Đề bài tìm hiểu các công cụ hỗ trợ lập và kiểm soát

Cơng cụ để tổ chức công việc cá nhân Hằng ngày, khối lượng công việc mỗi cá nhân cần phải giải quyết rất lớn, nếukhông có kế hoạch, lịch trình cụ thể, sắp xếp các công việc một cách khoa

lOMoARcPSD|38895030 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỀ BÀI: TÌM HIỂU CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ LẬP VÀ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Môn: Kĩ năng tổ chức công việc Giảng viên: TS.Cam Anh Tuấn Thực hiện: Nhóm 6 Hà Nội, tháng 11 năm 2022 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 2 MỤC LỤC I, CƠ SỞ LÝ LUẬN .3 1 Tổ chức công việc cá nhân 3 1.1 Khái niệm “tổ chức công việc cá nhân” .3 1.2 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức công việc cá nhân .3 2 Công cụ để tổ chức công việc cá nhân 4 2.1 Mục đích của các công cụ .4 2.2 Vai trò của các công cụ 4 II, CÁC CÔNG CỤ LẬP VÀ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC CÁ NHÂN .5 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 5 2 Các công cụ hiện đại 6 2.1 Phần mềm Microsoft 365 business 8 2.2 Phần mềm To-Do-List 14 2.3 Phầm mềm 1Office .16 3 Các công cụ truyền thống 20 3.1 Giới thiệu công cụ truyền thống 20 3.2 So sánh với các công cụ hiện đại 26 4 Tích hợp cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại 27 III, ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HÀI LÒNG KHI SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ, ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG .28 1 Đánh giá mức độ hài lòng 28 2 Các giải pháp nâng cao chất lượng của các công cụ 30 IV, KẾT LUẬN .31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 3 I, CƠ SỞ LÝ LUẬN 1 Tổ chức công việc cá nhân 1.1 Khái niệm “tổ chức công việc cá nhân” Tổ chức công việc cá nhân là quá trình phân bổ nguồn lực, sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên để hoàn thành kế hoạch Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện hóa những mục tiêu càng cao Làm việc một cách có trình tự, khoa học, bạn có thể hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả Biết cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có để hoàn thành tốt công việc được giao 1.2 Mục đích, ý nghĩa của tổ chức công việc cá nhân 1.2.1 Mục đích  Phân bổ thời gian một cách hợp lý cho từng đầu công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và thời hạn  Sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng để các công việc diễn ra suôn sẻ, không bị chồng chéo gây nên tâm lý căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất  Lập kế hoạch và giám sát các công việc theo mục tiêu đã đề ra 1.2.2 Ý nghĩa  Thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát  Đưa ra các mục tiêu phù hợp với tình hình công việc và năng lực của bản thân  Sắp xếp công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 4  Tổ chức công việc hợp lý giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả  Dễ dàng trong việc kiểm tra, đánh giá, kiểm soát tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc 2 Công cụ để tổ chức công việc cá nhân Hằng ngày, khối lượng công việc mỗi cá nhân cần phải giải quyết rất lớn, nếu không có kế hoạch, lịch trình cụ thể, sắp xếp các công việc một cách khoa học thì các công việc sẽ chồng chéo lên nhau, khó kiểm soát tiến độ công việc và dẫn đến tình trạng chậm trễ so với giới hạn thời gian của từng công việc Để có thể lập và kiểm soát tốt việc thực hiện công việc cá nhân, thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là điều cần thiết giúp mỗi người giải quyết công việc nhanh chóng hơn, các công cụ có mục đích và vai trò như sau: 2.1 Mục đích của các công cụ  Hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc một cách khoa học theo mức độ quan trọng và giới hạn thời gian hoàn thành của công việc  Ghi nhớ các công việc để người dùng dễ theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành của từng công việc  Quản lý các sự kiện đã được lên lịch sẵn  Hỗ trợ cho công tác quản lý công việc một cách hợp lý 2.2 Vai trò của các công cụ  Giúp người dùng dễ dàng cập nhật, kiểm tra kết quả nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi, quản lý công việc nhanh chóng  Đưa ra gợi ý giúp người dùng có thể quản lý, phân bổ thời gian hợp lý, thêm công việc trong từng dự án chi tiết nhất, tránh sót việc Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 5  Lập kế hoạch công việc hợp lý giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả  Hỗ trợ người dùng thiết lập các kế hoạch, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát II, CÁC CÔNG CỤ LẬP VÀ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu Sau 4 ngày thực hiện khảo sát từ ngày 7-11/2022, chúng tôi thu được 63 câu trả lời Đối tượng khảo sát chủ yếu là các nhân viên văn phòng Vị trí công việc 1.60% 3.20% 41.34% Bộ phận hành chính - 20.62% tổng hợp Bộ phận nhân sự 7.91% Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán 19.02% 6.31% Bộ phận văn thư - lưu trữ Bộ phận marketing Khác Biểu đồ 1.1: Vị trí công việc Phần lớn người tham gia khảo sát đến từ các vị trí hành chính – tổng hợp (chiếm 41,3%), bộ phận văn thư – lưu trữ (chiếm 20,6%) và bộ phận nhân sự (chiếm 19%) Khi được hỏi về việc sử dụng các công cụ để lập và kiểm soát công việc cá nhân, chúng tôi thu được các câu trả lời như sau: Biểu đồ 1.2: Công cụ sử dụng Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 6 Khảo sát cho thấy đa số mọi người sử dụng các công cụ hiện đại (phần mềm/ứng dụng) để lập và kiểm soát công cụ cá nhân của mình, chiếm 49,2% Một số ít sử dụng các công cụ truyền thống (lịch, thời gian biểu, ), chiếm 12,7% Còn lại 38,1% sử dụng tích hợp cả hai, cả công cụ truyền thống và công cụ hiện đại 2 Các công cụ hiện đại Hình 2.1 Các công cụ hiện đại Trong câu hỏi khảo sát, nhóm đã đưa ra 5 công cụ: Todolist; Microsoft 365 Business; 1office; Any.do To-do-list; lịch, ghi chú, lời nhắc trên máy tính, điện thoại; Notion; Things để thu thập ý kiến của người tham gia khảo sát về những công cụ phổ biến và được họ sử dụng nhiều nhất Dựa vào số phiếu khảo sát nhóm đã thu về, có 3 công cụ hiện đại được người tham gia chọn khảo sát bình chọn sử dụng nhiều nhất đó là: Microsoft 365 Business, Any.do To-do-list và 1office Trong đó, Microsoft 365 Business chiếm 38,7%, Any.do To-do-list chiếm 35,5%, 1office chiếm 16,1% Đây là ba loại công cụ được đánh giá cao về chất lượng và khả năng ứng dụng vào lập và kiểm soát việc thực hiện công việc cá nhân hiệu quả nhất Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 7 Hình 2.2 Vai trò của các công cụ hiện đại 100% người tham gia khảo sát cho rằng các công cụ lập và kiểm soát việc thực hiện công việc cá nhân giải quyết được các vấn đề như: nâng cao hiệu quả công việc; giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc; thống kê, báo cáo công việc hiệu quả;… cho mỗi cá nhân trong văn phòng Từ đó giúp những người làm văn phòng tiết kiệm thời gian làm việc Hình 2.3 Công cụ giúp giải quyết các vấn đề trong công việc Người dùng cho rằng, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp họ không bị lỡ hay bỏ sót các công việc được giao, không thể kiểm soát được số lượng các công Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 8 việc mà mình đang đảm nhận, tránh tình trạng đối diện với nhiều công việc dài kỳ, những dự án lớn hay công việc cần sự phối hợp, tham gia của nhiều người Bên cạnh những tính năng ưu việt, những công cụ này còn tồn tại một số nhược điểm như: Lập và kiểm soát công việc chưa hiệu quả (chiếm 35,5%), giao diện phức tạp và khó thao tác (chiếm 51,6%), chi phí mua các thiết bị điện tử, duy trì, phí dịch vụ… cao (chiếm 51,6%), bảo mật kém (chiếm 38,7%) Ngoài ra, khi dùng các phần mềm còn có điểm hạn chế khác như: dữ liệu không được bảo mật một cách an toàn vì bị kiểm soát bởi bên thứ ba, ở phần mềm Microsoft-to-do chưa có tính năng nhắc nhở công việc… Hình 2.4 Nhược điểm của các công cụ hiện đại 2.1 Phần mềm Microsoft 365 business 2.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm Office business 365 là một phiên bản nâng cao của Office truyền thống được tích hợp công nghệ điện toán đám mây giúp bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, vào làm việc trực tuyến với nhau Ngoài ra, với Office 365, bạn có thể cài đặt và làm việc trên mọi thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh, đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị theo thời gian thực Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 9 Office 365 được xem là công cụ đắc lực cho các công ty, tổ chức có nhu cầu chia sẻ dữ liệu liên tục trong công việc với nhau Ví dụ, một bảng tính Excel có thể chia sẻ với nhiều người cùng làm việc, mọi thay đổi sẽ được cập nhật trên tất cả các thiết bị đăng nhập ngay tức thì Microsoft 365 business gồm những phần mềm quản lí công việc hiệu quả cho các cá nhân, nhóm và tổ chức Tạo và tự động hóa quá trình kinh doanh: Microsoft to do, Planner, Power Automate, Power Virtual Agents Trong đó, hai phần mềm phù hợp nhất để tổ chức công việc cá nhân là Microsoft-to-do và Planner Các phần mềm còn lại là Power Automate, Power Virtual Agents phù hợp hơn với tổ chức công việc bộ phận 2.1.2 Micosoft-to-do *Tính năng cơ bản:  Lập kế hoạch và quản lý công việc hàng ngày của bạn  Cập nhật danh sách công việc hàng ngày, hàng tuần  Chỉnh sửa danh sách công việc dễ dàng theo ý muốn với các màu sắc và chủ đề khác nhau  Khả năng quản lý trực tuyến danh sách công việc  Chia sẻ trực tuyến danh sách công việc với đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình  Chia nhiệm vụ thành các bước đơn giản, đặt Deadline và nhắc nhở để giúp bạn theo sát nhiệm vụ  Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị một cách dễ dàng giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi *Tính năng đặc biệt: Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 10 Mọi việc cần làm của bạn đều tập trung ở một nơi: Bạn có thể theo dõi các hạn chót bằng cách thêm lời nhắc, ngày đến hạn và ghi chú, cũng như cá nhân hóa từng danh sách bằng các chủ đề đầy màu sắc Bạn có thể truy nhập danh sách của mình từ bất kỳ đâu với ứng dụng Microsoft To-Do cho iPhone, điện thoại chạy Android, các thiết bị chạy Windows 10 và web Lập kế hoạch ngày của bạn với tính năng Đề xuất Thông minh: Quản lý việc cần làm và danh sách đôi khi có thể mất nhiều công sức như khi hoàn thành chúng Microsoft To-Do giúp bạn tập trung và lập kế hoạch trong ngày ngay từ thời điểm bạn mở ứng dụng Mỗi buổi sáng, danh sách Ngày của Tôi sẽ bắt đầu với diện mạo gọn gàng, cho phép bạn có nhiều dự định hơn về những điều bạn muốn làm Bạn cũng có thể nhấn vào Đề xuất Thông minh để xem ý tưởng về những việc quan trọng nhất Chỉ cần nhấn vào bóng đèn, bạn sẽ thấy mọi việc cần làm từ các ngày trước, việc gì đến hạn hoặc sắp tới, cùng những gợi ý hữu ích khác dựa trên thuật toán thông minh của Microsoft To-Do Chỉ cần thêm những việc bạn muốn hoàn thành vào Ngày của Tôi Tích hợp với Microsoft Office: Microsoft To-Do được xây dựng dựa trên Office 365, việc này sẽ cho phép sản phẩm trở nên hữu ích hơn tại nhiều nơi trong những tháng tới đây Tích hợp đầu tiên của chúng tôi với Outlook giúp bạn dễ dàng duy trì theo dõi các Tác vụ Outlook của mình từ bất kỳ đâu Tính năng này sẽ tự động đồng bộ các Tác vụ của bạn với Microsoft To-Do, đồng thời cho phép bạn truy nhập và quản lý chúng trên các thiết bị khác Vì ứng dụng quản lý tác vụ duy nhất này được xây dựng trên đám mây của doanh nghiệp nên Microsoft To-Do mang tới khả năng bảo mật nâng cao mà các khách hàng Office 365 của chúng tôi mong đợi Dữ liệu được mã hóa khi di chuyển cũng như khi không hoạt động và Microsoft To-Do được phục vụ ngoài mạng lưới trung tâm dữ liệu toàn cầu, siêu quy mô của chúng tôi Đối với người dùng thương Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 18  Quản lý nhân viên: Xem hồ sơ cá nhân, chỉ động yêu cầu cập nhập thông tin cá nhân; xem lịch làm việc của cá nhân chi tiết, đầy đủ; xem bảng lương; chấm công, thông báo đến cá nhân  Nhắc nhở công việc cần thực hiện: Nhắc nhở công việc làm hàng ngày, cảnh báo những công việc sắp hết hạn; xử lý hợp đồng sắp hết hạn; nhắc nhở sự kiện sắp tham gia, công việc sắp đến hạn hoàn thành  Quản lý nhóm: tạo nhóm, tham gia nhóm, đăng bài truyền thông đến nhóm, tương tác, quản lý nhóm  Quản lý tuyển dụng: Khi bộ phần nào cần tuyển người, chỉ cần tạo yêu cầu tuyển dụng, hệ thống sẽ tự động chuyển tới người duyệt và thông báo cho họ biết Ngoài ra còn cung cấp thêm các tác vụ giúp người quản lý dễ dàng thực hiện công các tuyển dụng: Thêm hồ sơ ứng viên, cập nhập trạng thái thực hiện, tạo lịch phỏng vấn…  Quản lý hồ sơ ứng viên: Lọc ứng viên, tìm kiếm ứng viên; chuyển trạng thái hồ sơ ứng viên; lên lịch phỏng vấn với ứng viên đủ tiêu chuẩn; chuyển hồ sơ ứng viên thành hồ sơ nhân sự  Quản lý đơn từ hành chính: Cung cấp đầy đủ các đơn từ hành chính: Đơn xin vắng mặt, đơn xin làm thêm, đơn xin đổi ca…; Gợi ý người phê duyệt đơn nhanh; Gợi ý lý do tạo đơn; Tạo đơn nhanh chóng; Thông báo tới người liên quan…  Quản lý tài sản: Tài sản được quản lý theo loại, bộ phận, phòng ban, bộ phận quản lý; Lưu trữ thông tin liên quan đến tài sản như nhà cung cấp, giá, năm sản xuất, ngày sử dụng….; Cập nhập tình trạng tài sản liên tục; Quản lý bàn giao tài sản rõ ràng, minh bạch…  Quản lý công việc: Tạo dự án với những thông tin đầy đủ như: Tên dự án, người quản trị dự án, đội ngũ tham dự….; Khai báo tiến độ thực hiện công việc gay Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 19 trên hệ thống; Tài liệu dự án được lưu trữ tập trung, dễ kiếm; Báo các thống kê dự án như tỷ lệ hoàn thành công việc, tình trạng công việc…  Quản lý tài liệu: Lưu trữ tài liệu dễ dàng, mỗi tài khoản sẽ có một ngăn chứa tài nguyên của mình bao gồm cả ảnh, video, tài liệu; Tài liệu cá nhân có thể chia sẻ cho nhóm khác, phân quyền truy cập; cài đặt cảnh báo văn bản sắp hết hạn  Báo cáo thống kê: Thống kê chính xác tình trạng nhân sự, hợp đồng, tuyển dụng, bảo hiểm…; cung cấp nhiều loại biểu đồ trực quan, sinh động; so sánh tình trạng biến động nhân sự giữa các thành; lên lịch báo cáo tự động *Tính năng đặc biêt:  Tư duy phát triển sản phẩm: Với tư duy hơn cả một sản phẩm, 1Office là một môi trường làm việc trực tuyến cho doanh nghiệp Ở đó, mỗi thành viên được cung cấp đầy đủ công cụ, tài nguyên số phục vụ cho công việc  Khả năng tích hợp và mở rộng: Không một giải pháp hay nhà cung cấp nào có thể làm đủ các yêu cầu của doanh nghiệp Nên 1Office đã sẵn sàng tích hợp và mở rộng với tất cả các phần mềm khác nhờ hệ thống Open API  Khả năng tùy biến và tự động: Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù khác nhau Khi gặp một bài toán, 1Office sẽ cố gắng tổng quát hóa trước khi giải Vì thế, khả năng tùy biến và tự động là ưu điểm vượt trội của giải pháp 2.3.3 Ưu điểm 1Office khác biệt với công cụ mạng xã hội nội bộ tương tự như Facebook, là nơi để mọi người chia sẻ, tương tác … hướng đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhiều hơn Công cụ này dường như sẽ phù hợp với các doanh nghiệp tập trung vào xây dựng văn hóa chia sẻ Ở một góc độ khác, mạng xã hội có thể khiến nhân viên công ty bị xao nhãng công việc phần nào Các phân hệ trong nền tảng bao gồm: Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 20  Workplace – giải quyết vấn đề quản lý công việc, quy trình, dự án, đơn từ, lịch biểu, tài liệu  Phân hệ HRM giải quyết vấn đề về quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp  Phân hệ CRM với công cụ quản lý Marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng cũng như quản lý tài chính, kho và tiện ích về tổng đài 1Office giải quyết được các vấn đề về làm tổng hợp báo cáo, đơn từ, biểu mẫu, phê duyệt, nhân sự trong doanh nghiệp giúp giảm thiểu thời gian làm việc cho mỗi bộ phận Tính năng HRM cho phép kết nối ngân hàng để trả lương thuận tiện Về điểm này, giải pháp 1Office dường như sẽ phù hợp với các doanh nghiệp hành chính công với nhiều thủ tục cần phê duyệt, làm báo cáo, đơn từ đề xuất và hướng đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp 2.3.4 Nhược điểm  Ở 1Office, mặc dù tính năng nào cũng có nhưng một số chưa đủ chuyên sâu, đặc biệt là khía cạnh marketing, khách hàng và CRM  Phần mềm không có bảng dashboard tổng quan dễ sử dụng, do đó khiến người dùng khi đăng nhập không biết bắt đầu từ đâu nên sẽ mất thời gian để tìm hiểu quy trình và hướng dẫn sử dụng  Bảng dashboard chỉ áp dụng cho tính năng Marketing, Sales, HRM  Chi phí sử dụng 1Office được tính chính xác tới từng user và giới hạn tính năng theo từng gói Ngoài chi phí thuê bao, khách hàng sẽ phải trả thêm phí triển khai thấp nhất là 5 triệu đồng và tham gia một số buổi đào tạo 3 Các công cụ truyền thống 3.1 Giới thiệu công cụ truyền thống Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)