TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CHỦ ĐỀ TIẾN HÀNH HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC (867005)

TÊN CHỦ ĐỀ: TIẾN HÀNH HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

SINH VIÊN THỰC HIỆN: VƯƠNG TỊNH NGHI

LỚP: DQK1215

MSSV: 3121330237

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay vai trò và tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: con người là nguồn lực của mọi nguồn lực Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động…Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuy nhiên, đối với các nước đang phát triển như Việt Nam hiện nay, phân tích

công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ

Nhằm góp phần làm rõ vai trò và tầm quan trọng của phân tích công việc, em đã chọn đề “Phân tích công việc cho doanh nghiệp mới thành lập” Giúp cho bài tiểu luận có một cái nhìn rõ nét và thực tế hơn về công tác phân tích công việc, thông qua việc trực tiếp thực hiện quá trình phân tích công việc cho các vị trí công việc trong chính doanh nghiệp mới thành lập của bản thân

Trong quá trình thực hiện đề tài tiểu luận, em đã sử dụng nền tảng lý thuyết từ giáo trình quản trị nguồn nhân lực của giáo viên bộ môn trường Đại học Sài Gòn cùng một số tài liệu tham khảo (có trích dẫn)

NỘI DUNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1 Khái niệm, mục đích, vai trò của công tác phân tích công việc

a) Khái niệm:

Phân tích công việc là quá trình:

+ Thu thập và tổ chức các thông tin liên quan đến công việc nhằm làm rõ bản chất công việc (yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc, trang thiết bị cần thiết khi thực hiện, các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp khi thực hiện công việc)

+ Xác định các nhiệm vụ, kỹ năng, trình độ cần thiết để thực hiện công việc một cách thành công

b) Mục đích:

Mục đích của phân tích công việc là để trả lời 6 câu hỏi sau đây:

1 Những công việc nào mà nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành? 2 Khi nào công việc được hoàn tất?

3 Công việc được thực hiện ở đâu?

4 Công nhân viên làm công việc đó như thế nào? 5 Tại sao phải thực hiện công việc đó?

6 Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào? ♦ Phân tích công việc được tiến hành nhằm:

- Xác định nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc - Điều kiện để tiến hành công việc

- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc - Các mối tương quan của công việc đó với công việc khác

- Các phẩm chất kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó ♦ Phân tích công việc được thực hiện trong ba trường hợp sau đây:

- Trường hợp thứ nhất là khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên

- Trường hợp thứ hai là cái cần có thêm một số công việc mới

- Trường hợp thứ ba khi các công việc phải thay đổi, do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp thuộc thủ tục hoặc hệ thống mới c) Vai trò:

Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản trị nhân sự ngày nay càng phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức

 Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu của sản xuất kinh doanh

Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, tránh tình trạng thừa lao động dẫn tới tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thấy mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc được giao Phân tích công việc cũng cho thấy những đòi hỏi, yêu cầu của công việc đối với người lao động qua đó người lao động cần học tập nâng cao trình độ để đáp ứng được nhu cầu công việc

 Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc

Phân tích công việc không chỉ là nêu lên những công việc người lao động cần phải thực hiện mà còn nêu ra những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng của như những khả năng cần thiết mà người lao động cần có để đáp ứng công việc Từ đó giúp cho quá trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao hơn

 Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

Khi chưa có bảng Mô tả công việc người lao động sẽ khó có thể biết được đầy đủ nội dung công việc mình cần phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó khăn trong việc phân công công việc, điều này có thể gây ra sự chồng chéo giữa các bộ phận hoặc các cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả công việc

 Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn

 Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn

 Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn

Thông qua phân tích công việc, người quản lý sẽ nhận diện và tóm tắt được các công việc ở các vị trí khác nhau cần phải thực hiện, đồng thời nhà quản trị cũng thấy được chức năng, nhiệm vụ của từng công việc của các vị trí khác nhau Đây chính là cơ sở để nhà quản trị xây dựng hệ thống lương thưởng sao cho hợp lý với các đối tượng khác nhau và các công việc khác nhau

2 Quy trình phân tích công việc

Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

Dựa vào mục tiêu, chiến lược và cơ cấu của tổ chức để xác định các công việc cần phân tích

Phân tích công việc thường được thực hiện khi:

 Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu được tiến hành

 Khi xuất hiện các công việc mới

 Khi công việc mới có sự thay đổi do kết quả của các phương pháp mới, thủ tục mới hoặc công nghệ mới

 Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp

 Tùy thuộc vào mục đích dạng công việc mà việc phân tích công việc sẽ sử dụng các phương pháp thu thập thông tin phù hợp

 Thiết kế câu hỏi biểu mẫu cần thiết cho việc thu thập thông tin

Bước 3: tiến hành thu thập thông tin

Có thể sử dụng một trong ba đối tượng sau để tiến hành thu thập thông tin:  Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích công việc

 Người quản lý trực tiếp  Người Lao Động

Bước 4 Sử dụng thông tin thu thập

Viết bản mô tả công việc:  Viết bản thảo lần thứ nhất

 Lấy ý kiến đóng góp của người lao động và người lãnh đạo bộ phận liên quan

 Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến đóng góp

 Tổ chức hội thảo với quản lý cấp cao để hoàn thiện bản thảo

 Lấy chữ ký phê chuẩn của người lãnh đạo cao nhất trước khi ban hành  Lưu trữ tại bộ phận nguồn nhân lực và các phòng ban liên quan

⁕ Bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc là bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc, giám sát và đảm bảo các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản Mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc, quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện công việc

Sự cần thiết của bảng mô tả công việc: + Để mọi người biết họ cần phải làm gì

+ Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho công việc đó + Công việc không bị lặp lại do một người khác làm + Tránh được các tình huống va chạm

Do đặc thù về quy mô, trình độ và bộ máy tổ chức của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên không có biểu mẫu bản mô tả công việc chung Nhưng một bản mô tả công việc cần phải có những nội dung sau:

+ Nhận diện công việc gồm: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc của nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, người thực hiện và phê duyệt bản mô tả công việc

+ Tóm tắt công việc: thực chất đó là công việc gì

+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

+ Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê các nhiệm vụ chính và nêu cụ thể những công việc cần làm để thực hiện nhiệm vụ đó

+ Quyền hành của người thực hiện công việc: xác định rõ quyền hành về mặt tài chính và nhân lực

+ Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên thực hiện công việc: tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng…

+ Điều kiện làm việc: liệt kê các điều kiện làm việc như làm thêm giờ sự, may rủi trong công việc

3 Những thông tin cần thu thập

Để làm rõ bản chất của một công việc, cần phải thu thập các loại thông tin sau: - Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần

thực hiện thuộc công việc

- Thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc

- Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, điều kiện về chế độ thời gian làm việc

- Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như các khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết kinh nghiệm làm việc cần thiết

II CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

1 Giới thiệu ý tưởng kinh doanh

Cafe là mặt hàng được tìm kiếm nhiều thứ hai trên thới giới, chỉ sau dầu thô Mặc dù cafe được sản xuất chủ yếu ở các nước đang phát triển, nhưng nó lại được tiêu thụ chủ yếu ở các nước phát triển Hơn 25 triệu người trên thế giới sống dựa vào canh tác cafe Thế giới tiêu thụ trên 500 tỷ cốc cafe mỗi ngày và người Việt Nam thì tiêu thụ trung bình 1,15kg cafe/người/năm Trong ngành kinh doanh bán lẻ thực phẩm thì ngành phát triển nhanh nhất là kinh doanh cafe Có hàng ngàn người dùng tìm kiếm những món đồ uống cafe đẹp mắt mỗi tháng trên các nền tảng trực tuyến trên toàn cầu Với lượng tiêu thụ cafe trung bình

của người Việt Nam khoảng 1,15kg/người/năm, việc mở quán cafe kinh doanh đang là xu hướng được nhiều start up, các bạn trẻ lựa chọn

Vì để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng cao về cafe của người Việt, thay vì tiêu tốn thời gian tự mình pha cà phê người ta sẽ lựa chọn đến quán vừa giải quyết công việc vừa nhâm nhi thức uống thơm ngon này nên em muốn thành lập một doanh nghiệp nhỏ phục vụ cà phê rang xay tại chỗ để người uống có thể vừa thưởng thức ly cà phê nguyên chất vừa tìm hiểu về cà phê

Doanh nghiệp mong muốn sẽ đem đến cho khách hàng những ly cà phê thơm ngon, chất lượng nhất và trong tương lai có thể đem tên tuổi vươn xa khỏi khu vực hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp tin tưởng vào thành công trong tương lai vì phương châm lấy sự thỏa mãn của khách hàng làm mục tiêu phấn đấu, kinh doanh sản phẩm bằng cái tâm của nhà kinh doanh chân chính

2 Giới thiệu mô hình doanh nghiệp Tên doanh nghiệp: L’étoile

Loại hình doanh nghiệp: Doanh Nghiệp tư nhân Quy mô: tổng số 10 cán bộ và công nhân viên Diện tích: 60m2

Lĩnh vực kinh doanh: chế biến và phục vụ cà phê tại chỗ cho khách hàng Sứ mệnh: L’étoile với sứ mệnh mang đến cho khách hàng những ly cà phê thơm

ngon và chất lượng nhất cùng với chất lượng phục vụ đảm bảo, luôn đem lại cho khách hàng sự thoải mái trong không khí tốt nhất

3 Cơ cấu doanh nghiệp

 Cơ cấu lao động theo chức năng

1 Quản lý kiêm nhân viên thu ngân 1 10% 2 Nhân sự cho khu vực quầy bar 3 30%

 Cơ cấu lao động theo trình độ

4 Phân tích công việc cho từng vị trí trong doanh nghiệp a Quản lý kiêm nhân viên thu ngân

Bảng mô tả công việc Vị trí: Quản lý kiên Nhân viên thu ngân

Bộ phận: Café

Mục đích công việc: Quản lý toàn bộ các hoạt động của bộ phận phục vụ, bar

của Café, quản lý tất cả thu chi trong các hoạt động kinh doanh của quán

Nhiệm vụ công việc:

1.Quản lý nhân viên

1.1.Đề xuất tuyển dụng các chức danh cho bộ phận Café 1.2.Tham gia tuyển chọn và đào tạo NV mới

1.3.Tổ chức đánh giá kết quả đào tạo và thử việc

1.4 Đánh giá kết quả công việc và năng lực của NV định kỳ dựa vào bảng mô tả công việc

1.5 Tổ chức thực hiện theo các quy định về quản lý nhân sự của doanh nghiệp 2 Quản lý tài chính

2.1 Trực tiếp theo dõi số lượng tiền TIP hàng ngày

2.2 Trực tiếp ký và theo dõi việc huỷ hoá đơn bán hàng hàng ngày 3 Quản lý hàng hóa, tài sản

3.1 Trực tiếp ký duyệt mua nguyên liệu, cà phê rang xay hàng ngày 3.2 Theo dõi số lượng công cụ dụng cụ tài sản hàng tháng

3.3 Trực tiếp xử lý nguyên liệu bị hư hỏng 4 Giải quyết sự cố và khiếu nại của khách

4.1 Trực tiếp giải quyết các khiếu nại của khách

4.2 Tổ chức việc theo dõi đánh giá sự thoả mãn của khách theo quy trình doanh nghiệp

5 Thu ngân

5.1 Nắm rõ quy trình thanh toán và các thao tác làm việc với công cụ tính tiền

5.2 Thực hiện công tác thu ngân: check bill, in bill, thanh toán tiền cho khách theo đúng quy trình thanh toán của quán

5.3 Khi nhận tiền từ khách, Nhân viên thu ngân sẽ nói to, rõ ràng số tiền mình nhận, nhập vào máy và nói lại cho khách biết số tiền còn thừa Thối tiền thừa cho khách bằng cách sắp xếp thứ tự từ tiền có mệnh giá lớn đến tiền có mệnh giá nhỏ và xòe theo hình nan quạt để khách hàng dễ kiểm tra Không quên cảm ơn khách hàng đã ủng hộ

5.4 Dọn dẹp và lau sạch quầy thu ngân trước khi về

Quyền hạn:

1 Được quyền trực tiếp quản lý số lượng nguyên liệu nhập về của quán

sự của doanh nghiệp

nghiệp

của doanh nghiệp

việc thu ngân

Trách nhiệm

1 Tổn thất gây ra cho doanh nghiệp do lỗi của quản lý

2 Không tuân thủ các chỉ tiêu và yêu cầu của pháp luật và các văn bản địa phương của tổ chức

3 Không chấp hành kỷ luật lao động

4 Thiếu hụt, chênh lệch số liệu chi tiêu thống kê với chi tiêu thực tế 5 Làm tổn hại tài liệu, sổ sách liên quan đến việc kinh doanh

Quyền lợi

1 Ngày nghỉ theo luật lao động Việt Nam

2 Phúc lợi: BHXH, BHYT, BHNT và các phúc lợi theo chính sách nhà nước 3 Thưởng theo hiệu quả kinh doanh

Bảng yêu cầu công việc

1 Cá nhân

- Tuổi: 25 – 35 tuổi (Nam/Nữ)

- Nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh nhẹn, thật thà, cẩn thận, chịu được áp lực công việc

2 Kiến thức: Trình độ tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự

3 Kinh nghiệm

- Kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương ở lĩnh vực phục vụ, quản lý của hàng cà phê, từng vận hành, quản lý thành công quán cà phê

- Kinh nghiệm quản lý nhân sự, tuyển chọn nhân viên, bố trí sắp xếp nhân sự

- Có khả năng, kinh nghiệm quản lý tài sản, tài chính, kinh doanh, có kinh nghiệm trong công việc thu ngân ít nhất 1 năm

4 Kỹ năng

- Kỹ năng giao tiếp tốt, dịch vụ khách hàng - Kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề

- Hiểu biêt các chương trình, dịch vụ khuyến mãi

- Biết phân biệt tiền thật giả

Bảng tiêu chuẩn công việc

1 Không quá 2% số khách hàng phàn nàn về doanh nghiệp (cà phê và chất lượng phục vụ)