Tiểu luận cuối kỳ hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần giấy hải tiến

Đặc biệt, là một thành viên của tổ chức WTO, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước trên thị trường Việt Na, trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết Hiện nay, công nghệ thông ti

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Hà Nội, năm 2023



ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trần Diệu Linh_22030810 Bùi Thị Cúc_20031314 Đàm Ngọc Vĩnh Hiệp_22030799

Hà Nội, năm 2023



M ỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến 3

1.1 Thông tin chung 3

1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 3

1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh 4

1.4 Lĩnh vực họa động 4

1.5 Chiến lược phát triển 5

Chương 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần giấy Hải tiến 6

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức: 6

2.2 Phân tích cơ cấu tổ chức của công ty Giấy Hải Tiến 6

Chương 3: Mô hình chức năng của Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến 11

3.1 Ban giám đốc 11

3.2 Xưởng sản xuất 11

3.3 Phòng tài chính – kế toán 13

3.4 Phòng kinh doanh 15

3.5 Phòng nghiên cứu và phát triển 16

3.6 Phòng hành chính – nhân sự 17

3.7 Phòng truyền thông marketing 19

3.8 Bộ phận kho – vận 21

Chương 4: Mô hình luông thông tin của Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến 23

Chương 5: Những khó khăn gặp phải và hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến 24

5.1 Những khó khắn mà công ty phải đối mặt 24

5.2 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin 24

Chương 6: Phân rã thực thể Input/Output 26

6.1 Mối quan hệ giữa các thực thể 26

6.2 Mô hình phân rã thực thể Input/Output 28

Chương 7: Mô hình chức năng ERP của Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến 29

7.1 Phân tích hệ thống 29

7.2 Phân tích một số quy trình hoạt động cơ bản 33

TỔNG KẾT 55

DANH MỤC THAM KHẢO 56

Hiện nay, công nghệ thông tin trong những năm vừa qua đã phát triển không ngừng và có sức ảnh hưởng to lớn khi mang lại nhiều sự thay đổi đáng kể cho nền kinh tế và các tổ chức doanh nghiệp khác nhau Hiện nay, có thể thấy những ví dụ điển hình về sự thay đổi đến từ làn sóng này như mua sắm trực, tiếp thị số, mạng xã hội, truyền thông số, v.v Giờ đây, công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nếu muốn đạt được những kết quả tối ưu nhất trong việc hoạt động kinh doanh Vì vậy, các doanh nghiệp cũng cần thay đổi mạnh mẽ, áp dụng linh hoạt để phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Công nghệ thông tin có thể sử dụng trong đa dạng lĩnh vực hoạt động, quản lý của từng công ty như giúp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả, quản lý có hệ thống, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, quảng bá rộng rãi toàn cầu,

Công ty cổ phần Giấy Hải Tiến là một doanh nghiệp có tuổi đời về sản xuất các sản phẩm giấy vở, từ một cơ sở sản xuất nhỏ, sau hơn 30 năm hình thành và phát triển, Giấy Hải Tiến đã có bước phát triển vượt bậc và trở thành thương hiệu uy tín trên thị trường, được nhiều thế hệ học sinh, sinh viên và các thầy, cô giáo yêu mến, tin dùng Ngày nay, để cạnh tranh được trong một thị trường khốc liệt với hàng loạt các thương hiệu có tiếng trong nước như: Thiên Long, Hồng Hà, cùng các thương hiệu từ Nhật Bản, Trung Quốc, Giấy Hải Tiến cũng đang tích cực hội nhập và thay

đổi để tiếp tục thu hút khách hàng, nâng cao thị phần Để tồn tại và phát triển hơn nữa trong tương lai, công ty cổ phần giấy vở Hải Tiến đã có những chiến lược sử dụng công nghệ thông tin cho hoạt động sản xuất, quản lý, tổ chức và kinh doanh của mình và công ty đã, đang thực hiện tích cực các chiến lược đó

Để tìm hiểu về hoạt động áp dụng công nghệ thông tin của công ty, nhóm em

đã thực hiện bài tiểu luận này Do khả năng có hạn và thời gian viết bài, nghiên cứu còn hạn chế, bài tiểu luận của nhóm em không tránh khỏi những phần thiếu sót, rất mong được cô góp ý giúp chúng em hoàn thiện bài tiểu luận này hơn nữa

Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến

1.1 Thông tin chung

Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Giấy vở Hải Tiến

Tên quốc tế: Hai Tien paper Joinstock Company

Sau gần 5 năm hoạt động hiệu quả, thương hiệu Giấy Hải Tiến đã khẳng định được chỗ đứng vững chắc trên thị trường cả nước đặc biệt là Hà Nội, Miền Bắc, Miền Trung nơi công ty chiếm được thị phần lớn Để hoạt động hiệu quả và phát triển hơn, năm 1993 cơ sở sản xuất Hải Tiến đã chuyển đổi thành Tổ hợp tác xã Hải Tiến

Sau khi thành lập tổ hợp tác xã, thương hiệu Hải Tiến ngày một phát triển và khẳng định được chỗ đứng vững chắc trên thị trường Sản phẩm Hải Tiến đã có mặt khắp các tỉnh thành trên cả nước Đầu năm 2001, Tổ hợp tác xã Hải Tiến đã chuyển đổi mô hình hoạt động thành công ty Công ty Cổ phần Giấy Hải tiến được thành lập ngày 24/4/2001

Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến đang hoạt động sản xuất kinh doanh tại KCN Sài Đồng B, Long Biên, Hà Nội Với nhà máy sản xuất có diện tích lên đến 30.000m2

với trên 500 cán bộ công nhân viên Công ty đã có những đầu tư lớn vào máy móc, công nghệ sản xuất và hiện đang sở hữu một dây chuyền sản xuất giấy vở hiện đại bậc nhất Việt Nam.

Với phương châm chất lượng sản phẩm là ưu tiên hàng đầu, các sản phẩm Giấy Hải Tiến có nhiều ưu điểm: độ láng bóng, mịn, ít thấm nước, không nhòe khi viết, mực in bền lâu, không bị bạc màu Vì vậy Hải Tiến luôn nhận được sự tin tưởng và yêu mến của khách hàng Liên tục từ năm 2003 đến nay được người tiêu dùng bình

chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao”.

Tầm nhìn: Công ty Cổ phần giấy Hải Tiến sẽ trở thành nhà thương mại số 1

trong mỗi dòng sản phẩm mà công ty đang kinh doanh Đồng thời, Hải Tiến sẽ tiên phong và dẫn đầu xu hướng thị trường

Sứ mệnh: Tạo dựng thương hiệu, uy tín cho nhà sản xuất Cung cấp cho khách

hàng các sản phẩm tốt với giá cả cạnh tranh nhất, giaohàng nhanh nhất theo yêu cầu, các giải pháp tài chính tối ưu và dịch vụ kháchhàng vượt mong đợi.Đổi mới và sáng tạo dựa trên nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường.Đảm bảo chất lượng cuộc sống của cán bộ công nhân viên và lợi ích của cổđông

1.4 Lĩnh vực họa động

Với những mục tiêu, kế hoạch kinh doanh hợp lý, Công ty Giấy Hải Tiến đã không ngừng tăng trưởng trong những năm qua Các sản phẩm giấy Hải Tiến đã được các bạn học sinh, sinh viên và các thầy cô giáo yêu mến tin dùng Các sản phẩm

do Hải Tiến sản xuất có thể kể đến các nhóm sản phẩm sau:

Smartkids

• Vở Kẻ ngang ghim miền Bắc: Newway, Sáng tạo, Xuân hạ thu đông

• Vở Kẻ ngang ép keo đa lớp Haplus: Landscape, Newday, Star, Time, Fruit, Souvenir

• Tập ô ly miền Nam: SuperVip, Măng Non, Star, ABCD, Tuổi Teen, Tuổi thơ,

• Tập Sinh viên miền Nam: Tập Klever, Thư pháp

• Dụng cụ học tập: Vở vẽ, Giấy kiểm tra, Bìa kê tay, Giấy bọc vở

• Sổ ghim: Kế toán, Giáo Án,

• Sổ may gáy cao cấp: Rainbow, Sumo, Sunshine, Personal Note

• Sổ lò xo cao cấp: Business, Home

• Sổ bìa cứng: Journal, Office, Innova, Habook

• Sổ giả da: Business, Classic

• Sổ da cao cấp: Meeting, Time Visible, Premium, Skyline, Galaxy, Victory, Success, HighLight

Ngoài ra, Hải Tiến là một trong những nhà nhập khẩu và phân phối giấy photocopy có doanh số lớn nhất Việt Nam với các thương hiệu như Double A, Quality, King 100

Công ty Giấy Hải Tiến luôn tối ưu hóa mọi quy trình sản xuất để nâng cao hiểu quả sản xuất, đảm bảo được hiệu lực, hiệu quả của công việc và cũng như giảm thiểu được chi phí Cùng với đó là sự nâng cao chất lượng sản phẩm, không ngừng phát triển các sản phẩm mới để phục vụ thị trường tiêu dùng hiện nay Luôn tiếp cận người tiêu dùng thông qua các kênh truyền và mạng xã hội cho người tiêu dùng có thể hiểu hơn về sản phẩm

Chương 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần giấy Hải tiến

2.2 Phân tích cơ cấu tổ chức của công ty Giấy Hải Tiến

2.2.1 Đại hội cổ đông

công ty, có quyền thảo luận và thông qua: Báo cáo tài chính kiểm toán hàng năm,

báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo của Hội đồng quản trị, kế hoạch phát triển ngắn

hạn và dài hạn, quyết định bằng văn bản về các vấn đề của Công ty Thông qua các

vấn đề khác theo quy định của pháp luật, xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng

quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của công ty

Đại hội đồng

Phòng nghiên cứu và phát triển

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Phòng công nghệ thông tin

Phòng nhân sự hành chính

Phòng truyền thông marketi

ng

Phòng tài chính

kế toán

Phòng kinh doanh

Kho vận

2.2.2 Ban kiểm soát

- Là bộ phận kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty

- Kiểm tra tính điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính tài chính Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên

- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông

2.2.3 Hội đồng quản trị:

- Là cơ quan quản lý công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Hội đồng quản trị thực hiện nhiệm vụ quản trị tổ chức tài chính quy mô nhỏ theo quy định của pháp luật; quyết định chủ trương, phương hướng hoạt động của tổ chức tài chính quy mô nhỏ và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác được quy định tại điều

lệ của tổ chức tài chính quy mô nhỏ

2.2.4 Giám đốc:

- Là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty Chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Quyết định các vấn đề liên quan đến mọi công việc kinh doanh hằng ngày của công

ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị và thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

- Là người quản lý các khâu sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty Thực hiện quản lý nhân sự trong phòng ban của mình Phối hợp với giám đốc để thiết lập những quy chế, quy định phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Quản lý ngân sách và dòng tiền cho các kế hoạch kinh doanh, sản xuất, nhân sự,

- Bộ máy của doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều phòng ban khau nư: nhân sự, tài chính, marketing, kinh doanh,… Cho nên mỗi phòng ban sẽ có một vị trí ban giám đốc riêng để quản lý từng mảng

+ Nhân viên quản lý sản xuất: Công việc của họ là đảm bảo tiến độ sản xuất kịp thời,

số lượng cũng như chất lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn theo đúng kế hoạch đề ra + Công nhân sản xuất: Thực hiện công đoạn theo sự phân công của nhân viên quản

lý sản xuất Thực hiện theo sự hướng dẫn về kỹ thuật: vệ sinh máy móc, nếu phát hiện máy bị hư thì báo ngay cho tổ bảo trì sửa chữa, tuyệt đối không được tự sửa chữa Khi làm việc, phải đúng vị trí, công đoạn do tổ trưởng sắp xếp, chú ý việc hướng dẫn kỹ thuật của kỹ thuật

- Lên ý tưởng cho sản phẩm theo định hướng phát triển của công ty.Nghiên cứu thị trường, thị hiếu người dùng, dự báo xu hướng tiêu dùng của tập khách hàng và xây

dựng tài liệu giới thiệu về sản phẩm

- Nghiên cứu công thức và quy trình sản xuất cho sản phẩm sao cho tiết kiệm chi phí

và thu được lợi nhuận tối đa, có hiệu quả, chất lượng có sức cạnh tranh lớn trên thị trường.Nghiên cứu thị trường nguyên liệu đầu vào, cùng với phòng đảm bảo chất lượng xây dựng các tiêu chuẩn cho nguyên liệu và quá trình sản xuất Thử nghiệm, đánh giá hiệu quả và sự hài lòng của người dùng về sản phẩm, từ đó có sự điều chỉnh phù hợp

- Làm việc với các đối tác có sẵn của công ty và mở rộng thêm đối tác sản xuất để lên kế hoạch phát triển sản phẩm.Tư vấn, đào tạo về sản phẩm và phối hợp với các

bộ phận khác để triển khai dự án, tạo nên sản phẩm

- Nghiên cứu về công nghệ thông tin, xây dựng định hướng, chiến lược và kế hoạch phát triển, ứng dụng CNTT vào các hoạt động của doanh nghiệp như sản xuất, kinh doanh, quản trị nội bộ, xây dựng sản phẩm trên nền tảng công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng, Ngoài ra, bộ phận IT còn có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho ban lãnh đạo về những vấn đề liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp theo từng giai

đoạn phát triển

- Hoạt động truyền thông:

+ Xây dựng các chiến lược, chương trình và kế hoạch truyền thông Là đầumối triển khai các hoạt động quảng bá sản phẩm, tuyên truyền hình ảnhcông ty

+ Là cầu nối để liên hệ mời các cơ quan báo chí, truyền thông để tổ chứchọp báo đưa tin về hoạt động của công ty. Là đơn vị làm việc và tiếp nhận tất cả các nội dung yêu cầu của phóngviên báo chí đến liên hệ làm việc với công ty

ảnh và thương hiệu của công ty Tuyên truyền và giới thiệu các sản phẩm, slogan trên hệ thống website.

- Đảm bảo an toàn lao động trong hoạt động kho, đảm bảo toàn bộ nhân viên được đào tạo theo kế hoạch, nâng cao chất lượng sản phẩm Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suố quá trình lưu kho và vận chuyển

- 100% hàng hóa phải được kiểm tra QC/PDI trước khi giao cho khách hàng Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng vật tư, hiệu quả chuỗi cung ứng vật tư đúng theo kế hoạch

Chương 3: Mô hình chức năng của Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến

Sơ đồ chức năng hệ thống

3.1 Ban giám đốc

- Là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện các nhiệm vụ quản lý

và điều hành nhất định để đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty

- Một số vị trí ban điều hành mà công ty cổ phần Hải Tiến đang có bao gồm: Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng quản trị; Ban giám đốc

3.2 Xưởng sản xuất

3.2.1 Trưởng phòng sản xuất

- Tham mưu cho ban lãnh đạo trong dự trù kế hoạch Xây dựng, triển khai, điều chỉnh kế hoạch chi tiết cho phòng sản xuất Phối hợp chặt chẽ với phòng kho vận Điều phối nhân sự phòng sản xuất Thực hiện công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên

- Thực hiện tiếp nhận các đơn hàng hàng về sản phẩm và xây dựng những kế hoạch liên quan đến việc triển khai quá trình sản xuất

Phòng kinh doanh

Phòng nghiên cứu và phát triển

Phòng Hành chính – nhân sự

Phòng truyền thông marketi

ng

Bộ phận kho – vận

Phòng tài chính –

kế toán

Xưởng

sản xuất

Ban giám đốc

- Tuyển dụng và đào tạo cho các nhân sự về quá trình hình sản xuất hàng hóa theo đúng quy định của doanh nghiệp

- Trực tiếp tham gia vào quá trình tổ chức cũng như vận hành các công đoạn của quy trình sản xuất Thực hiện quan sát cũng như đánh giá năng lực của các nhân viên thuộc quyền quản lý

- Xây dựng và thành lập các báo cáo liên quan đến quá trình sản xuất bật để nộp lại hoặc trình lên cho các quản lý cấp cao hơn khác

- Công nhân sản xuất làm trong nhiều nhà máy, xí nghiệp và khu công nghiệp, sử dụng máy móc thiết bị hoặc thao tác thủ công để chế biến, chế tạo, gia công và hoàn thành sản phẩm từ nguyên vật liệu thô Công nhân làm việc dưới sự chỉ dẫn của nhân viên quản lý sản xuất hay các cấp quản lý chất lượng theo từng bộ phận

hoạt động của toàn công ty

+ Quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị,

máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

3.2.5 Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm:

- Đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của doanh nghiệp

- Chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm soát hệ thống các tiêu chuẩn về chất lượng của từng loại sản phẩm; kiểm soát các phương tiện, công cụ, thiết bị đo lường phục vụ cho quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lượng sản phẩm.

Sơ đồ mô hình chức năng của xưởng sản xuất

3.3.1 Kế toán trưởng

- Tham mưu cho cấp trên về cách sử dụng nguồn vốn hợp lý và cập nhật các luật cũng như quy định về những thay đổi đối với ngành kế toán Kế toán trưởng cũng cần đảm bảo nguồn vốn của công ty và kiểm tra kỹ các hợp đồng kinh tế để bảo vệ

lợi ích của doanh nghiệp

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh như: Các hoạt động của DN liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của DN

- Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT Theo dõi và quản lý công nợ, theo dõi và tính toán giá thành sản xuất thực tế theo từng sản phẩm; tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu, phụ liệu đi kèm và chi phí sản xuất dở dang

- Kiểm tra và giám sát việc luân chuyển hàng tồn kho (Nhập-Xuất-Tồn kho), thời

gian tồn kho tại từng kho thông qua kế toán tổng hợp kho

3.3.3 Kế toán thanh toán

- Thực hiện công tác quản lý và theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp

- Đồng thời có trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản chi trong doanh nghiệp

- Quản lý quỹ tiền mặt

3.3.4 Ban giá thành và hợp đồng kinh tế

- Tính được giá thành của sản phẩm và đưa ra các biện pháp khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm từ các số liệu tính được

- Theo dõi chi tiết việc nhập – xuất nguyên liệu và thành phẩm hàng ngày, kiểm tra, cập nhật các phiếu nhập kho – xuất kho, đảm bảo số lượng, đơn giá khớp với đơn đặt hàng được ký duyệt

- Kiểm soát việc tiêu hao nguyên vật liệu, đảm bảo theo định mức quy định

- Phối hợp với nhân viên kế toán tổng hợp hoàn thiện bảng phân tích – báo cáo tình hình lãi lỗ

- Thực hiện các công việc khác khi được kế toán trưởng yêu cầu

Sơ đồ mô hình chức năng của phòng tài chính – kế toán

3.4 Phòng kinh doanh

- Nghiên cứu và triển khai thực hiện việc tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng Xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng

- Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán và lập báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ, để có căn cứ ký hợp đồng với khách hàng

- Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh của các

bộ phận khác Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch diễn ra đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu trong hợp đồng với khách hàng

- Đề xuất các chiến lược marketing cũng như các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn cụ thể.- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ và mở rộng mối quan hệ với khách hàng mới

- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao

Phó giám đốc tài chính

Phòng kế toán – tài chính kế toán

Kế toán trưởng Kế toán tổng

hợp

Kế toán thanh toán hợp đồng kinh tế Ban giá thành và

Sơ đồ mô hình chức năng của phòng kinh doanh

- Phối hợp với các bộ phận khác để có thể khảo sát về tình hình thị trường Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của từng khách hàng

- Thực hiện các công việc về cải tiến và chỉnh sửa sản phẩm theo các yêu cầu của cấp trên

- Đối với các sản phẩm mà khách hàng khiếu nại hoặc phát hiện ra lỗi thì nhân viên phải tiến hành thu hồi ngay

- Thực hiện các cuộc nghiên cứu và thử nghiệm các sản phẩm mới Đảm bảo về việc phát triển các sản phẩm tuân thủ theo quy định, tiêu chuẩn pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác mà cấp trên giao phó

Trưởng phòng kinh doanh

Phó phòng kinh doanh

Trưởng nhóm kinh doanh

Trưởng nhóm CSKH

Nhân viên kinh doanh

Nhân viên CSKH

3.6 Phòng hành chính – nhân sự

3.6.1 Bộ phận tuyển dụng

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp Họ sẽ làm việc với các phòng ban khác trong công ty để nắm bắt nhu cầu nhân sự của từng phòng ban, sau đó lập kế hoạch, chiến lược tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng

- Lập kế hoạch và tiến hành các chiến dịch tuyển dụng đúng thời điểm nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp

- Thông báo thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp trên các kênh tuyển

dụng

- Thực hiện các nghiệp vụ tuyển dụng: sàng lọc, lưu trữ hồ sơ ứng viên, sắp

xếp lịch phỏng vấn, tham gia phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá năng lực ứng viên

- Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp, tham gia, tổ

chức các hoạt động, sự kiện thu hút nhân tài

3.6.2 Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

- Chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chính sách có liên quan khác của công ty sao cho đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của nhân viên và các quy định của nhà nước Để hoàn thành tốt vai trò của mình, bộ phận C&B cần nắm vững các kiến thức về luật lao động, bảo hiểm cùng nhiều chính sách, quy định có liên quan khác

- Chấm công, quản lý giờ giấc làm việc, nghỉ phép… của nhân viên trong công

ty

Xây dựng thang bảng lương cho từng vị trí công việc.Xây dựng chính sách

phúc lợi, đãi ngộ cho doanh nghiệp

- Xử lý kịp thời các mâu thuẫn phát sinh trong môi trường làm việc và các tranh

chấp trong quan hệ lao động giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp

3.6.4 Bộ phận đào tạo và phát triển

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo theo yêu cầu

của công ty

- Xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với từng mục tiêu phát triển

- Giám sát, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo, có biện pháp điều

chỉnh phù hợp để gia tăng hiệu quả chương trình đào tạo

- Tổ chức các chương trình đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên mới nhằm giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc và hòa nhập với môi trường làm việc tốt hơn

Sơ đồ mô hình chức năng của phòng hành chính – nhân sự

3.7.1 Bộ phận quản trị Marketing:

- Tìm hiểu và đánh giá nhu cầu mà khách hàng cần được đáp ứng

- Tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp Từ đó đưa ra giải pháp để khắc phục để đạt được mục tiêu đã đề ra

- Đưa ra chiến dịch quảng cáo, tiếp thị hiệu quả Giúp khách hàng biết tới sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách sử dụng phương tiện truyền thông

- Đánh giá được đối thủ cạnh tranh trên thị trường Việc cuối cùng của quản trị marketing căn bản là đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp và đạt hiệu quả cao

3.7.2 Bộ phận quảng cáo và khuyến mãi:

- Lên chiến lược quảng bá thương hiệu

- Thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu thông qua quảng cáo, khuyến mãi

và tài trợ

- Quản lý chi phí cho các hoạt động xây dựng và quảng bá thương hiệu

- Giám sát toàn bộ các hoạt động Marketing nhằm gìn giữ và duy trì thương hiệu của doanh nghiệp

- Công việc của đại diện tiêu thụ (Sale Representative) là thực hiện công việc do cấp trên giao phó

- Vị trí đại diện tiêu thụ (Sale Representative) là dưới quyền của Supervisor (Quản

lý điều phối) hoặc Sale Director (Giám đốc kinh doanh) Vì vậy người đại diện kinh doanh đồng thời phải thực hiện các nhiệm vụ do cấp trên phân công Chẳng hạn như:Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, vạch ra và theo sát chiến lược bán hàng của công ty, đảm bảo đạt chỉ tiêu doanh thu đối với khu vực phụ trách, quản lý việc thu hồi công

nợ từ khách hàng, trực tiếp lên ý tưởng về các chương trình khuyến mãi, hậu mãi, triển khai và thực hiện theo kế hoạch được cấp trên duyệt vàtiến hành báo công việc cho cấp trên theo ngày, tuần, tháng

Sơ đồ mô hình chức năng của phòng marketing

3.8 Bộ phận kho – vận

- Là một ngành liên quan đến thương mại đa quốc gia, đa khu vực nên vị trí công việc ngành kho vận cũng rất phong phú vì vậy công ty cổ phần giấy Hải Tiến cũng

có những vị trí tưng tự, cụ thể:

+ Quản lý kho: có trách nhiệm quản lý và điều hành họa động của kho, bao gồm lập

kế hoạch, giám sát, phân bổ nguồn lực và đảm bảo hiệu quả cao

+ Nhân viên kho: chịu trách nhiệm về việc quản lý và kiểm soát hàng hóa, bao gồm

cả việc nhập kho, xuất kho và lưu trữ hàng hóa

+ Chuyên viên vận chuyển: quản lý và theo dõi việc vận chuyển hàng hóa, bao gồm

cả định tuyến, cân nhắc các phương tiện vận chuyển

+ Nhân viên giao nhận: chịu trách nhiệm và vận chuyển hàng hóa

+ Nhân viên bảo trì: bảo trì và sửa chữa các thiết bị và cơ sở hạ tầng trong kho

+ Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng: quản lý và tối ưu hóa quá trình chuỗi cung ứng của công ty, bao gồm cả quản lý nhà cung cấp và đối tác vận chuyển

+ Chuyên viên kế toán kho: quản lý các khoản chi phí và thu nhập liên quan đến hoạt động của kho, bao gồm cả lập báo cáo tài chính và quản lý khoản vay nợ của công

ty

Sơ đồ mô hình chức năng của bộ phận kho – vận

Chuyên viên vận chuyển

Chuyên viên bảo trì

Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng

Chuyên viên kế toán kho

Nhân viên giao nhận

Nhân

viên

kho

Quản lý kho – vận

Chương 4: Mô hình luông thông tin của Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến

Chương 5: Những khó khăn gặp phải và hiện trạng ứng dụng công nghệ

thông tin tại Công ty Cổ phần Giấy Hải Tiến

5.1 Những khó khắn mà công ty phải đối mặt

- Vẫn còn một bộ phận nhân viên chưa tích cực thay đổi thói quen làm việc thủ công, chưa chủ động học tập và trau dồi nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác của mình; chưa chủ động khai thác, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin công ty sử dụng

- Chưa phát huy được tối đa tính năng, lợi ích của các phương tiện công nghệ thông tin và cơ sở hạ tầng, thiết bị công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả trong công việc cũng như trong quản lý điều hành

- Trình độ, năng lực của một số lãnh đạo phòng ban chưa bắt kịp với tốc độ phát triển cao của công nghệ thông tin Một số lãnh đạo bảo thủ, chưa đủ can đảm thay đổi, chuyển giao nhiều hoạt động của phòng ban với công nghệ thông tin

- Công ty sử dụng tích cực công nghệ thông tin trong việc quản lý nhưng đồng thời, sử dụng nhiều ứng dụng sẽ khiến việc quản lý, sử dụng nguồn tin chung có nhiều khó khăn,những công việc cần liên kết nhiều phòng ban diễn ra rườm rà, lãng phí nhiều nguồn lực, không đạt được hiệu quả cao nhất

- Việc đầu tư vào công nghệ thông tin, chuyển giao giao công nghệ thông tin tốn kém nhiều chi phí, nhiều khi vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp

5.2 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin

- Sự phát triển, tiến bộ của khoa học công nghệ và chuyển giao công nghệ tạo điều kiện thuận lợi cho Hải Tiến tiếp thu công nghệ vào sản xuất giấy Hiện nay, Ban Giám đốc Công ty Giấy Hải Tiến đã có những thành công đáng kể cho những đổi mới công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật vào sản xuất Việc đổi mới công nghệ được thực hiện trong các lĩnh vực như: sản xuất bột giấy với việc cải tiến công nghệ nấu tẩy, sản xuất giấy với việc chuyển từ công nghệ xử lý giấy trong môi trường axit sang môi trường kiềm, lĩnh vực đo lường điều khiển, kỹ thuật công nghệ

in, công nghệ tráng phủ làm bìa tập và tạo mùi thơm trên trang vở, Đồng thời, công tác đào tạo nhân viên luôn được công ty chú trọng Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, Công ty sẽ tiến hành đào tạo và đào tạo lại nhằm cập nhật

trình độ công nghệ, nâng cao tay nghề, kỹ năng tin học cho người lao động để đáp ứng yêu cầu công việc và biến động của thị trường Ngoài ra, công ty cũng vô cùng chú trọng quy hoạch, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hiện tại và cả tương lai trong quá trình phát triển, đổi mới của công ty.

- Bên cạnh đó, công ty cũng thiết lập website riêng cho thương hiệu giấy Hải Tiến, tham gia tích cực trên tất cả các sàn thương mại điện tử như: Tiki, Lazada, Shopee, tạo lập mạng nội bộ truy cập riêng để trao đổi công việc, kỹ năng, thông báo các tin tức nội bộ, hình thành các tổng kết đánh giá năng lực nhân viên, … phục phục vụ cho các hoạt động kinh doanh cũng như quản lý

- Công ty luôn thực hiện áp dụng công nghệ thông tin để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất như áp dụng các phần mềm họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, Skype, phù hợp với từng phòng ban Các nhân viên được cấp email riêng theo từng phòng ban để nhận thông tin nhanh chóng và thuận lợi nhất, dễ dàng trao đổi trực tiếp trong phòng ban Công ty tận dụng tối đa các nguồn lực công nghệ để thực hiện tính toán, dự trù kinh phí, quản lý hợp đồng, khách hàng, quản lý sự kết nối giữa các phòng ban, …

Tóm lại, hoạt động công nghệ thông tin diễn ra tích cực, sôi nổi trong công ty, đem lại những thành tựu nhất định cho công ty trong quá trình phát triển, hội nhập quốc tế Tuy vậy, trong quá trình áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sản xuất vẫn có những bất cập nhất định Điều này đòi hỏi công ty cần có chính sách, lộ trình đầu tư hợp lý cả về công nghệ lẫn nâng cao trình độ nhân sự để đạt được hiệu quả cao nhất Đồng thời, công ty cần cập nhật tình hình thay đổi của thị trường, pháp luật, chính trị, môi trường, văn hóa xã hội để tránh tối đa những rủi ro, thất bại

Chương 6: Phân rã thực thể Input/Output

6.1.1 Ban giám đốc

- Là người đưa ra các quyết định, nhiệm vụ và kế hoạch nhằm đảm bảo việc điều hành hoạt động của công ty đồng thời nhận các bản báo cáo từ hệ thống các phòng ban

- Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống quản trị chặt chẽ, liên kết giữa các phòng ban với nhau từ đó dễ dàng hướng công ty về một khuôn khổ có hoạt động một cách thống nhất và liền mạch

- Quản lý về dòng tiền, doanh số và các trường hợp bất ngờ, các vấn đề phát sinh do thị trường thay đổi hay có sự cố xảy ra

6.1.2 Phòng kinh doanh

- Kết hợp với phòng Marketing để đưa ra các ý tưởng nghiên cứu, tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng Từ đó, đưa ra các chiến lược nhằm quảng bá sản phẩm đưa các sản phẩm đến gần với khách hàng bằng cách xây dựng các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng

- Kết hợp với phòng nhân sự để đưa ra các kế hoạch trong việc tuyển dụng, đề ra các chính sách khen thưởng cho nhân viên

- Cung cấp các số liệu báo cáo hàng tháng cho phòng tài chính – kế toán về các khoản thu chi của phòng

- Kết hợp với phòng kinh doanh về việc nghiên cứu và triển khai các chiến lược cùng với đó là kết hợp với phòng tài chính – kế toán về các khỏan chi phí cho các hoạt động truyền thông nhằm quảng bá sản phẩm ra ngoài thị trường

- Kết hợp với phòng nhân sự về hoạt động tuyển dụng nhân sự trên các nền tảng

- Báo cáo các hoạt động và kết quả của chiến lược marketing đạt được với ban lãnh đạo( ban giám đốc)