Chương 1: Tổng quan chung về dự án 1.1. Những đặc trưng cơ bản của 1 dự án có mục đích, kết quả xác định có chu kì phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo liên quan đến nhiều bên, tương tác giữa bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án môi trường hoạt động “va chạm” tính bất tiện và độ rủi ro cao 1.2. Thế nào là quản lý dự án? Mục tiêu của quản lý dự án? Khái niệm: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Mục tiêu: Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi. C= f ( P, T, S ) Trong đó : C : Chi phí. P : Hoàn thành công việc ( kết quả ) T : Yếu tố thời gian. S : Phạm vi dự án. Phương trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành công việc, thời gian và phạm vi dự án. Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng. Ba yếu tố: thời gian, chi phí, hoàn thiện công việc là mục tiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Không đơn thuần là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng như chi phí để đạt kết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng.
ÔN TẬP QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 1: Tổng quan chung dự án 1.1 Những đặc trưng dự án - có mục đích, kết xác định - có chu kì phát triển riêng thời gian tồn hữu hạn - sản phẩm dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo - liên quan đến nhiều bên, tương tác phận quản lý chức với quản lý dự án - môi trường hoạt động “va chạm” - tính bất tiện độ rủi ro cao 1.2 Thế quản lý dự án? Mục tiêu quản lý dự án? Khái niệm: Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Mục tiêu: Mục tiêu dự án thể chỗ công việc phải hoàn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi C= f ( P, T, S ) Trong : C : Chi phí P : Hồn thành cơng việc ( kết ) T : Yếu tố thời gian S : Phạm vi dự án Phương trình cho thấy, chi phí hàm yếu tố: hồn thành cơng việc, thời gian phạm vi dự án Nói chung chi phí dự án tăng lên chất lượng hồn thiện cơng việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm phạm vi dự án mở rộng Ba yếu tố: thời gian, chi phí, hồn thiện cơng việc mục tiêu quản lý dự án chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với Không đơn hoàn thành kết mà thời gian chi phí để đạt kết yếu tố không phần quan trọng 1.3 Đặc điểm giai đoạn hình thành dự án: Nghiên cứu hội đầu tư, nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi 1:Nghiên cứu hội đầu tư: Mục tiêu: Xác định xem ý tưởng dự án có khả thành cơng hay khơng có đáng đầu tư không Kết cần đạt được: Hiểu rõ thị trường, hội thách thức, xác định rõ mục tiêu kinh doanh yếu tố chiến lược Nội dung chính: Phân tích thị trường, nhu cầu khách hàng, cạnh tranh, pháp lý, xã hội yếu tố môi trường khác 2: Nghiên cứu tiền khả thi: Mục tiêu: Tiếp tục từ giai đoạn trước, làm rõ chi tiết hóa khía cạnh quan trọng dự án Kết cần đạt được: Xác định tính khả thi cụ thể dự án, xác định vấn đề cần giải quyết, xác định nguồn lực cần thiết Nội dung chính: Chi tiết hóa thơng tin chi phí, doanh thu, kỹ thuật, quản lý, tài 3: Nghiên cứu khả thi: Mục tiêu: Tạo lược khả thi, đưa định cuối việc triển khai dự án hay không Kết cần đạt được: Đưa định cuối khả thi dự án, tạo sở cho việc đầu tư chi tiết Nội dung chính: Cung cấp thơng tin chi tiết chi phí lợi ích, phân tích rủi ro hội, xác định kế hoạch thực dự án 1.4 Nội dung phân tích dự án: Cơ sở pháp lý, điều kiện thực tế, sản phẩm, thị trường đầu ra, thị trường đầu vào, công nghệ-kỹ thuật sử dụng, tình hình tài chính… 1.5 Các mơ hình quản lý dự án: mơ hình, sơ đồ mơ hình, đặc điểm, ưu- nhược điểm 1: mơ hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: - đặc điểm: phù hợp vơi dự án có quy mơ nhỏ, kỹ thuật đơn giản, phù hợp vs chuyên môn kinh nghiệm chủ đầu tư phương án 1: chủ đầu tư tự thực dự án phương án 2: chủ đầu tư thành lập ban quản lý dự án để thực dự án, hoạt động ban quản lý thực ủy quyền chủ đầu tư - Ưu điểm: tiết kiệm chi phí,thơng tin đến chủ đầu tư nhanh - nhược điểm: không phù hợp với dự án quy mơ lớn, có tính chất kỹ thuật phức tạp 2: Mơ hình chủ nhiệm điều hành dự án - đặc điểm: +Áp dụng cho dự án có quy mơ lớn, tính chất phức tạp +chủ đầu tư giao cho ban quản lý chuyên ngành thuê tổ chức tư vấn quản lý có đủ lực, chuyên môn, phù hợp với dự án làm chủ nhiệm điều hành dự án +mọi định chủ đầu tư liên quan đến việc thực dự án phải triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án +chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật tồn q trình thực dự án - ưu điểm: +chun mơn hóa chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm quản lý +phân tán rủi cho chủ đầu tư +chất lượng dự án nâng cao - nhược điểm: +khơng có phản ứng linh hoạt trước thay đổi( luồng thông tin từ dự án tới chủ đầu tư kéo dài) +thời gian thực kéo dài +thất lãng phí 3: Mơ hình chìa khóa trao tay: - đặc điểm: +chủ đầu tư tổ chức đấu thầu để chọn tổng thầu thực dự án +tổng thầu chịu trách nhiệm tồn q trình thực dự án +tổng thầu phép thuê nhà thầu phụ - ưu điểm: + Linh hoạt việc sử dụng cán Phòng chức có dự án đặt vào quản lý hành tạm thời số mặt chuyên viên tham gia quản lý dự án đầu tư Họ trở vị trí cũ phịng chun mơn kết thúc dự án + Một người tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu vốn, kiến thức chuyên môn kinh nghiệm chuyên viên - nhược điểm: Đây cách tổ chức quản lý khơng theo u cầu khách hàng Vì dự án đặt quản lý phòng chức nên phịng thường có xu hướng quan tâm nhiều đến việc hồn thành nhiệm vụ mà khơng tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải thỏa đáng vấn đề dự án Tình trạng diễn phịng chức khác thực dự án Do dự án không nhận ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực để hoạt động bị coi nhẹ 4: Mơ hình tổ chức quản lý theo chức - Đặc điểm: dự án đặt vào phịng chức cấu tổ chức doanh nghiệp thành viên quản lý dự án điều động tạm thời từ phòng chức khác dến họ thuộc quyền quản lý phòng chức đảm nhận thêm công việc từ dự án - Ưu điểm: +Linh hoạt việc sử dụng nhân lực +Một cá nhân tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa kiến thức chun mơn - Nhược điểm: +Cách thức tổ chức quản lý không theo yêu cầu khách hàng +Có xu hướng ưu tiên cơng việc phịng chức cơng việc dự án 5: Mơ hình tổ chức chun trách quản lý dự án - Đặc điểm: thành viên quản lý dự án tách biệt hoàn toàn vs phịng chức chun mơn, thực quản lý, điều hành dự án theo yêu cầu giao - Ưu điểm: +đây hình thức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu khách hàng nên phản ứng nhanh trước yêu cầu thị trường +Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực dự án +Các thành viên ban quản lý dự án chịu điều hành trực tiếp chủ nhiệm dự án, người đứng đầu phận điều hành +Do tách khỏi phịng chức nên đường thơng tin rút ngắn, hiệu thông tin cao - Nhược điểm: +Khi thực đồng thời nhiều dự án địa bàn khác phải đảm bảo đủ số lượng cán cần thiết cho dự án dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực +Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu thời gian, chi phí dự án nên ban quản lý dự án có xu hướng tuyển thuê chuyên gia giỏi tững lĩnh vực nhu cầu dự phòng nhu cầu thực cho hoạt động quản lý dự án 1.6 Chức năng, nhiệm vụ, phẩm chất cần có chủ nhiệm điều hành dự án, giám đốc dự án Chức Năng: + Đảm bảo dự án đạt mục tiêu chiến lược tổ chức + Giám sát dự án để đảm bảo tính thống hiệu suất toàn diện + Xác định quản lý nguồn lực chiến lược cho dự án + Báo cáo cung cấp thông tin chiến lược cho ban lãnh đạo Nhiệm Vụ: + Xây dựng chiến lược tổng thể cho quản lý dự án + Hỗ trợ chủ nhiệm điều hành dự án đảm bảo dự án thích hợp với chiến lược tổng thể tổ chức + Quản lý tài nguồn lực chiến lược cho dự án + Xác định hội thách thức chiến lược Phẩm Chất Cần Có: + Chiến lược: Khả tạo triển khai chiến lược dự án chiến lược + Quản lý nguồn lực: Hiểu rõ có khả quản lý nguồn lực toàn diện + Liên kết giao tiếp chiến lược: Kỹ giao tiếp liên kết mạnh mẽ để tương tác với bên liên quan chiến lược + Lãnh đạo chiến lược: Có khả lãnh đạo tạo động lực việc thực chiến lược tổ chức Chương 2: Quản lý thời gian, tiến độ phân phối nguồn lực cho dự án 2.1 Khái niệm: Quản lý tiến độ dự án Quản lý tiến độ dự án trình tiến hành để đảm bảo hồn thành dự án thời hạn bao gồm lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực dự án, so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch tiến hành hoạt động điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án theo kế hoạch ban đầu theo kế hoạch điều chỉnh 2.2 Phân tách công việc (WBS) Phân tách công việc (WBS) phương pháp tổ chức hiển thị gói cơng việc dự án WBS giúp phân chia dự án thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý giúp quản lý dự án theo dõi kiểm sốt tiến độ cơng việc cách hiệu 2.3 Biểu đồ Gantt: Cấu trúc, tác dụng, hạn chế, cách vẽ Cấu Trúc: + Cột dọc trình bày cơng việc Thời gian thực cơng việc trình bày trục hoành + Mỗi đoạn thằng thể công việc Độ dài đoạn thẳng độ dài cơng việc Vị trí đoạn thẳng thể quan hệ thứ tự trước sau công việc Tác dụng: + Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết trạng thực tế nhiệm vụ tình hình chung tồn dự án + Dễ xây dựng, đó, sử dụng phổ biến + Thông qua biểu đồ thấy tình hình nhanh chậm cơng việc, tính liên tục chúng Trên sở có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái xếp lại cơng việc để đảm bảo tính liên tục tái phân phối lại nguồn lực cho cơng việc nhằm đảm bảo tính hợp lý + Biểu đồ thường có số ký hiệu riêng để nhấn mạnh vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc Hạn chế: Đối với dự án phức tạp gồm hàng trăm cơng việc cần phải thực biểu đồ GANTT đủ tương tác mối quan hệ loại công việc Trong nhiều trường hợp phải điều chỉnh lại biểu đồ việc thực khó khăn phức tạp Khó nhận biết cơng việc cơng việc biểu đồ phản ánh nhiều công việc liên tiếp Cách Vẽ Biểu Đồ Gantt: 1) Xác định Công Việc: Liệt kê công việc cần thực dự án 2) Xác Định Thời Gian: Ước tính thời gian cần thiết cho cơng việc 3) Liên Kết Công Việc: Xác định mối quan hệ công việc (phụ thuộc đồng thời) 4) Tạo Biểu Đồ Gantt: Sử dụng phần mềm quản lý dự án công cụ trực tuyến để tạo biểu đồ Gantt 5) Cập Nhật Theo Dõi: Liên tục cập nhật theo dõi tiến độ công việc biểu đồ Gantt Chương 3: Quản lý chi phí dự án quản lý chất lượng dự án 3.1 Dự toán ngân sách Theo nghĩa rộng: Dự toán ngân sách dự án bao gồm việc xây dựng cấu phân tách công việc việc xác định xem cần dùng nguồn lực vật chất (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) nguồn cần để thực công việc dự án Theo nghĩa hẹp: Dự toán ngân sách dự án kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, chất lượng tiến độ dự án Phương pháp lập dự toán: Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp: - Quy Trình: 1) Bắt đầu với ước lượng tổng chi phí dự án 2) Phân chia chi phí tổng thành phần nhỏ ước lượng chi phí phần - Ưu điểm: tổng ngân sách dự tốn phù hợp với tình hình chung đơn vị với yêu cầu dự án Ngân sách xem xét mối tương quan chung - Nhược điểm phương pháp: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho dự án, phận chức năng, địi hỏi phải có kết hợp loại ngân sách để đạt kế hoạch ngân sách chung hiệu cơng việc khơng dễ dàng Có “cạnh tranh” nhà quản lý dự án với nhà quản lý chức lượng ngân sách cấp thời điểm nhận Phương pháp dự toán ngân sách cản trở phối hợp nhịp nhàng nhà quản lý dự án với quản lý chức đơn vị Phương pháp dự toán từ thấp lên cao: - Quy Trình: 1) Bắt đầu từ cơng việc nhỏ, chi tiết 2) Tổng hợp chi phí cơng việc để có tổng chi phí dự tốn - Ưu điểm: Những người lập ngân sách người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với cơng việc nên họ dự tính xác nguồn lực chi phí cần thiết Phương pháp dự toán biện pháp đào tạo nhà quản lý cấp thấp việc dự toán ngân sách - Nhược điểm: Ngân sách phát triển theo nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ công việc dự án Trong thực tế điều khó đạt Các nhà quản lý cấp cao khơng có nhiều hội kiểm sốt q trình lập ngân sách cấp Phương pháp kết hợp: - Ưu điểm: Ngân sách hình thành với tham gia nhiều cấp quản lý, đó, tạo hội tốt cho phận phát huy tính sáng tạo chủ động đơn vị - Nhược điểm: Q trình lập dự tốn kéo dài tốn nhiều thời gian Mặc dù có thêm thơng tin cho cấp lập kế hoạch ngân sách đơn vị họ có xu hướng dự toán cao 3.2 Quản lý chi phí Kế hoạch chi phí cực tiểu phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực công việc lựa chọn, cho chi phí tăng thêm cực tiểu, đó, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực dự án 3.3 Quản lý chất lượng dự án Quan điểm chất lượng: Nhà sản xuất, tiêu dùng - Từ góc độ nhà sản xuất xem: chất lượng mức độ hồn thiện sản phẩm (dự án) so với tiêu chuẩn thiết kế duyệt Như vậy, khu vực sản xuất, dung sai tiêu định rõ để đánh giá mức độ hoàn thành chất lượng Trong khu vực dịch vụ, chất lượng xác định chủ yếu thông qua số tiêu gián tiếp - Theo quan điểm người tiêu dùng: chất lượng tổng thể đặc tính thực thể, phù hợp với việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay chất lượng giá trị mà khách hàng nhận được, thỏa mãn nhu cầu khách hàng Các công cụ quản lý chất lượng: Lưu đồ trình - Phản ánh q trình thực cơng việc dự án, sở để phân tích, đánh giá trình thực tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Nguyên tắc: + Huy động người có liên quan vào việc thiết lập lưu đồ: thành viên ban qlda, khách hàng, người giám sát + Mọi liệu thơng tin có phải thơng báo cho thành viên + Bố trí đủ thời gian để xây dựng lưu đồ Biểu đồ hình xương cá (biểu đồ nhân quả) - Là biểu đồ nguyên nhân ảnh hưởng đến kết - Phương pháp xây dựng: 10 + Bước 1: chọn tiêu chất lượng cần phân tích làm tiêu kết + Bước 2: xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến tiêu kết + Bước 3: xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến tiêu chí Trong quản lý chất lượng, có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động chất lượng, chủ yếu chia thành nhóm gồm: yếu tố người, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp tiến hành, biện pháp đo lường, nhân tố môi trường Biểu đồ Parento Là biểu đồ hình cột thể hình ảnh nguyên nhân chất lượng, phản ánh yếu tố làm cho chất lượng không đạt yêu cầu thời kỳ định Về cấu trúc, trục ngang biểu đồ phản ánh nguyên nhân, trục dọc trình bày tỷ lệ phần trăm nguyên nhân chất lượng Chiều cao cột giảm dần phù hợp trật tự giảm dần tầm quan trọng nguyên nhân 4.Biểu đồ kiểm soát thực - Là phương pháp đồ họa theo thời gian kết trình thực công việc, kết hợp đồ thị đường giới hạn kiểm soát để xác định xem q trình có nằm tầm kiểm sốt hay khơng, sở đó, xây dựng biện pháp điều chỉnh Biểu đồ thường dùng để giám sát hoạt động có tính chất lặp, giám sát biến động chi phí tiến độ thời gian - Có hai loại biểu đồ kiểm sốt biểu đồ kiểm sốt định tính biểu đồ kiểm soát định lượng 11 Biểu đồ phân bố mật độ - Là cơng cụ quan trọng để tổng hợp, phân tích thể số liệu thống kê Số liệu thống kê thu thập thường nhiều, chưa cho thấy tính quy luật tượng nghiên cứu Do cần phải tiến hành phân loại chúng Biểu đồ phân bố mật độ phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo nhóm Nhìn vào biểu đồ dễ nhận thấy hình dạng tập hợp số liệu, cho phép đánh giá số liệu theo tiêu chuẩn xác định - Để xây dựng biểu đồ phân bố mật độ thực theo bước sau: + Thu thập số liệu thống kê liên quan đến tiêu chất lượng cần nghiên cứu + Xác định biên độ số liệu (giá trị lớn giá trị nhỏ nhất), phân bổ tổng thể thống kê thành số tổ hợp định, khoảng cách tổ hợp tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu, nhiều tổ hợp khơng nên q nhiều q tổ hợp + Xác định tần số xuất giá trị tổ hợp 12