Kiểm toán hoạt động quản lý kho của công ty cổ phần sữa việt nam vinamilk

Để tồn tại và phát triển,các doanh nghiệp trong nước buộc phải thay đổi phương thức quản lý để nâng cao chấtlượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất để b

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

TP HỒ CHÍ MINH – THÁNG 04/2023

MỤC LỤC

1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1

1.1 Bản chất và chức năng của hoạt động Quản lý kho ảnh hưởng đến kiểm toán 1

1.1.1 Khái niệm hoạt động Quản lý kho trong doanh nghiệp 1

1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của công việc Quản lý kho 1

1.1.3 Mô hình Quản lý kho hàng 3

1.2 Kiểm toán hoạt động 5

1.2.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động 5

1.2.2 Các đặc trưng cơ bản của kiểm toán hoạt động 6

1.2.3 Kiểm toán 3E 7

1.2.4 Lợi ích của kiểm toán hoạt động 9

1.3 Kiểm toán hoạt động Quản lý kho 10

1.3.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động Quản lý kho 10

1.3.2 Tầm quan trọng của kiểm toán hoạt động Quản lý kho 11

1.3.3 Mục tiêu kiểm toán hoạt động Quản lý kho 12

1.3.4 Đặc tính chung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho 12

1.4 Quy trình và nội dung kiểm toán hoạt động Quản lý kho 13

1.4.1 Quy trình kiểm toán hoạt động Quản lý kho 13

1.4.2 Nội dung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho 13

2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 15

2.1 Công ty cổ phần Vinamilk 15

2.1.1 Thông tin công ty 15

2.1.2 Lịch sử hình thành 15

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty 16

2.1.4 Bộ máy nhân sự 17

2.2 Mô hình quản lý Kho tối ưu của Vinamilk 19

2.2.1 Hoạt động quản lý kho Nguyên vật liệu 20

2.2.2 Vinamilk và mô hình EOQ: 22

2.2.3 Quản lý kho từ các Nhà phân phối, Đại lý của Vinamilk 25

2.2.4 Cách sắp xếp các loại hàng tồn kho 26

2.3 Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Vinamilk: 28

3 CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY VINAMLIK 30

3.1 Lập kế hoạch kiểm toán 30

3.1.1 Mục tiêu kiểm toán 30

3.1.2 Thu thập thông tin về phạm vi kiểm toán 30

3.1.3 Nhận dạng những lĩnh vực có khả năng yếu kém 31

3.1.4 Vấn đề đặt ra 31

3.1.5 Đội ngũ kiểm toán viên 32

3.1.6 Đánh giá kiểm soát 39

3.2 Thực hiện kiểm toán 40

3.3 Phát hiện và xử lý 42

3.4 Báo cáo kiểm toán 43

3.5 Kết luận 45

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1.3 1: Sơ đồ quản lý kho hàng 4

Hình 2.1.1 1: Logo công ty Vinamilk 15

Hình 2.1.4 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 18

Hình 2.2 1: Mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk 20

Hình 2.2.1 1: Các hoạt động quản lý kho của Vinamilk 21

Hình 2.2.2 1: Mô hình EOQ 23

Hình 2.2.2 2: Chuỗi tuần hoàn của Vinamilk 24

Hình 2.2.3 1: Đối tác hợp tác của Vinamilk 26

Hình 2.2.4 1: Mô hình ERP 28

Hình 3.1.5 1: Quy trình quản lý kho cơ bản 33

Hình 3.1.5 2: Sơ đồ tổ chức bộ phận kho 36

DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1.6 1: Đánh giá kiểm soát 40

Bảng 3.2 1: Thực hiện kiểm toán 42

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, nhóm xin gửi lời chào và cảm ơn sâu sắc đến toàn thể quý thầy cô của khoa KếToán của trường Đại học Tôn Đức Thắng, các thầy cô đã tạo điều kiện cho nhóm emđược tiếp cận với môn học Kiểm toán nội bộ

Đặc biệt hơn, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Dương Hoàng Ngọc Khuê Cảm ơn

cô đã tận tình hướng dẫn và chỉ dạy nhóm em hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất

Nhóm em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế hiện nay, việc Việt Nam đã gia nhập sâu rộng vào tổ chức thương mại quốc

tế (WTO) đã làm cho môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nước diễn ra hếtsức sôi động với nhiều cơ hội và những thách thức nguy hiểm Để tồn tại và phát triển,các doanh nghiệp trong nước buộc phải thay đổi phương thức quản lý để nâng cao chấtlượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, giảm thiểu tối đa chi phí sản xuất để bảo đảmtính cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp mình

Đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp thương mại, công tác bảoquản và quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩađặc biệt vì công tác quản lý kho bãi được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm đượcchi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồnkho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồngthời đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vậtliệu dẫn đến việc đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phần cung ứng cho thịtrường dẫn đến giảm lợi nhuận, hay mất khách hàng, mất thị trường mất đi thị phần vốncó,…

Hiện nay, công tác quản lý kho được đánh giá là một khâu rất quan trọng trong quản trịdoanh nghiệp nhưng đôi khi nó chưa thực sự được coi trọng, quan tâm đúng mực tại cácdoanh nghiệp trong nước nói chung và những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vựcsữa nói riêng Chính bởi lẽ đó,chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Công tác quản lýhàng tồn kho tại công ty Vinamilk” để phần nào có cái nhìn tổng quát về công tác quản lýkho của một doanh nghiệp kinh doanh, từ đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm nângcao hiểu quả công tác quản trị này

Gồm có 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ

CHƯƠNG 3: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO

1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Bản chất và chức năng của hoạt động Quản lý kho ảnh hưởng đến kiểm toán 1.1.1 Khái niệm hoạt động Quản lý kho trong doanh nghiệp

Quản lý kho hay hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữanhu cầu dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phíquản lý hàng tồn kho Quản lý kho hiệu quả chính là giải pháp giúp giảm chi phí và tăngdoanh thu cho doanh nghiệp Việc duy trì hàng tồn kho một cách không hợp lý và hiệuquả ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chính vìvậy, điều cần thiết là phải có cách thức quản lý kho hàng, kho vật tư phù hợp

1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của công việc Quản lý kho

1.1.2.1 Nhiệm vụ của hoạt động quản lý kho

Công việc quản lý kho trong doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau tùy vào ngành nghề và quy

mô của công ty Tuy nhiên, nhiệm vụ của quản lý kho sẽ gồm

Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho:

 Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho

 Lập và cập nhật sơ đồ kho

Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho:

 Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất

 Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuấttrước

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng:

 Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng haylưu chuyển hàng hóa theo quy định

 Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan

 Ghi phiếu nhập, xuất kho

 Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với địnhmức tồn kho tối thiểu

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu:

 Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóatrong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu

 Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiếu cho phù hợp với biến độngcủa số lượng hàng xuất nhập kho

Thực hiện các thủ tục đặt hàng:

 Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…

 Tuân thủ các quy đình về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho

 Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho

 Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Từ quá trình quản lý hàng hóa trong kho, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt rõ được tìnhhình kinh doanh, chất lượng sản phẩm và thậm chí phần nào đó dự đoán được xu thế tiêudùng của khách hàng Tuy nhiên, công việc quản lý kho hàng cũng yêu cầu người quản lý

có kỹ năng quản lý kho hàng tốt để luôn đảm bảo chất lượng của sản phẩm cũng như sốlượng hàng xuất nhập kho ổn định

1.1.2.2 Vai trò của hoat động Quản lý kho trong doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lâudài cũng như giúp ích rất nhiều cho việc quản lý bán hàng, phản ánh trực tiếp thông quanhững điều sau:

 Tránh thất thoát hàng hóa

Tình trạng này xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể là chủ quan cũng có thể làkhách quan Việc một số nhân viên lợi dụng sơ hở trong quản lý gây ra tổn thất đến cánhân khác cũng như doanh thu cửa hàng xảy ra thường xuyên Vì vậy, việc quản lý minh

 Tiết kiệm chi phí

Quản lý hàng hóa tốt sẽ tiết kiệm rất nhiều đối với chi phí lưu kho của các mặt hàng, đặcbiệt là đối với các loại hàng hóa đặc biệt hoặc có kích thước lớn Quản lý quy trình xuấtnhập kho sẽ đảm bảo việc lưu thông diễn ra thuận tiện và nhanh chóng Hơn nữa, việc có

kỹ năng quản lý kho hàng sẽ đảm bảo được hàng trong kho không bị hư hỏng, hao mòn,hết hạn sử dụng…, tránh được các khoản thất thoát chi phí không đáng có

 Tăng doanh thu cho cửa hàng

Kỹ năng quản lý kho hàng tốt sẽ giúp kiểm soát được số lượng sản phẩm được mua bán

Từ đó cửa hàng sẽ nắm bắt được xu hướng mua hàng và nhu cầu của khách hàng để đề ranhững chiến lược hiệu quả

 Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động có thể được hiểu là dòng tiền dùng để duy trì hoạt động kinh doanh và táiđầu tư trong ngắn hạn Việc quản lý tốt hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho sẽ tạo nên

sự lưu thông tốt và ổn định, giảm được vốn lưu động cho dài hạn và rút ngắn thời gianquay của vòng vốn

1.1.3 Mô hình Quản lý kho hàng

Quy trình nhập kho hàng hóa:

Đầu tiên hàng hóa mới ra lò sẽ được tập trung và vận chuyển về các kho chứa Sau khi đãnhập kho, hàng hóa sẽ được kiểm kê cẩn thận và lập các phiếu nhập kho tương ứng Tiếptheo đó, các hàng hóa sẽ được bố trí sắp xếp vào các vị trí đã định sẵn nhằm thuận lợi choviệc xuất kho

Quy trình xuất kho hàng hóa:

Việc này sẽ xuất phát từ bộ phận kế toán sau khi đã ghi nhận số lượng hàng cần thiết chonhu cầu bán hàng Sau khi ghi nhận số lượng cũng như loại hàng hóa yêu cầu, quản lýkho sẽ lập các phiếu xuất kho và tiến hành cho đóng gói và đưa hàng hóa đi Trong toàn

bộ quá trình xuất nhập kho, tất cả các số liệu đều được ghi lại và kiểm tra một cách cẩnthận, tỉ mỉ; giúp đảm bảo quá trình xuất nhập kho diễn ra minh bạch và chính xác

Tầm quan trọng của công việc quản lý cũng như những đòi hỏi nhất định về kỹ năngquản lý của nhân viên khiến đã đặt ra một nhu cầu về việc xây dựng một sơ đồ quản lýkho hàng hiệu quả Hiểu một cách đơn giản, quy trình quản lý đầy đủ sẽ gồm các bước:

 Thu nhận hàng (Receiving)

 Phân loại hàng hóa và số hóa dữ liệu (Classified placement of goods and workdocuments configuration)

 Vận chuyển hàng đi và thu thập hàng mới (Reallocation and replenishment)

 Nhập hàng và đóng gói (Goods picking and Packaging)

 Tháo dỡ hàng (Dispatching)

 Kiểm kê hàng và lưu trữ (Counting/Stocking)

Hình 1.1.3 1: Sơ đồ quản lý kho hàng

Theo sơ đồ, các công việc ấy tạo thành một chuỗi liên tục và tuần hoàn giúp tối ưu hóa cơcấu tổ chức và thực tế kinh doanh của cửa hàng

Ngày nay, việc quản lý kho hàng đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều nhờ vào cácphần mềm quản lý vô cùng hiện đại và hiệu quả Với các lợi thế về công nghệ, các môhình quản lý kho hàng này sẽ đảm bảo được rằng:

 Quản lý thông tin, hàng hóa chi tiết: Với việc mỗi mặt hàng sẽ đều có những mãvạch hay mã số riêng biệt sẽ khiến việc theo dõi và kiểm kê thuận tiện hơn bao giờhết

 Nhập, xuất kho: Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật qua phần mềm, hạnchế tối đa sai số cũng như thất thoát trong quá trình giao dịch, vận chuyển

 Kiểm kho định kỳ nhanh chóng và hiệu quả

 Dễ dàng quản lý việc bán hàng

1.2 Kiểm toán hoạt động

1.2.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động là một hoạt động kiểm toán mới xuất hiện trên trong môi trườngkinh doanh hiện nay Theo như nghiên cứu hoạt động kiểm toán hoạt động chỉ mới xuấthiện vào những năm 70 của thế kỷ XX Khi mới xuất hiện hoạt động này chủ yếu được

áp dụng trong hoạt động công sau đó mới được giới tư nhân tìm hiểu và áp dụng vào môitrường kinh doanh tư nhân

Theo Alvin A Arens và James K Loebbecke: “Kiểm toán hoạt động là một việc thẩm tra

các trình tự và phương pháp tác nghiệp ở bộ phận nào đó của một tổ chức nhằm mục đíchđánh giá hiệu năng và hiệu quả Khi làm xong một việc kiểm toán hoạt động, có nhữnggợi ý cho quản lý để cải tiến công tác là điều mong muốn bình thường”

Theo định nghĩa của Jean Ragegean và Fernand’ Dubois: “Kiểm toán hoạt động là nhận

định thành tích và hiệu quả của doanh nghiệp Trong đó, đánh giá thành tích là đi vào các

hệ thống thông tin và tổ chức hoặc các kết quả hoặc các lựa chọn phát triển và chiếnlược”

Theo IIA: “Kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá có hệ thống về sự hữu hiệu, tính

hiệu quả kiểm toán và tính kinh tế của các hoạt động dưới sự kiểm soát của nhà quản lý

và báo cáo cho các cá nhân thích hợp về kết quả của việc đánh giá đồng thời đưa ra cáckiến nghị để cải tiến”

Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán hoạt động nhưng nhìn chung dù hiểu theonghĩa nào thì kiểm toán hoạt động cũng đều sẽ được đánh giá trên 3 khía cạnh đó là:

 Tính kinh tế (Economy)

 Tính hiệu quả (Efficiency)

 Sự hữu hiệu (Effectiveness)

Chính vì điều này mà kiểm toán hoạt động còn được gọi với một cái tên khác là kiểmtoán 3E, bởi chính 3 yếu tố trên được coi là tiêu chuẩn chung dùng để đánh giá kết quảcủa những hoạt động được thực hiện kiểm toán

1.2.2 Các đặc trưng cơ bản của kiểm toán hoạt động

Mục tiêu kiểm toán: Đánh giá và nâng cao hiệu lực của hệ thống thông tin và quản trị nội

bộ, tính hiệu quả và hiệu năng quản lý của các loại hình nghiệp vụ trong hoạt động củamột đơn vị hay tổ chức được kiểm toán

Đối tượng kiểm toán: Là các nghiệp vụ hay hoạt động thực hiện trong các tổ chức, cơ

quan

Chủ thể kiểm toán: Chủ yếu là kiểm toán nhà nước, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc

lập

Khách thể kiểm toán: Là các đơn vị, các bộ phận, các phòng ban, có đối tượng cần

được kiểm toán

Trình tự tiến hành: Theo trình tự của kế toán (với các nghiệp vụ tài chính)

Cơ sở tiến hành: Không có một khuôn mẫu hay chuẩn mực nào thống nhất để đánh giá

các hoạt động Trên cơ sở đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, các tiêu chí và tiêu

chuẩn cần được thiết lập hoặc lựa chọn phù hợp để đánh giá các hoạt động trong một bốicảnh cụ thể

Các đối tượng sử dụng kết quả kiểm toán: Tùy thuộc vào loại hình kiểm toán và cuộc

kiểm toán cụ thể (QH, CP, các Cơ quan quản lý)

Kết quả kiểm toán: Được thể hiện trên báo cáo hoặc biên bản kiểm toán Nội dung trọng

tâm của báo cáo hoặc biên bản kiểm toán cần thể hiện được: thông tin về thực trang quản

lý DN, các phát hiện kiểm toán, nguyên nhân và các đề xuất, giải pháp để giải quyết cácphát hiện đó nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu năng trong quản lý

1.2.3 Kiểm toán 3E

 Tính kinh tế (Economy):

Tính kinh tế có thể định nghĩa là “tối thiểu hoá chi phí cho các nguồn lực sẽ được sửdụng nhưng vẫn đảm bảo đạt được kết quả đầu ra có chất lượng phù hợp” Như vậy, nộidung của tính kinh tế nhấn mạnh đến yếu tố đầu vào, tức là việc có được tất cả các nguồnlực cần thiết sẽ được sử dụng hoặc cần đến

Khi kiểm toán tính kinh tế, kiểm toán viên thực hiện kiểm toán tính kinh tế phải đánh giá,xem xét xem các nguồn lực có được đó có đúng số lượng, đúng địa điểm, đúng thời gian,đúng chủng loại và đúng giá cả hay không Cụ thể hơn là kiểm toán viên sẽ tiến hànhxem xét, đánh giá việc khả năng giảm bớt các nguồn lực cần thiết để sử dụng mà vẫn giữđược kết quả như tính ban đầu hay không? Nếu không còn cách nào khác chứng tỏ rằngđơn vị đã thật sự tiết kiệm chi phí khi mua sắm các nguồn lực đó

Tuy nhiên, việc xác định được những điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng dù giả sửrằng đã có những tiêu chuẩn có thể dùng để xem xét đến tính kinh tế của các nguồn lực

Vì vậy, đòi hỏi kiểm toán viên phải rất thận trọng khi xây dựng các tiêu chuẩn dùng đểđánh giá nó

 Tính hiệu quả (Efficiency):

Tiêu chí hiệu quả được hiểu là việc sử dụng tối thiểu các nguồn lực nhưng vẫn đảm bảođạt được các mục tiêu của đơn vị Có nghĩa là kết quả được tạo ra nhiều hơn so với mụctiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng vẫn sử dụng đúng nguồn lực đã được xác định, hoặckết quả tạo ra đúng như mục tiêu, mục đích hoặc kế hoạch nhưng nguồn lực sử dụng lại íthơn dự tính ban đầu; Nói cách khác tính hiệu quả nhằm hướng đến việc cải tiến hoạtđộng để giảm giá thành hoặc giảm được nguồn lực sử dụng trên một đơn vị kết quả tạo

ra Như vậy, tính hiệu quả liên quan mật thiết giữa “yếu tố đầu vào” và “kết quả đầu ra”

và nó được thể hiện qua chỉ tiêu năng suất đạt được

Rõ ràng tính hiệu quả là một khái niệm tương đối vì nó được đo lường bằng cách so sánhgiữa năng suất với các chỉ tiêu, mục đích hoặc tiêu chuẩn được mong đợi

Tính hiệu quả và tính kinh tế còn có ý nghĩa gần giống nhau nên đôi khi khó tách biệtđược một cách rõ ràng Tính kinh tế chỉ là một bộ phận của tính hiệu quả, vì tiết kiệmđược chi phí cho nguồn lực cuối cùng cũng nhằm để giảm giá thành hoặc nguồn lực trênmột đơn vị kết quả tạo ra đã định Nói cách khác, việc có được các nguồn lực có tính kinh

tế góp phần tạo nên tính hiệu quả bằng cách tối thiểu hoá chi phí cho đầu vào được sửdụng

 Tính hữu hiệu (Effectiveness):

Đây là tiêu chí hướng đến cái cuối cùng, là sự đánh giá mức độ thực hiện đối với các mụctiêu, mục đích đã được lên kế hoạch trước đó cho một hoạt động hay một chương trìnhnào đó (đạt được kết quả thỏa đáng từ việc sử dụng các nguồn lực và các hoạt động của

tổ chức) Nói một cách dễ hiểu hơn thì tiêu chí hữu hiệu đó chính là việc đánh giá, xemxét giữa kết quả nhận được ở thời điểm hiện tại với kết quả thực tế đã được đề ra và lên

kế hoạch từ trước khi hoạt động, chương trình nào đó được thực hiện

Những rắc rối và khó khăn mà tiêu chí hữu hiệu có thể gặp phải:

 Các mục tiêu thường xác định không rõ ràng, phức tạp, thay đổi và đôi khi lại mâuthuẫn với nhau

 Việc xác định mức độ hoàn thành và đơn vị dùng để đo lường mức độ hoàn thànhthường không rõ ràng

 Nhiều kỹ thuật hoặc chiến lược thực hiện tuy khác nhau nhưng đôi khi lại cho rakết quả giống nhau

Sự hữu hiệu cũng có mối quan hệ mật thiết với tính hiệu quả, bởi vì nó được xem nhưyếu tố quan trọng trong việc xác định mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và sự hữu hiệu củahoạt động (Cost-Effectiveness), đó là việc đạt được các mục đích với một chi phí thấpnhất, hoặc với chi phí ít hơn, hoặc ít nhất là với một chi phí hợp lý trong mối quan hệ vớigiá trị của kết quả tạo ra Nhìn chung, tiêu chí hữu hiệu được nhìn nhận và đánh giá rasao phụ thuộc vào người đang nghiên cứu Mỗi quan điểm đó đều có sự hợp lý trong bốicảnh riêng của nó

1.2.4 Lợi ích của kiểm toán hoạt động

 Đối với xã hội:

Giúp việc sử dụng nguồn tài nguyên của đất nước được hữu hiệu, tiết kiệm và tránh đượcnhững lãng phí

Giúp những hoạt động của chính phủ được tiến triển đúng như kế hoạch, chặt chẽ và cóhiệu lực (phát hiện và kiến nghị hướng khắc phục hoặc lựa chọn một phương hướng kháctốt hơn)

Giúp chính phủ xem xét việc chi tiêu công quỹ sao cho thật sự có lợi cho nhân dân

Tạo sự an tâm và tin tưởng của xã hội đối với mọi hoạt động của chính phủ thông quaviệc nâng cao trách nhiệm giải trình của các cá nhân có liên quan đến việc quản lý cáchoạt động cũng như việc tiêu dùng công quỹ

 Đối với đơn vị được kiểm toán:

Phát hiện những vấn đề cần khắc phục trong hoạt động (những yếu kém hay sự lựa chọnkhông hợp lý gây lãng phí hay thiệt hại)

Nhận dạng các vấn đề còn chưa rõ ràng trong việc xác định mục tiêu, kế hoạch hay quytrình triển khai, các tiêu chuẩn đánh giá

Soát xét việc tuân thủ các quy định của pháp luật và nội bộ, ngăn chặn hoặc phát hiệnsớm các hành vi sai phạm hoặc nghiêm trọng hơn, phạm pháp trong đơn vị

Đánh giá hệ thống thông tin và kiểm soát quản lý Xem xét tính đáng tin cậy, đầy đủ, phùhợp, kịp thời và cập nhật của các báo cáo gửi đến các cấp quản lý

Nhận dạng những vấn đề có thể phát sinh trong tương lai (kế hoạch kinh doanh trongchiến lược hoặc kế hoạch tương lai của đơn vị)

Cung cấp các đề xuất thích hợp và khách quan cho việc cải thiện hoạt động của đơn vịdựa trên kết quả của những vấn đề yếu kém đã phát hiện hay nhận dạng được

Cung cấp một sự đánh giá độc lập, khách quan và có hệ thống đối với các hoạt động, các

bộ phận trong đơn vị

Tạo lập một kênh thông tin kết nối giữa nhà quản lý cao cấp với những nhà quản lý ở cáccấp dưới

1.3 Kiểm toán hoạt động Quản lý kho

1.3.1 Khái niệm kiểm toán hoạt động Quản lý kho

1.3.1.2 Kiểm toán hoạt động Quản lý kho là gì

Kiểm toán kho là một cuộc kiểm tra thường được thực hiện bởi các nhà quản lý kho vàđội ngũ lãnh đạo để đánh giá hiệu suất và hiệu quả Kiểm tra kho hàng là một biện pháp

dự phòng an toàn để bảo vệ lợi nhuận bằng cách đảm bảo các giao thức an toàn được tuânthủ, hàng tồn kho được đếm chính xác và các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Kiểm tra kho hàng là một phần quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả của quy trình vàhoạt động kho hàng Tiến hành kiểm toán thường xuyên thay vì tất cả cùng một lúcdoanh nghiệp nên thực hiện kiểm toán hàng tồn kho hàng quý hoặc thậm chí hàng tháng.Việc kiểm tra kho hàng không cần phải tác động đến chuỗi cung ứng của doanh nghiệphoặc ngăn cản việc giao hàng cho khách hàng đúng hạn Lấy số lượng hàng tồn kho vàđối chiếu chéo với hồ sơ hàng tồn kho như một phần của quy trình thông thường để nắmbắt các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề quy mô lớn

1.3.2 Tầm quan trọng của kiểm toán hoạt động Quản lý kho

 Sự thúc đẩy nhân lực:

Nhân viên của doanh nghiệp là những nguồn lực thiết yếu trong kho hàng của công ty

Họ điều hành các hoạt động Do đó, việc kiểm tra thường xuyên trong nhà kho sẽ giúpnhân viên tin tưởng rằng lợi ích của họ đang được xem xét và đánh giá đang được thựchiện vì sự an toàn và sức khỏe của họ

 Kiểm tra thực hành an toàn:

Việc kiểm tra nhà kho thường xuyên có thể cứu doanh nghiệp khỏi những nguy cơ tiềm

ẩn và cũng giúp công ty thoát khỏi các tai nạn bằng cách thực hiện mọi hoạt động kiểmtra để đảm bảo rằng sự an toàn tối đa được thực hiện và duy trì tại tất cả các hoạt động

 Quy trình làm việc hiệu quả:

Để đạt được kết quả tối đa, quy trình làm việc của doanh nghiệp phải hiệu quả và khôngđược thiếu sót ở bất kỳ điểm nào Đánh giá nội bộ có thể giúp công ty thiết lập quy trìnhcông việc này bằng cách phân tích chặt chẽ mọi hoạt động và xác định các lỗ hổng trongquy trình công việc cũng như quy trình vận hành Từ đó có thể giúp doanh nghiệp đổimới những hiểu biết và áp dụng các hệ thống tiên tiến hơn nếu cần

 Đánh giá công nghệ:

Đánh giá nội bộ cũng tạo cơ hội đánh giá công nghệ và thiết bị công ty đang có trong khocủa mình và thường xuyên kiểm tra hoạt động của chúng Nếu máy móc của doanhnghiệp không hoạt động chính xác nhà quản lý có thể sớm tiến hành các cuộc kiểm tra.Kiểm toán cũng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các quyết định có nên mua thêm thiết bịhoặc công nghệ mới để phát triển trong tương lai hay không.

 Cải thiện sự hài lòng của khách hàng:

Cuối cùng, kiểm toán sẽ cung cấp thông tin mà doanh nghiệp cần để cải thiện chiến lược

và tối ưu hóa hoạt động của công ty nhằm cuối cùng dẫn đến sự hài lòng của khách hàng

Do đó, kiểm toán cũng có tác động đến sự hài lòng của nhân viên và khách hàng

1.3.3 Mục tiêu kiểm toán hoạt động Quản lý kho

Đánh giá về tính hữu hiệu, tính kinh tế và tính hiệu quả của hoạt động quản lý kho tạidoanh nghiệp

Hàng hóa trong kho đều biểu hiện hợp lý trên thẻ kho, bảng cân đối kế toán không?Các vật tư và hàng hoá có được kiểm soát và cất trữ bởi một bộ phận kho độc lập không

và chúng có được kiểm soát chặt chẽ trong việc xuất dùng không?

Sự khác biệt giữa số kiểm kê thực tế với số theo dõi trên sổ sách khi phát hiện có đượcghi nhận và xử lý hay không?

Hàng trong kho có được đánh dấu và sắp xếp theo danh điểm được xây dựng từ trướckhông?

1.3.4 Đặc tính chung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho

Tinh độc lập và hệ thống, có phạm vi hoạt động rộng: Có nhiều bước khác nhau khi thực

hiện KTHD, có thể kể đến như thực hiện thu thập, lập kế hoạch kiểm toán, đánh giá bằngchứng liên quan hay phát hành báo cáo kiểm toán… Khi thực hiện kiểm toán hoạt động,các kiểm toán viên phải đảm công tác điều tra diễn ra độc lập như vậy kết quả đưa ra mớiđược công nhận và đảm bảo chính xác

Có sự chú trọng và quan tâm đến những hệ thống quản lý và các hoạt động đang gặp cácvấn đề có liên quan đến nguồn lực cần thiết.

Có tính hệ thống: Tập trung thực hiện, đánh giá tiêu chí của KTHD bao gồm tính

hiệu quả, kinh tế và hữu hiệu Tạo ra nhiều cơ hội để cải tiến những hệ thống quản

lý hay các hoạt động được triển khai, đây cũng chính là mục đích của KTHD

1.4 Quy trình và nội dung kiểm toán hoạt động Quản lý kho

1.4.1 Quy trình kiểm toán hoạt động Quản lý kho

 Lập kế hoạch kiểm toán:

 Xác định mục tiêu kiểm toán

 Xác định phạm vi kiểm toán

 Xác định thời gian vầ phương pháp kiểm toán

 Xây dựng chương trình kiểm toán

 Thực hiện kiểm toán:

 Thực hiện chương trình kiểm toán đã xây dựng

 Thu thập bằng chứng kiểm toán

 Phát hiện và xử lý sai phạm

 Kết thúc kiểm toán:

 Chuẩn bị báo cáo kiểm toán

 Trình bày kết quả kiểm toán

 Theo dõi sau kiểm toán

1.4.2 Nội dung của cuộc kiểm toán hoạt động Quản lý kho

 Kiểm tra hàng tồn kho:

 Hàng tồn kho trên kệ có khớp với các con số trong phần mềm quản lý hàng tồnkho không?

 Sản phẩm có được cất giữ an toàn và bảo đảm không?

 Khu vực bảo quản có sạch sẽ và không có côn trùng gây hại không?

 Kiểm tra thiết bị kho bãi:

 Các giá đỡ lưu trữ có ở tình trạng tốt, không bị rỉ sét và được lắp ráp với tất cả cácđai ốc, bu lông, v.v thích hợp không?

 Các cửa khoang xếp hàng có đầy đủ chức năng và được bảo trì tốt không?

 Tất cả các dây điện có được bọc và bảo đảm an toàn đúng cách không?

 Không gian nhà kho:

 Lối đi có sạch sẽ, được đánh dấu rõ ràng và đủ rộng cho nhân viên, máy móc dichuyển không?

 Các thiết bị chiếu sáng có hoạt động đầy đủ không?

 Hàng hóa có được sắp xếp một cách an toàn không?

 Việc tuân thủ an toàn:

 Tất cả nhân viên có được mặc đồ bảo hộ phù hợp không?

 Các bình chữa cháy có được đặt và bảo trì, kiểm tra thích hợp không?

 Hóa chất có được đánh dấu và cất giữ ở nơi an toàn không?

 Các lối thoát hiểm khẩn cấp và các tính năng an toàn khác có được đánh dấu rõràng không?

 Hiệu suất của nhân viên:

 Họ có làm việc tốt với đồng đội của họ không?

 Họ có chủ động giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh không?

 Họ có đi làm và ra về đúng giờ không?

 Hoạt động kho bãi:

 Các hoạt động có diễn ra suôn sẻ và đúng thời hạn không?

 Các sản phẩm có được kiểm tra chất lượng trước khi giao hàng?

 Hàng hóa có được chuyển đến các phương tiện giao hàng một cách nhanh chóng

và hiệu quả không?

Kiểm toán hoạt động thường chiếm nhiều thời gian nhất vì doanh nghiệp cần quan sáttổng thể từng hoạt động, xem xét các phân tích và tài liệu cũng như quan sát các hoạtđộng đang diễn ra tại doanh nghiệp Nói chuyện với những công nhân thực hiện từng

nhiệm vụ Hỏi họ xem họ có nhận thấy bất kỳ sự kém hiệu quả, sự trì trệ hoặc lĩnh vựcnào đó doanh nghiệp cần được cải thiện hay không.

2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ

2.1 Công ty cổ phần Vinamilk

2.1.1 Thông tin công ty

Hình 2.1.1 1: Logo công ty Vinamilk

 Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần sữa Việt Nam

 Tên viết tắt: Vinamilk

 Trụ sở: 36-38 Ngô Đức Kế, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

 Văn phòng giao dịch: 184-186-188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh

 Số điện thoại: (08)9300 358 Fax: (08) 9305 206

 Thời kỳ bao cấp (1976-1986)

 Thời kỳ Đổi Mới (1986-2003)

 Thời kỳ Cổ Phần Hóa (2003 – Nay)

Dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại:

 Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)

 Nhà máy sữa Bột Dielac với tên gọi ban đầu là Công ty Sữa – Cà Phê miền NamCông ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh75% thị phần sữa tại Việt Nam Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nayVinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máymới, với sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng,thanh trùng và các sản phẩm được làm từ sữa

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty

 Giá trị cốt lõi:

Chính trực: Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, Tôn trọng đồng nghiệp, Tôn trọng Công ty, Tôn trọng

đối tác, Hợp tác trong sự tôn trọng

Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan

khác

Đạo đức: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy

định của Công ty

 Triết lý kinh doanh:

Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích ở mọi khu vực, lãnh thổ Vì thếchúng tôi tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn đồng hành của Vinamilk.Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng

 Chính sách chất lượng:

Luôn thỏa mãn và có trách nhiệm với khách hàng bằng cách không ngừng cải tiến, đadạng hóa sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm với giá cảcạnh tranh, tôn trọng đạo đức kinh doanh và tuân theo luật định

Hình 2.1.3 1: Chính sách chất lượng của Vinamilk

2.1.4 Bộ máy nhân sự

Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bổ phòng banmột cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòngban trong công ty Sơ đồ tổ chức giúp cho chúng tôi hoạt động một cách hiệu quả nhất,giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một Vinamilk vững mạnh

Hình 2.1.4 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Việc nâng cao quản trị tại Vinamilk được kéo dài từ năm 2010 tới nay Từ 2010 đến nayVinamilk đã từng bước triển khai và phát triển quản trị công ty (QTCT) như: Công ty đãthuê tư vấn để thành lập phòng Kiểm toán nội bộ theo thông lệ quốc tế; Phòng kiểm soát

nội bộ (KSNB) vẫn được duy trì và được đổi tên, nâng cấp hoạt động thành "PhòngKSNB và quản lý rủi ro (QLRR)"

Tiếp đó là cột mốc Đại Hội Cổ Đông 2017 đã thông qua Nghị quyết về thành lập Tiểuban kiểm toán (nay là Uỷ ban Kiểm toán) thay cho Ban Kiểm soát Đây là bước đi cănbản trong quản trị công ty của Vinamilk Ngoài ra, nhiều cải tiến, bổ sung khác nhằmnâng cao chất lượng quản trị cũng được triển khai như thực hành các nguyên tắc nâng caotrách nhiệm của HĐQT, công bố thông tin tài chính và phi tài chính, quan tâm tới cáckhía cạnh phát triển bền vững (như năng lượng, môi trường, xã hội…)

Mô hình “3 tuyến phòng vệ” cho hoạt động quản trị:

Phòng Kiểm toán nội bộ trở thành mắt xích quan trọng trong hệ thống quản trị củaVinamilk Uỷ ban kiểm toán hoạt động thực hiện giám sát độc lập các lĩnh vực trọng yếucủa QTCT như hệ thống kế toán, báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ, QLRR, kiểm soátnội bộ, tuân thủ và phòng chống gian lận… Nhờ đó, mô hình 3 tuyến phòng vệ theothông lệ QLRR và KSNB của Vinamilk được thiết lập nhằm đảm bảo tính chuyênnghiệp, khách quan và độc lập trong việc đánh giá các quy trình quản lý quản trị Môhình này cũng cho phép việc giám sát của UBKT được thực hiện trước, trong và sau khiBan điều hành và HĐQT ra quyết định quản lý trọng yếu

Hệ thống QLRR vẫn đang tiếp tục được tư vấn độc lập đánh giá để nâng cấp, hỗ trợ hiệuquả hơn cho quản trị và ra các quyết định quản lý trên toàn công ty Bên cạnh đó, kiểmtoán nội bộ cũng như UBKT hàng năm đều được đánh giá để đảm bảo hoạt động hiệuquả, đáp ứng yêu cầu chuyên môn ngày càng cao

2.2 Mô hình quản lý Kho tối ưu của Vinamilk

Nhà máy sữa Vinamilk hoạt động trên một dây chuyền tự động, khép kín, từ khâu nguyênliệu đầu vào đến đầu ra sản phẩm Vinamilk đã xây dựng nhà kho thông minh hàng đầutại Việt Nam, diện tích 6000m2 với 20 ngõ xuất nhập, có chiều dài 105 mét, cao 35 mét,gồm 17 tầng giá đỡ với sức chứa 27168 lô chứa hàng Nhập và xuất hàng tự động với 15