Bài tập tiểu luận đại cương quản lý thông tin

Cùng với quá trình chuyển đổi số công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải chú trọng, đầu tư rất nhiều vào công việc kinh d

lOMoARcPSD|38895030 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG TPHCM) BÀI TẬP TIỂU LUẬN Đại cương quản lý thông tin Bộ môn: Quản lý thông tin Giảng viên: PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh Sinh viên: Nguyễn Trần Tiến Mã sinh viên: 2256210050 Khoa: Thư viện – Thông tin học Chuyên ngành: Quản lý thông tin Lớp: IMK4 Khóa: 2022 – 2026 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2022 MỤC LỤC Lời nói đầu…………………………………………………………………………………………………………………… 3 1 QUẢN LÝ THÔNG TIN 4 A Khái niệm và chức năng 4 Thông tin và dữ liệu 4 Lịch sử hình thành và phát triển quản lý thông tin 4 B Những hoạt động ngành QLTT 6 Tổ chức quản lý vòng đời của thông tin : 6 Sự cần thiết của quản lý thông tin 6 2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGÀNH 7 A Nhiệm vụ của người QLTT 7 B Yêu cầu đối với người QLTT 7 3 THÁCH THỨC ĐỐI VỚI HOAT ĐỘNG QLTT 8 A Thiếu sự thống nhất trong thực tiễn 8 B Số hóa thông tin 8 C Tự động hóa 9 D Sự tăng trưởng thông tin 9 E Bảo mật thông tin 9 4 CƠ HỘI VIỆC LÀM 10 A Nhà chiến lược nội dung 10 B Chuyên viên phân tích dữ liệu 10 C Nhà phát triển cơ sở dữ liệu 11 D Kiến trúc sư thông tin 11 E Giám đốc dự án CNTT 11 F Nhà thiết kế trải nghiệm người dùng 11 NGUỒN THAM KHẢO 12 2 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ số và lưu lượng dữ liệu quy mô lớn làm thay đổi cơ bản cách thức con người sống và làm việc, tương tác với nhau, tham gia vào nền kinh tế và tiếp xúc với chính phủ Sự phát triển cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc, sự phổ biến của các công nghệ số như điện thoại thông minh cho phép máy tính hiện diện ở khắp mọi nơi và tạo ra khối lượng dữ liệu khổng lồ dưới mọi loại hình, đang biến dữ liệu trở thành tài sản chiến lược, quan trọng Chuyển đổi số đang diễn ra ở tất cả mọi mặt kinh tế và xã hội Đây sẽ là nhân tố hứa hẹn thúc đẩy đổi mới sáng tạo, tạo ra hiệu quả, cải thiện dịch vụ, tăng năng suất, chất lượng lao động Cùng với quá trình chuyển đổi số công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải chú trọng, đầu tư rất nhiều vào công việc kinh doanh mới có cơ hội thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và đầy tính rủi ro.Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên thành công cho một doanh nghiệp, từ chiến lược kinh doanh cho đến các phương thức quản trị, trong đó quản lý nguồn thông tin đối với doanh nghiệp là cực kì quan trọng Thông tin vào doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng không phải thông tin nào doanh nghiệp thu thập được cũng sử dụng được ngay, mà nó phải trải qua quá trinh xử lý, phân tích, tổng hợp, cuối cùng những thông tin chắt lọc được mới được sử dụng cho những mục đích mà doanh nghiệp đã đặt ra Để thực hiện tốt công tác quản lý nguồn thông tin không phải là công việc dễ dàng đối với tất cả các doanh nghiệp, sẽ có những thuận lợi, khó khăn, và cách thức thực hiện như thế nào cho hợp lý và có hiệu quả Quản lý thông tin là chiếc cầu nối giữa môi trường kinh doanh với công việc quản trị chiến lược Chiếc cầu này cung cấp các dữ liệu đầu vào, giúp các nhà quản trị có cơ sở khoa học để ra các quyết định hữu hiệu trong quá trình quản trị chiến lược kinh doanh nói riêng và thực hiện tốt các chức năng quản trị nói chung 3 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 TỔNG QUAN VỀ QLTT 1 QUẢN LÝ THÔNG TIN A Khái niệm và chức năng Thông tin và dữ liệu Thông tin (information) là kiến thức thô đã được đánh giá, xác minh và giải thích để mang lại ý nghĩa hoặc hiểu biết Có thể được tìm thấy dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như: sách, tờ rơi, tạp chí, bài báo và tạp chí Dữ liệu (data) là thông tin đã được thu thập, phân tích và tổ chức Có thể được thu thập bởi con người hoặc máy móc và nó có thể được lưu trữ trên bất kỳ loại phương tiện nào như giấy hoặc ổ cứng máy tính Ví dụ như: con số điểm thi là một dữ liệu, con số về nhiệt độ trong ngày là một dữ liệu,… Lịch sử hình thành và phát triển quản lý thông tin Khi chưa có công nghệ thông tin con người thường lưu trữ, quản lý các thông tin và dữ liệu bằng phương pháp thô: thẻ đục lỗ, sách, băng từ, Không chỉ khó khăn trong việc lưu trữ, quản lý mà còn tìm kiếm, xử lý, Hiện nay, tiềm năng to lớn của công nghệ thông tin bắt đầu được công nhận Trong thời kì chuyển đổi số, quản lý dữ liệu đã trở thành một phần quan trọng trong các tổ chức thuộc mọi quy mô, ngành nghề khác nhau 4 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Quản lý thông tin Quản lý thông tin (information management) là một lĩnh vực rộng lớn bao gồm nhiều chức năng, vai trò và yêu cầu khác nhau Trong đó quan trọng nhất là quá trình thu nhận, tổ chức, lưu trữ và sử dụng thông tin Mục đích là đảm bảo rằng thông tin được chuyển đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm, đến đúng nơi và đúng định dạng một cách tối ưu và đạt hiệu quả Có hình dung thế này trong bối cảnh bùng nổ thông tin thì google có thể cung cấp cho bạn 1000 kết quả, nhưng chuyên gia thông tin chỉ đưa cho bạn duy nhất một câu trả lời đúng Quản lý thông tin có bốn thành phần chính: Con người: Không chỉ những người liên quan đến IM mà còn cả những người tạo và sử dụng dữ liệu và thông tin Chính sách và Quy trình: Các quy tắc xác định ai có quyền truy cập vào cái gì, các bước về cách lưu trữ và bảo mật thông tin phải được lưu trữ và bảo mật cũng như khung thời gian để lưu trữ hoặc xóa Công nghệ: Các vật dụng (máy tính, tủ hồ sơ, v.v.) lưu trữ dữ liệu và thông tin cũng như bất kỳ phần mềm nào được sử dụng Dữ liệu và Thông tin: Phần còn lại của các thành phần sử dụng 5 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Chức năng Quản lý một chu kỳ hoạt động của tổ chức: thu thập thông tin từ một hoặc nhiều nguồn, quyền giám sát và phân phối thông tin đó cho những người cần nó và xử lý nó cuối cùng thông qua việc lưu trữ hoặc xóa thông tin B Những hoạt động ngành QLTT Tổ chức quản lý vòng đời của thông tin : Lập kế hoạch, xác định, tạo lập, tiếp nhận, tập hợp, tổ chức, quản lý, bảo vệ, sử dụng, kiểm soát, phân phối, phổ biến, trao đổi, duy trì, bảo quản và tiêu hủy thông tin trong quá trình hoạt động của tổ chức, cũng như cách thức mà tổ chức đảm bảo giá trị của thông tin đối với tổ chức Sự cần thiết của quản lý thông tin Các luồng dữ liệu ngày càng tăng và rộng lớn từ mỗi ngành và cuộc sống đòi hỏi nhu cầu về giải pháp quản lý thông tin Dữ liệu này không có tổ chức, không nhất quán, không rõ ràng, v.v Do đó, chúng ta phải có chiến lược sao cho hợp lý và sử dụng nó theo cách tốt nhất có thể 1 Kiểm soát hiệu quả 4 Cải thiện năng suất 2 Giảm chi phí 5 Cải thiện rủi ro 3 Áp dụng công nghệ mới 6 Bảo vệ sự độc quyền 6 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGÀNH QLTT A Nhiệm vụ của người QLTT Các nhà quản lý thông tin giám sát và triển khai các hệ thống thông tin trong toàn tổ chức, có trách nhiệm đảm bảo hoạt động trơn tru và bảo vệ,xử lý dữ liệu và thông tin có giá trị cũng như loại bỏ những thông tin thừa thãi, sai lệch Cung cấp các khuyến nghị: Sau khi đánh giá và hiểu nhu cầu của tổ chức bạn và bất kỳ lỗ hổng nào trong hệ thống thông tin, bạn sẽ đưa ra các khuyến nghị Sử dụng kiến thức CNTT của mình, bạn sẽ đưa ra quyết định đúng đắn về hệ thống và quy trình cần triển khai Ngoài ra, bạn sẽ luôn cập nhật các công nghệ mới để đảm bảo thông tin của tổ chức bạn được bảo mật và tối ưu hóa Dẫn đầu sự thay đổi: Người quản lý thông tin thường đóng một vai trò trong việc quản lý sự thay đổi của tổ chức họ Họ lãnh đạo các phòng ban và nhóm thông qua các ca thay đổi trong hệ thống và quy trình tổ chức Giám sát các dự án và nhân sự: Người quản lý thông tin dẫn dắt các dự án và nhân sự Bằng cách trao đổi các kỳ vọng với nhân viên và giám sát tiến độ dự án, các nhà quản lý thông tin đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn và mục tiêu của tổ chức B Yêu cầu đối với người QLTT Người quản lý thông tin chỉ đạo hoạt động hàng ngày , phân tích quy trình làm việc và hợp tác giữa các nhóm Trở thành một nhà quản lý thông tin cần có sự kết hợp của các Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 kỹ năng phân tích, giao tiếp và giải quyết vấn đề Một số phẩm chất chính của một nhà quản lý thông tin thành công bao gồm: 1 Kỹ năng giao tiếp 5 Khả năng thuyết trình 2 Kỹ năng làm việc nhóm 6 Khả năng đọc hiểu 3 Tư duy siêu việt 7 Kỹ năng quản lý 4 Hiểu biết về IT/ICT 3 THÁCH THỨC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG QLTT A Thiếu sự thống nhất trong thực tiễn Việc thiếu sự thống nhất là một trong những thách thức hàng đầu về quản lý thông tin mà các tổ chức phải đối mặt Nếu không có chiến lược quản lý thông tin toàn doanh nghiệp, các cá nhân thường sẽ áp dụng những gì họ cho là đúng, dẫn đến thông tin được quản lý kém và khiến việc tìm kiếm và cộng tác trở nên khó khăn ”Một kế hoạch quản lý thông tin vững chắc sẽ chỉ rõ cách thức quản lý dữ liệu từ khi tạo cho đến khi xóa.” B Số hóa thông tin Bất kỳ tổ chức nào cũng phải trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và bây giờ bắt buộc phải kết hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các bộ phận để thay đổi hoàn toàn cách họ hoạt động Ngoài việc có kế hoạch quản lý thông tin phù hợp, chiến lược toàn tổ chức và tầm nhìn quản lý thay đổi, việc có công cụ phù hợp có thể giúp các tổ chức số hóa dữ liệu của họ và đạt được mức ROI cao là yếu tố quan trọng nhất để thành công trong quá trình chuyển đổi sang kỹ thuật số 8 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Luồng thông tin và tài liệu nhiều, và việc phụ thuộc vào tài liệu giấy để hoạt động sẽ có tác động quan trọng đến đường lối hoạt động Tuy nhiên, số hóa tài liệu không phải là một quá trình đơn giản C Tự động hóa Vai trò của quản lý thông tin là cung cấp thông tin chính xác đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm và địa điểm để họ phản hồi nhanh và đưa ra các quyết định kinh doanh có cơ sở Điều đó chỉ có thể thực hiện được nếu quy trình vận hành của bạn diễn ra liền mạch và hiệu quả Tự động hóa là kỹ thuật cuối cùng để đảm bảo rằng các quy trình chạy trơn tru Khi các quy trình được tự động hóa, công ty của bạn có thể hoàn thành các hoạt động nhanh hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn và tăng năng suất Tự động hóa các quy trình cũng là một nhiệm vụ lớn cần nhiều nỗ lực để hiểu cách quy trình hoạt động hiện tại, xác định các điểm nghẽn và thiết kế lại nó để hoạt động tốt hơn D Sự tăng trưởng thông tin Hiện nay lượng thông tin từ thời đại 4.0 rất là khổng lồ, tăng theo cấp số nhân mỗi năm Chúng ta không thể quản lý, sử lý thông qua cách thức truyền thống Theo Statista , tổng lượng dữ liệu được tạo, thu thập, sao chép và tiêu thụ trên toàn cầu được dự báo sẽ tăng nhanh chóng, đạt 64,2 zettabyte vào năm 2020 Trong 5 năm tới, tính đến năm 2025, lượng dữ liệu toàn cầu dự kiến sẽ tăng lên hơn 180 zettabyte Hơn 80% sẽ là dữ liệu phi cấu trúc E Bảo mật thông tin Tình hình mất an toàn thông tin trong không gian mạng đang có những diễn biến hết sức phức tạp và trở thành vấn đề nhức nhối trong xã hội hiện nay khi mà ngày nay ngày càng có nhiều những trường hợp mất thông tin xảy ra Vì vậy, bài toán đặt ra làm sao để các tổ chức có thể chủ động bảo vệ thông tin, thúc đẩy tính riêng tư của dữ liệu và người dùng, giúp đơn vị mình có chiến lược đúng đắn về bảo mật và an toàn thông tin trong hoạt động kinh doanh khi chuyển đổi số là vấn đề thách thức 9 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 4 CƠ HỘI VIỆC LÀM Sinh viên ngành quản lý thông tin có thể làm việc trong các lĩnh vực nghề nghiệp đa dạng bao gồm kinh doanh, pháp lý, tài chính, y tế và công nghệ thông tin Một số công việc điển hình cho sinh viên ngành IM như: A Nhà chiến lược nội dung  yêu cầu phải có kỹ năng phân tích nội dung, tập trung vào siêu dữ liệu, phân loại, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và cách các khái niệm này hỗ trợ nội dung; sự phát triển của các hình thức mới của nội dung tiếp thị và các sáng kiến truyền thông xã hội;  các kỹ năng thiết yếu bao gồm quản lý dự án, quản lý nội dung web, truyền thông tiếp thị, viết kỹ thuật và tiếp thị chiến lược;  Chức danh công việc: Nhà chiến lược nội dung số, Giám đốc nội dung, Nhà tiếp thị nội dung, Nhà chiến lược nội dung & SEO B Chuyên viên phân tích dữ liệu  Cần có kiến thức về phương pháp thống kê và có thể chạy các thuật toán và quen thuộc với SAS, Khai thác dữ liệu / Kho dữ liệu, Mô hình hóa dữ liệu, SQL và Microsoft  SQL Server;  Trong năm đến mười năm đầu tiên ở vị trí này, lương sẽ tăng lên một chút, nhưng bất kỳ kinh nghiệm bổ sung nào không ảnh hưởng lớn đến lương 10 Chức danh công việc: Nhà khoa học dữ liệu, Giám đốc phân tích, Nhà phân tích dữ liệu kinh doanh, Phân tích lưu lượng và tiếp thị, Nhà phân tích dữ liệu trò chơi, Nhà phân Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 tích hoạt động bán hàng, Chuyên gia dữ liệu lớn, Nhà phân tích tài chính, Nhà phân tích phương tiện kỹ thuật số, Chuyên gia phân tích và dữ liệu lâm sàng C Nhà phát triển cơ sở dữ liệu  Yêu cầu thành thạo với một hoặc nhiều công cụ phần mềm cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Oracle hoặc Microsoft SQL Server và với Kỹ năng về Oracle DB 8i / 9i / 10g / 11i, Dịch vụ Tích hợp Máy chủ SQL, PL / SQL và ETL;  Những người quen thuộc với Phát triển cơ sở dữ liệu cũng có xu hướng biết Phân tích dữ liệu  Các nhà phát triển cơ sở dữ liệu đã dành hơn 20 năm cho báo cáo công việc kiếm được mức trung bình cao hơn đáng kể là $ 97K  Chức danh công việc: Quản trị viên cơ sở dữ liệu, Kỹ sư phát triển cơ sở dữ liệu, Kỹ sư dữ liệu, Nhà phát triển SQL Server, Kiến trúc sư dữ liệu D Kiến trúc sư thông tin  Có thể đánh giá nhu cầu của tổ chức và người dùng, bao gồm cả hành vi tìm kiếm thông tin của người dùng, trong nhiều môi trường thông tin khác nhau  Dự kiến sẽ hiểu và / hoặc có kinh nghiệm trước đó với các công nghệ web, bao gồm HTML, XML, Flash, Javascript, cơ sở dữ liệu quan hệ và kiến trúc máy khách / máy chủ chung  Chức danh công việc: Hầu hết mọi người chuyển sang công việc khác nếu họ có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này E Giám đốc dự án CNTT  Đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp, giao tiếp và lãnh đạo mạnh mẽ cũng như các kỹ năng quản lý, chẳng hạn như xây dựng nhóm, hỗ trợ nhóm và quản lý xung đột  Yêu cầu giao tiếp và vượt qua rào cản ngôn ngữ chuyên nghiệp, khoảng cách giữa công nghệ của công ty cũng như các nhóm người dùng  Chức danh: Quản lý dự án cấp cao, Giám đốc chương trình, Giám đốc chương trình kỹ thuật, Kỹ sư dự án F Nhà thiết kế trải nghiệm người dùng  Các kỹ năng có giá trị đối với Nhà thiết kế UX, đặc biệt là những người liên quan đến kiểm tra khả năng sử dụng, bao gồm khả năng thành thạo với các phương pháp nghiên cứu thực nghiệm và phân tích định lượng và định tính 11 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030  Nhiều người tham gia lĩnh vực thiết kế khả năng sử dụng với nền tảng về khoa học máy tính, khoa học thông tin hoặc tương tác giữa con người với máy tính, nhưng các môn học về tâm lý học nhận thức và thực nghiệm cũng có liên quan nhiều đến lĩnh vực này  Kỹ năng về Thiết kế tương tác, Ứng dụng CNTT có liên quan đến mức lương cao cho công việc này  Chức danh công việc: Nhà thiết kế trò chơi UX / Giao diện người dùng, Nhà thiết kế tương tác, Nhà thiết kế UX & 3D, Nhà thiết kế sản phẩm, Trưởng nhóm trải nghiệm người dùng, Nhà thiết kế giao diện người dùng chính, Nhà nghiên cứu UX, Nhà thiết kế tương tác, Chuyên gia trải nghiệm người dùng NGUỒN THAM KHẢO 1 (2022) Retrieved from Queensland Government Enterprise Architecture 2 MALAK, H A (2022) Retrieved from theecmconsultant: https://theecmconsultant.com/information-management- challenges/#:~:text=Typical%20information%20management%20challenges%20include,a nd%20eliminating%20low%2Dquality%20data 3 Robey, D (2017, 11) Retrieved from ACADEMY OF MANAGEMENT: https://journals.aom.org/doi/abs/10.5465/255742 4 Simon, B (2022, 7 8) Retrieved from smartsheet: https://www.smartsheet.com/information- management#:~:text=The%20definition%20of%20information%20management,to%20su pport%20a%20business'%20needs 5 Taylor, D (2022, 9 10) Retrieved from Guru99: https://www.guru99.com/difference- information-data.html 6 Team, I E (2022) Retrieved from indeed: https://www.indeed.com/career-advice/career- development/what-is-information-management 7 University, W G (n.d.) https://www.wgu.edu/career-guide/information- technology/information-manager-career.html#close 12 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)