Hệ Thống Crm - Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng - Module Quản Lý Tour

3.Hướng dẫn sử dụng các chức năng chi tiết 3.1 Quản lý khách hàng 3.1.1 Danh sách khách hàng Từ thanh Menu ch n Quản lý khách hàng  Danh s ch h ch hàng: Danh s ch h ch hàng đư c hiển

CRM_Tour_Tài liệu hướng dẫn sử dụng

Module Quản lý Tour

Mã hiệu dự án:

Mã tài liệu: HDSD_CRM_Tour_v2.0

Mục lục

Contents

Mục lục 2

1 Giới thiệu 4

1.1 Mục đích và ý nghĩa tài liệu 4

1.2 Phạm vi tài liệu 4

1.3 Các thuật ngữ viết tắt 4

1.4 Cấu trúc tài liệu 4

2 Giới thiệu các chức năng 5

2.1 Chức năng Đăng nhập, Đăng xuất 5

2.2 Các chức năng trong hệ thống 5

3.Hướng dẫn sử dụng các chức năng chi tiết 7

3.1 Quản lý khách hàng 7

3.1.1 Danh sách khách hàng 7

3.1.2 Thêm mới khách hàng 8

3.1.3 Sửa thông tin khách hàng 8

3.2 Quản lý bán hàng 9

3.2.1 Xuất hóa đơn 9

3.2.2 Tour mẫu 10

3.2.3 Tour Xây dựng 10

3.3 Thông tin báo giá 21

3.3 gư i ng tiến hành đ t c c 21

3.3 X c nhận ti n đ t c c 22

3.3.3 X anh s ch c c l n đ t c c c a our 22

3.4 Checklist 22

3 Xuất hóa đơn 22

3.4.2 Sale 22

3.4.3 Ngư i đi u hành 31

3.5 Quản lý thu chi 32

3 Quản lý thu 32

3.5.2 Quản lý chi 36

3.5.3 o c o t ng h p thu chi 38

3.6 Quản lý Ticket 38

3.6.1 Quản lý ic t 38

3.6.2 Xuất v 40

3.6.3 h ng tin h y v 41

3.6.4 h ng tin đ i v 41

3.6.5 hà cung cấp v y ay 42

3.6.6 Airline 43

3.6.7 ch tr nh v 44

3.6.8 oại ic t 44

3.6.9 Tickets 44

3.6.10 gi v 44

3.6.11 Quản lý c ng n v 45

3.7 MailServer 46

2 Giới thiệu các chức năng

2.1 Chức năng Đăng nhập, Đăng xuất

Xuất hóa đơn

14 thu chi Quản lý thu / Thu từ văn

phòng

thu

3.Hướng dẫn sử dụng các chức năng chi tiết

3.1 Quản lý khách hàng

3.1.1 Danh sách khách hàng

Từ thanh Menu ch n Quản lý khách hàng  Danh s ch h ch hàng: Danh s ch h ch hàng đư c hiển th

Danh sách khách hàng:

Trong danh sách khách hàng:

- gư i dùng có thể tìm kiếm khách hàng với các thông tin tìm kiế như: tên h ch hàng, Passport, Country

- Danh s ch h ch hàng đư c phân trang và hiển th tối đa 0 ản ghi / 1 trang

- Từ anh s ch h ch hàng ngư i dùng có thể thêm mới khách hàng hay sửa thông tin khách hàng đã

đư c thêm mới

3.1.2 Thêm mới khách hàng

Từ thanh Menu ch n Quản lý khách hàng  Danh sách khách hàng  Thêm mới: Màn hình thêm mới

h ch hàng đư c hiển th

- gư i dùng nhập các thông tin bắt buộc c a h ch hàng như: ên, Country, Passport; ho c các

th ng tin h c như: Điện thoại, Ngày cấp, ơi cấp, Đ a chỉ, Email, Ngày sinh, Ghi chú

- Sau hi đi n các thông tin bắt buộc và các thông tin h c ngư i dùng nhấn button Ghi lại thực hiện

để thêm mới khách hàng Ho c nhấn button Quay lại để không thêm mới h c hàng đó nữa và quay lại màn hình danh sách khách hàng

3.1.3 Sửa thông tin khách hàng

Từ thanh Menu ch n Quản lý khách hàng  Danh sách khách hàng  Click button Sửa tương ứng với từng khách hàng: Màn hình sửa th ng tin h ch hàng đư c hiển th

gư i dùng chỉnh sửa thông tin khách hàng và nhấn button Ghi lại thực hiện để chỉnh sửa thành công

3.2 Quản lý bán hàng

3.2.1 Xuất hóa đơn

Từ mennu ch n Quản lý bán hàng  Xuất hóa đơn: Màn h nh Tìm kiếm thông tin xuất hóa đơn hiển th

Trong màn hình Tìm kiếm thông tin xuất hóa đơn:

- gư i dùng có thể nhập thông tin xuất hóa đơn th o for sau đó nhấn button Tìm kiế để thực hiện tìm kiếm th ng tin hóa đơn ho c nhấn button Xuất hóa đơn( ắt buộc phải nhập Mã Passport) để thực hiện xuất hóa đơn cho Mã Passport

- gư i dùng có thể nhấn vào button Sửa để sửa th ng tin hóa đơn

- gư i dùng có thể nhấn utton In hóa đơn  click vào link downloa ưới button Tìm kiế để Export hóa đơn ra fil Wor

Xuất hóa đơn

3.2.2 Tour mẫu

3.2.3 Tour Xây dựng

Từ thanh Menu ch n Quản lý bán hàng  Tour xây dựng: Màn hình danh sách tour xây dựng đư c hiển th

Trên danh sách tour xây dựng: tìm kiếm, Thông tin chi tiết tour, thêm mới tour xây dựng, cập nhật khách hàng, xem và tạo báo giá

gư i dùng có thể tìm kiếm tour xây dựng

gư i dùng nhập các thông tin tìm kiếm tour xây dựng như: Mã Proposal, ên tour, h ch hàng,

th i gian

Thông tin chi tiết tour

gư i dùng có thể xem thông tin chi tiết tour bằng cách nhấn vào lin tương ứng trong cột Proposal Code: Màn hình thông tin chi tiết our đư c hiển th

gư i dùng có thể nhấn button Xuất o c o để Export file word báo váo v thông tin chi tiết c a tour

3.2.3.1 Thêm mới tour xây dựng

gư i dùng nhấn vào button Thêm mới, màn hình thêm mới

STT Mô tả

1 Proposal Code: là dãy số tự động tăng o hệ thống tự động sinh ra

2 Choose Project *: gư i dùng ch n một đ a điểm du l ch c a một nước nào đó th logo c a từng nước đư c hiển th

3 Tour name * : Tên tour xây dựng

4 Group name * : Tên nhóm c a tour xây dựng

5 Client Email * :

6 Contact Person * :

7 Start Date * : ngày bắt đ u tour lớn hơn ho c bằng ngày hiện tại

8 Length of Trip * :ngư i dùng nhập độ dài c a tour sao cho số đê h ng lớn hơn số ngày và số

ngày h ng đư c lớn hơn số đê đơn v

9 End Date * : ngày kết thúc bằng ngày bắt đ u + số ngày( số ngày c a Length of Trip)

10 Number of Guest * : số lư ng khách c a tour bao gồ ngư i lớn và trẻ em Số lư ng khách( Adult

c a tour phải lớn hơn ho c bằng 1)

3.2.3.2 Cập nhật khách hàng

gư i dùng nhấn vào button Cập nhật khách hàng, màn hình Cập nhật khách hàng cho build tour

đư c hiển th

- Số lư ng h ch( ngư i lớn và trẻ em ) tối đa có thể thêm vào bằng số lư ng h ch trong tour đã tạo

gư i dùng thêm mới khách cho tour theo form thêm mới với các thông tin bắt buộc:

5 Hạn hộ chiếu * gư i dùng ch n biểu tư ng l ch để ch n ngày Hạn hộ chiếu khách hàng, có

thể h y ngày đã ch n bằng cách nhấn biểu tư ng “ X “

6 Ngày cấp gư i dùng ch n biểu tư ng l ch để ch n ngày cấp hộ chiếu khách hàng, có

thể h y ngày đã ch n bằng cách nhấn biểu tư ng “ X “

7 ơi cấp ơi cấp hộ chiếu

9 Điện thoại Điện thoại c a khách hàng

10 Ngày sinh * Ngày sinh c a khách hàng

11 Ghi chú Ghi chú thêm thông tin khách hàng

12 Button Thêm mới * Click button Thêm mới để thêm mới khách hàng vào trong danh sách khách

hàng cho Booking c a tour xây dựng đó

Note: C c trư ng có dấu “ * “ là ắt buộc, c c trư ng bôi vàng là lấy từ CSD đã đư c tạo ở màn hình khác

- Trong danh sách khách cho Booking, Số lư ng h ch hàng h ng đư c lớn hơn số lư ng khách( Adult và Child) trong Build tour

- rong anh s ch h ch hàng cho oo ing: gư i dùng có thể sửa thông tin khách hàng cho booking

ho c xóa khách hàng khỏi danh sách

3.2.3.3 Cập nhật Tour

gư i dùng nhấn vào button Cập nhật Tour, màn hình Chinh sửa ngày our đư c hiển th

1 Trên form Chỉnh sửa ngày our ngư i dùng có thể chỉnh sửa thông tin Tour xây dựng đã tạo trong

form View detail build tour sau đó nhấn button Ghi lại

2 gư i dùng lên l ch trình chi tiết cho từng ngày trong Tour

1

Ch n ngày * gư i dùng ch n ngày muốn lên l ch tr nh

2 B sung l ch trình * Nhấn dấu cách ho c gõ từ khóa muốn tìm kiếm thì danh sách l ch trình đư c s xuống, sau đó ch n l ch trình mong muốn Nếu ngư i

dùng không muốn ch n l ch tr nh đã ch n có thể nhấn utton “ X “

để h y l ch tr nh đã ch n và nhấn dấu cách ho c gõ từ khóa muốn tìm kiếm để ch n lại

- Nếu l ch tr nh v đó chưa đư c tạo ra ngư i dùng có thể tích

ch n vào radio button Tạo mới ở ưới thì có form tạo mới

l ch tr nh v đư c show ra

4 B sung d ch vụ * D ch vụ ao gồ c c loại:

- A: Accommodation

- Trong danh sách d ch vụ, ngư i ng đi n các thông số tương ứng phù h p cho từng loại d ch vụ

4.1 gư i ng tích vào utton “ X “ để loại bỏ d ch vụ khỏi danh sách d ch vụ

4.2 gư i click vào button Cập nhật day tour, màn hình Danh sách day tour c a một d ch vụ hiển th  tích ch n c c ngày tương ứng muốn sử dụng d ch vụ đó  Clic OK để đồng ý  clic Đóng để trở lại màn hình Chỉnh sửa ngày tour( Note: khi lên l ch cho ngày tour tương ứng đã ch n ở ước này thì sang ngày đó ch vụ đó tự động đư c thêm vào)

4.3 gư i dùng có thể tích ch n vào cột Extra services ho c không

mới sang ngày tiếp th o để lên l ch tiếp

Note1: C c trư ng có dấu “ * “ là ắt buộc, c c trư ng bôi vàng là lấy từ CSD đã đư c tạo ở màn hình khác

Note2: gư i ng có thể sử ụng chức năng cài đ t n ng cao để thê ngày tour vào tour:

gư i ụng tích vào chức năng cài đ t n ng cao để thê ngày ho c xóa ngày trong tour

Ch n ngày our uốn thê ới ho c xóa:

- hê ới: gư i ng ch n ngày uốn thê ới  nhấn utton thê ới th ngày đó đư c thê vào tour và c c ngày sau đư c đ y v sau

- Xóa ngày tour: ch n ngày uốn xóa hỏi anh s ch ngày tour  nhấn utton Xóa th ngày đó đư c xóa hỏi anh s ch ngày tour

3.2.3.4 Xem và tạo báo giá

gư i ng nhấn vào utton X và tạo o gi , àn h nh o gi oo ing đư c hiển th

STT Mô tả

1 ng gi tha hảo c c ch vụ ột ngày cho h ch

2 ng gi tha hảo c c ch vụ ột ngày cho h ch

3 ng gi tha hảo c c ch vụ ột ngày cho h ch

4 ng gi tha hảo c c ch vụ ột ngày cho h ch

5 ng gi tha hảo c c ch vụ ột ngày cho h ch

6 ng gi c c ch vụ ngày trong tour cho h ch phòng singl

7 ng gi c c ch vụ ngày trong tour cho h ch phòng Dou l

8 ng gi c c ch vụ ngày trong tour cho h ch phòng ripl

9 ng gi c c ch vụ c c ngày tương ứng với từng cột

10 Phí Sourv nir ho c phon ho c Visa tương ứng

11 gư i ng nhập argin nằ trong hoảng cho ph p à ên nh n sự quy đ nh

12 n t * argin + Sourv nir + phon + Visa tương ứng từng cột

13 i v y ay trẻ i v y ay ngư i lớn * 0

14 ng gi c c ch vụ c c ngày trong tour, chi phí ph t sinh, l i nhuận, y ay cho từng cột tương ứng

15 S lling rat là gi à sal có thể đi n vào căn cứ trên otal

3.3 Thông tin báo giá

gư i ng vào h ng tin o gi  h ng tin o gi : Danh s ch o gi c a c c oo ing đư c hiển th c đ nh với loại oo ing “ Chưa hoàn thành đ t c c

C c oo ing đã đư c tạo o gi nhưng chưa đ t c c th có trạng th i “ on posit C c oo ing

đã tiến hành đ t c c th có trạng th i “ D posit

3.3.1 Người d ng tiến hành đ t c c

: Ch n tên h ch hàng đ t c c: h ch hàng có thể là ngư i trong our ho c là nh n viên sal ho c

ngư i đại iện cho tour tiến hành thanh to n

: Ch n h nh thức thanh to n

3: hập số ti n h ch đ t c c: số ti n h c có thể đ t c c số ti n tour – ti n đã đ t c c

: hập số ti n đưa cho ế to n thanh to n nhà cung cấp

3.3.2 Xác nhận tiền đ t c c

gư i ng clic utton x c nhận đ hi đã nhận đư c đ ti n đ t c c c a h ch Khi đó oo ing

chuyển sang loại oo ing “ Đã hoàn thành đ t c c

3.3.3 Xem danh sách các lần đ t c c c a Tour

gư i ng tích ch n vào từng oo ing để x anh s ch c c l n h ch hàng đ t c c cho our

3.4 Checklist

3.4.1 Xuất hóa đơn

Sau hi sal chỉnh sửa lại c c ch vụ trong oo ing và o gi lại th c n xuất lại hóa đơn Khi đó sal xu t hóa đơn tương tự như ên our

3.4.2 Sale

3.4.2.1 New Booking

: Cập nhật h ch hàng: Sal cập nhật h ch hàng cho oo ing tương tự như ên our x y ựng

: Cập nhật th ng tin oo ing: Sal cập nhật thông tin oo ing tương tự như ên our x y ựng và có thê chức năng ch n văn phòng đại iện cho từng ngày trong our Sal ch n văn phòng đại iện nào th ngư i

đi u hành văn phòng đại iện đó có tr ch nhiệ quản lý c c ch vụ trong ngày đó

3: Quotation: Sal x và tạo o gi oo ing tương tự như our X y ựng

: gư i ng tích ch n để x Danh s ch c c ch vụ trong c c ngày c a oo ing

: Sal X c nhận c c ch vụ Accommodation, TRAIN , Guide , Meal , Car , Flight Tix , Vé thắng cảnh , Tàu tiếng , Khác với nhà cung cấp Sal có thể x c c ch vụ h c x đã đư c x c nhận ởi ngư i đi u hành hay chưa

D ch vụ Vé thắng cảnh( Sight S ing) h ng c n x c nhận với nhà cung cấp

X c nhận ch vụ Accommodation:

: gư i ng tích ch n vào ch vụ c n x c nhận

2: Chỉnh sửa lại đơn gi

3: otal Pric tự động đư c cập nhật lại đơn gi * số lư ng

4: gư i ng ch n loại ti n thanh to n tương ứng với c c nhà cung cấp

: Ch n Du Dat

Sau hi nhập đ y đ c c th ng tin th ngư i ng nhấn utton X c nhận để hoàn thành việc x c nhận

ch vụ đối với nhà cung cấp

C c ch vụ rain, M al, oat, Oth r: x c nhận với nhà cung cấp tương tự ch vụ cco o ation Car

Ch n x c ng ty th h ng tin chi tiết c a x và l ch tr nh chi tiết c a x đó hiển th

Clic utton “ Đ t l ch cho x để đ t l ch cho x c a nhà cung cấp rav l Việt a ho c clic utton “ Đ t

ch vụ từ nhà cung cấp h c để đ t x với nhà cung cấp h c

Guide

1 ích ch n vào ch vụ ui th hiển th for để a hướng ẫn viên cho tour

2 hấn ấu c ch để hiển th ra anh s ch hướng ẫn viên tương ứng với ng n ngữ đã ch n

3 Clic sung để Ch n hướng ẫn viên đó cho tour( số hướng ẫn viên có thể ch n h ng đư c

vư t qu số lư ng yêu c u)

4 gư i ng có thể loại ỏ hướng ẫn viên đã ch n ằng c ch nhấn utton H y ỏ trong “ Danh

ích ch n c c l ch tr nh thuộc ột v  clic utton “ Ch n h ch hàng : àn h nh Ch n h ch hàng cho từng l ch tr nh đư c hiển th

: Clic utton Ch n h ch hàng

: Esti at Cost: i đư c đưa ra ởi sal hi sung ch vụ

: Confir Pric : i à sal hay ngư i đi u hành x c nhận ch vụ với nhà cung cấp

: ctual Pai : Số ti n thực tế à ế to n chi cho ch vụ đó với nhà cung cấp

gư i đi u hành có thể sung c c ch vụ cho ngày tour tương tự như sal :

- gư i đi u hành thê ới ột ch vụ th ch vụ đư c thê đó có ction: Added by Operation

- gư i đi u hành Sửa ột ch vụ th ch vụ đó có ction: Edit by Operation

- gư i đi u hành thê ới ột ch vụ th ch vụ đư c thê đó có ction: Deleted by

Operation

X c nhận ch vụ: thực hiện tương tự như Sal

1 ích ch n vào ã o gi tương ứng để x Danh s ch trả ti n( c c l n đ t c c và thu)

- Đối với c c l n đ t c c, ngư i ng có thể cập nhật th ng tin thanh to n

- C c phiếu thu ngư i ng có thể clic utton X chi tiết và xuất hóa đơn

gư i ng có thể Clic utton Xuất hóa đơn để Export hóa đơn ra fil Exc l

2 Thanh toán

gư i ng clic vào utton thanh to n để hiển th ra àn h nh

gư i ng nhập c c thông tin thanh to n như: Mã phiếu thu, số phiếu, tài hoản có

- Số ti n thanh to n: ngư i ng nhập số ti n thanh to n sao cho nhỏ hơn ho c ằng i n còn lại

3 Trạng thái thanh toán c a các ooking

C c oo ing nếu chưa thanh to n đ th có trạng th i “ Chưa thanh to n hết ếu đã thu đ ti n

ho c x c nhận đ th oo ing có trạng th i “ Đã thanh to n đ

4 Xác nhận thanh toán đ

Đối với c c oo ing đã thanh to n đ nhưng chưa x c nhận đ th ngư i ng có thể clic utton

X c nhận đ oo ing chuyển từ trạng th i “ Chưa thanh to n hết  “Đã thanh to n đ

rong anh s ch ti n thu ngư i ng có thể clic utton X chi tiết và xuất hóa đơn để Export fil xc l Phiếu thu

2 gư i ng clic vào utton hanh to n để thực hiện thu ti n à đã chi cho văn phòng

3 Khi hóa đơn đã đư c tiến hành thu hết th có trạng th i “ Đã thu hết ; nếu chưa thu hết th có trạng

th i “Chưa thu hết

3.5.1.3 Theo d i tiền thu t tour

gư i ng nhập c c th ng tin t iế như Mã oo ing, h nh thức thanh to n, ngày thu  Clic utton

iế th anh s ch t iế thu cho our đư c hiển th tương ứng với c c đi u iện t iế

gư i ng Clic utton Xuất o c o để Export fil Exc l o c o th o i thu từ our

3.5.2 Quản lý chi

3.5.2.1 Chi cho Tour

gư i ng vào Quản lý thu chi  Quản lý chi  Chi cho our: Danh s ch w oo ing đư c hiển th