Chương 3 soạn thảo và trình chiếu văn bản

Trang 4 Một số loại văn bản Trong văn bản thông thường, ngoài các kí tự là chữ chữ cái, chữ số, kí tự đặc biệt thì có thể đưa vào một trong các thành phần sau: Bảng dữ liệu thống kê Ả

MÔ ĐUN 03: XỬ LÝ

VĂN BẢN

Bộ môn Tin học

1

Giới thiệu chung về Microsoft Word

 Văn bản theo nghĩa thông thường: Là một

phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin

từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định

 Văn bản trên máy vi tính: Là một tập tin chứa tập

hợp các ký tự số, chữ cái, dấu và các ký tự đặc biệt khác Mỗi nhóm ký tự được viết liền nhau và được phân cách bằng một ký tự trắng tạo thành một từ (từ ngắn nhất chỉ có một ký tự, từ dài nhất thì số ký

tự không giới hạn) Các từ hợp lại thành câu

3

Một số loại văn bản

 Trong văn bản thông thường, ngoài các kí tự là chữ (chữ cái, chữ số, kí tự đặc biệt) thì có thể đưa vào một trong các thành phần sau:

Văn bản pháp quy Thông tư Quy định Chuẩn kỹ năng CNTT

Văn bản hành chính Báo cáo tổng kết năm học

Văn bản thông thường Đơn xin nghỉ học

Hệ soạn thảo văn bản

 Khái niệm: Là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn văn bản

 Nhập (gõ) và lưu trữ văn bản

 Biên tập văn bản: Sửa đổi ký tự và từ và sửa đổi cấu trúc văn bản

 Trình bày văn bản: định dạng ký tự, định dạng đoạn văn bản, định dạng trang văn bản

 Một số chức năng khác: Tìm kiếm và thay thế, tạo chữ nghệ thuật, kiểm tra chính tả, ngữ pháp, hiển thị văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau… 6

Qui tắc định dạng văn bản hành chính

(Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nôi vụ)

 Phần họ và tên của người ký các văn

bản hành chính được định dạng: chữ

thường, kiểu đứng, đậm

 Quyền của người ký văn bản hành

chính được định dạng: chữ hoa, kiểu

đứng, đậm

Các phần mềm xử lý văn bản

 Phần mềm OpenOffice Writer: Là một phần mềm soạn

thảo văn bản trong bộ phần mềm văn bản miễn phí OpenOffice.org hay gọi tắt là OpenOffice được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsystems

 Phần mềm LibreOffice Writer: Phần mềm Libre Office

phù hợp với người dùng thích sáng tạo và hay phải thuyết trình

 Phần mềm Microsoft Office Word: Được biết đến với tên

khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá

phổ biển hiện nay của công ty nổi tiếng Microsoft

8

3.1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

3.1.1 Giới thiệu về Microsoft Word

3.1.2 Soạn thảo và hiệu chỉnh văn bản

3.1.3 Các thao tác với tệp văn bản

9

 Khởi động Microsoft Word

Cách 1: Start  All Programs  Microsoft

Office  Microsoft Word 2010

Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng

Màn hình làm việc của Word

Thanh tiêu đề (Title

Thanh thước (Ruler)

Thanh cuộn (Scroll

bars) Thanh thực đơn (Ribbon)

Vùng soạn thảo

Các nút chuyển chế độ hiển

thị cửa sổ

11

Ribbon

Ẩn/ hiện Ribbon

C1: Nhấn biểu tượng bên phải thanh Ribbon

C2: Chuột phải vào thanh Ribbon, chọn Minimize the Ribbon C3: Nhấn đúp tab hiện tại

Để khôi phục, làm lại thao tác 1 trong 3 cách trên

Hệ thống Menu

13

Chức năng Paster Preview

14

 Chỉ điều khiển cách hiển thị trên màn hình, không ảnh

hưởng đến kích thước chữ khi in ra 17

1 Mức độ phóng đại

2 Thanh trượt phóng đại

3 Phóng to

Sử dụng tính năng Hiển thị

 Để kích hoạt chế độ này, nhấp chuột vào thẻ File và chọn

Open để định vị tệp tin, sau đó chọn mũi tên cạnh nút

Open và chọn Open in Protected View

 Bạn sẽ không thể thực hiện được bất kỳ thao tác nào cho

đến khi bạn chọn Enable Editing 18

Sử dụng tính năng Hiển thị

trong chế độ Bảo vệ

 Thuộc tính của tập tin khi trong chế độ này:

 Bạn có thể quan sát thêm các thông tin về chế độ này hoặc chọn một hành động khác

 Nếu bạn cố gắng lưu tệp tin mà không tắt chế độ Hiển thị được Bảo vệ :

19

 Chú ý:

Khi thay đổi nội dung trong MS Word?

Kết thúc Microsoft Word

21

Các bước soạn thảo văn bản

tiếng Việt

 Khởi động chương trình phần mềm gõ tiếng Việt (Unikey/Vietkey)

 Chọn bảng mã, kiểu gõ, font chữ, cỡ chữ

 Gõ nội dung văn bản

 Hiệu chỉnh, định dạng văn bản

 Lưu ra đĩa hoặc in ấn

22

Di chuyển con trỏ chuột

Về đầu dòng

Ctrl+End Đến cuối văn bản

Ctrl+Home Đến đầu văn bản

Pg Dn Xuống một trang màn hình

Pg Up Lên một trang màn hình

End

Về cuối dòng

Home Xuống một dòng

Lên một dòng Sang trái một ký tự Sang phải một ký tự

24

Để xóa các ký tự bên phải, nhấn phím

Để xóa các ký tự bên trái, nhấn phím

Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế tiếp tự động nhảy xuống

hàng kế tiếp Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím để

 Chọn một nội dung bất kì:

+ Đặt con trỏ vào vị trí đầu khối văn bản

+ Nhấn và giữ phím Shift

+ Nhấn trái chuột (hoặc chọn các phím mũi tên) tại vị trí cuối văn bản cần chọn

Hoặc: Kéo rê chuột tại vị trí đầu đến vị trí cuối văn bản cần chọn

Chọn văn bản

26

 Chọn một từ: Kích đúp lên từ đó

đoạn đó

nhóm Editing Select Select All ( Hoặc Nhấn Ctrl + A)

đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím Ctrl khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo

Chọn khối văn bản

27

B1: Chọn khối văn bản cần xóa

B2: Nhấn phím Delete (hoặc Shift + Delete )

 Lưu ý:

• Backspace: Xóa 1 ký tự trước con trỏ

• Delete: Xóa 1 ký tự sau con trỏ

• Ctrl + Backspace: Xóa 1 từ trước con trỏ

• Ctrl+Delete: Xóa 1 từ sau con trỏ

Xóa khối văn bản

28

Bước 1: Chọn khối văn bản cần sao chép

Bước 2: Thực hiện sao chép

Cách 1: Trong tab Home  Copy

Cách 2: Nhấn Ctrl +C

Cách 3: Nhấn chuột phải chọn Copy

Sao chép khối văn bản

29

Bước 3: Đưa con trỏ tới vị trí cần sao chép

Bước 4: Thực hiện dán

Cách 1: Chọn Home  Paste

Cách 2: Nhấn Ctrl + V

Cách 3: Chuột phải chọn Keep Source Formatting

trong Paste Options

* Để di chuyển: Thay Ctrl + C bằng Ctrl + X (Copy thay

bằng Cut)

Sao chép khối văn bản

Chức năng khôi phục

 Undo: Khôi phục thao tác trước đó bằng cách:

 Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Undo)

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z

 Redo hoặc Repeat: Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo:

 Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp (Redo/Repeat)

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y

31

Tạo tệp văn bản mới

Blank Document (Hoặc nhấn nút Create)

Các thao tác với tệp văn bản

32

Cách 2: Nhấn New trên Quick Access Toolbar

Cách 3: Nhấn Ctrl + N

Tạo tệp văn bản mới

33

Cách 1: Bấm chọn File -> Open

Cách 2: Nhấn Open trên thanh công cụ

Mở tệp văn bản có sẵn

34

Tìm đường dẫn

Click Open để mở File

35

Mở nhanh những tệp văn bản làm việc gần đây

File  Recent

36

Cách 1: Nhấn Save trên Quick Access Toolbar

• Save: Lưu những thay đổi của văn bản hiện thời

• Save All: Lưu tất cả các văn bản đang mở

• Save As: Lưu văn bản với tên khác

Lưu tệp văn bản

37

 Tự động lưu

 Trong tab File  Options

 Chọn Save  Trong mục Save documents  Save AutoRecover

information every  Nhập số phút tự động lưu  OK

Chú ý

39

* Chọn kiểu lưu file trong ô Save as type

 Muốn mặc định lưu dạng là DOC: Kích chuột vào thực

đơn File  Chọn Options  Kích chuột vào mục Save  Tại mục Save files in this format Chọn Word 97 -

2003 Document (*.doc)  OK

Chú ý

40

3.2 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

3.2.1 Định dạng ký tự

3.2.2 Định dạng đoạn văn bản

3.2.3 Thiết lập Tab Stop

3.2.4 Kiểu trình bày (Style)

3.2.5 Tạo khung và tô màu nền

3.2.6 Điền các dấu đầu mục

3.2.7 Chia cột báo văn bản

3.2.8 Tạo chữ đầu dòng

3.2.1 Định dạng ký tự

 Chọn khối văn bản cần định

dạng

 Home  Kích vào nút mũi tên

góc dưới bên phải nhóm Font

 Font  ;hoặc chọn các

lệnh trên menu Home của nhóm

Font

 Nhấn OK

3.2.2 Định dạng đoạn văn bản

 Chọn các đoạn văn bản cần

định dạng

 Home  Kích vào nút mũi

tên góc dưới bên phải nhóm

Paragraph  Indents and

3.2.3 Thiết lập Tab Stop

 Chọn vị trí cần chèn Tab

stop

 Home  Chọn Tabs trong

nhóm Paragraph 

…;hoặc tạo trực tiếp trên

thanh thước (Ruler)

3.2.3 Thiết lập Tab Stop

3.2.4 Kiểu trình bày (Style)

nhiều lần trong các tập tin văn bản

46

3.2.4 Kiểu trình bày (Styles)

 Tạo mới: Từ hộp thoại Styles 

Chọn New Style

Sử dụng bất kỳ sự kết hợp

nào giữa các ký tự, khoảng

trống để đặt tên cho style

 Chọn đoạn văn bản cần tạo

 Nhấp mũi tên nhỏ trên nút Bullets Hoặc nhấp mũi tên nhỏ trên nút Numbering

3.2.6 Đánh dấu và đánh số thứ tự

49

 Chọn đoạn văn bản cần định

dạng cột

 Page Layout  Chọn

Columns trong nhóm Page

Setup  More columns  …

3.2.7 Chia cột báo văn bản

50

Drop Cap Options, hộp

thoại xuất hiện:

51

Chèn các đối tượng vào văn bản

52

3.3.1 Chèn bảng biểu

3.3.1.1 Tạo một bảng mới

 Đặt con trỏ vào vị trí muốn tạo

 Chọn tab Insert trên vùng Ribbon

 Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables

53

 Chọn Quick Tables: Nếu muốn tạo nhanh bảng

dựa theo các mẫu có sẵn

54

Di chuyển con trỏ trong bảng

Lên hàng trên Xuống hàng kế tiếp

55

Hiệu chỉnh màu ô và đường viền

Table Tools  Design 

• Table Style Options: Chọn 1 mẫu được thiết lập sẵn

Hộp Borders & Shading

 Trong Tables Tools  Design

 Chọn Borders  All Boder (tạo đường viền)

58

Chèn, Xóa dòng, cột và ô

 Chọn vị trí cần chèn/ xóa

 Vào Table Tools  Layout Trong nhóm Rows & Columns

59

Trộn ô, tách ô

 Vào Table Tools  Layout Trong nhóm Merge

 Trộn ô: Bôi đen số ô cần trộn  Chọn Merge Cells

 Tách ô: Chọn ô cần tách  Chọn Split Cells: Sau đó chọn số

hàng cột muốn tách

60

Căn chỉnh khoảng cách

Vào Table Tools  Layout  Chọn nhóm Cells size

61

Căn chỉnh lề cho ô

Vào Table Tools  Layout  Chọn nhóm Alignment

62

Tính toán trong bảng

 Đặt con trỏ tại ô ghi kết quả

 Mở mục chọn Table Tools  Layout  Formula

63

Chèn các đối tượng vào văn bản

65

Chèn công thức toán học

 Chọn vị trí cần chèn

 Vào Insert  Equation trong nhóm Symbols

 Hoặc Insert  Objects trong nhóm Text  Microsoft Equation 3.0

66

Chèn chữ nghệ thuật

 Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

 Chọn Insert  WordArt  Chọn mẫu bất kỳ

 Khi đó sẽ hiện ra khung chữ nghệ thuật  Gõ nội dung

Xóa chữ Your text here

và đánh chữ muốn tạo

67

Chèn các đối tượng vào văn bản

Chèn tiêu đề đầu/cuối trang

Header/ Footer trong nhóm Header &

Footer

Xóa Header/Footer: Từ thực đơn Insert

 Chọn Header/ Footer trong nhóm

Header & Footer  Chọn Remove

Header/ Remove Footer

69

Đánh số trang

 Để chèn số trang vào văn bản, trên tab Insert,

vào nhóm lệnh Header & Footer, nhấp vào

 Current Position: Hiển thị các lựa chọn đánh số

để áp dụng với vị trí đánh số trang hiện tại

 Format Page Numbers: Hiển thị các kiểu số

trang khác nhau, cũng như lựa chọn con số bắt |

đầu dùng để đánh số nếu không bắt đầu từ 1

3.4 Một số thao tác nâng cao

71

Trộn thư là gì?

Trộn thư (Mail merge) là một tính năng rất mạnh và thông minh của Microsoft Word, cho phép tạo và gửi mẫu văn bản có cùng nội dung đến nhiều người cùng một lúc

72

Yêu cầu

 Main Document: Là mẫu văn bản chứa thông tin chung của

một biểu mẫu

 Data file: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm

nhiều dòng nhiều cột Tên các cột gọi là trường (field),

dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (header row), các dòng còn lại là bản ghi Có thể tạo nguồn dữ liệu từ Word, Excel, Access,…

Tiến hành trộn thư

Bước 1: Tạo tập tin Data File (danhsach.docx)

Bước 2: Tạo tập tin Main Document (giaybao.docx) Bước 3: Các thao tác trộn:

merge  Step by step mail merge Wizard

74

Thao tác với các bình luận

(Comments)

 Để chèn một bình luận, trên tab Review, trong nhóm

Comments, nhấp vào New Comment

 Để di chuyển đến các bình luận trước đó hay tiếp theo trong

một văn bản, trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp

vào (Bình luận trước đó) hoặc (Bình luận sau

đó)

 Để xóa một bình luận, dùng một trong các cách sau:

 Trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp vào

Thao tác với các bình luận

 Để thấy tất cả các bình luận hoặc sửa đổi ở một màn hình

riêng, trên nhãn Review, trong nhóm Tracking, nhấp vào , và sau đó:

 Nhấp Reviewing Pane Vertical để mở một cửa sổ ở

bên trái màn hình

 Nhấp Reviewing Pane Horizontal để mở một cửa sổ ở

phía cuối màn hình

Theo dõi các thay đổi

 Khi muốn người khác rà soát lại văn bản mà vẫn kiểm soát được những thay đổi cuối cùng, hãy chuyển bản sao văn bản cho họ có đặt chế dộ theo

dõi thay đổi - Track Changes

 Có thể xem những sửa đổi này dưới nhiều dạng

 Văn bản có thể có vài người rà soát và phân biệt sửa đổi và bình luận của những người khác nhau thông qua mầu sắc đánh dấu khác nhau của các sửa dổi của mỗi người

 Chấp nhận hoặc từ chối các nhóm gợi ý nào tốt nhất

Theo dõi các thay đổi

 Để bật Track Changes, dùng một trong các cách sau đây:

 Trên tab Review, trong nhóm Tracking, nhấp Track Changes

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E

 Để chấp nhận một sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi đó rồi trên tab

Review, nhóm Changes, nhấp Accept

 Để chấp nhận tất cả các sửa đổi trong văn bản, nhấp vào mũi tên

Accept và sau đó nhấp Accept All Changes Shown hoặc Accept All Changes in Document

 Để từ chối một sửa đổi, nhấp chuột vào sửa đổi đó rồi nhấp Reject

 Để từ chối toàn bộ các sửa đổi trong văn bản, nhấp vào mũi tên

Reject và rồi nhấp Reject All Changes Shown hoặc Reject All Changes in Document 78

Theo dõi các thay đổi

 Để hiển thị tất cả các mục được đánh dấu trong văn bản, trên

tab Review, trong nhóm Tracking, nhấp

 Sử dụng cửa sổ tác vụ Reviewing nếu thấy các bóng bình luận gây rối mắt trên màn hình

 Sửa đổi như bình thường khi không có cửa sổ tác vụ Reviewing

 Nhấp chuột vào mũi tên chỉ nút (Display for

Review) để thay đổi dạng hiển thị của văn bản đặt chế độ

theo dõi

mục đó rồi nhấp Reject Reject Change/Delete Comment

Xử lý lỗi hiển thị văn bản

 Có 3 loại lỗi văn bản:

 Đường gợn sóng màu đỏ: Chỉ ra lỗi chính tả

 Đường gợn sóng màu xanh lá cây: Chỉ ra lỗi về ngữ pháp hoặc cấu trúc

 Đường màu xanh dương: Chỉ ra tiềm năng lỗi về ngữ cảnh hay gọi là lỗi bối cảnh

 Kiểm tra chính tả đối với:

 Không đúng chính tả

 Các từ lặp đi lặp lạ, chữ viết hoa không chính xác

 Lỗi về ngữ pháp hoặc phong cách viết yếu

80

Xử lý lỗi hiển thị văn bản

 Để kích hoạt tự động tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp:

 Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, nhấp chuột vào

Spelling & Grammar; hoặc

 nhấn phím F7

81

Lỗi chính tả

Not in Dictionary Hiển thị từ có lỗi trong hộp văn bản và các từ xung quanh từ đó

Suggestions Hiển thị các gợi ý thay thế cho từ có lỗi Nếu từ đúng có trong danh sách các gợi ý, nhấp

vào từ đó, sau đó nhấp Change, hoặc nhấp đúp lên từ đó

Ignore Once Bỏ qua từ đang kiểm tra để chuyển qua từ có lỗi khác

Ignore All Bỏ qua tất cả các dạng lỗi đang kiểm tra

Add to Dictionary Thêm từ đang kiểm tra vào từ điển tùy chọn

Change Thay từ đang kiểm tra bằng từ chọn trong hộp Suggestions

Change All Thay đổi tất cả các dạng lỗi đang kiểm tra bằng từ chọn trong hộp Suggestions

AutoCorrect Thêm từ đang sửa vào danh sách AutoCorrect để mỗi khi bạn gặp lỗi đó, Word sẽ tự động

sửa lỗi đó cho bạn

Check grammar Chọn để kiểm tra ngữ pháp cùng một lúc như lỗi chính tả

Options Cho phép tùy chọn chức năng spelling and grammar

Undo Hủy bỏ thay đổi chỉnh sửa lỗi vừa thực hiện theo thứ tự