Học phần hệ thống thông tin quản lý đề tài quy trình mua hàng của siêu thị big c thăng long

Đầu tiên, để đầu tư cho một siêu thị, yêu cầu đầu tiên là cần phải có địa điểm với diện tích mặt sàn lớn, phải có nguồn hàng dồi dào với giá tốt, có người quản lý và đội ngũ bán hàng, có

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - - BÀI KIỂM TRA 2 HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Quy trình mua hàng của Siêu thị Big C Thăng Long Giảng viên hướng dẫn: TS Phan Thanh Đức Nhóm thực hiện : Nhóm 9 Lớp học phần : 221MIS02A04 Hà Nội, 10/2022 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Phan Thanh Đức – Trưởng khoa Hệ thống thông tin quản lý, là giảng viên học phần Hệ thống thông tin quản lý Trong thời gian được tham gia lớp học của thầy, chúng em đã được tiếp thu nhiều kiến thức cả lý thuyết và thực tế, có thêm nhiều góc nhìn về cả kinh tế và công nghệ để có hiểu biết toàn diện hơn Học phần Hệ thống thông tin quản lý có phạm vi kiến thức rất rộng, bao gồm cả các kiến thức về thương mại, chiến lược và đặc biệt là kiến thức về công nghệ Tuy nhiên, việc tiếp thu kiến thức của sinh viên luôn có những hạn chế nên bài làm của chúng em sẽ không tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện Nhóm chúng em rất mong nhận được những ý kiến nhận xét của thầy để bài làm được hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn! i LỜI CAM ĐOAN Chúng em xin cam đoan, đây là bài làm được cả nhóm thực hiện trong thời gian tham gia học tập học phần Hệ thống thông tin quản lý, dưới sự hướng dẫn của giảng viên môn học – TS Phan Thanh Đức Các nguồn tài liệu tham khảo được sử dụng trong quá trình thực hiện bài tiểu luận đã được ghi rõ nguồn gốc trong phần “Tài liệu tham khảo” Chúng em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu phát hiện có sự sao chép trong bài làm của mình! Hà Nội, ngày 03 tháng 10 năm 2022 Nhóm sinh viên thực hiện ii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Trung tâm thương mại Big C Thăng Long 1 Hình 2: Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh 2 Hình 3: Chuỗi giá trị 6 Hình 4: Quy trình hiện tại 9 Hình 5: Quy trình đã cải tiến 13 iii DANH SÁCH THÀNH VIÊN STT Họ và tên Mã sinh viên Chức vụ 22A4050260 Nhóm trưởng 1 Lưu Quang Hà 24A4011582 24A4012081 Thành viên 2 Mai Thu Hằng 24A4012334 Thành viên 24A4010285 Thành viên 3 Nguyễn Thu Hương 22A4070101 Thành viên Thành viên 4 Nguyễn Thị Thuỳ Linh 5 Lý Thị Cẩm Ly 6 Lê Mai Ngân iv MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN .ii DANH MỤC HÌNH ẢNH iii DANH SÁCH THÀNH VIÊN iv MỤC LỤC v I ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY 1 II PHÂN TÍCH MÔ HÌNH 5 LỰC LƯỢNG CẠNH TRANH CỦA SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG 2 1 Đối thủ cạnh tranh trực tiếp 2 2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn 3 3 Hàng hóa thay thế 4 4 Nhà cung cấp 4 5 Khách hàng 4 III CHIẾN LƯỢC CẠNH TRANH CỦA SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG 5 IV CHUỖI GIÁ TRỊ 6 V QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 8 1 Quy trình hiện tại 9 2 Một số vấn đề còn tồn tại trong quy trình cũ 12 3 Ý tưởng cải tiến quy trình 12 4 So sánh 2 quy trình 15 KẾT LUẬN 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 v I ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY Hình 1: Trung tâm thương mại Big C Thăng Long Siêu thị Big C Thăng Long (Tên đầy đủ: Công ty TNHH Thương mại Quốc tế và Dịch vụ siêu thị Big C Thăng Long) được biết đến là một trung tâm thương mại trong hệ thống siêu thị Big C, Go! và Tops Market, thuộc tập đoàn Central Group của Thái Lan Đây được biết đến là một đại siêu thị, có trụ sở tại 222 Trần Duy Hưng, phường Trung Hoà, quận Cầu Giấy, Hà Nội Big C có thể được coi là một “ông lớn” trong ngành bán lẻ tại Việt Nam và là một cái tên thường được người ta nhắc đến mỗi khi muốn tìm những mặt hàng có chất lượng cao với giá cả cực kỳ ưu đãi Mô hình của Big C rất đặc biệt ở chỗ, mỗi siêu thị được xây dựng lại là liên doanh giữa một công ty của Việt Nam và một doanh nghiệp nước ngoài Big C Thăng Long được thành lập năm 1999, là liên doanh giữa công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Thăng Long GTC của Việt Nam và Công ty VINDEMIA SAS (thuộc tập đoàn Casino của Pháp) với số vốn điều lệ là 30 triệu USD Trong đó Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Thăng Long GTC góp 35% và VINDEMIA SAS góp 65% Sau khi Tập đoàn Central Group mua lại Big C từ tay Casio, hàng loạt đại siêu thị đã được đổi tên thành Go! và các siêu thị nằm trong các tòa nhà được đổi tên thành Tops Market Big C Thăng Long vẫn được giữ nguyên tên gọi ban đầu Với khẩu hiệu “Giá luôn luôn thấp”, Big C cung cấp cho người tiêu dùng hơn 50.000 mặt hàng, từ thực phẩm, sữa, bánh kẹo đến các mặt hàng thời trang, đồ gia dụng, … với giá thấp hơn so với khi mua ở những nơi khác Sản phẩm được bày bán trong hệ thống Big C rất đa dạng về chủng loại Đây là cơ hội để người tiêu dùng được lựa chọn sản phẩm mình mong muốn từ những nhà sản xuất khác nhau mà vẫn được mua sản phẩm đó với mức giá thấp Có lẽ cũng vì được nhiều người tiêu dùng lựa chọn mà doanh thu của Big C 1 Thăng Long luôn ở mức cao và có sự tăng nhẹ trong một số năm gần đây Trong các năm 2016, 2017, 2018 và 2019, doanh thu của siêu thị lần lượt đạt 2.695,8 tỷ đồng; 2.698,5 tỷ đồng; 3.169,1 tỷ đồng và 3.639,3 tỷ đồng Tuy mức chênh lệch giữa các năm không quá lớn nhưng doanh thu luôn có sự tăng trưởng qua các năm Điều này phần nào phản ánh được sự tin tưởng của người dân với việc mua hàng tại siêu thị này II PHÂN TÍCH MÔ HÌNH 5 LỰC LƯỢNG CẠNH TRANH CỦA SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG 1 Đối thủ cạnh tranh trực tiếp Hình 2: Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh Theo số liệu năm 2019, trên cả nước có 135 trung tâm thương mại, 700 siêu thị và khoảng hơn 1000 cửa hàng tiện lợi, chủ yếu tập trung ở các thành phố lớn Tại Hà Nội, một số cái tên có thể coi là đối thủ lớn của Big C Thăng Long là Co.opmart, Fivimart, Winmart hay Intimex Trong đó, Co.opmart có vẻ là cái tên đang đối đầu trực tiếp với Big C Trong cuộc chiến về giá, nếu như Big C đưa ra khẩu hiệu “Giá luôn luôn thấp” thì Co.opmart lại làm “Bạn của mọi nhà” Cả hai đang chạy đua với nhau khi đưa ra hàng loạt các chương trình giảm giá cho người tiêu dùng, đặc biệt là đối với mặt hàng nhu yếu phẩm Đây là các mặt hàng có lượng cầu lớn và chiếm tỷ lệ cao trong doanh thu của các hệ thống siêu thị Theo khảo sát, các sản phẩm nhu yếu phẩm trong Big C có mức giá rẻ hơn Co.opmart khoảng 3% Có lẽ cũng vì thế mà mỗi khi cần mua sản phẩm số lượng lớn với giá rẻ, người ta thường nghĩ ngay tới Big C Với thời gian hoạt động lâu năm trên thị trường Việt Nam, cả Big C và Co.opmart đều thấu hiểu thói quen tiêu dùng của người dân Việt Nam Cả hai cùng gia tỷ lệ hàng 2 nội địa trong hệ thống của mình và làm việc với nhiều nhà cùng cấp để đa dạng hóa danh mục hàng hóa của mình Điều này khác với hệ thống Winmart Sau khi về tay tập đoàn Masan, các mặt hàng như mì ăn liền, nước mắm, nước tương, … được bày bán trong Winmart chủ yếu là các thương hiệu thuộc Masan Ngoài ra, các hệ thống siêu thị hiện nay đều cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích cho khách hàng Điển hình là họ cùng đưa ra dịch vụ đặt hàng và giao hàng tận nhà Họ có thể hợp tác với các đơn vị vận chuyển hoặc có đơn vị vận chuyển riêng của mình (như Winmart) Tất cả đều nhằm gia tăng tầm ảnh hưởng của mình với người tiêu dùng Thị trường bán lẻ tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ và đây là một vùng đất màu mỡ mà các “ông lớn” đang tranh giành nhau từng phần 2 Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn Mặc dù thị trường bán lẻ Việt Nam đang phát triển mạnh do dân số ngày càng đông và mật độ dân tại các thành phố lớn ngày càng cao, nhưng việc gia nhập vào thị trường này không phải là điều dễ dàng Đầu tiên, để đầu tư cho một siêu thị, yêu cầu đầu tiên là cần phải có địa điểm với diện tích mặt sàn lớn, phải có nguồn hàng dồi dào với giá tốt, có người quản lý và đội ngũ bán hàng, có hệ thống quản lý việc nhập hàng và bán hàng và rất nhiều yêu cầu khác So với việc đầu tư vào những ngành khác, đầu tư vào thị trường bán lẻ có vẻ cần số vốn ít hơn nhưng số vốn ấy cũng không hề nhỏ Thứ hai, thị trường bán lẻ là sự thể hiện rõ nhất của thị trường cạnh tranh hoàn hảo Trên thị trường có hàng triệu người mua và cũng có rất nhiều người bán Họ mua và bán những sản phẩm tương tự nhau Vậy nên, nếu không hài lòng với người bán này, người mua sẽ chọn người bán khác với chi phí chuyển đồi hầu như là không đáng kể, nếu có cũng chỉ là chênh lệch một tỷ lệ nhỏ về mức giá Thứ ba, sẽ không quá khó khăn cho những ai muốn gia nhập thị trường bán lẻ nếu họ có đủ nguồn lực về vốn Tuy nhiên, để tồn tại và cạnh tranh được trên thị trường này là điều không dễ Những “ông lớn” như Big C với kinh nghiệm lâu năm đã xây dựng không chỉ uy tín mà còn dựng lên hàng loạt rào cản trên thị trường Với danh mục đa dạng các nhà cung cấp và tận dụng được lợi thế theo quy mô, Big C có cung cấp ra thị trường rất nhiều mặt hàng với giá rẻ hơn Điều này sẽ là rất khó khăn cho những doanh nghiệp mới bước chân vào ngành này khi phải đầu tư một số vốn khá lớn trong khi chưa có được mạng lưới nhà cung cấp đa dạng Doanh nghiệp mới có thể thu hút khách hàng bằng các phong cách phục vụ mới Nhưng càng đầu tư vào những thứ như vậy sẽ càng mất nhiều chi phí Việc cạnh tranh sẽ càng khó khăn, doanh nghiệp khó trụ vững 3 3 Hàng hóa thay thế Hàng hóa thay thế đối với các mặt hàng tại Big C sẽ là những mặt hàng được bán ở các chợ hay tạp hóa truyền thống Đối với nhiều người dân, đặc biệt là đối tượng sinh viên, việc mua hàng ở các khu chợ hay tạp hóa trên đường đi học, đi làm về là vô cùng tiện lợi Thậm chí, việc di chuyển từ nhà đến chợ hay cửa hàng tạp hóa thường gần hơn so với đi siêu thị Tuy nhiên, các loại thực phẩm hay hàng tươi sống ở các chợ dân sinh thường hay phải đối mặt với vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm Cùng với đó, các cửa hàng tạp hóa thường hay nhập phải những nguồn hàng lậu, hàng giả, hàng kém chất lượng Bởi vậy, cũng chẳng phải ngẫu nhiên mà người ta lựa chọn đến các siêu thị cho những mặt hàng tươi sống được làm sẵn, hoặc khi muốn mua những mặt hàng như dầu gội, sữa tắm, bột giặt, … thay vì mua ở những cửa hàng tạp hóa thông thường 4 Nhà cung cấp Các nhà cung cấp luôn muốn các doanh nghiệp đối tác của mình sẽ phải mua sản phẩm ở mức giá cao hơn để tăng doanh thu Trong thời gian gần đây, sự tăng mạnh của giá dầu thế giới đã dẫn tới nhiều lần tăng giá của giá xăng dầu trong nước Các nhà cung cấp cũng nhanh chóng tăng mức giá hàng hóa của mình với lý do chi phí vận chuyển tăng cao Ở các cửa hàng tạp hóa truyền thống hay các chợ dân sinh, có thể thấy rõ được việc các mặt hàng như sữa hay mì ăn liền tăng lên mức giá Có những sản phẩm đã tăng tới hơn 10% chỉ với lý do chi phí xăng dầu tăng kéo theo chi phí vận chuyển tăng Tuy nhiên, nhờ những chính sách bình ổn giá cả, các sản phẩm của Big C vẫn được bán ở mức giá thấp với mức tăng không đáng kể Hàng hóa của Big C đã rẻ nay còn rẻ hơn rất nhiều do các tạp hóa truyền thống phải tăng giá các mặt hàng nhu yếu phẩm Đây cũng là một trong những lợi thế của Big C khi tận dụng được lợi thế kinh tế theo quy mô Do nhập với số lượng rất lớn nên chi phí được tính vào sản phẩm là không đáng kể 5 Khách hàng Khách hàng luôn mong muốn mua được sản phẩm với mức giá rẻ Nếu cùng một sản phẩm được bán ở nhiều nơi với nhiều mức giá khác nhau, khách hàng thường có xu hướng chọn nơi rẻ nhất để mua Ở thị trường bán lẻ, nếu có một đơn vị tăng giá sản phẩm hoặc trải nghiệm mua hàng không tốt, khách hàng sẵn sàng chuyển qua mua hàng nơi khác mà chi phí cho việc chuyển đổi này hầu như không có 4 Chính vì vậy, bên cạnh việc cung cấp hàng hóa đa dạng với mức giá luôn thấp hơn so với các đối thủ cùng ngành, Big C cũng thường đưa ra nhiều chương trình khuyến mãi và cũng thường hay đánh vào tâm lý khách hàng với các mức giá như 69.000 hay 99.000 để thu hút khách hàng Với mức giá chỉ thấp hơn một chút so với khi được làm tròn, nếu khách hàng mua với số lượng nhiều thì có thể sẽ tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể III CHIẾN LƯỢC CẠNH TRANH CỦA SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG Với những phân tích trên, chiến lược cạnh tranh phù hợp nhất cho siêu thị Big C Thăng Long là chiến lược dẫn đầu về chi phí Đầu tiên, Big C Thăng Long có khả năng nhập được nguồn hàng với giá rẻ Bởi lẽ, Big C Thăng Long là một siêu thị trong hệ thống siêu thị Big C, Go! và Tops Market Tất cả những thương hiệu này trước đây đều mang tên Big C, được đổi tên sau khi hệ thống này được thâu tóm bởi tập đoàn Central Group Với một hệ thống các siêu thị trực thuộc như vậy, Central Group sẽ có những sự hỗ trợ cho các siêu thị trong việc giảm giá Chẳng hạn, Central Group có thể tận dụng được quy mô của mình để tìm kiếm nguồn hàng giá rẻ từ phía các nhà cùng cấp Từ đó, cho các siêu thị trong hệ thống có thể bán sản phẩm với giá thấp hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác Thứ hai, với hình thức là một đại siêu thị, hàng nhập của Big C Thăng Long luôn có số lượng lớn Đây là một trong những lời thế của siêu thị này trong việc đàm phán với các nhà cung cấp Nếu các nhà cung cấp yêu cầu tăng giá, mức giá cũng không thể tăng lên quá nhiều do siêu thị này thường nhập với số lượng rất lớn Việc giá tăng mạnh có thể dẫn đến việc nhà cung cấp bị mất đối tác lớn Với những mức tăng giá không đáng kể kèm theo lượng hàng nhập cực lớn, lượng chi phí được tính thêm cho mỗi sản phẩm cũng sẽ không quá cao Vì vậy, giá các sản phẩm tại Big C vẫn luôn được giữ ở mức bình ổn Người tiêu dùng vẫn luôn được hưởng lợi Thứ ba, các siêu thị trong cùng hệ thống với Big C sẽ không mất quá nhiều chi phí cho các hoạt động quảng cáo do thương hiệu của họ đã được tạo dựng trong một khoảng thời gian dài Điều đó có nghĩa rằng Big C Thăng Long là một chi nhánh trong cả hệ thống đó cũng sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn cho các hoạt động quảng cáo Chi phí sẽ không phải tính thêm cho các sản phẩm và khách hàng sẽ luôn tìm đến đây để được mua sản phẩm với giá rẻ hơn so với các hệ thống siêu thị khác Nhìn chung, Big C Thăng Long có đủ điều kiện để có thể theo đuổi được chiến lược dẫn đầu về chi phí Đây không phải là một chiến lược mà bất cứ siêu thị nào cũng có thể theo đuổi Chiến lược này cũng sẽ dựng lên một hàng rào gia nhập đối với những đối thủ tiềm ẩn đang muốn gia nhập vào thị trường bán lẻ này Bởi lẽ những người chơi 5 mới trên thị trường sẽ phải đầu tư ra rất nhiều chi phí để tạo dựng được thương hiệu Người tiêu dùng sẽ khó có cơ hội mua được hàng hóa giá rẻ ở những đơn vị này IV CHUỖI GIÁ TRỊ Hình 3: Chuỗi giá trị Chuỗi giá trị của một doanh nghiệp được xây dựng bởi 2 nhóm hoạt động: Hoạt động chính và Hoạt động hỗ trợ a Các hoạt động chính (Primary Activities) Inbound Logistics: Được hiểu là những hoạt động hậu cần hướng vào doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động mua hàng, hoạt động kho bãi và hoạt động quản lý tồn kho Để theo đuổi chiến lược dẫn đầu về chi phí, Big C Thăng Long nên xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với các nhà phân phối của mình Từ đó, việc mua hàng thường xuyên với số lượng lớn của Big C Thăng Long sẽ là một lợi thế quan trọng trong việc đàm phán về giá với các nhà cũng cấp Các nhà cũng cấp cũng sẽ không thể dễ dàng tăng giá sản phẩm cho một đối tác lớn của mình Một trong những loại chi phí có thể cắt giảm trong Inbound Logistics là chi phí tồn kho Các mức tồn kho khác nhau sẽ có những mức chi phí khác nhau Tuy nhiên, không thể cắt bỏ yếu tố hàng tồn kho chỉ để giảm chi phí Bởi lẽ hàng tồn kho có rất nhiều vai trò đối với doanh nghiệp Vì vậy, Big C Thăng Long phải tính toán đến lượng hàng tồn kho để vừa đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí Chẳng hạn, thông qua lượng mua có thể xác định được nhu cầu của khách hàng đối với từng mặt hàng Từ đó xác định được số lượng từng mặt hàng cần dự trữ trong kho, lượng hàng cần đặt và thời gian giữa mỗi lần đặt hàng Một số công cụ mà siêu thị có thể sử dụng như Mô hình điểm đặt hàng tối ưu EOQ, Mô hình Q, Mô hình P, … 6 Operations: Hoạt động chính của Big C Thăng Long cũng giống như những siêu thị khác là bày bán những sản phẩm nhập từ những nhà cung cấp để thu lại lợi nhuận Siêu thị này cung cấp 50.000 sản phẩm ở nhiều ngành hàng khác nhau, nhưng chủ yếu là nhu yếu phẩm Đây là những mặt hàng cần thiết trong cuộc sống của người dân nhưng lại có rất nhiều người bán trên thị trường Vì vậy, không thể tăng giá các sản phẩm này dễ dàng bởi lẽ người mua có thể chuyển đổi từ việc mua ở siêu thị này sang siêu thị khác Hoạt động bán hàng của Big C Thăng Long sẽ không cần điều chỉnh quá nhiều để có thể tiết kiệm chi phí Siêu thị nên đầu tư những yếu tố tối thiểu cho việc vận hành như trả lương cho nhân viên bán hàng, cho đội ngũ quản lý, đầu tư cho hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, … Ngoài ra, siêu thị không cần thiết phải đầu tư thêm cho dịch vụ bổ sung hay hoạt động quảng bá hình ảnh Bởi lẽ, hệ thống siêu thị Big C đã nổi tiếng với việc cung cấp sản phẩm giá rẻ Big C Thăng Long lại nằm ở nơi được coi là vùng “đất vàng” của thủ đô Hà Nội nên việc quảng bá hình ảnh là không quá cần thiết Không đầu tư thêm chi phí là một trong những cách tiết kiệm chi phí để dẫn đầu Outbound Logistics: Là các hoạt động phân phối sản phẩm cuối cùng đến người tiêu dùng Trên thực tế, Big C Thăng Long cũng đã triển khai việc đặt hàng trên nhiều nền tảng như Zalo hay ứng dụng Go! & Big C Tuy nhiên, nếu có thể, hệ thống Big C nói chung và Big C Thăng Long nói riêng có thể chuyển việc tự xây dựng hệ thống đặt hàng sang việc hợp tác cùng một số đơn vị vận chuyển Việc đặt hàng trên ứng dụng của một số hãng xe công nghệ kèm theo việc người vận chuyển là tài xế của các hãng xe đó có thể là cơ hội để cắt giảm được khá nhiều chi phí hoạt động Marketing and Sales: Là các hoạt động nhắm tới khách hàng Hệ thống siêu thị Big C có tệp khách hàng lớn, thuộc nhiều đối tượng với nhiều mức thu nhập Tuy nhiên, dịch vụ bán hàng của Big C được cho là kém hơn so với các đối thủ khác Đây là vấn đề của cả hệ thống và Big C Thăng Long nên chú ý đến vấn đề này để từ đó có thể thay đổi thái độ của đội ngũ bán hàng, giúp khách hàng có trải nghiệm mua sắm tốt hơn Những khách hàng khó tính sẽ không dễ dàng chấp nhận một trải nghiệm mua hàng tồi tệ với những nhân viên bán hàng không niềm nở chỉ để mua các sản phẩm giá rẻ Services: Là các sản phẩm nâng cao trải nghiệm của người tiêu dùng Đối với một siêu thị như Big C Thăng Long thì có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ sau mua hàng như dịch vụ đổi trả hàng trong 24h nếu còn giữ hóa đơn mua hàng Với các mặt hàng nhu yếu phẩm và đều được nhập từ những nhà cũng cấp có uy tín thì việc khách hàng đổi trả hầu như là không đáng kể Tuy nhiên, việc cung cấp thêm một dịch vụ như vậy có thể khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi vừa được mua hàng giá rẻ và vừa được đổi trả nếu có lỗi phát sinh 7 b Các hoạt động hỗ trợ (Support Activities) Firm Infrastructure: được hiểu là cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp Với Big C Thăng Long, siêu thị này nằm tại mảnh đất có diện tích 12.000m2 tại ngã tư Trần Duy Hưng – Đại lộ Thăng Long Đây được coi là mảnh đất vàng tại thủ đô Hà Nội vì đây là một vùng đất sầm uất và có các con đường chạy đến các khu vực lân cận của Hà Nội Lợi thế này ít đối thủ nào trong ngành bán lẻ có được Human Resource Management: Hoạt động quản lý nguồn nhân lực được hiểu việc thuê và giữ chân những nhân viên sẽ hoàn thành chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Có thể hiểu, đây là những nhân viên cơ hữu, có trình độ và có nhiều đóng góp cho doanh nghiệp Với Big C Thăng Long, đây có thể là những nhân viên quản lý việc bán hàng và nằm trong bộ máy điều hành của siêu thị Việc giữ chân những nhân viên như thế này sẽ giúp cho siêu thị không mất nhiều thời gian và đặc biệt là chi phí để tìm và đào tạo những người mới cho những vị trí đang được làm tốt tại đây Technology Development: Sự tiến bộ về công nghệ có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong ngành bán lẻ hiện nay, việc đầu tư cho các phần mềm quản lý bán hàng đang dần trở nên phổ biến hơn Tuy nhiên, với các siêu thị quy mô lớn như Big C Thăng Long thì bên cạnh việc quản lý bán hàng, siêu thị có thể tận dụng được dữ liệu bán hàng thu thập được để phân tích về nhu cầu của khách hàng và đưa ra những dự báo trong tương lai Việc đầu tư thêm vào công nghệ đôi khi sẽ giúp cho siêu thị này không phải thuê thêm người làm những công việc mà hệ thống máy tính có thể đảm nhận được Từ đó sẽ cắt giảm được một lượng chi phí nhất định Procurement: Liên quan đến các hoạt động mua hàng của siêu thị Việc mua hàng của Big C Thăng Long chỉ là việc mua hàng hóa từ các nhà cung cấp để bày bán, không giống như các doanh nghiệp sản xuất là mua nguyên liệu thô để sản xuất ra thành phẩm Để cắt giảm được chi phí thì siêu thị này phải giữ mối quan hệ và có sự thỏa thuận về giá đối với các nhà cung cấp Một siêu thị quy mô lớn như Big C Thăng Long sẽ thường đặt mua số lượng hàng hóa lớn và đây là lợi thế của siêu thị trong việc đàm phán về giá với các nhà cung cấp V QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Để thực hiện được chiến lược dẫn đầu chi phí, bên cạnh việc tìm và mua được nguồn hàng có giá cả phải chăng, Big C Thăng Long cũng cần phải có giải pháp để cắt giảm được chi phí cho hoạt động của mình Giá nhập hàng hoá thấp cộng với chi phí hoạt động thấp hơn so với các đối thủ cùng ngành sẽ là lợi thế cạnh tranh của siêu thị này trước những siêu thị khác 8 Hoạt động mua bán hàng hoá nằm trong hoạt động Inbound Logistics (Logistics đầu vào) trong chuỗi giá trị Quy trình mua bán hàng hoá hiện tại được thể hiện trong hình dưới đây: 1 Quy trình hiện tại Hình 4: Quy trình hiện tại Mô tả quy trình Bước 1: Bộ phận quản lý kho kiểm đếm và báo cáo số lượng hàng hóa còn lại trong kho - Nếu số lượng hàng còn lại lớn hơn lượng dữ trữ cần thiết thì không cần mua thêm hàng - Nếu số lượng hàng còn lại thấp hơn lượng dữ trữ cần thiết thì sẽ tính toán số lượng hàng cần mua và gửi số liệu cho bộ phận mua hàng Bước 2: Bộ phận mua hàng căn cứ vào số liệu hàng cần mua để hỏi giá các nhà cung cấp thông qua việc gọi điện hoặc gửi mail Bước 3: Bộ phận mua bán lập danh sách các nhà cung cấp kèm theo các mức giá mà nhà cung cấp đưa ra Trưởng bộ phận mua bán sẽ căn cứ vào mức giá của cá nhà cung cấp kèm 9 theo một vài yếu tố khác (ví dụ như thời gian vận chuyển, uy tín của nhà cung cấp, …) để chọn ra một nhà cung cấp cho lần đặt hàng đó Bước 4: Bộ phận mua bán tiến hành đặt hàng Bước 5: Nhà cung cấp giao hàng cho siêu thị và bộ phận quản lý kho sẽ nhập hàng vào kho Mô phỏng quy trình Để thực hiện được quy trình này, chúng em đưa ra kịch bản như sau: Tác vụ Thời gian (phút) Số lượng nhân Chi phí thực hiện viên thực hiện (đồng) Báo cáo lượng hàng 120 còn lại trong kho 1 0 Gửi số lượng hàng 5 1 0 cần mua 2 100.000 Hỏi giá 2880 1 1.000.000 1 1.000.000 Chọn NCC 15 5 500.000 Đặt hàng 3 Nhập kho 30 Việc chạy thử quy trình bằng phần mềm Bizagi Modeler cho ra kết quả như sau: a Báo cáo phân tích quy trình hiện tại Tác vụ Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian tối thiểu tối đa trung bình chờ tối chờ tối đa chờ trung Quy trình (phút) (phút) bình (phút) mua hàng (phút) thiểu (phút) (phút) 120,5 Báo cáo 27652 5497,63 lượng hàng 120,5 còn lại 1160 640,25 0 1039,5 519,75 Gửi số 4 lượng hàng 1083 616,33 3 1081,5 615,33 cần mua 10 Hỏi giá 2880 25917 14398,11 0 23037 11518,11 Chọn NCC 210 240 223,33 180 210 193,33 Nhập kho 30 60 56,56 0 30 26,56 Gửi hàng 0 0 0 0 0 0 Nhận đơn 0 0 0 0 0 0 đặt hàng Đặt hàng 1 31 4,44 0 30 3,44 Nhận thư 0 0 0 0 0 0 hỏi hàng Gửi mức giá 0 0 0 0 0 0 Lập báo cáo 300 23100 11686,67 240 23040 11626,67 b Báo cáo hiệu suất sử dụng nguồn lực quy trình cũ hiện tại Nguồn lực Hiệu suất Nhân viên kho 5,33% Nhân viên mua bán 95,06% Trưởng bộ phận mua bán 0,97% c Báo cáo chi phí quy trình hiện tại 11 Nguồn lực Tổng chi phí Nhân viên kho 544.000.000 Nhân viên mua bán 360.000.000 Trưởng bộ phận mua bán 180.000.000 Tổng 1.084.000.000 2 Một số vấn đề còn tồn tại trong quy trình cũ - Hoạt động kiểm đếm số lượng hàng tồn kho được tiến hành bởi con người Việc kiểm đếm thủ công tốn nhiều thời gian và có thể mang lại số liệu không chính xác Số lượng hàng tồn kho không chính xác có thể dẫn tới việc không chủ động được việc đặt hàng hoặc đặt thừa hàng, làm phát sinh thêm chi phí lưu kho Việc phát sinh thêm chi phí như vậy sẽ làm cản trở việc theo đuổi chiến lược dẫn đầu chi phí của siêu thị - Hoạt động nhập kho được thực hiện bởi sức người Tuy nhiên, việc kiểm đếm số lượng hàng nhập vào kho được tiến hành thủ công cũng sẽ tạo ra hệ quả là số liệu không chính xác - Việc nhập hàng vào kho và lấy hàng ra để bán không được quản lý bằng hệ thống chung nên không có sự thống nhất về số liệu Từ đó gây ra việc xác định được chính xác thời điểm cần đặt hàng, phát sinh thêm chi phí cho siêu thị 3 Ý tưởng cải tiến quy trình Căn cứ vào vấn đề còn tồn tại trong quy trình hiện tại, chúng em đề xuất sử dụng một quy trình mới Trong quy trình mới này, các thông tin về lượng hàng hoá được cập nhật trên một hệ thống để giảm tải khối lượng công việc trong tổng thể hoạt động mua hàng của siêu thị Big C Thăng Long Quy trình này hướng tới các mục tiêu: - Rút ngắn thời gian: Bao gồm việc rút ngắn Thời gian thực hiện và Thời gian chờ - Tiết kiệm chi phí: Đây là mục tiêu quan trọng nhất để Big C Thăng Long thực hiện được chiến lược dẫn đầu chi phí so với các đối thủ cùng ngành Việc sử dụng quy trình mới này hướng tới việc tiết kiệm được chi phí cho toàn bộ quá trình mua hàng - Số liệu chính xác: Quy trình sẽ cập nhật số lượng hàng hoá vào hệ thống Số liệu sẽ được tính toán chính xác và gửi cho bộ phận giao hàng Việc tính toán và nhập về đúng số lượng hàng cần thiết sẽ giúp giảm được chi phí lưu kho cho siêu thị 12 Hình 5: Quy trình đã cải tiến Mô tả quy trình Bước 1: Hệ thống quản lý kho cập nhật số lượng hàng hoá trong kho - Nếu số lượng hàng còn lại lớn hơn lượng dữ trữ cần thiết thì không cần mua thêm hàng - Nếu số lượng hàng còn lại thấp hơn lượng dữ trữ cần thiết thì sẽ tự động tính toán số lượng hàng cần mua và gửi số liệu cho bộ phận mua hàng Bước 2: Bộ phận mua hàng căn cứ vào số liệu để hỏi giá các nhà cung cấp Bước 3: Các nhà cũng cấp nhận thư hỏi hàng và gửi mức giá cho siêu thị dựa trên số lượng mà siêu thị đưa ra Bước 4: Bộ phận mua bán sẽ cập nhật mức giá của các nhà cung cấp vào một hệ thống chung Hệ thống đó sẽ sắp xếp danh sách các nhà cung cấp, lập thành báo cáo và Trưởng bộ phận mua bán sẽ chọn ra nhà cung cấp phù hợp dựa trên mức giá và một vài yếu tố khác Bước 5: Bộ phận mua bán tiến hành đặt hàng 13 Bước 6: Khi hàng được vận chuyển về thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành nhập kho và cập nhật số lượng hàng đã mua mới vào hệ thống Mỗi lượt nhập hàng vào sẽ được quét mã vạch để tính tổng số lượng hàng nhập vào kho Số liệu trên hệ thống được cập nhật liên tục và khi số lượng hàng giảm xuống dưới mức dự trữ cần thiết thì sẽ tự động tính toán và gửi số lượng cần mua cho bộ phận mua bán Mô phỏng quy trình Việc mô phỏng quy trình to – be được thực hiện với kịch bản tương tự quy trình as – is và cho ra kết quả như sau: a Báo cáo phân tích quy trình mới Tác vụ Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian Thời gian tối thiểu tối đa trung chờ tối chờ tối đa chờ trung Quy trình (phút) (phút) bình thiểu mua hàng (phút) (phút) (phút) bình (to-be) (phút) 0,5 443 54,55 Nhập kho 15 15 15 0 0 0 Nhận thư 1 1 0,50 0 0 0 hỏi hàng Đưa ra mức giá 30 30 30 0 0 0 dựa vào số lượng Báo cáo lượng hàng 1 1 0,50 0 0 0 còn lại trong kho Gửi số lượng hàng 1 1 0,50 0 0 0 cần mua Gửi hàng 0 0 0 0 0 0 14