ chính không còn cấp tiền cho chương trình nữa thì chúng ta phải chú trọng tới vấn đề này trong quá trình lập kế hoạch đảm bảo cho sự tồn tại của chương trình.

Trong bước phân tích ma trận SWOT này, phương pháp động não thường nên được sử dụng vì phương pháp này giúp cho việc huy động trí tuệ của tập thể về cơ hội hay thách thức đối với tổ chức

5 Các bước của quá trình ra quyết định

Thông thường để ra được một quyết định, ta cần trải qua các bước sau: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần ra quyết định: tham khảo mục 3 Phân tích vấn đề

Quyết định làm gì với vấn đề đó Sửa đổi quyết định (nếu cần thiết)

BÀI 7 PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ SỨC KHOẺ TRONG CHĂM SÓC SỨC KHOẺ BAN ĐẦUMỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:

Phân tích được lợi ích của phân tích một vấn đề trong công tác quản lý Trình bày được các bước để phân tích một vấn đề sức khoẻ

Áp dụng được kỹ thuật “nhưng tại sao” để phân tích tìm nguyên nhân một vấn đề sức khoẻ.

NỘI DUNG

LỜI GIỚI THIỆU

Khi xác định nguyên nhân của một vấn đề nào đó, chúng ta có thể theo kinh nghiệm liệt kê ra một danh mục rất nhiều nguyên nhân Tuy nhiên cách thức để biết nguyên nhân nào là trực tiếp tác động lên vấn đề là chưa được rõ và chưa được phổ biến trong công tác lập kế hoạch Do việc xác đinh nguyên nhân chưa được cụ thể nên khi lập kế hoạch can thiệp, các can thiệp thường không đo được sự tiến triển và không biết vấn đề giải quyết đến đâu và khả năng duy trì của kết quả rất bị hạn chế Khi giải quyết một vấn đề nào đó, hầu hết người quản lý phải giải quyết một mâu thuẫn là vấn đề thường là rất lớn, trong khi nguồn lực hết sức hạn chế, nên việc cân nhắc đến việc đầu tư vào đâu, và đầu tư như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất vẫn là một câu hỏi thường xuyên cho các nhà quản lý Muốn biết được đầu tư vào đâu để giải quyết vấn đề có hiệu quả, trước hết chúng ta phải biết được nguồn gốc căn bản của vấn đề là ở đâu, bộ phận nào, mức độ tác động của nó ra sao Nguyên nhân có thể do môi trường hay tập quán, do phân bổ nguồn lực không hợp lý, hoặc do các yếu tố khác Việc phân tích để xác định xem nguyên nhân nào gây ra vấn đề là hết sức quan trọng, vì từ các nguyên nhân thực tế đó mới đưa ra các giải pháp thích hợp để giải quyết vấn đề mà chính tổ chức mình đang gặp phải Chỉ có cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ thì kết quả đạt được mới có khả năng duy trì bền vững, còn đa số các dự án do không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ mà chỉ giải quyết các nguyên nhân trung gian, do vậy chỉ sau một phong trào nào đó các vấn đề lại xuất hiện và tái diễn.

Để phân tích nguyên nhân của một vấn đề chúng ta có thể sử dụng 4 phương pháp như: Kỹ thuật nhưng tại sao (But why technique)

Sơ đồ diễn tiến (Flow chart) Cây vấn đề (Problem tree)

Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram)

Trong khuôn khổ tài liệu này chúng tôi chỉ trình bày một phương pháp cơ bản, dễ áp dụng nhất, đó là “Kỹ thuật nhưng tại sao?” (But why technique?) Nếu nắm được kỹ thuật này, các phương pháp khác về nguyên tắc cơ bản đều giống nhau, là một cách tổ chức, tiếp cận khác khi sử dụng kỹ thuật “nhưng tại sao?”.

Kỹ thuật “nhưng tại sao?” giúp cho nhóm làm việc xác định được nguyên nhân của vấn đề và từ đó đưa ra giải pháp hợp lý nhằm giải quyết hoặc hạn chế được các nguyên nhân gốc rễ Kỹ thuật “nhưng tại sao?” giúp cho nhóm làm việc dễ thống nhất cách phân tích để tìm ra nguyên nhân của vấn đề cần giải quyết

GIỚI THIỆU CÁC KỸ THUẬT PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ 1 “Kỹ thuật nhưng tại sao?”

Phương pháp này có thể làm việc theo nhóm làm việc, hoặc đội hình làm việc theo các bước + Khi nào? (When?) + Đối tuợng nào? (Who?)

+ Mức độ nào? (How much?/How many)

Ví dụ: Năm 2002, tỉ lệ tiêm chủng đầy đủ cho trẻ em dưới 5 tuổi tại xã A đặt 60% Bước 2 Thực hiện tìm nguyên nhân.

Làm việc theo đội hình/nhóm

Bạn lựa chọn một trang giấy nhỏ, hoặc bảng viết vấn đề chúng ta lựa chọn lên giấy hoặcbảng Mỗi một thành viên của đội hình làm việc/ nhóm làm việc sẽ được phát một tờgiấy và bút, sau đó bạn đề nghị mọi người viết nguyên nhân chính của vấn đề lên giấy.Bạn cần lưu ý các thành viên chỉ viết một nguyên nhân

Sắp xếp các nguyên nhân theo nhóm vấn đề.

Đối với mỗi nguyên nhân chính, bạn viết lên giấy hoặc bảng, tiếp tục hỏi mọi người câu hỏi “nhưng tại sao?” và bạn viết câu trả lời lên phiếu dưới nguyên nhân chính Nhưng tại sao?

Nhưng tại sao?

Tiếp tục chúng ta trả lời câu hỏi: “Nhưng tại sao?” để đi đến một hoạt động nào đó chưalàm tốt hoặc chưa được làm, đó là nguyên nhân gốc rễ (là nguyên nhân có thể can thiệpđược)

Sơ đồ xương cá là một trong rất nhiều kỹ thuật được sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề để cải tiến chất lượng Trong quy trình này nó được sử dụng trong bước 3 nhằm để phân tích vấn đề tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó Sơ đồ xương cá là một bức tranh mô tả mối quan hệ logic giữa một vấn đề và các nguyên nhân gây ra vấn đề đó

2 Sơ đồ diễn tiến

Được áp dụng trong trường hợp vấn đề xảy ra liên quan đến một quá trình thực hiện một công việc

Ta nên chia quy trình làm việc thành nhiều hoạt động chính (có thể sử dụng Sơ đồ diễn tiến để mô tả quy trình làm việc) Mỗi hoạt động hoặc người (đơn vị) có trách nhiệm thực hiện hoạt động đó được coi là một xương chính của Sơ đồ xương cá

Ví dụ 2: Tại quận Đống đa, 60% Bệnh nhân Lao bị điều trị muộn sau 3 tháng kể từ khi có triệu chứng đầu tiên Quá trình từ khi bệnh nhân Lao mắc bệnh cho đến khi được điều trị được

biểu diễn qua một sơ đồ diễn tiến.

Sơ đồ tóm tắt như sau:

* Lưu ý: Các mũi tên và khoang tròn là khu vực có khả năng có vấn đề mà chúng ta cần xem xét.

Theo sơ đồ trên chúng ta có thể xem xét dựa vào hiểu biết, kinh nghiệm phán đoán nguyên nhân, có thể do chẩn đoán sai của cán bộ y tế ở phòng khám tư nhân hoặc do việc bệnh nhân tự điều trị Lao mà không hiểu biết nên họ không điều trị đúng thuốc, đến khi không thể điều trị được bệnh nhân mới đến phòng khám Lao.

Với cách phân tích này, chúng ta có thể xem xét khu vực nào có khả năng có ảnh hưởng và làm cho vấn đề, từ đó chúng ta đi vào khu vực đó để thu thập chứng cứ/bằng chứng xác định mức độ và tìm giải pháp phù hợp cho một vấn đề cụ thể.

Tài liệu tham khảo:

1 Trường Cán bộ quản lý y tế Bài giảng quản lý y tế NXBYH 1997  Phân tích các vấn đề sức khoẻ Trang 74-81

2 Trường Cán bộ quản lý y tế Quản lý chương trình sức khoẻ sinh sản cho cán bộ quản lý tuyến tỉnh 3/ 1999

3 Quản lý chất lượng toàn diện.

4 Rosemary Mcmahon (tài liệu dịch ) Cho các cán bộ đương nhiệm 1992 Bài tập

Hãy nêu một vấn đề sức khoẻ và sử dụng kỹ thuât Nhưng tại sao? (But Why Techniques) để phân tích tìm nguyên nhân gốc rễ.

BÀI 8 XÂY DỰNG MỤC TIÊU TRONG CHĂM SÓC SỨC KHOẺ BAN ĐẦU

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:

1 Xác định được tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu quản lý Viết được các mục tiêu cho chương trình sức khoẻ, hoạt động, dịch vụ y tế.

NỘI DUNG

1 Khái niệm mục tiêu

Trước khi nghiên cứu khái niệm mục tiêu chúng ta xem lại khái niệm mục đích và sự khác nhau giữa mục đích và mục tiêu.

Mục đích là một cái đích hoặc tiêu chí mà chúng ta hướng tới phấn đấu cho mục đích đó, thông thường mục đích không được xác định một cách rõ ràng về các khía cạnh như là mục tiêu.

Khác với mục đích, mục tiêu là giống với mục đích nhưng nó cụ thể hơn, có thể đo đếm được và có giới hạn về thời gian và một số tiêu chuẩn còn sát hợp với điều kiện thực tế của địa phương, chương trình.

Thí dụ: Tăng tỉ lệ từ 30% (tháng 11/2002) lên 80% các bà mẹ trong huyện A pha được gói Oresol cho trẻ uống khi bị tiêu chảy vào tháng 11 năm 2003

Trong thí dụ trên ta thấy:

Điều mong muốn/ phấn đấu đạt được: từ 30% lên 80% bà mẹ pha được gói Ozerol cho trẻ uống.

Trong một khoảng thời gian: Từ 11/2002 đến tháng 11 năm 2003 Điều mong muốn phải đo lường được: tăng lên 50% nữa

Pha được (pha đúng hướng dẫn): đặc thù

2 Tầm quan trọng của xác định mục tiêu đúng

Trong việc chăm sóc, bảo vệ, nâng cao sức khoẻ có rất nhiều việc phải làm, khó khăn chồng chất mà mọi nguồn lực rất có hạn Sau khi phân tích vấn đề sức khoẻ, chọn ưu tiên thì phải nêu ra mục đích và viết mục tiêu cụ thể cho phù hợp với nguồn lực Dựa vào mục tiêu mà lập kế hoạch hành động có khả năng thực thi Cũng dựa trên mục tiêu mà theo dõi, giám sát, điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch Đặc biệt phải dựa trên mục tiêu mà đánh giá kết quả thực hiện Nếu không xây dựng mục tiêu đúng thì không thể lập kế hoạch tốt không thực thi hoặc lãng phí Người làm YTCC không thể không biết xây dựng/ viết mục tiêu đúng (đúng kỹ thuật viết, đúng nhu cầu, đúng nguồn lực).

Mục tiêu được ứng dụng trong lập kế hoạch hàng năm, lập kế hoạch dự án, trong giám sát, đánh giá

3 Phương pháp xây dựng/ viết mục tiêu

Viết mục tiêu phải ngắn gọn, rõ ràng, đảm bảo đặc tính cơ bản mà một mục tiêu phải có các tiêu chuẩn sau:

Specific Đặc thùMeasurable Đo lường đượcAprorpriate Phù hợpRelevant Thiết thực

Time bound Có giới hạn về thời gian (có tính thách thức)

Có thể nêu một vài ví dụ sau đây để làm rõ khái niệm về mục đích và mục tiêu:

Một dự án có mục đích "Khống chế và giảm tỷ lệ mắc bệnh Sốt rét ở miền núi phía Bắc từ 1990 - năm 2000” với các mục tiêu:

Bảo vệ chống muỗi truyền sốt rét cho 500.000 người vùng sốt rét nặng bằng màn tẩm Permetrin (trước đây vùng này chưa áp dụng phương pháp tẩm màn).

Điều trị tiệt căn cho thêm 200.000 người mang ký sinh trùng Falciparum "

(Ghi chú: Trong trường hợp này vì dự án có địa điểm và thời gian nên tác giả không đưa vào mục tiêu)

Đặc thù: Không lẫn lộn vấn đề này với vấn đề khác.

Có thể đo lường được, theo dõi được, đánh giá được.

Thích hợp, phù hợp với vấn đề sức khoẻ đã được xác định.

Thực thi được, phải dựa vào nguồn lực, phải đạt được và có ý nghĩa.

Quy định khoảng thời gian phải đạt được những điều mong muốn/ công việc đã nêu.

Có thể tóm tắt:

Mục tiêu phải đủ: 2Đ + 3T

(đặc thù - đo lường - thích hợp - thực thi - thời gian) Tóm tắt

Việc xây dựng các loại mục tiêu đúng, có khả năng thực thi trong những hoàn cảnh cụ thể là một trong những việc làm chủ yếu của YTCC, biểu hiện năng lực của người làm YTCC Việc làm tưởng như đơn giản, nhưng hoàn toàn không dễ dàng, đòi hỏi phải có kiến thức, tư duy và phải thực hành nhiều mới làm được.

Quy trình xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch

Làm thế nào biết ta đi đúng hướng

Bài tập tự lượng giá

anh/chị viết mục tiêu cho một chương trình/ kế hoạch mà anh, chị cùng đồng nghiệp phải làm trong thời gian tới:

 Tại đơn vị của anh/chị (Phòng ban của sở, các trung tâm thuộc tỉnh, bệnh viện, trung tâm y tế huyện ) quý 4 năm 1999 có nhiều "vấn đề" kế hoạch phải làm

"Người thật, việc thật" xin anh/ chị hãy viết xây dựng mục tiêu cho một kế hoạch cụ thể mà anh chị trực tiếp cùng tham gia triển khai

Viết xong, anh/chị đối chiếu với phẩm chất của mục tiêu, nếu có gì chưa ổn thì viết lại.

Sau khi tự viết xong mục tiêu, anh/chị hãy thảo luận với đồng nghiệp và những người liên quan tới mục tiêu đó để xem xét, điều chỉnh dựa vào nguồn lực Làm thế nào để mục tiêu đó viết đúng kỹ thuật và thực thi được .

Nhưng cần chú ý là:

Phải dựa vào số liệu, sự kiện thực tế để viết mục tiêu

2 Đối chiếu lại với những việc đã làm về "xây dựng mục tiêu" và tự trả lời các câu hỏi sau: Có thật ta đã viết đúng mục tiêu chưa?

Ta đã từng viết 3-4 loại mục tiêu như trong tài liệu rồi chứ?

Nếu câu trả lời cho câu hỏi trên là "chưa" thì cách viết/xây dựng mục tiêu trước khi học có gì chưa ổn.

Tài liệu tham khảo :

1 Trường Cán bộ quản lý y tế Bài giảng quản lý y tế NXBYH 1997  Xây dựng mục tiêu trong y tế công cộng Trang 93-103

2 Trường Cán bộ quản lý y tế Quản lý chương trình sức khoẻ sinh sản cho cán bộ quản lý tuyến tỉnh 3/ 1999

Quản lý chất lượng toàn diện.

3 Rosemary Mcmahon (tài liệu dịch ) Cho các cán bộ đương nhiệm 1992 Xây dựng mục tiêu Trang 295-299

BÀI 9 LỰA CHỌN GIẢI PHÁP

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng: Trình bày được tính chất của giải pháp.

Phân tích được các bước trong quá trình lựa chọn giải pháp.

Xây dựng ma trận giải pháp để lựa chọn được các giải pháp thích hợp cho một kế hoạch can thiệp tại địa phương

NỘI DUNG

1 Giới thiệu chung

Xây dựng chiến lược là nghiên cứu tìm những giải pháp thích hợp và chọn một hoặc một số giải pháp để đạt mục tiêu/đích đề ra.

Dựa trên nguyên nhân được tìm ra từ bước trên, nhóm làm việc có thể dùng phương pháp động não để đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm giải quyết được các nguyên nhân gốc rễ Các giải pháp cần đảm bảo được các yêu cầu sau:

Hướng tới mục tiêu đề ra

Giải quyết hoặc giảm bớt được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

2 Các bước lựa chọn giải pháp

Thông thường sau khi phân tích được nguyên nhân gốc rễ, nhóm làm việc sẽ cùng nhau thảo luận để đề ra các giải pháp nhằm giải quyết nguyên nhân gốc rễ này

Xây dựng Bảng lựa chọn giải pháp (còn gọi là ma trận giải pháp) bao gồm bảy bướcphân tích để tìm ra phương pháp thực hiện cho giải pháp đó một cách hữu hiệu nhất.Sau đây là trình tự tiến hành bảy bước này, và cuối cùng sẽ là một ví dụ minh hoạ về“Ma trận giải pháp”.

Bước 1: Cách tìm giải pháp

Nguyên tắc: Nguyên nhân nào - giải pháp đó Ví dụ:

Kỹ năng chuyên môn của cán bộ y tế kém 1 Đào tạo kỹ năng chuyên môn cho cán bộ y tế.

Thiếu kiến thức phòng bệnh 2 Cung cấp kiến thức phòng bệnh

Thiếu thuốc 3 Cung cấp đủ thuốc

Mỗi nguyên nhân gốc rễ có thể có một hay nhiều giải pháp để giải quyết nó, song ta chỉ chọn những giải pháp đáp ứng được các yêu cầu đã nêu ở trên Giải pháp trả lời cho câu hỏi "làm gì".

Bước 2: Xác định phương pháp thực hiện

Mỗi giải pháp có một hoặc nhiều phương pháp thực hiện tương ứng với nó

Phương pháp thực hiện giúp trả lời cho câu hỏi "Làm thế nào để thực hiện giải pháp đó?"

Ví dụ:

1 Cung cấp đủ thuốc 1 Mua thuốc bằng tiền của dân đóng góp 2 Mua thuốc bằng tiền xin của dự án 3 Mua thuốc bằng tiền vốn tự có 2 Đào tạo kỹ năng chuyên môn

cho cán bộ y tế.

1 Mở lớp đào tạo ngắn hạn tại cơ quan 2 Đào tạo qua giám sát thường xuyên 3 Cung cấp kiến thức phòng bệnh 1 Tư vấn

3 Truyền thông đại chúng

3 Đưa vào giảng dạy tại các trường học Bước 3: Chấm điểm hiệu quả cho mỗi phương pháp thực hiện:

Mức độ hiệu quả thường được cho điểm từ 1-5: Điểm 1: không hiệu quả

Điểm 2: hiệu quả kém Điểm 3: hiệu quả trung bình Điểm 4: hiệu quả khá Điểm 5: hiệu quả cao

Dựa vào biểu quyết của các thành viên trong tổ chức để chọn điểm hiệu quả cho mỗi phương pháp thực hiện Có hai cách tính điểm các thành viên trong nhóm:

Cách 1: Nhóm thảo luận và đưa ra các lý do cho điểm và thống nhất một điểm chung cho cả nhóm.

Cách 2: Từng người đưa ra điểm và lý do cho điểm của mình và sau đó cộng điểm của tất cả mọi người lại rồi chia trung bình Cách này giúp cho việc nhanh chóng đưa đến ý kiến thống nhất

Bước 4: Chấm điểm khả năng thực thi cho mỗi phương pháp thực hiện Cũng chấm điểm và làm các bước giống như trên.

Bước 5: Xác định Tích số: giá trị bằng số điểm của hiệu quả nhân với điểm của khả năng

thực thi.

Bước 6: Chọn các phương pháp thực hiện giải pháp dựa vào cột tích số.

Chọn những phương pháp thực hiện có số điểm cao hơn điểm mốc do nhóm quy định Nếu

chương trình có đủ nguồn lực thì có thể đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian ngắn

hơn bằng cách triển khai nhiều phương pháp thực hiện cùng một lúc, và các phương pháp

thực hiện được triển khai tới nhiều nhóm quần thể đích khác nhau Tuy nhiên, nếu nguồn lực

không dồi dào thì tốt nhất hãy nên tập trung triển khai một giải pháp cho tốt, hơn là phân tán các nguồn lực thực hiện nhiều giải pháp Trình tự thực hiện phương pháp có thể dựa vào cột tích số: điểm cao làm trước, điểm thấp làm sau

Bước 7: Phân tích khó khăn và thuận lợi của các phương pháp thực hiện được lựa chọn

Bước này nhằm mục đích giúp cho nhóm làm việc lường trước được những khó khăn cóthể xảy ra, đồng thời phân tích được các điểm thuận lợi khi tiến hành các phương phápthực hiện Nhóm có thể dùng phương pháp động não để đề ra các biện pháp khắc phụcnhững khó khăn và tận dụng những thuận lợi đó.

Ví dụ:

Mua thuốc bằng tiền của dân đóng góp.

Tạo được lòng tin của dân Có đội ngũ cán bộ tình nguyện viên nhiệt tình và giàu kinh nghiệm huy động vốn

Mua thuốc bằng tiền xin của

dự án Phải được sự đồng ý của nhàtài trợ Đáp ứng đúng với mục tiêuvà kế hoạch của nhà tài trợ Mua thuốc bằng tiền vốn tự

Kinh phí hạn hẹp, phải chia sẻ cho nhiều việc khác

Cơ quan sẵn có cơ sở vật chất và các phương tiện giảng dạy Đào tạo qua giám sát thường

Khi xây dựng các giải pháp, hãy sử dụng thông tin để phân tích môi trường xung quanhđể tìm hiểu xem các tổ chức/đơn vị khác có đang làm những việc liên quan đến giải phápmà ta định thực hiện hay không Điều này sẽ tránh cho tổ chức thực hiện những côngviệc trùng lặp, lãng phí ngân sách một cách không cần thiết

Ngoài ra, cũng nên xem xét kỹ các khoản tài chính cho các chiến lược đưa ra Ví dụ, khi cân nhắc xây dựng một cơ sở y tế mới, hãy nhớ rằng ngoài chi phí vốn xây dựng, chúng ta còn phải dành tiền cho hoạt động sau này của cơ sở Chúng ta cần phải lập kế hoạch và lên ngân sách cho chi phí vốn cũng như chi phí thường xuyên cho các phương pháp thực hiện.