Bài tiểu luận cuối kỳ tên đề tài xây dựng kế hoạch quản lý thời gian

Khái niệm thời gian- Thời gian là một khái niệm trực giác, mọi người có thể nhận biết thờigian nhưng không thể nhìn thấy không thể sờ được.- Thời gian có những đặc điểm sau đây:+ Không t

Trường Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn

Khoa Giáo Dục

Bài tiểu luận cuối kỳ TÊN ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Tp Hồ Chí Minh, Ngày 30 Tháng 12 Năm 2022

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

Nguyễn Trần Bảo Ngọc 2256250027

Nguyễn Thị Kim Chi 2256250009

Nguyễn Thanh Hoài 2256250016

Huỳnh Thị Thanh Thanh 2256250040

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

Chương 1 Thực trạng quản lý thời gian của sinh viên 5

KẾT LUẬN 15

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Napoleon Bonaparte từng nói “Mỗi giờ lãng phí là một cơ hội cho bất hạnh trong tương lai.” Bởi thời gian là dòng chảy một chiều, đã trôi đi sẽ không quay trở lại và nó cũng không chờ đợi một ai Đặc biệt ngày nay, trước sự phát triển vượt bậc của xã hội, nhịp sống của con người cũng dần trở nên hối hả

Ai trong chúng ta đều có khoảng thời gian 24 giờ cho một ngày và 365 ngày cho một năm không nhuận Vậy nhưng có những người cảm thấy thời gian chưa bao giờ là đủ, lại có những kẻ xem thời gian quá dư thừa Có thể thấy, điều khác nhau không phải chúng ta được trao bao nhiêu tài nguyên mà khác biệt nằm ở chỗ chúng ta sử dụng nó như thế nào

Có nhiều bạn trẻ, học sinh, sinh viên hiện nay luôn trong tâm thế nghĩ rằng mình còn trẻ mà lãng phí đi nhiều khoảng thanh xuân tươi đẹp Để rồi bỏ

lỡ đi nhiều cơ hội, đánh mất nhiều thời gian quý giá Nhận ra thực tiễn đầy tiếc nuối ấy, chúng em đã lựa chọn đề tài này nhằm đưa ra cách thức xây dựng kế hoạch quản lý thời gian nhằm hỗ trợ giải quyết vấn đề sử dụng thời gian hợp lý

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: tìm và đề ra phương pháp xây dựng kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả, hữu ích

Nhiệm vụ: xác định nguyên nhân dẫn đến thực trạng sử dụng thời gian bất hợp lí và biện pháp tối ưu cải thiện thực trạng đó

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính: thực trạng sử dụng thời gian của sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh năm 2022-2023

Phạm vi nghiên cứu:

+ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh

+ Trường Đại học Thủ Dầu Một + Trường Đại học Văn Lang + Trường Đại học Quốc tế + Và một số trường Đại học khác trong khu vực

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu liên quan đến vấn đề, phương pháp phỏng vấn, thu thập thông tin

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu

Hiểu rõ về tình trạng sử dụng thời gian của sinh viên, nghiên cứu biện pháp khắc phục hiệu quả tình trạng này

NỘI DUNG

Chương 1 Thực trạng quản lý thời gian của sinh viên

1 Các khái niệm liên quan

1.1 Khái niệm thời gian

- Thời gian là một khái niệm trực giác, mọi người có thể nhận biết thời gian nhưng không thể nhìn thấy không thể sờ được

- Thời gian có những đặc điểm sau đây:

+ Không thể quay lại: Thời gian luôn vận động tiến tới, chỉ một chiều từ quá khứ đến tương lai

+ Không thể dự trữ: Dù chúng ta có sử dụng hay không sử dụng thời gian thì nó vẫn mất đi

+ Không thể thay thế, điều chỉnh + Quỹ thời gian của mỗi người là hữu hạn

- Giá trị thời gian là những lợi ích từ việc chúng sử dụng 24h mỗi ngày có hiệu quả Đó là những giá trị mà thời gian mang lại cho chúng ta

1.2 Khái niệm quản lý thời gian

- Quản lý thời gian tức là quá trình kế hoạch và tiến hành kiểm soát có ý thức Thông thường đơn vị áp dụng trong một hoặc một chuỗi hoạt động

cụ thể Nhằm tăng hiệu quả, năng suất hoặc hiệu suất

- Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều cần phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch không bị lãng phí

- “Thời gian của bạn có hạn, nên đừng lãng phí thời gian sống cuộc đời

của người khác Đừng bị mắc kẹt trong những giáo điều, đó là sống chung với kết quả của những suy nghĩ của người khác Đừng để những quan điểm của người khác gây nhiễu và lấn át tiếng nói từ bên trong bạn Điều quan trọng nhất là có can đảm để theo trái tim và trực giác của mình Chúng biết bạn thực sự muốn trở thành gì Mọi thứ khác đều chỉ là thứ yếu.” Bài phát biểu của Steve Jobs tại lễ tốt nghiệp ở Đại học

Stanford (2005)

1.3 Khái niệm xây dựng kế hoạch

- Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một quá trình

và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm cái đó Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán, hình thành bản

kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch

- Xây dựng kế hoạch cần phải trả lời 4 câu hỏi:

+ Chúng ta đang ở đâu?

+ Chúng ta muốn đến đâu?

+ Chúng ta đến đó bằng cách nào?

+ Làm thế nào ta biết ta đã tới nơi?

- Xây dựng kế hoạch là một chức năng quan trọng hàng đầu của quản lý Nó là cơ

sở của việc thực hiện các chức năng khác của quản lý

2 Thực trạng quản lý thời gian

Trước khi tìm hiểu thực trạng, chúng ta cùng điểm qua một vài biểu hiện của lãng phí thời gian/sử dụng thời gian không đúng cách:

● Thích nằm lì ở nhà cày phim, đọc truyện, tán gẫu hơn là đi ra ngoài học hỏi, đi làm thêm tích lũy kiến thức

● Không cố gắng học hành, ngủ gục, chơi game, làm việc riêng khi ở trên lớp

● Ham thích mạng xã hội, lười đọc sách

Dưới đây là một số kết quả khảo sát của nhóm về vấn đề sử dụng và xây dựng kế hoạch quản lý thời gian của 100 bạn sinh viên đến từ các trường Đại học

Theo thống kê, số lượng người dùng internet ở Việt Nam 2020 là 68,17 triệu người, con số này tăng 6,2 triệu người so với năm 2019 khoảng 10% Và cũng theo thống kê của Appota, trung bình mỗi ngày người Việt Nam đang sử dụng các thiết bị

di động khoảng 4-5 giờ/ngày Đây thực sự là một con số rất lớn từ đó có thể thấy tình trạng lãng phí thời gian ở người trẻ ngày càng tăng cao

3 Nguyên nhân dẫn đến thực trạng

3.1 Nguyên nhân khách quan

- Điện thoại/ Internet

+ Đang làm việc , học tập , sinh hoạt lại có một cuộc gọi từ bạn bè , người thân , nếu chỉ nói trong ít phút thì không có gì đáng nói, tình trạng “ nấu cháo “ mới là điều đáng quan tâm Nó lấy đi của chúng ta rất nhiều thời gian, thu về những thứ phần lớn

là vô bổ còn công việc thì gián đoạn , trì trệ Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng ngày nhiều chức năng hơn, những ứng dụng hơn, những trò chơi ,những tiện ích… rất nhiều người suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin “ lắm chuyện “, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không hay suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau

+Internet cũng là một nhân tố góp phần làm cho chúng ta mất tập trung trong công việc của mình Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết cách sử dụng hợp

lí Đôi khi ngồi máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời lướt web xem tin tức , tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã hội… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy tính , làm việc, chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm bắt tin đôi chút rồi quay lại làm việc , nhưng rất nhiều người không thể làm như thế Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh sinh viên… internet cho sức ảnh hưởng rất lớn và cứ thế bài vở vẫn y nguyên, công việc vẫn dang dở, nhưng game thì tăng cấp độ , mạng xã hội thì có thêm nhiều cuộc trò chuyện, lúc lại quay làm việc thì lại có thêm công việc khác cần làm, kế hoạch không hoàn thành

- Các cuộc gặp gỡ không cần thiết

+ Có nhiều lúc, chúng ta nhận được nhiều lời mời tham gia tụ tập ăn uống chơi bời từ nhóm bạn đại học, bạn cấp 3, câu lạc bộ, đoàn thanh niên, … hôm nay ăn ở quán này ngày mai đi phượt ở chỗ kia tiêu tốn khá nhiều thời gian nhưng những gì nhận được không có nhiều lợi ích lắm Không thể phủ nhận rằng những lần tụ tập đó cũng đem lại cho bản thân một số ích lợi như nâng cao kỹ năng giao tiếp, mở rộng quan hệ xã hội,… nhưng thứ gì nhiều quá cũng không tốt Tham gia quá nhiều cuộc vui như con dao hai lưỡi nên biết dừng lại đúng mức có chừng mực Các cuộc vui không cần thiết làm tiêu tốn tiền bạc, lãng phí thời gian của bạn mà chưa chắc đã giúp bạn cải thiện bản thân Nếu biết sắp xếp thời gian biểu hợp lý, chọn lọc các cuộc vui chơi theo tiêu chí cần thiết, rảnh rỗi, thì có thể nâng cao hiệu quả làm việc, thư giãn tốt hơn

3.2 Nguyên nhân chủ quan

- Thường chú ý vào những việc vô nghĩa

+ Bạn thường chú ý vào những việc nhảm nhí thì chẳng thể nào dành sự chú ý cho những thứ khác và thứ khác ở đây là những thứ quan trong Nếu như chỉ dành thời gian cho Facebook chẳng thể nào để ý đến việc điểm số bạn đang ở mức báo động không đủ hay bạn sẽ không có tâm trí nghĩ lương của bạn chỉ có vài triệu không đủ sống và sau này bạn sẽ chẳng thể ra trường được hay chẳng thể lo cho gia đình tương lai của bạn Bạn chú ý đến những drama trên mạng hay chú ý cho việc mua sắm online, bạn chẳng còn tâm trí nào để chú ý đến các điểm yếu chí mạng của bạn khi đi học, đó là bạn hay run rẩy khi thuyết trình vào lần nào thuyết trình bạn sẽ luôn cảm thấy kinh khủng.Khi bạn dùng sự chú ý cho những thứ ghen ghét đố kỵ , bạn sẽ chẳng thế nào để ý đến các mối quan hệ xung quanh bạn hay chính bản thân bạn Dành sự chú ý cho những thứ nhảm nhí, vô nghĩa mà quên đi những thứ quan trọng sẽ làm cho vấn đề của bạn càng ngày càng to lên, tật xấu của bạn càng ngày càng nặng hơn, bạn

sẽ càng ngày càng yếu kém hơn và làm cho cơ thể bạn càng ngày càng yếu đuối

- Không có mục tiêu và thứ tự mục tiêu rõ , không lập kế hoạch làm việc.

+ Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải Chúng ta thường loay hoay suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên thường xuyên không có mục tiêu nhất định

để lập kế hoạch làm việc cho bản thân, bỏ sót những công việc quan trọng là vấn đề thường thấy do không phải ai cũng có trí nhớ tốt, sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà không biết tiếp theo phải làm gì làm tiêu tốn rất nhiều thời gian ảnh hưởng đến kết quả và những công việc khác Tuy nhiên việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cứng nhắc là phải làm việc này việc kia vào thời điểm nhất định , mà đôi khi phải cho sự linh hoạt điều chỉnh phù hợp cho những tình huống bất ngờ, phù hợp với

tình trạng công việc , không nên mượn lý do để biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch

+ Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, những điều quan trọng đó là phải làm công việc nào trước tiên ? Liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch làm việc Khi không có thứ tự trước sau, chúng ta thường làm việc tùy hứng, dẫn đến trì trệ các công việc ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không

có thứ tự

+ Lập kế hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra , nhưng khá nhiều người không làm được, chỉ nghĩ nhiều Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là : Làm nhiều, nghĩ ít ( Do more, think less!).Khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm , hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm

- Tính trì hoãn khi làm việc

+ Căn bệnh trì hoãn là một trong những nguyên nhân làm cho con người chẳng thể đạt được thành công Những kiểu suy nghĩ “ Tôi sẽ làm việc đó trong ngày mai”

ăn sâu vào suy nghĩ của rất nhiều người, nó làm cho bản thân chủ quan, ỷ lại Điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch , luôn trễ trong mọi tình huống Khi gặp một công việc không ưa thích , hay công việc quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp công việc không quá cao,… chúng ta thường có lối suy nghĩ đợi đến một lúc khác làm hay đợi khi nào có hứng sẽ bắt đầu công việc Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi , một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán trước ngày mai Chính sự trì hoãn nhiều lần làm cho chúng ta thành người thiếu trách nhiệm với bản thân , phung phí khoảng thời gian có vào những thứ vô bổ mà đánh ra có thể dùng để làm những công việc có ý nghĩa Những suy nghĩ ỷ lại, phó mặc , ngày mai hẵng lo,… làm những công việc không đúng nơi, đúng lúc

+ Trì hoãn gây ra các thói quen xấu: sự lề mề, không hành động ngay, sự thụ động Bản thân không nhận thức được mình đang lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm nguyên nhân để biện minh cho sự trì hoãn của mình, cứ thế họ mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ hội quý báu chỉ đến trong nháy mắt

4 Hậu quả của việc lãng phí thời gian

Việc lãng phí thời gian sẽ làm cho bạn mấy đi nhiều tri thức, với những người không lãng phí thời gian họ sẽ dùng những thời gian đó để học hỏi, trau dồi thêm nhiều kiến thức mới, những kiến thức có ích cho cuộc sống công việc của họ Còn đối với những người lãng phí thời gian thì họ dành thời gian đó làm những việc vô bổ Điều đó đồng nghĩa với việc bạn mất đi rất nhiều những kiến thức và tri thức hay

Lãng phí thời gian còn làm bạn mất đi nhiều mối quan hệ, nhiều tình cảm đẹp Nếu bạn sử dụng thời gian của mình vào những việc làm vô bổ, không có ích thì những có hội gặp gỡ những người bạn mới, những mối quan hệ mới sẽ không có Về lâu dài bạn sẽ mất đi bạn bè và không có cơ hội gặp gỡ những người bạn mới

Lãng phí thời gian còn làm mất phương hướng và những ước mơ, khát vọng ban đầu của bạn Đây có thể nói là tác hại lớn nhất mà những người lãng phí thời gian gặp phải Những người lãng phí thời gian sẽ không có thời gian để xây dựng ước mơ của mình Không hành động để thực hiện ước mơ đến khi thời gian qua đi nhìn lại bạn

sẽ thấy hối tiếc rằng thời gian đó mình đã không cố gắng, phấn đấu để đạt được ước

mơ Làm những việc vô bổ để lãng phí thời gian của mình, như vậy ước mơ và thành công mãi chỉ là điều ao ước khi bạn cứ lãng phí thời gian của mình

Lãng phí thời gian cũng chính là lãng phí sức khỏe, điều này bạn sẽ thấy rõ nhất khi những đối tượng này gặp vấn đề về sức khỏe mới thấy được tầm quan trọng của thời gian Đến lúc đó thì không có cách nào để mua được thời gian

Chương 2 Biện pháp đề xuất

Biện pháp chung thường được sử dụng

➔ Phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất là phương pháp lập kế hoạch theo các mốc thời gian cụ thể

➔ Trước khi lập kế hoạch phải thiết lập mục tiêu có định hướng rõ ràng, hợp lý

➔ Liệt kê những việc cần làm theo sự sắp xếp mức độ ưu tiên

➔ Phải phân chia thời gian cho từng công việc theo tầm quan trọng và mức độ ưu tiên cho từng công việc

Các vấn đề phát sinh trong kế hoạch đề ra

➔ Đôi khi trong quá trình lập kế hoạch sẽ có những mốc thời gian diễn ra quá dự định ban đầu so với kế hoạch nên cần phải thay đổi sao cho linh hoạt

➔ Luôn đặt ra quy định để bản thân luôn tuân thủ đúng kế hoạch

➔ Khi kế hoạch diễn ra không đúng như dự định cần phải tìm hiểu nguyên nhân

rõ ràng và đưa ra biện pháp để khắc phục

Biện pháp đề xuất: Nguyên lý 80/20 trong quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto)

Nguyên lý Pareto được lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho

chúng ta thấy rằng, ở bất kỳ một hệ thống nào, xu thế của nó là khoảng 80% kết

quả là do 20% nguyên nhân gây ra Có nghĩa nếu chúng ta có danh sách 10

việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn

lại Thực tế, những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó

khăn chính là những việc quan trọng và đem lại giá trị cao nhất

Một câu hỏi được đặt ra là nguyên lý Pareto nên được sử dụng như thế

nào trong việc quản lý thời gian Nguyên lý Pareto chỉ có vai trò như là một yếu

tố hướng dẫn nó chỉ rõ sự phát sinh tất yếu của một tình trạng nếu chúng ta

không nắm vững được quyền chủ động trong công việc Do vậy, điều cốt lõi là

chúng ta cần phải biết việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc

nào cần làm sau, việc nào đem lại giá trị cao nhất

- Khủng hoảng

- Các vấn đề cấp bách

- Các dự án đến hạn

- Công việc tồn đọng

II

- Các kế hoạch dài hạn

- Xây dựng mối quan hệ

- Tìm kiếm cơ hội

- Phát triển cá nhân

Không quan trọng III

- Công việc đột xuất

- Thư từ, email

- Họp hành

- Các vấn đề cấp bách

IV

- Các công việc vô bổ

- Điện thoại

- Tán gẫu

- Hoạt động “giải trí”

Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức,

nhưng thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của chúng ta

Khẩn cấp và quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động trong

lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi chúng ta phát

sinh và đáp ứng cam kết quan trọng Nếu vì bối rối, không am hiểu và sắc bén trong mọi tình huống thì có thể chúng ta phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết

Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu Đây là những công việc chúng ta có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao Đó là những kế hoạch trong tương lai gần như đổi mới hoạt động, đào