Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Tổng công ty Điện lựcthành phố Hà Nội...35CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI...37 Tran
lOMoARcPSD|38895030 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LTH VÀ QTVP BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM 4 TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI Giảng viên : ThS Cam Anh Tuấn Sinh viên : Đinh Thị Thúy Ngân MSSV : 18031119 Lớp : K63 LTH và QTVP Hà Nội, 2022 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 PHẦN NỘI DUNG 6 CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Lịch sử hình thành 6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.3 Cơ cấu tổ chức 9 1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan 10 1.5 Một số trang thiết bị 11 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 12 2.1 Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan 12 2.2 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan .13 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13 2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan 13 2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: .15 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 15 2.2.3.1 Xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3.2 Hủy tài liệu hết giá trị 17 2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ 18 2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 21 2.2.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.2.7.1 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24 2.2.7.2 Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ .25 2.2.7.3 Quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu 25 2.2.8 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26 2.2.8.1 Một số nguyên tắc trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ .27 2 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 2.2.8.2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 28 2.2.8.3 Khảo sát tài liệu lưu trữ: 28 2.2.8.4 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý: 29 2.2.8.5 Thực hiện chỉnh lý .32 2.2.8.6 Kết thúc chỉnh lý .34 2.2.9 Tình hình sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ .35 2.2.9.1 Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 35 CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI .37 3.1 Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, lịch sử phông tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 37 3.2 Sắp xếp và phân loại tài liệu 37 3.3 Chỉnh lý tài liệu .37 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT .38 Tài liệu tham khảo 39 CHƯƠNG V PHỤ LỤC 40 3 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, với xu thế xã hội ngày càng phát triển, đời sống không ngừng được nâng cao, thông tin ngày càng trở nên đa dạng và bức thiết đòi hỏi chúng ta phải đưa công tác lưu trữ ngang tầm với các ngành khoa học khác Bất kỳ ở cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay đoàn thể nào thì công tác lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu, muốn thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều phải cần đến công văn giấy tờ Vì vậy, lưu trữ tài liệu chính là giữ gìn những tài sản quý giá của cơ quan, những bằng chứng lịch sử nhằm phục vụ cho công trình nghiên cứu sau này Là sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với chuyên ngành Lưu trữ học, chúng em đã được thầy, cô giảng dạy, truyền đạt những kiến thức trong công tác lưu trữ Từ đó, hiểu được tầm quan trọng của công tác lưu trữ như: Công tác lưu trữ đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia… Được sự đồng ý của Lãnh đạo văn phòng Tổng Công ty Điện lục Hà Nội, chúng em được tiếp nhận về phòng Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng công ty để được quan sát, thực hành những nghiệp vụ về công tác lưu trữ Đây là môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác lưu trữ Qua thời gian thực tập từ ngày 22/11/2021 đến ngày 11/02/2022 tại Công ty Điện lực Hà Nội, được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của các anh chị tại công ty, em có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng 4 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc hiện tại của bản thân Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Lưu trữ học và Quan trị văn phòng cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ phòng nơi em thực tập, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ lưu trữ Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định thêm tình hình dịch bệnh phức tạp làm ảnh hưởng đến chất lượng thực tập, chính vì vậy báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề suất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức; các thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng để bài báo cáo của chúng em được hoàn thiện tốt hơn Em xin chân thành cảm ơn ! 5 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1 Lịch sử hình thành Công ty mẹ - Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Công ty mẹ) là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tập đoàn Điện lực Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động, có chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước và các ngân hàng; có trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết; chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Tổng công ty và vốn đầu tư vào các công ty con, công ty liên kết Mục tiêu: Luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu về điện của mọi khách hàng với chất lượng ngày càng cao và dịch vụ ngày càng hoàn hảo Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội đã và đang tiếp tục nâng cao hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 ÷ 2008, đẩy mạnh ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, cải cách hành chính trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm nâng cao độ tin cậy của lưới điện đảm bảo vận hành cung ứng điện liên tục, an toàn, ổn định phục vụ các hoạt động chính trị - xã hội, an ninh quốc phòng, phát triển kinh tế và đời sống nhân dân trên địa bàn toàn Thành phố Cùng với đó, Tổng công ty cũng không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, đẩy mạnh thực thi văn hoá doanh nghiệp và các hoạt động xã hội vì lợi ích cộng đồng Những năm qua, dưới sự chỉ đạo của Thành phố Hà Nội và Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNHANOI đã vận dụng linh hoạt, hiệu quả các chủ trương đúng đắn vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh Đặc biệt, với quyết tâm của tập thể cán bộ công nhân viên, sự quan tâm, tin tưởng, động viên, chia sẻ chân thành của quý khách hàng, Tổng công ty đã gặt hái được nhiều thành tích xuất sắc 6 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Tên gọi: - Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM - Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM - Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY - Tên gọi tắt: EVN 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Hoạt động phân phối điện theo giấy phép hoạt động điện lực; - Sản xuất và kinh doanh điện năng Sửa chữa thiết bị điện; - Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, các dịch vụ khác liên quan đến ngành điện, mua bán vật tư, thiết bị điện; - Sản xuất phụ kiện và thiết bị lưới điện; - Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện; - Tư vấn khảo sát, thiết kế và xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 500 kV; - Đại lý dịch vụ viễn thông công cộng Kinh doanh thiết bị viễn thông; - Tư vấn giám sát thi công xây lắp các công trình lưới điện đến cấp điện áp 500kV; tư vấn đầu tư xây dựng các dự án viễn thông công cộng; - Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình điện; - Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin; - Quản lý vận hành hệ thống mạng viễn thông và công nghệ thông tin Xây lắp các công trình viễn thông và công nghệ thông tin Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình công nghệ thông tin; - Kinh doanh dịch vụ bán đấu giá tài sản; kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản), cho thuê văn phòng; - Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế; - Dịch vụ quảng cáo thương mại; 7 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Dịch vụ cung cấp thông tin lên mạng Internet (trừ kinh doanh đại lý dịch vụ truy cập, truy cập Internet); - Hoạt động đầu tư tài chính, chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm và kinh doanh vốn trong và ngoài nước; - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch; tổ chức hội nghị, hội thảo; - Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện, thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin; - Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật - Quyền và nghĩa vụ của Công ty mẹ; tổ chức, quản lý Công ty mẹ; quan hệ giữa Công ty mẹ với các công ty con, công ty liên kết; quan hệ giữa Công ty mẹ với Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền được quy định trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ 8 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 1.3 Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo của Tổng Công ty gồm: - 1 Chủ tịch Hội đồng thành viên là ông Nguyễn Anh Tuấn, 4 thành viên Hội đồng thành viên gồm: Trần Văn Duyên, Nguyễn Danh Duyên, Nguyễn Xuân Thắng, Mã Hoài Nam - 5 Phó Tổng giám đốc gồm : Nguyễn Quang Dũng, Nguyễn Quang Trung, Nguyễn Anh Tuấn, Mai Chí Hùng, Lê Ánh Dương Cơ cấu nhân sự và số lượng cán bộ văn thư lưu trữ: Bộ phận văn thư trực thuộc phòng Tổ chức hành chính trong cơ cấu tổ chức của văn phòng, cùng với tổ thư kí T Phân bổ nhân sự Số lượng 9 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 T 1 Trưởng phòng 01 2 Cán bộ phụ trách văn bản đến 01 3 Cán bộ phụ trách văn bản đi 01 4 Cán bộ Lưu trữ 01 5 Cán bộ Văn thư 01 7 Cán bộ phụ trách đóng dấu và quản lý con 01 dấu 8 Cán bộ quản lý văn bản bên Đảng 01 Bảng 1 Thống kê số lượng cán bộ Chức năng nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ: - Tổ chức quản lý, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra về công tác Văn thư -Lưu trữ - Bảo mật; quản lý con dấu - Quản lý và cung cấp hồ sơ pháp lý của ngân hàng cho các đơn vị theo yêu cầu Hỗ trợ công tác chứng thực, công chứng, dịch thuật các văn bản hồ sơ pháp lý - Tổ chức, triển khai và quản lý kho lưu trữ của Tổng công ty, các kho lưu trữ tập trung - Tổ chức, triển khai, hướng dẫn công tác lễ tân và đảm bảo hậu cần 1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan Hiện tại cơ quan đang lưu giữ một số lượng tài liệu lưu trữ khá lớn, do đó tài liệu được chuyển đi phân bố tại các kho nhằm đảm bảo công tác bảo quản tài liệu có hiệu quả và giữ được nguyên vẹn giá trị tài liệu Hiện tài liệu đang được bảo quản tại 2 kho: Kho Bạch Mai và Kho Trần Phú Diện tích kho lưu trữ tại Tổng công ty: 380 mét vuông và tại các công ty cấp quận, huyện là 2.371 mét vuông Một số tài liệu lưu trữ đang được quản lý tại cơ quan bao gồm: - Phông lưu trữ: gồm 2 phông lưu trữ đang được quản lý tại Tổng công ty và 38 phông đang được quản lý tại các công ty cấp quận, huyện - Tài liệu giấy: gồm 13.646 được quản lý tại Tổng công ty và 14.993 được quản lý tại các công ty cấp quận, huyện Trong đó, mức độ xử lý nghiệp vụ như sau: 10 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)