(TIỂU LUẬN) báo cáo THỰC tập năm 4 tại TỔNG CÔNG TY điện lực hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LTH VÀ QTVP BÁO CÁO THỰC TẬP NĂM TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI Giảng viên : ThS Cam Anh Tuấn Sinh viên : Đinh Thị Thúy Ngân MSSV : 18031119 Lớp : K63 LTH QTVP Hà Nội, 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ lưu trữ quan 10 1.5 Một số trang thiết bị 11 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI 12 2.1 Một số văn quy định công tác lưu trữ quan 12 2.2 Tình hình thực công tác lưu trữ quan .13 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13 2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào quan 13 2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: .15 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 15 2.2.3.1 Xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3.2 Hủy tài liệu hết giá trị 17 2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ 18 2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 21 2.2.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 23 2.2.7.1 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24 2.2.7.2 Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ .25 2.2.7.3 Quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu 25 2.2.8 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26 2.2.8.1 Một số nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ .27 2.2.8.2 Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý 28 2.2.8.3 Khảo sát tài liệu lưu trữ: 28 2.2.8.4 Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý: 29 2.2.8.5 Thực chỉnh lý .32 2.2.8.6 Kết thúc chỉnh lý .34 2.2.9 Tình hình sử dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu lưu trữ .35 2.2.9.1 Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 35 CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI .37 3.1 Tìm hiểu cấu tổ chức, lịch sử phơng Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 37 3.2 Sắp xếp phân loại tài liệu 37 3.3 Chỉnh lý tài liệu .37 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT .38 Tài liệu tham khảo 39 CHƯƠNG V PHỤ LỤC 40 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, với xu xã hội ngày phát triển, đời sống không ngừng nâng cao, thông tin ngày trở nên đa dạng thiết địi hỏi phải đưa cơng tác lưu trữ ngang tầm với ngành khoa học khác Bất kỳ quan Đảng, quan Nhà nước hay đoàn thể cơng tác lưu trữ cơng tác quan trọng thiếu, muốn thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phải cần đến công văn giấy tờ Vì vậy, lưu trữ tài liệu giữ gìn tài sản quý giá quan, chứng lịch sử nhằm phục vụ cho công trình nghiên cứu sau Là sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hô icvà Nhân văn với chuyên ngành Lưu trữ học, chúng em thầy, cô giảng dạy, truyền đạt kiến thức công tác lưu trữ Từ đe, hiểu tầm quan trọng công tác lưu trữ như: Công tác lưu trữ đảm bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh cheng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Gep phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu trữ cịn gep phần bảo vệ thơng tin ce liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia… Được đồng ý Lãnh đạo văn phịng Tổng Cơng ty Điện lục Hà Nội, chúng em tiếp nhânc phòng Lưu trữ đơn vị trực thcc Văn phịng Tổng cơng ty để quan sát, thực hành nghiêpc vụ công tác lưu trữ Đây môi trường thuânc lợi cho em tiếp cânc với thực tihn, giúp em hiểu ri nghiê pc vụ công tác lưu trữ Qua thời gian thực tập từ ngày 22/11/2021 đến ngày 11/02/2022 Công ty Điện lực Hà Nội, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện anh chị công ty, em ce thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức cịn thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận, kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tihn rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ để ce thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân Theo kế hoạch Nhà trường, khoa Lưu trữ học Quan trị văn phòng quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán phịng nơi em thực tập, em tìm hiểu kỹ nội dung công tác nghiệp vụ lưu trữ Do thời gian, kỹ vốn kiến thức ce hạn chế định thêm tình hình dịch bệnh phức tạp làm ảnh hưởng đến chất lượng thực tập, vâyc báo cáo em tránh khỏi thiếu set, mang tính chủ quan nhânc định, đánh giá cpng đề suất giải pháp Chính vây,c để báo cáo hoàn thiênc hơn, em mong nhânc thông cảm ý kiến đeng gep quý báu cán bô ,c công chức; thầy cô khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng để báo cáo chúng em hoàn thiênc tốt Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty mẹ - Tổng cơng ty Điện lực thành phố Hà Nội (sau gọi tắt Công ty mẹ) công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ce tư cách pháp nhân, ce dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức hoạt động, ce chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định pháp luật, mở tài khoản Kho bạc nhà nước ngân hàng; ce trách nhiệm kế thừa quyền nghĩa vụ pháp lý Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, trực tiếp thực hoạt động sản xuất – kinh doanh đầu tư vốn vào công ty con, công ty liên kết; chịu trách nhiệm bảo toàn phát triển vốn nhà nước Tổng công ty vốn đầu tư vào công ty con, công ty liên kết Mục tiêu: Luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu điện khách hàng với chất lượng ngày cao dịch vụ ngày hoàn hảo Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội tiếp tục nâng cao hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 ÷ 2008, đẩy mạnh ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật, đổi cơng nghệ, cải cách hành hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm nâng cao độ tin cậy lưới điện đảm bảo vận hành cung ứng điện liên tục, an toàn, ổn định phục vụ hoạt động trị - xã hội, an ninh quốc phịng, phát triển kinh tế đời sống nhân dân địa bàn tồn Thành phố Cùng với đe, Tổng cơng ty cpng không ngừng đổi mới, nâng cao lực quản trị doanh nghiệp, tăng cường quan hệ hợp tác với đối tác nước, đẩy mạnh thực thi văn hoá doanh nghiệp hoạt động xã hội lợi ích cộng đồng Những năm qua, đạo Thành phố Hà Nội Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNHANOI vận dụng linh hoạt, hiệu chủ trương đắn vào hoạt động sản xuất, kinh doanh Đặc biệt, với tâm tập thể cán công nhân viên, quan tâm, tin tưởng, động viên, chia sẻ chân thành quý khách hàng, Tổng công ty gặt hái nhiều thành tích xuất sắc Tên gọi: - Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM - Tên giao dịch: TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM - Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM ELECTRICITY - Tên gọi tắt: EVN 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Hoạt động phân phối điện theo giấy phép hoạt động điện lực; - Sản xuất kinh doanh điện Sửa chữa thiết bị điện; - Xuất nhập vật tư, thiết bị điện, dịch vụ khác liên quan đến ngành điện, mua bán vật tư, thiết bị điện; - Sản xuất phụ kiện thiết bị lưới điện; - Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện; - Tư vấn khảo sát, thiết kế xây lắp cơng trình đường dây trạm biến áp đến cấp điện áp 500 kV; - Đại lý dịch vụ vihn thông công cộng Kinh doanh thiết bị vihn thông; - Tư vấn giám sát thi công xây lắp cơng trình lưới điện đến cấp điện áp 500kV; tư vấn đầu tư xây dựng dự án vihn thông công cộng; - Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình điện; - Kinh doanh, xuất nhập vật tư, thiết bị vihn thông công nghệ thông tin; - Quản lý vận hành hệ thống mạng vihn thông công nghệ thông tin Xây lắp cơng trình vihn thơng cơng nghệ thơng tin Tư vấn đầu tư xây dựng cơng trình cơng nghệ thông tin; - Kinh doanh dịch vụ bán đấu giá tài sản; kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản), cho thuê văn phòng; - Kinh doanh lữ hành nội địa quốc tế; - Dịch vụ quảng cáo thương mại; - Dịch vụ cung cấp thông tin lên mạng Internet (trừ kinh doanh đại lý dịch vụ truy cập, truy cập Internet); - Hoạt động đầu tư tài chính, chứng khốn, ngân hàng, bảo hiểm kinh doanh vốn nước; - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch; tổ chức hội nghị, hội thảo; - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện, thiết bị vihn thông công nghệ thông tin; - Kinh doanh ngành nghề khác theo quy định pháp luật - Quyền nghĩa vụ Công ty mẹ; tổ chức, quản lý Công ty mẹ; quan hệ Công ty mẹ với công ty con, công ty liên kết; quan hệ Công ty mẹ với Tập đoàn Điện lực Việt Nam quan nhà nước ce thẩm quyền quy định Điều lệ Tổ chức hoạt động Công ty mẹ 1.3 Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo Tổng Công ty gồm: - Chủ tịch Hội đồng thành viên ông Nguyhn Anh Tuấn, thành viên Hội đồng thành viên gồm: Trần Văn Duyên, Nguyhn Danh Duyên, Nguyhn Xuân Thắng, Mã Hoài Nam - Phe Tổng giám đốc gồm : Nguyhn Quang Dpng, Nguyhn Quang Trung, Nguyhn Anh Tuấn, Mai Chí Hùng, Lê Ánh Dương Cơ cấu nhân số lượng cán văn thư lưu trữ: Bộ phận văn thư trực thuộc phòng Tổ chức hành cấu tổ chức văn phịng, với tổ thư kí T Phân bổ nhân Số lượng T Trưởng phòng 01 Cán phụ trách văn đến 01 Cán phụ trách văn 01 Cán Lưu trữ 01 Cán Văn thư 01 Cán phụ trách đeng dấu quản lý 01 dấu Cán quản lý văn bên Đảng 01 Bảng Thống kê số lượng cán Chức nhiệm vụ cán văn thư lưu trữ: - Tổ chức quản lý, hướng dẫn, giám sát kiểm tra công tác Văn thư -Lưu trữ - Bảo mật; quản lý dấu - Quản lý cung cấp hồ sơ pháp lý ngân hàng cho đơn vị theo yêu cầu Hỗ trợ công tác chứng thực, công chứng, dịch thuật văn hồ sơ pháp lý - Tổ chức, triển khai quản lý kho lưu trữ Tổng công ty, kho lưu trữ tập trung - Tổ chức, triển khai, hướng dẫn công tác lh tân đảm bảo hậu cần 1.4 Khối lượng thành phần tài liệu lưu trữ lưu trữ quan Hiện quan lưu giữ số lượng tài liệu lưu trữ lớn, đe tài liệu chuyển phân bố kho nhằm đảm bảo công tác bảo quản tài liệu ce hiệu giữ nguyên vẹn giá trị tài liệu Hiện tài liệu bảo quản kho: Kho Bạch Mai Kho Trần Phú Diện tích kho lưu trữ Tổng công ty: 380 mét vuông công ty cấp quận, huyện 2.371 mét vuông Một số tài liệu lưu trữ quản lý quan bao gồm: - Phông lưu trữ: gồm phông lưu trữ quản lý Tổng công ty 38 phông quản lý công ty cấp quận, huyện - Tài liệu giấy: gồm 13.646 quản lý Tổng công ty 14.993 quản lý công ty cấp quận, huyện Trong đe, mức độ xử lý nghiệp vụ sau: 10 - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải lập thành biên ce xác nhận người thực tiêu hủy tài liệu - Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh hết giá trị; biên họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu; công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; công văn thẩm tra tài liệu hết giá trị EVN/ quan ce thẩm quyền;quyết định người ce thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hết giá trị; biên bàn giao tài liệu hết giá trị; biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu điện tử: Việc hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo trình tự, thẩm quyền thủ tục tài liệu giấy - Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải thực toàn hồ sơ thuộc danh mục tài liệu hết giá trị phê duyệt phải đảm bảo thông tin bị hủy khôi phục lại 2.2.4 Thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ Công tác thống kê, kiểm tra tải liệu lưu trữ quan thực theo quy định Nhà nước Một số loại sổ sách sử dụng để thống kê công tác lưu trữ quan: Sổ nhập tài liệu lưu trữ: - Mục đích sử dụng: giúp cho lưu trữ theo dii để nắm đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ, phông tài liệu ce kho lưu trữ, tình trạng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ Ngoài ra, số liệu thống kê sổ giúp cán lưu trữ dh dàng thu thập tài liệu chưa giao nộp kho xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp - Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu phải tuân thủ yêu cầu: Tài liệu lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập sau tài liệu nhập vào kho Mỗi lần phải đánh số thứ tự, không kể tài liệu đe nhiều hay 18 Những tài liệu nhập vào kho lưu trữ trước lập sổ tập hợp, thống kê vào sổ để lưu trữ nắm thực tế tài liệu nhập vào kho lưu trữ Bìa sổ nhập tài liệu lưu trữ Nội dung thống kê sổ nhập tài liệu lưu trữ Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu phông, cố định trật tự hệ thống hea hồ sơ phông, xác định vị trí đơn vị bảo quản phông.Mục lục hồ sơ giúp cán sử dụng làm cơng cụ tra tìm tài liệu nhằm phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ dh dàng sau hi chỉnh lý 19 Tờ bìa Tờ nhan đề Bảng kê hồ sơ 20 Báo cáo thống kê tổng hợp:được dùng để thống kê số liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ nội dung ce liên quan như: tình hình tài liệu, tình hình kho tàng, điều kiện bảo quản, nhân trực tiếp làm công tác lưu trữ, nhằm mục đích quản lý chặt chẽ hiệu Mẫu báo cáo thống kê tổng hợp ( phụ lục ) 2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu đeng vai trò quan trọng Phòng, Kho lưu trữ, đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu Phòng, Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung nơi bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh thông tin cần thiết hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, Phơng Lưu trữ tồn Kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh bị thất lạc tài liệu 2.2.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng hệ thống biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Trong đe điều kiện tốt để đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng biện pháp kỹ thuật để tạo tiêu chuẩn nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh tòa nhà kho lưu trữ; việc áp dụng biện pháp đặc biệt để bảo quản vận chuyển tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu kho; phục chế, tu sửa làm phông bảo hiểm tài liệu bị hư hỏng ce nguy bị hư hỏng Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề thực chế độ quy định, sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu a Đối với tài liệu giấy Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ quan cán bộ, cơng nhân viên Ban/Phòng tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan đến hạn nộp lưu phải nộp vào kho lưu trữ quan 21 Đối với tài liệu hư hỏng ce nguy bị hư hỏng áp dụng biện pháp tu bổ, phục chế làm phông bảo hiểm cho tài liệu đe, đặc biệt phải khử axít tài liệu lưu trữ bị nhihm axít Cán làm lưu trữ cần thực công việc sau: - - Thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lữu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống cháy nổ, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ thiết bị kĩ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Lập quản lý sổ sách để theo dii , quản lý tài liệu lưu trữ quan Thực chế độ bảo quản thường xuyên tài liệu kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ, khử trùng xử lý môi trường kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Kịp thời báo cáo, đề xuất với người ce thẩm quyền biện pháp xử lý vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường kho lưu trữ ce thiết bị sau: - Giá: Giá để tài liệu phải bảo đảm yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh tác động côn trùng ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp để tuỳ theo diện tích mà ce thể lắp ráp 2, 3, khung, thiết kế nên thiết kế chân cao Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia số kho lưu trữ Trung tâm địa phương dùng giá theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện Giá ce khoang kim loại, ce thể chứa 5m tài liệu Các kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng phổ biến giá di động - Tủ: Trong công tác bảo quản kho lưu trữ ce nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can, đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu phòng làm việc hành, tủ cpng ce thể kim loại hay gỗ Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt ce thể dùng tủ sắt hay thiết bị bảo quản đặc biệt khác - Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu: Ngồi phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, hồ sơ để cặp hộp đựng tài liệu Phương tiện cpng giúp cho việc tránh bụi, tác động ánh sáng chiếu vào Hộp đựng tài liệu ce hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) 22 Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002 Hộp ce thể chứa 0,1mét giá tài liệu - Một số trang thiết bị khác: Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ điều kiện kho tàng khả kinh phí, đầu tư số thiết bị thích hợp, phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy trang thiết bị thông gie, chống ẩm như: quạt, máy điều hoà nhiệt độ, dụng cụ để đo độ ẩm… b Đối với tài liệu điện tử Tại EVN, tài liệu điện tử rổ chức quản lý theo nguyên tắc: bảo đảm sở liệu tài liệu lưu trữ bảo quản toàn vẹn, an toàn, xác thực, bảo mật phương tiện lưu trữ ( bao gồm văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử hồ sơ lưu trữ số hea đưa lên Hệ thống văn phòng số) Bảo đảm khả truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật sở liệu tài liệu lưu trữ Không lưu sở liệu tài liệu lưu trữ ce chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thiết bị kết nối mạng Internet, mạng máy tính, mạng vihn thơng Khơng chuyển mục đích sử dụng thiết bị lưu sở liệu tài liệu lưu trữ ce chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước chưa loại bỏ triệt để sở liệu tài liệu lưu trữ Cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ phải lưu 03 bộ, 01 phương tiện lưu trữ độc lập Việc lưu phải đảm bảo đầy đủ, tồn vẹn, xác, kịp thời, an tồn Bảo đảm thống quy trình kiểm tra, lưu,phục hồi liệu 2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân Việc tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ ce mục đích ý nghĩa như: – Biến thông tin khứ chứa đựng tài liệu lưu trữ thành tư liệu bổ ích phục vụ cho nghiệp trị, kinh tế, phát triển văn hea, khoa học, kỹ thuật nghiên cứu lịch sử – Biến giá trị tiềm ce tài liệu lưu trữ thành cải vật chất xã hội, nâng cao mức sống vật chất cpng tinh thần cho nhân dân – Là cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân tăng cường vai trò lưu trữ xã hội 23 – Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển – Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ, tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần Hiện quan tổ chức khai thác sử dụng tài liệu với đối tượng sau: - Các ban/phòng cá nhân cần khai thác để giải công việc quan - Các quan nhà nước ce thẩm quyền; tổ chức; cá nhân bên cần khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho công việc, nghiên cứu khoa học 2.2.7.1 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ce nhiều hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: tổ chức sử dụng liệu lưu trữ phòng đọc; xuất ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trang thông tin đại chúng, thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu; cung cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ; làm phim tuyên truyền giới thiệu công tác quản lý văn thư, lưu trữ Tại EVN, hsơ, tài liệu quan sử dụng nhằm phục vụ nhu cầu công tác quan nên tùy theo mục đích, yêu cầu, tính chất cơng việc, người ce thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức sau: Nghiên cứu chỗ, cho mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu khỏi kho EVN/đơn vị Hình thức nghiên cứu chỗ hình thức tiến hành thường xuyên phổ biến EVN, hình thức mang lại nhiều lợi ích cho độc giả quan lưu trữ Tại đây, độc giả ce thể nghiên cứu nhiều tài liệu lúc; ce thể gặp gỡ, tư vấn giải đáp trực tiếp với cán lưu trữ, đồng thời ce thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với đối tượng độc giả khác; ce thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo ce thể chụp tài liệu cần thiết Ở cán lưu trữ dh theo dii, nắm bắt nhu cầu độc giả để đề xuất hình thức biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ bảo quản, hạn chế mát hư hại…Ngồi ra, hình thức cho mượn tài liệu cpng thường xuyên sử dụng Phụ lục Văn số hea 41 Phụ lục Luật lưu trữ 2011 42 Phụ lục Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử 43 44 ... thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 35 CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI .37 3.1 Tìm hiểu... 0738/QĐ-BCT, Quyết định việc thành lập Công ty Mẹ- Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội Bộ Công Thương ban hành - Nghị định số 26/2018/NĐ-CP Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn Điện lực Việt Nam - Quyết... vốn nhà nước Tổng công ty vốn đầu tư vào công ty con, công ty liên kết Mục tiêu: Luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu điện khách hàng với chất lượng ngày cao dịch vụ ngày hoàn hảo Tổng công ty Điện lực