Bài tiểu luận cuối kỳ tên đề tài xây dựng kế hoạch quản lý thời gian

Khái niệm thời gian- Thời gian là một khái niệm trực giác, mọi người có thể nhận biết thờigian nhưng không thể nhìn thấy không thể sờ được.- Thời gian có những đặc điểm sau đây:+ Không t

lOMoARcPSD|38839596 Trường Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn Khoa Giáo Dục Bài tiểu luận cuối kỳ TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN Môn : Kỹ năng học đại học Giảng viên : ThS Nguyễn Viết Thông Tp Hồ Chí Minh, Ngày 30 Tháng 12 Năm 2022 1 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 DANH SÁCH THÀNH VIÊN Nguyễn Trần Bảo Ngọc 2256250027 Đoàn Gia Luân 2256250023 Nguyễn Thị Kim Chi 2256250009 Lê Minh Hiếu 2256250015 Nguyễn Thanh Hoài 2256250016 Huỳnh Thị Thanh Thanh 2256250040 2 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài 4 2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 4 Phương pháp nghiên cứu 4 5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu 4 NỘI DUNG 5 Chương 1 Thực trạng quản lý thời gian của sinh viên 5 1 Các khái niệm liên quan 5 1.1 Khái niệm thời gian 5 1.2 Khái niệm quản lý thời gian 5 1.3 Khái niệm xây dựng kế hoạch 5 2 Thực trạng quản lý thời gian 6 3 Nguyên nhân dẫn đến thực trạng 8 3.1 Nguyên nhân khách quan 8 3.2 Nguyên nhân chủ quan 9 4 Hậu quả của việc lãng phí thời gian 10 Chương 2 Biện pháp đề xuất 11 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 3 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Napoleon Bonaparte từng nói “Mỗi giờ lãng phí là một cơ hội cho bất hạnh trong tương lai.” Bởi thời gian là dòng chảy một chiều, đã trôi đi sẽ không quay trở lại và nó cũng không chờ đợi một ai Đặc biệt ngày nay, trước sự phát triển vượt bậc của xã hội, nhịp sống của con người cũng dần trở nên hối hả Ai trong chúng ta đều có khoảng thời gian 24 giờ cho một ngày và 365 ngày cho một năm không nhuận Vậy nhưng có những người cảm thấy thời gian chưa bao giờ là đủ, lại có những kẻ xem thời gian quá dư thừa Có thể thấy, điều khác nhau không phải chúng ta được trao bao nhiêu tài nguyên mà khác biệt nằm ở chỗ chúng ta sử dụng nó như thế nào Có nhiều bạn trẻ, học sinh, sinh viên hiện nay luôn trong tâm thế nghĩ rằng mình còn trẻ mà lãng phí đi nhiều khoảng thanh xuân tươi đẹp Để rồi bỏ lỡ đi nhiều cơ hội, đánh mất nhiều thời gian quý giá Nhận ra thực tiễn đầy tiếc nuối ấy, chúng em đã lựa chọn đề tài này nhằm đưa ra cách thức xây dựng kế hoạch quản lý thời gian nhằm hỗ trợ giải quyết vấn đề sử dụng thời gian hợp lý 2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: tìm và đề ra phương pháp xây dựng kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả, hữu ích Nhiệm vụ: xác định nguyên nhân dẫn đến thực trạng sử dụng thời gian bất hợp lí và biện pháp tối ưu cải thiện thực trạng đó 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chính: thực trạng sử dụng thời gian của sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh năm 2022-2023 Phạm vi nghiên cứu: + Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh + Trường Đại học Thủ Dầu Một + Trường Đại học Văn Lang + Trường Đại học Quốc tế + Và một số trường Đại học khác trong khu vực 4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu liên quan đến vấn đề, phương pháp phỏng vấn, thu thập thông tin 5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu Hiểu rõ về tình trạng sử dụng thời gian của sinh viên, nghiên cứu biện pháp khắc phục hiệu quả tình trạng này 4 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 NỘI DUNG Chương 1 Thực trạng quản lý thời gian của sinh viên 1 Các khái niệm liên quan 1.1 Khái niệm thời gian - Thời gian là một khái niệm trực giác, mọi người có thể nhận biết thời gian nhưng không thể nhìn thấy không thể sờ được - Thời gian có những đặc điểm sau đây: + Không thể quay lại: Thời gian luôn vận động tiến tới, chỉ một chiều từ quá khứ đến tương lai + Không thể dự trữ: Dù chúng ta có sử dụng hay không sử dụng thời gian thì nó vẫn mất đi + Không thể thay thế, điều chỉnh + Quỹ thời gian của mỗi người là hữu hạn - Giá trị thời gian là những lợi ích từ việc chúng sử dụng 24h mỗi ngày có hiệu quả Đó là những giá trị mà thời gian mang lại cho chúng ta 1.2 Khái niệm quản lý thời gian - Quản lý thời gian tức là quá trình kế hoạch và tiến hành kiểm soát có ý thức Thông thường đơn vị áp dụng trong một hoặc một chuỗi hoạt động cụ thể Nhằm tăng hiệu quả, năng suất hoặc hiệu suất - Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều cần phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch không bị lãng phí - “Thời gian của bạn có hạn, nên đừng lãng phí thời gian sống cuộc đời của người khác Đừng bị mắc kẹt trong những giáo điều, đó là sống chung với kết quả của những suy nghĩ của người khác Đừng để những quan điểm của người khác gây nhiễu và lấn át tiếng nói từ bên trong bạn Điều quan trọng nhất là có can đảm để theo trái tim và trực giác của mình Chúng biết bạn thực sự muốn trở thành gì Mọi thứ khác đều chỉ là thứ yếu.” Bài phát biểu của Steve Jobs tại lễ tốt nghiệp ở Đại học Stanford (2005) 1.3 Khái niệm xây dựng kế hoạch - Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một quá trình và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm cái đó Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán, hình thành bản kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch 5 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 - Xây dựng kế hoạch cần phải trả lời 4 câu hỏi: + Chúng ta đang ở đâu? + Chúng ta muốn đến đâu? + Chúng ta đến đó bằng cách nào? + Làm thế nào ta biết ta đã tới nơi? - Xây dựng kế hoạch là một chức năng quan trọng hàng đầu của quản lý Nó là cơ sở của việc thực hiện các chức năng khác của quản lý 2 Thực trạng quản lý thời gian Trước khi tìm hiểu thực trạng, chúng ta cùng điểm qua một vài biểu hiện của lãng phí thời gian/sử dụng thời gian không đúng cách: ● Thích nằm lì ở nhà cày phim, đọc truyện, tán gẫu hơn là đi ra ngoài học hỏi, đi làm thêm tích lũy kiến thức ● Không cố gắng học hành, ngủ gục, chơi game, làm việc riêng khi ở trên lớp ● Ham thích mạng xã hội, lười đọc sách Dưới đây là một số kết quả khảo sát của nhóm về vấn đề sử dụng và xây dựng kế hoạch quản lý thời gian của 100 bạn sinh viên đến từ các trường Đại học 6 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 7 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 Theo thống kê, số lượng người dùng internet ở Việt Nam 2020 là 68,17 triệu người, con số này tăng 6,2 triệu người so với năm 2019 khoảng 10% Và cũng theo thống kê của Appota, trung bình mỗi ngày người Việt Nam đang sử dụng các thiết bị di động khoảng 4-5 giờ/ngày Đây thực sự là một con số rất lớn từ đó có thể thấy tình trạng lãng phí thời gian ở người trẻ ngày càng tăng cao 3 Nguyên nhân dẫn đến thực trạng 3.1 Nguyên nhân khách quan - Điện thoại/ Internet + Đang làm việc , học tập , sinh hoạt lại có một cuộc gọi từ bạn bè , người thân , nếu chỉ nói trong ít phút thì không có gì đáng nói, tình trạng “ nấu cháo “ mới là điều đáng quan tâm Nó lấy đi của chúng ta rất nhiều thời gian, thu về những thứ phần lớn là vô bổ còn công việc thì gián đoạn , trì trệ Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng ngày nhiều chức năng hơn, những ứng dụng hơn, những trò chơi ,những tiện ích… rất nhiều người suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin “ lắm chuyện “, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không hay suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau +Internet cũng là một nhân tố góp phần làm cho chúng ta mất tập trung trong công việc của mình Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết cách sử dụng hợp lí Đôi khi ngồi máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời lướt web xem tin tức , tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã hội… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy tính , làm việc, chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm bắt tin đôi chút rồi quay lại làm việc , nhưng rất nhiều người không thể làm như thế Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh sinh viên… internet cho sức ảnh hưởng rất lớn và cứ thế bài vở vẫn y nguyên, công việc vẫn dang dở, nhưng game thì tăng cấp độ , mạng xã hội thì có thêm nhiều cuộc trò chuyện, lúc lại quay làm việc thì lại có thêm công việc khác cần làm, kế hoạch không hoàn thành 8 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 - Các cuộc gặp gỡ không cần thiết + Có nhiều lúc, chúng ta nhận được nhiều lời mời tham gia tụ tập ăn uống chơi bời từ nhóm bạn đại học, bạn cấp 3, câu lạc bộ, đoàn thanh niên, … hôm nay ăn ở quán này ngày mai đi phượt ở chỗ kia tiêu tốn khá nhiều thời gian nhưng những gì nhận được không có nhiều lợi ích lắm Không thể phủ nhận rằng những lần tụ tập đó cũng đem lại cho bản thân một số ích lợi như nâng cao kỹ năng giao tiếp, mở rộng quan hệ xã hội,… nhưng thứ gì nhiều quá cũng không tốt Tham gia quá nhiều cuộc vui như con dao hai lưỡi nên biết dừng lại đúng mức có chừng mực Các cuộc vui không cần thiết làm tiêu tốn tiền bạc, lãng phí thời gian của bạn mà chưa chắc đã giúp bạn cải thiện bản thân Nếu biết sắp xếp thời gian biểu hợp lý, chọn lọc các cuộc vui chơi theo tiêu chí cần thiết, rảnh rỗi, thì có thể nâng cao hiệu quả làm việc, thư giãn tốt hơn 3.2 Nguyên nhân chủ quan - Thường chú ý vào những việc vô nghĩa + Bạn thường chú ý vào những việc nhảm nhí thì chẳng thể nào dành sự chú ý cho những thứ khác và thứ khác ở đây là những thứ quan trong Nếu như chỉ dành thời gian cho Facebook chẳng thể nào để ý đến việc điểm số bạn đang ở mức báo động không đủ hay bạn sẽ không có tâm trí nghĩ lương của bạn chỉ có vài triệu không đủ sống và sau này bạn sẽ chẳng thể ra trường được hay chẳng thể lo cho gia đình tương lai của bạn Bạn chú ý đến những drama trên mạng hay chú ý cho việc mua sắm online, bạn chẳng còn tâm trí nào để chú ý đến các điểm yếu chí mạng của bạn khi đi học, đó là bạn hay run rẩy khi thuyết trình vào lần nào thuyết trình bạn sẽ luôn cảm thấy kinh khủng.Khi bạn dùng sự chú ý cho những thứ ghen ghét đố kỵ , bạn sẽ chẳng thế nào để ý đến các mối quan hệ xung quanh bạn hay chính bản thân bạn Dành sự chú ý cho những thứ nhảm nhí, vô nghĩa mà quên đi những thứ quan trọng sẽ làm cho vấn đề của bạn càng ngày càng to lên, tật xấu của bạn càng ngày càng nặng hơn, bạn sẽ càng ngày càng yếu kém hơn và làm cho cơ thể bạn càng ngày càng yếu đuối - Không có mục tiêu và thứ tự mục tiêu rõ , không lập kế hoạch làm việc + Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải Chúng ta thường loay hoay suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên thường xuyên không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch làm việc cho bản thân, bỏ sót những công việc quan trọng là vấn đề thường thấy do không phải ai cũng có trí nhớ tốt, sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà không biết tiếp theo phải làm gì làm tiêu tốn rất nhiều thời gian ảnh hưởng đến kết quả và những công việc khác Tuy nhiên việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cứng nhắc là phải làm việc này việc kia vào thời điểm nhất định , mà đôi khi phải cho sự linh hoạt điều chỉnh phù hợp cho những tình huống bất ngờ, phù hợp với 9 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 tình trạng công việc , không nên mượn lý do để biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch + Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, những điều quan trọng đó là phải làm công việc nào trước tiên ? Liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch làm việc Khi không có thứ tự trước sau, chúng ta thường làm việc tùy hứng, dẫn đến trì trệ các công việc ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự + Lập kế hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra , nhưng khá nhiều người không làm được, chỉ nghĩ nhiều Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là : Làm nhiều, nghĩ ít ( Do more, think less!).Khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm , hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm - Tính trì hoãn khi làm việc + Căn bệnh trì hoãn là một trong những nguyên nhân làm cho con người chẳng thể đạt được thành công Những kiểu suy nghĩ “ Tôi sẽ làm việc đó trong ngày mai” ăn sâu vào suy nghĩ của rất nhiều người, nó làm cho bản thân chủ quan, ỷ lại Điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch , luôn trễ trong mọi tình huống Khi gặp một công việc không ưa thích , hay công việc quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp công việc không quá cao,… chúng ta thường có lối suy nghĩ đợi đến một lúc khác làm hay đợi khi nào có hứng sẽ bắt đầu công việc Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi , một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán trước ngày mai Chính sự trì hoãn nhiều lần làm cho chúng ta thành người thiếu trách nhiệm với bản thân , phung phí khoảng thời gian có vào những thứ vô bổ mà đánh ra có thể dùng để làm những công việc có ý nghĩa Những suy nghĩ ỷ lại, phó mặc , ngày mai hẵng lo,… làm những công việc không đúng nơi, đúng lúc + Trì hoãn gây ra các thói quen xấu: sự lề mề, không hành động ngay, sự thụ động Bản thân không nhận thức được mình đang lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm nguyên nhân để biện minh cho sự trì hoãn của mình, cứ thế họ mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ hội quý báu chỉ đến trong nháy mắt 4 Hậu quả của việc lãng phí thời gian Việc lãng phí thời gian sẽ làm cho bạn mấy đi nhiều tri thức, với những người không lãng phí thời gian họ sẽ dùng những thời gian đó để học hỏi, trau dồi thêm nhiều kiến thức mới, những kiến thức có ích cho cuộc sống công việc của họ Còn đối với những người lãng phí thời gian thì họ dành thời gian đó làm những việc vô bổ Điều đó đồng nghĩa với việc bạn mất đi rất nhiều những kiến thức và tri thức hay 10 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 Lãng phí thời gian còn làm bạn mất đi nhiều mối quan hệ, nhiều tình cảm đẹp Nếu bạn sử dụng thời gian của mình vào những việc làm vô bổ, không có ích thì những có hội gặp gỡ những người bạn mới, những mối quan hệ mới sẽ không có Về lâu dài bạn sẽ mất đi bạn bè và không có cơ hội gặp gỡ những người bạn mới Lãng phí thời gian còn làm mất phương hướng và những ước mơ, khát vọng ban đầu của bạn Đây có thể nói là tác hại lớn nhất mà những người lãng phí thời gian gặp phải Những người lãng phí thời gian sẽ không có thời gian để xây dựng ước mơ của mình Không hành động để thực hiện ước mơ đến khi thời gian qua đi nhìn lại bạn sẽ thấy hối tiếc rằng thời gian đó mình đã không cố gắng, phấn đấu để đạt được ước mơ Làm những việc vô bổ để lãng phí thời gian của mình, như vậy ước mơ và thành công mãi chỉ là điều ao ước khi bạn cứ lãng phí thời gian của mình Lãng phí thời gian cũng chính là lãng phí sức khỏe, điều này bạn sẽ thấy rõ nhất khi những đối tượng này gặp vấn đề về sức khỏe mới thấy được tầm quan trọng của thời gian Đến lúc đó thì không có cách nào để mua được thời gian Chương 2 Biện pháp đề xuất Biện pháp chung thường được sử dụng 11 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 ➔ Phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất là phương pháp lập kế hoạch theo các mốc thời gian cụ thể ➔ Trước khi lập kế hoạch phải thiết lập mục tiêu có định hướng rõ ràng, hợp lý ➔ Liệt kê những việc cần làm theo sự sắp xếp mức độ ưu tiên ➔ Phải phân chia thời gian cho từng công việc theo tầm quan trọng và mức độ ưu tiên cho từng công việc 12 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 Các vấn đề phát sinh trong kế hoạch đề ra ➔ Đôi khi trong quá trình lập kế hoạch sẽ có những mốc thời gian diễn ra quá dự định ban đầu so với kế hoạch nên cần phải thay đổi sao cho linh hoạt ➔ Luôn đặt ra quy định để bản thân luôn tuân thủ đúng kế hoạch ➔ Khi kế hoạch diễn ra không đúng như dự định cần phải tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng và đưa ra biện pháp để khắc phục 13 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 Biện pháp đề xuất: Nguyên lý 80/20 trong quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto) Nguyên lý Pareto được lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho chúng ta thấy rằng, ở bất kỳ một hệ thống nào, xu thế của nó là khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra Có nghĩa nếu chúng ta có danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại Thực tế, những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn chính là những việc quan trọng và đem lại giá trị cao nhất Một câu hỏi được đặt ra là nguyên lý Pareto nên được sử dụng như thế nào trong việc quản lý thời gian Nguyên lý Pareto chỉ có vai trò như là một yếu tố hướng dẫn nó chỉ rõ sự phát sinh tất yếu của một tình trạng nếu chúng ta không nắm vững được quyền chủ động trong công việc Do vậy, điều cốt lõi là chúng ta cần phải biết việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, việc nào đem lại giá trị cao nhất Quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Không quan trọng I II - Khủng hoảng - Các kế hoạch dài hạn - Các vấn đề cấp bách - Xây dựng mối quan hệ - Các dự án đến hạn - Tìm kiếm cơ hội - Công việc tồn đọng - Phát triển cá nhân III IV - Công việc đột xuất - Các công việc vô bổ - Thư từ, email - Điện thoại - Họp hành - Tán gẫu - Các vấn đề cấp bách - Hoạt động “giải trí” Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của chúng ta Khẩn cấp và quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi chúng ta phát sinh và đáp ứng cam kết quan trọng Nếu vì bối rối, không am hiểu và sắc bén trong mọi tình huống thì có thể chúng ta phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu Đây là những công việc chúng ta có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao Đó là những kế hoạch trong tương lai gần như đổi mới hoạt động, đào 14 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Tỉ mỉ chính là yếu tố đòi hỏi đầu tiên từ nhà quản lý Tiếp theo là thời gian đầu tư vào công việc tương đối nhiều Không khẩn cấp và không quan trọng (Not Urgent And Not Important): Những gián đoạn tầm thường chỉ là sự phân tâm và nên tránh nếu có thể Đối với tính chất của các công việc này, điều đầu tiên người quản lý nên làm là đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?” Câu trả lời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung bỏ qua, để đỡ mất thời gian Chúng ta dồn mọi tâm trí và sự nhạy bén của mình vào công việc quan trọng, thời gian cũng thoải mái hơn và không bị ảnh hưởng bởi sự căng thẳng, do vậy, hiệu quả và hiệu suất của công việc cũng được tăng theo Các nhà quản lý rất dễ mắc phải những sai lầm như dùng tất cả thời gian trong ngày để lấp đầy mọi hoạt động, không dành thời gian nào cho những việc phát sinh ngoài ý muốn Nếu có tình huống nảy sinh thì người quản lý không thể không tạm gác công việc theo kế hoạch của mình và buộc phải bắt tay vào những việc đó Thời gian biểu thực hiện trong một ngày của chúng ta, vì thế, lại tăng thêm tần suất công việc, nặng nề hơn rất nhiều Vậy chúng ta muốn công việc của mình nằm trong ô phần tư nào? Nếu chọn ô phần tư thứ nhất, chúng ta dễ lâm vào tình trạng căng thẳng (stress), kiệt sức vì làm quá nhiều việc và luôn trong tình trạng khủng hoảng, vì vậy, có thể chúng ta sẽ làm cả những công việc ngoài phạm vi chức năng của mình Nếu chọn ô phần tư thứ ba, có lẽ chúng ta chỉ tập trung vào những công việc ngắn hạn, vụn vặt, mang tính sự vụ Chúng ta sẽ không coi trọng mục tiêu, không lập kế hoạch, luôn luôn trong tình trạng thụ động Các mối quan hệ được xây dựng hết sức hời hợt Còn chọn ô phần tư thứ tư, có lẽ chúng ta thích vui chơi hơn là làm việc, chỉ nghĩ đến lợi ích của cá nhân chứ không phải tập thể vì vậy chỉ tiêu tốn thời gian mà thôi Vậy có phải ô phần tư số 2 là sự lựa chọn? Nếu công việc nằm trong ô phần tư thứ hai, rõ ràng chúng ta sẽ có được rất nhiều lợi ích vì những công việc đó sẽ giúp nâng cao tầm nhìn, phát triển khả năng và tập cho chúng ta tính kỷ luật tốt Ngoài ra nó còn giúp chúng ta cân bằng, sự sáng suốt, kỷ luật, tính tự chủ và hạn chế tối đa những “khủng hoảng”, những vấn đề đau đầu do công việc hay cuộc sống gây ra KẾT LUẬN Tóm lại, để quản lý thời gian có hiệu quả, mỗi cá nhân cần nhận thức được tầm quan trọng của thời gian, nhận diện những yếu tố gây lãng phí thời gian đồng thời chủ động xây dựng kế hoạch quản lý thời gian của mình Cho dù chọn sử dụng công cụ nào để quản lý thời gian thì cũng cần phải duy trì sự hài hòa giữa mục đích cuối cùng của cuộc đời với mục đích ngắn hạn, vai trò và thứ tự ưu tiên công việc; cần giữ thăng bằng trong cuộc sống; giữa công việc bận rộn vẫn cần phải chú ý đến những việc có ý nghĩa lâu dài như sức khỏe, tinh thần và quan hệ với mọi người Con người quan trọng 15 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 hơn công việc Mục đích lập ra biểu là để phục vụ cho chính bản thân và duy trì quan hệ tốt đẹp với mọi người Phục vụ con người mới là mục đích cuối cùng của quản lý thời gian DANH MỤC TÀI LIỆU THAM THAM KHẢO Peuquet D.J., 1994 It's About Time: A Conceptual Framework for the Representation of Temporal Dynamics in Geographic Information Systems Annals of the Association of American Geographers, Vol 84, No 3 (Sep.,1994), pp 441-461 Published by: Taylor & Francis Loc, P (n.d.) Đề tài Lãng phí thời gian - Nguyên nhân và cách khắc phục https://luanvan.net.vn/luan-van/de-tai-lang-phi-thoi-gian-nguyen-nhan-va-cach-khac-p huc-49222/ Hà, H S., & Tuấn, L (n.d.) (1987) Những bài giảng về quản lý trường học - Tập 3 - NXB Giáo dục Hằng, N (2020) Lãng phí thời gian là gì? Làm sao để không lãng phí thời gian Lãng phí thời gian là gì? Làm sao để không lãng phí thời gian Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) là gì? Áp dụng vào quản trị năng suất như thế nào cho đúng? (2022, April 22) Lãng phí thời gian là gì? Làm sao để không lãng phí thời gian https://resources.base.vn/productivity/nguyen-tac-pareto-nguyen-tac-80-20-la-gi-ap-d ung-vao-quan-tri-nang-suat-437 16 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 KẾ HOẠCH LÀM VIỆC NHÓM BÀI TẬP ĐÁNH GIÁ CUỐI KỲ MÔN KỸ NĂNG HỌC ĐẠI HỌC I Thông tin các thành viên STT Họ và tên MSSV Thông tin liên lạc Tóm tắt vai trò và phân chia công việc 1 Nguyễn Trần 2256250027 2256250027@hcm Nhóm trưởng – chịu Bảo Ngọc ussh.edu.vn trách nhiệm phân công, theo dõi tiến độ công việc, hoàn thành nội dung Nguyên lý 80/20 Trình bày, đảm bảo hình thức bài Word 2 Đoàn Gia Luân 2256250023 2256250023@hcm Hoàn thành PPT, ussh.edu.vn nội dung mở đầu và biểu hiện của lãng phí thời gian 3 Nguyễn Thị Kim 2256250009 2256250009@hcm Làm form khảo sát, Chi ussh edu.vn thống kê số liệu Hoàn thành nội dung phần Nguyên nhân 4 Lê Minh Hiếu 2256250015 2256250015@hcm Làm nội dung form ussh.edu.vn khảo sát Hoàn thành nội dung phần Khái niệm 5 Nguyễn Thanh 2256250016 2256250016@hcm Tổng hợp nội dung Hoài ussh.edu.vn sắp xếp vào bản Word, hỗ trợ nội dung PPT Hoàn thành nội dung phần Hậu quả và Biện pháp chung 17 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 6 Huỳnh Thị 2256250040 2256250040@hcm Tổng hợp nội dung Thanh Thanh ussh.edu.vn sắp xếp vào bản Word, hoàn thành nội dung form khảo sát (chọn lọc thuyết trình) III Mức độ đánh giá hoạt động thành viên nhóm Tính theo thang điểm 5 Họ và tên Điểm đánh giá Nguyễn Trần Bảo Ngọc 5 Đoàn Gia Luân 5 Nguyễn Thị Kim Chi 4 Lê Minh Hiếu 4 Nguyễn Thanh Hoài 4 Huỳnh Thị Thanh Thanh 3 18 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com)