Cơng cụ để tổ chức công việc cá nhân Hằng ngày, khối lượng công việc mỗi cá nhân cần phải giải quyết rất lớn, nếukhông có kế hoạch, lịch trình cụ thể, sắp xếp các công việc một cách khoa
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Tổ chức công việc cá nhân
1.1 Khái niệm “tổ chức công việc cá nhân”
Tổ chức công việc cá nhân là quá trình phân bổ nguồn lực, sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để hoàn thành kế hoạch Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có để hoàn thành tốt công việc được giao.
1.2 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức công việc cá nhân
Phân bổ thời gian một cách hợp lý cho từng đầu công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và thời hạn
Sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng để các công việc diễn ra suôn sẻ, không bị chồng chéo gây nên tâm lý căng thẳng, tránh được áp lực
“deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Lập kế hoạch và giám sát các công việc theo mục tiêu đã đề ra
Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
Đưa ra các mục tiêu phù hợp với tình hình công việc và năng lực của bản thân.
Sắp xếp công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
Tổ chức công việc hợp lý giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả.
Dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc.
Công cụ để tổ chức công việc cá nhân
Hằng ngày, khối lượng công việc mỗi cá nhân cần phải giải quyết rất lớn, nếu không có kế hoạch, lịch trình cụ thể, sắp xếp các công việc một cách khoa học thì các công việc sẽ chồng chéo lên nhau, khó kiểm soát tiến độ công việc và dẫn đến tình trạng chậm trễ so với giới hạn thời gian của từng công việc Để có thể lập và kiểm soát tốt việc thực hiện công việc cá nhân, thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là điều cần thiết giúp mỗi người giải quyết công việc nhanh chóng hơn, các công cụ có mục đích và vai trò như sau:
2.1 Mục đích của các công cụ
Hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc một cách khoa học theo mức độ quan trọng và giới hạn thời gian hoàn thành của công việc.
Ghi nhớ các công việc để người dùng dễ theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành của từng công việc.
Quản lý các sự kiện đã được lên lịch sẵn.
Hỗ trợ cho công tác quản lý công việc một cách hợp lý
2.2 Vai trò của các công cụ
Giúp người dùng dễ dàng cập nhật, kiểm tra kết quả nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi, quản lý công việc nhanh chóng.
Đưa ra gợi ý giúp người dùng có thể quản lý, phân bổ thời gian hợp lý, thêm công việc trong từng dự án chi tiết nhất, tránh sót việc.
Lập kế hoạch công việc hợp lý giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả.
Hỗ trợ người dùng thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
II, CÁC CÔNG CỤ LẬP VÀ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Sau 4 ngày thực hiện khảo sát từ ngày 7-11/2022, chúng tôi thu được 63 câu trả lời Đối tượng khảo sát chủ yếu là các nhân viên văn phòng
Bộ phận hành chính - tổng hợp
Bộ phận văn thư - lưu trữ
Biểu đồ 1.1: Vị trí công việc
Phần lớn người tham gia khảo sát đến từ các vị trí hành chính – tổng hợp (chiếm 41,3%), bộ phận văn thư – lưu trữ (chiếm 20,6%) và bộ phận nhân sự (chiếm 19%) Khi được hỏi về việc sử dụng các công cụ để lập và kiểm soát công việc cá nhân, chúng tôi thu được các câu trả lời như sau:
Biểu đồ 1.2: Công cụ sử dụng
Khảo sát cho thấy đa số mọi người sử dụng các công cụ hiện đại (phần mềm/ứng dụng) để lập và kiểm soát công cụ cá nhân của mình, chiếm 49,2% Một số ít sử dụng các công cụ truyền thống (lịch, thời gian biểu, ), chiếm 12,7% Còn lại 38,1% sử dụng tích hợp cả hai, cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại.
Các công cụ hiện đại
Hình 2.1 Các công cụ hiện đại
Trong câu hỏi khảo sát, nhóm đã đưa ra 5 công cụ: Todolist; Microsoft 365 Business; 1office; Any.do To-do-list; lịch, ghi chú, lời nhắc trên máy tính, điện thoại; Notion; Things để thu thập ý kiến của người tham gia khảo sát về những công cụ phổ biến và được họ sử dụng nhiều nhất Dựa vào số phiếu khảo sát nhóm đã thu về, có 3 công cụ hiện đại được người tham gia chọn khảo sát bình chọn sử dụng nhiều nhất đó là: Microsoft 365 Business, Any.do To-do-list và 1office Trong đó, Microsoft 365 Business chiếm 38,7%, Any.do To-do-list chiếm 35,5%, 1office chiếm 16,1% Đây là ba loại công cụ được đánh giá cao về chất lượng và khả năng ứng dụng vào lập và kiểm soát việc thực hiện công việc cá nhân hiệu quả nhất.
Hình 2.2 Vai trò của các công cụ hiện đại
100% người tham gia khảo sát cho rằng các công cụ lập và kiểm soát việc thực hiện công việc cá nhân giải quyết được các vấn đề như: nâng cao hiệu quả công việc; giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc; thống kê, báo cáo công việc hiệu quả;… cho mỗi cá nhân trong văn phòng Từ đó giúp những người làm văn phòng tiết kiệm thời gian làm việc.
Hình 2.3 Công cụ giúp giải quyết các vấn đề trong công việc
Người dùng cho rằng, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp họ không bị lỡ hay bỏ sót các công việc được giao, không thể kiểm soát được số lượng các công việc mà mình đang đảm nhận, tránh tình trạng đối diện với nhiều công việc dài kỳ, những dự án lớn hay công việc cần sự phối hợp, tham gia của nhiều người
Bên cạnh những tính năng ưu việt, những công cụ này còn tồn tại một số nhược điểm như: Lập và kiểm soát công việc chưa hiệu quả (chiếm 35,5%), giao diện phức tạp và khó thao tác (chiếm 51,6%), chi phí mua các thiết bị điện tử, duy trì, phí dịch vụ… cao (chiếm 51,6%), bảo mật kém (chiếm 38,7%) Ngoài ra, khi dùng các phần mềm còn có điểm hạn chế khác như: dữ liệu không được bảo mật một cách an toàn vì bị kiểm soát bởi bên thứ ba, ở phần mềm Microsoft-to-do chưa có tính năng nhắc nhở công việc…
Hình 2.4 Nhược điểm của các công cụ hiện đại
2.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm
Office business 365 là một phiên bản nâng cao của Office truyền thống được tích hợp công nghệ điện toán đám mây giúp bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi,vào làm việc trực tuyến với nhau Ngoài ra, với Office 365, bạn có thể cài đặt và làm việc trên mọi thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh,đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị theo thời gian thực.
Office 365 được xem là công cụ đắc lực cho các công ty, tổ chức có nhu cầu chia sẻ dữ liệu liên tục trong công việc với nhau Ví dụ, một bảng tính Excel có thể chia sẻ với nhiều người cùng làm việc, mọi thay đổi sẽ được cập nhật trên tất cả các thiết bị đăng nhập ngay tức thì.
Microsoft 365 business gồm những phần mềm quản lí công việc hiệu quả cho các cá nhân, nhóm và tổ chức Tạo và tự động hóa quá trình kinh doanh: Microsoft to do, Planner, Power Automate, Power Virtual Agents Trong đó, hai phần mềm phù hợp nhất để tổ chức công việc cá nhân là Microsoft-to-do và Planner Các phần mềm còn lại là Power Automate, Power Virtual Agents phù hợp hơn với tổ chức công việc bộ phận
Lập kế hoạch và quản lý công việc hàng ngày của bạn.
Cập nhật danh sách công việc hàng ngày, hàng tuần.
Chỉnh sửa danh sách công việc dễ dàng theo ý muốn với các màu sắc và chủ đề khác nhau.
Khả năng quản lý trực tuyến danh sách công việc.
Chia sẻ trực tuyến danh sách công việc với đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình.
Chia nhiệm vụ thành các bước đơn giản, đặt Deadline và nhắc nhở để giúp bạn theo sát nhiệm vụ.
Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị một cách dễ dàng giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.
Mọi việc cần làm của bạn đều tập trung ở một nơi: Bạn có thể theo dõi các hạn chót bằng cách thêm lời nhắc, ngày đến hạn và ghi chú, cũng như cá nhân hóa từng danh sách bằng các chủ đề đầy màu sắc Bạn có thể truy nhập danh sách của mình từ bất kỳ đâu với ứng dụng Microsoft To-Do cho iPhone, điện thoại chạy Android, các thiết bị chạy Windows 10 và web.
Lập kế hoạch ngày của bạn với tính năng Đề xuất Thông minh: Quản lý việc cần làm và danh sách đôi khi có thể mất nhiều công sức như khi hoàn thành chúng. Microsoft To-Do giúp bạn tập trung và lập kế hoạch trong ngày ngay từ thời điểm bạn mở ứng dụng Mỗi buổi sáng, danh sách Ngày của Tôi sẽ bắt đầu với diện mạo gọn gàng, cho phép bạn có nhiều dự định hơn về những điều bạn muốn làm.
Bạn cũng có thể nhấn vào Đề xuất Thông minh để xem ý tưởng về những việc quan trọng nhất Chỉ cần nhấn vào bóng đèn, bạn sẽ thấy mọi việc cần làm từ các ngày trước, việc gì đến hạn hoặc sắp tới, cùng những gợi ý hữu ích khác dựa trên thuật toán thông minh của Microsoft To-Do Chỉ cần thêm những việc bạn muốn hoàn thành vào Ngày của Tôi.
Tích hợp với Microsoft Office: Microsoft To-Do được xây dựng dựa trên
Office 365, việc này sẽ cho phép sản phẩm trở nên hữu ích hơn tại nhiều nơi trong những tháng tới đây Tích hợp đầu tiên của chúng tôi với Outlook giúp bạn dễ dàng duy trì theo dõi các Tác vụ Outlook của mình từ bất kỳ đâu Tính năng này sẽ tự động đồng bộ các Tác vụ của bạn với Microsoft To-Do, đồng thời cho phép bạn truy nhập và quản lý chúng trên các thiết bị khác.
Vì ứng dụng quản lý tác vụ duy nhất này được xây dựng trên đám mây của doanh nghiệp nên Microsoft To-Do mang tới khả năng bảo mật nâng cao mà các khách hàng Office 365 của chúng tôi mong đợi Dữ liệu được mã hóa khi di chuyển cũng như khi không hoạt động và Microsoft To-Do được phục vụ ngoài mạng lưới trung tâm dữ liệu toàn cầu, siêu quy mô của chúng tôi Đối với người dùng thương mại, các chuyên gia công nghệ thông tin giờ đây còn có thể kích hoạt bản xem trước Microsoft To-Do thông qua Trung tâm quản trị Office 365.
Là ứng dụng kế thừa của người tiền nhiệm Wunderlist, phần mềm nhắc nhở công việc hàng ngày Microsoft To-Do được cung cấp đến người dùng với đầy đủ tính năng cần thiết Sở hữu tính năng khởi tạo công việc con trong từng mục công việc Thậm chí, người dùng còn có thể ghi chú và đặt deadline cho từng công việc con Đây là lợi thế vượt trội hơn so với Todolist hay Tick Tick.
Sở hữu tính năng “My Day” Là tính năng hỗ trợ người dùng có thể sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày sao cho hiệu quả nhất.
Sở hữu widget Quick Add trên hệ điều hành Android, giúp người dùng khởi tạo và nhận thông báo công việc nhanh chóng, tiện lợi.
Các tính năng nổi bật như gắn nhãn công việc, bộ lọc tìm kiếm đều bị lược bỏ không thương tiếc trên ứng dụng nhắc việc Microsoft To-Do Do vậy việc quản lý công việc đã khởi tạo trên ứng dụng trở nên tương đối khó khăn.
Các công cụ truyền thống
3.1 Giới thiệu công cụ truyền thống
Dựa vào biểu đồ trên, số lượng người sử dụng công cụ truyền thống hiện nay là rất ít (12,7%) so với số người dùng công cụ hiện đại (49,2%) Điều này thể hiện rõ với xu hướng phát triển của công nghệ hiện nay, việc kiểm soát công việc cá nhân được quan tâm hơn Những công cụ hiện đại ngày càng thể hiện tính phổ biến, tiện nghi của nó Điều này khiến công cụ truyền thống như giấy, sổ ghi, lịch, thời gian biểu… ít được sử dụng hơn Tuy nhiên, không vì thế mà công cụ truyền thống bị loại bỏ, vẫn có một số lượng người sử dụng đồng thời cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại (38,1%). Để thấy rõ thực trạng trong việc sử dụng công cụ lập và kiểm soát công việc cá nhân truyền thống, nhóm tiếp tục tiến hành khảo sát đối với những cá nhân còn sử dụng những công cụ này:
Hình 3.2 Công cụ giúp tiết kiệm thời gian
Hình 3.3 Công cụ giúp nâng cao hiệu quả công việc
Từ kết quả khảo sát thu được, tất cả nhân viên văn phòng đều cho rằng việc sử dụng công cụ truyền thống hoàn toàn có thể giải quyết được được các vấn đề trong việc kiểm soát công việc cá nhân hiện nay Tuy nhiên hiệu quả mà công cụ truyền thống mang lại không hẳn tối ưu, với một số người cho rằng việc sử dụng công cụ truyền thống còn chưa thực sự tiết kiệm được thời gian làm việc của họ (22,2%).Kiểm soát công việc cá nhân bằng công cụ truyền thống vẫn giữ nguyên được mục đích và lợi ích ban đầu của nó, nhưng với nhu cầu hiện nay của con người và xã hội thì công cụ truyền thống lại chưa thể tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian và tiện lợi bằng những công cụ hiện đại.
Hình 3.4 Các công cụ truyền thống được sử dụng
Với công cụ truyền thống, mọi người đều có thói quen sử dụng và ưu tiên lựa chọn phương tiện ghi chép là giấy hoặc sổ ghi chú (66,7%), công cụ được sử dụng nhiều thứ hai là thời khóa biểu (22,2%) và cuối cùng là lịch chiếm 11,1% Giấy hoặc sổ ghi chép được lựa chọn nhiều nhất vì tính thuận tiện của nó, dễ dàng có được và hoàn toàn có thể ghi chép theo nhu cầu và sở thích của bản thân.
Mặc dù công cụ hiện đại phổ biến và dần trở thành xu hướng chung của các nhân viên văn phòng Tuy nhiên, công cụ truyền thống vẫn tiếp tục được sử dụng do bản thân những công cụ này vẫn mang lại những ưu điểm nhất định cho người dùng:
Hình 3.5 Tác dụng của công cụ truyền thống
Hình 3.6 Lí do sử dụng
Về những lợi ích mà công cụ truyền thống mang lại Trước hết phải kể đến các thao tác dễ dàng, ai cũng có thể làm được, chỉ với một chiếc bút và những tờ giấy, chúng ta hoàn toàn có thể dễ dàng sắp xếp công việc cá nhân của bản thân Ý kiến này được 44,4% người đồng ý Bên cạnh đó còn có các ưu điểm khác như: Hiệu quả trong công việc, ghi nhớ công việc lâu hơn, dễ dàng kiểm soát công việc đều ghi nhận ở mức đồng ý là 11,1% Bên cạnh những lợi ích mà công cụ truyền thống mang lại, phần lớn đều cho rằng điều khiến họ tiếp tục sử dụng những công cụ này mà không phải là công cụ hiện đại theo xu hướng là do thói quen (55,6%).
Bên cạnh đó, các công cụ hiện đại yêu cầu hiểu biết về công nghệ nhiều hơn dẫn đến phức tạp, khó thao tác cũng là một trở ngại khiến một số nhân viên ngại sử dụng những công cụ mới (44,4%) Có thể thấy, công cụ truyền thống dễ thao tác, không yêu cầu đòi hỏi kỹ thuật cao, dễ dàng thực hiện sẽ là lựa chọn đầu cho những nhân viên ngại thay đổi Điều này thường xảy ra đối với những nhân viên không trau dồi kỹ năng công nghệ hoặc có xu hướng yêu thích những thứ truyền thống.
Bên cạnh những ưu điểm mà công cụ kiểm soát công việc cá nhân truyền thông mang lại, không thể kể đến những mặt hạn chế của công cụ này:
Hình 3.7 Nhược điểm của công cụ truyền thống
Phần lớn nhân viên cho rằng, công cụ truyền thống không đảm bảo tính an toàn thông tin, khả năng bảo mật còn kém (55,6%) Công cụ truyền thống đơn giản,không có phần mềm bảo vệ nâng cao, tài khoản riêng, dẫn đến thông tin được thiết lập trong công cụ có thể bị rò rỉ bất cứ lúc nào Tiếp đó, việc lập và kiểm soát công việc chưa thực sự hiệu quả (44,4%) Công cụ truyền thống có thể lập và kiểm soát tốt đối với những cá nhân có ít đầu việc hoặc những công việc đơn giản Đối với những đối tượng có số lượng công việc lớn cần giải quyết thì công cụ truyền thống chưa thực sự tối ưu và đáp ứng được nhu cầu của cá nhân Ngoài ra, một số nhược điểm khác cũng được đưa ra như: Tốn thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu
(22,2%), chưa kiểm tra được tiến độ công việc (11,1%), tốn thời gian tìm kiếm tài liệu lưu trữ (11,1%)
3.2 So sánh với các công cụ hiện đại
Khảo sát cho thấy, tính thuận tiện và bố cục sắp xếp rõ ràng khoa học của công cụ truyền thống có sự đồng tình thấp hơn với tỷ lệ lần lượt là 25% và 35% còn công cụ hiện đại lại chiếm sự đồng tình cao với tỷ lệ lần lượt là 65% và 75%, cho thấy công cụ hiện đại có sự thuận tiện hơn nhiều so với sử dụng công cụ truyền thống trong quá trình lập và kiểm soát công việc cá nhân
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và sắp xếp hồ sơ của công cụ hiện đại cũng chiếm sự đồng tình cao hơn so với công cụ truyền thống vì tất cả đều thao tác bằng công cụ hiện đại, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên tạo điều kiện tìm kiếm dễ dàng nên sự đồng tình của công cụ hiện đại lên tới 90% còn công cụ truyền thống vẫn có sự tán thành của 1 số cá nhân tuy nhiên chỉ chiếm tới 10% trong quá trình khảo sát vì thế cho thấy công cụ hiện đại vẫn là lựa chọn tốt nhất cho cho việc sắp xếp hồ sơ và công việc
Quản lý thông tin và lập kế hoạch công việc, nếu như mỗi cá nhân đều quản lý và lập kế hoạch công việc bằng công cụ truyền thống thì rất dễ xảy ra những vấn đề như là việc quản lý và lập kế hoạch không được khoa học, dễ nhìn mà còn khó khăn trong việc thay đổi kế hoạch cũng như điều hành quản lý vì thế công cụ hiện đại ở đây vẫn luôn chiếm tỷ lệ cao lên tới 85%, và 15% còn lại là sự đồng tình với công cụ truyền thống vì có một số cá nhân còn thiếu kiến thức về tin học cũng như lo ngại việc tiếp cận với công nghệ thông tin vì thế mà sự đồng tình còn chiếm một phần đáng kể
Về mức độ kiểm soát, kiểm tra tiến độ công việc cũng như là dễ dàng tìm lại dữ liệu khi cần thì nếu sử dụng công cụ truyền thống mỗi cá nhân sẽ phải tìm kiếm từng tập hồ sơ, giấy tờ tuy nhiên nếu sử dụng công cụ hiện đại thì chỉ cần một vài thao tác đơn giản cá nhân đã có thể thống kê được tiến độ công việc cũng như dữ liệu mà mình cần tìm kiếm được hiển thị ngay trên màn hình vì thế mà tỷ lệ đồng tình với công cụ hiện đại chiếm tới 80% còn công cụ truyền thống chỉ chiếm 20%
Khả năng cập nhật và trao đổi thông tin, thông báo nhanh chóng kết hợp với tính an toàn bảo mật thì do có sự cải tiến và cập nhật nên công cụ hiện đại đã khắc phục được rất nhiều nhược điểm của công cụ truyền thống như: trao đổi thông tin, thông báo đã trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, tính nổi bật hơn đó là sự an toàn và bảo mật cũng trở nên ổn địng hơn công cụ truyền thống, thông tin bị rò rỉ ra ngoài chiếm phần ít vì thế mà đa số cá nhân đồng tình với công cụ hiện đại với tỷ lệ là 95% còn công cụ truyền thống thì do mỗi cá nhân ưu tiên sự nhanh chóng, an toàn, bảo mật của công cụ hiện đại nên sự đồng tình với công cụ này chỉ còn chiếm 5%
Với sự đồng tình cao của công cụ hiện đại đã cho thấy được mặt ưu điểm của công cụ này đáp ứng được phần lớn nhu cầu của mỗi cá nhân, tuy nhiên qua khảo sát lại cho thấy về công cụ hiện đại đã xuất hiện sự không đồng tình rất cao đó là về mặt chi phí sử dụng chiếm tới 75% vì công cụ hiện đại cho ra mắt nhiều bản cập nhật giúp khắc phục được phần lớn việc lập và kiểm soát công việc của mỗi cá nhân giúp công việc hoàn thành hiệu quả hơn nên chi phí để tạo lập ra là không ít vì thế mà mỗi cá nhân sử dụng phải bỏ ra một khoản tiền khá lớn để sử dụng, chính vì vậy mà về mặt chi phí sử dụng thì công cụ truyền thống được mọi người đồng tình nhiều hơn vì chức năng đơn giản nên giá cả không đáng kể.
Tích hợp cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại
Từ thống kê của bảng khảo sát, với 63 lời phản hồi trong đó có 24 người (chiếm 38,1%) tham gia khảo sát đã lựa chọn sử dụng cả hai công cụ truyền thống và hiện đại để lập và kiểm soát công việc của mình.
Họ cho rằng việc sử dụng cả hai công cụ song hành sẽ giúp họ không bị bỏ sót các đầu công việc, giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, từ đó nâng cao hiệu quả cho công việc của họ Một lí do nữa là những người này thấy được ở cả hai loại công cụ sự thuận lợi, khả năng đa dụng riêng trong việc giải quyết từng công việc
Bên cạnh ưu điểm trên vẫn tồn tại nhược điểm là các kế hoạch công việc bị tách rời, không tập trung tại một chỗ dẫn đến việc người sử dụng bị loạn, không nhớ chính xác những công việc đã và chưa được đưa vào các công cụ để sắp xếp. Ngoài ra, người dùng cũng có thể bị lẫn về cách sử dụng của các công cụ với nhau
III, ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HÀI LÒNG KHI SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ, ĐỀXUẤT CÁC GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG
Đánh giá mức độ hài lòng
Theo như kết quả khảo sát đã được thể hiện trên biểu đồ theo năm mức độ hài lòng lần lượt: 1 - Hoàn toàn không đồng ý 2 - Không đồng ý 3 - Bình thường 4 - Đồng ý 5 - Rất đồng ý Chúng tôi nhận thấy phần lớn người dùng các phần mềm lập kế hoạch thể hiện thái độ “Đồng ý” với các lợi ích mà phần mềm mang lại với các tiêu chí nhận được đánh giá cao nhất như “Sắp xếp hồ sơ” (21/31 lựa chọn);
“Quản lý thông tin” (21/31 lựa chọn); “Tính an toàn và bảo mật” (21/31 lựa chọn);
“Khả năng đa dụng để giải quyết công việc; dễ dàng trong việc lập kế hoạch công việc” (20-19/31 lựa chọn) Các yếu tố còn lại lại nhận được độ nghiêng về Mức độ
5 - Rất đồng ý Điển hình như: Tính thuận tiện, Bố cục sắp xếp rõ ràng, khoa học,Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, (25-28/31 phiếu) Tuy nhiên có yếu tố Chi phí sử dụng cao cũng đạt được số phiếu tương đương (16 phiếu - 52%), có thể hiểu rằng người dùng cảm thấy chi phí để trả cho 1 dịch vụ tiện ích này vẫn là rào cản mặc dù không quá cao bên cạnh số người dùng cảm thấy chi phí họ bỏ ra là hợp lí nhưng nhà sáng tạo cần để tâm đến vấn đề này để cải thiện dịch vụ một cách tốt nhất, đem đến trải nghiệm tốt hơn cho người dùng Một phần người dùng nhỏ cho rằng công cụ vẫn chưa “Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên”, “ sắp xếp hồ sơ công việc”, “Dễ dàng sử dụng”, “Khả năng đa dụng….”
Các giải pháp nâng cao chất lượng của các công cụ
Để tránh bỏ sót những công việc mang tính khẩn cấp, các phần mềm có thể thêm mục phân chia công việc theo mức độ, hoặc các công việc quan trọng có thể thêm các loại file liên quan
Giới hạn công việc thêm vào trong một ngày tránh trường hợp quá tải
Thông báo đến người dùng những công việc chuẩn bị đến hạn và công việc quá hạn
Qua khảo sát và nghiên cứu, có thể khẳng định các công cụ hỗ trợ lập và kiểm soát công việc cá nhân đóng vai trò vô cùng quan trọng, nhất là đối với những người làm văn phòng khi phải xử lý nhiều công việc khác nhau trong một khoảng thời gian ngắn Các phần mềm quản lý công việc đang là xu hướng lựa chọn của nhiều nhân viên văn phòng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc toàn diện Bên cạnh đó, người dùng có thể dễ dàng sắp xếp các công việc một cách có trình tự, khoa học nhất Mỗi công cụ hỗ trợ đều có những ưu, nhược điểm riêng, tùy vào cách thức làm việc mà mỗi người lựa chọn cho mình cách sử dụng hợp lý để mang lại hiệu quả tối ưu Điều này đòi hỏi mỗi nhân viên văn phòng cần có kĩ năng tổ chức, sắp xếp công việc và lập kế hoạch cùng với một số kĩ năng về công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức khi làm việc, giúp công việc đạt hiệu quả cao.