Hoạt Động Tư Vấn Pháp Luật Về Di Chúc Và Lập Di Chúc Tại Nơi Tiến Hànhthực Tập.pdf

Di chúc miệng: Căn cứ theo quy định tại Điều 629 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì di chúcmiệng chỉ được thừa nhận là hợp pháp khi nó được lập trong trường hợp một ngườiđang bị cái chết đe dọa

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN 2

1.1 Khái niệm di chúc 2

1.2 Các điều kiện có hiệu lực của di chúc 2

1.2.1 Về người lập di chúc 2

1.2.2 Về nội dung di chúc 3

1.2.3 Về hình thức của di chúc 4

CHƯƠNG II THỰC TIỄN VẤN ĐỀ TƯ VẤN PHÁP LUẬT VỀ DI CHÚC VÀ LẬP DI CHÚC TẠI NƠI THỰC TẬP 8

Khái quát sơ lược về nơi thực tập 8

2.1 Thực tiễn hoạt động lập di chúc có tư vấn pháp luật tại nơi thực tập 8

2.1.1 Tổng hợp số liệu về các trường hợp tư vấn lập di chúc đã được lập tại nơi thực tập 8

2.1.2 Thủ tục tư vấn pháp luật lập di chúc tại nơi thực tập 8

2.2 Việc tạo thiện cảm khi trực tiếp gặp gỡ khách hàng 11

2.3 Các kỹ năng đặt ra trong quá trình tư vấn 15

2.4 Tư vấn bằng thư tư vấn 18

2.5 Các sai sót của cá nhân mắc phải hoặc phát hiện tại nơi thực tập 29

CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐÓNG GÓP 31

3.1 Đóng góp đối với nơi thực tập 31

3.2 Đóng góp đối với pháp luật nội dung 34

KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI MỞ ĐẦU

Trong khi đó, quan niệm dân gian thường khái quát cuộc đời con người phảitrải qua giai đoạn “sinh, lão, bệnh, tử” Con người cho dù sinh ra trong hoàn cảnhnào, giàu sang hay nghèo đói, đến cuối cùng cũng không tránh khỏi cái chết, trongkhi tài sản của họ vẫn để lại cho người còn sống Chính bởi vậy, để chuẩn bị trướccho cái chết của mình, cũng là để thực hiện các quyền đối với tài sản của mìnhtrước khi chết và tránh được việc tranh chấp về tài sản giữa những người thân củamình, nên nhiều người thực hiện việc lập di chúc như một biện pháp hữu hiệu Trong cuộc sống đời thường cũng như trong các quan hệ dân sự trong đó cóthừa kế khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếmnhững chứng cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đốiphương Đề phòng ngừa và đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch họ cần đếndịch vụ tư vấn pháp luật để có thể xác lập di chúc xác thực, có chứng cứ đáng tincậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng nhận xác thực hoặc chỉ trình bày bằngmiệng

Để làm rõ hơn về vấn đề này, em xin trình bày báo cáo thực tập của mình về

chủ đề: “Hoạt động tư vấn pháp luật về di chúc và lập di chúc tại nơi tiến hành

thực tập.”

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN

Di chúc, căn cứ theo quy định tại Điều 624 Bộ luật Dân sự năm 2015, đượchiểu là văn bản hoặc lời nói thể hiện ý chí, nguyện vọng của một người trong việcđịnh đoạt tài sản, chuyển dịch quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản cho người khácsau khi chết

Trong đó, người có quyền lập di chúc để định đoạt tài sản mình, theo quy địnhtại Điều 625 Bộ luật dân sự năm 2015 được xác định là người đã thành niên, có tàisản để lại, minh mẫn, sáng suốt và hoàn toàn tự nguyện khi lập di chúc Còn ngườichưa thành niên từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi thì vẫn được quyền lập di chúc nhưngười đã thành niên nhưng phải được sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộhợp pháp Quy định về độ tuổi lập di chúc (từ đủ 15 tuổi trở lên) nhằm mục đíchđảm bảo việc thực hiện quyền của chủ sở hữu tài sản – khi họ có đủ khả năng vàđiều kiện để tạo lập nên tài sản của chính mình

Khi một người lập di chúc để định đoạt tài sản của mình thì di chúc chỉ cóhiệu lực kể từ thời điểm mở thừa kế tức là thời điểm người có tài sản chết, hoặc bịTòa án tuyên bố là đã chết theo quy định Đồng thời, theo quy định tại Điều 643

Bộ luật Dân sự năm 2015 thì di chúc được được đưa ra làm căn cứ phân chia tàisản sau khi một người chết đi được xác định là di chúc hợp pháp và là di chúc cuốicùng mà họ lập ra trước khi chết

1.2 Các điều kiện có hiệu lực của di chúc

Di chúc hợp pháp là một trong những điều kiện quan trọng quyết định trongviệc ý nguyện của chủ sở hữu tài sản được thể hiện trong nội dung di chúc đã đượclập có hiệu lực và được thực hiện trên thực tế hay không Do vậy, điều kiện có hiệulực của di chúc được xác định là các điều kiện để một di chúc hợp pháp

Theo quy định của pháp luật hiện hành, hiện nay, một di chúc được xác định

là hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện được quy định cụ thể tại Điều 630 Bộ luậtDân sự năm 2015, cụ thể gồm các điều kiện sau:

1.2.1 Về người lập di chúc

Theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể Điều 625 Bộ luật Dân sự năm

2015, người lập di chúc phải là người từ đủ 15 tuổi trở lên Tuy nhiên, dù là người

đã thành niên hay là người chưa thành niên (từ đủ 15 tuổi trở lên) thì khi lập dichúc, họ đều phải đáp ứng điều kiện minh mẫn, sáng suốt và không bị lừa dối, haycưỡng ép, đe dọa khi lập di chúc

Quy định về điều kiện này nhằm đảm bảo di chúc đã được lập có thể phản ánhchân thực nhất nguyện vọng của người chủ sở hữu tài sản trong việc định đoạt tàisản trước khi chết Nếu di chúc được lập khi người lập di chúc không được minhmẫn, sáng suốt, tức là không đầy đủ năng lực hành vi để thực hiện việc lập di chúchay bị người khác ép buộc, gây ảnh hưởng thì nội dung di chúc đó sẽ không thểhiện được nguyện vọng, mong muốn thực sự của người lập di chúc trong việc địnhđoạt tài sản của chính họ trước khi chết

1.2.2 Về nội dung di chúc

Về nội dung di chúc, theo quy định tại Điều 630 Bộ luật Dân sự năm 2015,một di chúc sẽ bao gồm những nội dung cơ bản như: ngày, tháng năm lập di chúc;thông tin người lập di chúc; thông tin cá nhân, cơ quan được hưởng di sản; thôngtin về di sản và điều kiện hưởng di sản (nếu có) và các nội dung khác

Hiện nay, theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể căn cứ theo quy địnhtại Điều 630, 631 Bộ luật dân sự năm 2015, một di chúc được xác định là hợp phápkhi nội dung của di chúc không vi phạm điều cấm của pháp luật và không trái đạođức xã hội Trong đó:

Điều cấm của luật, theo quy định tại Điều 123 Bộ luật Dân sự năm 2015 đượcxác định là những quy định của pháp luật quy định về những hành vi mà chủ thểkhông phép làm/thực hiện Còn đạo đức xã hội, là những chuẩn mực, những quyđịnh, những nội dung là chuẩn mực quy tắc ứng xử chung trong đời sống, được tất

cả mọi người trong xã hội, được cộng đồng mặc nhiên thừa nhận và tôn trọng.Một di chúc có nội dung vi phạm điều cấm của luật, tức là vi phạm pháp luậtthì sẽ không hợp pháp, không có hiệu lực trên thực tế Còn một di chúc vi phạmđạo đức xã hội được xác định là di chúc có nội dung đi ngược lại giá trị đạo đứccủa cả cộng đồng, xã hội, sẽ bị bài trừ và không có hiệu lực trên thực tế

1.2.3 Về hình thức của di chúc

Về hình thức của di chúc, theo quy định tại Điều 627, 628 Bộ luật Dân sựnăm 2015 thì di chúc có thể lập thành văn bản hoặc di chúc miệng Trong đó, dichúc bằng văn bản gồm: di chúc bằng văn bản không có người làm chứng, di chúcbằng văn bản có người làm chứng hoặc di chúc bằng văn bản có công chức hoặcchứng thực

Với mỗi hình thức lập di chúc thì để một di chúc được xác định là hợp pháp,

có hiệu lực trên thực tế, pháp luật đều yêu cầu di chúc đã lập phải đáp ứng các điềukiện nhất định về mặt hình thức, cụ thể:

a Di chúc miệng:

Căn cứ theo quy định tại Điều 629 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì di chúcmiệng chỉ được thừa nhận là hợp pháp khi nó được lập trong trường hợp một ngườiđang bị cái chết đe dọa về tính mạng, không có đủ thời gian cũng như điều kiện đểlập di chúc bằng văn bản Ví dụ, lập di chúc miệng khi một người bị bệnh ung thưđang hấp hối, và không đủ điều kiện sức khỏe, thời gian để viết di chúc bằng vănbản

Đồng thời, theo quy định tại Điều 630 Bộ luật Dân sự năm 2015, một di chúcmiệng được xác định là hợp pháp, ngoài việc đáp ứng về thời điểm, hoàn cảnh lập

di chúc nêu trên thì người lập di chúc phải thể hiện ý chí cuối cùng đối với việcđịnh đoạt tài sản của mình trước ít nhất là hai người làm chứng Trong đó, ngườilàm chứng cho việc lập di chúc, theo quy định tại Điều 632 Bộ luật Dân sự năm

2015, phải là người đã thành niên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy địnhcủa pháp luật, và không thuộc trường hợp có quyền, hay nghĩa vụ liên quan đếnnội dung di chúc, và không phải là người được thừa kế tài sản mà người lập dichúc để lại theo nội dung di chúc hoặc theo pháp luật

Trường hợp này, sau khi lắng nghe ý chí cuối cùng, lời trăn trối của người lập

di chúc miệng thì hai người làm chứng này phải ghi chép lại và cùng ký tên hoặcđiểm chỉ Văn bản ghi lại nội dung di chúc miệng của người lập di chúc thì phảiđược tư vấn pháp luật, hoặc chứng thực hợp pháp trong thời gian 05 ngày kể từ

ngày người lập di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng để nhằm mục đích xác nhậnchữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng trong nội dung di chúc

Tuy nhiên, khác với việc lập di chúc bằng văn bản, di chúc miệng không cóhiệu lực ngay mà theo quy định, nếu một người vẫn còn sống, minh mẫn và sángsuốt sau 03 tháng kể từ thời điểm người này lập di chúc miệng thì nội dung di chúcmiệng đã được lập sẽ bị hủy bỏ, đương nhiên hết hiệu lực

b Di chúc bằng văn bản không có người làm chứng:

Khi một người quyết định lập di chúc bằng văn bản và không có người làmchứng thì di chúc này phải có đầy đủ nội dung của một di chúc thông thường theoquy định tại Điều 631 Bộ luật Dân sự năm 2015 được trích dẫn ở trên Di chúc này,theo quy định tại Điều 633 Bộ luật Dân sự năm 2015, phải do người lập di chúc tựviết và tự ký chữ ký của mình vào nội dung di chúc Trường hợp di chúc có nhiềutrang, nhiều tờ thì người lập di chúc phải ghi đầy đủ số thứ tự và đồng thời ký vàotừng trang của di chúc

Đồng thời và di chúc không được viết tắt, cũng không được viết hay chú thíchbằng ký hiệu Người lập di chúc, nếu có sửa chữa, tẩy xóa một nội dung nào của dichúc thì phải ký tên bên cạnh chỗ tẩy xóa, sửa chữa đó để xác minh việc họ tự sửachữa, tẩy xóa chứ không phải do người khác thực hiện, đảm bảo tính hợp pháp của

di chúc

c Di chúc bằng văn bản có người làm chứng:

Việc lựa chọn lập di chúc bằng văn bản có người làm chứng, theo quy định tạiĐiều 634 Bộ luật Dân sự năm 2015, được áp dụng trong trường hợp người lập dichúc tự mình viết di chúc và có yêu cầu người làm chứng hoặc thuộc trường hợpngười lập di chúc không tự mình viết di chúc, nhưng tự mình đánh máy hoặc nhờngười khác viết hoặc đánh máy bản di chúc

Đối với di chúc được lập trong trường hợp này, theo quy định của pháp luậtthì di chúc phải có ít nhất hai người làm chứng Trong đó, người làm chứng cũngphải đáp ứng điều kiện được quy định tại Điều 632 Bộ luật Dân sự năm 2015 giốngnhư người làm chứng trong trường hợp lập di chúc miệng

Đối với việc lập di chúc bằng văn bản có người làm chứng thì để di chúc này

là hợp pháp, ngoài việc ghi rõ đầy đủ nội dung chủ yếu của một di chúc thôngthường theo quy định tại Điều 631 Bộ luật dân sự năm 2015 trong di chúc, ngườilập di chúc còn phải ký tên hoặc điểm chỉ vào nội dung di chúc trước sự chứngkiến của những người làm chứng Những người làm chứng sau khi đã chứng kiến

về việc ký tên hay điểm chỉ của người lập di chúc thì phải xác nhận về chữ ký, hayđiểm chỉ của người lập chúc vào nội dung di chúc Đồng thời, người làm chứngcũng phải ký tên dưới nội dung xác nhận về chữ ký, điểm chỉ nêu trên để đảm bảotính chất pháp lý

d Di chúc bằng văn bản được công chứng:

Ngoài việc lập di chúc bằng văn bản không có người làm chứng, bằng vănbản có người làm chứng hay di chúc miệng thì người lập di chúc vẫn có quyền lập

di chúc và yêu cầu công chứng di chúc

Ngoài ra, pháp luật quy định hai trường hợp phải công chứng di chúc:

- Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữphải được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực

- Di chúc miệng được coi là hợp pháp nếu người di chúc miệng thể hiện ý chícuối cùng của mình trước mặt ít nhất hai người làm chứng và ngay sau khi người

di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng, người làm chứng ghi chép lại, cùng ký tênhoặc điểm chỉ Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người di chúc miệngthể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan cóthẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng.Việc lập di chúc bằng văn bản được công chứng có thể thực hiện qua việcngười lập di chúc đến Văn phòng công chứng, hoặc Tổ chức hành nghề côngchứng để lập hoặc yêu cầu công chứng viên đến tận chỗ ở của mình để lập di chúc

e Di chúc bằng văn bản được chứng thực:

Đối với việc lập di chúc bằng văn bản được chứng thực thì người lập di chúc

sẽ trực tiếp đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi mình cư trú để thực hiện việc lập dichúc Về trình tự, thủ tục lập di chúc có chứng thực sẽ được thực hiện tương tự như

trường hợp lập di chúc ở Văn phòng tư vấn pháp luật, tổ chức hành nghề tư vấnpháp luật đã phân tích ở trên.

f Một số trường hợp đặc biệt sau:

– Trường hợp người lập di chúc là người chưa thành niên (từ đủ 15 tuổi đếndưới 18 tuổi) thì họ chỉ có thể lập di chúc bằng văn bản và phải có sự đồng ý củacha, mẹ, người giám hộ về việc lập di chúc Họ không được lập di chúc miệng.– Trường hợp người lập di chúc không biết chữ, hoặc bị hạn chế về thể chấtnhư bị khiếm thính, khiếm thị, cụt tay… thì di chúc thể hiện ý chí của họ sẽ dongười làm chứng lập thành bằng văn bản và phải được tư vấn pháp luật, chứngthực hợp lệ

– Một số trường hợp đặc biệt di chúc được lập, mặc dù không được tư vấnpháp luật, chứng thực nhưng sẽ có giá trị như di chúc được tư vấn pháp luật, chứngthực, cụ thể:

+ Quân nhân tại ngũ lập di chúc nhưng không có đủ điều kiện để yêu cầu tưvấn pháp luật, chứng thực mà có xác nhận của thủ trưởng đơn vị từ cấp đại đội trởlên

+ Người đang đi trên tàu biển, máy bay lập di chúc có xác nhận của người chỉhuy tàu biển, máy bay để hợp pháp hóa thủ tục

+ Công dân Việt Nam đang sinh sống, làm việc ở nước ngoài lập di chúc cóchứng nhận của cơ quan lãnh sự quán, đại sứ quán hoặc cơ quan ngoại giao củaViệt Nam ở nước ngoài

+ Người bị tạm giữ, tạm giam, chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biệnpháp xử lý hành chính tại cơ sở giáo dục (trại giáo dưỡng, trung tâm hòa nhập cộngđồng), cơ sở chữa bệnh (như trung tâm cai nghiện…) lập di chúc có xác nhận củangười phụ trách cơ sở này

+ Người làm công tác, thăm dò, nghiên cứ tại vùng núi, hải đảo lập di chúc cóxác nhận của người phụ trách đơn vị

Như vậy, qua phân tích nêu trên, có thể thấy, một di chúc chỉ có hiệu lực khi

nó là một di chúc hợp pháp, đáp ứng các điều kiện để một di chúc hợp pháp Vớimỗi hình thức lập di chúc, dù là di chúc miệng, hay di chúc bằng văn bản, việc lập

di chúc đều có những yêu cầu nhất định về nội dung, về chủ thể lập di chúc, vềhình thức của di chúc Tuy nhiên, dù lập di chúc theo hình thức nào, thì di chúc chỉphát sinh hiệu lực kể từ thời điểm mở thừa kế -thời điểm người lập di chúc chết và

nó là di chúc hợp pháp và là di chúc cuối cùng mà người lập di chúc để lại trướckhi chết

CHƯƠNG II THỰC TIỄN VẤN ĐỀ TƯ VẤN PHÁP LUẬT VỀ DI CHÚC VÀ LẬP DI CHÚC TẠI NƠI THỰC TẬP

Khái quát sơ lược về nơi thực tập

VĂN PHÒNG LUẬT SƯ PHẠM HỒNG HẢI & CỘNG SỰ

Email: luatsuphamhonghai@yahoo.com

Di động: 0982 216 183

Địa chỉ: 17 Đường Trung Yên 10,Lô 11B, Khu đô thị Trung Yên, Cầu Giấy,

Hà Nội

Người ĐDPL: Luật sư Phạm Hồng Hải

Giấy phép kinh doanh: 12/TP - ĐKHĐ

Ngày cấp giấy phép: 15/11/2012

Ngày hoạt động: 01/09/2008 (Đã hoạt động 12 năm)

2.1 Thực tiễn hoạt động lập di chúc có tư vấn pháp luật tại nơi thực tập

2.1.1 Tổng hợp số liệu về các trường hợp tư vấn lập di chúc đã được lập tại nơi thực tập

Qua bảng số liệu và thực tế hoạt động tư vấn pháp luật của Văn phòng Luật

sư Phạm Hồng Hải & Cộng sự cho thấy khi nền kinh tế ngày càng phát triển thìnhu cầu tư vấn pháp luật về di chúc và lập di chúc ngày càng tăng Cụ thể là trongvòng 6 tháng đầu năm 2022 văn phòng tư vấn pháp luật tam kỳ đã tư vấn pháp luậtcho 242 trường hợp

2.1.2 Thủ tục tư vấn pháp luật lập di chúc tại nơi thực tập

Tại Văn phòng Luật sư Phạm Hồng Hải & Cộng sự, các thủ tục về lập di chúc

có tư vấn pháp luật được tuân thủ nghiêm ngặt các qui định của pháp luật, được cụthể hóa như sau:

Bước 1: Đón tiếp khách hàng:

Trợ lý tư vấn pháp luật (TL) là người chịu trách nhiệm thực hiện việc đón tiếpkhách hàng (KH) theo các mẫu:

- Xác định nhu cầu của KH;

- Mời KH lấy số thứ tự (nếu có);

- Sắp xếp chỗ ngồi và mời KH ngồi;

- Giữ trật tự khu vực khách chờ;

- Mời KH đến bàn TL;

- Tư vấn tại chỗ cho KH khi cần thiết;

- Xử lý các tình huống phát sinh tại khu vực tiếp KH;

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phân công

Bước 2: Tiếp nhận, Tư vấn:

Trợ lý luật sư có trách nhiệm thực hiện các công việc tiếp nhận, tư vấn và thụ

lý hồ sơ tư vấn pháp luật, chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu UCHI

UCHI;

vấn pháp luật nếu có đủ căn cứ theo qui định của pháp luật;

quan và thụ lý hồ sơ

Trong quá trình tiếp nhận, tư vấn và thụ lý hồ sơ, nếu có vấn đề phát sinh màtrợ lý chưa rõ phương án giải quyết hoặc xét thấy cần thiết, trợ lý cần trao đổi với

Trưởng VP để thống nhất về hồ sơ Trưởng VP vắng mặt thì trao đổi trực tiếp vớiLuật sư.

Trợ lý chỉ từ chối thực hiện thủ tục tư vấn pháp luật khi có đủ căn cứ pháp lý.

Bước 3: Xử lý hồ sơ:

TLCC có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các công việc xử lý hồ sơ tư vấn phápluật và trình đầy đủ hồ sơ (bản gốc) cho Trưởng VP để kiểm duyệt theo qui định,chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ tư vấn pháp luật:

được soạn thảo sẵn và soạn thảo lời chứng;

trên cơ sở qui định của pháp luật và của Văn phòng;

với mẫu chữ ký/mẫu dấu đã đăng ký tại VP;

Bước 4: Kiểm duyệt Hồ sơ tư vấn pháp luật:

Trưởng VP có trách nhiệm kiểm duyệt hồ sơ tư vấn pháp luật Trường hợpTrưởng VP vắng mặt thì LS sẽ trực tiếp kiểm duyệt khi ký tư vấn pháp luật hoặcngười khác được Trưởng VP uỷ quyền để kiểm duyệt hồ sơ trước khi ký tư vấnpháp luật theo mẫu:

Bước 5: Phân bổ Hồ sơ tư vân cho LS tư vấn:

Trưởng VP có trách nhiệm phân bổ hồ sơ cho LS, trường hợp Trưởng VPvắng mặt thì người được Trưởng VP uỷ quyền sẽ có trách nhiệm phân bổ hồ sơ

Bước 7 Thu phí, cấp số và đóng dấu:

- Thu tiền từ KH;

chuyển trả VBTV cho TLCC;

Bước 8: Trả hồ sơ và Bàn giao hồ sơ cho Lưu trữ:

- Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ lưu đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo qui định;

- Trả giấy tờ gốc cho KH;

- Trả VBTV cho các bên theo qui định;

- Bàn giao hồ sơ cho Lưu trữ;

- Nhập thông tin vào hệ thống phần mềm UCHI theo qui định.

Trợ lý có trách nhiệm thực hiện việc trả hồ sơ cho KH và có trách nhiệm bàngiao hồ sơ đầy đủ cho Lưu trữ theo đúng thời hạn qui định của VP

Lưu trữ có trách nhiệm nhập thông tin giao dịch vào hệ thống UCHI theo quiđịnh ngay khi có VBTV

Bước 9: Lưu trữ hồ sơ tư vấn pháp luật bao gồm:

Lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các công việc lưu trữ theo đúng quiđịnh của VP; chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ lưu; đề xuất các biện pháp đểbảo đảm an toàn trong việc lưu trữ hồ sơ tư vấn pháp luật theo qui trình:

liệu theo qui định;

tờ hoặc có sai sót

2.2 Việc tạo thiện cảm khi trực tiếp gặp gỡ khách hàng

Trong thời buổi bùng nổ công nghệ thông tin và các văn phòng, công ty luậtcũng ra sức quảng bá cho mình, phổ biến các thông tin như website, email, điệnthoại…thì việc khách hàng tìm hiểu về Luật sư, trợ lý qua các thông tin này cũng

là điều đương nhiên Rất nhiều khách hàng trước khi gặp gỡ Luật sư, trợ lý đã cóhẹn trước nhờ những phương tiện trên hoặc qua giới thiệu của người quen, củakhách hàng cũ của Luật sư, trợ lý Vì không gặp trực tiếp để nhìn thấy sắc diện vànhững phản ứng của khách hàng nên Luật sư, trợ lý phải hết sức tinh tế và nhanhnhạy trong việc nắm bắt yêu cầu và thái độ của khách hàng qua giọng nói hoặcngôn từ sử dụng trong email Từ việc phán đoán các yêu cầu, cũng như thói quentâm lí của khách hàng Luật sư, trợ lý sẽ đưa ra những phương thức tiếp xúc kháchhàng cho phù hợp Luật sư, trợ lý phải tạo cho họ cảm giác yên tâm về con người

và năng lực của mình để họ có nhu cầu trực tiếp tìm gặp Luật sư, trợ lý để yêu cầumột dịch vụ pháp lý

Trong trường hợp này, giao tiếp của Luật sư, trợ lý và khách hàng thườngxoay quanh vấn đề tư cách của Luật sư, trợ lý, nhân thân của khách hàng Ngoài ra,khách hàng có thể trình bày qua về nội dung yêu cầu của mình Tùy phương thứctiếp xúc mà Luật sư, trợ lý đưa ra cách xử sự phù hợp, tạo cho khách hàng cảmgiác yên tâm là đã tìm đúng người, từ đó thúc đẩy một cuộc gặp gỡ trực tiếp

Giai đoạn chuẩn bị: Với việc đã tiếp xúc qua điện thoại, email, Luật sư, trợ lý

đã biết sơ qua về nội dung công việc và yêu cầu của khách hàng Để có buổi tiếpkhách hàng theo lịch hẹn đạt hiệu quả cao, Luật sư, trợ lý cần phải có những chuẩn

bị nhất định Trước tiên, Luật sư, trợ lý phải hệ thống lại nội dung công việc,những yêu cầu của khách hàng thông qua thông tin mà khách hàng cung cấp, từ đó

dự kiến những tình huống có thể phát sinh, những phương án để tư vấn cho kháchhàng lựa chọn Luật sư, trợ lý cần chuẩn bị một số câu hỏi dự kiến hỏi khách hàng

để làm rõ vụ việc Thông thường, qua điện thoại hoặc email khách hàng chỉ cungcấp sơ qua các thông tin, nên Luật sư, trợ lý phải chuẩn bị các câu hỏi để hướngcuộc nói chuyện vào những vấn đề mà mình muốn khai thác Luật sư, trợ lý cũngcần tìm những văn bản pháp luật điều chỉnh nội dung vụ việc, chuẩn bị để đưa mộtdanh mục cho khách hàng tìm hiểu, nếu cần thiết có thể cung cấp luôn văn bản cho

khách hàng Tuy đây không phải là nghĩa vụ bắt buộc của Luật sư, trợ lý, nhưngcung cấp cho khách hàng văn bản để họ hiểu biết hơn thì sẽ dễ dàng cho Luật sư,trợ lý hơn khi tư vấn các vấn đề liên quan Ngoài ra, dựa trên những yêu cầu sơ bộ

mà khách hàng thông báo, Luật sư, trợ lý sẽ chuẩn bị một biểu phí và một bản dựthảo hợp đồng dịch vụ pháp lý để khách hàng có thể xem xét kí kết

Bên cạnh những chuẩn bị về chuyên môn, Luật sư, trợ lý cũng cần có nhữngchuẩn bị khác như chuẩn bị về địa điểm giao tiếp, chuẩn bị sổ sách ghi chép, chuẩn

bị card để đưa cho khách hàng Và qua những thông tin cá nhân mà khách hàngcho biết, Luật sư, trợ lý có thể tìm một số chủ đề liên quan để tạo không khí giaotiếp cởi mở và thân thiện

Tiếp khách hàng: Sau rất nhiều chuẩn bị của Luật sư, trợ lý, ngày hẹn kháchhàng cuối cùng cũng đến Với những Luật sư, trợ lý đã hành nghề lâu năm thì quátrình chuẩn bị không khó khăn vì họ đã hình thành những kĩ năng qua quá trìnhlàm việc Nhưng với những Luật sư, trợ lý vừa hết thời gian tập sự, chưa tự mìnhgiải quyết nhiều công việc thì thời gian chuẩn bị quả là dài Họ không biết chuẩn bịnhững gì, đến đâu thì đủ và ngày tiếp khách hàng cũng rất hồi hộp Để việc giaodịch đạt kết quả tốt, những giao tiếp thông thường của Luật sư, trợ lý không thểthiếu, đó là việc chào hỏi giới thiệu, Luật sư, trợ lý đưa card cho khách hàng Luật

sư, trợ lý cần đưa ra cho họ chương trình của buổi giao tiếp, đầu tiên là quy trình

và phương thức trao đổi, đồng thời cả thời gian mà Luật sư, trợ lý có thể tiếp kháchhàng Những thống nhất ngay từ đầu này sẽ giúp cho buổi là việc đi đúng hướng,khách hàng sẽ lựa chọn những thông tin cần cung cấp và trao đổi với Luật sư, trợ

lý, không quá sa đà vào những nội dung ngoài lề Khách hàng sẽ trình bày tổngquan nội dung vụ việc mà đã trình bày sơ qua với Luật sư, trợ lý qua điện thoạihoặc email Tùy loại vụ việc cần tư vấn và những thông tin mà khách hàng cungcấp mà Luật sư, trợ lý hỏi thêm những vấn đề gì Ví dụ, khách hàng muốn Luật sư,trợ lý tư vấn cho một vụ việc về tranh chấp lao động với công ty của họ Ngoàinhững thông tin thông thường, Luật sư, trợ lý phải hỏi để xác định xem loại việc

đó có thuộc loại bắt buộc phải hòa giải hay không, nếu đã hòa giải thì hai bên cóchấp nhận không…Hoặc với một yêu cầu tư vấn vấn đề liên quan đến hành chính,

Luật sư, trợ lý cần hỏi các vấn đề liên quan đến việc khiếu nại của khách hàng vàgiải quyết khiếu nại của cơ quan hành chính.

Nếu khách hàng có liên hệ trước, thường Luật sư, trợ lý nắm được các yêucầu sơ bộ của khách hàng và đưa ra những hướng lựa chọn cho khách hàng để giảiquyết vụ việc Tất nhiên, đó chỉ là những hướng chung để khách hàng lựa chọn đểnhờ Luật sư, trợ lý tư vấn, từ đó Luật sư, trợ lý thông báo cho khách hàng mộtkhung phí dịch vụ pháp lý Trong buổi tiếp xúc trực tiếp, từ các yêu cầu rõ ràngcủa khách hàng, Luật sư, trợ lý sẽ xác định một mức phí dịch vụ chính xác và cóthể thảo luận luôn về hợp đồng dịch vụ pháp lý Luật sư, trợ lý phải cho kháchhàng biết về nghĩa vụ bảo mật thông tin của Luật sư, trợ lý, ghi chép những thôngtin quan trọng và đánh dấu những vấn đề chưa rõ Nếu khách hàng kí hợp đồngdịch vụ pháp lý, Luật sư, trợ lý sẽ thông báo cho khách hàng các bước triển khaitiếp theo để giải quyết công việc của mình Nếu khách hàng còn băn khoăn, Luật

sư, trợ lý cần giải đáp những thắc mắc của khách hàng về trách nhiệm của mình vàcho khách hàng một khoảng thời gian suy nghĩ lựa chọn phương án giải quyết vàxem xét việc kí hợp đồng với Luật sư, trợ lý

Có những nội dung nhất định phải có cho buổi gặp đầu tiên với khách hàng:

- Quy trình trao đổi và giới hạn về mặt thời gian: Giúp định hướng buổi làmviệc không đi vào các vấn đề ngoài lề và không kéo dài quá lâu

- Nội dung chủ yếu của vụ việc và phạm vi yêu cầu của khách hàng: là cơ sởcho luật sư tính phí dịch vụ và dự kiến các bước làm việc tiếp theo

- Cung cấp cho khách hàng nghĩa vụ bảo mật thông tin của luật sư: Đây lànghĩa vụ của mỗi văn phòng đối với khách hàng của mình, thể hiện thái độ chuyênnghiệp và tôn trọng khách hàng

- Cung cấp cho khách hàng các danh mục văn bản pháp lý điều chỉnh vụ việc

- Thống nhất cách thức làm việc và phương thức liên lạc cho các lần tiếp theo

và hẹn thời gian làm việc lần sau

- Đảm bảo về địa điểm gặp gỡ, tác phong trang phục của luật sư Khách hàng

có thể đề nghị nhiều địa điểm gặp gỡ khác nhau, nhưng tốt nhất luật sư nên tiếnhành gặp tại văn phòng của mình Điều này giúp luật sư giới thiệu được cơ sở củamình, thể hiện sự làm việc nghiêm túc, việc trao đổi công việc lại thuận lợi, đảmbảo sự yên tĩnh và bí mật Ngoài ra, luật sư có thể cung cấp ngay cho khách hàngcác văn bản hoặc danh mục văn bản liên quan đến vụ việc Trang phục của luật sưphải trang nhã, gọn gàng, lịch sự, không quá lòe loẹt phô trương hoặc rườm rà.Ngôn ngữ cử chỉ của luật sư phải đúng mực, thể hiện được tính chất nhà nghề,không quá cợt nhả nhưng cũng không được nghiêm túc quá gây căng thẳng khôngcần thiết cho khách hàng

- Không được cam kết chắc chắn kết quả cuối cùng của vụ việc để từ đókhách hàng kí hợp đồng dịch vụ với mình

Dù khách hàng đã kí hay chưa kí hợp đồng, Luật sư, trợ lý đều hẹn buổi làmviệc tiếp theo Tùy theo kết quả của buổi làm việc đầu tiên này, Luật sư, trợ lý sẽchuẩn bị cho buổi làm việc tiếp theo như thế nào

2.3 Các kỹ năng đặt ra trong quá trình tư vấn

Nghe khách hàng trình bày

Nghe khi khách hàng trình bài là hành vi tiếp nhận và hiểu thông tin một cách

có chủ ý, có mục đích của người tư vấn Khi nghe khách hàng trình bày người tưvấn cũng cần chú y đến quan sát thái độ, cử chỉ, biểu cảm của khách hàng, để từ đólựa chọn ngôn từ, hành vi phù hợp để giao tiếp với khách hàng

Khi khách hàng trình bày thì người tư vấn cần chú ý lằng nghe ghi chépnhững nội dung chính và đặt những câu hỏi cho khách hàng đề là rõ thêm về vấn

đề Thông thường trong lần đầu tiếp xúc, người tư vấn chưa thể nắm bắt một cáchchắc chắn bản chất của sự việc đó, hơn nữa khách hàng thường trình bày theo ýnghĩ chủ quan và bỏ qua nhiều chi tiết mà họ cho là không cầm thiết Vì vậy đểkhách hàng trình bày đúng bản chất của vụ việc và giúp người tư vấn nắm đượcthông tin vụ việc đó người tư vấn cần có nhưng câu hỏi mang tính gợi ý cho khách

hàng Người tư vấn nên lưu ý khách hàng trình bày về vấn đề một cách khách quan

và trung thực để từ đó người tư vấn có thể đưa ra giải pháp tốt nhất, chính xác nhất

và tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật

Tóm tắt yêu cầu của khách hàng, các tình tiết liên quan theo cách hiểu

của người tư vấn

Sau khi đã nghe khách hàng trình bày xong, người tư vấn nên diễn đạt lại vụviệc của khách hàng theo cách hiểu của mình Việc này gúp đảm bảo rằng người tưvấn đã hiểu đúng về bản chất của vụ việc và nếu có điểm nào nhầm lẫn, chưa rõkhách hàng sẽ đính chính lại ngay

Thông qua việc nghe khách hàng trình bày và tóm tắt lại yêu cầu của kháchhàng có thể giúp người tư vấn nhận định rõ về công việc tư vấn vụ việc này củamình như biết được cac thông tin cần thiết, sắp xếp chúng theo trật tự nhất địnhqua đó giúp người tư vấn xác định được những công việc tiếp theo để tư vấn chokhách hàng Trong khi lắng nghe người tư vấn không được mất kiên nhẫn, khôngnghiêm túc lắng nghe khách hàng hoặc chưa hiểu hết vấn đề mà đã đưa ra kết luậndẫn đến vụ việc bị giải quyết không tốt cho khách hàng

Yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu liên quan đến việc cần tư vấn

Người tư vấn yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu liên quan đén vấn đềcần tư vấn Những giấy tờ tài liệu này phải phản ánh diễn biến của quá trình tranhchấp hoặc bản chất của vụ việc mà khách hàng yêu cầu tư vấn Nếu không cónhững tài liệu này, việc tư vấn có thể không chính xác Sau khi khách hàng cungcấp đầy đủ các văn bản giấy từ tài liệu có liên qua thì người tư vấn càn giành thờigian để đọc các tài liệu đó Với các tài liệu tiêng nước ngoài phải được dịch ratiếng Việt đẻ hiểu đúng nguyên văn tài liệu, đồng thời cũng đính kèm hồ sơ để sửdụng lâu dài Trong trường hợp sau khi nghe khách hàng trình bày và nghiên cứucác tài liệu do khách hàng cung cấp mà thấy không thể trả lời ngay được thì phảithông báo điều đó cho khách hàng và hẹ gặp khách hàng vào một ngày khác

Khi khách hàng cung cấp tài liều thì người tư vấn thuyết phục khách hàngcung cấp đầy đủ các tài liệu nếu khách hàng chỉ trình bày vụ việc một cách chungchung, chưa muốn cung cấp cho người tư vấn những văn bản, chứng cứ mà họ cho

rằng không có lợi cho mình Ngoài ra còn phải tránh các trường hợp khách hàngcung cấp các tài liệu giả hoặc người tư vấn hiểu sai vấn đề khiến tư vấn khôngđúng

Tra cứu tài liệu tham khảo

Đây là việc người tư vấn dùng các quy định của pháp luật để làm cơ sở chocác kết luận của mình Trong nhiều trường hợp khác hàng biết họ đùng nhưngkhông giải thích được và yêu cầu người tư vấn phải cung cấp cho họ cơ sở phápluật để khẳng định yêu cầu của họ Người tư vấn cần xác định nên tìm điều luật ởđâu, xác định giá trị hiệu lực của quy phạm pháp luật đó Nếu không tìm được điềuluật thì người tư vấn cần tìm cách suy luận thông qua các bản án tương tự, các báocáo tổng kết của tòa án hoặc nếu như giữa các văn bản pháp luật có sự quy địnhkhác nhau thì xem điều luật nào được phép ưu tiên áp dụng trước

Với việc tra cứu tài liệu giúp cho khách hàng có thêm sự tin tưởng đối vớingười tư vấn trong giải quyết vụ việc Bên cạnh đó nó còn giúp cho người tư vấnxác định lại chính xác các căn cứ quy định của pháp luật về tất cả các vấn đề màkhách hàng yêu cầu để có thẻ tư vấn vụ việc được chính xác Tránh việc tra cứu tàliệu quá lâu gây mất thời gian vì như thế khách hàng sẽ mất niềm tin với người tưvấn và nghĩ người tư vấn không chuyên nghiêp Ngoài ra cũng cần tránh việc ápdụng luật nhầm lẫn cũng như áp dụng luật đã hết hiệu lực khiến cho khách hàngnhận tư vấn sai

Định hướng cho khách hàng

Đây là việc đưa ra giải pháp mang tính định hướng cho khách hàng để trả lờicác vấn đề mà khách hàng yêu cầu Trên cơ sở đó còn tạo cơ hội để khách hàng lựachọn phương thức bảo vệ quyền của mình một cách tốt nhất

Thực tế, người tư vấn cần phải giải thích cho khách hàng một cách rõ ràng,bằng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, những khía cạnh pháp lý phức tạp của hồ sơ.Khi lựa chọn phương án cũng cần sự hợp tác tích cực từ khách hàng Nên chú ýđến các điểm sau:

 Phải hiểu được tính cách của khách hàng, nắm bắt được hoàn cảnh xã hội,động cơ, thái độ của khách hàng;

 Người tư vấn phải nắm rất vững giải pháp đề xuất và phải thuyết phục vớikhách hàng đấy là giải pháp khả thi;

 Để ý đến cách hành xử của khách hàng để có cách ứng xử thích hợp

Đối với những trường hợp chưa chắc chắn (ví dụ như liên quan đến một vụkiện mà sự thắng thua phụ thuộc phần nhiều vào chứng cứ sẽ phải tìm trong tươnglai, luật sư cần cố gắng trình bày sự việc thật sự sáng tỏ và giải thích cho kháchhàng những yếu tố khiến cho câu trả lời mang tính tổng quát nhất Tránh trả lờitheo kiểu “ về điểm này, tôi không biết” vì cách nói này có thể làm cho khách hànghiểu lầm rằng người tư vấn thiếu hiểu biết hoặc lắng nghe lời nói của họ Trongmọi trường hợp, khi kết luận không chắc chắn thì người tư vấn không thể diễn đạttheo lối dứt khoát bởi vì sau này có thể khách hàng sẽ quy trách nhiệm cho người

tư vấn đã khiến họ nhầm lẫn về hoàn cảnh

2.4 Tư vấn bằng thư tư vấn

Trước kia, theo truyền thống, công việc chủ yếu cùa luật sư thường hướng tớilĩnh vực tranh tụng Ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng cónhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh củaminh mả không nhất thiết phải là nhừng vụ việc cỏ tính chất tranh chấp Vì vậy, vaitrò tư vấn cùa luật sư ngày càng trờ nên quan trọng Trong hoạt động tư vấn phápluật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau

Nếu tính trong mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng thì những văn bàn sauthường được sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cẩu cung cẩp thông tin bổsung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian Ngoài ra, để xử lý hồ sơ của kháchhàng luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba Chẳng hạn,luật sư có thề phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đổi tác của khách hàng thanhtoán, làm một việc hay không làm một việc Hoặc trong quá trình tìm kiếm giảipháp tư vấn, có những vấn đề luật pháp chưa rõ ràng hoặc chưa quy định, luật sư

có thể phải soạn thảo công văn hỏi ý kiến chính thức của cơ quan hữu quan Còn

có rất nhiều tình huống khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ như ghi biênbản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạnthảo thoả thuận, biên bản ghi nhớ hay hợp đồng giữa khách hàng và đối tác