Báo cáo thực tập năm 4 tại tổng công ty điện lực hà nội

Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Tổng công ty Điện lựcthành phố Hà Nội...35CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI...37 Tran

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LTH VÀ QTVP

BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM 4 TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI

Giảng viên : ThS Cam Anh Tuấn

Sinh viên : Đinh Thị Thúy Ngân MSSV : 18031119

Lớp : K63 LTH và QTVP

Hà Nội, 2022

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

PHẦN NỘI DUNG 6

CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Lịch sử hình thành 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.3 Cơ cấu tổ chức 9

1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan 10

1.5 Một số trang thiết bị 11

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 12

2.1 Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan 12

2.2 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan 13

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13

2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan 13

2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: 15

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 15

2.2.3.1 Xác định giá trị tài liệu 15

2.2.3.2 Hủy tài liệu hết giá trị 17

2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ 18

2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 21

2.2.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 21

2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23

2.2.7.1 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24

2.2.7.2 Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ 25

2.2.7.3 Quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu 25

2.2.8 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26

2.2.8.1 Một số nguyên tắc trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27

Trang 3

2.2.8.2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 28

2.2.8.3 Khảo sát tài liệu lưu trữ: 28

2.2.8.4 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý: 29 2.2.8.5 Thực hiện chỉnh lý 32

2.2.8.6 Kết thúc chỉnh lý 34

2.2.9 Tình hình sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ 35

2.2.9.1 Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 35

CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 37

3.1 Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, lịch sử phông tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 37

3.2 Sắp xếp và phân loại tài liệu 37

3.3 Chỉnh lý tài liệu 37

CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT 38

Tài liệu tham khảo 39

CHƯƠNG V PHỤ LỤC 40

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, với xu thế xã hội ngày càng phát triển, đời sống không ngừng được nâng cao, thông tin ngày càng trở nên đa dạng và bức thiết đòi hỏi chúng ta phải đưa công tác lưu trữ ngang tầm với các ngành khoa học khác Bất kỳ ở cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước hay đoàn thể nào thì công tác lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu, muốn thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đều phải cần đến công văn giấy tờ Vì vậy, lưu trữ tài liệu chính là giữ gìn những tài sản quý giá của cơ quan, những bằng chứng lịch sử nhằm phục vụ cho công trình nghiên cứu sau này

Là sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hô ̣i và Nhân văn với chuyên ngành Lưu trữ học, chúng em đã được thầy, cô giảng dạy, truyền đạt những kiến thức trong công tác lưu trữ Từ đó, hiểu được tầm quan trọng của công tác lưu trữ như:

Công tác lưu trữ đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá,

xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia…

Được sự đồng ý của Lãnh đạo văn phòng Tổng Công ty Điện lục Hà Nội, chúng em được tiếp nhâ ̣n về phòng Lưu trữ là đơn vị trực thuô ̣c Văn phòng Tổng công ty để được quan sát, thực hành những nghiê ̣p vụ về công tác lưu trữ Đây là môi trường thuâ ̣n lợi cho em tiếp câ ̣n với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiê ̣p

vụ công tác lưu trữ.

Qua thời gian thực tập từ ngày 22/11/2021 đến ngày 11/02/2022 tại Công ty Điện lực Hà Nội, được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của các anh chị tại công ty, em có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng

Trang 5

chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc hiện tại của bản thân.

Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Lưu trữ học và Quan trị văn phòng cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ phòng nơi em thực tập, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ lưu trữ.

Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định thêm tình hình dịch bệnh phức tạp làm ảnh hưởng đến chất lượng thực tập, chính vì

vâ ̣y báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhâ ̣n định, đánh giá cũng như đề suất giải pháp Chính vì vâ ̣y, để báo cáo được hoàn thiê ̣n hơn, em rất mong nhâ ̣n được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bô ̣, công chức; các thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng để bài báo cáo của chúng em được hoàn thiê ̣n tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

Trang 6

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty mẹ - Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Công ty mẹ) là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tập đoàn Điện lực Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động, có chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước và các ngân hàng; có trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết; chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Tổng công ty và vốn đầu tư vào các công ty con, công ty liên kết.

Mục tiêu: Luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu về điện của mọi khách hàng với

chất lượng ngày càng cao và dịch vụ ngày càng hoàn hảo Tổng công ty Điện lực

TP Hà Nội đã và đang tiếp tục nâng cao hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 ÷ 2008, đẩy mạnh ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, cải cách hành chính trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm nâng cao độ tin cậy của lưới điện đảm bảo vận hành cung ứng điện liên tục,

an toàn, ổn định phục vụ các hoạt động chính trị - xã hội, an ninh quốc phòng, phát triển kinh tế và đời sống nhân dân trên địa bàn toàn Thành phố Cùng với đó, Tổng công ty cũng không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, đẩy mạnh thực thi văn hoá doanh nghiệp và các hoạt động xã hội vì lợi ích cộng đồng

Những năm qua, dưới sự chỉ đạo của Thành phố Hà Nội và Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNHANOI đã vận dụng linh hoạt, hiệu quả các chủ trương đúng đắn vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh Đặc biệt, với quyết tâm của tập thể cán bộ công nhân viên, sự quan tâm, tin tưởng, động viên, chia sẻ chân thành của quý khách hàng, Tổng công ty đã gặt hái được nhiều thành tích xuất sắc.

Trang 7

Tên gọi:

- Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.

- Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM.

- Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY.

- Tên gọi tắt: EVN.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

- Hoạt động phân phối điện theo giấy phép hoạt động điện lực;

- Sản xuất và kinh doanh điện năng Sửa chữa thiết bị điện;

- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, các dịch vụ khác liên quan đến ngành điện, mua bán vật tư, thiết bị điện;

- Sản xuất phụ kiện và thiết bị lưới điện;

- Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện;

- Tư vấn khảo sát, thiết kế và xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 500 kV;

- Đại lý dịch vụ viễn thông công cộng Kinh doanh thiết bị viễn thông;

- Tư vấn giám sát thi công xây lắp các công trình lưới điện đến cấp điện áp 500kV; tư vấn đầu tư xây dựng các dự án viễn thông công cộng;

- Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình điện;

- Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin;

- Quản lý vận hành hệ thống mạng viễn thông và công nghệ thông tin Xây lắp các công trình viễn thông và công nghệ thông tin Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình công nghệ thông tin;

- Kinh doanh dịch vụ bán đấu giá tài sản; kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản), cho thuê văn phòng;

- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế;

- Dịch vụ quảng cáo thương mại;

Trang 8

- Dịch vụ cung cấp thông tin lên mạng Internet (trừ kinh doanh đại lý dịch vụ truy cập, truy cập Internet);

- Hoạt động đầu tư tài chính, chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm và kinh doanh vốn trong và ngoài nước;

- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch; tổ chức hội nghị, hội thảo;

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện, thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin;

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.

- Quyền và nghĩa vụ của Công ty mẹ; tổ chức, quản lý Công ty mẹ; quan hệ giữa Công ty mẹ với các công ty con, công ty liên kết; quan hệ giữa Công ty mẹ với Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền được quy định trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ.

Trang 9

1.3 Cơ cấu tổ chức

Ban lãnh đạo của Tổng Công ty gồm:

- 1 Chủ tịch Hội đồng thành viên là ông Nguyễn Anh Tuấn, 4 thành viên Hội đồng thành viên gồm: Trần Văn Duyên, Nguyễn Danh Duyên, Nguyễn Xuân Thắng, Mã Hoài Nam

- 5 Phó Tổng giám đốc gồm : Nguyễn Quang Dũng, Nguyễn Quang Trung, Nguyễn Anh Tuấn, Mai Chí Hùng, Lê Ánh Dương

Cơ cấu nhân sự và số lượng cán bộ văn thư lưu trữ: Bộ phận văn thư trực thuộc

phòng Tổ chức hành chính trong cơ cấu tổ chức của văn phòng, cùng với tổ thư kí.

Trang 10

- Tổ chức quản lý, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra về công tác Văn thư -Lưu trữ - Bảo mật; quản lý con dấu.

- Quản lý và cung cấp hồ sơ pháp lý của ngân hàng cho các đơn vị theo yêu cầu Hỗ trợ công tác chứng thực, công chứng, dịch thuật các văn bản hồ sơ pháp lý.

- Tổ chức, triển khai và quản lý kho lưu trữ của Tổng công ty, các kho lưu trữ tập trung.

- Tổ chức, triển khai, hướng dẫn công tác lễ tân và đảm bảo hậu cần.

1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại cơ quan.

Hiện tại cơ quan đang lưu giữ một số lượng tài liệu lưu trữ khá lớn, do đó tài liệu được chuyển đi phân bố tại các kho nhằm đảm bảo công tác bảo quản tài liệu có hiệu quả và giữ được nguyên vẹn giá trị tài liệu Hiện tài liệu đang được bảo quản tại 2 kho: Kho Bạch Mai và Kho Trần Phú.

Diện tích kho lưu trữ tại Tổng công ty: 380 mét vuông và tại các công ty cấp quận, huyện là 2.371 mét vuông.

Một số tài liệu lưu trữ đang được quản lý tại cơ quan bao gồm:

- Phông lưu trữ: gồm 2 phông lưu trữ đang được quản lý tại Tổng công ty và

38 phông đang được quản lý tại các công ty cấp quận, huyện.

- Tài liệu giấy: gồm 13.646 được quản lý tại Tổng công ty và 14.993 được

quản lý tại các công ty cấp quận, huyện Trong đó, mức độ xử lý nghiệp vụ như sau:

Trang 11

Quy ra mét giá: 1.384 Quy ra mét giá: 1.925

Số TL đã chỉnh lý sơ

bộ

Số TL chưa chỉnh

Dưới đây là bảng thống kê một số trang thiết bị được trang bị tại Tổng công ty Điện lục Hà Nội và các công ty thuộc cấp quận, huyện:

Trang 12

Thiết bị thông gió 10 38

2.1 Một số văn bản quy định về công tác lưu trữ tại cơ quan.

- Quyết định số 33/QĐ-EVN, Quyết định về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt NaN.

- Quyết định số 0738/QĐ-BCT, Quyết định về việc thành lập Công ty Mẹ- Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội do Bộ Công Thương ban hành.

- Nghị định số 26/2018/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

- Quyết định số 1080/QĐ-EVN ban hành về công tác văn phòng trong Tập đoàn điện lực Quốc gia Việt Nam.

- Quyết định số 7899/QĐ-EVNHANOI về việc hướng dẫn thực hiên Quy định về công tác văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gian Việt Nam tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội.

- Thông báo số 08/VP về việc Phân công nhiệm vụ theo chức danh , chức vụ trong Văn phòng Tổng công ty.

Trang 13

2.2 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan

Công tác lưu trữ là một hoạt động xuyên suốt trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan bao gốm các nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.

2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơ quan

a Đối với tài liệu giấy

Trước 30/11 hàng năm Lưu trữ Cơ quan EVN/Đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho Lưu trữ cơ quan Các loại hồ sơ tài liệu đến ngày 30/11 nếu chưa giải quyết xong, người chủ trì thuộc Phòng/Ban chủ trì sẽ tiếp tục thực hiện và giao nộp vào năm tiếp theo (những hồ sơ này không tính vào kết quả thống kê, báo cáo để đánh giá chấm điểm tối ưu hoá chi phí của năm đó).

Cán bộ công nhân viên có trách nhiệm phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu mình đã được giao chủ trì giải quyết, đảm bảo hồ sơ phải đầy

đủ thành phần tài liệu cần có trong mỗi hồ sơ, lập danh mục để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Văn phòng EVN/Đơn vị có trách nhiệm chuẩn bị phòng kho lưu trữ và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giấy (tiêu chuẩn kho lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng).

b Đối với tài liệu điện tử

Tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định này (nghiêm cấm tự ý tiêu huỷ dưới các hình thức).

Trong trường hợp những hồ sơ/tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan

mà các cá nhân/Phòng/Ban chưa giao nộp ngay, do cần giữ lại để phục vụ công

Trang 14

việc thường xuyên thì phải lập thành danh mục trình lãnh đạo EVN/Đơn vị có ý kiến đồng ý và chuyển giao danh mục kèm ý kiến phê duyệt của lãnh đạo cho Lưu trữ cơ quan để theo dõi Thời hạn giữ lại những hồ sơ, tài liệu này không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu/hoặc từ ngày có ý kiến đồng ý của lãnh đạo

EVN/Đơn vị.

c Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu là trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ

sơ, tài liệu xây dựng cơ bản (trừ hồ sơ điện tử thì giao nộp ngay sau khi kết thúc công việc).

Các Ban/Phòng và cá nhân trong Cơ quan EVN/Đơn vị có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan Đối với tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 5 năm thì lưu trữ tại Phòng/Ban chủ trì để theo dõi trong quá trình giải quyết công việc, hết thời hạn bảo quản thực hiện tiêu hủy theo quy định của pháp luật.

d Trách nhiệm của cán bộ Lưu trữ trong công tác giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Kiểm tra đảm bảo chính xác về: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản (đối với hồ

sơ điện tử) và thành phần tài liệu, đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ

05 năm trở lên, viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) Nếu hồ sơ đáp ứng

đủ yêu cầu nghiệp vụ quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quy định này (kể cả các hồ sơ tài liệu của các dự án đầu tư xây dựng do EVN/Đơn vị làm chủ đầu tư) thì mới được tiếp nhận vào Hệ thống văn phòng số hoặc đưa vào kho Lưu trữ cơ quan (đối với hồ sơ giấy)

Lập biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu (hồ sơ giấy) vào kho Lưu trữ cơ quan

Trang 15

Chỉ được tiếp nhận các hồ sơ tại quy định, khi hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu, quy định về lập hồ sơ như quy định.

Thống kê báo cáo kết quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của cán bộ công nhân viên trong Cơ quan EVN/Đơn vị, chậm nhất vào ngày 30/11 hàng năm hoặc theo yêu cầu của người có thẩm quyền.

2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ:

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu

để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.

Mục đích của việc phân loại tài liệu tài cơ quan nhằm giúp tài liệu tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp Ngoài ra, việc phân loại tài liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng công

cụ tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu Cơ quan có thể tìm kiếm tài liệu theo phông, theo khối, theo nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà tài liệu đang cần tìm kiếm phản ánh.

Tại cơ quan, Việc phân loại tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiện song song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí thời gian và công sức.

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.2.3.1 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp dể quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để đem đi tiêu hủy

Trang 16

Mục đích của việc xác định giá tri tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu góp phần tối ưu hóa thành phần các phông trong lưu trữ cơ quan Việc xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu, Do đó việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, chánh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ Đồng thời hủy bỏ những tài liệu không còn giá trị trong kho nhằm tránh lãng phí không cần thiết về kinh tế và nguồn lực.

Căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật và bảng thời hạn bảo quản của EVN để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản phù hợp nhất Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn bảo quản tính bằng số năm cụ thể theo quy định

- Xác định tài liệu hết giá trị và lập danh mục, viết thuyết minh để tiêu huỷ Sau khi xác định giá trị tài liệu, những tài liệu không còn giá trị sẽ được đem

đi hủy bỏ

Trang 17

Quy trình xác định giá trị tài liệu

2.2.3.2 Hủy tài liệu hết giá trị

Quy định về việc hủy tài liệu hết giá trị: Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan trong thời gian ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

Đối với tài liệu giấy: Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có

quyết định bằng văn bản của Tổng giám đốc EVN/đơn vị ( hoặc người có thẩm quyền/ người được ủy quyền)

- Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin có trong tài liệu.

Trang 18

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu hủy tài liệu.

- Hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh hết giá trị; biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu; công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; công văn thẩm tra tài liệu hết giá trị của EVN/ cơ quan có thẩm quyền;quyết định của người có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hết giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Đối với tài liệu điện tử: Việc hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo

trình tự, thẩm quyền và thủ tục như tài liệu giấy.

- Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin đã

bị hủy không thể khôi phục lại được.

2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê, kiểm tra tải liệu lưu trữ được cơ quan thực hiện theo quy định của Nhà nước.

Một số loại sổ sách được sử dụng để thống kê trong công tác lưu trữ tại cơ quan:

Sổ nhập tài liệu lưu trữ:

- Mục đích sử dụng: giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn

vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu có trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ Ngoài ra, các số liệu thống kê trong sổ giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng thu thập tài liệu chưa giao nộp về kho và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ sao cho phù hợp.

- Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu phải tuân thủ các yêu cầu:

Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay sau khi tài liệu được nhập vào kho.

Mỗi lần phải đánh một số thứ tự, không kể tài liệu đó nhiều hay ít.

Trang 19

Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ.

Bìa sổ nhập tài liệu lưu trữ

Nội dung thống kê sổ nhập tài liệu lưu trữ Mục lục hồ sơ:

Mục lục hồ sơ giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định trật tự hệ thốnghóa hồ sơ trong phông, xác định vị trí của từng đơn vị bảo quản trong phông.Mục lục hồ

sơ giúp cán bộ sử dụng làm công cụ tra tìm tài liệu nhằm phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ còn giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ dễ dàng hơn sau

hi đã chỉnh lý

Trang 20

Tờ bìa

Tờ nhan đề

Bảng kê hồ sơ

Trang 21

Báo cáo thống kê tổng hợp:được dùng để thống kê các số liệu về tài liệu lưu trữ, kho

lưu trữ và các nội dung có liên quan như: tình hình tài liệu, tình hình kho tàng, điều kiện bảo quản, nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ, nhằm mục đích quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn

Mẫu báo cáo thống kê tổng hợp ( phụ lục )

2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu

Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các Phòng, Kho lưu trữ, đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu trong các Phòng, Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và nơi bảo quản tài liệu trong Kho lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, Phông Lưu trữ và toàn Kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh

bị mất hoặc thất lạc tài liệu

2.2.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòa nhà và các kholưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý

kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đốivới những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng

Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu

a Đối với tài liệu giấy

Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan thì các cán bộ, công nhân viên của các Ban/Phòng tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan đến hạn nộp lưu phải được nộp vào kho lưu trữ

cơ quan

Tiêu đề	Báo Cáo Thực Tập Năm 4 Tại Tổng Công Ty Điện Lực Hà Nội
Tác giả	Đinh Thị Thúy Ngân
Người hướng dẫn	ThS. Cam Anh Tuấn
Trường học	Trường Đại Học Khoa Học Xã Hội Và Nhân Văn
Chuyên ngành	Lưu Trữ Và Quản Trị Văn Phòng
Thể loại	báo cáo thực tập
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	43
Dung lượng	1,61 MB