Khảo sát về tình hình ứng dụng iso trong văn phòng sở nội vụ tỉnh bắc kạn

Trang 1 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT VỀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ISO TRONG VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC KẠN Nhóm thực hiện :

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT VỀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ISO TRONG

VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC KẠN

Học phần : Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000

trong công tác văn phòng Giảng viên hướng dẫn : ThS Đinh Thị Hải Yến

Hà N ội - 2023

10 Nguy ễn Thị Thảo Trang 1905QTVB055

trưởng

1 CÁC N ỘI DUNG ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

S Ở NỘI VỤ TỈNH BẮC KẠN

1.1 Trong công tác t ổ chức hội họp

Hoạt động văn phòng không chỉ đơn thuần là các hoạt động liên quan đến giấy

tờ, các thủ tục hành chính như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản… Công tác văn phòng còn bao gồm cả tổ chức hội họp

Hàng năm Sở có hội họp mang tính định kỳ thường xuyên như: Hội nghị tổng kết năm, hội nghị khai mạc kỳ thi tuyển chức danh, Đại hội Đảng bộ của Sở…và những sự kiện mang tính quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của Sở như Hội nghị công bố quyết định bổ nhiệm tân phó Giám đốc, Giám đốc Sở…

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào việc tổ chức hội họp đã xây dựng được quy trình cho CBCNV thực hiện

Quy trình t ổ chức hội họp gồm:

Phần một: Xác định mục tiêu của hội họp

Phần hai: Xác định nội dung của tổ chức hội họp

Phần ba: So sánh nội dung với yêu cầu

Phần bốn: Lên chương trình

Phần năm: Tiến hành tổ chức hội họp

Phần sáu: Đánh giá rút kinh nghiệm sau hội họp

Ngoài quy trình tổ chức hội họp trên, Sở cần xây dựng các biểu mẫu Việc mẫu hóa quy trình tổ chức sự kiện giúp cán bộ, CBCNV thực hiện công việc tổ chức sự kiện được dễ dàng hơn và tránh những thiếu xót trong quá trình tiến hành cuộc họp

Việc hệ thống hóa các bước trong quy trình trong tổ chức hội họp đã giúp cho CBCNV thực hiện một cách dễ dàng hơn, định hướng được những công việc cần thiết

cần thực hiện theo trình tự

1.1.1 Hiệu quả đạt được

Việc xây dựng và ban hành Quy trình tổ chức tổ chức hội họp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ này cụ thể:

- Việc xác định mục tiêu của tổ chức hội họp là vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức hội họp của Sở, nếu việc xác định mục tiêu sai thì dẫn đến tình trạng sự kiện đó được tổ chức không đạt hiệu quả, vì vậy công tác xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng

- Khi quy trình tổ chức hôi họp được đưa vào ứng dụng đã giúp cho CBCNV chuẩn bị một cách dễ dàng hơn, tránh đƣợc những công việc trùng lặp gây mất nhiều thời gian và chi phí Bản mẫu hóa các công việc cần phải làm giúp cho CBCNV xác định nội dung công việc của mình, và khi có sai sót dễ dàng quy được trách nhiệm đó thuộc về cá nhân, bộ phận nào đảm nhiệm từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm việc thực hiện công việc của CBCNV

- Các quy trình được tổ chức và hoàn thành theo đúng kế hoạch ban đầu đặt ra, giảm thiểu những sai sót không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện

- Việc xây dựng văn bản mẫu về dự trù kinh phí đã giúp cho CBCNV biết được các đầu mục cơ bản cần phải chi cho quá trình chuẩn bị và tổ chức hội họp Không gây lãng phí cho Sở vào những công việc không cần thiết

Như vậy công tác tổ chức hội họp khi được ứng dụng ISO bước đầu đã khắc phục được những bất cập trước kia gặp phải, công tác thực hiện được đơn giản hơn Tuy nhiên trong thời gian tới để công tác này đƣợc thực hiện tốt hơn nữa đòi hỏi Sở

cần có những phương án đổi mới và quán triệt việc áp dụng quy trình tổ chức sự kiện trong công tác này

1.1.2 Quy trình t ổ chức hội nghị, hội thảo:

Bước1: Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo

Trưởng phòng hành chính xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo về nội dung, thành phần, địa điểm và tổng kinh phí trình lãnh đạo Sau khi đƣợc phê duyệt, Trưởng phòng phân công soạn thảo công văn kèm gửi các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện, kiểm tra và phát hành giấy mời tài liệu theo danh sách đã nêu trong kế hoạch Thành lập Ban tổ chức phân công công việc cho từng đơn vị và thành viên; chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị, hội thảo

Bước 2: Triển khai hội nghị, hội thảo

Tiếp đón, ghi danh, phát tài liệu, tổng hợp số lượng đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo trình Lãnh đạo Theo dõi diễn biến hội nghị, hội thảo và ghi kết luận của Lãnh đạo Báo cáo cho Ban tổ chức nếu có vấn đề phát sinh đột xuất

Văn phòng có trách nhiệm phân công lễ tân phục vụ hội nghị, hội thảo; hướng dẫn các đại biểu dự Hội nghị, hội thảo về địa điểm họp Vận hành các thiết bị tin học,

âm thanh, ánh sáng phục vụ hội nghị, hội thảo theo yêu cầu

Bước 3: Công tác sau hội nghị, hội thảo

Soạn thảo báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo

Xem xét, trình Lãnh đạo ký duyệt báo cáo Văn thư nhân bản và phát hành báo cáo đã được Lãnh đạo phê duyệt Phòng kế toán phối hợp phòng, ban tổ chức làm thủ tục quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo

Ban tổ chức họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc các hoạt động của hội nghị, hội thảo (nếu cần)

Bước 4: Lập hồ sơ hội nghị, hội thảo

1.2 Trong công tác t ổ chức chuyến đi công tác

Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và nhằm 1 mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong chương trình kế hoạch công tác của cơ quan Tùy theo chức năng nhiệm vụ

của mỗi cơ quan mà chuyến đi công tác sẽ khác nhau

Tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn thường tổ chức một số chuyến đi công tác như sau:

Đi dự hội nghị, kiểm tra hướng dẫn cơ sở, các chuyến đi công tác của Sở tới các cơ quan cơ sở, Mỗi chuyến đi công tác đều quan trọng nhằm đảm bảo các nhiệm vụ, công việc, do đó các chuyến đi cần phải có sự chuẩn bị hợp lý

Áp dụng ISO 9001:2015 vào việc tổ chức chuyến đi công tác văn phòng Sở Nội

vụ đã xây dựng được quy trình sau:

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác:

1 Đề nghị, đề xuất chuyến đi công tác

2 Trình lãnh đạo sở phê duyệt đề nghị, đề xuất

3 Chuẩn bị thủ tục hành chính, giấy tờ và các tài liệu dùng cho chuyến di

4 Chuẩn bị phương tiện đi lại, lưu trú

5 Dự trù kinh phí

6 Thực hiện chuyến đi công tác

7 Làm thủ tục quyết toán kinh phí

8 Báo cáo kết quả công tác

9 Lưu hồ sơ chuyến đi công tác

Ngoài quy trình các thủ tục khi cán bộ, công chức, cán bộ nhân viên đi công tác

từ khi có đề nghị chuyến đi công tác đến khi hoàn thành chuyến đi công tác, hoàn

thành quyết toán công tác phí và báo cáo sau khi đi công tác về, Văn phòng Sở Nội vụ Bắc kạn cần xây dựng 1 số biểu mẫu, mẫu hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác nhằm đảm bảo công việc được thực hiện chính xác và phù hợp nhất

1.2.1 Hiệu quả đạt được:

Việc xây dựng và ban hành quy trình tổ chức chuyến đi công tác tạo tiền đề cho phương pháp làm việc khoa học Các thủ tục và quy trình và biểu mẫu cho từng công việc, giúp xác định rõ hơn các chức năng, nhiệm vụ của người lãnh đạo tới các cán bộ, công chức

Việc thực hiện các thủ tục quy trình rút ngắn được thời gian làm việc, kiểm soát công việc tốt hơn giảm bớt các sai sót, tồn đọng trong công việc

Việc xây dựng văn bản mẫu về dự trù kinh phí giúp đảm bảo các đầu mục cơ bản cần phải chi cho quá trình chuẩn bị và thực hiện chuyến đi công tác Tránh tình trạng tham nhũng, lãng phí,

1.2.2 Quy trình t ổ chức chuyến đi công tác

1.2.2.1 Đề nghị, đề xuất chuyến đi công tác

Xem xét nhu cầu công việc, thấy cần phải đi công tác Chánh văn phòng, nhân viên trao đổi trước để thống nhất về lịch đi công tác Lập đề nghị đi công tác, gửi đề nghị chậm nhất 3 ngày trước khi đi công tác

Đề nghị chuyến đi công tác này đã được hoàn thiện chính xác, đầy đủ; dự trù kinh phí chính xác, hợp lý

1.2.2.2 Trình lãnh đạo sở phê duyệt đề nghị, đề xuất

Tiếp nhận Đề nghị đi công tác qua email hoặc qua văn bản đánh máy

Xem xét mục đích để duyệt hoặc từ chối qua mail hoặc văn bản

Đề nghị đi công tác đã được lãnh đạo phê duyệt

1.2.2.3 Chuẩn bị thủ tục hành chính, giấy tờ và các tài liệu dùng cho chuyến đi Sau khi được duyệt cần chuẩn bị các giấy tờ cho chuyến đi công tác

Soạn Đề nghị đi công tác giấy đi đường, giấy giới thiệu trình ký lãnh đạo, Chuyển lại toàn bộ giấy tờ (Bao gồm cả đề nghị đi công tác) đã được lãnh đạo ký chuyển lại cho người đi công tác Hướng dẫn nhân viên về cách sử dụng giấy giới thiệu, giấy đi đường; nhắc nhở người đi công tác thu thập các chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác để phục vụ quyết toán công tác phí khi quay về; người đi công tác phải mang

theo CCCD hoặc các giấy tờ cần thiết khác để làm các thủ tục của sân bay, ga tàu, vé

xe,

Toàn bộ giấy tờ đi công tác đã được chuyển cho nhân viên

Việc chuẩn bị giấy tờ này phải chuẩn bị chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác

1.2.2.4 Chuẩn bị phương tiện đi lại, lưu trú

Liên hệ với bộ phận văn phòng để mượn xe hoặc liên hệ thuê xe ô tô bên ngoài Đặt vé máy bay khi người đi công tác ở xa (Bắc – Trung – Nam) và chuyển lại cho nhân viên Viết email thông báo về chuyến công tác đến các bên liên quan

Phương tiện đi lại và thông tin về nơi lưu trú đã được chuẩn bị

Email thông báo lịch công tác đến các bên liên quan

Việc chuẩn bị giấy tờ này phải chuẩn bị chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác 1.2.2.5 Dự trù kinh phí

Người đi công tác, nhân viên tạm ứng tiền để chi tiêu trong quá trình đi công tác, thực hiện theo quy trình tạm ứng Nhận phiếu chi tiền tạm ứng công tác phí

Việc chuẩn bị kinh phí phải chuẩn bị chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác 1.2.2.6 Thực hiện chuyến đi công tác

Tiến hành đi công tác theo đúng kế hoạch và thực hiện các yêu cầu của Trưởng phòng

Thu thập các giấy tờ/chứng từ chứng minh việc chi tiêu trong suốt quá trình đi công tác (phục vụ cho việc quyết toán công tác phí sau khi đi công tác về) Nhân viên

đi công tác theo kế hoạch đã được ký duyệt

Chuyến công tác kết thúc, toàn bộ giấy tờ/chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác chậm nhất 3 ngày sau khi đi công tác về nhân viên phải chuẩn bị toàn bộ

chứng từ thanh toán

1.2.2.7 Làm thủ tục quyết toán kinh phí

Nhân viên tập hợp toàn bộ giấy tờ/chứng từ thanh toán Lãnh đạo nhắc nhở nhân viên tập hợp chứng từ thanh toán; hỗ trợ, kiểm tra chứng từ thanh toán và ký và

đề nghị thanh toán tạm ứng trước khi nhân viên làm thủ tục quyết toán với kế toán Nhân viên thực hiện thủ tục quyết toán công tác phí tạm ứng theo Quy trình thanh quyết toán tạm ứng

Phiếu thu/phiếu chi thanh quyết toán tạm ứng công tác phí

Việc quyết toán chậm nhất 10 ngày làm việc sau khi đi công tác về

1.2.2.8 Báo cáo kết quả công tác

Lập báo cáo tình hình đi công tác, chậm nhất là 3 ngày kể từ khi đi công tác về 1.2.2.9 Lưu hồ sơ chuyến đi công tác

1.3 Trong công tác so ạn thảo và ban hành văn bản

1.3.1 Lưu đồ công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.3.2.1 Yêu cầu dự thảo văn bản

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản

cần soạn thảo, Ban lãnh đạo Sở giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

1.3.2.2 Phân công soạn thảo văn bản

- Căn cứ vào nội dung văn bản cần soạn thảo, Chánh văn phòng phân công cán

bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị

1.3.2.3 Soạn thảo văn bản

- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư Sau đó Văn phòng phải gửi Phiếu xin ý kiến các phòng ban có liên quan để chỉnh sửa dự thảo

- Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó

1.3.2.4 Phê duyệt

- Chuyên viên soạn thảo lập phiếu trình ký trình Giám đốc Sở xem xét

- Giám đốc Sở hoặc người được ủy quyền ký thừa lệnh xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu

- Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa 1.3.2.5 Đăng ký văn bản đi

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định

- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Sổ theo dõi văn bản đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc

1.3.2.6 Gửi văn bản đi

- Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu để gửi cho các cơ quan Văn thư còn có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo

1.3.2.7 Lưu trữ

- Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận

1.4 Trong công tác qu ản lý văn bản

1.4.1 Quy trình qu ản lý văn bản đi

Theo Điều 13, Quy chế Công tác văn thư, lư trữ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn được ban hành kèm theo Quyết định số 23/QĐ-SNV ngày 01 tháng 02 năm 2023 của

Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, trình tự quản lý văn bản đi gồm:

1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản

2 Đăng ký văn bản đi

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, (đối với văn bản điện tử)

4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

5 Lưu văn bản đi

Khác với rất nhiều Cơ quan khác, văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn áp dụng quy trình quản lý văn bản đi với công tác đầu tiên là cấp số, thời gian ban hành văn bản mà không phải là “Dự thảo văn bản đi” như nhiều cơ quan khác đang áp dụng Đây cũng là một nét mới mà văn phòng Sở nói riêng và Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn nói riêng sau khi áp dụng và cải tiến bộ tiêu chuẩn ISO

1.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến

Cũng ở trong Quy chế Công tác văn thư, lư trữ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn được ban hành kèm theo Quyết định số 23/QĐ-SNV ngày 01 tháng 02 năm 2023 của

Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn,Điều 19 có nêu trình tự quản lý văn bản đến gồm:

1 Tiếp nhận văn bản đến

2 Đăng ký văn bản đến

3 Trình, chuyển giao văn bản đến

4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Ở quy trình quản lý văn bản đến thì Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn áp dụng cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử Và phương thức áp dụng được trình bày

rõ ràng tại Quy chế Công tác văn thư, lư trữ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn được ban hành kèm theo Quyết định số 23/QĐ-SNV ngày 01 tháng 02 năm 2023 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn

Qua quy trình quản lý văn bản đến của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn, có thể thấy được sự nhanh gọn, chính xác ở các khâu và tránh được các khâu trung gian rườm rà Đây là điểm sáng với văn phòng Sở nói riêng và toàn bộ Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn nói chung khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO

2 NH ỮNG KHÓ KHĂN CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC KẠN TRONG VI ỆC TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO:

- Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đổi, việc cập nhật thay đổi danh mục tài liệu, thủ tục hành chính chưa kịp thời sửa đổi công bố theo văn bản quy phạm pháp luật mới Do vậy sửa đổi quy trình thực hiện chưa được kịp thời và đôi khi chưa phù hợp với công việc thực tế;

- Vấn đề về thiếu kinh phí trong triển khai áp dụng ứng dụng ISO của Văn phòng Sở Nội vụ cũng là một trong những khó khăn đối với đơn vị, bởi nguồn kinh phí hạn hẹp

- Cán bộ Văn phòng xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của Văn phòng đều là kiêm nhiệm nên thời gian dành cho công tác này bị hạn chế, ảnh hưởng lớn tới hiệu lực, hiệu quả thực tế của công tác quản lý

- Công tác tuyên truyền chưa được coi trọng đúng mức, còn hạn chế cả về hình

thức, nội dung, một số cán bộ công chức chưa nhận thức đúng trách nhiệm của mình trong triển khai công tác

- Chưa chú trọng trong đầu tư phát triển con người và công nghệ thông tin nên quá trình áp dụng còn gặp nhiều khó khăn

3 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG ISO TẠI VĂN PHÒNG SỞ

- Bản mô tả mô hình Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015;

- 04 Hướng dẫn: Hướng dẫn kiểm soát thông tin dạng văn bản (tài liệu và hồ sơ); Hướng dẫn quản lý rủi ro và cơ hội; Hướng dẫn đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; Hướng dẫn kiểm soát và xử lý công việc không phù hợp;