Trang 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂN ******** ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã ngành: QH-2018-X Đề tài: Tổ chức khoa h
Cơ sở lý lu ậ n v ề t ổ ch ứ c khoa h ọc công tác văn phòng
Khái ni ệm cơ bả n
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời La mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại Theo tiến trình lịch sử phát triển KT-XH, văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn, toàn diện hơn Mỗi cách hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ
Khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có văn phòng hành chính.
Hay văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Như vậy, chúng ta có thể thấy văn phòng được hiểu với nhiều nội dung khác nhau, điều này phản ảnh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mỗi một thời kỳ khác nhau, hoàn cảnh khác nhau
Xét từ góc độ hệ thống, điều hành văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính đặc thù nhất định Đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các thông tin về những lĩnh vực cụ thể, theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức Đầu ra, là các hoạt động phân phối, truyền tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động này của văn phòng góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu tiền định của tổ chức đó Để thực hiện các tác nghiệp cụ thể của văn phòng thì cần những điều kiện nhất định cần và đủ để văn phòng hoạt động hiệu quả Các điều kiện này đó là cách thức tổ chức văn phòng sao cho phù hợp để văn phòng hoạt động hiệu lực, hiệu quả
Tóm lại, văn phòng được hiểu là: “Bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.
1.1.1.2 Văn phòng ủy ban nhân dân cấp phương
Văn phòng UBND phường là bộ phận giúp việc của UBND phường Đối với UBND phường, theo quy định của Luật tổ chức chính quyền đô thị, ở mỗi phường, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng - Thống kê, công chức này đảm nhận công tác văn phòng.
Bên cạnh đó căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực ngoài số lượng công chức chính thức, UBND phường đề nghị UBND cấp trên quyết định cho bố trí thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ kho, thủ quỹ, phục vụ UBND
Tuy trong văn phòng UBND cấp phường không chỉ có một người, nhưng vì khối lượng công tác không nhiều và có ít người nên trong văn phòng không lập các tổ, bộ phận công tác như văn phòng ởcơ quan nhà nước khác
1.1.1.3 Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là hoạt động không thể thiếu của bất kỳcơ quan, tổ chức nào Hiểu theo nghĩa rộng công tác văn phòng là toàn bộ những hoạt động có liên quan đến công tác quản trị văn phòng của cơ quan tổ chức, đơn vị và cá nhân Theo nghĩa hẹp, đó là công việc của một bộ phận chuyên môn là văn phòng
Trong khoa học hành chính hiện nay, thông thường công tác văn phòng được nghiên cứu với tư cách toàn bộ những hoạt động của bộ phận chuyên môn là văn phòng - được hiểu là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý điều hành và bảo đảm hoạt động của cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong đơn vị, cơ quan Với cách hiểu này, văn phòng có những chức năng và nhiệm vụ riêng của nó liên quan đến quá trình tổ chức công việc và điều hành công việc trong và ngoài của cơ quan HCNN Những nội dung hoạt động của công tác văn phòng trong cơ quan HCNN có thể hiểu chi tiết như sau:
- Tiếp nhận và tổ chức bảo quản hợp lý các văn bản, các thông tin vào cơ quan Trong các cơ quan HCNN nói chung thường có nhiều dòng thông tin vào, trong đó chủ yếu là dòng thông tin từ văn bản QLNN Nhiệm vụ của văn phòng là tổ chức tiếp nhận văn bản đến, khi tiếp nhận cần phải kiểm tra, đối chiếu, phân loại sơ bộ, đăng ký và thống kê theo các mẫu sổ quy định trước khi chuyển cho Ban thư ký của văn phòng xem xét để chuyển cho lãnh đạo hoặc chuyển cho các bộ phận hoặc cá nhân thi hành
- Tổ chức xử lý thông tin văn bản quản lý và truyền đạt thông tin trong hệ thống qua văn bản quản lý đến mọi bộ phận và cá nhân có liên quan
Tất cả văn bản quản lý đến cơ quan HCNN sau khi đã có ý kiến phân phối của lãnh đạo văn phòng được chuyển tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết những thông tin hình thành trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, bao gồm cả các quyết định hành chính đều phải được quản lý và tiếp thu các thông tin ngược lại đểbáo cáo lãnh đạo và chỉđạo, kiểm tra công việc hàng ngày
Vai tr ò c ủ a công t ác văn phò ng
Văn phòng (Công tác văn phòng) là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính
Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định.Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài … còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động của lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức Muốn đạt mục tiêu, tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trị phải quản lý mục tiêu, tổ chức sắp xếp lại các yếu tố cấu thành theo một cơ chế nhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Như vậy nhà quản trị phải tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi quy mô và trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường Để ra được quyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, nhà quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tác động đến môi trường trong quá trình thực hiện mục tiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ dược thông tin, nhà quản lý phải tổng hợp các thông tin thu thập để tạo ra các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Đồng thời họ còn phải truyền tải thông tin đến các đốí tượng quản lý và liên quan lưu giữ thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ để các nhà quản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin như trên thì sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, các tổ chức đã hình thành bộmáy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra các quyết định đúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động
Như vậy, văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị Tuỳ theo tính chất, quy mô, trình độ tồn tại hoạt động của tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức phù hợp
Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng chỉmang tính tương đối Trên cơ sở sự nhận thức về sự tồn tại tất yếu của văn phòng có thể xác định văn phòng theo các cách sau đây:
- Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
- Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại
Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức, được quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưng thông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều đơn để tránh sự trùng lắp với một tổ chức (cơ quan, đơn vị …) trong việc xác định chức năng, nhiệm vụ và địa vị pháp lý của văn phòng.
Qua phân tích nêu trên, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo Khi thực hiện nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một “thủ kho” về tài chính, tài sản Tóm lại, theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một đơn vị tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm đảm bảo cho cơ quan, tổ chức đó thực hiện nhiệm vụ của mình
Trong mọi giai đoạn vận hành của bộ máy hành chính, đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn luôn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức.Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được luôn luôn nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn phats triển của đất nước.Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng.Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong một số mặt công tác; xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể.Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mưu - tổng hợp điều phối và hậu cần.Trong khi đó, vẫn không còn ít những bất cập liên quan đến công tác văn phòng Thí dụ, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay đều chưa được đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình Bên cạnh đó, tổ chức bộ máy văn phòng không đồng nhất, chức năng còn chồng chéo, trùng lặp.Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng Chính vì vậy, cần phải có sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có được tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại
Hệ thống tổ chức bộ máy cơ quan HCNN rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, tuỳ theo địa vị pháp lý của mình mà mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức bộ máy tương ứng, trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành dường như đồng thời với sựra đời của cơ quan tổ chức đó.
Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng” Đúng như vậy, văn phòng được xác định là tổ chức với hoạt động không thể thay thế gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức
Nếu công tác văn phòng được tiến hành có nền nếp, cán bộ văn phòng có ý thức làm việc tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ giỏi thì công việc của cơ quan, đơn vị sẽ thông suốt, trôi chảy, lãnh đạo, điều hành sẽ ngày càng hiệu quả Vị trí, vai trò của văn phòng là rất quan trọng, thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng đảm nhiệm.
Văn phòng Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng
Ch ức năng của văn phòng Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng
Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan
- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan
Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉđạo của thủtrưởng cơ quan.
UBND cấp phường có các chức năng dưới đây:
Chức năng thứ nhất: UBND cấp phường là cơ quan chấp hành của HĐND phường UBND cấp phường có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND phường
Chức năng thứ hai: UBND cấp phường là cơ quan HCNN ở xã Cụ thể UBND cấp phường có nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, đề ra các quy chế cụ thể, phù hợp để quản lý các lĩnh vực ởđịa phương.
Trách nhiệm của văn phòng UBND cấp phường đối với UBND cấp phường là phục vụ cho cơ quan UBND hoạt động, văn phòng UBND phường có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất các giải pháp để lãnh đạo UBND phường tổ chức điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ theo luật định Văn phòng UBND phương bảo đảm cơ sở vật chất cho UBND phường làm việc Qua nội dung nói trên, ta thấy hoạt động của văn phòng UBND cấp phường gắn rất chặt với hoạt động của UBND cấp phường Ở góc độ bảo đảm, phục vụ, văn phòng UBND cấp phường là đơn vị trực tiếp thực hiện rất nhiều loại công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND Thông qua văn phòng, công tác thông tin tổng hợp, hành chính, quản trị… của HĐND và UBND cấp phường được thực hiện
Nhi ệ m v ụ c ủa văn phòng Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng … 16 1.2.4 T ổ ch ứ c b ộ máy c ủa văn phòng Ủ y ban nhân dân c ấ p phương
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có thểđược giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủtrưởng cơ quan
- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất
- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vịtrong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó
- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng.
Nhiệm vụ của văn phòng UBND cấp phường
Thứ nhất, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủđộng xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai Theo dõi tiến độ thực hiện Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban
Thứ hai, tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình KT-XH, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND cấp phường tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND cấp phườngtổ và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch KT-XH, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình KT-XH (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, tổ dân phố
Thứ ba, tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban Ở UBND cấp phường tổ thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong phường…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố trí lịch các cuộc họp Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp
Thứ tư, giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷban và trong địa phương Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
Thứ năm, tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết
Thứ sáu, tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa
Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan HCNN, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
T ổ ch ứ c khoa h ọ c công t ác văn phò ng c ấp phườ ng
Xuất phát từ vị trí, vai trò của văn phòng trong hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của một tổ chức, quản trị văn phòng có ý nghĩa to lớn trong duy trì và phát triển hoạt động của đơn vị Tổ chức quản trị văn phòng hợp lý, khoa học sẽ mạng những ý nghĩa to lớn sau đây:
1 Tạo nên một tổ chức ổn định, hợp lý: chức năng đầu tiên của quản trị văn phòng là tổ chức cơ quan, đơn vị theo một nội dung và phương thức nhất định, trong khi mục tiêu của quản lý là năng suất, chất lượng và hiệu quả Bởi vậy ngay từ khâu tổ chức đơn vị, các nhà quản trị đã phải quan tâm tạo dựng một tổ chức hợp lý, khoa học
2 Cho phép tăng khả năng linh hoạt của tổ chức: tính linh hoạt của một tổ chức phụ thuộc cả vào công tác tổ chức và quản lý điều hành Nếu các yếu tố cấu thành tổ chức được xếp đặt đúng đắn, phù hợp về lượng và chất sẽ tạo nên khả năng vận động thông thoáng dễ dàng.Yếu tố điều hành sẽ tạo nên sức mạnh vận hành của các yếu tố được tổ chức thông qua việc xác định mối quan hệ giữa các yếu tố và chỉ đạo sự phối, kết hợp giữa chúng Những hoạt động đó nếu khoa học và hợp lý sẽ làm tăng khả năng linh hoạt của mỗi yếu tố và của cả tổ chức
3 Hạn chế được sự ách tắc trong thu nhận và chuyển phát thông tin của cơ quan và văn phòng: hoạt động văn phòng liên quan trực tiếp và toàn diện đến thu, xử lý, quản lý, sử dụng và lưu trữ thông tin Bởi vậy, thông tin trong tổ chức bị ách tắc sẽ làm cho hoạt động của cơ quan trì trệ và đứt đoạn hoặc vận động sai mục tiêu Cả hai kết quả đó đều không phải là mong muốn của các nhà quản trị nên họ luôn có ý thức tổ chức điều hành hệ thống thông tin của đơn vị một cách tốt nhất Điều đó phù hợp với yêu cầu tổ chức quản trị văn phòng khoa học
4 Tạo lập ý thức tự giác của người lao động trong tổ chức: tổ chức cơ quan bao gồm cả tổ chức nhân sự, một yếu tố đặc biệt quan trọng trong các yếu tố nên các nhà quản trị đã có ý thức tạo ra một cơ cấu nhân sự hợp lý Bố trí nhân sự hợp lý đã tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị do phát huy được lợi thế về chuyên môn hoá, về tâm lý lao động Điều này chỉ có thể đạt được khi tổ chức quản trị đơn vị khoa học
5 Tiết kiệm chi phí cho tổ chức: quản trị khoa học sẽ tạo ra sự hài hoà, hợp lý giữa các yếu tố có trong tổ chức, cho phép sử dụng triệt để về số lượng và có thể khai thác hết năng lực của chúng để phục vụ cho hoạt động có mục đích của tổ chức Điều đó cũng đã chứng tỏ kết quả tiết kiệm do tổ chức quản trị hợp ý và khoa học
6 Giúp cho việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, kịp thời các hoạt động diễn ra trong tổ chức: mỗi bộ phận, cá nhân đều có những nhiệm vụ cụ thể, không giống nhau về quy trình, về thời điểm hoạt động nên rất khó theo dõi, kiểm tra Muốn giám sát có kết quả hoạt động của đơn vị thì công tác tổ chức, quản trị văn phòng phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý Tính khoa học được thực hiện từ khi tổ chức cơ quan điưn vị đến khi điều khiển, điều chỉnh, giám sát hoạt động của các nhà quản trị
Trong vấn đề công tác định mức lao động áp dụng đối với công tác văn phòng, như mọi hoạt động hành chính khác là phải xác định được tổng khối lượng công việc của cán bộ, công chức ở mỗi khâu công tác, xác định tổng thời gian để hoàn thành khối lượng công việc, từ đó xác định tổng biên chế của văn phòng Biên chế đó thường bao gồm:
1 Công chức lãnh đạo văn phòng Để thực hiện tốt công tác định mức công việc của nhóm này cần sử dụng phương pháp phân tích, khảo sát dựa trên cơ sở đánh giá, tổng kết công việc Từ kết quả công việc của họ để có được định mức lao động một cách tương đối sát
2 Nhân viên - những người thực hiện công việc có thể lượng hoá được như: nhân viên văn thư, đánh máy, in ấn, làm công tác vệ sinh, môi trường, lái xe, bảo vệ … Định mức lao động của nhóm này có thể dựa trên những tiêu chuẩn công việc cụ thể và phân tích khối lượng công việc thực tế mà mỗi bộ phận, cá nhân đảm nhiệm để xác định toàn bộ hao phí của việc thực hiện công việc theo những tiêu chuẩn đề ra, từ đó xây dựng định mức khối lượng công việc của từng loại nhân viên thuộc nhóm này
Hiện nay, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại có tác động hết sức lớn lao tới khoa học quản lý, tới quản trịvăn phòng. Đối tượng của khoa học quản lý là con người và việc tổ chức điều hành các quá trình sản xuất xã hội sao cho con người hoạt động có chất lượng, hiệu quả cao Cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã tác động sâu sắc tới khoa học quản lý về nhiều mặt:
- Một là, con người và hầu hết các chức năng lao động của con người được thay thế từ thấp lên cao (từ lao động chân tay sang lao động trí tuệ) trong quá trình thay đổi về chất của quá trình sản xuất đến sự thay đổi về căn bản vai trò của con người trong sản xuất, từ chỗ bị lệ thuộc và bị trói chặt (quan hệ một chiều) vào quá trình sản xuất tiến lên làm chủ và chi phối lại quá trình sản xuất (quan hệ hai chiều)
- Hai là, các yếu tố riêng biệt của quá trình sản xuất được kết hợp hữu cơ với nhau và được kết nối thành một hệ thống liên kết mạng trên quy mô quốc gia và quốc tế, tạo điều kiện xuất hiện các hệ thống công nghệ mới về nguyên tắc (cách mạng công nghệ)
- Ba là, tạo một bước ngoặt trong toàn bộ hệ thống lực lượng sản xuất, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của nền sản xuất xã hội, cũng như tác động một cách sâu sắc và toàn diện tới các quan hệ kinh tế kể cả kinh tế đối ngoại và mọi lĩnh vực đời sống xã hội khiến cho phân công lao động xã hội trong phạm vi quốc gia và quốc tế ngày càng mở rộng, quan hệ sản xuất ngày càng tiến bộ Đây là giai đoạn phát triển tiến bộ của người lao động được biến đổi về chất trên cơ sở những tư tưởng mới nhất của khoa học và công nghệ cũng như quy luật của các hình thái vận động vật chất khác nhau vừa được phát hiện
- Bốn là, việc tổ chức quá trình sản xuất về quy mô tổ chức về cách tổ chức quản lý, mục tiêu quản lý, tiêu chuẩn đánh giá, … cũng có những biến đổi căn bản Điều đang quan tâm về khoa học quản lý là do các thành quả của công nghệ thông tin, mạng Internet toàn cầu có thể vươn tới từng cơ sở, từng doanh nghiệp, từng cá nhân trong xã hội, cùng với các công nghệ mới: công nghệ đa phương tiện (multimedia), công nghệ hiện thực ảo (virtualreality); tiền điện tử (e.money); chữ ký điện tử (e.signature)… đã tạo điều kiện cho thương mại điện tử (e.business) và chính phủ điện tử (e.government) ra đời Người tiêu dùng (công dân) có thể liên hệ trao đổi, mua bán, kiến nghị, khiếu nại, xin phép kinh doanh, đóng thuế, trả tiền: điện, nước, cước phí điện thoại, … qua mạng Web toàn cầu
Nh ữ ng y ế u t ố ảnh hưởng đế n t ổ ch ứ c khoa h o ̣ c công t ác văn
Y ế u t ố khách
Yếu tố khách quan bao gồm những yếu tốcơ bản sau:
* Các yếu tố thuộc về chính trị- pháp luật hay còn gọi là môi trường chính trị - pháp luật Đây là nhóm yếu tố khó xác định và tác động rất khác nhau đến hiệu quả tổ chức khoa ho ̣c công tác văn phòng nói chung Môi trường chính trị - pháp luật bao gồm các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của UBND cấp phường và những hoạt động của cơ quan UBND cấp phường đều có ảnh hưởng tới tổ chức khoa ho ̣c hoạt động của văn phòng Đặc trưng nổi bật về sự tác động của môi trường chính trị - pháp luật đối với tổ chức khoa ho ̣c hoạt động của văn phòng chính là thể hiện ở mục đích thể chế chính trị nhắm tới Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng, chi phối toàn bộ các hoạt động trong xã hội, trong đó có hoạt động tổ chức và điều hành văn phòng hành chính Sự ổn định về chính trị, vai trò của Chính phủ đối với nền kinh tế, những định hướng chung của nền kinh tế, hệ thống pháp luật hiện hành… là những nội dung chính cần xem xét khi nghiên cứu yếu tố chính trị - pháp luật trong môi trường vĩ mô Các nhà quản trị văn phòng nói chung cũng phải nhận thức được các nhóm áp lực trong khuôn khổ chính trị- luật pháp ảnh hưởng đến tổ chức khoa ho ̣c hoạt động của văn phòng UBND cấp phường
* Các yếu tố thuộc về môi trường kinh tế
Ngày nay, do mọi tổ chức HCNN nói chung và văn phòng UBND cấp phường nói riêng đều hoạt động trong môi trường toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế nên sự tác động của các yếu tố kinh tế càng phức tạp và có nhiều biến động hơn
Do vậy, với sự tác động mạnh mẽ của môi trường kinh tế thì tư duy của các nhà quản trị văn phòng nói chung cũng đang dần thay đổi, họ tìm cách sáng tạo ra giá trị cho tổ chức mình bằng cách nâng cao sự hiểu biết của mình
Với một nền kinh tế đang trở nên ít dần việc trao đổi các hàng hoá hữu hình, thay vào đó là sự trao đổi thông tin và dịch vụ, thì các Văn phòng UBND cấp phường thời đại mới cần đầu tư cho ý tưởng và bắt đầu tăng tốc nhanh hơn bao giờ hết
* Các yếu tố thuộc môi trường văn hóa- xã hội
Trên phương diện tổ chức và điều hành văn phòng UBND cấp phường có thể coi các yếu tố thuộc môi trường văn hóa- xã hội là những đặc trưng chung về cơ quan như lịch sử phát triển, truyền thống, văn hóa tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức của từng phường… Bằng cách chẩn đoán được sự tác động của những giá trị của văn hóa- xã hội tới hoạt động điều hành, các nhà lãnh đạo UBND cấp phường và cán bộ, công chức trong văn phòng UBND cấp phường đó có thể tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và tiên đoán những mong đợi từ phía bên kia, từ đó có thể tránh những xung đột về văn hóa- xã hội trong quá trình tổ chức khoa học công tác văn phòng
*Các yếu tố thuộc về môi trường tự nhiên
Các nguồn tài nguyên thiên nhiên ngày càng trở nên khan hiếm và môi trường tự nhiên bị xâm hại nghiêm trọng trong quá trình phát triển khiến cho áp lực bảo vệmôi trường và chú trọng phát triển bền vững ngày càng gia tăng Xu hướng nổi bật hiện nay đối với vấn đề môi trường chính là áp lực quản lý và bảo vệ môi trường và trách nhiệm của các tổ chức nói chung đối với vấn đề này cũng ngày càng nâng cao.
TÌNH HÌNH T Ổ CH Ứ C KHOA H Ọ C CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦ A Ủ Y BAN NHÂN DÂN C ẤP PHƯỜ NG Ở THÀNH
Khái quát v ề Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng ở thành ph ố Th ủ
2.1.1 Gi ớ i thi ệ u chung v ề thành ph ố Th ủ D ầ u M ộ t
Thành phố Thủ Dầu Một nằm ở phía Tây Nam tỉnh Bình Dương, có sông Sài Gòn chảy men theo ở phía tây và có vị trí tiếp giáp như sau: Phía đông giáp thị xã Tân Uyên; Phía tây giáp Thành phố Hồ Chí Minh; Phía nam giáp thành phố Thuận An; Phía bắc giáp thị xãBến Cát
Hình 2.1 Bản đồ hành chính thành phố Thủ Dầu Một
Ngày 02 tháng 5 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 11/NQ-
CP thành lập thành phố Thủ Dầu Một thuộc tỉnh Bình Dương, trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên, dân số và các đơn vị hành chính trực thuộc của thị xã
Thủ Dầu Một đồng thời chính thức hoạt động vào ngày 01 tháng 7 năm 2012 Năm 2014, Thủ Dầu Một đạt đô thị loại II và đang đáp ứng các tiêu chuẩn để trởthành đô thị loại I
Thành phố Thủ Dầu Một, có vị trí địa lý thuật lợi, là là một trong những điểm thuộc vùng kinh tế trọng điểm của khu vực phía nam, cơ sở hạ tầng giao thông ở đây ngày một phát triển, thuận lợi di chuyển giữa các huyện trong tỉnh và cả nước qua quốc lộ 13, đặc biệt chỉ cách thành phố hồ chí minh 30km là đô thị trung tâm tỉnh Bình Dương, có rất nhiều các khu chức năng như các trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học kỹ thuật, công nghệ , có các trung tâm phát triển du lịch, nghỉdưỡng sinh thái chất lượng cao Với lợi thế là một đô thị trung tâm của tỉnh Bình Dương và cũng là một trong những đô thị lớn của khu vực Đông Nam Bộ, Thành Phố Thủ Dầu Một trong những năm gần đây tốc độ phát triển kinh tế xã hội và cơ sở hạ tầng giao thông vận tải tăng một cách vượt bậc Hiện nay trên địa bàn Thành Phố Thủ Dầu Một đã và đang xuất hiện nhiều khu đô thị mới như Khu đô thị Hiệp Thành III, khu đô thị Đông Đô Đại Phố, Khu đô thị thành phố mới Bình Dương
Thành phố Thủ Dầu Một có tổng diện tích tự nhiên là 118,67 km²; dân số 385.000 người (năm 2018) với 14 đơn vị hành chính, gồm 14 phường.
Bảng 2.2 Các phường của thành phố Thủ Dầu Một
Nguồn: Tác giả tổng hợp thông tin qua số liệu thống kế các năm
Trên địa bàn các phường, thành phố đã và đang triển khai nhiều dự án quy hoạch, định hướng cho đến năm 2030 Hạ tầng kỹ thuật thành phố ngày càng hoàn chỉnh, các khu công nghiệp, khu đô thịđô thị được chú trọng kể cả các công trình xây dựng trọng điểm Thành phố thực hiện quy hoạch, đầu tư các cơ sở hạ tầng bao gồm các đô thị sinh thái, dịch vụ, thương mại- dịch vụ, công viên, quảng trường nhằm từng bước phát triển đô thị xanh
Thủ Dầu Một là một trong số ít thành phố thuộc tỉnh Bình Dương mà 100% là phường không có xã ngoại thành tạo thuận lợi cho thành phố mở rộng mạng lưới hệ thống cấp điện, nước, các tuyến đường huyết mạch, trường học, trạm y tế, chợ, siêu thị, trung tâm thương mại,… Thủ Dầu Một tiến hành thực hiện cải tạo một số khu vực trên địa bàn các phường theo mô hình đa trung tâm, tạo nên sự cân bằng phát triển không gian, kinh tế, thương mại… Khu vực phía Nam Thủ Dầu Một: gồm các phường Phú Cường, Hiệp T3hành, Phú Hòa, Phú Lợi, Phú Thọ, Chánh Nghĩa Đây là khu vực quanh đại lộ 4Bình Dương và đường Phú Lợi.Bao gồm khu vực dịch vụ, kinh doanh tài chín5h, thương mại với đầy đủ các công trình dịch vụ đô thị cấp quận Khu vực Đ6ông Bắc Thủ Dầu Một: bao gồm các phường Hòa Phú, Phú Tân, Phú
Mỹ và 7Tân Uyên Đây là khu liên hợp công nghiệp, dịch vụ và đô thị; trung tâm hàn8h chính, chính trị, kinh tế Khu vực Tây Thủ Dầu Một: khu vực này nằm ven sông Sài Gòn, gồm các phường: Định Hòa, Hiệp An và các xã Chánh Mỹ, Tương Bình Hiệp, Tân An và Bến Cát, chủ yếu phát triển mạnh ngành dịch vụ du lịch sinh thái Thực hiện đẩy mạnh xây dựng khu đô thị hiện đại Một số khu đô thị như Uni-Town, Đông Đô đại phố, khu biệt thự, khu đô thị Tokyu hay khu nhà ở an sinh cao tầng,… Có hệ thống các trường học hiện đại như trường Đại học, trường THPT, THCS, tiểu học, nhà trẻ, mẫu giáo,…
Hệ thống giao thông phát triển bao gồm: Hệ thống đường bộ, đường thủy, đường sắt,…với các đại lộ như đại lộ Bình Dương, Đường Mỹ Phước – Tân
Vạn, Đường vành đai 3… cảng Bà Lụa, đường sắt có tuyến xuyên Á Thực hiện xây dựng và cải tạo, nâng cấp các công trình hạ tầng đô thị Thủ Dầu
Một, các công trình trọng điểm nhằm đáp ứng các yêu cầu đô thị văn minh, hiện đại,…
Về phát triển kinh tế, Thành phố Thủ Dầu Mộtcùng với thành phố Dĩ
An và Thuận Anlà những đô thị nằm ở phía Nam của tỉnh có nền kinh tế phát triển mạnh nhất Tổng thu ngân sách nhà nước của thành phố năm 2019 đạt 5.600 tỷ đồng, là một trong những thành phố trực thuộc tỉnh có mức thu ngân sách hàng năm trong top đầu cả nước
Tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ năm 2019 đạt trên 158.000 tỷ đồng, TM - DV chiếm tỷ trọng lớn trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, là đô thị trung tâm với định hướng phát triển thương mại dịch vụ chất lượng cao với các khu vực nổi tiếng sầm uất như đường Đại Lộ Bình Dươngnơi tập trung hàng loạt trụ sở chi nhánh ngân hàng và được ví như là phố Wall củaBình Dương, khu vực mua sắm, giải trí, tham quan, du lịch, tổ chức lễ hội quanh khu vực Ngã Sáu, chợ Thủ Dầu Một, con đường mua sắm thời trang Yersin, khu ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ giải trí quanh đườngThích Quảng Đức, khu dân cư Chánh Nghĩa, khu nhà hàng khách sạn cao cấp quanh tòa nhà Becamex Tower Hiện nay trên địa bàn có
04 trung tâm thương mại, 05 siêu thị lớn (01 siêu thị Big C, 02 siêu thị Co.opMart, 01 siêu thị MM MEGA MARKET, 01 siêu thị Aeon CitiMart), 13 chợ đang hoạt động, hàng chục siêu thị mini (Bách Hóa Xanh, FamilyMart, Vinmart+, Co.op Food ) trải rộng khắp địa bàn phục vụ tốt đời sống sinh hoạt hàng ngày của người dân thành phố.
Về phát triển công nghiệp: thành phố Thủ Dầu Một hiện có 07 khu công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp năm 2019 gần 36.000 tỷđồng, các khu công nghiệp này tập trung chủ yếu ở phía Bắc của thành phố và nằm trong Khu liên hợp công nghiệp – dịch vụ – đô thịBình Dương gồm: VSIP II, Sóng Thần 3, Phú Tân, Kim Huy, Đại Đăng, Đồng An 2, Mapletree Bình Dương Định hướng phát triển kinh tế của thành phố Thủ Dầu Một từ nay đến năm 2020 là dịch vụ - công nghiệp và nông nghiệp với tỷ trọng tương ứng là 60,89% - 39,07 - 0,04%, trước mắt thành phố tích cực phối hợp với các sở, ngành của tỉnh đẩy nhanh triển khai các dự án đầu tư theo hình thức xã hội hóa, đối tác tư - công; tiếp tục kêu gọi nhà đầu tư xây dựng phát triển thành phố
2.1.2 Ủy ban nhân dân các phường tại thành phố Thủ Dầu Một
Theo quy định của pháp luật hiện hành, trong tổ chức bộ máy nhà nước chính quyền địa phương, UBND là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống cơ quan HCNN ở Việt Nam Với vai trò và vị trí quan trọng như thế, UBND các phường tại thành phố Thủ Dầu là mắt xích quan trọng trong việc phát huy hiệu quả công tác quản lý của chính quyền địa phương, góp phần bảo đảm hoạt động HCNN thông suốt từ trung ương tới cơ sở Trong một cấp hành chính hoặc một đơn vị hành chính thì UBND phường có vai trò tổ chức thực hiện các quyết định của HĐND phường và của cơ quan HCNN cấp trên; thực hiện các biện pháp bảo đảm cuộc sống của dân cư ở địa phương
Hiện nay, trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một có 14 phường trực thuộc Thời gian qua, căn cứ vào nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định tại Hiến pháp năm 2013 và Luật tổ chức chính quyền địa phương, các phường thành phố Thủ Dầu Một đã thực hiện theo thẩm quyền được giao, quyết định nhiều vấn đề quan trọng có tác động mạnh mẽ đến sự phát triển KT-XH của địa phương Các nghị quyết của HĐND các phường ban hành đã kịp thời tạo cơ sở pháp lý để UBND các phường triển khai đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các nghị quyết của Đảng bộ cấp trên và Đảng ủy phường vào mọi hoạt động quản lý, phù hợp với đặc điểm của từng phườngđáp ứng yêu cầu thực tiễn đang đặt ra Việc tổ chức tốt khâu ban hành nghị quyết của HĐND cấp phường đã tạo thế chủ động giải quyết các vấn đề KT-XH của địa phương Quá trình xây dựng các nghị quyết đều tuân thủ các quy định của pháp luật, được thẩm tra kỹ và nhận được sự phản biện, đóng góp ý kiến của các đại biểu, các tổ chức chính trị - xã hội và tạo được sự ủng hộ của nhân dân. Ở thành phố Thủ Dầu Một, UBND các phường đã thể hiện được vai trò quan trọng của mình, cụ thể:
Thứ nhất, UBND các phường với tư cách là cơ quan chấp hành của HĐND phường UBND các phường do HĐND phường bầu ra, chịu trách nhiệm chấp hành nghị quyết của HĐND phường và báo cáo công tác trước HĐND phường và cơ quan hành chính cấp trên trực tiếp UBND các phường là nhân tố quan trọng có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND, biến những quy định trong các Nghị quyết đó thành hiện thực trên địa bàn toàn thành phố Trong các kì họp, HĐND phường thảo luận và quyết định các chủ trương phát triển kinh tế, văn hoá – xã hội, an ninh, quốc phòng ở địa phương… Căn cứ vào các nghị quyết đó, UBND các phường tiến hành họp, bàn bạc cụ thể và phân công tổ chức thực hiện các chủ trương nói trên của HĐND, biến những quy định trong các Nghị quyết đó thành hiện thực
T ổ ch ứ c khoa h ọc công tác văn phòng củ a ủ y ban nhân dân c ấ p phườ ng ở thành ph ố Th ủ D ầ u M ộ t
2.3 1 Bố trí sắp xếp nơi làm việc của văn phòn g
Hiện nay, theo kết quả quan sát của tác giả tại trụ sở 14 UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một cho thấy, việc bố trí, sắp xếp nơi làm việc của văn phòng UBND các phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một đều được thực hiện theo phương pháp bố trí văn phòng mở theo xu hướng CCHC và hiện đại hóa công tác văn phòng, với ưu điểm là: Tiết kiệm chi phí diện tích; Dễ giám sát quản lý hoạt động của công chức văn phòng- thống kế; Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa công chức với công việc và người dân;
Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng; Dễ thay đổi khi cần thiết Như vậy, với phương pháp bố trí văn phòng mở làm hoàn toàn phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của UBND cấp phường, cách bố trí nơi làm việc của văn phòng thể hiện được bộ mặt của UBND tương thích với vị trí là nơi đầu tiên giao tiếp tại UBND Các văn phòng UBND trên đại bàn thành phố đều cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc tốt nhất cho UBND, phục vụ cho công vụ và sinh hoạt cá nhân, nhằm tạo ra một môi trường làm việc thân thiện những cũng đảm bảo tính dễ giao dịch cho công dân và khách hàng khi đến liên hệ công tác, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cho hoạt động văn phòng Tuy nhiên, vẫn còn 2 phường bố trí nơi làm việc của Văn phòng là chưa hợp lý, còn cách xa phòng làm việc của lãnh đạo UBND phường.
2.3 2 Môi trường và điều kiện làm việc của văn phòng
Bên cạnh bố trí sắp xếp nơi làm việc của văn phòng thì vấn đề môi trường và điều kiện làm việc của văn phòng là một nội dung vô cùng quan trọng đảm bảo cho công tác văn phòng được tổ chức một cách khoa học Theo nghiên cứu và đánh giá của tác giả, tại văn phòng UBND các phường trên địa bàn thành phố đã hiện đại hóa, đáp ứng đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách HCNN Việc hiện đại hóa môi trường và điều kiện làm việc cho văn phòng UBND đều nhằm mục tiêu tạo tiền đề phát triển ổn định của hoạt động của UBND phường; Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo UBND phường Đồng thời, nâng cao năng suất lao động của công chức phụ trách công tác văn phòng- thống kế, giúp cho lãnh đạo UBND phường, bản thân công chức đảm nhận công tác văn phòng- thống kế thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi công chức chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Bởi trên thực tế, các văn phòng UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một hầu hết đều chỉ có 1 công chức đảm nhận công tác văn phòng, chỉ có một số phường có diện tích và dân cư lớn mới được bố trí thêm một cán bộ hợp đồng giúp việc văn phòng Do vậy, việc hiện đại hóa công tác văn phòng UBND tại các phường là hết sức cần thiết và hiện đang được triển khai có hiệu quả theo hướng:
Văn phòng UBND đã được tổ chức gọn nhẹ, đúng chức năng, từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, khai thác triệt để tiện ích của mạng internet trong hoạt động điều hành văn phòng hàng ngày Các văn phòng UBND trên địa bàn thành phố đều được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động văn phòng
Tuy nhiên, về môi trường làm việc của các văn phòng UBND trên địa bàn vẫn còn một số điểm hạn chế về môi trường như chưa đủ ánh sáng, cách bố trí ánh sáng chưa thích hợp, chưa đồng đều và chưa tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên Đây là một vấn đề ít được để ý tới trong quá trình bố trí, sắp xếp văn phòng làm việc, nhưng nó lại là vấn đề có tác động lớn đến tâm lý đến người làm việc trong văn phòng và khách đếnlàm việc Bên cạnh đó, còn có hạn chế lớn về cách bố trí trang thiết bị phụ vụ công tác văn phòng còn chưa hợp lý, các thiết bị bố trí xa, không thuận lợi cho hoạt động của công chức văn phòng, đây cũng là một vấn đề gây trở ngại lớn đến hiệu suất làm việc Ngoài ra, một vấn đề cần quam tâm đó chính là trụ sở UBND các phường đều năm ở vị trí trung tâm, gần đường phố lớn nên tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của công tác văn phòng Hiện nay, để giải quyết vấn đề này thì tại một số UBND phường đã sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn cũng đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện, thực hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định.
2.3.3 Tổ chức các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ủy ban ban nhân dân cấp phường ở thành phố Thủ Dầu Một
2.3.3.1 Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của ủy ban nhân dân các phường
Hiện nay, để phục vụ hoạt động của UBND các phường thì có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6 tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch công tác một tuần;
Các chương trình công tác thường kỳ của UBND các phường thường gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng tâm và những nhiệm vụ chính Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụđã thực hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng Trong đó có các cột đứng, các cột ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND các phường Văn phòng UBND các phường căn cứ vào: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND từng phường; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉđạo của UBND thành phố Thủ Dầu Một; Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ phường trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của HĐND phường; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của từng phường trên tất cả các lĩnh vực công tác để xây dựng chương trình công tác thường kỳ, Bên cạnh đó, một căn cứ quan trọng để xây dựng chường trình công tác thường kỳ của UBND các phường là căn cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các tổ trưởng dân phố thuộc quản lý của từng phường mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường
Những việc này cần thiết phải đưa vào chương trình công tác chung của UBND Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của UBND và lãnh đạo UBND các phường
Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp Các đầu mối gửi văn bản thường là đảng uỷ, HĐND, lãnh đạo UBND phường, ủy viên UBND, Ban chấp hành của các tổ chức đoàn thể và các tổtrưởng dân phố
Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng UBND các phường hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo
UBND phê duyệt, ban hành
Về thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ, tùy vào đặc điểm của từng phường trên địa bàn thành phố, chương trình công tác năm sau của UBND các phường thường được ban hành từ khoảng thngs 11 năm trước Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước Lịch công tác tuần sau thường được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước
Văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công tác một bản Sau khi chương trình chương trình công tác thường kỳ được ban hành, lãnh đạo UBND các phường có trách nhiệm triển khai thực hiện Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng UBND giúp lãnh đạo UBND đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với lãnh đạo UBND
Cuối cùng, hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình công tác thường kỳ Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của lĩnh vực mình phụ trách Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính Trên cơ sở báo cáo của các bộ phận chuyên mmôn, kết hợp với quá trình theo dõi hàng ngày, văn phòng UBND các phường có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả UBND; Biên tập thành văn bản trình Chủ tịch UBND ký ban hành và đềra chương trình công tác cho thời gian sau
2.3.3.2 Đảm bảo thông tin quản lý cho Ủy ban nhân dân và lãnh đạo Ủy bản nhân dân cấp phường
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của UBND các phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu
Một nói riêng và hoạt động của các cơ nhà nước nói chung Việc có đầy đủ và được cung cấp thông tin kịp thời, sẽ giúp việc thực hiện quản lý và điều hành công việc của UBND các phường có hiệu quả và từng công việc cụ thể được giải quyết nhanh chóng Ngược lại, việc thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc của UBND các phường Hiện nay, để phục vụ công tác quản lý và điều hành hoạt động của UBND các phường thì có 3 loại thông tin cơ bản sau: Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND các phường; Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND các phường; Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo UBND các phương Để đảm bảo được 3 nội dung thông tin quản lý nếu trên, Văn phòng UBND các phường có trách nhiệm tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý cho lãnh đạo các phường Văn phòng UBND sẽ tiến hành thu thập thông tin từ cấp trên trực tiếp; từ cấp dưới lên; từ các cơ quan khác; từ dư luận của xã hội; từ nguồn báo chí trong và ngoài nước; từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư viện Quá quá trình nghiên cứu, phân tích, sàng lọc đối chứng, Văn phòng UBND sẽ thu thập được nhiều thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và điều hành của lãnh đạo UBND các phường Ở văn phòng UBND các phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một hiện nay, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động cụ thể của UBND các phường như: Thông tin về công tác xây dựng cơ bản;Thông tin có nội dung về quân sự; Thông tin về quản lý trật tự đô thị, Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền…
2.3.3.3 Tổ chức các cuộc hội họp của Ủy ban nhân dân cấp phường
Đánh giá chung về t ổ ch ứ c khoa h ọc công tác văn phòng củ a Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng ở thành ph ố Th ủ D ầ u M ộ t
Ủy ban nhân dân cấp phường ở thành phố Thủ Dầu Một
Thông qua phân tích thực trạng tổ chức hoạt động cũng như tổ chức khoa học công tác văn phòng của UBND cấp phường ở thành phố Thủ Dầu Một trong thời gian qua, chúng tôi đánh giá thấy những mặt ưu điểm, tồn tại cần khắc phục sau đây:
2.4.1.Về ưu điểm và nguyên nhân
Trong thời gian vừa qua, công tác điều hành, tổ chức khoa học công tác văn phòng của UBND cấp phường ở thành phố Thủ Dầu Một đã được Lãnh đạo các UBND các phường, lãnh đạo thành phố Thủ Dầu Một, các cơ quan chức năng của thành phố đánh giá cao
Văn phòng luôn phát huy vai trò là cơ quan đầu mối tham mưu giúp việc Lãnh đạo UBND trong việc xây dựng các quy chế làm việc, các nội quy quy định làm việc liên quan đến hoạt động chung của UBND các phường
Thực hiện cải tiến, nâng cao chất lượng, đảm bảo tiến độ trong tổng hợp xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng, tuần và nhiệm vụ đột xuất của lãnh đạo UBND, nhất là trong chuẩn bị nội dung, tổ chức giao ban tuần, tháng, điều phối thực hiện các chương trình, nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất
Văn phòng UBND các phường đã tăng cường công tác theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vịtheo các văn bản giao nhiệm vụ của lãnh đạo UBND; theo dõi đôn đốc thực hiện kế hoạch xây dựng đề án, văn bản QPPL của các lĩnh vực, báo cáo kịp thời tình hình thực hiện trong giao ban hàng tháng, 6 tháng và tổng kết năm
Tiếp tục thực hiện tốt công tác rà soát các quy chế, quy định về chế độ làm việc và chế độ công vụ; tổ chức hội nghị,, phối hợp tổ chức các Hội nghị của phường, ngành, theo hướng giảm họp, lồng ghép nội dung, nâng cao chất lượng họp, giúp việc chỉ đạo điều hành của phường, thành phố được kịp thời, nhất là trong các tình huống khẩn cấp, đồng thời tiết kiệm lớn chi phí, thời gian của các địa phương, đơn vị
Trên cơ sở các quy định của các cơ quan nhà nước, các văn bản hướng dẫn của thành phố, Văn phòng UBND các phường đã triển khai phân công nhiệm vụ, chức trách từng người, từng bộ phận trong giải quyết công việc của Văn phòng, thực hiện các quy trình giải quyết công việc quy định, nhờ đó mà tổ chức khoa học công tác của Văn phòng UBND các phường đã đi vào nề nếp, hạn chế tối đa được sự chồng chéo, nhất là luôn chủ động trong công việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND các phường
Văn phòng UBND các phường đẩy mạnh chương trình ứng dụng CNTT phục vụcông tác lãnh đạo, điều hành của UBND và của Văn phòng
Văn phòng UBND các phường đã ý thức được vai trò của công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức, nhìn nhận công tác điều hành văn phòng trong bối cảnh CCHC cần phải chuyên môn hóa và nghiệp vụ tinh thông nên rất chú trọng đến công tác này Văn phòng UBND các phường đã tham mưu cho lãnh đạo các phường thực hiện các kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, công chức của các phường nên đã có những chuyển biến tích cực trong việc bố trí nhân lực có năng lực, trình độ và kỹ năng nghiệp vụ phù hợp chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND Trong bối cảnh CCHC, những loại công việc thích hợp với chủ trương xã hội hóa dịch vụ công như công tác phục vụ, sửa chữa, quét dọn vệ sinh…đã được từng bước khai thác sử dụng hợp lý làm tăng hiệu quả hoạt động điều hành của Văn phòng UBND Công chức Văn phòng- thống kê tại các phường đã được chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, kiến thức quản lý, ngoại ngữ và tin học, để đảm bảo thực hiện tốt hơn vai trò tham mưu giúp việc Lãnh đạo UBND Hầu hết họ là những người có tinh thần làm việc tận tụy, chịu khó, thái độ phục vụ hòa nhã, luôn gắn trách nhiệm cao với công việc được giao
Sự phối hợp giữa Văn phòng UBND các phường với Văn phòng các cơ quan đơn vị trong thành phố về các lĩnh vực hoạt động liên quan của Văn phòng đã được duy trì thường xuyên và có hiệu quả, đóng góp tích cực trong công tác tham mưu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND các phường tới các đơn vịcơ sở
Phương tiện, thiết bị làm việc của Văn phòng UBND các phường đã được từng bước hiện đại hóa, các cán bộ, công chức của UBND phường nói chung và công chức Văn phòng - thông kê nói riêng, đều sử dụng thành thạo máy tính cá nhân, mạng LAN, Internet và các ứng dụng thông thường của công nghệ tin học trong quá trình giải quyết công việc, về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác điều hành văn phòng trong bối CCHC
Với những thành tích trong tổ chức khoa công tác văn phòng của mình, Văn phòng UBND các phường đã đóng góp không nhỏ vào hiệu quả hoạt động của lãnh đạo UBND các phường, nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh công cuộc CCHC như hiện nay
Có được những thành tựu, kết quả như trên là do có sự quan tâm lãnh đạo UBND các phường, lãnh đạo thành phố, sự quan tâm chỉđạo trực tiếp của Văn phòng thành phố Thủ Dầu Một trong công tác quản lý và chất lượng chuyên môn
Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ Văn phòng UBND các phường đã nhận được sự phối kết hợp có hiệu qủa của các đơn vịtrên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một Hệ thống quy chế nội bộ được ban hành và triển khai thống nhất tại Văn phòng UBND các phường góp phần đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của của công tác tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND các phường
Sự phát triển và ứng dụng của CNTT vào các hoạt động của Văn phòng UBND các phường đã tạo ra những bước chuyển mạnh mẽ trong việc tiếp cận thông tin và các hoạt động chuyên môn của Văn phòng UBND
Bên cạnh đó, đa số cán bộ của Văn phòng - thống kê trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một đều có tuổi đời trẻ, nhiệt huyết, có ý thức cầu tiến, chủ động trong công việc Lãnh đạo UBND các phường bước đầu đã quan tâm tới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn phòng
2.4.2 Những hạn chế , tồn tại và nguyên nhân
Cơ sở đề xu ấ t gi ả i pháp t ổ ch ứ c khoa h ọc văn phòng củ a các Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng ở thành ph ố Th ủ D ầ u M ộ t
nhân dân cấp phường ở thành phố Thủ Dầu Một Để có được những giải pháp tối ưu nhằm tổ chức khoa học văn phòng của các UBND phường ở thành phố Thủ Dầu Một, tác giả đãxác định một số cơ sở đề xuất giải pháp như sau:
Một là, xuất phát từ yêu cầu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần của văn phòng Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”
Hai là, xuất phát yêu cầu khắc phục những hạn chế trong tổ chức công tác của Văn phòng UBND cấp phường hiện nay trên địa bàn thành phố Thủ
Dầu Một Để nâng cao chất lượng hoạt động, các mặt hạn chế trong tổ chức công tác Văn phòng UBND cấp phường cần sớm được giải quyết bằng các biện pháp, giải pháp phù hợp
Ba là, các giải pháp pháp tổ chức khoa học văn phòng của các UBND phường ở thành phố Thủ Dầu Một cần bảo đảm tính đồng bộ, hệ thống, đồng thời nhấn mạnh đến các yếu tố tác động trực tiếp nhất, quyết định nhất đến chất lượng công tác văn phòng UBND cấp phường Đó là đội ngũ công chức làm công tác văn phòng, hệ thống quy trình, quy chế, các tiêu chuẩn chất lượng công tác văn phòng.
M ộ t s ố gi ả i pháp t ổ ch ứ c khoa h ọc văn phòng củ a các Ủ y ban nhân dân c ấp phườ ng ở thành ph ố Th ủ D ầ u M ộ t
dân cấp phường ở thành phố Thủ Dầu Một
3.3.1 Nâng cao nh ậ n th ứ c v ề tổ chức khoa học công tác văn phòng Ủy ban nhân dân cấp phường
Tổ chức khoa học công tác văn phòng nói chung và văn phòng của UBND phường là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác Văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức, UBND phường, của chủ tịch UBND phường sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ của UBND phường trên địa bàn quản lý
Bên cạnh đó, như đã nêu ở trên, Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng” Với tư tưởng này, một lần nữa chúng ta được khẳng định về vai trò của Văn phòng trong hoạt động của các cơ quan đơn vị, trong đó có UBND phường, và càng quan trọng hơn là vai trò của việc tổ chức khoa học công tác Văn phòng UBND phường Do vậy, một trong những giải pháp đầu tiên và cũng là quan trọng nhất nhằm tổ chức khoa học công tác văn phòng cần phải tính đến việc nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của tổ chức khoa học công tác Văn phòng trong đội ngũ lãnh đạo UBND phường và các công chức Văn phòng của các phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một Đặc biệt, phải quán triệt nhận thức coi tổ chức khoa học công tác Văn phòng UBND phường là trách nhiệm chung của cả đơn vị mà đầu mối chính là bộ phận Văn phòng – thống kê của UBND phường Để thực hiện được giải pháp này, tác giả kiến nghị UBND thành phố
Thủ Dầu Một cần tổ chức lớp bồi dưỡng kiến thức quản trị văn phòng cho hệ thống các văn phòng cấp phường trên địa bàn thành phố, đông thời, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ để đảm bảo tiêu chuẩn theo chức danh, vị trí việc làm và nâng cao trình độ mọi mặt đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ, nhất là cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp Qua đó giúp cho cán bộ, công chức làm công tác văn phòng hiểu được thế nào là quản trị văn phòng, cách thức quản trị khoa học văn phòng và tầm quan trọng của nó, từ đó nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND các phường, công chức Văn phòng- thống kê tại các phường để thực hiện tốt hơn công việc của mình trong những năm tiếp theo
3.3.2 Hoàn thiện quy chế làm việc và quy chế phối hợp của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp phường
Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu tổng hợp, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND phương, vì vậy nhiệm vụ của văn phòng UBND phương là hết sức quan trọng và nặng nề Văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ theo quy định, ngoài việc tổ chức bộ máy tinh gọn, hợp lý, đội ngũ cán bộ, công chức tinh thông về nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, có phong thái độ đúng mực
… thì văn phòng cần phải xây dựng được một quy chế làm việc khoa học, cụ thể, phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn hơn cho các bộ phân chuyên môn; trong đó quy định những nguyên tắc, phương thức, trách nhiệm từng bộ phận chuyên môn, từng cá nhân có liên quan trên cơ sở quy trình hóa các công đoạn của công việc Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được phân công và đòi hỏi mỗi cá nhân, mỗi khâu trong trong tổ chức công tác văn phòng phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định đã được nêu trong quy chế làm việc
Việc hoàn thiện quy chế làm việc, nhất là nội dung phối hợp trong tổ chức công tác Văn phòng UBND phường trước tiên là nhằm đảm bảo kỹ luật, kỷ cương hành chính, đề cao trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực thi công vụ Trong quan hệ với các ban, ngành chức năng Đồng thời, quy chế làm việc và quy chế phối hợp của Văn phòng UBND phường nếu được hoàn thiện sẽ giúp xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với công việc sẽ tạo được sự đồng bộ, thông suốt trong hoạt động, đồng thời nâng cao tính dân chủ, tính đoàn kết thống nhất trong nội bộ văn phòng để cùng hướng đến thực hiện một mục đích chung là nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND phường, phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để cùng nhau tham mưu giúp Ủy ban nhân nhân phường thực hiện các công tác quản lý nhà nước trên địa bàn
Như đã phân tích trong phần thực trạng, tại các phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, đã có một sốUBND phường xây dựng được quy chế làm việc và phối hợp của Văn phòng, tuy nhiên chất lượng quy chế và đặc biệt là việc giám sát thực hiện quy chế này còn lỏng lẻo, chưa được quan tâm đúng mực, nhất là công tác phối hợp giữa các bộ phận, ban ngành chức năng với nhau còn nhiều hạn chế Để khắc phục tình trạng trên, văn phòng cần chủ động tham mưu cho UBND Phường ban hành quy chế phối hợp giữa UBND với các tổ chức, đoàn thể, với cấp trên, quy chế cần thể hiện đẩy đủ nội dung phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị quan hệ phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm đối với đơn vị thiếu sự phối hợp trong quá trình tham mưu; phân công cơ quan đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp; phương thức thực hiện các hình thức phối hợp; điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp
Do vậy, để đảm bảo tính liên tục, tính ổn định, vừa đảm bảo tính linh hoạt và tính hiệu quả, khoa học trong tổ chức hoạt động của Văn phòng phường ở thành phố Thủ Dầu Một, các Phường cần xây dựng và hoàn thiện quy chế tổ chức hoạt động của Văn phòng UBND phường theo một số nội dung cụ thể sau đây:
Một là, Quy chế cần xác định rõ cơ chế phối hợp hoạt động và trách nhiệm của Văn phòng, của công chức làm công tác Văn phòng- thống kê trong công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng UBND phường đối với hoạt động của UBND phường và chủ tịch UBND phường Việc xây dựng cơ chế phân công, phối hợp, chịu trách nhiệm cụ thể trong công tác Văn phòng như vậy sẽ giúp xác định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cán bộ, công chức phụ trách và chỉ chịu trách nhiệm theo từng lĩnh vực cụ thể, dưới sự chỉ đạo thống nhất chung của chủ tịch UBND phường; tránh được tình trạng đùn đẩy, thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc tình trạng chồng chéo nhiệm vụ trong quá trình giải quyết, xử lý công việc Đồng thời, tạo thuận lợi khi xem xét trách nhiệm cá nhân nếu có các vi phạm, sai phạm xảy ra
Hai là, xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, công việc khác nhau thuộc Văn phòng phường Quy chế hoạt động cần quy định rõ cơ chế phối hợp hoạt động giữa bộ phận, công việc thuộc Văn phòng UBND phường nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn hay quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận trong từng lĩnh vực công việc cụ thể; cách thức, phương pháp giải quyết công việc khi có sự không thống nhất ý kiến giữa các bộ phận Khi quy trình giải quyết công việc được quy chế hóa, cần giao cho bộ phận hoặc cá nhân đảm trách, tức là chịu trách nhiệm chính, trong đó đặc biệt đề cao trách nhiệm cá nhân, đặc biệt là trách nhiệm của công chức văn phòng – thông kê
Ba là, Văn phòng UBND phường cần chủ động tham mưu cho lãnh đạo UBND phường xây dựng quy chế phối hợp hoạt động giữa Văn phòng và các bộ phần khác thuộc UBND phường Đối với Văn phòng UBND phường, phối hợp hoạt động là một nguyên tắc làm việc quan trọng, là phương thức cơ bản để tiến hành các hoạt động nhằm thực hiện chức năng và các nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng Quan hệ phối hợp giữa Văn phòng UBND phường và các bộ phận chuyên môn khác thuộc UBND phường trong giải quyết công việc là điều kiện để Văn phòng có khả năng tiến hành thu thập, tổng hợp thông tin một cách hiệu quả, góp phần quyết định chất lượng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo UBND phường ban hành các quyết định quản lý, điều hành một cách kịp thời, chính xác
Bên cạnh đó, hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng UBND phường như công tác Hành chính – Quản trị, công tác Văn thư – Lưu trữ phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ phối hợp với các cơ bộ phân môn thuộc UBND phường Để đảm bảo phát huy được hiệu quả phối hợp hoạt động giữa Văn phòng UBND phường với các bộ phận chuyên môn khác thuộc UBND phường, cần thực hiện một số nội dung cụ thể sau:
Một là, Văn phòng UBND phường cần tham mưu cho UBND phường xây dựng, ban hành quy chế phối hợp có tính pháp lý cao, quy định rõ và cụ thể các nội dung về quyền hạn, nhiệm vụ của bộ phận chủ trì, bộ phận phối hợp, bộ phận đôn đốc, cơ quan thanh tra, kiểm tra; phương thức thực hiện, các hình thức tiến hành phối hợp, các điều kiện, nguồn lực đảm bảo cho việc phối hợp, chế độ khen thưởng, kỷ luật trong phối hợp hoạt động, đặc biệt là các chế tài xử lý đủ mạnh đối với các vi phạm xảy ra Chế tài xử lý là cơ sở đảm bảo các quy định được thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ; góp phần tạo nên hệ thống thể chế mạnh, buộc các cơ bộ phận trực thuộc thực hiện tốt mối quan hệ phối hợp trong công tác, hướng đến thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chung của UBND phường
Hai là, trao quyền cho công chức thuộc bộ phận tổng hợp của văn phòng trong việc thực hiện thu thập thông tin đối với các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường Trong trường hợp công chức chuyên môn của UBND phường không cung cấp thông tin, ngăn cản việc thu thập thông tin phục vụ hoạt động tham mưu cho lãnh đạo UBND, Thường trực HĐND phường thì công chức bộ phận tổng hợp có quyền lập biên bản để làm căn cứ xử lý theo chếtài đã quy định trong quy chế
Ba là, xây dựng quy trình theo dõi, đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phương trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một thực hiện ý kiến chỉđạo của Thường trực HĐND và UBND phường đối với mọi lĩnh vực công tác Thực hiện tốt công tác theo dõi, đôn đốc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của các bộ phận, Văn phòng HĐND và UBND phường sẽ giảm được áp lực cho các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường; hạn chế được những bất cập trong công tác tham mưu, giúp việc của các bộ phận chuyên môn đối với HĐND và UBND các phường
3.3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức cấp phường nói chung, và công chức văn phòng – thống kê nói riêng